Udbudspolitik Bilag til servicestrategi Side 1 af 9

Transkript

1 Bilag til servicestrategi Side 1 af 9

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning og målsætning Overvejelser og overordnede rammer for udbudsprojekter Kravspecifikationen Udbudsformer Offentliggørelse Udvælgelses- og tildelingskriterier Tilrettelæggelse af udbudsprojekter Kontrolbud Personaleforhold Valg af leverandør Brugerindflydelse, kontrol og opfølgning Faglige kompetencer Øvrige forhold Oversigt over konkrete udbudsinitiativer...7 Side 2 af 9

3 1. Indledning og målsætning I forbindelse med udarbejdelse af servicestrategien forudsættes det at kommunen formulerer en udbudspolitik, der nærmere beskriver retningslinierne i forbindelse med overvejelser om og gennemførelse af udbud, OPP og lignende projekter såvel i relation til tilbudsgivere som i relation til evt. berørt personale. Udbudspolitikken skal fremstå som et praktisk og håndgribelig redskab for bl.a. borgere, politikere, personale, nuværende og potentielle tilbudsgivere, samt erhvervslivet. Mariagerfjord Kommune vil sikre, at alle chefer og ledere kender udbudspolitikken og følger de retningslinier, der er angivet heri. Ligeledes vil Udbudspolitikken være offentlig tilgængelig på kommunens hjemmeside og vi vil indbyde det lokale erhvervsliv/erhvervsdrivende til en præsentation af udbudspolitikken. 2. Overvejelser og overordnede rammer for udbudsprojekter Udbudspolitikken er gældende for alle udbuds- og udliciteringsprojekter i Mariagerfjord Kommune, dog er bygge- og anlægsområdet supplerende reguleret af et særligt regelsæt. Da udbudspolitikken er af generel karakter, skal konkrete udbuds- og udliciteringsprojekter afstemmes med de regler, der i øvrigt er gældende for det pågældende område. Overvejelser om udbud/udlicitering skal integreres i udvalgenes almindelige styring og planlægning af aktiviteter, hvor såvel kvalitet som miljømæssige forhold indgår. Det er vigtigt, at fagudvalget for det pågældende udliciteringsprojekt afgør, hvilket serviceniveau man ønsker efter endt udlicitering og melder dette ud. 2.1 Kravspecifikationen Ved enhver form for udbud skal det udbydende fagområde udarbejde en kravspecifikation, således projektet gennemføres under størst mulig gennemsigtig konkurrence. Specifikationen skal udformes således at tilbudsgivere afgiver tilbud, der er sammenlignelige. Det er afgørende at klarlægge og præcisere, hvad formålet med udbudet/udliciteringen er. Når der skal udarbejdes en kravspecifikation, skal brugere og medarbejdere af pågældende produkt eller område, involveres på det niveau man indenfor fagområdet finder hensigtsmæssigt. Side 3 af 9

4 Kravspecifikationen skal indeholde oplysninger om omfanget og afgrænsningen af den udbudte opgave samt oplysninger om tekniske, kontraktmæssige, kvalitets- og kvantitetsmæssige krav, miljøforhold samt tidsfrister, kontraktperiodens længde, optioner og opsigelse. 2.2 Udbudsformer Det udbydende fagområde kan vælge mellem følgende udbudsformer: - Annonceringspligt - Offentlig udbud - Begrænset udbud - Udbud efter forhandling Man anvender den udbudsform, som er mest hensigtsmæssig i forhold til det konkrete projekt under hensyn til konkurrenceaspektet og gældende regler. Udbud efter forhandling kan alene ske hvis der er særlige grunde hertil, såsom offentlig eller begrænset udbud ikke gav nogle egnede tilbud. 2.3 Offentliggørelse Der skal sikres offentlighed, gennemsigtighed og ligebehandling i alle kommunens udliciterings- og udbudsprojekter. Dette gøres gennem forskellige tiltag, bl.a. ved udarbejdelse af konkrete udbudsinitiativer i udbudspolitikken, ved annoncering på kommunens hjemmeside samt på Udvælgelses- og tildelingskriterier Udvælgelseskriterier anvendes i tilfælde hvor der er tale om et udbud med en prækvalifikationsfase. Det udbydende fagområde skal ved offentliggørelsen af udbudsforretningen anføre, hvilke udvælgelseskriterier der anvendes. Det skal endvidere fremgå af offentliggørelsen, hvilke tildelingskriterier der er gældende for projektet: - Økonomisk mest fordelagtige - Laveste pris Når økonomisk mest fordelagtige anvendes, kan der lægges vægt på en række elementer ud over prisen, eksempelvis kvalitet, teknisk værdi, arbejdsmiljø, miljø, leveringsfrist, personaleforhold o.l. Side 4 af 9

