10gode eksempler. på offentlig-privat samarbejde

Transkript

1 10 gode eksempler 1 10gode eksempler på offentlig-privat samarbejde

2 2 10 gode eksempler Udbudsportalen 2013 Design og illustrationer: Mark Gry Christiansen Tryk: PrinfoHolbæk-Hedehusene-Køge A/S

3 10 gode eksempler 3 10 gode eksempler på offentlig-privat samarbejde Offentlig-privat samarbejde er et af flere midler til en mere effektiv løsning af offentlige opgaver. Det væsentligste formål med at konkurrenceudsætte offentlige opgaver er, at sikre at opgaverne løses bedst og billigst. Konkurrence på pris og kvalitet kan bl.a. føre til lavere omkostninger, højere kvalitet og innovative løsninger. Udbudsportalen ønsker med denne pjece, at sætte fokus på nogle af de mange gode historier om offentlig-privat samarbejde, der findes rundt om i landet. Udover at pjecen skal inspirere til nye samarbejder, er det også hensigten, at den skal medvirke til vidensdeling om læringsprocesser og bedste praksis i forhold til udbud af offentlige serviceopgaver. De 10 artikler dækker bredt i forhold til de mange opgaver og udfordringer en offentlig myndighed står over for. Bl.a. kan du blive inspireret af; Randers Kommune, som på befordringsområdet opnåede bedre service for færre penge Aalborg Kommunes succes med at anvende private aktører til at få ledige i arbejde Regionshospitalet i Silkeborg, der i samarbejde med privat leverandør mindsker energiforbruget med mindst 20 % Syddjurs Kommunes erfaringer med brugen af dialog ved udbud af plejecentret Søhusparken Alle artikler er i denne pjece forkortet og kan læses i deres fulde længde på udbudsportalen.dk: Erfaringsartikler/ Rigtig god læselyst! Med venlig hilsen Udbudsportalen

4 4 10 gode eksempler Underjordisk tunnelsystem i Odense 1Et sindrigt tunnelsystem syv meter under Odense mindsker risikoen for oversvømmelser og forurening. Systemet blev udført i et tidligt partneringsamarbejde, hvor alle parter samarbejder fra start. Af og til sker det, at himlen revner og VandcenterSyd udbød projektet i lukker mere vand ud, end kloakkerne kan tidlig partnering, som inkluderer både nå at lede væk. Ofte er resultatet oversvømmede entreprenør, rådgiver og ordregiver. kældre og stuer inficeret med Samarbejdsformen står i kontrast til bakterieholdigt vand. den traditionelle entreprise, hvor kunden Den slags problemer er blevet væsentligt planlægger og definerer opgaven reduceret efter, at VandcenterSyd i samarbejde med en rådgiver og først har skabt et underjordisk rør- og tunnelsystem derefter byder entreprisen ud. Vandcenmet på næsten otte kilometer. SysteterSyd valgte Arkil som entreprenør og kan opmagasinere helt op til COWI som rådgiver. m3 vand eller det, som svarer til vandet fra cirka badekar. En spansk trappe blev starten Projektet blev udbudt, fordi kommunen ville omdanne Odense Havn til et attraktivt område. Det inkluderede en spansk trappe ved havnebassinet lige der, hvor spildevandet fra de store regnskyl dengang løb ud. Kombinationen af et spildevandsafløb der, hvor man sidder og hygger sig måske endda med tæerne i vandet er ikke lige den bedste ide. Heller ikke selvom der kun løber vand ud, når det regner for alvor, fortæller plan- og projektchef fra VandcenterSyd Gerda Hald. Der var også problemer med et gammelt overløbsbassin, som jævnligt oversvømmede et beboelsesområde i Odense. Både havneudløbet og det gamle overløbsbassin blev derfor udbudt som en samlet pakke. Alle parter er med fra start Tunnelarbejdet krævede en særlig teknik, der hedder no-dig. Den handler om, at man uden at grave oppefra skyder sig vej under jordens overflade nærmest som en muldvarp. En skov af udfordringer Alle projektets parter blev inddraget fra start. Det viste sig at være en klog beslutning. Vi havde for eksempel forventet, at vi kunne fælde et bælte af træer i Åløkkeskoven og så lægge rørene i jorden oppefra. Men det viste sig, at Åløkkeskoven er fredet, og det fik Dansk Naturfredningsforening til at engagere sig i sagen. Det blev lidt af en showstopper, fortæller projektleder i COWI, Vilmer Johannes Jensen. Sagen trak ud i et halvt år og endte med, at holdet måtte tunnelere sig under skoven med no-dig-metoden. Ifølge Vilmer Johannes Jensen gav partneringaftalen den fleksibilitet, som gjorde det muligt for holdet at tilpasse sig forsinkelsen. Hvis kontraktgrundlaget havde været en almindelig entreprisekontrakt, skulle entreprenøren have haft penge, mens projektet var sat på hold. Efterfølgende har VandcenterSyd udbudt to lignende projekter. Blandt andet forbereder de deres projekter i god tid og gør mere ud af at inddrage alle parter, der kan have interesse i sagen, tidligt i forløbet.

