I dette notat beskrives baggrunden for samt overvejelserne omkring oprettelsen af et internt vikarkorps i enhedsplejen i Gladsaxe Kommune.

Transkript

1 GLADSAXE KOMMUNE Social- og sundhedsforvaltningen Pleje- og omsorgsafdelingen Bilag: Notat om oprettelse af internt vikarkorps Dato: Af: Adam Permin NOTAT I dette notat beskrives baggrunden for samt overvejelserne omkring oprettelsen af et internt vikarkorps i enhedsplejen i Gladsaxe Kommune. Årsager til oprettelse af vikarkorps Med oprettelsen af et internt vikarkorps er det muligt at opnå fordele for kommunens økonomi, kommunens borgere samt kommunens personale. Bedre udnyttelse af ressourcer Oprettelsen af et internt vikarkorps kan bidrage til en mere effektiv udnyttelse af ressourcerne. Først og fremmest spares ressourcer til at kontakte forskellige private bureauer, hvilket er meget tidskrævende. I denne forbindelse skal det fremhæves, at det især er ledelsesressourcer, der frigives til andre opgaver, hvilket giver mulighed for øget indsats for udviklingen af enhedsplejen. Ved oprettelsen af et vikarkorps opnås der endvidere mulighed for en bedre udnyttelse af de eksisterende ressourcer blandt kommunens medarbejdere, idet deltidsansatte medarbejdere får mulighed for at arbejde ekstra timer som vikarer. Da der er mangel på uddannet arbejdskraft i plejesektoren, giver vikarkorpset således grundlag for, at uddannet deltidsansat personale kan bidrage med flere arbejdstimer til enhedsplejen. Anvendelsen af vikarer fra et internt vikarkorps, der bl.a. består af kommunens fastansatte plejepersonale, giver også mulighed for en ressourcebesparelse, da introduktion af nye vikarer til kommunens regler, standarder og kommunikationsredskaber (Rambøll Care og PDA) bliver minimeret. Vikarerne fra det interne vikarkorps kender i forvejen til disse regler, standarder og kommunikationsredskaber, da de arbejder som fastansatte i kommunens enhedspleje i forvejen. Ved anvendelse af vikarer fra private vikarbureauer skal disse vikarer først introduceres til arbejdet i kommunen, og derfor giver oprettelsen af et internt vikarkorps grundlag for en ressourcebesparelse i forhold til dette. Derudover kan et effektivt vikarkorps understøtte BUM-modellen, idet et vikarkorps giver mulighed for en meget fleksibel arbejdsstyrke, der kan tilpasses borgernes konkrete behov, der står i centrum i BUM. Udnyttelsen af ressourcerne med udgangspunkt i borgernes behov bliver derfor understøttet af et internt vikarkorps. Oprettelsen af et internt vikarkorps skal også ses i forlængelse af det stigende vikarforbrug i kommunen. Som det fremgik af SSU-møde , sag nr. 102 er Gladsaxe Kommunes udgifter til private vikarbureauer steget kraftigt fra 2001 til 2005 og har nået et beløb på 19,1 mio. kr. i Dermed har vikarforbruget nået en størrelse, hvor det bliver økonomisk muligt for Gladsaxe Kommune at etablere sit eget interne vikarkorps, dvs. at administrationsomkostningerne til et internt vikarkorps står i økonomisk forhold til udgifterne ved det eksisterende vikarforbrug. Med et internt vikarkorps bliver det derudover muligt at reducere omkostningerne til vikarforbruget, idet distrikternes udgifter til køb af vikarer fra et internt vikarkorps kun skal dække omkostningerne ved driften af vikarkorpset samt vikarløn. Ved køb af vikarer fra private bureauer skal der også betales til bureauernes indtjening på leverancen af vikarer. Det forventes dog, at der efter oprettelsen af det interne vikarkorps stadig i et vist omfang vil være behov for at bruge vikarer fra private vikarbureauer, da der er arbejdskraftmangel på plejeområdet. J. nr A00 Sag: 2006/

