SYDDJURS KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 25 SIDE LØBENDE REVISION 2016 DELBERETNING FOR REGNSKABSÅRET 2016

Transkript

1 Tlf: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Thors Bakke 4, 2., Box 4002 DK-8900 Randers C CVR-nr SYDDJURS KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 25 SIDE LØBENDE REVISION 2016 DELBERETNING FOR REGNSKABSÅRET 2016 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Økonomihåndbog Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Decentralt besøg REVISION AF KOMMUNENS INTERNE IT-KONTROLLER LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision SERVICEPAKKER PÅ ÆLDREOMRÅDET OG I BOTILBUD REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Personsager LØBENDE FORVALTNINGSREVISION

3 538 Til Syddjurs Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Syddjurs Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 18). Revisionen har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2016 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt. 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til nye bemærkninger Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Personsager på det sociale område Vi har i tidligere revisionsberetninger afgivet revisionsbemærkninger om personsager på det sociale område vedrørende forsikrede ledige, kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge og tabt arbejdsfortjeneste.

4 539 Vi har foretaget opfølgning herpå i 2016 og har konstateret, at der fortsat er behov for en opstramning af sagsadministrationen vedrørende forsikrede ledige, kontanthjælp, uddannelseshjælp og sygedagpenge, da rettidigheden i jobsamtalerne/opfølgningen ikke overholdes i de gennemgåede sager og indholdet i jobsamtalerne vedrørende kontanthjælpsområdet ikke lever op til bekendtgørelsens krav herom jfr. afsnit 7.3 i denne revisionsberetning. Vi kan således endnu ikke afslutte de tidligere afgivne revisionsbemærkninger på disse områder. Opfølgning på bemærkningen vedrørende tabt arbejdsfortjeneste vil fremgå af den afsluttende beretning for Personsager vedrørende tilbud til børn og unge med særlige behov Vi har i revisionsberetning nr. 23 om den løbende revision 2015 afgivet revisionsbemærkning, da området ikke fuldt ud blev administreret i overensstemmelse med gældende regler. På daværende tidspunkt fik vi oplyst, at der var taget en række initiativer til forbedring af sagsbehandlingens kvalitet i Vi har indhentet resultatet af kommunens eget ledelsestilsyn på området i 2016, som er afrapporteret til Udvalget for Familier og Institutioner den 5. december Det udførte ledelsestilsyn har vist, at der som forventet er sket en forbedret kvalitet i sagsbehandlingen på området vedrørende børnefaglige undersøgelser, handleplaner samt børnesamtaler i forbindelse hermed. Ledelsestilsynet har dog ikke vist en forbedring vedrørende rettidig opfølgning i sagerne. Vi skal anbefale, at der er fokus på fortsat forbedret sagsadministration og at der i den forbindelse er et særligt fokus på, at der foretages den fornødne rettidige opfølgning i sagerne. Vi kan således endnu ikke afslutte den tidligere afgivne revisionsbemærkning på området. 3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Økonomihåndbog Vi har gennemgået kommunens Økonomihåndbog og herunder vurderet, om håndbogen fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at Økonomihåndbogen i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. På vores anbefaling vil Økonomisk sekretariat dog foretage en gennemgang af bilagene til Økonomihåndbogen til kontrol af, om bilagene fortsat er aktuelle. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har gennemgået en række områder med det formål at undersøge, hvorvidt der ud fra en vurdering af risiko og væsentlighed samt Økonomihåndbogens bestemmelser udføres de fornødne interne kontroller rettet mod misbrug. Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i Økonomihåndbogen. Det fremgår af Økonomihåndbogens afsnit 7.5, at ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Dette betyder, at kun én person som hovedregel er involveret i bogføring og betaling. Der er således ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler.

