ØS Indsigt Effektiv økonomistyring i kommunerne. KI Konference 2013 Tommy Nielsen

Transkript

1 ØS Indsigt Effektiv økonomistyring i kommunerne KI Konference 2013 Tommy Nielsen

2 ØS Indsigt Effektiv økonomistyring ØS Indsigt henvender sig til dem, der ønsker at bestemme selv De kommuner, der anvender ØS Indsigt ved, at det er en driftssikker løsning EG og ØS Indsigt fokuserer på at effektivisere hele økonomiopgaven, og er ikke gennemsnitlige ØS Indsigt vil have økonomistyringen helt ud i praktikken ØS Indsigt er anderledes end andre løsninger, da prioriteringerne foretages af kommunerne og ikke af en leverandør

3 Forudsætning for effektiv økonomistyring Brugerindflydelse Procesorienteret tilgang Brugervenligt system med funktioner der passer til opgaverne

4 Brugerindflydelse - ØS Indsigt Ejerforening Vejle Kommune ( ) * Gladsaxe Kommune (66.000) * Herning Kommune (86.000) Holstebro Kommune (57.000) Region Midtjylland Region Nordjylland * * = Drift hos EG Data Inform Jammerbugt Kommune (38.000) Svendborg Kommune (58.000) Hørsholm Kommune (24.000) Odense Kommune ( ) * Hjørring Kommune (66.000) * opstart 2012 Ikast-Brande Kommune (40.000) * opstart 2013

5 Brugerindflydelse - ØS Indsigt Ejer forening Kommuner/Regioner Bestyrelse Valgt af Ejerforening Koordinations- og Udviklingsgruppe alle kommuner/regioner er med Superbrugernetværk Udvikling og support ØS Indsigt EG A/S

6 Brugerindflydelse Superbrugernetværk - ØS Indsigt Rapportering/Kontoplan/Afstemning Bilag/Udbetaling Budget Aktiv/Anlæg Administration/drift Kvalitet Fokusgrupper

7 Procesorienteret tilgang ØS Indsigt ORGANISATION TEKNOLOGI PROCESSER

8 Generelle betragtninger vedr. processer Ved kortlægning af processer bør man altid overveje følgende: Hvad du tror, det er... Hvad det virkelig er... Hvad det kunne være...

9 Fordele ved procesarbejde 1.8 Indkøbsforslag og indkøb Indkøb Indkøb Varemodtagelse 1.8 Indkøbsforslag og indkøb Historik MRP-kørsel fra AS/ Indkøb uden disponering? Nej Udtræk MRP nedbrydning råvarer Vurdere disponeringsgrundlag (indkøbsgrundlag) Afstemning grundlag med andre? Ja MRP-kørsel fra AS/ Afstemning disponeringsgrundlag Ja Procesarbejde giver Fælles overblik over hvordan forretningen arbejder Afstemning af roller og ansvarsområder Grundlaget for optimering og reduktion af manuelle rutiner Evt. tankindkøb med input fra planlægger Evt. Holland-ordre (intercompany) med input fra CSC Nej Oprettelse af indkøb Aftale med leverandøren? Ja Nej Kontakt leverandøren for afstemning Igennem optimering og procesarbejde sættes krav til IT-understøttelse Synliggøre behovet for data og integration Oprettelse af pris, mængde og ønsket levering Fremhæver papirflow og rapporteringsbehov Leverandørbekræftelse Følgeseddel Leverandørordre Leverandørfaktura Leverandørordre Afsendelse af via mail/fax bestilling til leverandør Opdatere systemet med bekræftet levering Kopi/afsendelse Leverandørordre af lev.ordre til varemodtagelse Varemodtagelse ankomstregistrering i system Registrere lagertilgang og rigtig pris Besked til kvalitet om varemodtagelse Opdatér leverandørkontrakt ud fra leverandørfaktura Returnering leve randørrordre med notater/batchnr. Arkivering af leverandørordre Følgeseddel og følgeseddel Kopi af leverandørordre Leverandørordre Følgeseddel Øget forretningsforståelse på tværs Forståelse for behovet for en forandring Involvering af medarbejdere Ejerskabet ud i forretningen Mulighed for at sætte benefits på investeringen m.m. Leverandørordre Slut

10 Generelle betragtninger vedr. processer Et design af en digitaliseret proces er først færdig, når vi ikke kan fjerne mere kompleksitet og funktionalitet. Et IT-system er først færdigt, når vi ikke kan fjerne mere funktionalitet, og det stadig opfylder sit formål.