5 3. Tilrettelæggelse af udbudsprojekter Det enkelte udbudsprojekt skal tilrettelægges således, at konkurrencen fremmes mest muligt, herunder også mellem den offentlige og den private sektor. EU s Udbudsdirektiv kan med fordel anvendes helt eller delvist, også selvom kommunen ved udbud af en konkret opgave ikke vil være forpligtet hertil, idet kontraktsummen ligger under den gældende tærskelværdi. EU s udbudsregler er med til at sikre, at udbudet foregår i lige og åben konkurrence. Det forudsættes at kommunens indkøber inddrages i arbejdet med at tilrettelæggelsen af konkrete udbud, m.h.p. at sikre den fornødne koordinering i forhold til kommunens udbudsog indkøbspolitik generelt samt for at yde bistand ved det konkrete udbud, og efterfølgende kontraktindgåelse. 4. Kontrolbud Når kommunen udbyder et projekt, den selv har udført, skal der være mulighed for, at den afdeling som projektet vedrører, kan afgive kontrolbud (eget bud). De involverede medarbejdergrupper inddrages i arbejdet med udarbejdelse af kontrolbud. Formålet med kontrolbud er at skabe et grundlag for vurdering af, om en udbudt opgave løses bedst i eget eller eksternt regi. Udbudsprojektet skal tilrettelægges således, at den ikke indebærer en konkurrenceforvridende fortrinsstilling for et eventuelt kontrolbud. Med hensyn til kalkulationen af kontrolbud følges Finansministeriets regler som udgangspunkt. Viser det sig, ved sammenligning af tilbudene, at kontrolbudet er henholdsvis billigere eller økonomisk mest fordelagtig, kan det besluttes, at udarbejde en kontrakt om udførelse af projektet i eget regi Ledere og medarbejdere, der har medvirket ved udformningen af udbudsmaterialet, må på grund af inhabilitet, ikke deltage i udarbejdelsen af kontrolbud. 5. Personaleforhold Det skal sikres, at virksomhedsoverdragelsesloven altid finder anvendelse i forbindelse med udbudsprojekter, OPP og lignende projekter, idet løn- og ansættelsesforholdene for det berørte personale som minimum fastholdes uændret i hele kontraktperioden. Dette gælder også lokalaftaler både de skrevne og de uskrevne. Disse aftaler skal i udbudsmaterialet. Side 5 af 9

6 Det skal sikres, at personalet har valgfrihed med hensyn til, om de ønsker at overgå til ansættelse hos en ekstern tilbudsgiver. Personale, der overgår til en ekstern tilbudsgiver, kan efter forhandling, bevilges orlov fra kommunen i op til 3 år, og kan inden for denne periode vælge at vende tilbage til ansættelse i kommunen. Personale, som ikke ønsker at blive virksomhedsoverdraget, eller som er overskydende, eller som vender tilbage indenfor den 3-årige periode, er sikret ansættelse i en anden stilling i kommunen. 5.1 Valg af leverandør Krav om en bæredygtig arbejdsplads, herunder krav om arbejdsmiljø skal indgå som tildelingskriterium Leverandører som tidligere har overtrådt gældende lovgivning på området skal fravælges. Det skal være muligt at fravælge leverandører, hvor tilbudet åbenlyst ikke er afgivet på forretningsmæssige forsvarlige vilkår (dumpingtilbud) Leverandører skal som en betingelse for at få opgaven, påtage sig et socialt ansvar, hvis udstrækning er afstemt med opgavens karakter og mængde. Ansvaret skal modsvare kommunens tilsvarende opgaver i relation til skånejob, fleksjob, revalidering, jobtræning mv. Overholdelse af kommunens løn, trygheds- og arbejdsmiljøgarantier, herunder eventuelle særlige vilkår for udlån af tjenestemænd. Leverandøren skal efterleve eller kunne dokumentere, at leverandøren efter en samlet vurdering kan modsvare kommunens personalepolitikker, herunder det psykiske og fysiske arbejdsmiljø. Der skal for de medarbejdere, der er omfattet af NY LØN og som overgår til ansættelse i privat virksomhed, fastsættes en garantiløn, som tager højde for den lønsum, der er afsat i det kommunale lønsystem til disse medarbejdere, således at de ikke stilles ringere i lønmæssig henseende i kontraktperioden. Denne garantiløn skal oplyses i udbudsmaterialet. Leverandøren skal indgå aftaler med den/de relevante faglige organisationer ved en tiltrædelsesaftale til den kommunale overenskomst, hvor det er muligt. Dette forhold præciseres i forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet og kravspecifikationerne i det konkrete udbud. Hvis leverandøren går konkurs i kontraktperioden skal kommunen hjemtage medarbejderne til ansættelse i kommunen, hvis medarbejderen har ønske herom 6. Brugerindflydelse, kontrol og opfølgning Brugernes oplevelse af kvalitet er afgørende for om en udlicitering er vellykket. Det er således vigtigt, at brugerne har viden om det fastsatte serviceniveau og sikres indsigt i opgavevaretagelsen. Der skal i kontraktperioden løbende foretages opfølgning/kontrol i relation til kontrakten. Kontrollen foretages i relation til leverandøren, uanset om denne er ekstern eller intern. Der skal stilles krav om, at leverandøren etablerer selvkontrol i kontraktperioden. Side 6 af 9

