Referat fra generalforsamling 2018 for Vejlauget på Grøndalsvej

Transkript

1 1 Referat fra generalforsamling 2018 for Vejlauget på Grøndalsvej Torsdag den 22. marts 2018 blev der afholdt ordinær generalforsamling i Vejlauget for Grøndalsvej med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Valg af stemmetællere 3. Formandens beretning 4. Kasserens forlæggelse af regnskabet for 2017 til godkendelse 5. Kasserens forelæggelse af budget for 2018 herunder fastsættelse af medlemsbidrag 6. Behandling af indkomne forslag 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer 8. Valg af revisor 9. Eventuelt Der var 11 stemmeberettigende medlemmer til stede på generalforsamlingen (nr. 20, 29, 35, 36, 37, 48, 53, 56, 58A, 64 og 66) og en fuldmagt (nr. 39) Ad 1. Valg af dirigent Mogens Hallander blev valgt til dirigent og konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indvarslet med 14 dages varsel, idet indkaldelsen er omdelt d. 7. marts Ad 2. Valg af stemmetællere Mogens Hallander og Jørgen Koch blev valgt som stemmetællere. Ad 3. Formandens beretning Formand Torben Deciderius-Poulsen informerede om, at det havde været et roligt år i bestyrelsen trods mange aktiviteter og aflagde hermed beretning: Bestyrelsen for Vejlauget på Grøndalsvej har i 2017 haft primær fokus på de vedtægtsbundne opgaver: Vedligeholdelse af vejen Snerydning Rensning af vejbrønde Pasning/udskiftning af træer Vedligeholdelse af fortovene Varetage foreningens interesser i forhold til øvrige parter (f.eks. Kommunen) Herudover har vi på opfordring fra sidste års generalforsamling gennemført en overvågning af antallet af fremmede biler på Grøndalsvej. Optælling af fremmede biler For at tage sidste punkt først, så blev bestyrelsen bemyndiget til at anmode om en fornyet afstemning om vejens status (altså offentlig vej hhv. privat vej), hvis der i gennemsnit var mere

2 2 end 3 parkerede biler på Grøndalsvej. Vi har tidligere på året udsendt resultatet af denne overvågning resultatet var, at antallet af parkerede biler ikke oversteg den aftalte grænse. Bestyrelsen er derfor ikke gået videre med anmodningen om fornyet afstemning. Vedtægtsbundne opgaver Vejen: Forrige år fik vi udbedret en række begyndende revner, der har ikke været behov for yderligere reparationer i I forbindelse med iværksættelsen af det store byggeprojekt på 5. Juni Plads fik vi videodokumenteret hele vejen og det er således dokumenteret, at vejen var i fin stand før byggeprojektet startede. Dvs. evt. skader der måtte opstå under den 2-årige projektfase, skal udbedres for entreprenørens regning. Fortove: Der var mange slidte og skæve fliser ved starten af 2017, vi har fået udskiftet 42 fliser og har fået oprettet de værste af de skæve fliser. Flisearbejde er dyrt, så vi er nødt til at tage opretningen i etaper. Der er i 2017 udskiftet 42 fliser og oprettet tilsvarende mængde fliser. Bestyrelsen foretager vejsyn et par gange om året for at sikre sig, at flise-springene ikke bliver for store. Ved de samme vejsyn vil der blive holdt øje med ældre og evt. syge træer, som vil blive fornyet (NB: hold øje med svampevækst ved roden af træerne). Træer: Vi har udskiftet/nyplantet 16 træer i 2017 Det er planen at vi udskifter nogle få af de helt gamle træer i 2018 (hvor der fx er fare for at træerne vælter). Der bliver opsat vandingsposer ved alle nye træer. Beboerne opfordres til at passe egne træer og bl.a. sørge for, at fylde vand i vandingsposerne med jævne mellemrum især hvis sommeren bliver tør dette skal foregå i de første 3 4 år efter plantning. Bestyrelsen sørger for at vandingsposerne opsættes og nedtages. Snerydning: Vi har i vinteren 2017/18 haft en aftale med et lokalt firma, der på abonnementsvilkår sørger for snerydning, grusning og saltning. Det er intensionen at der benyttes et miljø godkendt smeltemiddel (EcoGrip) men dette har pt. ikke været tilgængeligt i små mængder. Vi har været meget tilfredse med ordningen, alle aftaler er blevet overholdt til punkt og prikke den har et fast månedligt bidrag (se regnskab) men ikke nogen uforudsete omkostninger eller svigt, som vi tidligere har oplevet.