11 Projekttilgang Projektmål Organisation Processer Teknologi Resultat 3 Forretningsdrevet: Synlige økonomiske og ikkeøkonomiske benefits Ledelsen sætter forretningsmål til projektet og involverer medarbejderne Nye optimerede processer som en kombination af forretningsmål og it-system It-system Forandringsvillighed => Højeffektiv organisation 2 Procesdrevet: Implementering af best practiceprocesser Gammel organisation Nye optimerede processer baseret på it-system It-system Organisation med best practiceprocesser 1 Traditionelt: Nyt it-system Gammel organisation Eksisterende processer It-system Hurtig implementering, men gammel organisation

12 Identificerede processer hos Odense kommune 10A. Økonomi og finans processer Opr., vedligeh. og godk. af leverandører Opr. og vedligeh. af debitorer Posteringsbilag i ØS (bankindb.) Håndt. og sagsbeh. af bankkonti Kontoafstemninger Årsregnskab Likviditetsstyring Håndt., sagsbeh. og bet. af formue og lån Adm. af fuldmagter vedr. bank Revision 01. Finans & controlling Håndt. og sagsb. af lån til bet. af ejd.skat Håndtering af personalegoder Ledelsesinformation Håndt. og afregn. af kommunemoms Håndt. og sagsbeh. af legater Bogføring Håndt. og afregn. af B-skat Vedligeholdelse af drift (ERFA, ØS, moms mv.) Håndt. og afregn. af registr. moms Håndt. og afregn. af E-indkomst Udvikling af ØS Håndtering af afviste bogførte bilag Håndt. og afregn. af energiafgifter Afholdelse af undervisning Moms controlling Controlling Support og vejl. i ØS, banker og VP Opkrævning Omkostningsregnskab Udbetaling af kirkelige midler Udv. og vedligeh. af økonomistyringsregler Udbet. af udenlandske betalinger Koordinering af ØS-netværk Håndt.og afst. af aktiver Afregn. af tilskud fra staten 02. Økonomistyring Bogføring af bilag, fakturaer og E- bilag Indberetn. til SDløn Indber. af tillægsbevill. og overførsler Opr. og vedl. af kontoplan Inddat. af budget Anlægsstyring Udtr. af standard rapporter Adm. af puljemidler Opbygn. og udtræk af bestilte rapporter Indkøb og E- handel Vedligeh. af budgetter Udbetaling af tilskud Opr. af fakturaer Betaling Løb. opfølgning på budgetter Deltagelse i ERFA-grupper Budgetopfølgning & Udvikling Fyn Stikprøvekontrol af bilag < 10A0.000 kr Adm. af fonde Afstemning (mellemregn. mv.) Budgetomplaceringer 03. Ejendomsskat Håndt. af ejerskifte Opr. af nye ejendomme Vedligeh. af matrikelregistrering Håndt. af bidragsregister Opdeling af ejerlejligheder Håndt. af bygninger på lejet grund Årlig skatteberegning Løbende skatteændringer Lån til betaling af ejd.skat Håndt. af refusioner ved køb/salg Håndt. af pers. henvendelser Håndtering af 7 og 8 fritagelser Håndt. af ændr. i erhv. dækn.afgift 04. Lønteam DP-refusion Barselsudligningsrefusion Tjenestemandspension Opkrævning Fraværsadm.- support Løntilskud, vederlag mv B-skemaer rejsegodtg Feriekort Lønsupport Lønbogholderi Afstemninger Fejlretning - lønsager Lønbogholderi Afregninger Håndtering af akutjob SD-bogholderi Lønindkrævning Øvrige opgaver Ad hoc opgaver Ferieoverførsel Rel. til Lønteam Øvrig lønadministration Frit valg og KTO Arb.givererklæring Aconto betaling 05. Opkrævning Håndtering af girokonto Håndtering af bankkonti Afstemning af bankkonti mv Afskrivning - restancer Håndtering af udbetalinger Flytning af påligning Flytning af indbetalinger Manuel påligning Afregning i rekvirentcentret E-bilag indbet. og Safepay

13 Eksempel: Indberetninger til ministerier, Danmarks Statistik Central Økonomi Forvaltning Økonomi- og Indenrigsministeriet Danmarks Statistik Start Udtræk rapporter i ØS (foreløbige data) Registr. i Excel Udsend til kontrol Egenkontrol af budget i Excel Udtræk rapporter i ØS (godk. budget) Registr. i Excel Udsend til kontrol Kontrol med kommentarer OK med kommentarer Udtræk rapporter fra ØS Indtast i IM-system Modtag indrapportering Accept fra IM Ja Bemærkning? Send info om fejl Send accept Nej Nej Ret fejl Send til Danmarks Statistik Tjek indberetning OK? Ja Accept fra Danmarks Statistik Send accept Slut

