AU Arts FAMU-FSU (FAMU-FSU Fællesmøde) :00

Transkript

1 AU Arts FAMU-FSU (FAMU-FSU Fællesmøde) : Information : Deltagere Dekan Johnny Laursen, formand (FAMU-FSU) FTR Marie Vejrup Nielsen, IKS, næstformand (FSU) AMR Lars Friis, ACA (FAMU) AMR Jacob Christensen, DPU (FAMU-FSU) AMR Rikke Bjørn Jensen, IKS (FAMU) AMR Morten Brockhoff, IKK (FAMU) AMR Mette Bader, Dekansekretariatet (FAMU) AMR Mette Brinch Thomsen (FAMU) FTR Camilla Skovbjerg, IKK (FSU) FTR Ida Juul, DPU (FSU) FTR Stacey Cozart, CUDIM (FSU) FTR Mette Greve (DPU) FTR Stacey Marie Cozart, (CUDIM). AC TAP-Repræsentant Else Thousig, DPU Anne Møldrup Overballe, IKK (FSU) Observatør Ivy Kirkelund, ACA (FSU). Institutleder Bjarke Paarup, IKS (FAM- FSU) Institutleder Per Stounbjerg, IKK (FAMU og FSU) Institutleder Claus Holm, DPU (FAMU-FSU) Administrationschef Ole Jensen, ACA (FAMU-FSU) Centerleder Arne Kjær, CUDIM (FAMU-FSU) Øvrige deltagere Referent: Arbejdsmiljøfaglig kontaktperson Martin Keis Kristensen, AU-HR. HR-Partner Karina Krogsdal-Wogensen (FSU-Sekretær). Steen Weisner. Chefrådgiver Lone Plougmann Iversen, Dekanatet

2 Mødeindhold Punkt Side Punkt 1: Godkendelse af dagsorden og referat 1 Punkt 2: Orientering fra Dekanen 2 Punkt 3: APV Status juni Punkt 4: God omgangstone - status juni Punkt 5: Gensidig orientering 6

3 Punkt 1: Godkendelse af dagsorden og referat 1

4 Punkt 2: Orientering fra Dekanen Nyt fra HAMU-HSU Generel orientering fra dekanen Formanden indstiller - at udvalgene tager orienteringen til efterretning 2

5 Punkt 3: APV Status juni 2018 Orientering om Karriereveje og trivsel for Ph.d er Prodekan Anne Marie Pahuus orienterer om APV-indsatsen Karriereveje og trivsel for Ph.d.er. Udvalgene bedes orientere sig på siden Undersøgelsen Kvalitet i ph.d.-forløb Status på indsatser med afslutning / aktivitet i Q Institutterne IKK, IKK og DPU har indsendt APV-midtvejsstatus jf. drøftelse på FAMU-FSU mødet den 15. marts. Midtvejsstatus redegør for institutternes drøftelser vedrørende: 1. Arbejdstid og timehonorering 2. Forebyggelse af stress 3. Timeubalancer, MUS og forventningsafstemning 4. Medarbejderinklusion ved drøftelse af organisation, strategi, m.v. 5. Styrket anerkendelseskultur 6. Styrkelse af samarbejde og kollegialt fællesskab gennem fysisk organisering 7. Sprogpolitik Institutternes midtvejsstatus er vedlagt dagsordenen til orientering. APV-følgegruppen træder sammen inden FAMU- FSU mødet den 20. september 2018 og fremlægger den reviderede handlingsplan. Formanden indstiller - at udvalgene tager orienteringen til efterretning 3

6 Bilag til Punkt 3: APV Status juni 2018 APV midtvejsstatus DPU maj 2018.pdf APV midtvejsstatus IKK maj 2018.pdf APV midtvejsstatus IKS maj 2018.pdf APV Handlingsplan Status 12. juni 2018.docx 4

7 Punkt 3, Bilag 1: APV midtvejsstatus DPU maj 2018.pdf DPU - DANMARKS INSTITUT FOR PÆDAGOGIK OG UDDANNELSE AARHUS UNIVERSITET Notat Christine Wernberg Dalhoff 18. april 2018 Side 1/5 Modtagere: Institutledelsen Fælles drøftelse i Institutledelsen om opfølgning på handlingsplan for psykisk APV 2016 I juni 2018 skal DPU på fakultetsniveau (FAMU-FSU) afrapportere om status på visse områder vedr. handlingsplan for psykisk APV Inden da skal der ske en drøftelse i Institutledelsen og på LSAU (den 9. maj) om emnerne. Handlingsplaner for den psykiske APV opererer på flere forskellige niveauer på AU. DPU har sin egen handlingsplan og tiltag og følgegruppe 1. Der er derfor ikke altid overensstemmelse mellem fakultetets handlingsplaner og tiltag og DPU s handlingsplaner og tiltag og sådan må det være. I dette notat tager vi udgangspunkt i FAMU-FSU s handlingsplan i forhold til de punkter, som er nævnt nedenfor og supplere med, hvad DPU s indsats har været via DPU s egen følgegruppe på området samt Institutledelsens tiltag. Emnerne er: 1. Arbejdstid og timehonorering 2. Forebyggelse af stress 3. Timeubalancer, MUS og forventningsafstemning 4. Medarbejderinklusion ved drøftelse af organisation, strategi, m.v. 5. Styrket anerkendelseskultur 6. Styrkelse af samarbejde og kollegialt fællesskab gennem fysisk organisering 7. Sprogpolitik 1 DPUs følgegruppe blev nedsat i 2016 af LSAU og bestod af følgende medlemmer: Mette Mejlvang, Lise Skanting, Pia Bramming, Oliver Kaufmann, Else Thousig, Mette Greve og Ulf Bertelsen. Følgegruppe mødtes i marts 2018 for at gøre status på arbejdet, hvor personkredsen dog var lidt anderledes, da Oliver Kaufmann er udtrådt, da han ikke længere er campusleder, Mette Mejlvang er erstattet af Christine W. Dalhoff og Lise Skanting er stoppet. DPU - Danmarks institut for Pædagogik og Uddannelse Aarhus Universitet Tuborgvej København NV Tlf.: edu@au.dk Web: edu.au.dk