3 3 Vejbrønde: Vi har fået tømt brøndene 2 gange i 2017 og vi ikke blevet informeret om, at der skulle have været nogen problemer med oversvømmelser i Vi opfordrer alle til løbende at rense fortove og rendesten ud for egen parcel. Vi vil meddele fremtidige tømninger af vejbrønde med ca. 2 ugers varsel, så beboerne har mulighed for at foretage oprensningen af rendestenene og sørge for, at der er fri adgang for arbejdskøretøjerne. Meddelelserne vil blive lagt på vejens hjemmeside og rundsendt pr. , til de beboere, der har oplyst adresse til foreningens kasserer. Orientering om skybrudssikring Kommunen har iværksat et stort projekt, der skal styre overfladevand væk fra veje og kældre. Det er på alle måder et godt og rigtigt projekt. Desværre for os betyder det at Grøndalsvej, og særligt området omkring 5. juni Plads, bliver hårdt belastet af byggeriet. Ved opstarten af projektet blev vejlaugets bestyrelse informeret om byggeplanerne, og vi fik lejlighed til at komme med forslag, der kunne mildne generne. Informationen er lagt ud på vejens hjemmeside. Vi har bl.a. aftalt, at der kun må være et lastvognstog på Grøndalsvej af gangen (så vejen ikke bliver blokeret), og at der skal holdes en max hastighed på 30 km/t det er på denne baggrund, at der er blevet etableret 2 vejbump om mod rundkørslen. Bestyrelsen vil fortsat lægge disse informationer op løbende på vejens hjemmeside i takt med at vi får dem. Bestyrelsen er den primære kontakt til byggeprojektet så evt. generelle henvendelser til byggeprojektet foregår bedst gennem bestyrelsen. I øvrigt henvises til de udførlige beskrivelser på kommunens hjemmeside. Der var følgende kommentarer til beretningen vedr. skybrudsikring: Der blev udtrykt bekymring for byggerodet på 5. juni plads og bekymring for vejens tilstand, når arbejderne er afsluttet. Der er registreret mange daglige transporter, og arbejdet afsluttes først i Lastbilerne vejer ca tons og det er tvivlsomt om vejens ringe vejkasse kan klare denne belastning. Byggelederen på byggepladsen har oplyst, at der vil køre 10 lastbiler pr. dag dvs. 20 kørsler på vejen, når betonarbejdet pågår. Bestyrelsen henviste til notat fra vejsyn med Frederiksberg Kommune (ligger på hjemmeside), og oplyste at hele vejen er videofilmet inden igangsætning af byggearbejderne, og at vejen skal afleveres i samme stand, som den er overdraget. Det blev besluttet at bestyrelsen med passende mellemrum retter henvendelse til projektleder for at opretholde en dialog om vejens vedligeholdelse og tilstand. Bestyrelsen sørger ligeledes for at der afholdes vejsyn også efter at anlægsarbejderne er afsluttet. Vejens beboerne med teknisk viden på området må meget gerne bidrage til dialogen. Janne Forslund forslog at indgå i dialog med Kommunen, om at kantsten oprettes i forbindelse med reetablering af vejen. Formandens beretning blev med ovenstående kommentarer enstemmigt godkendt.