2 Øget tilfredshed hos borgerne Derudover har Gladsaxe Kommune gennemført en brugertilfredshedsundersøgelse på hjemmeplejeområdet, der blev behandlet på SSU-møde , sag nr Af denne undersøgelse fremgår det, at der er en faldende tilfredshed med hjemmehjælpen i forhold til brugertilfredshedsundersøgelsen i Etableringen af et internt vikarkorps kan bidrage til en højere tilfredshed på hjemmehjælpsområdet ved at sikre en mere stabil leverance af hjemmehjælp til borgerne samt en reduktion i antallet af forskellige hjemmehjælpere i den enkelte borgers hjem. Ved at etablere et internt vikarkorps der kun leverer vikarer til Gladsaxe Kommune, bliver det muligt at sikre leverancen af vikarer i højere grad end det er tilfældet for private bureauer, der også leverer vikarer til andre kommuner. Derudover sikrer et internt vikarkorps en reduktion i antallet af forskellige hjemmehjælpere i hjemmet, idet man undgår den nuværende situation, hvor man køber forskellige vikarer fra de forskellige private bureauer, der er i stand til at levere på det pågældende tidspunkt. Med et internt vikarkorps bliver vikarerne altid leveret fra samme gruppe af vikarer, og dermed sikres en reduktion i antallet af forskellige hjemmehjælpere, der leverer ydelser til den enkelte borger. Et ensartet serviceniveau til borgerne Et internt vikarkorps kan også bidrage til et ensartet serviceniveau for borgerne i kommunen. Et internt vikarkorps, der bl.a. består af kommunens fastansatte plejepersonale, sikrer, at vikarerne kender kvalitetsstandarderne i Gladsaxe Kommune, og derfor vil oprettelsen af et vikarkorps kunne bidrage til et ensartet serviceniveau overfor borgerne. Ved anvendelsen af vikarer fra forskellige private bureauer er der ingen garanti for, at vikarerne kender til de konkrete kvalitetsstandarder i Gladsaxe Kommune. Bedre forhold for personalet Endelig kan et internt vikarkorps bidrage til et forbedret arbejdsmiljø for de fastansatte i enhedsplejen. Hvis sygdom, ferie etc. skal dækkes internt på arbejdspladsen af de tilstedeværende medarbejdere, medfører det overarbejde og nedslidning. Dette medfører større sygefravær og dermed skabes en ond cirkel. Med et vikarkorps bliver det muligt i højere grad at sikre afløsere til arbejdspladserne og dermed undgås den onde cirkel. Derudover understøtter et internt vikarkorps arbejdet med at reducere risikoen for arbejdsskader for medarbejderne i enhedsplejen. Ved at benytte vikarer fra vikarkorpset, der i forvejen er fastansatte i kommunens enhedspleje, giver det mulighed for at arbejde systematisk med forhindring af arbejdsskader også for vikarerne, da de i forvejen kender reglerne på området. Vikarkorpset kan også medføre faglig og personlig udvikling for medarbejderne, idet de får mulighed for at prøve forskellige arbejdsopgaver og under forskellige betingelser. Dermed kan vikarkorpset bidrage til den faglige og personlige udvikling, som medarbejderne bl.a. har efterspurgt i Personaleafdelingens rapport fra 2004 om rekruttering og fastholdelse af personale på omsorgsområdet. Et internt vikarkorps kan også understøtte medarbejdernes frihed til at vælge, hvor mange timer de individuelt ønsker at arbejde. Mange deltidsansatte i enhedsplejen har valgt at blive ansat som deltidsansat, fordi det giver dem frihed. Med oprettelsen af et vikarkorps får deltidsansatte medarbejderne endnu bedre mulighed for at tilpasse omfanget af deres arbejdsliv til deres individuelle behov, idet de kan vælge at tage vikarvagter på tidspunkter og i perioder, der passer ind i deres liv. Rekruttering og fastholdelse Vurdering af rekrutteringsbehov For at estimere kapacitetsbehovet i vikarkorpset og dermed rekrutteringsbehovet til opstarten af vikarkorpset skal der foretages en analyse af historiske data for distrikternes vikarforbrug. Til denne analyse vil data og konklusioner fra benchmarking-undersøgelsen mellem Gladsaxe Kommune og Lyngby-Taarbæk Kommune på vikarforbruget blive anvendt. Benchmarkingundersøgelsen blev behandlet på Social- og Sundhedsudvalgets møde , sag nr Der skal udpeges: 2

