KONTRAKT Aftale om levering af dagligvarer for Høje-Taastrup kommune

Transkript

1 Høje-Taastrup Kommune Byrådet Revision nr. Udgivelsesdato J.nr / KONTRAKT Aftale om levering af dagligvarer for Høje-Taastrup kommune Mellem Høje-Taastrup Kommune Rådhuset Bygaden Taastrup (i det følgende benævnt "Kommunen") og xxx Cvr. Nr.: (i det følgende benævnt "Leverandøren") er d.d. indgået følgende aftale om løsning af: Logistik og distribution af varer X (sæt kryds)

2 1 FORMÅL 1.1 Formålet med nærværende kontrakt er at sikre visiterede borgere adgang til bestilling og levering af varer i overensstemmelse med Kommunens kvalitetsstandarder, jfr. bilag 0. 2 AFTALENS GENSTAND 2.1 Leverandøren påtager sig udførelsen af visse opgaver for Kommunen på området for udbringning af kolonialvarer m.v. Det drejer sig om: Levering af dagligvarer til borgerne i Kommunen. Leverandøren indhenter de enkelte bestillinger eller borgeren foretager selv sin bestilling direkte på Leverandørens website. Leverandøren vælger herefter transportør til udbringning af de bestilte varer, herunder indsætning i køleskab o.l. efter gældende forskrifter. 2.2 Aftalens genstand og koncept er nærmere uddybet i bilag 1. 3 AFTALEGRUNDLAGET 3.1 For aftalen, herunder den nærmere beskrivelse af Leverandørens ydelser, gælder følgende dokumenter, som udgør en integreret del af aftalen mellem parterne: Nærværende kontrakt med tilhørende bilag Kvalitetsstandard for indkøb, jf. bilag 0 Konceptbeskrivelse for indkøb, jf. bilag 1 Leverandørens ansøgning af xxxx med tilhørende bilag. 3.2 I tilfælde af uoverensstemmelser mellem et eller flere af ovennævnte dokumenter, har disse indbyrdes forrang i den ovenfor angivne rækkefølge. 4 BETALING OG PRISTALSREGULERING Regulering 4.1 De udmeldte priser er udtryk for Høje-Taastrup Kommunens aktuelle omkostningsniveau. Prisen er opdelt i to dele; et kontaktgebyr for indhentning af borgerens bestilling, samt et ekspeditionsgebyr pr. bestilling, der dækker pakning og levering af maksimalt 2 kasser pr. gang, svarende til 3 almindelige bæreposer. Såfremt borgerens varer fylder mere end dette, betaler borgeren selv 10 kr. inkl. moms pr. ekstra kasse. 2/14

3 4.2 Priserne justeres som minimum en gang pr. år hver den 1. januar - i overensstemmelse med Kommunernes Landsforenings prisindeks. Høje-Taastrup Kommune kan dog med 3 måneders varsel til enhver tid indenfor servicelovens rammer ændre på de i aftalen indeholdte priser/kvalitetskrav. 4.3 Leverandøren har ved prisnedsættelser mulighed for med et 3 måneders varsel at udtræde af godkendelsesordningen. 4.4 Faktura fremsendes til Høje-Taastrup Kommune senest den 5. hverdag i måneden efter levering af ydelserne. Sammen med faktura fremsendes den aftalte dokumentation for udførte opgaver. Forfaldsdag er 30 dage fra faktureringsdato. 4.5 Betaling for bestilte varer er et anliggende mellem leverandøren og borgeren. Betaling af varerne er Høje-Taastrup Kommune uvedkommende. 4.6 Betaling af bestilte varer skal foregå via BS (Betalingsservice). Kommunen sikrer, at borgeren tilmeldes BS. 4.7 Hvis Leverandøren eller en af dennes medarbejdere helt undtagelsesvis i akut opståede situationer af sikkerhedsmæssige årsager eller lignende bliver hos borgeren i en periode ud over det aftalte tidsrum, er Leverandøren berettiget til at oppebære betaling for den medgåede tid ud over det aftalte. Sådanne situationer afregnes særskilt på baggrund af en redegørelse/dokumentation fra Leverandøren. 5 AFTALEÆNDRINGER 5.1 Såfremt en ordre skal afmeldes eller flyttes skal dette meddeles til Leverandøren. Gøres det inden kl på leveringsdagen, skal kunden ikke betale for de bestilte varer, men kommunen skal betale ekspeditionsgebyret. Gøres det først efter kl , skal kunden betale for alle de korttidsholdbare varer og kommunen for ekspeditionsgebyret 5.2 Leverandøren er ikke garanteret en vis mængde opgaver. En hjemmehjælpsmodtager har altid ret til at ændre sit leverandørvalg. Ændringer skal varsles med minimum 30 dages varsel fra udgangen af den måned, hvori modtageren af hjælpen har anmodet om at skifte eller aftale mellem visitator, borger og leverandører. 5.3 Kommunen kan forlange, at der ikke opstår ventetider (ventelister) for Leverandørens opgaveløsninger. 6 SIKKERHEDSSTILLELSE 6.1 Til sikkerhed for Leverandørens opfyldelse af kontrakten skal denne gennem et anerkendt pengeinstitut/kautionsforsikringsselskab stille en garanti på kr Garantien skal stilles senest 14 dage efter, at Kommunen endeligt har godkendt aftalen og indestår indtil 3 måneder efter kontraktens udløb, med mindre der forinden er rejst krav mod 3/14

