Kommunikationspolitik Hillerød Kommune

Transkript

1 Hillerød Kommune Kommunikationspolitik Hillerød Kommune Kommunikationspolitikken stiller skarpt på de forskellige områder af Hillerød Kommunes kommunikation, og hvordan vi kan optimere kommunikation internt, med borgerne, på de sociale platforme, i pressen og branding af Hillerød Kommune.

2 KOMMUNIKATIONSPOLITIK Hvorfor en kommunikationspolitik? Kommunikation er noget vi alle har til fælles i Hillerød Kommune. Vi er ca medarbejdere, og vi kommunikerer dagligt med borgere, virksomheder, organisationer og andre vigtige samarbejdspartnere på mange forskellige platforme. En god kommunikation kræver, at vi hele tiden optimerer og skaber dialog om kommunikation internt i virksomheden, mellem medarbejdere i samme team, på tværs af afdelinger, chef og medarbejder. Her kan du læse en sammenfatning af de grundliggende værdier for kommunikation i Hillerød Kommune: PROFESSIONEL det betyder, at vi kan stå inde for det faglige indhold i vores kommunikation, og vi altid henviser en borger til anden hjælp, hvis man ikke kan svare på et spørgsmål. RESPEKTFULD Vi gør os umage med, at vores kommunikation er fordomsfri, forståelig og anerkendende. Det kan som eksempel betyde, at en borger får et held og lykke med på vejen efter en afsluttet sagsbehandling. KLAR & PRÆCIS - Vi bestræber os på altid at formidle i et klart og letforståeligt sprog, der tager udgangspunkt i modtagerens behov, uanset om de er interne eller eksterne. VEDKOMMENDE Vi tager altid udgangspunkt i, hvem vi kommunikerer med, hvilken situation vi er i, og på hvilken platform vi kommunikerer. SIDE 2

3 HILLERØD KOMMUNE Værdierne i kommunikationspolitikken er sammenfattet på baggrund af kommunens værdisæt og vision Læring og Livskraft, og de skal altid være udgangspunkt for vores kommunikation. Kommunikationspolitikken skal bidrage til, at borgerne får god information og vejledning, uanset om de møder dig som medarbejder i et lokalcenter, en børnehave, på biblioteket, et plejehjem eller på rådhuset. God kommunikation styrker dialog, engagement, samskabelse og erfaringsudvekling, og det betyder at vi løser vores opgaver bedre. En fælles kommunikationspolitik er ikke et udtryk for, at al kommunikation fra Hillerød Kommune sker på samme måde. Vi er en organisation med ca. 200 skoler, plejecentre og andre institutioner, og de enkelte arbejdssteders individuelle særpræg spiller en vigtig rolle. Kommunikationen til og blandt medarbejderne skal på samme måde tage højde for forskelligheder. Kommunikationspolitikken er en præsentation af de vigtigste kommunikationsområder, de værdier vi arbejder ud fra, og hvordan vi arbejder med kommunikation i praksis. Samtidig udpeger politikken vores vigtigste kommunikationskanaler og målgrupper. Med kommunikationspolitikken har vi et værktøj til at videreudvikle en fælles kommunikationskultur i Hillerød Kommune. I det følgende kan du læse om de principper og målsætninger, Hillerød Kommune har fastlagt for de enkelte områder af kommunikation; Kommunikation med borgerne, Sociale medier og digital kommunikation, Intern kommunikation, Pressearbejde og Branding og design. SIDE 3

4 KOMMUNIKATIONSPOLITIK SIDE 4

5 HILLERØD KOMMUNE Kommunikation med borgerne Som kommune er én af vores vigtigste opgaver at have en god kontakt med borgerne og sikre, at de oplever en professionel og sammenhængende borgerservice. En god kommunikation med borgerne kommer ikke af sig selv, og det er noget, vi hele tiden skal arbejde med at opnå. At vi svarer professionelt, præcist og imødekommende på spørgsmål, uanset hvor eller hvem de kommer fra. At vi har fokus på at gøre det nemt og tilgængeligt for både borgere og virksomheder at anvende de digitale selvbetjeningsløsninger på At vi kommer med fyldestgørende svar ved første henvendelse og holder tidsfristen for svar. At vi inddrager borgerne, virksomheder og interesseorganisationer i de sammenhænge, hvor deres viden kan forbedre og effektivisere kommunikationen fra Hillerød Kommune. Når vi kommunikerer med borgere, virksomheder og andre samarbejdspartnere, er det vores mål: At vi tager udgangspunkt i borgernes situation og har blik for, hvad den enkelte borger har brug for af vejledning, information og viden. At kommunikationen altid sker inden for den gældende lovmæssige ramme på det enkelte fagområde. Eksempler på aktiviteter Personlig dialog/kommunikation Telefonbetjening, breve, mails og sms Kommunikation via sociale medier (Facebook + LinkedIn) Hillerød Kommunes hjemmeside (hillerod.dk) Dagsordner og referater Informationsannoncer i lokalpressen Borgermøder SIDE 5