5 540 Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Blandt andet er der kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NemKonto, kontrol af manuelle bilag samt krav til indhold og omfang af de budgetansvarliges økonomiske ledelsestilsyn herunder stikprøvevis kontrol af bilag og dokumentation for den udførte kontrol. Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. På baggrund heraf har vi foretaget stikprøvevis bilagsrevision. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. De reviderede bilag er generelt konteret efter Social- og Indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler og korrekt behandlet i forhold til momsudligningsordningen, ligesom leverandørernes betalingsfrister er udnyttet. Vi skal dog gøre opmærksom på resultatet af vores besøg på decentrale enheder jfr. afsnit 3.4 i denne revisionsberetning. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 24. august 2016, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i økonomihåndbogen om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomisk sekretariat har i et underbilag til økonomihåndbogen beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. Vi har i forbindelse med vores gennemgang konstateret, at konti ikke var afstemt i henhold til afstemningsterminerne, konti indeholdt poster af ældre dato samt at afstemninger manglede dato for, hvornår mellemværenderne var opstået. Vi konstaterede lignende forhold i forbindelse med den løbende og afsluttende revision for Vi skal derfor anbefale, at der sættes ekstra fokus på afstemningernes indhold samt om afstemningstermin overholdes. Økonomisk sekretariat har oplyst, at de vil indskærpe, at afstemningsterminer skal efterleves og de overvejer, hvilke tiltag der kan etableres for at højne kvaliteten af afstemningerne. 3.4 Decentralt besøg Formål og omfang Vi har efter aftale med kommunen i september 2016 foretaget besøg på 3 institutioner med decentral administration. Formålet med besøgene har været at se, om bestemmelserne i kommunens Økonomihåndbog efterleves.

6 541 I det omfang det er aktuelt på de besøgte steder har vi gennemgået følgende områder: Udførelse af ledelsestilsyn Administration af likvide midler, herunder forskudskasser, kontante indtægter, kasseapparater m.v. Decentral bogføring og bilagsbehandling Decentral indtægtsadministration Decentral lønindberetning Udførelse Vi har foretaget besøg på følgende steder: Syddjurs Ungdomsskole Biblioteket Thorsager skole og Børnehus Vurdering af forretningsgang m.v. blev foretage ved interview med de områdeansvarlige medarbejdere samt ved gennemgang af diverse materiale. Ved besøg på Syddjurs Ungdomsskole konstaterede vi, at ledelsestilsyn, herunder den stikprøvevis kontrol af bilag, ikke var foretaget for januar og til og med maj at der var en del fejlkonteringer af bilag. at der ikke blev foretaget kontrol af kørebøgerne vedrørende ungdomsskolens køretøjer at der ikke blev foretaget kontrol af ungdomshusenes kontante salg Herudover konstaterede vi, at der i forbindelse med elevture ofte udbetales et forholdsvis stort kontant udlæg til lærerne, som vi ikke anser for hensigtsmæssigt. Vi har efterfølgende fået oplyst, at de manglende ledelsestilsyn vil blive foretaget samt at der vil blive foretaget kontrol af kørebøger og de kontante salg. Endvidere vil fejlkontering af bilag blive rettet. Skolen har også oplyst, at proceduren for udbetaling af kontanter til elevture er ændret. Ved besøg på Biblioteket konstaterede vi, at der ikke forelå en beskrivelse af ledelsestilsynets udførelse at den stikprøvevise kontrol af bilag ikke var dokumenteret at der ikke var etableret funktionsadskillelse for afregning af kontanter fra bibliotekets forskudskasser Vi har efterfølgende fået oplyst, at beskrivelsen af ledelsestilsyn vil blive udarbejdet og den stikprøveviskontrol af bilag vil blive dokumenteret elektronisk. Ligeledes er forretningsgangen for forskudskasserne blevet ændret, således at der er etableret funktionsadskillelse. Ved besøg på Thorsager skole og Børnehus konstaterede vi, at skolens SFO har en frugtordning, som forældrene betaler til. Betalingerne sker til en privat bankkonto oprettet i lederens navn og en gang om året bliver indbetalingerne overført til kommunens konto. Dette anses ikke for at være betryggende. Vi skal anbefale, at indbetalinger foretages til en bankkonto tilhørende Syddjurs kommune og der løbende foretages bogføring heraf at forældrebetaling i forbindelse med lejrtur foretages kontant til lærerne. Dette anses ikke for hensigtsmæssigt og betryggende. Vi skal anbefale, at betalinger til lejrtur fremover foretages elektronisk til skolens bankkonto. Vi har efterfølgende fået oplyst, at skolen er i dialog med Økonomisk Sekretariat om etablering af betryggende forretningsgange for frugtordning og lejrtur. Vi har endvidere fået oplyst, at der er tale om en generel problemstilling i kommunen.