4 garantien. Garantien skal kunne frigives på Kommunens anmodning og uden rettergang eller voldgift (anfordringsgaranti). 6.3 Det skal fremgå af garantien, at den er stillet i overensstemmelse med nærværende aftale, og at garantistilleren med hensyn til forhold vedrørende garantien accepterer behandling af eventuelle tvister efter pkt. 23 i kontrakten. 7 LEVERANDØRENS NØGLEPERSONER/ FÆLLES MØDER 7.1. Der skal som minimum afholdes et årligt møde mellem den kommunale ledelse og Leverandøren med henblik på drøftelse af overordnede spørgsmål f.eks. evaluering af ordningen, fastlæggelse af strategiske mål m.v. 8 UNDERLEVERANDØRER 8.1 Såfremt Leverandøren finder anledning til benyttelse af underleverandører, skal dette forudgående aftales skriftlige med Høje-Taastrup Kommune Der stilles samme betingelser til en underleverandør som til kontraktindehaveren i forbindelse med udførelse af opgaver for Høje-Taastrup Kommune. 8.3 Høje-Taastrup Kommune er berettiget til at nægte godkendelse af en underleverandør. 9 OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER OG PLIGTER 9.1 Ingen af parterne kan overdrage deres forpligtelser i henhold til nærværende aftale til tredjemand uden den anden parts forudgående samtykke. 9.2 Leverandøren kan alene overdrage sin ret til vederlag i henhold til aftalen til et pengeinstitut, og alene såfremt der sker overdragelse af det samlede vederlag i henhold til aftalen. 10 ÆNDRINGER I EJERFORHOLD 10.1 Såfremt der i kontraktperioden sker ændringer i det oplyste ejerforhold, herunder aktie/anpartsbesiddelse, skal dette uopholdeligt meddeles skriftligt til Kommunen Såfremt der i kontraktperioden sker væsentlige ændringer i ejerforholdene til aktierne/anparterne, herunder såfremt den bestemmende indflydelse i selskabet skifter hænder, er Kommunen berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders skriftligt varsel, forudsat at opsigelsen sker senest 1 måned efter, at Kommunen er blevet gjort bekendt med de omstændigheder, der begrunder opsigelsen Kommunen er dog alene berettiget til at opsige kontrakten i henhold til denne begrundelse, såfremt vægtige grunde taler herfor. 4/14