8 Punkt 3, Bilag 1: APV midtvejsstatus DPU maj 2018.pdf DPU - DANMARKS INSTITUT FOR PÆDAGOGIK OG UDDANNELSE AARHUS UNIVERSITET Notat Christine Wernberg Dalhoff Dato: 18. april 2018 Side 2/5 Emne: Arbejdstid og timehonorering Daglig ledelse har ansvaret for i samarbejde med medarbejderne at sikre overensstemmelse mellem VIP/TAP opgaver og timehonorering jf. gældende/revideret arbejdstidsaftale, idet ledelsen samtidig klart markerer, at ingen medarbejdere forventes at lægge mere arbejde i en opgave, end den honoreres for. Med udgangspunkt i DPU s handlingsplan og indsatsområder samt møder i institutledelsen er der identificeret følgende indsatser til midtvejs status: På Institutledelsesniveau arbejdes der løbende på at sikre en balance mellem personaleressourcer og opgaver, således at timepunkler, stress mv. reduceres. Arbejdstidsaftalen er et eksempel herpå. Implementeringen af tiltag drøftes indgående for at sikre en forventningsafstemning og praksisudvikling, der afspejler nye normer. Den reviderede arbejdstidsaftale har været drøftet både på institutledelsesniveau, i afdelingerne og på LSAU. Kendskab til honorering og ansvar for balancen hos både medarbejdere og ledere er derfor kendt stof. Timeubalancer i Vipomatic følges hvert semester i Institutledelsen og på LSAU for at drøfte evt. tiltag som f.eks. ansættelse af flere VIP-medarbejdere. På afdelingsniveau indgår der i MUS-samtalerne en prioritering af arbejdsopgaver, herunder en drøftelse af Vipomatic-tal, evt. pukler, som en fast del af samtalen. På afdelingsniveau og afdelinger imellem forsøges der arbejdet med sammenhængende forskningstid. Emne: Forebyggelse af Stress Afdelingslederens personaleansvar i forbindelse med Ph.d.ers arbejdsbelastning, stress mv., herunder Ph.d.-vejledernes eventuelle rolle, skal tydeligt kommunikeres. Med udgangspunkt i DPU s handlingsplan og indsatsområder samt drøftelser i Institutledelsen er der identificeret følgende indsatser til midtvejs status: På institutledelsesniveau afholdes der årligt et antal møder mellem Ph.d.-skolelederne og institutleder. Mindst én gang årligt mødes Ph.d-skolelederne med den samlede institutledelse. Et fokusområde er ph.d. ernes integration i afdelingernes og forskningsprogrammernes dagligdag og en forventningsafstemning på tværs af stillingskategorier særligt i forbindelse med Ph.d.-vejledning. Afdelingslederne afholder trivselssamtaler med eksterne ph.d. ere. Afdelingsledere afholder MUS med interne ph.d ere

9 Punkt 3, Bilag 1: APV midtvejsstatus DPU maj 2018.pdf DPU - DANMARKS INSTITUT FOR PÆDAGOGIK OG UDDANNELSE AARHUS UNIVERSITET Notat Christine Wernberg Dalhoff Dato: 18. april 2018 Side 3/5 Der afholdes en intro-dag for alle nye ph.d. ere hvert semester i samarbejde med ph.d.-skolen, hvor bl.a. afdelingslederens rolle præciseres. Der afholdes intromøde mellem nye ph.d. ere, afdelingslederen og hovedvejlederen. Der er blevet indført en procedure fra foråret 2018, hvor Ph.d. ernes undervisningsforpligtelse bliver fulgt i Vipomatic med det formål at give afdelingslederne et overblik over arbejdsbelastning og et godt grundlag for en MUS-samtale. Emne: Timeubalancer, MUS og forventningsafstemning Ved alle MUS gennemføres en forventningsafstemning om opgaveomfang og evt. ubalancer i medarbejdernes timeregnskab. Efter hver afsluttet MUS-runde samler afdelings- og institutleder op på status, og medio 2017 og 2018 redegør Dekanen for status på registrerede timeubalancer (jf. Vipomatic) på (anonymiserede cases) afdelings- og institutniveau samt hvordan mulighederne for at udligne evt. ubalancer har været i den forgange periode og vil være fremover. I redegørelsen vil der være opmærksom på større individuelle udsving. Med udgangspunkt i DPU s handlingsplan og indsatsområdet samt konkrete sager/drøftelser i Institutledelsen er der identificeret følgende tiltag til midtvejsstatus: Vipomatic-oversigter indgår som en fast del af MUS-materialet og fungerer som pejlemærke for, om der er ubalancer i forhold til den enkelte VIP er og der skal laves særlige aftaler, omprioriteringer mv. Her gør afdelingslederne et stort arbejde. På institutledelsesmøde og LSAU-møde laves der semesteropgørelser over Vipomatic-tal og drøftelse af, om der skal gøres noget aktivt i forhold til opgørelserne. Det skete senest den 5. marts 2018, hvor der var en stigning på 18 VIP, som havde mere end 500 plus-timer. Til gengæld var mængden af VIP, som har over 500 timer i minus reduceret væsentligt. Opgørelsen afdækker ikke Post-Doc timer og Tempus-timerne er heller ikke medtaget. Institutledelsen har en forventning om at kunne nedbringe antallet af VIPmedarbejdere, som har over 500 timer samt tempus-puklen gennem de forestående nyansættelser og et relativt set større økonomisk råderum. Institutledelsen har udmeldt, at der arbejdes og vil blive arbejdet med mere sammenhængende tid til forskning. Baggrunden er, at den vellykkede omlægning af studieordninger og studieårets gang samtidig har ændret betingelserne og umiddelbart gjort det vanskeligere at finde og få sammenhængende tid til forskningsopgaver. Institutledelsen vil derfor konkret indsamle og dele ideer og erfaringer om, hvordan de i forskellige sammenhænge arbejdes med at skabe mere sammenhængende tid til forskningsopgaver.

10 Punkt 3, Bilag 1: APV midtvejsstatus DPU maj 2018.pdf DPU - DANMARKS INSTITUT FOR PÆDAGOGIK OG UDDANNELSE AARHUS UNIVERSITET Notat Christine Wernberg Dalhoff Dato: 18. april 2018 Side 4/5 Emne: Medarbejder inklusion ved drøftelse af organisationen, strategi mv. Fakultetsledelsen undersøger evt. udfordringer vedrørende inddragelse af forskellige medarbejdergrupper ved f.eks. forberedelse af bemandingsplaner og dermed sammenhængende drøftelser af stillingsbehov, eller ved drøftelser af fagmiljøets strategiske og organisatoriske forhold mv, så der sikres ensartet gennemførelse af AU-ledelsens beslutninger af 22/ vedr. inddragelse af medarbejdere. Med udgangspunkt i DPU s handlingsplan og indsatsområdet samt konkrete sager/drøftelser i Institutledelsen er der identificeret følgende tiltag til midtvejsstatus: Der foregår løbende drøftelser i institutledelsen med udgangspunkt i den konkrete sag på hvilket niveau, der skal ske en inddragelse af medarbejderne i form af lokale drøftelser i afdelingen. Det vil også omfatte spørgsmålet om hvilke beslutninger, som ligger i institutledelsen og hvilke beslutninger, som kan uddelegeres til afdelingerne/medarbejderne. Af konkrete sager og drøftelser kan nævnes den igangværende proces om stillingsbesættelser og en kommende opstart af strategiproces. Sager og processer som kræver kvalificering fra medarbejderne sættes på dagsorden i f.eks. LSAU f.eks. om arbejdsmiljøet eller Institutforum f.eks. om evaluering af forskningsprogrammerne og initiativer om Den gode tone. Emne: Styrke anerkendelseskulturen: I forbindelse med årlig arbejdsmiljødrøftelse drøfter alle institutter/centre anerkendelse samarbejde og sammenhængskraft mellem forskellige medarbejdergrupper. Ved fremsendelse af redegørelse for årlig arbejdsmiljødrøftelse til FAMU FSU gives forslag til best practice vedr. anerkendelseskultur og andre sammenhængsskabende tiltag. Herefter udarbejdes samlet katalog i FAMU-FSU. Med udgangspunkt i DPU s handlingsplan og indsatsområdet samt konkrete sager/drøftelser i Institutledelsen er der identificeret følgende tiltag til midtvejsstatus: På DPU s følgegruppes foranledning blev der lavet et oplæg i LSAU den 24. april 2017 om anerkendelse fra AU-HR Det blev på LSAU vedtaget i september 2017, at man ved lønforhandlingerne kan honorere en særlig indsats for at understøtte det sociale fællesskab. DPU s følgegruppe ønsker et udspil fra institutledelse om, hvordan man skal fejre og synliggøre den enkeltes eller et teams indsats. Det vil blive drøftet i institutledelsen.