7 542 Som det fremgår af ovenstående har vi ved vores besøg i lighed med tidligere år konstateret, at ledelsestilsynet på de decentrale enheder ikke bliver udført som anført i kommunens Økonomihåndbog. Ligeledes var forretningsgangene for anvendelse af kontantkasser ikke tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Vi har efterfølgende fået oplyst, at der aktuelt pågår et projekt i Syddjurs Kommune på foranledning af stabsfunktionerne med det formål at sikre, at alle ledere med budget-, personale- og IT-ansvar har viden om styringsmæssige forventninger og forpligtelser, herunder bl.a. det økonomiske ledelsestilsyn. Der arbejdes således på at lave en ny Styringshåndbog i 1. halvår af 2017, der skal sikre et samlet og overskueligt redskab for lederne, en enkel indgang til viden om konkrete opgaver og redskaber samt en opdatering af de nuværende redskaber vedrørende HR, digitalisering og økonomi. I forbindelse med arbejdet revideres og opdateres Økonomihåndbogen med bilag i både form og indhold. Der planlægges endvidere ledelseskurser i 2. halvår af 2017, der skal sikre, at lederne har en opdateret viden om de overordnede styringsmæssige retningslinjer, særlige fokusområder og inspiration, viden om relevante redskaber og herunder den nye Styringshåndbog målrettet lederne i Syddjurs Kommune. Vi skal anbefale, at Økonomisk Sekretariat - som en opfølgning på ovenstående projekt - efterfølgende påbegynder aflæggelse af besøg på enhederne, således der fra centralt hold kan følges op på hvorvidt Økonomihåndbogens bestemmelser i højere grad bliver fulgt. 4 Revision af kommunens interne it-kontroller Omfang Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2016 har revisionen omfattet følgende områder: Adgang som sikkerhedsadministrator i økonomistyringssystemet, ressourcestyringssystemet EV Navision og sikkerhedssystemet KSP/CICS samt adgangssikkerheden vedrørende fysisk adgang til serverrum. Adgangssikkerhed i ressourcestyringssystemet Navision. Outsourcing af centrale it-systemer, herunder kommunens egne kontroller samt indhentelse og vurdering af revisorerklæringer fra it-serviceleverandører. Revisionen har desuden omfattet elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Det udførte arbejde Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på ekstern revisorerklæring med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som KMD A/S er ansvarlig for i henhold til aftale med kommunen. Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Endvidere er det vores opfattelse, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden inden for de gennemgåede områder er tilfredsstillende.

8 543 Vi har dog ved revisionen konstateret svagheder i forretningsgangene og de interne kontroller, der kan afhjælpes ved at gennemføre følgende anbefaling: Vi anbefaler, at kommunen beskriver og indfører en procedure for indhentning og vurdering af de årlige revisorerklæringer, som kommunens serviceleverandører får udarbejdet, herunder KMD A/S. Anbefalingen er igen videreført fra tidligere år. Vi har efterfølgende fået oplyst, at kommunen er gået i gang med at implementere vores anbefaling Vores øvrige anbefalinger er meddelt it-afdelingens ledelse i forbindelse med afslutningen af vores itrevision. Vores konklusion er afgivet under forudsætning af, at de endnu ikke modtagne revisorerklæringer for de dele af kommunens it-anvendelse, som KMD A/S er ansvarlige for, er uden forbehold eller supplerende oplysninger. 5 Løn- og personaleområdet 5.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2016 til 31. august Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt en række lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Børnepasning Skoleområdet Ældreområdet Det administrative område. Vi har endvidere efterprøvet den decentrale løndannelse på de steder, der er omtalt i afsnit 3.4 i denne revisionsberetning. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst og forhåndsaftale, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der foreligger den fornødne dokumentation til grund for lønindplaceringen at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse og der udbetales med korrekt beløbssats Vi har ikke fundet væsentlige fejl og mangler i de gennemgåede stikprøver. Vi har dog i lighed med tidligere år konstateret, at der for de gennemgåede sager ikke i alle situationer er arkiveret den fornødne dokumentation i Acadre (f.eks. uddannelsesbevis, straffeattest m.v.). Dette har kommunens eget ledelsestilsyn i august 2016 også bekræftet. Vi skal således anbefale, at der fortsat er ekstra fokus på området. Det er herudover vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssigt.