5 11 OPLYSNINGSPLIGT 11.1 Leverandøren er forpligtet til af egen drift at give Kommunen oplysninger om samtlige væsentlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true Leverandørens opfyldelse af den indgåede kontrakt Leverandøren har pligt til uopholdeligt at underrette Kommunen om alle væsentlige og generelle driftsuregelmæssigheder, forsinkelser o.l., der vedrører en større gruppe af borgere. Endvidere skal Kommunen omgående underrettes om alle større uheld eller ulykker af hensyn til besvarelse af forespørgsler fra pårørende, presse osv Medarbejdere med direkte borgerkontakt har altid en observations- og meddelelsesforpligtigelse. Det betyder, at Leverandørens medarbejdere ved almindelig årvågenhed, skal oplyse kommunen om væsentlige forandrede funktionstilstande hos borgeren Kommunen skal af Leverandøren sikres adgang til oplysninger om borgerne af hensyn til Kommunens myndighedsansvar Leverandøren har pligt til at orientere Kommunen om forhold, der kan have eller vil få væsentlig betydning for planlægningen af de i aftalen omhandlede opgaver. Tilsvarende er Kommunen forpligtet til tidligst muligt at orientere Leverandøren om ændringer af betydning for dennes arbejdstilrettelæggelse Kommunen kan til enhver tid kræve, at Leverandøren sender et eksemplar af sit seneste offentliggjorte regnskab til kommunen Henvendelser til Kommunen fra kommunens borgere eller andre vedrørende Leverandøren eller dennes medarbejdere skal øjeblikkelig videregives til Leverandøren og herefter besvares af Kommunen efter indhentelse af udtalelse fra Leverandøren. Henvendelser direkte til Leverandøren om konkrete driftsforhold og hændelser besvares af Leverandøren, og Kommunen underrettes ved fremsendelse af kopi heraf og af Leverandørens svar. Henvendelser direkte til Leverandøren af generel eller principiel karakter fremsendes til Kommunen til besvarelse efter samråd med Leverandøren Leverandøren skal i denne forbindelse være opmærksom på, at opgavens udførelse er omfattet af kompetencen for Klagerådet for hjemmehjælp m.v. Dette medfører, at Leverandøren eller dennes medarbejdere har pligt til, at informere borgerne herom og behandle eventuelle klager i overensstemmelse hermed ved, at videresende dem til Klagerådet for hjemmehjælp. 12 FORTROLIGHED M.V Kommunen forpligter sig til inden for rammerne af Forvaltnings- og Offentlighedslovens bestemmelser ikke at videregive oplysninger om Leverandørens drifts- og forretningshemmeligheder Leverandøren og dennes medarbejdere er underlagt tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som Leverandøren eller dennes medarbejdere får kendskab til gennem udførelse af opgaverne. 5/14

6 Dette gælder både forhold omhandlende den enkelte borger og forhold omhandlende Kommunen Leverandøren og Kommunen er gensidigt forpligtet til at behandle oplysninger om hinandens forretningsforhold samt om andre forhold, hvorom der med rimelighed kan kræves diskretion, fortroligt. Denne pligt består også efter, at kontrakten er bragt til ophør, uanset årsagen hertil. 13 PERSONALEFORHOLD 13.1 Kommunen lægger vægt på, at Leverandøren kan sikre en god kvalitet i udførelsen af opgaven, herunder en god og effektiv borgerbetjening og -service målrettet ældre og handicappede Kommunen forventer, at medarbejderne udøver almindelig hjælpsomhed over for borgerne, også uden at det medfører krav om ekstra betaling Af hensyn til trygheden for borgerne stilles krav om, at det i videst muligt omfang tilstræbes, at opgaverne hos den enkelte modtager af hjemmehjælp udføres af den samme medarbejder, og at det ligeledes tilstræbes, at eventuelle afløsere så vidt muligt er de samme Såfremt en medarbejder giver anledning til alvorlig eller gentagen kritik, som berettiger til alvorlig påtale, er Kommunen berettiget til at kræve, at Leverandøren iværksætter de nødvendige foranstaltninger til løsning heraf, herunder i givet fald at fjerne den pågældende medarbejder fra opgaven. Dette begrænses ikke i forhold til en enkelt borger, men kan udstrækkes til at gælde alle opgaver, der varetages for Kommunen inden for den indgåede kontrakt Af sikkerhedsmæssige årsager stiller Kommunen krav om, at såvel Leverandøren som dennes medarbejdere skal kunne legitimere sig, som minimum med billedlegitimation, navn og firmanavn Kommunen stiller krav om, at Leverandøren sikrer, at Leverandøren og dennes medarbejdere kan forevise privat straffeattest, som ikke giver anledning til problemer. Kommunen kan til enhver tid kræve at få dokumentation herfor. 14 SKADEVOLDENDE 14.1 Såfremt Leverandøren eller dennes medarbejdere under udførelse af sine pligter i henhold til kontrakten ved handlinger eller undladelser forårsager skader på personer eller gods, er alene Leverandøren eller dennes medarbejdere ansvarlige for sådanne skader Leverandøren bærer ansvaret for evt. udleverede nøgler. Såfremt disse bortkommer, kan Kommunen træffe beslutning om at udskifte/omstille samtlige låsesystemer, der er tilknyttet den fælles nøglebokse-ordning. De herved forbundne udgifter påhviler Leverandøren Såfremt skadelidte rejser krav mod Kommunen i anledning af skader beskrevet i pkt. 14, første afsnit, skal Leverandøren friholde Kommunen for et hvert krav og enhver udgift, 6/14

