Ledelsens evaluering af arbejdsmiljøarbejdet i organisationen - november 2017

Transkript

1 Ledelsens evaluering af arbejdsmiljøarbejdet i organisationen - november 2017 Arbejdsmiljøledelsessystemet evalueres en gang årligt i direktionen med henblik på at konstatere, om systemet fortsat er egnet, tilstrækkeligt og hensigtsmæssigt. Evalueringen sker på baggrund af: Intern audit Ekstern audit APV Evalueringer og Trivselsundersøgelser (MTU) PUS/LUS Runderinger Andet Intern audit På Hotel- og Restaurantskolen er der med udgangspunkt i proceduren gennemført intern audit i 4. kvartal Der er udarbejdet en rapport indeholdende korrigerende handlinger. Der er en opfattelse af, at arbejdsmiljøledelsessystemet er godt implementeret, samt at systemet udvikler sig løbende. Der er mange, der giver udtryk for, at det er godt, at skolen er arbejdsmiljøcertificeret, og at det ligeledes er godt, at hele systemet omkring arbejdsmiljøet prioriteres højt. Der gives udtryk for, at det er et godt redskab for både ledelse og medarbejdere til at medvirke til at sikre et godt arbejdsmiljø. Der er fortsat en generel positiv indstilling til procedurerne i arbejdsmiljøhåndbogen (AMHB). Det anbefales fortsat, at både ledere og AMO-repræsentanter sørger for, at arbejdsmiljø er et fast punkt på personalemøder, hvor der skal orienteres om seneste tiltag mv. Betydningen af en god introduktion af nye medarbejdere til arbejdsmiljøsystemet understreges, ligesom vigtigheden af at fortælle om vores samarbejde gennem social kapital pointeres. Den interne audit har givet os anledning til at gennemgå og tilrette seks procedurer: Procedure for ansættelse af nye medarbejdere Procedure for sygemelding ved medarbejderes fravær Procedure for introduktion af nye medarbejdere Procedure for arbejdet med forebyggelse og nedbringelse af medarbejderes fravær Procedure for kommunikation om arbejdsmiljø Procedure for trivselsarbejdet Gennemgangen af procedurerne sker sammen med relevante nøglemedarbejdere, der er involverede i brugen af procedurerne i deres daglige arbejde. Derefter sendes de tilrettede forslag til kommentering hos direktion og ledelse samt medlemmerne af AMO, inden de nye procedurer gøres til gældende i vores AMHB. I 4. kvartal 2017 er der sat gang i den interne audit igen, som der samles op på sammen med den kommende AMO-chef. 1

2 Ekstern audit Der har været ekstern audit på arbejdsmiljøledelsessystemet i efteråret 2016, hvor skolen blev recertificeret. Ekstern audit er gennemført igen november 2017 med tre mindre afvigelser og en enkelt væsentlig afvigelse, som der alle bliver fulgt op på inden årets udgang. Styrkerne i arbejdsmiljøet på HRS viser sig ved, at der i hele organisationen arbejdes målrettet og vedvarende med forbedring af arbejdsmiljøet og dets ledelsessystem, såvel fysisk som psykisk. Skolen blev desuden rost for, at trods situationen i Direktionen, så er der ikke registreret flere sygedage blandt medarbejderne. APV I starten af 2016 blev der lavet APV er for alle lokaler. Der laves løbende nye APV er i forbindelse med ændret brug af lokaler med arbejdspladser for personalet. Der skal udfærdiges nye APV er mindst hvert 3. år, samt ved indretningen af nye arbejdspladser. Der er udarbejdet et samleskema med findings fra de individuelle skemaer indeholdende en mulig løsning samt deadline for løsningen. Alle de fysiske og tekniske opgaver er enten løst eller under løsning med undtagelse af større forhold, som kræver store investeringer, herunder ex. nye vinduer i facaden mod Vigerslev Allé. Dette var planlagt til at finde sted i sommeren 2017, men grundet ændringer i direktionen er dette udskudt til der er sammensat en ny direktion. Derefter skal bestyrelsen tage stilling til det videre forløb og vi forventer, at dette bliver diskuteret i foråret 2018, når den nye bestyrelse er trådt sammen. Det er skolens indstilling, at fysiske arbejdsmiljøproblemer skal afhjælpes hurtigt til gavn for alle. Der foretages jævnlige runderinger af arbejdsmiljøgrupperne (4 gange om året), og konstaterede problemer er blevet og bliver løbende afhjulpet. Nogle af problemerne skal afhjælpes ved ændret adfærd, hvor alle medarbejdere er ansvarlige for at hjælpe med til dette. Det er tydeligt i arbejdet med APV erne, at det systematiske arbejde med arbejdsmiljøet har en god virkning. Ved gennemgangen fandtes der ekstremt få forhold, der skulle rettes op på. Medarbejderne er bevidste om at få gjort noget ved eventuelle problemer efterhånden, som de opstår. Evalueringer og trivselsundersøgelse Der er i 1. kvartal 2017 blevet gennemført en medarbejdertilfredshedsmåling (MTU). Målingen bliver foretaget i benchmarkingnetværket for erhvervsskoler mv. og bliver gennemført af Ennova. Der er en svarprocent på 94%, hvilket er meget tilfredsstillende. Undersøgelsen blev gennemfået af ENNOVA for skolens samlede ledelse samt AMO og SU. Derefter blev den gennemgået for alle medarbejdere og dernæst udarbejdede alle afdelinger handlingsplaner i forhold til forbedring af de forhold, undersøgelsen peger på, og som vi efter dialog med medarbejderne anser for værende de vigtigste indsatsområder. 2