5 10 gode eksempler 5 Fakta Opgaven blev udbudt i et EU-udbud med prækvalifikation. Herefter gav de bydende parter tilbud på baggrund af et skitseprojekt. Det sikrede VandcenterSyd tilbud og priser, som var sammenlignelige., Blev projektet billigere end den fastsatte pris, ville de tre parter, VandcenterSyd, Arkil og COWI, dele besparelsen. Den reelle besparelse på projektet var 4,6 mio. kr. Projektomfang Rådgivning og anlæg af 7,8 km kloak i alt, hvoraf 2,5 km er almindelig tunnel, 1,3 km er tunneleret tunnel og resten et åbent tunnelsystem. Tunnellerne har en diameter på mellem 1,6 og 2,5 meter og en samlet volumen på m3. Projektperiode Kontraktværdi 200 mio. kr. Effekter Økonomiske effekter Ved at researche grundigt og indhente tilbud fra udvalgte leverandører opnåede VandcenterSyd meget fordelagtige priser og rør af høj kvalitet, hvilket gjorde, at kapaciteten i anlægget kunne øges Kvalitative effekter Den øgede volumen i spildevandsanlægget giver færre overløb og oversvømmelser. Ud over fordelene for husejere betyder det også mindre forurening i Odense Havn, Bolbrorenden og Stavids Å. Innovative effekter For at skjule det nye udløb i Odense Havn fik sejlklubben en mole, som har gjort det muligt for klubben at modtage de store lystyachts, der tidligere var henvist til industrihavnen. Rør- og tunnelsystemet kan holde sig selv rent. Ordregiver VandcenterSyd Rådgiver COWI Entreprenør Arkil

6 6 10 gode eksempler Fælles om at udbyde løn- og økonomisystemer 2Kommunernes Landsforening har koordineret et udbud for 15 kommuner Det sikrer den frie konkurrence og giver mulighed for at vælge den bedst egnede leverandør. Løn til sekretæren, feriepenge, indkøb, Sammen er vi stærke boligstøtte, regninger og indtægter En stor kommune som Helsingør Kommune har sparet 15 mio. kroner på fra skatter. Der er nok at holde rede på i kommunerne. Til de opgaver er løn- udbuddet. En lille kommune, som Odder og økonomistyringssystemet et stærkt Kommune, har også mærket den fælles redskab, som med jævne mellemrum skal indsats. Her siger it-indkøbschef Jan udskiftes. Møller: For et par år siden havde 30 kommuner Det er en kæmpe opgave at lave netop købt en opdateret version et udbud, og det koster en formue i af deres styresystemer, men de havde konsulenter. For en lille kommune som købt den uden at have opgaven i udbud. Odder kan det være voldsomt at bruge Da indkøbet var over tærskelværdien for adskillige uger på at forberede et udbud. EU-udbud, pålagde Konkurrence- og Derfor er det rationelt, at flere kommuner Forbrugerstyrelsen kommunerne at gå i går sammen om opgaven. udbud med opgaven. KL går forrest Det skabte en pukkel af kommuner, der skulle til at sende deres systemer i udbud. Kommunernes Landsforening (KL) vurderede, at markedet ikke ville kunne følge med. Vi har faktisk kun tre leverandører i markedet. De servicerer de 98 kunder, der findes til den her slags produkter. Ingen af de tre leverandører har ressourcer til at udarbejde tilbud til så mange kommuner på en gang. Udover de 30 dømte kommuner var der også en række andre kommuner, der stod for at sende opgaven i udbud, fortæller konsulent i KL Michael Hald. KL besluttede sig derfor for at gå foran og koordinere et udbud. Det lykkedes at få 22 kommuner med i udbudsprocessen og ud af dem deltog de 15 i det koordinerede udbud. Krævende udfordringer Digitaliseringskoordinator fra Helsingør Kommune Asger Ringsing peger dog på en udfordring: En lang liste med krav, sådan som vi havde i udbuddet, resulterer i, at vi køber en vare, som vi kender i forvejen. Kravspecifikationen definerer jo nøjagtigt, hvad varen skal kunne, hvilket ikke levner mulighed for den store udvikling og nytænkning. Karen Nielsen fra KMD opfordrer kommunerne til at gå i tidlig dialog med leverandørerne Det giver dem en chance for at byde ind med bedre løsninger, end dem kommunerne selv har tænkt. KL er allerede ved at undersøge, om det giver mening at lave et lignende udbud for folkeskolernes indkøb af trådløst it.