7 herunder tillige sagsomkostninger, renter m.v., som et sådant krav måtte påføre Kommunen. Kommunen accepterer ingen begrænsninger af ansvar Såfremt der konstateres fejl i en levering, herunder i form af manglende levering, mangler, beskadigelse eller ukurante varer, yder Leverandøren erstatning, enten i form af nye varer eller kreditering: A. Kreditering Hvis der f.eks. mangler en vare, eller en vare er itu ved modtagelsen, kan borgeren vælge at få krediteret varen på fakturaen. Borgeren kontakter Leverandøren, beskriver hvad der er sket, og få dage efter modtager borgeren en kreditnota med posten som dokumentation på krediteringen. Det at borgeren betaler via PBS betyder, at pengene for de varer borgeren gerne vil have krediteret, endnu ikke har forladt borgerens konti. B. Erstatningsvare Borgeren kan også vælge at få en ny vare leveret enten samme dag, fem hverdage frem eller sammen med næste bestilling. 15 PROJEKTER OG KNOW-HOW M.V Kommunen og Leverandøren underretter gensidigt, løbende hinanden om indvundne erfaringer om varetagelsen af opgaverne vedrørende varelevering inden for aftalens område samt om indførelsen af administrations- og informationssystemer, forretningsgange, serviceplaner, koncepter, edb-løsninger m.v. 16 LEVERANDØRENS MISLIGHOLDELSE M.V Høje-Taastrup Kommunen er til enhver tid og uden forudgående anmeldelse berettiget til at føre kontrol med Leverandørens opfyldelse af de indgåede aftaler, blandt andet ved kontrolbesøg hos borgerne. En sådan kontrol fritager ikke Leverandøren fra ansvaret for at opfylde de aftalte betingelser. Leverandøren er forpligtet til uden vederlag at bistå i forbindelse med sådanne kontrolbesøg Såfremt Leverandøren væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, er Kommunen berettiget til straks helt eller delvis at hæve kontrakten. Flere og gentagne misligholdelser er at sidestille med væsentlig misligholdelse Ved delvis ophævelse af kontrakten forstås, at Leverandørens ydelser i henhold til kontrakten reduceres, eksempelvis ved at Leverandøren forpligtes til at afstå fra at indtage nye kunder eller lign Som misligholdelse opfattes ud over tilsidesættelse af Leverandørens forpligtelser i henhold til kontrakten tillige, at Leverandøren undlader at informere Kommunen om driftsuregelmæssigheder eller principielle klager. 7/14

8 16.5 Såfremt Leverandøren standser betalingerne, tages under konkursbehandling, indleder forhandlinger om tvangsakkord eller træder i likvidation, er Kommunen berettiget til at hæve aftalen. Såfremt Leverandøren er organiseret som en personligt drevet virksomhed, er Kommunen derudover berettiget til at hæve kontrakten, såfremt Leverandøren afgår ved døden Leverandøren er over for Kommunen ansvarlig for dokumenterede økonomiske tab, forårsaget af misligholdelse af kontrakten, med mindre denne misligholdelse af kontrakten skyldes force majeure En ophævelse af kontrakten eller et bortfald af kontrakten er ikke til hinder for, at Kommunen tillige kan kræve erstatning. Leverandøren er over for Kommunen erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler, med mindre denne misligholdelse skyldes force majeure, jf. pkt LEVERANDØRENS FORSIKRINGER 17.1 Leverandøren er forpligtet til at tegne og betale sædvanlig arbejdsskadeforsikring, sædvanlig tingsforsikring samt sædvanlig erhvervsansvarsforsikring, herunder driftstabsforsikring for skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft og overgive Kommunen kopi af forsikringspolicer samt kvittering for præmiens betaling. 18 KOMMUNENS MISLIGHOLDELSE M.V Såfremt Kommunen væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, er Leverandøren berettiget til straks helt eller delvis at hæve kontrakten. Flere og gentagne misligholdelser er at sidestille med væsentlig misligholdelse Kommunen er over for Leverandøren ansvarlig for dokumenterede økonomiske tab, forårsaget af misligholdelse af kontrakten, med mindre denne misligholdelse af kontrakten skyldes force majeure En ophævelse af kontrakten eller et bortfald af kontrakten er ikke til hinder for, at Leverandøren tillige kan kræve erstatning. Kommunen er over for Leverandøren erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler, med mindre denne misligholdelse skyldes force majeure, jf. pkt FORCE MAJEURE 19.1 Hverken Leverandøren eller Kommunen skal i henhold til nærværende aftale anses for ansvarlig over for den anden part for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, og som parten ikke ved aftalens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller kunne have undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af 1. 8/14