11 Punkt 3, Bilag 1: APV midtvejsstatus DPU maj 2018.pdf DPU - DANMARKS INSTITUT FOR PÆDAGOGIK OG UDDANNELSE AARHUS UNIVERSITET Notat Christine Wernberg Dalhoff Dato: 18. april 2018 Side 5/5 Der blev den 9. februar 2018 afholdt et fælles oplæg fra AU HR om Den gode omgangstone med deltagere fra Institutledelsen og LSAU. Ligeledes har Institutlederen italesat problematikken omkring den gode omgangstone i nyhedsbreve og ved DPU s nytårskur. Der er stadig fokus på problematikken, og forslag til årligt tilbagevendende drøftelser i afdelingsregi og på institutniveau er besluttet af institutledelsen. Emne: Styrkelse af samarbejde og kollegialt fællesskab gennem fysisk organisering: Hvert LAMU LSU udarbejder politik for fysisk organisering af medarbejdere med henblik på, at medarbejderplacering og kontorforhold bidrager positivt til det faglige miljø ved at stimulere samarbejde, vidensudveksling, kollegialt fællesskab og inklusion på tværs af stillingskategorier, samt at tildeling af kontorarbejdspladser er gennemskueligt og retfærdigt. Med udgangspunkt i DPU s handlingsplan og indsatsområdet samt konkrete sager/drøftelser i Institutledelsen er der identificeret følgende tiltag til midtvejsstatus: I forbindelse med Campusudvikling i Emdrup kan det forventes, at der vil blive igangsat en proces, hvor der vil blive arbejdet mere systematisk med emnet. En proces forventes igangsat i efteråret 2018 Emne: Sprogpolitik: Fakultetsledelsen indsamler eksempler på best practice fra institutter og afdelinger vedrørende sprogpraksis i forhold til møder, mailkorrespondance mv. Indsamlingen sker i perioden 1. december 2016 til 1. april FAMU-FSU gør status på de indkomne praksiseksempler og med afsæt i status, beslutter FAMU-FSU, hvilke indsatsområder der skal sættes i værk med henblik på bedre inklusion og integration af medarbejdere med dansk som fremmedsprog, herunder retningslinier for sprogvalg med møder, referater/vigtige dokumenter mv. Institutledelsen skal drøfte indsatsområdet. Med udgangspunkt i DPU s handlingsplan og indsatsområdet samt konkrete sager/drøftelser i Institutledelsen er der identificeret følgende tiltag til midtvejsstatus: Der har hidtil været gjort brug af en pragmatisk tilgang til området, da det særligt har været i relation til Afdelingen for Pædagogisk Antropologi, hvor løsninger skulle findes. Men Institutledelsen forventer at tage emnet op i de kommende strategidrøftelser, herunder drøftelser af internationalisering.

12 Punkt 3, Bilag 2: APV midtvejsstatus IKK maj 2018.pdf INSTITUT FOR KOMMUNIKATION OG KULTUR AARHUS UNIVERSITET Notat Per Stounbjerg Dato: 27. maj 2018 Side 1/3 Modtager(e): FAMU/FSU Arts handleplan for psykisk apv 2016 status fra IKK Her er IKK s kommentarer til de enkelte punkter. Tilbagemeldingen bygger på fællesmøde i LAMU/LSU 18. maj 2018 og forudgående drøftelser i bl.a. institutledelsen. Arbejdstid og timehonorering Grundlæggende normer ligger for VIP s vedkommende i arbejdstidsaftalen. For TAP er der ikke timenormer, men løbende aftaler om arbejdsfordeling. For VIP s vedkommende arbejder vi på at sikre transparens i form af klart kendskab til alle normer (inklusive honoreringen af de enkelte undervisningsforløb) og klare forhåndsaftaler om honorering af undervisning og andre arbejdsopgaver. Konkrete planer indbefatter: a) offentliggørelse af revideret normark, brugt til Vipomatic, evt. i mere læservenlig form b) udmelding af aftaler om uddannelsesbudgetter, når de foreligger. Forebyggelse af stress, især ved ph.d. Der er gjort en væsentlig indsats med fokus på AL som personaleleder, fx i forbindelse med MUS, hvor juniorforskere vilkår har været et fokuspunkt. Det er kommunikeret til såvel ledere som medarbejdere. Vores diskussioner har vist væsentlige opmærksomhedspunkter, herunder at såvel vejleder som AL skal klædes på til at håndtere stresssymptomer og stresssygemeldinger. Der er øget fokus på procesvejledning, ligesom instituttet generelt planlægger skærpede procedurer ved langtidssygemeldinger. Timeubalancer VIP-ubalancerne har været centralt fokus i LSU s arbejde, inklusive seneste MUSrunde. Der er mellem fællestillidsrepræsentant og institutleder indgået aftale om samlet nedbringning af ældre pukler, som er konfirmeret af LSU. Effekten af dette bliver for alvor synlig fra efteråret og de næste semestre. Umiddelbart betyder det en vækst i ubalancer, som kompenseres af en meget stor mængde forskningssemestre. Oversigt over (mest) aktuelle timeubalancer diskuteres inden 12. juni i Institutledelse og LSU/LAMU. Opmærksomheden er både rettet mod den samlede bundlinje og mod spektret af plusser og minusser i regnskabet. Medarbejderinklusion ved stillinger m.v. Processen omkring VIP-stillinger har været belyst i LSU ved individuelt feedback fra samtlige afdelinger. Afdelingernes feedback viser, at der gennemgående er en bred Institut for Kommunikation og Kultur Aarhus Universitet Langelandsgade Aarhus C Tlf.: dac@au.dk Web: cc.au.dk/ominstituttet/organisation/medarbejder e