7 10 gode eksempler 7 Fakta Udbuddet var et åbent EU-udbud uden prækvalifikation. Udbuddet bestod af en fælles kravspecifikation, et evalueringsværktøj og en kontrakt med enslydende leverancebetingelser. De udbudte ydelser inkluderede indkøb af styringssystemer til håndtering af løn, økonomi, ressourcer, debitorer, vagtplaner og e-handel. Dertil kommer implementeringen og driften af systemerne. Kontraktperiode Seks år med optioner på to gange to år. Kontrakten kan maksimalt forlænges til Effekter Økonomiske effekter De økonomiske effekter er ikke gjort op. Michael Hald vurderer, at de 15 kommuner har sparet procent i forhold til de tidligere priser. Innovative effekter Kravspecifikationen var offentligt tilgængelig forud for udbuddet for at give leverandørerne mulighed for at kommentere på den. Den lange kontraktperiode styrker konkurrencen, fordi omkostninger ved udbuddene er afskrevet, når kontraktperioden udløber. Leverandører KMD, Fujitsu og EG Data.

8 8 10 gode eksempler Bygningsstyrelsen samler fire retsbygninger i et udbud 3Bygningsstyrelsen udbød i 2009 fire byretter i et udbud. To af byretterne blev taget i brug fire måneder før tid, mens de andre to blev afleveret til tiden inden for budget og i en god kvalitet. Thi, kendes for ret, er en klassisk sætning, som hos mange sikkert skaber bil- Færdige til tiden og i en leder af 100 år gamle retslokaler præget af mørkt træ og møbler af ældre dato. Sådan har mange retsbygninger da også set ud i Danmark indtil midten af 2012, hvor byretsdommere i Herning, Holbæk, Holstebro og Kolding fremover udtaler de fire afgørende ord i helt nybyggede, moderne retsbygninger. Domstolsreform blev afsættet Udbuddet af de fire nye retsbygninger har rod i den domstolsreform, som Folketinget vedtog i Med et slag blev 82 byretskredse lagt sammen til 24 nye retskredse. Projektleder fra Bygningsstyrelsen Njal Olsen fortæller: Da mange af de eksisterende retsbygninger var fra starten af forrige århundrede eller ældre, var de allerede utidssvarende før domstolsreformen. Da de nye retskredse skulle håndtere et langt større opland, blev det for alvor tydeligt, at der var brug for nye rammer til byretterne. Derfor udbød Bygningsstyrelsen i 2009 de fire byretter i et samlet udbud, men i fire separate kontrakter. Opgaven blev udbudt som et offentligt-privat partnerskab (OPP) og førte til, at A. Enggaard, som både er entreprenør og ejendomsselskab, vandt opgaven. høj kvalitet Det er A. Enggaard, der skal stå for at finansiere og opføre samt drive og vedligeholde bygningerne. Alle beslutningerne om byggeriet blev derfor overladt til dem. For Njal Olsen er den private finansiering et centralt element, som tilskynder leverandøren til at blive færdig til tiden. Han siger: Leverandøren tjener først penge på os, når vi har accepteret, at bygningen lever op til det aftalte og derefter tager bygningen i brug. Derfor er det vigtigt for den private virksomhed at overholde fristerne på byggeriet. Konkurrencepræget dialog Selvom Bygningsstyrelsen havde erfaringer med OPP fra Rigsarkivet og Tinglysningsretten i Hobro, havde styrelsen ikke tidligere udbudt fire bygninger på forskellige adresser på en gang med fire forskellige kontrakter. Derfor valgte Bygningsstyrelsen at gennemføre udbuddet i en konkurrencepræget dialog, hvor de prækvalificerede tilbudsgivere i fire dialogrunder kunne drøfte og udfordre den beskrevne opgave med styrelsen. Konkurrencepræget dialog er særlig velegnet, når der er tale om komplekse projekter, fortæller Njal Olsen fra Bygningsstyrelsen. Men det er også en omkostningstung og dyr procedure, som stiller store krav til både ordregiver og tilbudsgivere. Derfor bør man altid overveje grundigt, om det står mål med gevinsterne, rådgiver Njal Olsen. A. Enggaard har også vundet Bygningsstyrelsens udbud af landsretten i Viborg som OPP-projekt, som skal stå klar i 2014.

