Den modtagne rådgivning bærer præg af, at der er genbrugt rådgivning til andre kommuner, og at man har glemt at slette irrelevante dele.

Transkript

1 GLADSAXE KOMMUNE Bilag 2: Kommentarer til Sundhedsstyrelsens rådgivning vedr. Gladsaxe Kommunes sundhedsberedskabsplan NOTAT Dato: 23. juli 2013 Af: Ole Nedahl og Herle Klifoth Kommentarerne til Sundhedsstyrelsens rådgivning er skrevet i boks. Gladsaxe Kommunes generelle kommentar: Kommunen har modtaget rådgivning fra Sundhedsstyrelsen og vil bemærke, at kommunen ikke er enig i alle betragtninger. Der rådgives bl.a. om, at kommunen skal planlægge for opgaver, som er regionens ansvar. Endvidere er der flere eksempler på, at rådgivningen går på proces forud for beredskabsplanen og ikke selve beredskabsplanen, hvor Sundhedsstyrelsen ikke forudsætter, at kommunen selvfølgeligt har en gennemtænkt og operationel beredskabsplan. Den modtagne rådgivning bærer præg af, at der er genbrugt rådgivning til andre kommuner, og at man har glemt at slette irrelevante dele. Samlet set bærer Sundhedsstyrelsens rådgivning præg af, at styrelsen har en teoretisk tilgang til begrebet Beredskabsplan, hvor kommunens plan er udarbejdet med udgangspunkt i, at den skal være operationelt egnet og arbejde med beredskab i en helhed. Sundhedsstyrelsens rådgivning til Gladsaxe Kommune Att. Herle Klifoth 1. juli 2013 Sundhedsstyrelsens rådgivning vedr. Gladsaxe Kommunes sundhedsberedskabsplan Med mail af 31. maj 2013 har Gladsaxe Kommune fremsendt kommunens sundhedsberedskabsplan til Sundhedsstyrelsen med henblik på at indhente rådgivning i overensstemmelse med 210 stk. 2 i Sundhedsloven. Sundhedsstyrelsen har forud for denne rådgivning af Gladsaxe Kommune indhentet udtalelse fra Embedslægeinstitution Øst. Idet Sundhedsstyrelsen og Lægemiddelstyrelsen per 1. marts 2012 er fusioneret, dækker indeværende dokument også rådgivning fra den tidligere Lægemiddelstyrelse. Generelt Sundhedsstyrelsen finder, at beredskabsplanen overordnet indeholder gode overvejelser. Men styrelsen finder også, at planen til tider er uoverskuelig og muligvis kan være vanskelig at anvende i en konkret situation. Planen kan derfor vinde ved en opdeling i egentlig sundhedsberedskabsplan, civil sektors beredskab og redningsberedskab med tilhørende instrukser, action cards, telefon-lister m.v. Desuden kan man med fordel placere telefonlisterne i et bilag, sådan at de er lette at opdatere. Af samme hensyn bør man overveje mængden af telefonnumre. Sundhedsstyrelsen glæder sig over, at man har sørget for én døgnbemandet adgang til kommunens beredskab. J. nr G00 1