13 Punkt 3, Bilag 2: APV midtvejsstatus IKK maj 2018.pdf INSTITUT FOR KOMMUNIKATION OG KULTUR AARHUS UNIVERSITET Notat Per Stounbjerg Dato: 27. maj 2018 Side 2/3 inddragelse omkring de overordnede bud på stillingsbehov og indsatsområder. Drøftelserne finder typisk sted i foråret, så afdelingslederne er klædt på til konkrete stillingsforhandlinger. Det er skiftende, hvor mange ikke-fastvip, der inddrages her; de fleste steder deltager fx adjunkter også i de generelle drøftelser, mens øvrige gruppers deltagelse varierer. Den konkrete udformning af opslag i henhold til instituttets stillingsplan, der inden endelig vedtagelse er forelagt Institutforum, sker i dialog med grupper af senior-vip. Det svarer til ønskerne i problemanalysen. Et nyt moment, der i den forbindelse skal tages højde for, er brugen af søgekomiteer. Det skaber nye former for inddragelse, idet søgekomiteernes arbejde kan få konsekvenser for den konkrete udformning af opslag. Inddragelse omkring TAP-stillinger er typisk sket dels i ansættelsesudvalg, dels i lokale dialoger om bemandingsbehov. Styrkelse af anerkendelseskultur Området har været i fokus i lokal opfølgning på APV, bl.a. ved ændringer i nyhedsbrev med medarbejderpræsentationer, presseklip m.v. Her synliggøres alle medarbejdergrupper, VIP såvel som TAP, juniorer såvel som seniorer i anerkendelse af bredspektret indsats. I flere afdelinger har det været særligt fokus på inklusion af juniorforskere, så det bliver tydeligt, at de indgår som del af holdet. Det sker fx ved inddragelse i studieordningsarbejde. Nogle opererer med frokostmøder arrangeret af ph.d., forskerbreve redigeret og til dels skrevet af ph.d.-studerende. Et redskab i flere afdelinger har således været bevidst spredning af ansvar på forskellige medarbejdere: taletid på møder, oplæg etc. Samtidig arbejdes der med at sætte ind over for hæmmende faktorer, fx en hård tone på lærermøder i nogle fag. Cf. i øvrigt arbejdet med god omgangstone. Styrkelse af samarbejde og fællesskab gennem fysisk organisering Instituttet har udarbejdet en kontorpolitik, der har været i anvendelse ved flere større rokader (Katrinebjerg, 1481) og i flere individuelle tilfælde. Det har givet mere transparente kriterier og mulighed for samling af fagmiljøer. Et opmærksomhedspunkt er i den forbindelse behovet for at prioritere andre faciliteter end enkeltpersonskontorer. Nye kollektive samarbejdsformer kan lægge op til fælles, laboratorie agtige faciliteter. Især yngre medarbejdere efterspørger en facilitering af dynamiske, kreative miljøer frem for individuelle celler. Sprogpolitik Her er stadig et indsatsområde. Emnet har været drøftet i forskellige fora. Der er enighed om behovet for en klarere politik/praksis (som ikke nødvendigvis er ens for alle; nogle afdelinger bruger allerede engelsk som mødesprog, mens det andre steder giver mindre mening). I en del sammenhænge fungerer dansk som en eksklusionsmekanisme. Derfor skal vi arbejde hen imod, at al væsentlig information (også) findes på

14 Punkt 3, Bilag 2: APV midtvejsstatus IKK maj 2018.pdf INSTITUT FOR KOMMUNIKATION OG KULTUR AARHUS UNIVERSITET Notat Per Stounbjerg Dato: 27. maj 2018 Side 3/3 engelsk. På den anden side understreges forventningen om, at varigt ansatte også tilegner sig dansk, så de kan fungere i sammenhænge, hvor det er arbejdssprog; ellers havner for stor en administrativ byrde på de dansktalende. Planen er at etablere en bredt sammensat arbejdsgruppe med henblik på at udarbejde specifikke anbefalinger til instituttet. Venlig hilsen Per Stounbjerg

15 Punkt 3, Bilag 3: APV midtvejsstatus IKS maj 2018.pdf Arbejdstid og timehonorering Den daglige ledelse har ansvaret for i samarbejde med medarbejderne at sikre overensstemmelse mellem VIP/TAP-opgaver og timehonorering jf. gældende/revideret arbejdstidsaftale, idet ledelsen samtidig klart markerer, at ingen medarbejder forventes at lægge mere arbejde i en opgave, end den honoreres for. IKK, IKS og DPU bedes drøfte indsatsområdet og udarbejde en kort midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU. Status IKS: Anvendelsen af timeregnskab har skabt øget VIP-medarbejderfokus på timeforbruget ved forskellige opgaver. Der arbejdes på at opbygge en kultur, hvor større ikke-normsatte opgaver drøftes med ledelsen og timesættes inden opgaven påbegyndes. Heri indgår også at arbejde på realistisk timesætning og forventningsafstemning, så det er klart for medarbejderen, at opgaven forventes løst inden for de aftalte rammer og at der ikke forventes merarbejde. TAP afspadserer eventuelt ekstra timeforbrug ved flekstid efter IKS Arbejdstidsregler, der præciserer fikstid og flekstid. Forebyggelse af stress Afdelingslederens personaleansvar i forbindelse med Ph.d.ers arbejdsbelastning, stress mv., herunder Ph.d.-vejlederens eventuelle rolle, skal tydeligt kommunikeres. IKK, IKS og DPU bedes drøfte indsatsområdet, herunder hvordan det går med kommunikationen om lederes personaleansvar og udarbejde en kort midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU. Status IKS: IKS har stor fokus på ph.d.-studerendes trivsel. Afdelingslederne er bevidste om deres personaleansvar, men mangler værktøjer fx adgang til ph.d. planer eller lign. funktion hvor afdelingslederen kan få en oversigt over de ph.d. studerende i forhold til antal instituttimer brugt og antal timer der er til rådighed, for bedre at kunne hjælpe med arbejdsbelastningen. På afdelingerne er der fokus på at give ph.d.-studerende en god velkomst og opstart på deres forløb. Det opleves dog at ph.d. studerende i forskellige projekter generelt er sværere at integrere. På baggrund af seneste trivselsrapport vil ph.d. programlederne på IKS afholde møder med ph.d.- studerende på alle afdelinger. På mødet deltager også fælles TR (hvis muligt). Møderne vil blandt andet omhandle trivsel og forventningsafstemning. Ph.d. trivsel er også på dagsorden på en fælles seminardag for institutledelsen, forskningsprogramlederne samt ph.d. programlederne. IKS LSU-LAMU ønsker en generel drøftelse på afdelingerne om vejledernes rolle og hvordan vejlederopgaven gribes an. Derudover ønskes en mere generel diskussion på institut og fakultet om hvad det er for en type ph.d. uddannelse vi leverer. Ph.d.-vejledernes rolle ønskes drøftet både afdelings-, institut og fakultetsniveau. Timeubalancer, MUS og forventningsafstemning Ved alle MUS gennemføres en forventningsafstemning om opgaveomfang og evt. ubalancer i medarbejderens timeregnskab. Efter hver afsluttet MUS-runde samler afdelings- og institutlederne op på status, og medio 2017 og 2018 redegør Dekanen for status på registrerede timeubalancer (jf. VIP-omatic) på (anonymiserede cases) afdelings- og institutniveau samt hvordan mulighederne for at udligne evt. ubalancer har været i den forgangne periode og vil være fremover. I redegørelsen vil der være opmærksomhed på større individuelle udsving.