6 KOMMUNIKATIONSPOLITIK Digital kommunikation og sociale medier Kommunens hjemmeside og de sociale medier er vigtige kanaler for den eksterne kommunikation med borgere, virksomheder, organisationer og pressen. De fleste borgere har taget de digitale muligheder til sig og stiller øgede krav til information og selvbetjening på nettet. At servicere vores borgere på en ny og effektiv måde via de sociale medier, og samtidig få fortalt de historier vi normalt ikke får fortalt gennem vores andre kommunikationskanaler. Ved den stigende brug af sociale medier får vi mulighed for at brande Hillerød Kommune på en ny og mere visuel måde. Med den digitale kommunikation og sociale medier er det vores mål: Forsat at styrke den digitale kommunikation, så vi følger med brugerens behov, og vi lever op til de fælleskommunale- og offentlige målsætninger for digital kommunikation. Hillerød Kommune fik ny hjemmeside i 2015, hvor der er lagt stor vægt på at optimere selvbetjeningsløsninger, bedre søgemuligheder og et mere overskueligt design. At intensivere brugen af de sociale medier. Vi har oprettet en central Facebookside for kommunen. Tovholderfunktionen er placeret i det centrale kommunikationsteam, men rigtig mange af kommunens områder bidrager med historier til siden. Facebook fungerer som vores samlede talerør for kommunen, hvor vi møder borgerne på de platforme, som de i stigende grad anvender. Sociale medier er i hastig udvikling, og med medier som fx Facebook, Instagram, Snapchat og LinkedIn er mulighederne mange. Vi vil derfor undersøge, hvorvidt og hvordan sociale medier kan anvendes, så de indgår i de generelle medie -strategiske overvejelser, og hvordan vi kan anvende dem strategisk. Eksempler på aktiviteter Gode historier og serviceinfo på Facebook Film på Facebook Facebookkurser for medarbejdere Borgerdialog på Facebook Jobopslag og artikler på LinkedIn SIDE 6

7 HILLERØD KOMMUNE FOTO: Fotografs navn Billedtekst indsættes her. Ved mørke billeder ændres skriftfarven til hvid. SIDE 7

8 SIDE 8

9 HILLERØD KOMMUNE Intern kommunikation God intern kommunikation er en forudsætning for et godt arbejdsmiljø, høj effektivitet og en god ekstern kommunikation. Når den interne kommunikation fungerer, kan medarbejdere og ledere kommunikere optimalt med omverdenen. Det skaber engagement, interesse og tillid blandt kolleger og ledelse og bidrager samtidig til en offensiv videndeling på tværs af organisationen. God intern kommunikation er en blanding af central og lokal kommunikation og skaber en sammenhæng mellem mål, beslutninger og aktiviteter. Jo bedre kommunikationen er internt, jo mindre ressourcespild, langsomme arbejdsgange og misforståelser. Vi koordinerer kommunikation. Det betyder, at vi altid har fokus på at inddrage og orientere de grupper af medarbejdere, som bliver berørt væsentligt af et budskab eller som skal bidrage til at udvikle en proces eller opgave. Ledere, chefer og medarbejdere i Hillerød Kommune har et fælles ansvar for at skabe god kommunikation. Alle har pligt til selv at opsøge information og holde sig orienteret via de kanaler, kommunen stiller til rådighed (intranet, nyhedsmails, interne møder mv.). Som leder har du ansvar for at informere dine medarbejdere om overordnede mål og beslutninger, som berører dine medarbejdere. Når vi kommunikerer internt i Hillerød Kommune, er det vores mål at: Vi kommunikerer klart og rettidigt. Dermed sikrer vi, at medarbejderne er informerede og dermed kan bidrage til at videreudvikle kommunen som en god og attraktiv arbejdsplads. Vi integrerer kommunikation i vores opgaver, projekter og arbejdsgange. Når vi sætter en ny opgave eller projekt i søen, er kommunikation et vigtigt element fra start, som både skal understøtte en proces og et endeligt slutprodukt. Eksempler på aktiviteter Hilleroden Nyhedsbreve (fra bl.a. Direktionen) Personalemøder Månedlige husmøder på rådhuset Undervisning / kurser Introduktion af nye medarbejdere Projektkommunikation SIDE 9