3 sæsonudsving behovet for de forskellige faggrupper tidspunkt på døgnet (dag, aften) weekendvagter kortvarige/langvarige vikariater kort-varsel vikariater ude/inde forskelle mellem distrikter. På nuværende tidspunkt forventes en stabil efterspørgsel på basispersonale, men en mere svingende efterspørgsel efter sygeplejersker. For at kontrollere resultaterne af analysen af de historiske data kan det være relevant at sammenligne med: vikarforbruget for enkelte distrikter i en periode i 2006 ud fra fakturaer registrering af vikarforbruget i en periode spørgeskemaer til distrikterne om vikarforbruget Derudover skal der være mulighed for løbende i driften af vikarkorpset at vurdere, hvor mange vikarer der er behov for, og hvilken type vikarer der er behov for. Der skal således være en systematisk sammenligning af kapaciteten og efterspørgslen. Denne systematik bør kunne håndteres IT-mæssigt. Målgrupper for rekruttering Som tidligere nævnt satses på at rekruttere deltidsansatte medarbejdere i enhedsplejen til vikarstillinger i det interne vikarkorps. På baggrund af erfaringer fra andre kommuner, der har oprettet et internt vikarkorps, må det forventes, at der er et rekrutteringspotentiale blandt de deltidsansatte i kommunen, der kun arbejder indtil midt på dagen. Erfaringer fra andre kommuner viser endvidere, at der skal sikres en kerne af meget fleksible vikarer, der kan tage vikariater med kort varsel. Denne kerne skal være sikret fra starten samt løbende vedligeholdes, således at vikarkorpset kan levere, hvad kunderne forventer. For at udbrede kendskabet til vikarkorpset blandt de ansatte i kommunens enhedspleje kan muligheden for at arbejde som vikar indgå som et element i PUS-samtalerne mellem leder og medarbejder. Muligheden for at arbejde som vikar kan bruges som en jobrotation, hvor man prøver forskellige arbejdsopgaver og i forskellige sammenhænge. Dermed kan vikarkorpset som tidligere nævnt anvendes som et redskab til den faglige og personlige udvikling, som medarbejder efterspørger. Det skal i den forbindelse fremhæves overfor medarbejderne, at de beholder deres eksisterende ansættelsesvilkår i deres nuværende job, og at de kan prøve at arbejde som vikar i en begrænset periode. Ansættelsesvilkårene som fastansat bliver altså ikke påvirket af, at man arbejder som vikar i kommunens interne vikarkorps. Endelig kan det være relevant at bruge de daglige ledere som rekrutteringskanaler til vikarkorpset. De daglige ledere har den daglige kontakt til de enkelte medarbejdere, og derfor har de daglige ledere fornemmelse for, hvilke medarbejdere der evt. kunne være interesseret i at arbejde som vikar og har kompetencerne til arbejdet. Fastholdelse af vikarer Der skal skabes rammer for vikarerne, således at de, der kun har vikararbejde og intet fast arbejde, får et referencepunkt, hvilket er nødvendigt deres omskiftelige arbejdsbetingelser taget i betragtning. Der kan afholdes møder med vikarerne, lederen af vikarkorpset og distriktsledere, hvor problemstillinger vendes og erfaringer kan deles. Der skal derudover sikres en struktureret og kontinuerlig kommunikation til vikarerne i form af nyhedsbreve samt mulighed for, at vikarerne kan møde op på vikarkorpset for at tale om problemer, muligheder, forbedringsforslag etc. 3

4 Ansættelsesvilkår Personaleafdelingen og de faglige organisationer inddrages i forhold til fastlæggelse af ansættelsesvilkår for vikarerne. Arbejdstidsaftalerne på området skal overholdes. Der er oprettet et vikarkorps i Skive Kommune, og der kan derfor hentes inspiration til ansættelsesvilkårene i de aftaler, som Skive Kommune har indgået med de faglige organisationer. Det vurderes, at der skal tilbydes højere timeløn til vikarer end timelønnen for fastansatte for at tiltrække vikarer. Jo mere fleksible vikarerne er, des højere løn. Derudover skal vikarerne sikres de samme rettigheder mht. uddannelse, PUS og ny løn som