Projektinitieringsdokument. Organisering af tværgående funktioner for forskning, talentudvikling, videnudveksling og uddannelse. Aarhus Universitet

Transkript

1 Møde i universitetsledelsen den 27. juni 2011 Punkt 1, bilag 1b: DFU PiD vedrørende de tværgående funktioner Projektinitieringsdokument Organisering af tværgående funktioner for forskning, talentudvikling, videnudveksling og uddannelse. Aarhus Universitet

2 1 Dokumentkontrol 1.1 Revisionshistorik Ændringsdato Forfatter Hvad er blevet ændret 9.maj 2011 JDO 1. udkast 14. juni 2011 FLA Gennemgået pga. styregruppens bemærkninger 1.2 Godkendelse Dato Navn Ansvar 9. maj, 2011 Ole Olsen 8. juni 2011 Styregruppen 2 Projektet 2.1 Kortfattet beskrivelse af baggrund for projektet Som konsekvens af den faglige udviklingsproces oprettes fire tværgående funktioner på Aarhus Universitet. De fire tværgående funktioner skal varetage tværgående strategiske opgaver inden for områderne og forskning, talent, videnudveksling og uddannelse. De tværgående funktioner ledes hver af én dekan og fire prodekaner. De tværgående funktioner ledes i 2011 af: Tværgående funktion for Forskning: Brian Bech Nielsen, Anne Marie Pahuus (Arts), Per Baltzer Overgaard (Business and Social Science), NN (Health), (Henrik Bindslev)Science and Technology) Side 2 af 8

3 Tværgående funktion for Talent: Svend Hylleberg, Anne Marie Pahuus (Arts), Jes Madsen (Science and Technology), Lise Wogensen Bach (Health), Per Baltzer Overgaard (Business and Social Science) Tværgående funktion for Videnudveksling: Allan Flyvbjerg, Jan Ifversen (Arts), Kurt Nielsen (Science and Technology), John Michael Hasenkam (Health), Frank Pedersen (Business and Social Science) Tværgående funktion for Uddannelse: Mette Thunø, Marianne Ping Huang (Arts), Tom Vindbæk Madsen (Science and Tehnology), Berit Eika (Health), Peder Østergaard (Business and Social Scien ce) De tværgående funktioner betjenes af AU Strategi og de relevante vicedirektører (AU Studieadministration, AU Talent og Forskning samt AU Viden) og relevante dekansekretariater. Til sammen udgør de et fælles sekretariat for den tværgående funktion. 2.2 Kortfattet beskrivelse af formål med projektet Formålet med dette projekt er at etablere disse fire tværgående funktioner og initiere det tværgående arbejde i de respektive funktioner. Projektet indebærer at udarbejde oplæg til organisering af de tværgående funktioner i samarbejde med ledelsen og øvrige samarbejdspartnere. Dette arbejde indebærer blandt andet arbejdsprogrammer, kommissorier, årshjul, og beskrivelser af de tværgående funktioners kompetencer. Desuden skal fastlægges en arbejdsform for de enkelte tværgående funktioner samt iværksættes relevante fora inden for hvert af de tværgående funktioner. 2.3 Projektets hovedresultater Når projektet er afsluttet er alle de tværgående funktioner arbejdsdygtige. De tværgående funktioners organisering og opgaver er beskrevet og sat i proces. Det indebærer, at der er lagt møde- og opgaveplaner på kort sigt (det kommende års møder/opgaver) samt på længere sigt (større opgaver, der skal løftes i de tværgående funktioner i de kommende år) En væsentlig opgave for de tværgående funktioner er etablering af fora inden for de fire tværgående opgaveområder. Der skal derfor udarbejdes kommissorier for AU forum for uddannelse, forskning, talent og videnudveksling. De tværgående funktioner skal sikre bedre koordinering af nye og eksisterende tværgående strategiske opgaver på Aarhus Universitet. Dette kan eksempelvist ske i form af bedre koordinering af opgaver på uddannelsesområdet, eksempelvis det indre uddannelsesmarked eller bedre koordinering af talentudviklingsindsatsen. Side 3 af 8