4 4 Ad 4. Kasserens forlæggelse af regnskabet for 2017 til godkendelse Kasseren gennemgik de enkelte poster med følgende kommentarer: 1 beboer har ikke betalt kontingent. Der er renset regnvandsbrønde 2 gange i løbet af året. Der er brugt flere penge på nyplantning af træer men færre penge på opretning af fliser, så budget vedr. disse poster er overholdt. Regnskab viser et underskud på kr ,74. Der var forslag om, at der opkræves et beløb for filmoptagelser svarende til procedure for de forgående år. Kasseren oplyser, at der ikke har været forespørgsler om brug af vejen, men at der følges op på dette punkt. Regnskabet blev enstemmigt godkendt. Ad 5. Kasserens forelæggelse af budget for 2018 herunder fastsættelse af medlemsbidrag Kontingenter foreslås uændret i Kasseren gennemgik budget for 2018 med følgende kommentarer: Der er afsat et beløb til udskiftning af 3 træer (udskiftes kun efter behov). Der er afsat et beløb til udskiftning og opretning af fortovsfliser i mindre omfang. Budget indeholder en allerede indgået kontrakt på snerydning og grusning af fortov og en cykelbane på vej. Der var mulighed for at stille spørgsmål til regnskabet: Der var forslag om at bestyrelsens udgifter til møder m.m. honoreres. Der var spørgsmål til de øgede omkostninger til snerydning, hvor bestyrelsen v. Finn Kjærgård udtrykte stor ros til snerydningsfirma, som har været punktlig dvs. fejet sne og gruset før kl ved snefald. Derudover er der også fejet sne i dagtimerne ved vedvarende sne. Bestyrelsen oplyste derudover at der er indhentet flere tilbud på snerydning, og der er valgt det laveste bud. Kontrakten skal opfattes som en forsikring (ca. kr. 1000,- pr. parcel pr. år), og set i lyset af de forgående års udgifter til rydning uden valuta for pengene har ordningen været en succes. Kontrakten forsøges genforhandlet måske i en lidt anden udformning. Generalforsamlingen godkendte budget for 2018 med 11 stemmer for og 1 imod (fuldmagt). Ad 6. Behandling af indkomne forslag Der er ikke indkommet forslag til generalforsamlingen. Ad 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer Der var ikke andre kandidater og de opstillede blev valgt. Torben Deciderius-Poulsen ønsker ikke genvalg og forlader bestyrelsen. Torben takkes for indsatsen.

5 5 Følgende genopstillede og blev valgt: Jens Hestbech (nr. 64) Finn Kjærgård (nr. 66) Monique Kyhl (nr. 53) Inger Spanner (nr. 43) Følgende nyopstiller og blev valgt: Søren Henriksen (nr. 33) Ad 8. Valg af revisor Bente Rosenstand blev genvalgt. Ad 9. Eventuelt Fortove og fliser Der var forslag om at beboerne selv forestår udskiftning af knækkede fortovsfliser og sender regning til Vejlaug. Det blev besluttet, at det er bestyrelsen, der forestår udskiftning og opretning af fortovsfliser, så arbejdet udføres ensartet og tilpasset budgettet. Vandtryk En del beboere gav udtryk for at vandtrykket i de enkelte parceller er meget ringe og varierende. Nr. 58A har fået skiftet vandstik, hvilket har løst problemet. Det blev aftalt at Janne Forslund, som har kontaktet Frederiksberg Forsyning vedr. problemet, deler erfaringer fra besøget med bestyrelsen som lægger information på vejlaugets hjemmeside. Radon Janne Forslund oplyste, at de har fået foretaget målinger af radioaktivitet / radon i undergrund, og målinger i kælder viser forekomster, der ligger over grænseværdier. JF anbefalede at man foretager radonmålinger/tests, og anbefaler derudover at man ikke benytter kælderrum til ophold. Træer Janne Forslund oplyste at hun ikke fejer fortov og rendesten ud for nr. 37, før træet på vejstykket taber bladene (sker senere end de øvrige træer), og opfordrede til at nabo- og genbomatrikler rydder ud for nr. 37. Janne Forslund tilgav, at hun vil indbetale kontingentet for Vejlauget for Information til vejlaugets medlemmer ALLE opfordres til at orienterer sig på hjemmesiden der oplægges jævnligt nyhedsbreve. ALLE opfordres til at oplyse adresser, så informationer kan sendes ud pr. .

6 6 Formand takker af Torben Deciderius-Poulsen sagde tak for et forrygende år i bestyrelsen, som han nu forlader. Derudover takkede han dirigent Mogens Hallander for god ro og orden og takkede webmaster Jesper Sandfeld for at opdatere hjemmesiden løbende. Herefter afsluttedes generalforsamlingen kl Referent Monique Kyhl Dato: 26. marts 2018 Mogens Hallander Mogens Hallander Dirigent