9 punktum, og som Leverandøren ikke kunne have undgået eller overvundet. Leverandøren er forpligtet til straks at meddele Kommunen om sådanne forhold I det omfang force majeure midlertidigt medfører reduktion af de ydelser, som Leverandøren til enhver tid har påtaget sig at præstere over for Kommunen, reduceres Leverandørens vederlag forholdsmæssigt Såfremt Leverandøren helt eller delvis hindres i udførelse af sine opgaver i henhold til aftalen som følge af force majeure, og dette medfører væsentlige skadevirkninger for Kommunen eller for Leverandøren, kan den af parterne, der rammes af sådanne skadevirkninger, ophæve aftalen helt eller delvist Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 10 kalenderdage efter, at force majeure er indtrådt. Leverandøren skal i tilfælde af arbejdskonflikter omgående underrette Kommunen om årsagen hertil, således at Kommunen eventuelt kan bistå med forslag til løsning af konflikten. 20 SAMARBEJDSRELATIONER 20.1 I kontraktperioden forudsættes det, at der er en gensidig informatons-/orienteringspligt mellem Leverandøren og Høje-Taastrup Kommune om forhold, der har relation til udførelsen af opgaverne. Begge parter skal være indforstået med at deltage i fællesmøder/samarbejdsmøder, og såvel Leverandøren som Kommunen har ret til at indkalde til fællesmøde/samarbejdsmøde, hvis man finder, der er behov herfor. 21 AFTALENS LØBETID OG OPSIGELSE 21.1 Aftalen træder i kraft xx.xx.xxxx, som er den første dag, hvor der ringes til borgerne og modtages bestillinger I forbindelse med ophør af aftalen skal al information, der er nødvendig for at Kommunen kan udføre opgaven m.v. returneres til Kommunen. Leverandøren skal positivt medvirke til, at evt. ændring af leverandørforholdet kan ske enkelt og uden gene for brugerne Fortrolighedsforpligtelserne i henhold til pkt. 11 skal også være gældende efter aftalens ophør. Leverandøren er forpligtet til at destruere alle informationer i form af personhenførbare data og lign Aftalen kan indenfor rammer af Lov om Social Service, opsiges med 6 måneders varsel til udgangen af en kalendermåned. 22 GENFORHANDLING M.V Såfremt der i aftalens løbetid gennemføres lovindgreb, der medfører væsentlige økonomiske ændringer i de forudsætninger, der ligger til grund for ansøgningen, eller Kommunen ændrer 9/14

10 priserne som følge af ændrede økonomiske forudsætninger, har hver af parterne ret til at kræve forhandling med henblik på at udtræde af ordningen Såfremt Leverandøren og Kommunen ikke kan blive enige om, hvorvidt betingelserne for en justering af priserne er til stede, eller såfremt Leverandøren eller Kommunen ikke kan blive enige om resultatet af en prisjustering, kan hver af parterne indbringe dette spørgsmål for en voldgiftsret. Der henvises til pkt ORIENTERING TIL OFFENTLIGHEDEN 23.1 Tidspunktet for og indholdet af den nærmere orientering til Kommunens borgere og offentligheden i øvrigt om den mellem parterne indgåede aftale gøres til genstand for nærmere aftale mellem Kommunen og Leverandøren Leverandøren og Kommunen skal ved meddelelser til offentligheden, herunder udtalelser til nyhedsmedierne, optræde loyalt overfor hinanden Kommunen kan til enhver tid iværksætte brugerundersøgelser og offentliggøre resultatet af disse med henblik på at give brugeren bedre mulighed for valg. 24 VOLDGIFT 24.1 Eventuelle uoverensstemmelser mellem Kommunen og Leverandøren om ethvert spørgsmål omfattet af nærværende aftale afgøres efter dansk ret Eventuelle tvister skal i videst muligt omfang søges løst i mindelighed mellem parterne Kan eventuelle tvister ikke løses i mindelighed, skal de afgøres ved voldgift. Voldgiftsrettens afgørelse er endelig og bindende for parterne Voldgiftsretten, som skal have sæde i Danmark, sammensættes således, at hver af parterne vælger to medlemmer. Voldgiftens opmand udpeges af Præsidenten for Sø- og Handelsretten 24.5 Voldgiftsmændene skal udpeges senest 14 dage efter beslutningen om voldgift og være meddelt opmanden inden udløbet af denne frist. Foreligger en sådan meddelelse ikke, udpeger opmanden de manglende voldgiftsmænd Voldgiftsretten fastsætter selv proceduren for behandling af den enkelte sag. Omkostninger i forbindelse med sagens behandling, herunder til fornøden sagkyndig vurdering, fordeles mellem parterne efter voldgiftsrettens bestemmelse Såfremt Kommunen bliver sagsøgt ved de almindelige domstole, eller der bliver indledt syn og skøn ved de almindelige domstole vedrørende forhold, der har relation til Leverandørens opfyldelse af den indgåede aftale, kan Kommunen - uagtet ovennævnte voldgiftsbestemmelse - vælge at adcitere Leverandøren under et sådant søgsmål eller syn og skøn. 10/14