2 Kommunens beredskabsplan er udarbejdet til elektronisk brug. Sundhedsstyrelsen har ikke ønsket adgang til den elektroniske version. Det kan være årsag til, at de finder den mindre overskuelig. Gladsaxe Kommune har udarbejdet en helhedsorienteret beredskabsplan og ikke opdelt den i delplaner, hvor der er overlappende afsnit og oplysninger. I kommunens samlede beredskabsplan indgår bl.a. den generelle beredskabsplan, plan for skybrud, plan for vandforurening, brandvæsenets dimensionering og operative indsats m.v. Det sikrer en nemmere og mindre ressourcekrævende opdatering. Samtidig kan de enkelte planer let samles i adskilte beredskabsplaner, jf. menuen i databasen. Før indarbejdelse af sundhedsberedskabsplanen i den samlede beredskabsplan indhentede kommunen telefonisk rådgivning hos Sundhedsstyrelsen. Kommunen er løbende opmærksom på, at beredskabsplanen er let anvendelig i konkrete situationer, da det er afgørende for et beredskab. Telefonlisterne opdateres samlet i det omfang, den nuværende database tillader. Telefonlisterne er placeret i det samlede beredskab, hvor det er vurderet mest hensigtsmæssigt rent operationelt. Sundhedsstyrelsen glæder sig over, at kommunen i ordlisten har medtaget E et i CBRNEhændelserne. Dette bør man tilføje i beredskabsplanens andre dele, hvor CBRN-hændelser omtales. CBRN står for kemiske stoffer (C), biologisk materiale (B), radiologisk materiale (R) og nukleart matriale (N). Det nævnte E står for eksplosiver. Brandchefen har indføjet E et, hvor det er fagligt relevant i forhold til beredskabet, og det er det ikke i alle tilfælde. Det skal bemærkes, at Region Hovedstaden aktuelt har sundhedsberedskabsplan i høring og også nævner CBRN-beredskab og CBRN-indsats. Styrelsen finder det positivt, at man i afsnit A.1.0 er opmærksom på vigtigheden af samarbejdet med omkringliggende kommuner, samt at det af afsnit A.5 fremgår, at man har tilsendt relevante myndigheder og kommuner planen. Sundhedsstyrelsen bemærker dog, at det at koordinere planen med disse parter ikke alene imødekommes ved at sende den til dem. Sundhedsstyrelsen glæder sig over, at man har planlagt for øvelser og evaluering af planen. Der henvises desuden til Det Centrale Øvelsesforum, Beredskabsstyrelsen, vedr. vejledning omkring afholdelse af sundhedsberedskabs-øvelser ( Desuden er det positivt, at man har medtænkt ajourføring af planen. Ekstraordinære udskrivninger Sundhedsstyrelsen finder det positivt, at der er indgået aftale med regionen om, at ekstraordinært udskrevne patienter får medicin med til tre dages forbrug. Det forudsættes i denne forbindelse, at aftalen foreligger skriftligt. Sundhedsstyrelsen understreger desuden, at det forud for ekstraordinære udskrivninger er en fordel at have indgået skriftlige aftaler med kommunens praktiserende læger, idet de udskrevne borgere kan have øget behov for lægehjælp. J. nr G00 2

3 Der er udarbejdet samarbejdsaftale mellem regionen og kommunerne, hvor det fremgår, at regionen medsender medicin til tre dage. Kommunen har modtaget skriftlig dokumentation. Kommunen har aftale med kommunallægerne om, at de bistår ved ekstraordinære udskrivninger, indtil borgernes praktiserende læger kan overtage. Kommunen vurderer, at det ikke er kommunens ansvar at indgå skriftlig aftale med de praktiserende læger om borgeres behov for øget lægehjælp ved ekstraordinær udskrivning fra hospital. Under alle omstændigheder vil forpligtende skriftlige aftaler med kommunens praktiserende læger forudsætte aftaler med PLO, de praktiserende lægers organisation, på regionalt niveau. Sundhedsberedskabsplanens struktur Sundhedsstyrelsen vurderer, at Gladsaxe Kommunes sundhedsberedskabsplan med fordel kan struktureres anderledes og anbefaler, at planen følger den struktur, som er beskrevet i bilag 21 i Sundhedsstyrelsens Vejledning om planlægning af sundhedsberedskab (2011): Krisestyringsorganisation, Indsatsplaner (herunder instrukser og action cards) og Appendiks. Krisestyringsorganisationen kan med fordel beskrives ud fra de fem kerneopgaver, som dels er beskrevet i Helhedsorienteret beredskabsplanlægning (udgivet af Beredskabsstyrelsen), dels er beskrevet i Vejledning om planlægning af sundhedsberedskab: 1. aktivering og drift af kommunens sundhedsberedskab, 2. informationshåndtering, 3. koordination og samarbejde, 4. krisekommunikation samt 5. operativ indsats. De fem kerneopgaver kan med fordel beskrives i forbindelse med opridsningen af krisestabens sammensætning i afsnit B De udarbejdede action cards har efter Sundhedsstyrelsens opfattelse mere karakter af at være hhv. indsatsplaner og instrukser, dvs. information/vejledning om specielle forhold til fremme af en hurtig og effektiv indsats. En instruks kan omfatte flere funktioner/personers opgaver i situationen. Derimod er et action card typisk en handlingsorienteret anvisning på en enkelt bestemt funktion eller opgave, oftest til én eller få personer. Eksempler: Indsatsplan for ekstraordinær udskrivning herunder Instruks for koordinering af hjemtagne, sygehus-kommune Action card til kommunens visitator på sygehuset Indsatsplan for smitsomme sygdomme herunder Instruks for massevaccination Action card for leder af vaccinationscenter Indsatsplaner og instrukser kan med fordel opbygges efter følgende skabelon, som beskrevet i Vejledning om planlægning af sundhedsberedskab: opgaver, ledelse, organisation, bemanding og materiel/udstyr samt procedurer. Sundhedsstyrelsen glæder sig over, at opgaverne i de forskellige action cards generelt er velbeskrevne, men savner en bedre beskrivelse af de øvrige elementer som listet ovenfor. J. nr G00 3