16 Punkt 3, Bilag 3: APV midtvejsstatus IKS maj 2018.pdf IKK, IKS og DPU bedes drøfte indsatsområdet, herunder hvordan timeubalancer har været drøftet i forbindelse med MUS og udarbejde en kort midtvejsstatus. Status IKS: Timeregnskabet er en fast del af baggrundsmaterialet for MUS med VIP. De større personlige udsving i positiv retning optræder primært ved afdelingsledere samt forskningsprogramledere/centerledere. De negative udsving ses især ved en gruppe af seniorer, hvoraf der på nuværende tidspunkt er indgået aftale om fratrædelse. Den generelle ubalance i IKS timeregnskabet for fast VIP skyldes især, at der siden E2014 har været kompenseret for større ubalancer i det gamle timeregnskab. Desuden mærkes nu også ny praksis omkring 0-stilling af medarbejderforpligtigelserne i timeregnskabet ved overgang til anden stillingskategori eksempelvis fra adjunkt til lektor. Der er fokus på at stille de bedst mulige oversigter til rådighed for afdelingslederne, således at disse kan udnytte underviserkollegiets ressourcer bedst muligt. Medarbejderinklusion ved drøftelse af organisation, strategi mv. Fakultetsledelsen undersøger evt. udfordringer vedrørende inddragelse af forskellige medarbejdergrupper ved f.eks. forberedelse af bemandingsplan og dermed sammenhængende drøftelser af stillingsbehov, eller ved drøftelser af fagmiljøets strategiske og organisatoriske forhold mv., så der sikres ensartet gennemførelse af AU-ledelsens beslutninger af 22/ vedr. inddragelse af medarbejdere: Notat om medarbejderinddragelse v ansættelser IKK, IKS og DPU bedes drøfte indsatsområdet, med henblik på at dele erfaringerne om efterlevelse af de eksisterende og kendte udarbejde en kort midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU. Status IKS: IKS har stor fokus på at inddrage medarbejderne i div. beslutningsprocesser blandt andet via instituttets organer og på afdelingsmøder. Derudover er det et indsatsområde hvorledes drøftelser i div. organer og beslutninger i institutledelsen bedst formidles til medarbejderne og implementeres på instituttet. Indsatsområdet drøftes løbende i organerne. Der afholdes 2-3 fælles medarbejdermøder pr. år på instituttet, hvor medarbejderne gøres bekendt med instituttets, fakultetets og universitetets status. Medarbejdermøderne bruges også til at diskutere relevante emner. Formatet på møderne er stadig under udvikling, da det kniber med fremmødet. Institutforum har i efterårssemestret været inddraget i gennemgangen af instituttets strategi og handleplan, som skal revideres i løbet af Derudover er medarbejderne inddraget i en netop iværksat drøftelse om de enkelte afdelingers strategi og fremtidsplaner sammen med institutleder og studieleder på dette semesters møderunde med de enkelte afdelinger I forhold til fremtidige stillingsbesættelser har IKS udarbejdet en fast procedure som sikrer medarbejdernes involvering. Proceduren er under revision pt. efter indførelsen af rektors nye rekrutteringsregler. Styrket anerkendelseskultur I forbindelse med årlig arbejdsmiljødrøftelse drøfter alle institutter/centre anerkendelse, samarbejde og sammenhængskraft mellem forskellige medarbejdergrupper. Ved fremsendelse af redegørelse for årlig arbejdsmiljødrøftelse til FAMU-FSU gives forslag til best-practice vedr. anerkendelseskultur og andre sammenhængs-skabende tiltag. Herefter udarbejdes samlet katalog i FAMU-FSU.

17 Punkt 3, Bilag 3: APV midtvejsstatus IKS maj 2018.pdf IKK, IKS og DPU bedes drøfte indsatsområdet og udarbejde en kort midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU. Status IKS: Der er stor fokus på anerkendelse samt trivsel og sammenhængskraft mellem forskellige medarbejdergrupper og afdelinger/centre på IKS. Således har der ved indkaldelse til lønforhandling 2018 været sat særlig fokus på muligheden for at opnå engangsvederlag for en særlig indsats, som har skabt en udvikling inden for faglig kollegialitet og arbejdsmiljø. Juniorforskernes integration i de faglige miljøer har været drøftet i flere sammenhænge, og der arbejdes både med styrkelse af modtagelsen af nye medarbejdere samt integration af især ph.d.- studerende i gruppen af fastansatte ved indkaldelser til lærermøder, fysisk placering i fagmiljøerne, inddragelse i forskningsprogrammer m.m. Integrationen af instituttets fagligheder over en bred kam styrkes ved de tværgående, tværfakultære forskningsprogrammer samt forskningsseminarer på tværs af fagene eksempelvis IKS Future Lectures Series ( Nyhedsbrevet anvendes desuden til at introducere nye medarbejdere samt løbende præsentationer af nuværende medarbejderes forskningsområder (medarbejderstafet). Styrkelse af samarbejde og kollegialt fællesskab gennem fysisk organisering Hvert LAMU-LSU udarbejder politik for fysisk organisering af medarbejdere med henblik på, at medarbejderplacering og kontorforhold bidrager positivt til det faglige miljø ved at stimulere samarbejde, vidensudveksling, kollegialt fællesskab og inklusion på tværs af stillingskategorier, samt at tildelingen af kontorarbejdsplads er gennemskuelig og retfærdig. IKK, IKS og DPU bedes drøfte indsatsområdet og udarbejde en kort midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU den 12. juni Status IKS: Ved IKS er det husudvalgene ved de enkelte afdelinger, som beslutter den fysiske organisering. Der er udarbejdet et kommissorium som er godkendt af LSU-LAMU, som sikrer at tildelingen af kontorplads er gennemskuelig og retfærdig. Inden for kommissoriets rammer, er det husudvalgenes ansvar at den fysiske organisering sikrer det faglige miljøs samarbejde og kollegiale fælleskab. Ved tvivl eller problemer inddrages institutleder samt LSU-LAMU. Sprogpolitik Fakultetsledelsen indsamler eksempler på best-practice fra institutter og afdelinger, vedrørende sprogpraksis i forhold til møder, mailkorrespondance mm. Indsamlingen sker i perioden 1. december 2016 til 1.april FAMU-FSU gør status på de indkomne praksiseksempler og med afsæt i status, beslutter FAMU-FSU, hvilke indsatser der skal sættes i værk med henblik på bedre inklusion og integration af medarbejdere med dansk som fremmedsprog, herunder retningslinjer for sprogvalg ved møder, referater/vigtige dokumenter mv. IKK, IKS og DPU bedes drøfte indsatsområdet og udarbejde en kort midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU Status IKS: Institut-medarbejdermøder: Afholdes på engelsk og eller dansk / engelsk afhængigt af emne. Det fremgår på forhånd af indkaldelsen, hvilket sprog der benyttes. Det understreges altid, at man gerne må tale/stille spørgsmål på engelsk, hvis mødet er annonceret til at foregå på dansk. Tidligere har været afholdt formøder på engelsk, efterfulgt af medarbejdermøde på dansk.

