Randers Kommune havde indkaldt til styringsdialogmøde den 22. oktober 2013 med følgende dagsorden:

Transkript

1 Forvaltning: Forvaltningen Miljø og Teknik Møde vedr.: Referat fra styringsdialog 22. oktober 2013 Mødested: Laksetorvet, D 3.32 Mødedato: Sendes til: Alle deltagere Deltagere: Formand Jan Guldmann, Knud Spangsø og Thorkild Westergaard Andersen, bestyrelsesmedlemmer i RandersBolig, kontorchef Dennis Larsen og forvaltningskonsulent Berit Rudbeck, RandersBolig, sekretariatschef Gitte Vesti, ACkonsulent Camilla Gade, sektionsleder Søren Fonseca og jurist Inge Qvortrup, Randers Kommune Randers Kommune havde indkaldt til styringsdialogmøde den 22. oktober 2013 med følgende dagsorden: 1. Præsentation af deltagerne 2. Forløbet og forventningerne til styringsdialogen 3. Administrationsselskabets økonomi, herunder a. Gennemgang af regnskab b. Udviklingen i økonomien i 2013, budgetopfølgning c. Opfølgning på genopretning af økonomien, forløber det planmæssigt 4. RandersBolig og boligorganisationerne a. Forvaltningsrevision b. Situationen i Møllevænget og Storgaarden c. Samarbejdet 5. Boligorganisationernes økonomi a. Budgetopfølgning planmæssigt i forhold til aftalte strategi b. Udfordringer i forhold til boligforeningerne c. Administrationsbidrag 6. Boligsocial styringsdialog (bilag til dagsordenen) a. Formål med at inddrage boligsociale problemstillinger i styringsdialogen b. Forebyggelse af udsættelser: koordineret indsats, arbejdsprocedurer c. Boliganvisning d. Boligsocial temadag i foråret 2014, input hertil 7. Eventuelt Punkt 2, Forløbet og forventninger:

2 Forløbet er, at der efter det lovpligtige årlige styringsdialogmøde sendes referat til kommentering hos alle deltagere, hvorefter referatet offentliggøres på kommunens hjemmeside og uploades på almenstyringsdialog.dk, som krævet i almenboliglovgivningen. Forventningerne til mødet er, at den åbne og gode dialog vil give indblik og skabe fundament for et fortsat godt samarbejde mellem tilsynet og RandersBolig. Punkt 3, Boligorganisationerne økonomi: a) Året 2012 er kendetegnet ved at være et katastrofeår for RandersBolig. Det var et oprydningsår, hvor der var: Ledelsesmæssig turbulens Manglende økonomisk styring, der skulle rettes op på Afskedigelsesrunder og reorganisering af hele RandersBolig Opstramning af økonomistyringen Budgettet, der var lagt for 2012, var dårligt og ikke retvisende. Der har været et merforbrug på lønningssiden på grund af udbetalinger i forbindelse med afskedigelser og ekstraomkostninger til ekstern hjælp (DAB). Der forventes også i 2013 en ekstraomkostning til ekstern hjælp, men den holder sig inden for det budgetterede loft. Alle afskedigelsessager er nu afsluttet, men den sidste sag omkring erstatningskrav fra den tidligere direktør er først regnskabsmæssigt afsluttet i Der var afsat et beløb til dette, som svarer til det faktiske beløb, der er udbetalt. Den bogførte værdi af ejendommen på Marsvej 1 er forventeligt noget højere, end den reelle værdi ved et salg. Det samlede IT-system, herunder hjemmeside og boligopskrivning, er nu helt oppe at køre, og fungerer nu som bestilt. I forhold til forvaltningsrevision, er der nu foretaget forvaltningsrevision på 5 udvalgte, relevante områder. RandersBolig udleverede notat med beskrivelse af områderne. Forvaltningsrevisionen gennemføres for 2013, og der vil efterfølgende blive udarbejdet et notat til revisionen, som vil blive indarbejdet i revisionsprotokollatet for de enkelte boligorganisationer, og dermed også blive synliggjort i Randersboligs regnskab for De 5 fokusområder, der er valgt ud, er: 1. Markvandringer (genindført) a. Der vil blive udarbejdet deltaljerede vedligeholdelsesplaner for 2014 b. Der udarbejdes langsigtede vedligeholdelsesplaner samtidig hermed