4 I takt med, at der etableres nye fora, udvalg og arbejdsgrupper skal de udvalg og arbejdsgrupper, der nu ikke længere har nogen funktion nedlægges og medlemmerne takkes på behørig vis for deres indsats. AU Strategi er ansvarlig. 2.4 Eventuelle konkrete leverancer Leverance Dato - Organiseringsplan for den tværgående funktion for forskning Maj 2011 Organiseringsplan for den tværgående funktion for talent Maj 2011 Organiseringsplan for den tværgående funktion for videnudveksling Maj 2011 Organiseringsplan for den tværgående funktion for uddannelse Maj 2011 Arbejdsprogram for den tværgående funktion for forskning Maj/Juni 2011 Arbejdsprogram for den tværgående funktion for talent Maj/Juni 2011 Arbejdsprogram for den tværgående funktion for videnudveksling Maj/Juni 2011 Arbejdsprogram for den tværgående funktion for uddannelse Maj/Juni 2011 Mødeplan/årshjul for den tværgående funktion for forskning Maj/Juni 2011 Mødeplan/årshjul for den tværgående funktion for talent Maj/Juni 2011 Mødeplan/årshjul for den tværgående funktion for videnudveksling Maj/Juni 2011 Mødeplan/årshjul for den tværgående funktion for uddannelse Maj/Juni møde i den tværgående funktion for forskning 1.møde i den tværgående funktion for talent 1.møde i den tværgående funktion for videnudveksling 1.møde i den tværgående funktion for uddannelse Ikke fastlagt 23. maj Ikke fastlagt 10. juni Kommissorium for/etablering af AU forum for forskning Juni/Aug 2011 Kommissorium for/etablering af AU forum for talent Juni/Aug 2011 Kommissorium for/etablering af AU forum for videnudveksling Juni/Aug 2011 Kommissorium for/etablering af AU forum for uddannelse Juni/Aug 2011 Kommunikationsplan for den tværgående funktion for forskning Juni/Aug 2011 Kommunikationsplan for den tværgående funktion for talent Juni/Aug 2011 Kommunikationsplan for den tværgående funktion for videnudveksling Juni/Aug 2011 Kommunikationsplan for den tværgående funktion for uddannelse Juni/Aug 2011 Side 4 af 8

5 2.5 Grænseflader til andre projekter Projektet med etablering af de tværgående funktioner har en række grænseflader til andre organiseringsprojekter. På VD-områderne har etableringen af de tværgående funktioner betydning for hvordan VD-områderne indretter sig på at deltage i de tværgående opgaver. Dette gælder tilsvarende for dekansekretariaterne, der også skal organiseres med henblik på at deltage i de tværgående funktioner. 2.6 Øvrige afhængigheder Projektet er afhængigt af, at de øvrige strategiske organisations beslutninger ikke ændres og at den overordnede tidsplan for gennemførelsen af organisationsændringen holder. De enkelte tværgående funktioner har desuden forskellige tidsplaner fordi opstarten af nogle tværgående funktioner er afhængige af ansættelse af de ubesatte prodekan-stillinger. 2.7 Succeskriterier Succeskriteriet for etableringen af de tværgående funktioner er, at de bliver operationelle. Det gør gennem de leverancer, der er beskrevet under pkt Det vil sige, at de tværgående funktioner bliver det forum, hvor tværgående opgaver varetages. Det kræver at de tværgående funktioner har en fast mødeform, en række beskrevne opgaver samt en velfungerende sekretariatsbetjening. Særligt vigtigt er udarbejdelse af kommissorier og kommunikationsplaner. 3 Tidsplan 3.1 Tidsplan Projektet blev iværksat i marts 2011 og forventes afsluttet medio efterår Overordnet projektplan, tidsplan og aktiviteter Tidsplan Dato Ansvar Tværgående funktion for forskning SKL Side 5 af 8