18 Punkt 3, Bilag 3: APV midtvejsstatus IKS maj 2018.pdf Ved semesterstart indkaldes nye internationale medarbejdere til et engelsksproget introduktionsmøde, hvor instituttet og arbejdsopgaverne præsenteres af institutleder og studieleder. Afdelingsmøder (lærermøder): Afholdes på dansk eller engelsk afhængigt af medarbejdersammensætning. Referaterne udfærdiges på det sprog, der har været benyttet under mødet. Nyhedsbreve og mails: Nyhedsbreve og mails til medarbejderne fra institutledelse og sekretariat er tosproget på dansk og engelsk på nær hvor der henvises til fakultets- eller universitetsomtaler, der kun findes på dansk. Møder i div. fora: Møder i de følgende organer holdes på dansk: institutforum, forskningsudvalg, LAMU, LSU, studienævn og uddannelsesnævn. Møder i uddannelsesnævn holdes på enten dansk eller engelsk, afhængig af uddannelses- og medarbejdersammensætning. (Det er i den forbindelse en hæmsko at næsten alt materiale fra fakultetsledelsen og studieadministration udarbejdes på dansk) Sprogundervisning: Instituttet har tidligere tilbudt danskundervisning på forskellige niveauer til internationale medarbejdere på Moesgård, for hvem det var besværligt at tage timerne ved LærDansk på campus. Det forventes, at nye internationale medarbejdere opnår tilstrækkelige danskkundskaber i løbet af de første 2 års ansættelse til deltagelse i dansksprogede møder. Instituttet afventer et initiativ centralt fra AU omkring danskundervisning til internationale medarbejdere.

19 Punkt 3, Bilag 4: APV Handlingsplan Status 12. juni 2018.docx AARHUS UNIVERSITET STATUSNOTAT FOR PSYKISK APV ARTS. 12. juni 2018 HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR ARTS Godkendt at FAMU og FSU 9. december 2016 Udarbejdet af APV FØLGEGRUPPEN og FORMANDSSKABET I FAMU og FSU INDSATSOMRÅDE: Forebyggelse af stress MÅL: Nedsætte risikoen for stress i hverdagen. PRIO TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 2 Karrierevejledning Karrierevejledning skal systematisk tilbydes til alle tidsgrænset ansatte VIP og TAP (eksklusiv eksterne lektorer og ansatte med mindre end 12 måneders samlet ansættelse) i form af individuel og evt. kollektiv vejledning. Evt. kollektiv vejledning kan forestås af interne eller eksterne partnere. 1 Sammenhængende arbejdstid for VIP og TAP Sikring af bedre muligheder for sammenhængende arbejdstid, herunder større grad af langtidsplanlægning (fx tidlig planlægning over flere semestre af undervisning, projektansøgninger, udvalgsarbejde, bedømmelsesarbejde mv.) samt fleksibilitet, og dialog ved planlægning af møder, undervisning, eksaminer mv. 3 Karriereveje og trivsel for Ph.d.er På fakultært niveau ydes en særlig indsats for Ph.d.er, jf. AU s generelle Ph.d. karrierevejledning. ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) Dekan (Institutledelser ne og Ph.d. skoleder, Ph.d. udvalget og Administrations chefen) Dekan (Prodekan for uddannelse ACA og Institutledelsern e) Ph.d.-skoleder og Ph.d.- udvalget FRIST (Dato) Iværksat senest ultimo november 2017 Iværksat senest 1. juli 2017 STATUS EVALUERING Status 15. marts 2018 Videre handling (forslag) Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Tiltag næsten gennemfør t FAMU-FSU samler op på erfaringer og best- practice i 2018 FAMU-FSU evaluerer i Efterår 2018 Årlig drøftelse 2017 (Q4) Ikke behandlet i følgegruppen eller på FAMU-FSU Indsatsen har primært været rettet mod Ph.d ere. Se mere under Karriereveje og trivsel for Ph.d ere. Opgaven ligger primært på afdelings og institutniveau. Ikke behandlet i følgegruppen eller på FAMU-FSU Er behandlet i følgegruppen og på FAMU-FSU Ph.d. skoleleder har orienteret udvalgene. Dels på møde d. 11/10, dels i form af en statusnotat til udvalgene i foråret Udvalgene har taget orienteringen til efterretning. Følgegruppens bemærkninger til orienteringen: Der fortsat arbejdes intenst med karrierevejledning, set i lyset af, at størstedelen af Ph.d erene ikke fortsætter en akademisk karriere på AU og ofte søger en videre karriere uden for universitetsverdenen. Fokus på trivsel for øges, så det balancerer den gode indsats med karrierevejledningen. Der udvikles en større anerkendelse af diversiteten i Ph.d.-programmerne; Ph.d ere på særlige programmer eller med en løs tilknytning til et institut er fortsat mest udsat i forhold til manglende trivsel og samtidig er svære at støtte, idet de ofte har flere ledelsesophæng. Ph.d.-skolen og de lokale miljøer skal i endnu højere grad samarbejde om at støtte op om Ph. d erene, herunder at Ph.d ere bliver tidligere inddraget i karriereplanlægning. Anbefalinger fra APV-følgruppen 15. marts 2018 at karrierecentret inddrages i endnu højere grad i vejledningen af Ph.D ere. Bemærkninger fra udvalgene 11. okt. 2017: Særligt fokus på forankring af Ph.d ere på institut især erhvervs Ph, dere og andre, som ikke har deres primære ansættelse på AU. APV-følgruppen foreslår: Afdelingsleder, projektleder og forskningsprogramleder orienterer om eventuelle jobmuligheder i nationale og internationale fagligt netværk, herunder Junior Researchers at Aarhus University APV-følgruppen foreslår: at evalueringen udskydes og at der lægges op til en grundigere proces så man i en dialog i LSU/LAMU er kan opnå fælles forståelse af begrebet sammenhængende arbejdstid. Forslaget motiveres med, at drøftelserne om udvidede undervisningsperioder har givet anledning til en drøftelser om forståelsen af udvidede undervisnings-perioder blandt de ansatte. at udviklings- og forskningskonsulenterne på institutterne udarbejder idékatalog med afsæt i lokale eksempler på anvendelsen af den udvidede undervisningsperioder til videre anvendelse på fakultetet. Handling 12. juni 2018 at Ph.d. skolelederen afgiver en midtvejsstatus til FAMU-FSU den 12. juni Side 1 af 5

