Tavlemøder der virker

Transkript

1 Tlf Tavlemøder der virker Bedre styring af driften og flere forbedringer. Et dagligt møde på 10 minutter er nok. Af Claus Toft Friis, partner, Friis Management Aps Claus Toft Friis har mere end 20 års erfaring som virksomhedskonsulent, bl.a. fra ProMentor, Aston og Friis Management. Han har assisteret en lang række virksomheder med at kunde- og procesorientere organisationen. Manglende information, dårlig koordinering, ingen fælles retning. Det er nogen af de udfordringer, som tavlemøder kan afhjælpe effektivt. I mange virksomheder gennemføres der derfor daglige tavlemøder som en helt naturlig del af den daglige drift. Tavlemøderne har givet virksomhederne en effektiv metode til at styre og koordinere de daglige arbejdsopgaver i organisationen. Hvad er et godt tavlemøde? Tavlemødet er et kort møde, hvor medarbejdere mødes, gør status på de foregående 24 timer og derefter planlægger de næste 24 timer. Det foregår stående omkring en tavle, hvor områdets eller processens situation er beskrevet kort og præcist med grafer, farver eller tal. Tavlemødet har maksimalt 10 deltagere, mødet varer præcis 10 minutter og afholdes altid på et fast tidspunkt (som regel dagligt). Mødet har til formål at udveksle information, prioritere problemstillinger og igangsætte nødvendige aktioner. Tavlemødet er en meget effektiv måde at informere og koordinere mellem flere involverede. Problemløsning og længere diskussioner håndteres uden for tavlemødet. Det gode tavlemøde er kort og præcist, der holdes et pænt højt tempo, og dialogen er konstruktiv uden at gå i detaljer. Friis Management Aps Tlf info@friismanagement.dk

2 Hvorfor fungerer tavlemøder så godt? Tavlemøder fungerer så godt, fordi de er tidsmæssigt effektive og opfylder mange behov samtidigt. Tavlemødet har både et praktisk og et socialt element. Det er denne cocktail, som er nøglen til succes med tavlemøder. Tavlemødet ledes typisk af lederen for processen eller afdelingen Det praktiske består i, at de største opgaver og udfordringer bliver prioriteret og fordelt og alle bliver informeret og hørt, hvis der er noget vigtigt omkring driften, der skal tages op. Typisk består den praktiske del i at præsentere planerne for driften og klare de udfordringer, der står i vejen. Det sociale består i, at den enkelte medarbejder møder sine kolleger og nærmeste leder i 10 minutter, hvor lederen får mulighed for at tage pulsen på stemningen og se sine medarbejdere i øjnene. Tavlemødet indeholder information og dialog og får alle til at føle sig som en vigtig del af gruppen og dens opgaver. Tavlemødet forbedrer processen En af vore kunder, som for nyligt indførte tavlemøder i virksomheden, fik på 3 måneder stort set elimineret deres leveringsproblemer. Det, der skete, var, at problemerne blev synliggjort og håndteret på alle tavlemøderne. Det gjorde, at problemerne blev gradvist mindre og mindre for hvert tavlemøde. Selve tavlen og tavlemødet er nemlig med til at gøre hele processen og dens problemer transparente. Den gode tavle synliggør de vigtigste og mest udfordrende forhold ved processen. Tavlen hænger rent fysisk i området og eksponerer disse forhold ved processen, og hver dag er det disse forhold i processen, som behandles på tavlemødet. Friis Management Aps 2

3 Over nogle måneder medfører dette, at medarbejderne bliver eksperter i at håndtere processens udfordringer. Det bevirker, at udfordringerne langsomt bliver mindre og mindre, fordi de løses, og løsningerne integreres i driften. Problemerne er delegeret og løst. I takt med, at udfordringerne løses, kan tavlen så indrettes med fokus på andre udfordringer i området. 5 gode råd til effektive tavlemøder Vi har samlet erfaringen fra de mange tavlemøder, som vi har været med til igangsætte hos vore kunder, i 5 gode råd: 1. Start enkelt med styring af driften 2. Involver lederne i at indrette tavlerne 3. Opstil og praktiser enkle spilleregler 4. Hold fast i, at det skal gøres 5. Tilpas tavlerne løbende til nye og ændrede behov 1. Start enkelt med styring af driften Rom blev ikke bygget på én dag. Igangsæt derfor i første omgang simple tavlemøder, som virker og giver gode resultater. Det er opskriften på at få en god start. Der er tre grundlæggende typer af tavlemøder: driftsmøder, forbedringsmøder og målmøder. Start altid med at etablere driftsmøderne i virksomheden. Dem er der altid brug for, og de fungerer i alle typer virksomheder. Det er vores erfaring, at uanset branche er der altid behov for et dagligt 10 minutters driftsmøde, hvor ledere og medarbejdere i processen eller området klarer den daglige koordinering. På dette tavlemøde er der fokus på planlægning af den daglige drift og på de udfordringer, som der er på den meget korte horisont. Hvis I starter med dette fokus, vil alle opleve, at tavlemødet tilfører værdi og at styringen af de daglige opgaver forbedres fra dag Involver lederne i at indrette tavlerne I mange virksomheder er det en stor forandring at skulle deltage dagligt i et tavlemøde. Nogle ledere og medarbejdere skal måske deltage i flere møder på samme dag, og de synes måske, at de har alt for travlt til at deltage i nye møder overhovedet. Derfor er kommunikation og motivation afgørende i den første fase, hvor resultaterne af tavlemøderne endnu ikke er synlige. Når resultaterne begynder at komme, vil de Friis Management Aps 3