11 Hver part bærer egne omkostninger i forbindelse med indgåelse af aftalen. Nærværende aftale underskrives i to enslydende eksemplarer, hvoraf Kommunen og Leverandøren hver modtager et eksemplar. Dato: For Høje-Taastrup Kommune: Dato: For Leverandøren: Socialdirektør xxxxx 11/14

12 Konceptbeskrivelse for indkøb Bilag 1 FORMÅL Formålet er, at Leverandøren skal levere dagligvarer til borgerne i Kommunen. Leverandøren indhenter de enkelte bestillinger, eller borgeren taster selv sine bestillinger ind på Leverandørens website. Leverandøren vælger en transportør til at bringer varerne ud til de enkelte borgere, herunder indsætning i køleskab o.l. efter gældende forskrifter. AFTALEOMRÅDET Ordningen tilbydes borgere visiteret til indkøb i Kommunen. TILMELDING Kommunen meddeler løbende Leverandøren hvilke borgere der har valgt Leverandøren. Kommunen sikrer, at borgeren tilmeldes BS (Betalingsservice). Betaling kan kun foretages via BS. BESTILLING Borgerne der er visiteret hjælp til indkøb og har valgt Leverandørens indkøbsordning får hver uge udleveret næste uges tilbudsavis ved levering af varer. Leverandøren indhenter borgerens bestilling eller borgeren bestiller selv direkte på Leverandørens website. Hvor borgeren benytter tast-selv service: Der tilbydes tast-selv service til borgere, der både ønsker og er i stand til selv at bestille deres dagligvarer direkte på Leverandørens hjemmeside. Spørgsmål fra borgere om anvendelse af Leverandørens website afklares direkte mellem borgeren og Leverandøren og er Høje-Taastrup Kommune uvedkommende. Hvis borgeren benytter tast-selv service afregnes Leverandøren alene med Kommunens udmeldte pris for pakning og levering af varer (ekspeditionsgebyr). Hvor leverandøren indhenter borgerens bestilling: Leverandøren ringer maksimalt 3 gange på kontaktdagen til de borgere, der er i stand til at afgive deres indkøbsbestilling via telefon. Hvis Leverandøren ikke får telefonkontakt med borgeren første gang der foretages opkald i det aftalte timeinterval, forsøges igen i samme timeinterval samt en gang mere, senere på dagen. Den følgende morgen kontaktes borgeren igen og senest kl /14