14 Eksempel prioritering Nr Emne Potentiale Kan man få berigede oplysninger ind således der kun skal laves en prod.kørsel ,- kr. /år Kontrol >50.000, ,- kr./år Mangler der en pris? og afstemmes med ESR?? Til Regionen?? Til SygehusAdm? ,- kr./år til 017 Faktura print og forsendelse kr/år Hele Processen Eliminering af de 10-15% fejl, med 50% ,- til ,- kr/år ialt til kr./år

15 Implementering ØS Indsigt Aftale Analysefasen Implementering Uddannelse Test Drift

16 Implementering ØS Indsigt - Analysefasen 2 EGP Analysefasen As is v2 EG Start Kommune Opr. leverandør Version Side 1/ september 2012 Formål: Analysefasen skal tilvejebringe grundlag for Løsningsbeskrivelse eller Afklaringsfasen skal godtgøre at Kravspecifikationen er besvaret på en måde så alle er enige om formuleringen. Input: Besvarelsen af kravspecifikationen Output: Kundegodkendt milepæl for at gå videre eller udtræden. 2.1 Organiser projekt 2.3 Afhold projektkickoff 2.2 Information om projektdeltagere Nr. 2.1 Beskrivelse EG: Projektorganisationen bemandes i samarbejde med Kommunen (arbejdsgrupper etableres og bemandes) 2.2 Kommune bidrager med peroner 2.4 Fastlæg hovedtidsplan 2.3 EG: projekt kickoff afholdes hos Kommunen 2.4 EG: hovedtidsplan udarbejdes i samarbejde med kommunens projektgruppe 2.5 Tilpas implementeringsplan til årshjul 2.6 Input omkring årshjul 2.5 EG Implementeringsplanen tilpasses årshjulet for systemet og kontraktens hovedtidsplan tilpasses 2.6 Kommunen kommer med sit årshjul 2.7 Afdæk konkrete processer + krav 2.7 EG Kravspecifikationen holdes op mod konkrete processer og krav 2.8 EG Detail beskrivelse af datakonvertering 2.8 Detailbeskriv datakonvertering 2.11 Vurder snitflader ift. standard 2.9 Input til datakonvertering 2.12 Input til snitflader og tilhørende data 2.10 Input til datakonvertering part oplyser igennem Kommunen hvorledes data er organiseret og kan leveres til konvertering Møde med opr. leverandør for fastlæggelse af leverancer i forbindelse med datakonvertering 2.11 Kan eksisterende snitflader anvendes eller skal der tilføjes nye 2.12 Hvilke snitfladeformater anvendes fra 3. parts systemer Planlæg oprettelse af ej konverterede data 2.13 EG planlæg oprettelse af ej konverterede data DVS data som det enten ikke kan betale sig at behandle elektronisk eller det reelt ikke kan lade sig gøre Afklar parameteropsæt + valideringsregler 2.15 Input til param. opsæt+validering 2.14 EG Parametre opsættes og valideres op mod 2.15 Kommunen giver input til parametre og valideringsregler 2.16 Planlæg uddannelse (tilpas årshjul) 2.17 Input til udd.plan og lokaler 2.16 EG Uddannelsesforløb fastlægges og tilpasses 2.17 Kommunen giver input til uddannelsesplan og lokaler 2.18 Planlæg fysisk installation 2.19 Input til fysisk installation 2.18 EG Driftscenter bliver aktiveret med henblik på at systemet skal etableres (fysisk installation) 2.19 Kommunens it-afdeling giver input til fysisk installation Phase

17 Implementering ØS Indsigt - Datakonvertering 1 EGP Konvertering As is v1 Opr. leverandør Kommune EG Version september 2013 Formål: Input: Løsningsbeskrivelse (hvad konv. + plan) Output: Kundegodkendt konvertering Start Nr. Beskrivelse 1.3 Modtag bestilling af test- og prod.konvertering 1.2 Bestilling af test og prod.konvertering 1.1 Input til bestilling af konvertering 1.1 EG udarbejder bestillingsgrundlag til Kommunen, som sender den videre til opr. lev. 1.2 Bestilling sendes fra Kommune til opr. lev. 1.4 Send data og beskr. til testkonvertering 1.7 Opret data til ej konverterede kartoteker 1.5 Tilret konverteringsprogrammer og scripts 1.6 Kør testkonvertering 1.3 Bestilling modtages. Bestillingen indeholder ønsker til Data's form og ønske om tidspunkter m.h.t. 1. konvertering og 2.(endelig) konvertering. Findes kontrol materiale bestilles dette også 1.4 Data afsendes til EG m.h.t. 1.konvertering (=Test) 1.5 EG Tilretter data laver konverteringsprogram (scripts) 1.8 Evaluer testkonvertering 1.6 EG kører TEST nr Kommunen opretter data til ej konverterede kartoteker 1.9 Konvertering. OK? Ja 1.11 Meld OK til EG Nej 1.10 Rapporter fejl og mangler 1.12 Konverter historiske data til prod.miljø 1.8 Kunden evaluerer konvertering nr Kunden vurderer om testkonverteringen er OK 1.10 Hvis nej tilbage Rapport om fejl til EG Tilretter 1.11 Hvis ja Rapport med "OK" til EG 1.14 Send data til produktionskonvertering 1.13 Frigiv miljø til uddannelse og test 1.12 EG konverterer historiske data til prod. miljø 1.13 EG frigiver miljøet til Uddannelsesformål 1.14 Opr. lev. sender data (2. konvertering) til Prodmiljø 1.16 Evaluer konvertering til produktion 1.15 Konvertering til produktion 1.15 EG modtager prod data, der konverteres 1.16 Kommunen Evaluerer hvis fejl så loop hvis ja går Kommunen i drift Konvertering OK? Ja 1.20 Godkend konvertering til produktion Nej 1.18 Rapporter fejl og mangler 1.19 Tilret konverteringsprogrammer og scripts 1.21 Sæt system i drift 1.17 Kunden vurderer om produktionskonvertering er OK 1.18 Hvis nej tilbage rapport om fejl til EG tilretter 1.19 EG tilretter data eller konverteringsprogram 1.20 Hvis ja rapport med "OK" til EG Slut 1.21 EG sætter systemet i drift