fastansatte for at sikre, at vikarjobbet er attraktivt. Struktur Der oprettes et fælles vikarkorps for hele kommunen og for alle faggrupper. Derved opnås stordriftsfordele, hvilket reducerer administrationsomkostningerne samt samler erfaringerne ved drift af vikarkorps i en organisatorisk enhed. Vikarkorpset bør være en selvstændig enhed med selvstændig økonomi. Dermed bliver det muligt løbende at vurdere økonomien i, at kommunen driver eget vikarkorps. Derudover bliver det muligt at sikre lokal handlefrihed mht. arbejdstilrettelæggelse og udviklingstiltag i vikarkorpset indenfor de generelle rammer, der gælder for kommunens virksomhed. Der sigtes på at lave en intern kontrakt med vikarkorpset, ligesom der gælder for distrikterne i PLOMS. Med hensyn til den organisatoriske placering af vikarkorpset skal lederen af vikarkorpset referere til afdelingschef Herle Klifoth, PLOMS. Med hensyn til den fysiske placering af vikarkorpset er en mulighed at anvende lokalerne på Søborg Hovedgade, Buddingecentret, da hjemmeplejegruppen her flytter til Kildegården. Alternativt skal der lejes lokaler. Regler For at sikre et godt samarbejde mellem vikarkorpset og hhv. deres kunder og vikarerne er det nødvendigt at opstille nogle regler, der skal håndtere modstridende krav og forventninger på en acceptabel måde. Kunderne Der skal formuleres prioriteringskriterier for, at vikarkorpset kan prioritere mellem vikarbehov fra forskellige grupper/distrikter. Hvis der er akut behov for vikarer til forskellige grupper, skal vikarkorpset være i stand til at prioritere hvilke behov, der er vigtigere end andre. Disse kriterier skal gælde for alle distrikterne. For at sikre at vikarkorpset ikke undermineres, skal det ikke være tilladt for de enkelte distrikter selv at bestille vikarer fra private bureauer. Vikarkorpset har monopol på at bestille vikarer fra private bureauer, hvilket sker i de tilfælde, hvor korpset ikke selv kan levere. Fordelen ved denne ordning kan også blive større forhandlingsstyrke overfor de private bureauer, samt koncentration af viden om hvilke bureauer der er leveringsdygtige eller leverer med rette kvalitet. Sidstnævnte forhold kan bidrage til bedre indkøb af vikarer. Derudover skal det præciseres overfor distrikterne, at de stadig i forbindelse med ferier skal sørge for at få dækket personalebehovet via deres fastansatte personale eller ferieafløsere. Et enkelt distrikt skal således ikke kunne bruge hele vikarkorpsets kapacitet i forbindelse med en ferie, men derimod skal der være solidaritet mellem distrikterne. Der er dog fortsat incitament til at bruge fastansatte som ferievikarer i stedet for vikarer fra vikarkorpset, idet vikarer fra vikarkorpset skal have en højere timeløn. 4

5 Vikarerne For vikarernes vedkommende skal det være op til den enkelte medarbejder, hvor meget hun vil arbejde som vikar. Der skal ikke være nogen minimumsgrænse. Denne regel skal sikre, at flest muligt fastansatte medarbejdere melder sig som vikarer. Administration Vikarkorpset skal have åbningstid kl på hverdage og lørdage. Indenfor dette tidsrum skal kunderne kunne kontakte vikarkorpset. Derudover skal der formentlig være en form for rådighedsvagt, hvor en medarbejder fra vikarkorpsets administration står til rådighed på mobiltelefon for kunderne i tilfælde af akutte vikarbehov. Rådighedsvagten sørger derefter for at skaffe den ønskede vikar. Kapaciteten i administrationen skal kunne dække, at der er stor udskiftning blandt vikarerne. Der skal således være kapacitet til en vedvarende uddannelsesindsats af nye vikarer og håndtering af nye vikarers behov. Derudover skal administrationen have kapacitet til at kunne håndtere sygdom, ferie etc. i administrationen. IT Der skal undersøges muligheder for, hvilke IT-systemer der kan understøtte driften af vikarkorpset. Især er det vigtigt, at IT-systemet kan håndtere at matche