9 544 6 Servicepakker på ældreområdet og i botilbud Vi har gennemgået kommunens procedurer for borgeropkrævning af servicepakkebetalinger vedrørende ældreområdet og for botilbud. Servicepakkerne omfatter bl.a. madservice, fællesudgifter, buskørsel samt vaske- og linnedservice. På ældreområdet har vi konstateret, at kommunen ikke har udarbejdet takstberegninger som grundlag for takster vedrørende servicepakker. Der er i stedet anvendt fremskrevne takster. Kommunen foretager således heller ikke årligt en opgørelse af, om de enkelte ordninger giver over- eller underskud. Kommunens takster er dermed ikke beregnet i henhold til bekendtgørelse nr af 27. december 2014 om betaling for generelle tilbud og for tilbud om personlig og praktisk hjælp efter servicelovens 79, 83 og 84. Byrådet i Syddjurs Kommune har efterfølgende på sit møde den 21. december 2016 behandlet og godkendt nye takster på plejeboligområdet, således at servicepakker på ældreområdet fra 2017 er opgjort i henhold til den gældende bekendtgørelse. I forhold til botilbud har vi konstateret, at der ikke foreligger en beregning som grundlag for de takster der anvendes til de forskellige ordninger. Vi har fået oplyst, at priserne justeres hvert år pr. 1. april. Vi har ligeledes konstateret, at indbetalingerne på 2 af ordningerne er væsentlig højere end de afholdte udgifter. Endvidere har vi konstateret, at bogføringen ikke i alle tilfælde bliver foretaget, så det er muligt at se, om der er sammenhæng mellem udgifter og indtægter. Vi har fået oplyst, at vores gennemgang af området har medført, at hver beboer i et botilbud tilbagebetales et beløb på kr. vedrørende kost at det i forbindelse med regnskabsafslutningen for 2016 skal vurderes hvorvidt hver beboer i et andet botilbud også skal have tilbagebetalt et mindre beløb vedrørende kost at der fra 2017 foretages en mere hensigtsmæssig bogføring af udgifter og indtægter Afslutningsvis skal vi gøre opmærksom på, at vi er bekendt med, at der usikkerhed om, hvorledes kommunerne skal forholde sig til indregning af udgifter til moms i taksterne. Vi har forelagt denne problemstilling for ministeriet, men har endnu ikke fået en tilbagemelding herpå. 7 Revision af de sociale områder med statsrefusion 7.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. Vores revision af området er påbegyndt i september Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 998 af 29. juni 2016 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Social- og Indenrigsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrations- og Boligministeriets og Ministeriet for børn, Undervisning og Ligestillings ressortområder Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v.

10 545 Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: Nyetablerede sager Sager af væsentlig økonomisk karakter Sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter Sager efter revisors vurdering. Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 7.2 Forretningsgange m.v. I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge og enkeltydelse) Revalidering (herunder ressourceforløb) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige) Vi har foretaget test af kontroller af 75 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Vi har i den løbende beretning for 2015 anført, at kontrol i Borgerservice vedrørende udbetaling til alternative modtagere ikke kan dokumenteres, idet de kontrollerede lister ikke er blevet gemt. Vi har foretaget opfølgning herpå og det er konstateret, at kontrollen nu bliver udført, men at den foretages af de personer som selv har foretaget oprettelsen af betalingen i KMD-Aktiv. Det vil sige, at der fortages selvkontrol. Dette er ikke hensigtsmæssigt og betryggende. På vores foranledning er der således etableret et samarbejde mellem Borgerservice og Ydelseskontoret, således at kontrollen fremover vil blive udført af en person uden indberetningsadgang til KMD-Aktiv. Vi har samtidig fået oplyst, at der er fastsat og beskrevet nærmere regler og procedure herfor. Vi skal dog anbefale, at der ledelsesmæssigt tages stilling til hvorvidt kontrollen skal udføres med tilbagevirkende kraft, da der i en længere periode ikke har været en betryggende og hensigtsmæssig kontrol på området. Det er herudover vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse.

11 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge og enkeltydelser) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige og modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse). Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På følgende områder har vi alene fundet mindre, ubetydelige fejl, eller ingen fejl: Integrationsydelse til personer omfattet af Integrationsloven Integrationsprogram Repatriering Helbredstillæg Personligt tillæg Aktivlovens 82 Aktivlovens 82a Aktivlovens 81 og 85 Kontantydelse På følgende områder, hvor vi tidligere har afgivet revisionsbemærkninger, ser vi endnu ikke en tilstrækkelig forbedring i sagsadministrationen: Forsikrede ledige Der er foretaget gennemgang af 6 sager, som har givet anledning til kommentarer i 5 sager. Kommentarerne kan henføres til manglende rettidig afholdelse af jobsamtale i 4 sager samt fejlkontering af løntilskud i 1 sag, som har refusionsmæssig betydning. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende opfølgning på revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Kontanthjælp Der er foretaget gennemgang af 8 sager og gennemgangen har givet anledning til kommentarer, som kan henføres til følgende: Indholdet i jobsamtalen lever ikke op til kravene i bekendtgørelsens 35 - konstateret i 6 sager Manglende rettidig jobsamtale - konstateret i 2 sager Herudover er det konstateret, at det ikke fremgår af de sager, hvor der er givet tilbud om læse-, skriveog regnetest om pågældende har sagt ja eller nej hertil. Vi skal anbefale, at dette fremadrettet tydeligt fremgår af sagerne. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende opfølgning på revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Uddannelseshjælp Der er foretaget gennemgang af 6 og der er kommentarer til 5 sager.