4 Kommunen ser positivt på nye anbefalinger til struktur for beredskabsplanlægning, men sundhedsberedskabsplanen blev udarbejdet i 2009 i en anbefalet struktur og godkendt af Sundhedsstyrelsen, og den generelle beredskabsplan blev udarbejdet i For begge planers vedkommende sker der løbende ajourføring og tilretning. Sundhedsberedskabsplanen er nu indarbejdet i kommunens samlede beredskabsplan. Anbefalingerne til ændring i struktur vil blive inddraget i den fremadrettede løbende opdatering af beredskabsplanen. Strukturelle ændringer i beredskabsplanen skal foregå over tid, så planen hele tiden er genkendelig og let håndterbar for alle involverede aktører. Derved sikres, at beredskabsplanen er umiddelbart operationel. Skabelonen for udarbejdelse af beredskabsplaner ændres jævnligt af de statslige myndigheder. Såfremt beredskabsplanerne skal leve op til de seneste anvisninger, vil det kræve total nybearbejdning af planen forud for hver godkendelse i Byrådet. Det anses ikke for påkrævet at anvende de dermed forbundne ressourcer for at ændre udseende af en plan, der grundlæggende fungerer. De fem kerneopgaver Sundhedsstyrelsen finder det uheldigt, at der i kommunens beredskabsplan ikke skelnes mellem informationshåndtering på den ene side og krisekommunikation på den anden (bl.a. afsnit A , A.4.2.2, B.0.1 og AC B ). Dette er en væsentlig skelnen. I Vejledning om planlægning af sundhedsberedskab omtales informationshåndtering bl.a. således: Evnen til at træffe de rigtige beslutninger på de rigtige tidspunkter afhænger af, at ledere på alle niveauer kan danne sig et samlet situationsbillede. Til det formål er det nødvendigt at indhente, bekræfte, analysere, bearbejde og fordele relevante informationer om situationen i alle dens faser internt og eksternt. Et relevant informationsniveau er krævende for både afsender og modtager. Organisationen skal derfor sikre en fornuftig håndtering af informationsstrømmen, herunder at de vigtigste informationer fastholdes på skrift, så de ikke går tabt. (s. 30) Informationshåndtering handler således om at indsamle information om hændelsen og ad den vej danne sig et situationsbillede. Krisekommunikation handler i højere grad om kommunikation udadtil til f.eks. medier, borgere og andre interessenter. Se i øvrigt Vejledning om planlægning i sundhedsberedskab for yderligere uddybning. Sundhedsstyrelsen glæder sig over, at alarmeringsprocedurerne i kommunen er velbeskrevne. Det må anses for at være et spil om ord, da kommunens informationsberedskab indeholder informationsformidling både internt og eksternt. Dog arbejdes der med en elektronisk løsning til dokumentation og deling af informationer, så beslutningsgrundlaget er bedst muligt. Det er en mere omfattende opgave og er afhængig af eventuel overgang til Office 365, som generel kommunikationsplatform i Gladsaxe Kommune. Krisestøtteberedskab Sundhedsstyrelsen glæder sig over, at man har etableret et krisestøtteberedskab og defineret dets konkrete opgaver. Man kan med fordel dels tilføje ydelse af praktisk hjælp i den akutte fase, dels beskrive hvordan borgere i den efterfølgende fase kan komme i kontakt med kommunen vedrørende hændelsen. Samtidig bør man planlægge for ledelse, lokaler og materiel/udstyr. Sundhedsstyrelsen glæder sig over, at man har medtænkt behovet for tolkebistand i krisestøtte-beredskabet. J. nr G00 4