6 Organiseringsplan Maj/juni 2011 Arbejdsprogram Maj/juni 2011 Mødeplan/årshjul Maj/juni møde August 2011 Kommissorium for/etablering af AU forum for forskning August 2011 Kommunikationsplan August 2011 Tværgående funktion for talent Maj 2011 RSY Organiseringsplan Maj 2011 Arbejdsprogram Juni 2011 Mødeplan/årshjul Juni møde Juni 2011 Kommissorium for/etablering af AU forum for talent August 2011 Kommunikationsplan August 2011 Tværgående funktion for videnudveksling Organiseringsplan Maj/juni 2011 Arbejdsprogram Maj/juni 2011 Mødeplan/årshjul Maj/juni møde August 2011 Kommissorium for/etablering af AU forum for videnudveksling August 2011 KNW Tværgående funktion for uddannelse Organiseringsplan Maj 2011 Arbejdsprogram Maj 2011 Mødeplan/årshjul Maj møde Juni 2011 Kommissorium for/etablering af AU forum for uddannelse August 2011 Kommunikationsplan August 2011 GTL/JDO 3.3 Projektbudget Projektet har ikke et/budget/omkostninger, udover den arbejdstid, der indgår i processen. Det anslås at projektet kræver ca. 4 årsværk i perioden april-september 2011, inklusiv de øvrige løbende tværgående opgaver. Side 6 af 8

7 4 Organisering 4.1 Projektorganisation AU Strategi er projektejer. De enkelte tværgående funktioner etableres i samarbejde med relevante vicedirektørområder og dekansekretariaterne. 4.2 Projektdeltagere Navn Hjemhørende Titel Rolle GTL/JDO AU Strategi Ansvarlig for den tværgående funktion for uddannelse SKL AU Strategi Ansvarlig for den tværgående funktion for forskning KNW AU Strategi Ansvarlig for den tværgående funktion for videnudveksling RSY AU Strategi Ansvarlig for den tværgående funktion for talent KTH AU forskning og talent Anette Lund/Steffen Skovfoged Lars Moseholm NN,NN AU studieadm AU viden Dekansekretariaterne 4.3 Studenter- og medarbejderinddragelse Projektet er meget internt og indebærer ikke involvering af de studerende og øvrige medarbejdere. Side 7 af 8

8 4.4 Projektkontrol og risikostyring Processen med etableringen af de tværgående funktioner drives af AU Strategi, der også har projektkontrollen. Projektkontrollen består i, at der løbende følges op på de tværgående funktioners fremdrift og virke. Der er to centrale risici, der bør holdes for øje i processen: Det er afgørende for de tværgående funktioner, at der sikres en hensigtsmæssig koordinering mellem relevante aktører inden for de tværgående funktioner. Det skal derfor sikres, at følgende parter er involveret i processen: o Tværgående funktion for forskning: Dekan samt prodekaner, alle dekansekretariater, AU talent og forskning, AU Strategi. o Tværgående funktion for talent: Dekan samt prodekaner, alle dekansekretariater, AU talent og forskning, AU Strategi. o Tværgående funktion for videnudveksling: Dekan samt prodekaner, alle dekansekretariater, AU Viden, AU Strategi. o Tværgående funktion for uddannelse: Dekan samt prodekaner, alle dekansekretariater, AU Studieadm, AU talent og forskning, AU Strategi Netop fordi der er mange parter involveret og fordi mange brikker løbende skal falde på plads i de kommende måneder risikerer etableringen af de tværgående funktioner og igangsættelse af deres arbejde af blive forhindret/udskudt. Det er AU Strategis ansvar at sikre fremdrift i processen med etableringen af de tværgående funktioner. 5 Projektets økonomiske konsekvenser Projektet har ingen direkte økonomiske gevinster. Projektets gevinst består i, at en række opgaver, af tværgående karakter løftes på en koordineret og professionel måde på tværs af AUs hovedområder. Side 8 af 8