3 c. Der har været en meget positiv holdning i beboerdemokratiet i forbindelse med markvandringerne fremmer dialog og forståelse d. Der vil ske stikprøvemåling 2. Inkassoprocedurer opdateres a. Der er indgået et samarbejde med et professionelt firma b. Der udarbejdes en analyse til brug for det fremtidige arbejde 3. Tomgang (med lejetab til følge) a. Massivt fokus på området 4. Flyttesager a. Fokus på genudlejningshastigheden b. Proceduregennemgang og tilrettelser, hvor det vurderes formålstjenstligt 5. Beboerklager a. Fokus på opdatering og forbedring af forretningsgange Der har i årets løb også været arbejdet med udarbejdelse af forretningsgange, som aftalt på forrige styringsdialogmøde. Der pågår stadig et arbejde med at lave skriftlige forretningsgange for alle områder. I tvivlssituationer på et område, hvor der endnu ikke er en skriftlig forretningsgang, anvendes DAB s forretningsgange. Der er taget udgangspunkt i kerneområderne, og der sker en status ved regnskabsudarbejdelse. De områder, der først er fokuseret på er tab ved fraflytning, økonomistyring, inkasso og tomgangstab. Ved de sidste to punkter er der sat samme resultatmål og procedure, som DAB anvender. Thorkild Westergaard Andersen (TWA) pointerer, at han ikke mener, der foreligger forretningsgange. Knud Spangsø (KS) og Jan Guldmann (JG) pointerer, at de er enige i Dennis Larsens (DLA) redegørelse for arbejdet med forretningsgange. b) Budgettet for RandersBolig for 2013 er fulgt, med en lille positiv afvigelse. Således er det estimerede resultat for hele 2013 nu på kr. i overskud, mod budgetteret kr. i underskud. Der er ikke større kendte afvigelser i sidste kvartal af 2013, hvorfor resultatet alt andet lige forventes at blive som estimeret. JG oplyser, at regnskabet følger budgettet. Det betyder også, at flytteomkostninger, generelle synsomkostninger og de andre punkter, der blev vedtaget i forbindelse med udarbejdelse af budget 2013, først bliver indarbejdet i budget 2013/2014. Dette kan medføre en ekstrabetaling til de enkelte boligforeninger, hvilket der var enighed om i bestyrelsen ved budgetvedtagelsen. Der var endvidere enighed om at trække udgifter til lokalinspektører fra dispositionsfonden. DLA oplyste, at RandersBolig har trukket på ekstern revisorhjælp ved basisudgifter. Dette er konteret på de enkelte boligorganisationer, det er dog ikke tilfældet ved Møllevænget & Storgaarden. Møllevænget & Storgaarden har alene betalt udgifter i forbindelse med indberetning til Landsbyggefonden, jf. normalproceduren. TWA oplyser, at Møllevænget & Storgaarden er indforstået med dette, såfremt det er normal procedure.