18 Brugervenligt system med funktioner der passer til opgaverne

19 ØS Indsigt Moduler Standard Nye på vej E-Bilag Bogføring Udbetaling E-Afstemning Regnings debitor Kontoplan Central/Decentral Rejse ansøgning Budget prioritering Anlæg/Aktiv Budget Rapportering Forventet regnskab Debitor Bis-Y E-handel Analyse LIS SD Løn Ressourcestyring Disponering Optioner

20 ØS Indsigt Budgetsprioritering - Proces

21 ØS Indsigt Integrerer sømløst Vi vil holde den enkelte bruger i fagsystemet, måtte det være bibliotek, kontanthjælp, indkøb eller ressourcestyring. Det betyder, at for disse løsninger kan den enkelte bruger f.eks. godkende bilag, og udføre en række af de økonomi-processer, som ellers ville skulle udføres i økonomisystemet, der hvor den decentrale bruger befinder sig. EKSEMPLER PÅ SNITFLADER OG INTEGRATIONER Lønsystem (SD, KMD) Ressourcestyring AS2007 KMD fagsystemer Biblioteksystemer Indkøb Div Finansielle Institutioner Caretaker DataWarehouse (SAS / Targit / MS SQL)

22 ØS Indsigt Nem brugeradministration Brugeradministration, rollestyring og brugergrænseflader Mens det, set ovenfra, kan være en ulempe, at man i EG s koncernøkonomiløsning skal vedligeholde roller og rettigheder mere end eet sted, er det faktisk en fordel, idet styringen af disse kan foregå decentralt, hvilket gør rollestyringen nemmere Central brugerstyring Brugerstyring i systemet I det reelle brug af løsningerne er der faktisk begrænset overlap mellem brugerene på de enkelte løsningsområder. Det er også erfaringen at central rollestyring bliver utrolig svært at overskue, med mange fejl til følge. ØS Indkøb Løn Debitor

23 ØS Indsigt med licens til Jaspersoft BI Copyright: Jaspersoft Corporation

24 ØS Indsigt Analyse eksempel

25 ØS Indsigt Analyse eksempel

26 ØS Indsigt Brugervenligt design til centrale brugere

27 ØS Indsigt Brugervenligt design til decentrale brugere

28 ØS Indsigt Centrale ledelsesfordele

29 ØS Indsigt Centrale brugerfordele

30 ØS Indsigt Decentrale brugerfordele

31 ØS Indsigt Decentral ledelsesfordele

32 ØS Indsigt Samlet set: En løsning hvor alt integrerer ØS Indsigt bygger på optimale arbejdsprocesser, hvor brugere og konsulenter har skabt best practice forløb til organisationens behov, som softwaren er udviklet til at understøtte optimalt. ORGANISATION TEKNOLOGI PROCESSER

33 Hvorfor vælge ØS Indsigt? Fordi: Du ønsker sikker drift, men er progressiv og ønsker mere end gennemsnittet Du ønsker indflydelse på dine egne processer, og ønsker at effektivisere opgaveløsningen EG og ØS Indsigt sikrer at du kan nå disse ambitioner Du ønsker optimal systemunderstøttelse af økonomiopgaven i fremtiden Du ønsker ikke, at blive præsenteret for ekstraregninger når ændringer skal implementeres

34 Spørgsmål

35 ØS Indsigt Effektiv økonomistyring i kommunerne KI Konference 2013 Tommy Nielsen