5 I kommunens sundhedsberedskabsplan beskriver krisestøtteberedskabet den psykiske støtte, og omsorgsberedskabet beskriver den praktiske hjælp i den akutte fase (D AC B og D AC.B.1.205). Borgernes mulighed for at komme i kontakt med kommunen efterfølgende er ikke beskrevet konkret, da det forventes at følge normale kontaktveje til kommunen. Det ses ikke nødvendigt at beskrive daglige rutiner i beredskabsplanen. For så vidt angår planlægning af ledelse, lokaler og materiale/udstyr indgår det i beredskabsplanens afsnit B, det humanitære beredskab. Der er planlagt for lokaliteter, men der er ikke beskrevet detaljeret planlægning af materiel og udstyr. Fremadrettet vil kommunen tage stilling til, om det er en fordel at beskrive krisestøtteberedskabet og omsorgsberedskabet samlet. Smitsomme sygdomme Afsnit A.6., s. 2 Her nævnes smitsomme epidemier der må menes smitsomme sygdomme og epidemier. Det tilsvarende gør sig gældende i afsnit B.1.9 s. 2 og 4. Ændringerne er udført. AC B.1.200, s. 2-4 Sundhedsstyrelsen opfordrer til, at beskrivelsen af og foranstaltninger for de forskellige pandemifaser opdateres i henhold til styrelsens udgivelse Beredskab for pandemisk influenza, del I og II (Pandemiplanen) fra Detaljeret opdatering er udført. AC B Sundhedsstyrelsen glæder sig over, at man har medtænkt massevaccination og karantæne i planlægningen. Man kan med fordel på forhånd afklare, hvem i kommunen, der har bemyndigelse til at iværksætte vaccinationsindsatsen, samt planlægge for, hvordan udpegning af lægelige nøglepersoner samt udvælgelse og instruktion af hjælpepersonale skal finde sted. I forhold til karantæne kan kommunen med fordel indgå en konkret aftale med regionen omkring, hvilken bistand kommunen yder i forbindelse med oprettelse og drift af karantænen. Desuden bør det være klart, hvem i kommunen, der skal iværksætte og involveres i den aftalte kommunale bistand. J. nr G00 5

6 AC B. 201 omhandler massevaccination og karantænesteder. Det fremgår, at det er AMK, Akut Medicinsk Koordinationscenter i regionen, der aktiverer beredskabet i kommunen ved at kontakte beredskabsgruppen. Beredskabsgruppen udpeger en kommunal administrativ medarbejder og en sygeplejerske fra kommunens primære sundhedstjeneste, der indgår i vaccinationscenters ledelse. I kommunen er det således beredskabsgruppen, der iværksætter vaccinationsindsatsen og udpeger personale. Udpegning af lægelige nøglepersoner foregår i regionen. Der er generel aftale undervejs mellem regionen og kommunerne om bemanding af vaccinationssteder, som vil blive indføjet i kommunens plan. Der er ikke udarbejdet detaljeret planlægning for, hvem der indgår i opgaveløsningen. I planlægningen er der lagt vægt på at skabe rammer, der kan benyttes fleksibelt i den aktuelle situation. Regionen er forpligtet til at planlægge for oprettelse af karantænefaciliteter, og kommunen indgår konkret aftale med regionen ved henvendelse fra regionen. I Region Hovedstadens sundhedsberedskabsplan, som er i høring, har regionen som udgangspunkt udpeget hospitaler og militære lokaliteter til etablering af karantæne, hvoraf ingen ligger i Gladsaxe Kommune. AC B Sundhedsstyrelsen bemærker, at der sjældent er tale om deciderede udbrud af meningitis. Det er embedslægen, der kontakter de relevante institutioner og sørger for orientering og håndtering. Ændringerne er udført. Lægemiddelberedskab Afsnit B side 1 Under Ekstraordinære opgaver for sundhedsberedskabet kan med fordel nævnes kontakt til apoteker om udbringning af medicin sådanne aftaler bør i øvrigt foreligge forud for en eventuel beredskabshændelse. AC B Her omtales anvendelsen af værnemidler. Sundhedsstyrelsen forudsætter, at kommunen har planlagt for oprettelsen af lagre med disse værnemidler samt andet medicinsk udstyr. AC B.1.9, s. 4 Under emner til drøftelse i kommunens beredskabsgruppe kan tilføjes udbringning af medicin. Her omtales ligeledes repræsentantskab af praktiserende læger og kommunens apoteker det forudsættes, at der er indgået konkrete aftaler med de pågældende herom. Kommunen har i dag et lille lager af værnemidler som kan benyttes ved pandemi. Kommunen vil fremadrettet kontakte apotekerne med henblik på indgåelse af konkrete aftaler, og det vil blive skrevet ind i beredskabsplanen med telefonnummer til apotekerne. J. nr G00 6

