Møde i Ph.d.-koordinatorkredsen. Forum. Møde afholdt: 20. januar 2016 kl :30. 13b Sted: Mia Dabelsteen. Referent:

Transkript

1 P H D S C H O O L K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET M Ø D E R E F E R A T 20. JANUAR 2016 Forum Møde i Ph.d.-koordinatorkredsen PHD SCHOOL Møde afholdt: 20. januar 2016 kl :30 KAREN BLIXENSVEJ 4, 2300 Sted: Referent: 13b.0.27 Mia Dabelsteen KØBENHAVN S TLF Til stede: Sune Auken, Ph.d.-skoleleder og formand for Ph.d.-udvalget, Mia Dabelsteen, Specialkonsulent og sekretær for udvalget, Bettina Perregaard, INSS, Frederik Tygstrup, IKK, Trine Schreiber, IVA, Michael Lerche Nielsen, NFI, Sniff Andersen Nexø, SAXO, Thomas Grane, suppleant, ENGEROM. phdschool@hum.ku.dk REF: MD Afbud: Kristin Veel, suppleant, IKK, Catharina Raudvere, TORS, Klemens Kappel, MEF, Pia Schwarz Lausten, ENGEROM. Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden.

2 2. Meddelelser. - Fakultetets økonomi - Ph.d.-mentorordning - Rejsemidler - Ph.d.-vejlederkursus i god videnskabelig praksis 9. maj - Booking af rejse og hotel 3. Ph.d.-udvalget havde forslået direktionen, at indføre en tutorordning for nye ph.d.-studerende. Forslaget blev imidlertid ikke blevet godkendt. Ph.d.-udvalget foreslår nu, at ph.d.-koordinatorerne afsøger hvad der er af muligheder for lokale løsninger. Idé: Erfarne ph.d.-studerende kan fungerer som tutor det første halve år for nye ph.d.-studerende. I alt maks. 20 af arbejdsforpligtelsestimerne må gå til dette. 4. Ph.d.-kurser i 2016: Har I nogen kursusforslag? (Bilag 1). 5. Problem med mange afmeldinger til ph.d.-kurserne: Hvad kan vi gøre ved dette? 6. Skema til evalueringsrapporterne (Bilag 2 mail fra Sniff). 7. Orienteringsrunde: Status på hvordan det går med at skabe et socialt og fagligt miljø for de ph.d.-studerende på institutterne. Noget nyt? 8. Evt. SIDE 2 AF 5 Ad. 1) Dagsorden blev godkendt. Godkendelse af dagsorden. Ad 2) Meddelelser. - Fakultetets økonomi Trods de økonomiske udfordringer for fakultetet, vurderes det, at der bliver omkring 20 nye ph.d.-studerende i alt i Det er forskellige former for samfinansierede stipendier, erhvervs-ph.d. er mm. Der bliver sandsynligvis færre frie stipendier til næste år og det kan også være, at fordelingen og tidspunktet for tildeling vil blive ændret i forhold til den nuværende praksis. Der er dog ikke besluttet noget endnu og Sune opfordrede derfor ph.d.-koordinatorerne til at komme med gode idéer. - Ph.d.-mentorordning Denne ordning, der nu det næste halve år kører første gang som pilotordning, er kommet godt i gang med stor søgning på tværs af hele universitetet. - Rejsemidler Rejsemidlerne er ikke afskaffet, men må gerne omgås med en vis forsigtighed.

3 - Ph.d.-vejlederkursus i god videnskabelig praksis 9. maj Ph.d.-skolen har afviklet to kurser i december og der afvikles nu et ekstra kursus i maj måned for de ph.d.-vejledere, der mangler at tage det. Der er en ordre fra LT om, at alle ph.d.-vejledere skal tage kurset. Man kan enten tage dette kursus den 9. maj 2016 og ellers deltage i det noget længere vejlederkursus i den august Hvis man ikke har gennemført kurset kan man ikke få lov at være ph.d.-vejleder. Sune opfordrede derfor ph.d.- koordinatorerne til at opfordre alle ph.d.-vejledere på deres institut til at gennemføre kurset hurtigst muligt. SIDE 3 AF 5 - Booking af rejse og hotel Sune meddelte videre, at ph.d.-skolen fra og med i år har strammet proceduren for booking af rejser og hotel sådan, at ph.d.-skolens sekretariat fremover foretager alle bookinger af dette for undervisere på ph.d.-skolens kurser, hvor ph.d.-skolens midler anvendes. Han opfordrede ph.d.- koordinatorerne til at meddele dette til kursusarrangørerne på deres institutter, så de er bekendt med dette, når de går i gang med at organisere kurserne. - Frontplanner Sune meddelte videre, at kursusadministrationssystemet Frontplanner alligevel ikke vil blive implementeret på HUM. I stedet vil ph.d.-skolen arbejde på at finde en lokal løsning sammen med HUMIT. Ad. 3) Ph.d.-udvalget havde forslået direktionen, at indføre en tutorordning for nye ph.d.-studerende. Forslaget blev imidlertid ikke blevet godkendt. Ph.d.-udvalget foreslår nu, at ph.d.-koordinatorerne afsøger hvad der er af muligheder for lokale løsninger. Idé: Erfarne ph.d.- studerende kan fungerer som tutor det første halve år for nye ph.d.- studerende. I alt maks. 20 af arbejdsforpligtelsestimerne må gå til dette. Ph.d.-koordinatorkredsen er enige med institutlederne i, at der ikke er behov for en central ordning. På IVA har de allerede en lignende ordning, hvor hver ny ph.d.-studerende bliver tilknyttet en VIP-buddy og en TAP-buddy. Det fungerer fint. På ENGEROM kan de altid gå til forskerstøttepersonen Thomas Grane eller ph.d.-koordinatoren. Der lader ikke til at være et generelt behov for ordningen. På NFI er ph.d.-koordinator Michael Lerche Nielsen dog varm fortaler for at indføre en form for tutor-ordning. Halvdelen af de nye ph.d.-studerende er nemlig udlændige og der opstår ofte mange problemer med diverse små ting, som en erfaren ph.d.-studerende, der selv har været igennem samme let