10 KOMMUNIKATIONSPOLITIK Presse en åben kommune Sammen med Hillerød Kommunens hjemmeside er pressen den mest anvendte kanal til at informere borgerne om hvilke initiativer og beslutninger, der bliver taget i kommunen. Pressen spiller en betydelig rolle for, hvordan offentligheden opfatter kommunen, og det er i pressen, den daglige debat og kommunikation foregår. Samtidig er pressen med til at profilere Hillerød Kommune over for resten af landet. I Hillerød Kommune bestræber vi os derfor på at have et godt og konstruktivt forhold til pressen, og vi står til rådighed, når de kontakter os. Når vi arbejder med pressen, er det vores mål at: Pressen skal have let og hurtig adgang til relevante, præcise og troværdige oplysninger. pressen eller ønsker at tage kontakt til pressen. Via et systematisk og proaktivt pressearbejde vil Hillerød Kommune fortsat skabe et stærkt image både internt blandt medarbejderne og eksternt blandt borgere, erhvervsliv og samarbejdspartnere. Det står beskrevet i kommunens pressevejledning, hvordan både ledere og medarbejdere skal forholde sig, når de bliver kontaktet af pressen. Pressevejledningen er med til at sikre en høj kvalitet i pressekontakten og fortæller klart om presseansvar. Pressevejledningen findes på kommunens intranet under kommunikation. Vi er åbne over for journalisters henvendelser og proaktive i forhold til pressen. Vi bestræber os på at servicere journalisterne på bedste vis, vi ringer altid tilbage, og vi har respekt for, at journalisterne ofte arbejder med en stram deadline. Alle medarbejdere i kommunen ved, hvordan de skal forholde sig, hvis de bliver kontaktet af Eksempler på aktiviteter Pressemeddelelser og nyheder Medieovervågning Kontakt med pressen Medietræning og krisehåndtering Kurser/undervisning i håndtering af pressen internt SIDE 10

11 HILLERØD KOMMUNE SIDE 11

12 KOMMUNIKATIONSPOLITIK SIDE 12

13 HILLERØD KOMMUNE Branding og design Vi brander Hillerød Kommune med det mål at tiltrække nye borgere og erhverv til fx den nye bydel Favrholm og boligområdet Frederiksbro i løbet af de kommende år. Det kan gøres gennem forskellige aktiviteter som digitale tilflytningskampagner, velkomstfilm og annoncer i den trykte presse og på de sociale medier. Vi har fokus på borgere, som allerede bor i kommunen og potentielle tilflyttere. Brandingindsatsen planlægges, så der er sammenhæng med C4s branding af kommunen, som et attraktivt sted at drive virksomhed. I Hillerød Kommune har vi en designvejledning, som understøtter kommunens værdier, og som fungerer som platform for en sammenhægende kommunikation. En gennemgående designlinje er vigtig for at signalere en stærk visuel identitet for kommunen og en god kommunikation. Det vil vi nå med vores designlinje: At vi i vores kommunikation signalerer den samme afsender nemlig Hillerød Kommune, uanset om produktet er et brev, en mail, en folder, en beklædningsdel eller en beredskabsbil. At der er en tydelig sammenhæng mellem Hillerød Kommunes designlinje og kommunens hjemmeside. At vi har et fælles visuelt design, samtidig med at institutionerne har mulighed for at vise deres egen grafiske identitet dog sådan, at tilhørsforholdet til Hillerød Kommune er markeret med bomærket. Eksempler på aktiviteter Designmanual Informationsannoncer Stillingsannoncer Brochurer/pjecer Skilte SIDE 13

14 KOMMUNIKATIONSPOLITIK Kommunikationspolitikken føres ud i livet Kommunikationspolitikken suppleres af årlige kommunikationsindsatser. Indsatserne skal godkendes af direktionen. Indsatser i 2017 Videoindsats Sociale medier Intranet Her kan du hente hjælp Skal du sende en pressemeddelelse ud, lave en folder eller kommunikationsplan, så kan du hente hjælp og vejledning på Hilleroden under Sådan gør du Kommunikation, hvor du finder en række brugbare værktøjer til at gennemføre forskellige typer af kommunikation: SIDE 14 Pressevejledning Designvejledning Sproget i Hillerød Den gode sagsfremstilling Kommunikationsplan for projekter

15 INDSÆT BROCHURETITEL HER SIDE 15

16 Kommunikationspolitikken stiller skarpt på de forskellige områder af Hillerød Kommunes kommunikation, og hvordan vi kan optimere kommunikation internt, med borgerne, på de sociale platforme, i pressen og branding af Hillerød Kommune. Hillerød Kommune Kommunikation Trollesminde alle Hillerød