7 Øvrige forslag Afsnit A.1.0, s.1 Sundhedsstyrelsen glæder sig over, at man beskriver, hvordan ledelse og personale skal kende planens opbygning og indhold, men styrelsen savner en beskrivelse af, hvordan dette rent praktisk sikres. Formidling af sundhedsberedskabsplanen er en ledelsesopgave og afhængig af, hvilken personalegruppe, der er tale om. Kommunen vil tage stilling til, om der kan indføjes en beskrivelse af, hvordan det sikres rent praktisk at ledelse og personale kender planen. Afsnit A.6., s. 1 Her kunne også nævnes CBRNE-hændelser i forbindelse med større hændelser. Under sektorberedskaber bør der stå sundhedssektoren i stedet for sygehussektoren. Afsnittet omhandler ikke hændelser, men andre myndigheder og andre planer. Skal CBRNEhændelser nævnes skal alle andre mulige hændelser også nævnes. Øvrige ændringer er udført. A.6, s. 2 Sundhedsstyrelsen påpeger, at ledelsen i en beredskabssituation altid vil være kommunen selv. Sundhedsstyrelsen og embedslægerne kan kontaktes med henblik på rådgivning, regionen med henblik på samarbejde. Kommentaren er indarbejdet. Afsnit B.1.9 Her kan tilføjes CBRNE-hændelser som risikoområde, jf. Vejledning om plan-lægning af sundhedsberedskab. CBRNE-hændelser er allerede nævnt. Afsnit C.3.1, s.4 Vedrørende kontaktoplysninger til embedslægerne: Embedslægeinstitutionen hedder nu officielt Sundhedsstyrelsen, Embedslægeinstitution Øst. Adressen skal ændres til Axel Heides Gade 1, 2300 København S. (gælder også for afsnit AC B.1.200, AC B og AC B.1.301). Den korrekte mailadresse er seost@sst.dk. Telefonnummeret i dagtiden er Telefonnummeret er til døgnvagten, og det skal benyttes uden for dagtimerne. AC B.1.200, s.1 og AC B Under Kontaktoplysninger: Ud over numrene specifikt til Embedslægeinstitution Øst er det uklart, hvem de øvrige telefon- og faxnumre er på. Ændringerne er udført. J. nr G00 7

8 Sammenfatning Sundhedsstyrelsen finder generelt, at Gladsaxe Kommunes sundhedsberedskabsplan er gennemtænkt, men ikke særlig operationel. Planen har desuden flere forbedringspotentialer som beskrevet ovenfor. Kommunen takker for rådgivningen. Kommunens beredskabsplan har indtil videre vist sig operationel, og kommunen vil fortsat have største opmærksomhed på, at kommunens beredskabsplan er operationel. Med venlig hilsen Stine Jacobsen Fuldmægtig Sygehuse og Beredskab Vibeke Østergaard Thomsen Sektionsleder Sygehuse og Beredskab J. nr G00 8