20 Punkt 3, Bilag 4: APV Handlingsplan Status 12. juni 2018.docx AARHUS UNIVERSITET INDSATSOMRÅDE: Arbejdsbelastning MÅL: PRIO TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Forskningstilsyn og forpligtelse Justering af notat om forskningstilsyn så forpligtelsens karakter og tilsynets udmøntning tydeliggøres (f.eks. hvad der tæller som en publikation, og hvad der kan erstatte en publikation). ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) Dekanatet FRIST (Dato) 1.juli 2017 STATUS EVALUERING Status Juni 2018 Videre handling 12. juni 2018 Tiltag gennemført 1.november 2019 (efter forskningstilsyn) Uddrag fra orientering til FAMU-FSU juni 2017: FAMU-FSU drøftede indsatsområdet 14/ Under henvisning til rammerne for Forskningstilsyn på Arts tilkendegav Dekanen, at reglerne på området er klare, men at der bør være styrket kommunikation om reglerne og om praksis. Udvalgene ønskede større tydelighed omkring sagsgangen i forhold til hvordan man kan rette op på forskningsindsatsen inden for en nærmere defineret periode, samt hvordan proceduren er, hvis aftaler om genopretning ikke overholdes. Institutlederne orienterede om de enkelte skridt i forskningstilsynet, og gav eksempler på den skriftlige kommunikation, og hvordan den sikrede at alle relevante oplysninger blev inddraget. På denne baggrund gav udvalgene tilslutning til at kommunikationen var fyldestgørende. Se også Referat fra FAMU FSU 14. marts Punktet et afsluttet jf. konklusionen fra FAMU-FSU s møde 14. marts Koordinatorers arbejdsforhold Afklaring af mandat, opgaver og ansvarsfordeling ved koordinering af uddannelse og andre særlige funktioner. Dekanen Institutledere 1.februar 2017 Tiltag næsten gennemført Årlig drøftelse 2017 (Q4) Anbefalinger fra følgegruppen 28/ Der gøres status på koordinatorfunktionen i sommerhalvåret 2018, da det er for tidligt at gøre status i Q Der samtidig foretages en opfølgning på hvordan koordinatorfunktionen udvikler sig, herunder om de aktuelle udfordringer løses. Opfølgningen kan evt. tage afsæt i de temaer som blev meldt ind i nærværende statusrapportering. Ingen handling 12. juni 2018 Anbefalinger fra APV-følgruppen 15. marts 2018 at der indhentes status fra IKK, IKS og DPU til FAMU-FSU den 20 september at FAMU-FSU drøfter om der er behov for en fælles definition af begrebet koordinatorer? Der henvises til aftalen indeholdende funktionsbeskrivelser for Afdelingsledere Arbejdstid og timehonorering Den daglige ledelse har ansvaret for i samarbejde med medarbejderne at sikre overensstemmelse mellem VIP/TAP-opgaver og timehonorering jf. gældende/revideret arbejdstidsaftale, idet ledelsen samtidig klart markerer, at ingen medarbejder forventes at lægge mere arbejde i en opgave, end den honoreres for. Dekan og institutledere 1.juli 2017 Tiltag næsten gennemført 1. november 2018 Anbefalinger fra APV-følgruppen 28/ Afdelingsledere i endnu højere grad understøttes i at kunne forebygge, at der opstår timepukler samt at de støttes i, at få timepukler afviklet. Afdelingsledere får konkrete hjælpeværktøjer til at håndtere timepukler. Værktøjerne udvikles i ledelsesgruppen. Anbefalinger fra APV-følgruppen 15. marts 2018 at følgegruppen går i dialog med IKK, IKS og DPU om midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU den 12. juni Handling 12. juni 2018 IKK, IKS og DPU har indsendt midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU den 12. juni 2018 med henblik på evt. drøftelse. at begrebet timepukler præciseres som supplement til arbejdstidsaftalen - Hvem gør det? at begrebet timepukler præciseres som supplement til arbejdstidsaftalen Side 2 af 5

21 Punkt 3, Bilag 4: APV Handlingsplan Status 12. juni 2018.docx AARHUS UNIVERSITET INDSATSOMRÅDE: God ledelse i dagligdagen MÅL: PRIO TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 4 MUS Sikring af at MUS gennemføres i henh. til AU-HR koncept: eudvikling/mus/for-ledere/ MUS følges systematisk op af GRUS og/eller opsamling på afdelingsmøde. 1 Forebyggelse af stress Afdelingslederens personaleansvar i forbindelse med Ph.d.ers arbejdsbelastning, stress mv., herunder Ph.d.- vejlederens eventuelle rolle, skal tydeligt kommunikeres. ANSVARL IG FOR TILTAG (Evt. hjælper) Dekan (Institutled erne) Dekan (Institutled erne) FRIS T (Dato) Næst e MUSrunde (E17) 01/ STATUS EVALUERING Status Feb 2018 Videre handling (forslag) Tiltag næsten gennemf ørt Tiltag påbegyn dt men væsentli ge udeståen der FAMU-FSU evaluerer 2018, om MUS gennemføres iht. konceptet, og hvordan opsamlingen i form af GRUS/afdelingsmøde fungerer. Ikke behandlet i følgegruppen eller på FAMU-FSU FAMU-FSU modtager orientering om status på MUS på fællesmødet den 15. marts (særskilt punkt) FAMU møde Q2 Anbefalinger fra følgegruppen 28/ Der fortsat skal være opmærksomhed på de mange ledelsesophæng for Ph.d ere Afdelingsledere skal have øget kompetencen til at håndtere/samle op på stresssygemeldinger /stresstilfælde. Samarbejdet om stressforebyggelse og stresshåndtering med Ph.d. skolen styrkes APV-følgruppen foreslår Handling 12. juni 2018 IKK, IKS og DPU har indsendt midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU den 12. juni 2018 med henblik på evt. drøftelse. Anbefalinger fra APV-følgruppen 15. marts 2018 at processtyring og struktur på Ph. D. forløb forbedres at der kommunikeres tydeligere om tilbud om stresshåndtering så man som leder kan inddrage de rette faglige kompetencer. at FAMU-FSU overvejer om der skal etableres tilbud om stresshåndtering målrettet ansatte 2 Timeubalancer, MUS og forventningsafstemning Ved alle MUS gennemføres en forventningsafstemning om opgaveomfang og evt. ubalancer i medarbejderens timeregnskab. Efter hver afsluttet MUS-runde samler afdelings- og institutlederne op på status, og medio 2017 og 2018 redegører Dekanen for status på registrerede timeubalancer (jf. VIP-omatic) på (anonymiserede cases) afdelings- og institutniveau samt hvordan mulighederne for at udligne evt. ubalancer har været i den forgangne periode og vil være fremover. I redegørelsen vil der være opmærksomhed på større individuelle udsving. 3 Medarbejderinklusion ved drøftelse af organisation, strategi mv. Fakultetsledelsen undersøger evt. udfordringer vedrørende inddragelse af forskellige medarbejdergrupper ved f.eks. forberedelse af bemandingsplan og dermed sammenhængende drøftelser af stillingsbehov, eller ved drøftelser af fagmiljøets strategiske og organisatoriske forhold mv., så der sikres ensartet gennemførelse af AU-ledelsens beslutninger af 22/ vedr. inddragelse af medarbejdere: Notat om medarbejderinddragelse v ansættelser Dekan (Institutled erne) Dekanen (Fakultetsl edelse) Juni /04 /2017 Tiltag beskreve t og påtænkt igangsat Tiltag næsten gennemf ørt FAMU - møde Q Ikke behandlet i følgegruppen eller på FAMU-FSU 2017 Anbefalinger fra APV-følgruppen 15. marts 2018 at der udarbejdes et notat om hvornår en timeubalance skal give anledning til en afdelingsleders reaktion, særligt i forhold til udsatte medarbejdere. følgegruppen går i dialog med IKK, IKS, DPU og ACA om midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU den 12. juni Der henvises i øvrigt til punktet om timepukler FAMU møde Q Anbefalinger fra følgegruppen 28/ Det gøres tydeligere, hvem der indgår i de beskrevne fora (f.eks. Lærerkollegiet / Fastlærer) Der lokalt fortsat skal arbejdes med at implementere og praktisere de formelle rammer og regler/retningslinjer. FAMU-FSU drøftede temaet 11/ juni Der var tilslutning til Dekanens forslag om, at man i de enkelte samarbejdsudvalg drøftede om der var lokale problemer i forhold til inddragelse i forhold til de fælles principper i notatet og meldte tilbage herom. Se også Referat fra FAMU FSU 14. marts Handling 12. juni 2018 IKK, IKS og DPU har indsendt midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU den 12. juni 2018 med henblik på evt. drøftelse. Handling 12. juni 2018 IKK, IKS og DPU har indsendt midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU den 12. juni 2018 med henblik på evt. drøftelse. Side 3 af 5