9 10 gode eksempler 9 Fakta Udbuddet omfattede nye retsbygninger i Herning, Holbæk, Holstebro og Kolding. Kendetegnende for OPP og dermed for udbuddet af de fire retsbygninger er brugen af funktionsbaserede krav. Bygningsstyrelsen beskrev sammen med de kommende brugere arbejdsgange, behov, kvalitetskrav, værdier med mere, men stillede for eksempel ikke krav om, hvor mange kvadratmeter kontorerne skulle være på eller, hvilken træsort gulvbelægning skulle være i. Bestiller Bygningsstyrelsen Leverandør Bygherre, entreprenør: A. Enggaard A/S Effekter Økonomiske effekter To af bygningerne er taget i brug henholdsvis tre og fire måneder før det aftalte tidspunkt, mens de to andre var færdige til tiden. Samtlige bygninger er udført til budgetteret pris. Kvalitative effekter A. Enggaard har valgt en høj kvalitet i alle løsninger, fordi det økonomisk set bedre kan betale sig end at satse på billige løsninger, der kræver hyppig renovering. Innovative effekter Det store fokus på funktion har resulteret i løsninger, der gør op med den traditionelle opfattelse af retsbygninger. Nuværende ejer A.E 4 retsbygninger A/S (ejet af SEB) Underleverandører Ingeniør: Bascon A/S Arkitekt: Arkitema A/S Driftsoperatør: YIT A/S Formål At få tidssvarende rammer til de fire byretter i Holbæk, Kolding, Holstebro og Herning. Projektperiode UDBUD

10 10 10 gode eksempler Dialog er hjørne stenen i udbud af plejecenter 4Dialog spillede en central rolle gennem hele udbudsprocessen, da Syddjurs Kommune udbød plejecentret Søhusparken i et offentligtprivat samarbejde. Når farmor og morfar bliver for gamle til Søhusparken endte med at blive prækvalificeret. at klare sig selv i hjemmet, kan de få brug for at flytte på plejecenter. Omsorgen for Opgaven blev budt ud med fokus på de ældre har traditionelt været en offentlig opgave i Syddjurs Kommune, men det kravspecifikationer. Det var for at fokuse- en række temaer frem for en lang række har kommunen gjort op med. re på effekterne af samarbejdet frem for Syddjurs Kommune har nemlig at stille en masse detaljerede krav, som udbudt driften af plejecentret Søhusparken ved Ebeltoft i et offentligt-privat ninger, forklarer Jørgen Andersen. ville kræve bekostelige kontrolforanstalt- samarbejde. Udbuddet har ført til, at den private virksomhed Forenede Care siden februar 2012 har varetaget opgaven med døgnpleje, sygepleje og vedligeholdelsestræning for Søhusparkens 55 beboere. Direktør for sundheds-, social- og ældreområdet Jørgen Andersen siger: Det var et politisk ønske at konkurrenceudsætte et plejecenter. Vi valgte Søhusparken, fordi det gav bedst mening at vælge et plejecenter med et stort potentiale. Med 55 beboere og yderligere 55 på vej har Søhusparken nogle spændende udviklingsmuligheder. Det var også et politisk ønske at lade kommunens ansatte på Søhusparken byde ind på opgaven. Da centeret i forvejen blev drevet godt, gav det os et godt grundlag for at sammenligne den offentlige drift med den private. En utraditionel udbudsproces Forud for indgåelsen af samarbejdet udbød Syddjurs Kommune det offentligt-private samarbejde gennem en udbudsbaseret model. Det er en utraditionel model, som er præget af dialog, åbenhed og gennemsigtighed. I alt tre eksterne leverandører og de ansatte fra Otte temaer og få krav Udbuddets i alt otte temaer handler blandt om, hvordan de to parter skal samarbejde, udvikle, lede og effektivisere. Dialogfasen gav en større forståelse af, hvad kommunen ønskede, fortæller direktør i Forenede Care Thomas Nistrup På Søhusparken er der et køkken i hver af de fem bomiljøer. Dem vil kommunen beholde, selvom det bedre kan betale sig at samle tilberedningen af maden i et centralt køkken. Gennem dialogfaserne forstod vi, at køkkenerne er vigtige, fordi de skaber liv i husene for de ældre og er et socialt midtpunkt. Det giver jo god mening. Dialogen gjorde det også tydeligt for Forenede Care, at udbuddet ikke kun handlede om pris, men også om udvikling og læring. Syddjurs Kommune skal generere ny viden og være i stand til at sammenligne udgifter og kvalitet med driften af andre plejecentre både i egen og i andre kommuner. Syddjurs Kommune har ingen aktuelle planer om at udbyde flere plejecentre til private aktører