3 Alle ledere fik tilbudt støtte fra en organisationspsykolog til denne proces og to af lederne tog i mod dette. Da resultaterne fra undersøgelsen varierede meget fra afdeling til afdeling har bestyrelsen besluttet, at skolen skal gennemføre en ekstra MTU i foråret 2018 for at kunne vurdere om handlingsplanerne begynder at have effekt. PUS/LUS Med udgangspunkt i proceduren afholdes PUS/LUS en gang om året med alle medarbejdere på skolen. Der udfyldes et skema med aftalerne i PUS/LUS på alle medarbejdere i medarbejderplan. De tre skemaer til PUS (for pædagogisk personale (PUS), et for øvrigt personale (PUS) samt et for lederne (LUS)) er blevet revideret til brug for samtalerne i I revisionen er der taget udgangspunkt i erfaringerne fra sidste PUS/LUS, og de ønskede forbedringer er indarbejdede. Det rummelige arbejdsmarked Det er skolens mål at opfylde kravene for antallet af medarbejdere, der er ansat på særlige vilkår. Kravet er, at 3,5 % af medarbejderne skal ligge inden for dette område. I 2015 var det realiserede tal på 2,6 % af medarbejderne. I 2016 er tallet steget til 4,83 %. De nye tiltag, som f. eks. at være mere åben overfor at imødekomme kommunens ønske om at tage personer i arbejdsprøvning, har således resulteret i et øget antal medarbejdere, der er ansat på særlige vilkår. Jf. skolens personalepolitik er det først og fremmest skolens ansatte, der ansættes i job på særlige vilkår på HRS. Skolen ønsker at tage hånd om de ansatte, således at der laves ansættelser, der tager hensyn til de helbredsmæssige begrænsninger, der måtte opstå for enkelte medarbejdere. I 2016 er en af skolens medarbejdere overgået til et sådant job. I det omfang at målet på 3,5 % ikke opnås på denne måde, tager skolen personer i arbejdsprøvning, samt nye ansættelser på særlige vilkår i anvendelse. Sygdom Der er sket et fald i medarbejdernes samlede fravær inkl. barns 1. og 2. sygedag i perioden fra til til gennemsnitligt 9,28 sygedage. I samme periode det foregående år var det gennemsnitlige fravær på 12,89 dage. Dette svarer til reduktion af det samlede fravær med 35 %. På Hotel- og Restaurantskolen iværksatte vi i det forgangne år særlige indsatser, der skulle medvirke til nedbringelse af det høje fravær. Disse indsatser har haft en positiv indvirkning på faldet i fraværet. Faldet er sket bredt i mange af skolens afdelinger. Det er vurderingen, at der fortsat er muligheder for at nedbringe fraværet, hvorfor indsatsen fortsættes i det kommende år. Klager Der er ikke indkommet nogen klager, der vedrører arbejdsmiljøet. 3