12 547 Kommentarerne kan henføres til følgende: I 3 sager vedrørende uddannelsesparate er der ikke afholdt 3 samtaler inden for de første 3 måneder I 2 sager vedrørende aktivitetsparate er der ikke foretaget rettidig opfølgning med højest 2 måneders mellemrum Herudover er der konstateret enkeltstående fejl vedrørende manglende opfølgning på test samt manglende opfølgning på uddannelsespålæg. Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende opfølgning på revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Sygedagpenge Det er foretaget gennemgang af 7 sager og der er kommentarer til 5 sager. Kommentarerne kan henføres til følgende: Manglende rettidig opfølgning konstateret i 5 sager Manglende begrundelse/henvisning til SDPL 13 stk. 4 eller stk. 5 ved anden kontakt end personlig fremmøde konstateret i 2 sager Der henvises i øvrigt til afsnit vedrørende opfølgning på revisionsbemærkning om personsager på det sociale område. Resultat af kommunens ledelsestilsyn udført i januar 2017 Som en opfølgning på vores revision i efteråret 2016 har vi i februar 2017 efter særlig aftale lavet en gennemgang af resultatet af kommunens ledelsestilsyn på områderne forsikrede ledige, kontanthjælp og sygedagpenge. Gennemgangen har ikke omfattet uddannelseshjælp, da kommunen har oplyst, at der fortsat er udfordringer i sagsadministrationen på dette område. Formålet med denne særlige gennemgang var at kunne verificere hvorvidt sagsadministrationen på de nævnte områder i tilstrækkelig grad viser en forbedring i månederne efter vores besøg i efteråret Gennemgangen har vist: På områderne forsikrede ledige og kontanthjælp har det udførte ledelsestilsyn i januar 2017 ikke omfattet et tilstrækkeligt antal sager til at vi kan vurdere, om sagsadministrationen generelt viser en tilstrækkelig forbedring. De få sager, der har været omfattet af ledelsestilsynet viser dog en forbedring i sagsadministrationen med hensyn til rettidighed. På området sygedagpenge ser vi ud fra kommunens ledelsestilsyn en forbedring i rettidigheden, men der er fortsat udfordringer med hensyn til begrundelser for valg af opfølgningsform. I forbindelse med vores gennemgang har vi givet en række anbefalinger om forbedring af ledelsestilsynet, således kommunen ledelsesmæssigt har et bedre grundlag for vurdering af udviklingen i sagsbehandlingens kvalitet. På følgende område er der efter vores vurdering behov for øget fokus på sagsadministrationen: Ressourceforløb Der er foretaget gennemgang af 3 opfølgningssager og 2 opstartsager i Der er kommentarer til 3 sager. Det er i 2 sager konstateret, at der ikke er afholdt mindst 6 samtaler indenfor 1 år og i 1 sag er der ikke afholdt samtaler siden overgangen til ressourceforløb medio februar 2016 og der er ikke udarbejdet en indsatsdel i sagen.

13 548 Detaljeret opgørelse af fejl på personsagsniveau I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang, herunder redegørelse for enkeltstående fejl, samt de tværministerielle oversigter. 8 Løbende forvaltningsrevision Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit, hvor løbende forvaltningsrevision med aspektet ledelse og styring er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 3.1, 3.2 og 3.3 om forretningsgange for regnskabsføring og interne kontroller Afsnit 4 om revision af kommunens interne it-kontroller Afsnit 5.1 om forretningsgange og sagsrevision på løn og personaleområdet Afsnit 7.2 om forretningsgange, interne kontrolprocedure, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol på de sociale områder Randers, den 6. marts 2017 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Torben Rohde Pedersen Statsautoriseret revisor Ole Nielsen Registreret revisor