4 vil kunne hjælpe med. Han vil derfor undersøge muligheden for at kunne indføre det i mindre omfang på NFI måske med godkendelse af op til 5 arbejdsforpligtelsestimer. SIDE 4 AF 5 Ad. 4) Ph.d.-kurser i 2016: Har I nogen kursusforslag? (Bilag 1). Sune orienterede om, at ph.d.-skolen har beholdt sit fulde kursusbudget og at der er annonceret mange generiske kurser for det kommende år, men at der godt kunne være flere fagfaglige kurser. Han opfordrede derfor til, at der bliver arrangeret flere af disse. Bettina Perregaard orienterede om, at der fra INSS er to på vej og Frederik Tygstrup har kort før mødet også indsendt forslag om nye kurser for IKK. Ad. 5) Problem med mange afmeldinger til ph.d.-kurserne: Hvad kan vi gøre ved dette? Sune orienterede om, at ph.d.-skolen oplever, at flere og flere ph.d.- studerende både interne og eksterne melder afbud til kurserne også med ganske kort varsel og der er også nogle, der helt udebliver uden at give besked forinden. Det er et stigende problem. For de kurser, der er overtegnede gør det, at dem på ventelisten ikke bliver varslet i ordentlig tid og at det ikke altid er muligt at give pladsen videre og for de kurser, der har få tilmeldte gør det, at kurser, der burde have været aflyst ikke bliver det i tide. Ph.d.-koordinatorerne opfordrede til, at vi sætter en skarp frist på 14 dage før kurset og at afmelding efter denne frist udløser et brev med cc til vejleder og institutleder. På den måde kan vi markere tydeligt, at det ikke er ok, at aflyse i sidste øjeblik og at det har en konsekvens. Et andet forslag var, at prisen på kurset pr. ECTS vil skulle kunne fraregnes rejsemidlerne for den enkelte studerende, men ph.d.-koordinatorerne var mest stemt for det første forslag. Sune ville tage forslaget videre til drøftelse med dekanen. Ad. 6) Skema til evalueringsrapporterne (Bilag 2 mail fra Sniff). Sniff var kommet med et forslag til rettelser og disse blev godkendt af ph.d.- koordinatorerne. Herefter vil skemaet blive korrigeret. Det blev yderligere påpeget, at der skal tilføjes en sætning om, at der er et maks. på 840 timer og at eventuelle yderligere timer skal være eksplicit pålagt af eller aftalt specifikt med institutlederen. Ad. 7) Orienteringsrunde: Status på hvordan det går med at skabe et socialt og fagligt miljø for de ph.d.-studerende på institutterne. Noget nyt?

5 Sune vurderede, at dette punkt kort blev berørt under punkt 3 og det blev derfor droppet at lave en decideret runde om dette. SIDE 5 AF 5 Ad. 8) Evt. Sniff bemærkede, at den svenske forskerskole for historie igen i år giver penge til, at ph.d.-studerende i Sverige og også fra Københavns Universitet kan foretage skrivebordsbytte med en kollega i en periode på 14 dage. Den svenske forskerskole for historie dækker udgifter op til svenske kroner til transport og ophold. På SAXO får de derfor snart besøg og Sniff synes godt om idéen og vil derfor gøre opmærksom på muligheden af denne form for udveksling. Sune bemærkede, at det kunne være interessant at foreslå denne mulighed til Capital-samarbejdet som en mulig måde at igangsætte noget konkret udveksling på.