4 JG fremhævede, at repræsentanter fra alle boligorganisationer i RandersBolig har accepteret budget for indeværende år, samt de forudsætninger, der lå til grund for dette. TWA er uenig i at regnskabet er retvisende og reelt viser, at RandersBolig er insolvent. TWA ønsker at tilsynet i højere grad skal forholde sig kritisk hertil samt forholde sig til den service, som RandersBolig yder boligforeningerne. Søren Fonseca (SF) påpegede, at tilsynet skal påse, at RandersBolig drives forsvarligt og betryggende i den givne situation, herunder at økonomien udvikler sig som forventet eller bedre. I den forbindelse er det positivt, at budgettet er retvisende og følges, endda med et lille plus. Tilsyn skal ikke fastlægge RandersBoligs serviceniveau det er et anliggende mellem RandersBolig og Boligforeningerne. c) Administrationsbygningen er nu klar til yderligere delvis udlejning efter en rokering internt i RandersBolig. Det afventer dog pt. bestyrelsens beslutning om salg af administrationsbygningen eller ej. Der er fortsat en lejeindtægt på ca kr. årligt fra Skovdyrkerne. Der forventes at være mulighed for yderligere ca kr. i lejeindtægt, såfremt det resterende ledige areal udlejes. Tilsynet henstiller til, at der arbejdes aktivt med at udleje det resterende areal, og at dette ikke afventer stillingtagen til salg eller ej. JG oplyser, at en beslutning om salg eller ej forventes at være truffet inden årets udgang. Tilsynet tilkendegav, at salg må betragtes som værende en ikke sandsynlig mulighed på grund af det aktuelle marked og bygningens høje bogførte værdi. Planen er fortsat at afvikle gæld fra 1. januar Der er endnu ikke i bestyrelsen taget stilling til tidshorisont for afvikling og i givet fald rækkefølgen ligesom der heller ikke er taget stilling til om det i stedet skal omlægges til indskud. Budget for 2014 er i balance. Der er indregnet ca kr. ekstra i indtægt fra administrationsbidrag. De positive økonomiske effekter, der måtte komme af forvaltningsrevisionen vil kunne ses i de enkelte afdelingers regnskab, men ikke i RandersBoligs regnskab direkte. Den positive effekt forventes dog modvirket af stigende tab ved fraflytning. Dette forventes også i regnskab 2012/2013. Det er indirekte indarbejdet i afdelingerne budgetter allerede. Punkt 4, RandersBolig og boligorganisationerne: a) Resultatet af den udførte forvaltningsrevision munder ud i et notat til revisionen og indarbejdes i de enkelte protokollater for boligorganisationerne. Dermed kommer det også indirekte med i RandersBoligs regnskab.

5 b) Møllevænget & Storgaardens overvejelser om udtræden af RandersBolig udgør en stor udfordring i forhold til RandersBoligs fortsatte eksistens. RandersBolig blev af den tidligere ledelse fejlagtigt drevet med karakter af en fælles boligorganisation, men burde i henhold til beslutningsgrundlaget i stedet have været drevet som et egentligt administrationsselskab. Opgaven er nu at ændre samarbejdsgrundlaget, så de enkelte boligorganisationers eventuelle ønske om mere selvstændige profiler i form af egne logo og driftskontorer muliggøres. TWA fremførte, at der er brug for at se på stiftelsesdokument, vedtægter og administrationskonceptet. Der er nedsat en gruppe i bestyrelsen til at forestå dette arbejde. Gruppen består af Jan Guldmann, Thorkild Westergaard Andersen og Allan Rasmussen som repræsentant for boligorganisationerne under Fælleskontoret. Gruppens formål er, at udarbejde et nyt grundlag, som alle boligorganisationer kan blive enige om. Det blev aftalt, at bestyrelsen i RandersBolig udarbejder tidsplan for arbejdet med et nyt dokumentgrundlag. Tidsplanen deles i to, afhængigt af målsætning: fortsat drift eller afvikling af RandersBolig. Tidsplanen sendes til Tilsynet inden 1. december Sammen med tidsplanen ønsker tilsynet også en tilkendegivelse fra RandersBolig om, hvornår og hvordan Randers Kommune ønskes at medvirke til arbejdet. Ændringer i dokumentgrundlaget skal vedtages på repræsentantskabsmøde. Der pågik en drøftelse omkring dokumentgrundlag og vedtagelse heraf. Tilsynet opfordrer til dialog i gruppen omkring, hvad der forventes af samarbejdsaftale, vedtægter og administrationskoncept og gentog at Randers Kommune vil medvirke til, at der opnås et resultat. TWA oplyste, at Møllevænget & Storgaarden har aflyst det varslede repræsentantskabsmøde i november 2013, hvor muligheden for udtræden af RandersBolig skulle behandles. Møllevænget & Storgaarden ønsker dog fortsat at drøfte dette emne i c) Omkring samarbejdet var meldingen, at det for det meste går godt. Tilsynet meddelte, at punktet er på ikke mindst som en opsamling i forhold til sidste år. Fælleskontoret ved KS roste RandersBolig, herunder ikke mindst økonomiafdelingen for hele sagsgangen med udarbejdelse af nye budgetter. Randers Boligforening af 1940 ved JG sluttede op