13 mailer Leverandøren til Kommunen, med oplysning om de borgere, hvor der ikke har været kontakt. Hvis borgeren har sædvanlig kontaktdag om fredagen, sendes mailen til Kommunen allerede samme eftermiddag senest kl. 15. Skal borgerne kontaktes igen i samme uge for bestilling, giver Kommunen besked herom til Leverandøren, hvilket koster et nyt kontaktgebyr. Hvis der ikke gives besked, foretager Leverandøren sig intet vedrørende den pågældende borger før næste uge, hvor borgeren igen ringes op på den aftalte kontaktdag. Ordrer til borgere modtaget via indkøbsseddel fra Kommunen, skal Leverandøren have inden kl senest to hverdage før levering. Leverandøren følger hver dag op på, om alle indkøbssedler er modtaget på de borgere, der skal bestille varer den pågældende dag. Såfremt der mangler en indkøbsseddel på en borger, hvor leveringen ikke er aflyst, f.eks. grundet indlæggelse eller lignende, kontakter Leverandøren telefonisk Kommunen om eftermiddagen. Opnås der ingen telefonkontakt mailes navne på de borgere, hvor bestilling eller afmelding mangler, til Kommunen. Mailen sendes til Kommunen senest kl på borgerens kontaktdag. Leverandøren afregnes med Kommunens udmeldte pris for indhentning af bestil (kontaktgebyr), hver gang (op til 3 forsøg på kontakt) en borger kontaktes vedrørende ugens indkøb, eller hver gang Leverandøren taster en fremsendt indkøbsseddel fra en borger, som en hjælper har skrevet for borgeren. Hvis borgeren ikke ønsker at købe ind den pågældende uge afregnes Leverandøren alene med Kommunens udmeldte pris for indhentning af bestilling (kontaktgebyr). Borgeren/Kommunen skal så hurtigt som muligt melde aflysning af indkøb til Leverandøren, dog senest dagen før bestillingsdagen kl Ved senere aflysning opkræves kontaktgebyr. Varerne skal bestilles minimum 2 hverdage før levering, og nedenfor er vist gældende bestillingsskema. Ved bestilling senest: Leveres varerne: Mandag inden kl Onsdag mellem og Tirsdag inden kl Torsdag mellem og Onsdag inden kl Fredag mellem og Torsdag inden kl Mandag mellem og Fredag inden kl Tirsdag mellem og Leverandøren kan efter nærmere aftale med kommunen udvide leveringstidsrummet, således at leverance af varer til borgerne kan påbegyndes kl Borgeren skal ved første leverance være hjemme fra kl Ved de efterfølgende leveringer aftaler Leverandøren med borgeren leveringstidspunktet inden for et interval på 3-timer. PAKNING Varerne pakkes i poser. Frost- og kølevarerne pakkes med køleelementer, så den korrekte temperatur opretholdes, indtil borgeren modtager varerne. 13/14

14 LEVERING Leverandøren, eller en transportør valgt af leverandøren, står for al transport og levering. Firmaets chauffører skal bære et synligt ID-kort. Alle biler skal være godkendt af Levnedsmiddelstyrelsen til at opbevare fødevarer, for at sikrer den højest mulige standard. Varerne leveres af chaufføren til borgeren personligt på dennes bopæl. Varerne kan kun efter aftale med borgeren sættes uden for døren ved levering. Dette sker på borgerens eget ansvar. Høje- Taastrup Kommune kan ikke gøres erstatningsansvarlig i tilfælde af tyveri o.l. Leverede varer skal være vedlagt en faktura med angivelse af borgerens navn, så borgeren nemt kan checke, om alt er i orden. Leverandøren skal etablere en nøgleordning for borgere, der er ude af stand til at åbne døren og tage imod varerne ved levering. Borgeren udleverer en nøgle til chaufføren, der så selv kan låse sig ind med varerne. Leverandøren skal etablere en fast og gennemtestet rutine med hensyn til sikkerhed og opbevaring af borgernes nøgler. Når chaufføren afleverer varerne, sættes frost- og kølevarer på plads, hvis borgeren ønsker hjælp hertil. Såfremt en kunde ikke åbner døren og chaufføren ikke har nøgle, rapporteres det straks til Kommunen og en løsning findes. Hvis chaufføren får besked på at aflevere ordren til kunden igen, bliver det som den sidste på dagens rute og der opkræves et yderligere ekspeditionsgebyr. Der foretages levering fra mandag til fredag i tidsrummet til Dog kan leveringsdagene og tidsrummet variere ved helligedage. ERSTATNING / VAREKLAGER Såfremt der konstateres fejl i en levering, herunder i form af manglende levering, mangler, beskadigelse eller ukurante varer, yder Leverandøren erstatning, enten i form af nye varer eller tilbagebetaling. Klager over varer skal være Leverandøren i hænde senest to hverdage efter levering. Leverandøren er forpligtet til at have sin kundeservice telefonisk åbne alle hverdage minimum 2 timer pr. dag. PANT For at sikre det mest smidige pantsystem, afregner chaufførerne direkte med borgerne. Dvs. borgerne får panten udbetalt kontant, når de afleverer pantvarerne til chaufføren, der samtidig bærer pantvarerne væk. Leverandørens pantpriser er standard pantpriser der følger markedet. 14/14