kundernes behov med vikarerne: 1. match på kundens behov og vikarens kvalifikationer 2. match på tidspunkt for vikariat og ledige vikarer Derfor skal IT-systemet kunne registrere kvalifikationer samt ledige tidspunkter. Korpsets IT-system bør ideelt set kunne arbejde sammen med Rambøll Care. Derudover bør elementer som lønsystem, vagtplanlægningssystem og økonomisystem indgå i IT-løsningen. Der skal findes et regningssystem til vikarkorpset, når distrikterne skal debiteres. ØS kan måske bruges til dette. Betalingen mellem distrikterne og vikarkorpset kan foregå via ØS gennem en omkontering, hvilket er den nemmeste måde. Alternativt via elektronisk faktura. Fakturaerne skal kun registrere, hvilken type vikar der er anvendt og tiden. Ydelsen, der er blevet leveret, er irrelevant. Distrikterne sørger for kørelister til vikarerne. Der skal således være adskillelse mellem vikarkorps og distrikter på samme måde, som der er mellem private bureauer og kunderne. Ydelser Der satses fortrinsvist på at levere uddannet personale som vikarer, hvilket sikrer den faglige kvalitet. Fokus på den faglige kvalitet er nødvendig, når der er tale om vikarer, der skal overtage opgaver med kort varsel og som i høj grad på hjemmehjælpsområdet skal kunne træffe selvstændige beslutninger. Omkostninger og priser Timepriser afklares på et senere tidspunkt, når der er klarhed over omkostningerne til driften af vikarkorpset. Disse timepriser skal løbende sammenlignes med de private vikarbureauers priser for at sikre, at det interne vikarkorps kan levere vikarer billigere end de private bureauer. Interessenter Med henblik på at etablere et godt samarbejde med de forskellige interessenter, som vikarkorpset kommer i berøring med i forbindelse med dens virksomhed, vil det være hensigtsmæssigt at lave strukturerede relationer til disse interessenter. 5

6 Relationen mellem vikaren og arbejdspladsen Der skal gennemføres en informationskampagne til de fastansatte, så de kan se fordelene ved vikarerne og tager godt imod vikarerne, hvorved det gode samarbejde sikres. Blandt argumenterne til de fastansatte for anvendelsen af vikarer er, at anvendelsen af vikarer reducerer arbejdspresset ved kollegaers fravær. Derudover giver anvendelsen af vikarer mulighed for, at man kan komme på kursus eller holde ferie på tidspunkter, der passer en selv. Der skal udvikles koncepter for, hvordan vikarerne skal starte på arbejdspladsen, samt for hvordan arbejdspladsen skal tage imod vikaren med henblik på at sikre det gode samarbejde samt den gode service til borgerne. Relationen mellem vikarkorpset og kunderne Distrikterne skal være forberedte på, at vikarkorpset ikke altid kan levere og især ikke i opstartsfasen. Derfor skal forventningerne hos distriktsledere, souschefer og daglige ledere være rimelige, hvilket skal sikres gennem information herunder gennem DL. Der skal udarbejdes en manual til kunderne for, hvordan samarbejdet med vikarkorpset fungerer: hvordan bestiller man en vikar, hvilke oplysninger skal vikarkorpset have for at skaffe den rette vikar, hvilke priser, hvordan klager man over en vikar etc. Manualen kunne evt. ligge på en hjemmeside i et printvenligt format. Derved sikres, at manualen kan opdateres. Der skal arbejdes med en struktureret og kontinuerlig kommunikation til kunderne, så de har kendskab til udviklingen i vikarkorpset herunder nye tiltag. Der kan udsendes et regelmæssigt nyhedsbrev til kunderne over mail. Relationen mellem vikarkorpset og fagforeningerne Der skal etableres en struktureret relation til de faglige organisationer for at sikre et godt samarbejde. Der kan etableres en gruppe med deltagelse af lederen af vikarkorpset, fagforeningsrepræsentanter o.a., der orienterer hinanden om ændringer samt diskuterer problemstillinger, der opstår under etableringen af vikarkorpset og efterfølgende under driften af korpset. 6