4 Konklusion Det er fortsat ledelsens opfattelse, at systemet er egnet, tilstrækkeligt og effektivt. I perioden er der arbejdet med udviklingen af procedurer og mål, og ønsker om forbedringer er indarbejdede og implementerede. Der er udviklet nye procedurer, ligesom de eksisterende er justeret. Skolen arbejder med SØB: Sundhed Økologi Bæredygtighed Det er et af udtrykkene for, hvordan skolen og medarbejderne arbejder for sundhedsfremme. Der er opstillet konkrete mål for dette arbejde med tidsangivelser. Et af de mål, der er nået er, at skolen er nøglehulscertificeret, og opfylder de krav, der stilles til udbuddet af mad i skolens kantiner, herunder begrænset brug af fedt og salt. Andre mål, der er nået, er, at skolens kantine har opnået sølvmærket i økologi. 83 % af råvarerne er økologiske. De råvarer, der anvendes til undervisning, opfylder nu ligeledes kravene til sølvmærket. 75 % af de anvendte råvarer er økologiske. I forhold til de opstillede konkrete mål for arbejdet med arbejdsmiljøet er følgende opfyldt: Antallet af arbejdsulykker skal være på 5 eller derunder pr. år (medarbejdere) i 2016 er der anmeldt 8 arbejdsulykker fra medarbejdere. Den ene ulykke involverede desværre to medarbejdere, så målet er ikke helt opfyldt i For 2017 har der indtil nu været 2 medarbejdere, der er kommet til skade og dermed er målet for 2017 indtil videre indfriet. Der er ikke et mønster i skaderne, der er opstået for medarbejderne, som har medført særlige foranstaltninger. Vi arbejder hele tiden for at minimere antallet af arbejdsulykker. Der er udarbejdet oversigter til monitorering af sygefravær mhp. fokus på tidlig ageren og reduktion af fraværet. Der er sket et fald i medarbejdernes samlede fravær inkl. barns 1. og 2. sygedag i perioden fra til til gennemsnitligt 9,28 sygedage. I samme periode det foregående år var det gennemsnitlige fravær på 12,89 dage. Dette svarer til reduktion af det samlede fravær med 35 %. Ved sygdom er det et mål, at der tages mest muligt hensyn til den ansatte. Der er i det foregående år taget omfattende hensyn til medarbejdere og deres behov for særlige hensyn, herunder eventuelt nedsat arbejdstid. Kravet om antallet af medarbejdere, der er ansat på særlige vilkår, er, at 3,5 % af medarbejderne skal ligge inden for dette område. I 2015 var det realiserede tal på 2,6 % af medarbejderne. I 2016 var tallet steget til 4,83 %, mens tallet for 2017 først kendes med årets udgang. Arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere har gennemført den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Der blev gennemført nyvalg til AMO i februar af de nye repræsentanter manglede AMO-uddannelsen, og de har nu gennemført uddannelsen. Siden valget i februar er der kommet en ny ledelsesrepræsentant, som er blevet tilmeldt den obligatoriske uddannelse. 4

5 Alle fastansatte medarbejdere introduceres til indholdet i AMHB, og alle, uanset ansættelsesforhold, skal have kendskab til denne den interne audit viser, at alle har kendskab til arbejdsmiljøsystemet og de gældende procedurer, men at der godt kan gøres endnu mere ud af denne introduktion til de nye medarbejdere. I APV erne er der jævnligt blevet klaget over træk fra vinduerne, ligesom vinduernes sikkerhedsmæssige udformning har været et problem. Facaden mod Vigerslev Alle mangler fortsat at blive udskiftet. Som nævnt ovenfor er det et område den nye bestyrelse samt direktion skal tage stilling til i foråret Nye arbejdsmiljømål for det kommende år Antallet af arbejdsulykker for medarbejdere skal være så tæt på 0 som muligt vores mål er at vi ikke kommer over 3. Sygefraværet skal nedbringes så meget som muligt og målet er at vi ikke kommer over gennemsnitligt 9 dage pr. medarbejder. Alle arbejdsmiljørepræsentanter skal altid have gennemført den nødvendige uddannelse. Alle fastansatte medarbejdere på HRS skal have kendskab til arbejdsmiljøsystemet og de gældende procedurer. Det fysiske arbejdsmiljø skal opfylde lovkrav, og forbedringer gennemføres løbende med udgangspunkt i APV er samt medarbejdernes ønsker. Arbejdsglæden skal ligge på niveau med det gennemsnitlige niveau for tilsvarende skoler, der deltager i benchmarkingundersøgelsen. Denne gennemføres igen i foråret Måltal for det rummelige arbejdsmarked skal opfyldes, således at lovkravet på 3,5 % af medarbejderne i denne kategori opfyldes. På denne baggrund opstilles der måltal for dette næste år. Udarbejdet af Mie Heinfelt Hansen 29. november