6 om dette og tilføjede, at der generelt var et positivt og godt samarbejde med afdelingerne og RandersBolig. DL oplyste, at det har været et stort arbejde og pres at få vendt økonomien i RandersBolig. Der er sket store forbedringer i forhold til for 1 år siden, fx markvandringerne har været en god og positiv oplevelse. Statistisk set ligger RandersBolig nu højere end andre administrationsorganisationer i forhold til besvarelse af henvendelser i udlejningen, både ved telefoniske og personlige henvendelser. Fælles for alle boligorganisationer gælder, at den lokale driftsledelse er opgraderet, blandt andet er synsopgaver og ansvar for mesterfunktionen overdraget til de enkelte boligorganisationer. Der er således sket en decentralisering af ansvaret. Lokalinspektører er ved at være på plads mange steder ude i lokalområderne, dog afhænger etableringen af lokalkontorer/driftscentre af, om den enkelte boligorganisation har råd til at betale for etableringen af disse. TWA mener, der fortsat er utilfredshed blandt nogle beboere. DLA oplyser, at RandersBolig gerne vil indgå i en dialog om ønskerne og mulige løsninger inden for den enkelte boligorganisations økonomiske rammer. JG oplyser, at 1940 oplever større tilfredshed blandt beboerne, da der er øget synlighed og tæt kontakt. En del af tilfredsheden tilskriver JG også, at der i 1940 er arbejdet meget med at kommunikere til og informere afdelingsbestyrelser og beboere. Punkt 5, Boligorganisationernes økonomi: a + b) De enkelte boligorganisationers økonomi er i varierende grad under pres. Et fællestræk er, at det skyldes manglende økonomisk styring. En konsekvens heraf er, at det er vanskeligt med nye projekter, mange skal udskydes. Der pågik herefter en drøftelse omkring ansvar for økonomien og den manglende styring i boligorganisationerne. Tilsynet tilkendegav, at det er bestyrelsens samlede ansvar at sørge for en forsvarlig økonomi og løse problemer bedst muligt. TWA gav udtryk for at Randers Kommune og tilsynet i høj grad også er ansvarlige for den økonomiske situation i boligorganisationerne. Tilsynet pointerede på det kraftigste, at tilsynet ikke har ansvaret for økonomien i de enkelte boligorganisationer, men at det er den enkelte boligorganisation og den til enhver tid siddende organisationsbestyrelses ansvar.

7 JG erklærede sig enig heri og uddybede, at det er bestyrelsen og repræsentantskabet, der har valgt bestyrelsen, som har ansvaret. Med hensyn til budgetopfølgning har RandersBolig på styringsdialogen i 2012 tilkendegivet, at der indføres halvårsregnskaber i RandersBolig. Det er fortsat ambitionen at indføre halvårs- regnskab efter samme koncept som DAB. Før at dette kan gennemføres, er der dog fortsat nogle udfordringer i forhold til en standardiseret kontoplan, som er en forudsætning for en systematisk budgetopfølgning. Den sidste del af kontoplanen forventes at kunne implementeres i foråret 2014, hvorefter det vil være muligt at lave luksusudgaven af budgetopfølgning. Dette vil også give mulighed for en mere detaljeret budgetopfølgning for de enkelte afdelinger, der måtte ønske det. Der udarbejdes dog manuelt opfølgning på budget på de vigtige poster og driftskonti. Dette er indarbejdet i hverdagen nu og vil på sigt blandt andet give stordriftsfordele. Dialogen med afdelingsbestyrelserne opleves tilsvarende at være blevet bedre, der opleves ikke klager fra afdelingsbestyrelserne, ligesom der nu er mulighed for en overordnet opfølgning på egne konti via hjemmesiden. TWA oplever, at der er klager fra afdelingerne fortsat. c) JG oplyser, at der i øjeblikket pågår en debat i bestyrelsen om, hvordan opkrævning af øget administrationsbidrag bedst løses. Oplægget fra administrationen er, at det hæves successivt. I budget 2014 er indarbejdet en stigning på 100 kr. + moms i administrationsbidrag. Dertil kommer en stigning i boligorganisationens egen drift, og det er svingende, hvor meget det er. Fælles gælder, at det er et krav, at der opkræves kostægte administrationsbidrag. Der kommer en stigning som følge af en lovændring om dækning af lejetab på 313 kr. pr. lejemål pr. år.. Lejetab blev tidligere dækket af den enkelte afdeling, men med lovændringen spredes det nu ud på hele boligorganisationen, hvilket medfører en stigning for nogle og et fald for andre. For Møllevænget & Storgaardens vedkommende er opkrævningen af beløb til dækning af lejetab medtaget i den økonomiske genopretningsplan, der blev vedtaget på det ordinære repræsentantskabsmøde den 19. marts For de øvrige boligorganisationer er det mere en afvejning, om man i 2013 skal opkræve beløbet bagudrettet. Punkt 6, Boligsocial styringsdialog: a) Gitte Vesti præsenterer tankerne bag beslutningen om at inddrage boligsociale problemstillinger og udviklingsområder styringsdialogen. Håbet er, at økonomi og det boligsociale kan sammentænkes.