7 Det skal tilstræbes, at kontrollen foregår i et samarbejde og i en konstruktiv dialog med leverandøren. Brugerne skal i videst mulig omfang inddrages i denne kontrol-/opfølgningsfase, fx via brugerundersøgelser. Den udbydende forvaltning skal ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet gøre sig overvejelser om indholdet af disse brugerundersøgelser og tage stilling til, hvordan de skal anvendes i relation til leverandøren. Der skal ske erfaringsopsamling med henblik på udnyttelse i kommunens opgaveløsning og udbudsforretninger i øvrigt. 7. Faglige kompetencer Gennemførelse af en udbudsforretnings forskellige faser stiller krav til medarbejdernes kvalifikationer og kompetencer. Forvaltningerne skal sikre, at de fornødne kompetencer altid er til stede i organisationen. Dette kan fx gøres ved at foretage kompetenceafklaring og udarbejde uddannelsesplaner for de medarbejdere, der skal varetage disse funktioner. 8. Øvrige forhold Leverandører skal opfylde Mariagerfjord Kommunes retningslinier vedrørende skyldneres deltagelse i kommunens udbud. 9. Oversigt over konkrete udbudsinitiativer Tværorganisatorisk: 2007 Udbud af bankydelsen 2007 Revision 2007 Forsikringer 2007 Tolkeservice * 2007 Planteservice * Rengøring Vinduespolering Alarm/vagtservice Personale: 2008 Lederuddannelse/ -udvikling Side 7 af 9

8 Borgerservice Måtteservice Kantinedrift Frankering af udgående post Skole og dagtilbud: 2007 Beskæftigelsesmaterialer og legetøj * Sundhed og Omsorg: 2007 Personbefordring 2007 Beklædning til plejepersonale 2008 Kropsbårne hjælpemidler 2008 Genbrugshjælpemidler 2007 Madservice 2009 Madservice 2007 Hjemmeplejebiler Park og Trafik: 2007 Udbud af gadebelysning Der foretages et samlet udbud af gadebelysning (drift, vedligeholdelse og energi/lys). Herved opnås afgiftsfritagelse for energiafgifter og måske opnås tillige stordriftsfordele Udbud af vejvedligeholdelse Mulighederne for større, samlede udbud af vejvedligeholdelsen undersøges. Specielt afprøves funktionsudbud, hvor vedligeholdelse og fornyelse af vejbelægninger med tilhørende sideaktiviteter udbydes på en længerevarende kvalitetskontrakt. Måske afprøves tillige partneringsaftale for afgrænsede byområder Udbud af gadefejning Der foretages samlet udbud af systematiseret gadefejning i byområder i hele kommunen Udbud af tømning af rendestensbrønde Der foretages samlet udbud af systematiseret tømning af rendestensbrønd i hele kommunen Udbud af olieleverance Der foretages fælles rammeudbud af kommunens indkøb af diesel, smøreolie og fyringsolie Udbud af vinterberedskabet På baggrund af en ny vinterberedskabsplan foretages udbud af glatførebekæmpelse Side 8 af 9

9 og snerydning gældende fra vinteren 2008/09 for den del, som ikke skal udføres af kommunens eget mandskab Udbud af kollektiv trafik På baggrund af en ny kollektiv trafikplan foretages kørselsudbud gældende fra Nordjyllands Trafikselskab varetager udbuddet på Mariagerfjord Kommunes vegne. Plan og Byg: Bygningsvedligeholdelse Udbydes projektvis *) Disse udbud er afhændet i Jysk Fællesindkøb-regi. Indkøbsfællesskab mellem følgende kommuner: Mariagerfjord, Rebild, Viborg, Skive, Fauerskov, Horsens og Haderslev kommuner. Side 9 af 9