22 Punkt 3, Bilag 4: APV Handlingsplan Status 12. juni 2018.docx AARHUS UNIVERSITET Anbefalinger fra APV-følgruppen 15. marts 2018 at institutlederne deler erfaringerne om efterlevelse af de eksisterende og kendte regler på FAMU-FSU mødet den 12. juni INDSATSOMRÅDE: Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen MÅL: PRIO TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 3 Styrket anerkendelseskultur I forbindelse med årlig arbejdsmiljødrøftelse drøfter alle institutter/centre anerkendelse, samarbejde og sammenhængskraft mellem forskellige medarbejdergrupper. Ved fremsendelse af redegørelse for årlig arbejdsmiljødrøftelse til FAMU-FSU gives forslag til best-practice vedr. anerkendelseskultur og andre sammenhængsskabende tiltag. Herefter udarbejdes samlet katalog i FAMU-FSU. 2 Styrkelse af samarbejde og kollegialt fællesskab gennem fysisk organisering Hvert LAMU-LSU udarbejder politik for fysisk organisering af medarbejdere med henblik på, at medarbejderplacering og kontorforhold bidrager positivt til det faglige miljø ved at stimulere samarbejde, vidensudveksling, kollegialt fællesskab og inklusion på tværs af stillingskategorier, samt at tildelingen af kontorarbejdsplads er gennemskuelig og retfærdig. ANSVARLI G FOR TILTAG (Evt. hjælper) FAMU-FSU (LAMU-LSU) Dekanen (institutlede rne) FRIST (Dato) Ifbm. de årlige arbejdsmilj ødrøftelser i marts 2017 STATUS EVALUERING Status Feb 2018 Videre handling (forslag) Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender Årlig drøftelse 2017 (Q4) Tiltag gennemført Årlig drøftelse 2017 (Q4) Ikke behandlet i følgegruppen eller på FAMU-FSU Anbefalinger fra APV-følgruppen 15. marts 2018 At LSU er og LAMU er i fællesskab drøfter temaet og giver en tilbagemelding om status til FAMU-FSU 12/6. Anbefalinger fra følgegruppen 28/ Følgegruppen har drøftet temaet, men havde ingen kommentarer til temaet. Anbefalinger fra APV-følgruppen 15. marts 2018 At LSU er og LAMU er i fællesskab drøfter temaet og giver en tilbagemelding om status til FAMU-FSU 12/6. Handling 12. juni 2018 IKK, IKS og DPU har indsendt midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU den 12. juni 2018 med henblik på evt. drøftelse. Handling 12. juni 2018 IKK, IKS og DPU har indsendt midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU den 12. juni 2018 med henblik på evt. drøftelse. 1 Sprogpolitik Fakultetsledelsen indsamler eksempler på bestpractice fra institutter og afdelinger, vedrørende sprogpraksis i forhold til møder, mailkorrespondance mm. Indsamlingen sker i perioden 1. december 2016 til 1.april FAMU- FSU gør status på de indkomne praksiseksempler og med afsæt i status, beslutter FAMU-FSU, hvilke indsatser der skal sættes i værk med henblik på bedre inklusion og integration af medarbejdere med dansk som fremmedsprog, herunder retningslinjer for sprogvalg ved møder, referater/vigtige dokumenter mv. Dekanen (institutlede re) FAMUmøde Q Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Årlig drøftelse 2017 (Q4) Anbefalinger fra følgegruppen 28/ Der sker en tydelig ledelsesmelding om det officielle sprog på afdelinger/institutter og at der er mulighed for opgradering af ansatte som ikke mestrer det officielle sprog. Dekanen kommer med en udmelding om det officielle sprog i ledelsesfora. Man på møder, er sproglig fleksibel afhængig af emnerne på møderne. Anbefalinger fra APV-følgruppen 15. marts 2018 At LSU er og LAMU er i fællesskab drøfter temaet og giver en tilbagemelding om status til FAMU-FSU 12/6. Handling 12. juni 2018 IKK, IKS og DPU har indsendt midtvejsstatus mhp. orientering til FAMU-FSU den 12. juni 2018 med henblik på evt. drøftelse. Side 4 af 5

23 Punkt 3, Bilag 4: APV Handlingsplan Status 12. juni 2018.docx AARHUS UNIVERSITET INDSATSOMRÅDE: God omgangstone MÅL: PRIO TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) 1 Omgangstone og adfærd FAMU/FSU ARTS og HR-AU Udvikling og Arbejdsmiljø mødes for at inspirere og afklare muligheder for forebyggende initiativer på Fakultets og institutniveau. Dette kan være i form af workshops eller temamøde/dage for AMO I den forbindelse faciliterer FAMU/FSU videndeling om tiltag og om enheder, der har god omgangstone hvad bidrager til den gode omgangstone? Indsatsområdet udvikles løbende jf. evt. centrale (AU) indsatser på området ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) Dekanen (Institutledere) FRIST (Dato) STATUS EVALUERING Status Feb 2018 Videre handling (forslag) 31. marts Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender Årlig drøftelse 2017 (Q4) Arbejdsgruppen vedr. God omgangstone har fremlagt en indstilling til FAMU-FSU. indstillingen er behandlet på udvalgenes fællesmøde. Sidenhen har fakultetsledelsen besluttet sig for følgende: Lederkredsen på ARTS deltager i fælles temadag i maj ARTS /Dekanen indleder dialog med AU/Rektor om en fælled Code og Conduct. ARTS udarbejder egen Code og Conduct, hvis AU ikke formulere en fælles Code og Conduct for AU. Temaet behandles særskilt i arbejdsgruppen vedrørende god omgangstone og i de lokale udvalg. Forklaringer: Tiltag: For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve: - Tiltag identificeret (rød) - Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) - Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) - Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) Tiltag gennemført (grøn) Evaluering: Dato for hvornår den/de ansvarlige skal vurdere om den ønskede effekt med tiltaget er opnået. Side 5 af 5