4 være overbevisende og selvforstærkende, og enhver tvivl om tavlemødernes værdi vil forstumme. Indtil da skal både ledere og medarbejdere motiveres for at sikre, at møderne bliver afholdt, og at det sker på den rigtige måde. En vigtig motivation for lederne er, at de deltager i designet af selve tavlen, så den præcist indfrier behovet i deres område. 3. Opstil og praktisér enkle spilleregler For at et tavlemøde både kan gennemføres på bare 10 minutter og samtidigt være godt, skal der være klare spilleregler for mødet. Spillereglerne skal ikke være rigide men tilpas klare og præcise til, at mødet kan gennemføres effektivt og uden afbrydelser. Det er vigtigt at få skabt den rigtige ramme for møderne fra starten. Så vil alle deltagere opleve, at mødet ligger i faste rammer, og at man kan regne med resultaterne og mødets varighed. Så opstil nogle enkle og klare regler - og implementer dem. I praksis vil det sige, at reglerne rent fysisk hænger på tavlen og konsekvent tages i brug, når de brydes. Hurtigt vil alle respektere og følge reglerne - og dermed er de integreret. Eksempel på simple tavlemøde regler 4. Hold fast i, at det skal gøres Ved enhver forandring sker der efter nogen tid en afmatning, hvor der er stor risiko for tilbagefald til gamle vaner. Når nyhedens begejstring har lagt sig, og der skal etableres en ny vane og daglig adfærd i en travl hverdag, er det nødvendigt at holde fast og være vedholdende. Friis Management Aps 4

5 En af de største faldgruber er stor travlhed. Netop i den situation fristes man til at springe et tavlemøder over. At aflyse ét enkelt tavlemøde er ikke problemet. Problemet er det signal, som selve aflysningen sender. Når et tavlemøde kan springes over pga. travlhed i dag, kan det også springes over i morgen eller på en anden travl dag. Og så er man på skråplanet. Erfaringen har vist, at netop når der er travlt, er tavlemødet meget effektivt til at koordinere de begrænsende resurser. Så det kan vise sig dyrt at springe et 10 minutters tavlemøde over. Det har vist sig, at det kun tager 3-4 arbejdsuger at implementere tavlemøder i en virksomhed, hvis man vel og mærke holder konsekvent fast i, at de skal afholdes hver dag. Herefter går tavlemøderne ind i virksomhedens dagligdag som en integreret aktivitet, som de fleste ikke vil undvære. 5. Tilpas tavlerne løbende til nye og ændrede behov Der vil være et løbende behov for at forbedre og tilpasse tavlerne. Det opstår i takt med at erfaringen med tavlemøder vokser og behovet for styring ændrer sig. Det er en rigtig god ide løbende at diskutere tavlernes indretning, og om den kan forbedres. Det er herefter vigtigt hurtigt at kunne gennemføre ændringen af tavlen, så den allerede er i brug næste dag. Derfor er det smart at have tavlerne som white boards, hvor indretningen er fleksibel. Hvis der samtidig anvendes laminerede kort med magnettape til at styre opgaverne, kan indretningen og anvendelsen af tavlen ændres meget hurtigt. Kortsigtet og langsigtet formål Tavlen og tavlemødet har både et kortsigtet og langsigtet formål: - På den korte horisont er det en praktisk og effektiv måde at styre den daglige drift. - På den lange horisont er det et forbedrings- og læringsværktøj for medarbejderne. Ledere og medarbejdere i virksomheder, der har indført tavlemøder, siger meget ofte, at de ikke forstår, hvordan de tidligere klarede sig uden tavlemøderne. Vil du vil have mere at vide om, hvordan tavlemøder kan igangsættes hos jer, så kontakt Claus Toft Friis på mobil eller på mail ctf@friismanagement.dk. Friis Management Aps 5