8 b) Ønsket fra kommunen er et bedre samarbejde omkring udsættelser, da det er noget alle taber på, både lejeren, boligorganisationen og kommunen. Socialudvalget og Randers Kommune ønsker et fokus på forebyggende indsatser. Forvaltningen er i gang med en intern proces for at optimere indsatsen, men der er brug for et tættere samarbejde med boligorganisationerne især omkring familier og dem, kommunen har boliganvist. På mødet blev der fremlagt statistik fra fogedretten, der viste, at der de to forgangne år var 143 udsættelser af lejere i Randers retskreds. I første halvår 2013 er den oppe på 84 og Randers Kommune forudser, at der kan komme flere udsættelser i 2014 bl.a. pga. kontanthjælpsreformen. Dennis Larsen fra RandersBolig gennemgik rykker- og udsættelsesproceduren: - 1. rykker sendes 8-10 dage efter den 1. i måneden - 2.rykker er en administrativ ophævelse af lejemålet og sendes ud 14 dage efter 1. rykker. Her er der en klausul om, at lejemålet opretholdes hvis det skyldige beløb indbetales - 3.rykker sendes ud 5 dage efter 2. rykker. Herefter går sagen videre til advokat. JG nævnte, at de enkelte boligforeninger også har et stort ønske og behov for, at Randers Kommune aktivt vil indgå i udsættelsessager, inden de ender som en sådan. Han opfordrede kommunen til at tage stilling til, om der var mulighed for et kommunalt udlæg for huslejen, da det kunne minimere omkostninger for alle parter. Aftalt, at der nedsættes en arbejdsgruppe med deltagere fra både kommunen og RandersBolig Arbejdsgruppen skal se på, hvordan kommunen og RandersBolig kan samarbejde om en tidligere indsats overfor lejere, der er i risiko for udsættelse af deres bolig. I den forbindelse kan der være brug for en kortlægning af behovet for en forebyggende indsats og en afklaring af, hvem den skal målrettes mod. Gruppen vil derudover se på indholdet i rykkerskrivelserne, herunder hvor der evt. kan tilføjes information om kommunens muligheder for at hjælpe lejere der i økonomiske vanskeligheder. c) Gitte Vesti fremlagde en oversigt over de sager, der er blevet behandlet af kommunens boliganvisning. Der er enighed om, at det nuværende system fungerer tilfredsstillende, og at der er en acceptabel ventetid på lejlighederne. Der er dog behov for fokus på, at systemet er sårbart, når få personer har opgaven. Dennis Larsen fra RandersBolig oplyste, at opgaven fremover vil varetages af de enkelte boligrådgivere, som har ansvar for hver deres afdelinger. Dennis sender liste over kontaktpersoner til kommunen.

9 d) Randers kommune vil gerne afholde en temadag om fælles boligsociale interesseområder i foråret Målgruppen vil være afdelingsbestyrelser, politikere, forvaltningsfolk osv. Der er enighed om, at det er en god ide at inddrage afdelingsbestyrelserne. Konkret blev det aftalt, at Bysekretariatet skal være med i planlægningen fra boligorganisationernes side. RandersBolig informeres herefter om de temaer, man foreslår og kan hjælpe med at indkalde til temamødet.