11 10 gode eksempler 11 Fakta Opgaven blev udbudt som et servicepartnerskab mellem Syddjurs Kommune og en privat leverandør. Forud for prækvalifikationen indbød kommunen en række leverandører til dialog om, hvad kommunen skulle være opmærksom på i udbudsfasen. Ordregiver Syddjurs Kommune Privat aktør Forenede Care Projektomfang Plejecenter med 55 boliger og yderligere 55 boliger, som er i gang med at blive bygget og vil stå klar midt i Projektperiode Fire år med option på forlængelse i to gange to år, hvilket giver en maksimal kontraktperiode på otte år. Effekter Innovative effekter Kommunen har i samarbejde med Forenede Care udviklet en ressourcefordelingsmodel, der inddeler ydelserne i pakker. Der er for eksempel en grundpakke, som rummer alt det basale i den daglige drift, og en pakke, der beskæftiger sig med de daglige plejeopgaver. Ressourcemodellen sparer kommunen for mange revisitationer og holder derfor administrationen på et minimum. Økonomiske effekter Der har ikke været markante besparelser endnu, og da Syddjurs Kommune i forvejen drev Søhusparken omkostningseffektivt, forventer kommunen ingen markante besparelser i det lange løb.

12 12 10 gode eksempler Esbjerg udliciterer driften af to genbrugspladser 5Esbjerg Kommune har overdraget driften af to af kommunens fire genbrugspladser til en privat virksomhed. Kommunen har gode erfaringer med samarbejdet. Når borgere eller virksomheder i Esbjerg Bemandingen går op skal af med murbrokker, haveaffald eller Fordelen ved, at genbrugspladserne i gamle computere, tænker de nok ikke Måde og Tarp drives af en privat virksomhed, videre over, om det er offentlige eller private er især et spørgsmål om beman- hænder, der håndterer deres affald. ding. Dorthe Ipsen fra Esbjerg Kommune Men i Måde og Tarp ligger to genbrugspladser, fortæller: som er blandt de få i Da det er aftalt, at medarbejderne landet, der bliver drevet af en privat virksomhed. kun skal arbejde hver tredje weekend, bli- Det er firmaet Gen-tek, der står ver vi nødt til at have seks medarbejdere for driften. Esbjerg Kommunes udlicitering ansat til at dække hver weekend med to af de to genbrugspladser har en lang medarbejdere. Det giver os en lille over- historie bag sig. Affaldschef i Esbjerg bemanding på hverdagene. Kommune Dorthe Ibsen fortæller: Gen-tek er ejet af den store affaldsentreprenør Da vi skulle etablere vores første Marius Pedersen, og derfor genbrugsplads i 1993, blev den placeret kan virksomheden nemmere rykke rundt på Gen-teks grund i Måde. Da Gen-tek på deres medarbejdere og få puslespillet er en genanvendelsesvirksomhed, var det med bemandingen til at passe med stillinger naturligt, at vi også brugte deres mandskab på 37 timer. til at drive genbrugspladsen. Siden flyttede genbrugspladsen over på en kommunal grund og blev i årenes løb udvidet med endnu en plads i Tarp, som også er udliciteret til Gen-Tek. Sociale jobs i fokus Esbjerg Kommune har til gengæld valgt selv at drive to genbrugspladser i Ribe og Bramming. Dem har vi umiddelbart ingen planer om at udbyde, fordi vi bruger de to genbrugspladser som socialt rummelige arbejdspladser, hvor vi kan sende ledige i aktivering, jobtræning eller i seniorjob, siger Dorthe Ibsen. Gen-tek udbyder cirka tyve procent af stillingerne som sociale jobs, mens kommunen udbyder cirka 40 procent af stillingerne. Bedste service er et fælles mål Samarbejdet er konstrueret sådan, at det er en fælles opgave for kommunen og Gen-tek at håndtere affaldet. Ifølge Dorthe Ibsen har samarbejdet fungeret godt i alle årene. Hun peger på, at grunden kan være, at kommunen løser problemer på de udliciterede genbrugspladser på samme måde som på de kommunale genbrugspladser. Siden den første plads blev etableret har de to pladser været udbudt hvert femte år. Hver gang har Gen-tek, vundet opgaven.

13 10 gode eksempler 13 Fakta I mere end tyve år har Esbjerg Kommune udbudt driften af deres genbrugspladser. Hver gang har det været udbudt med en kontraktperiode på tre år med option på yderligere to år. Sidste gang, opgaven blev udbudt, var i 2008, hvor opgaven blev sendt i offentligt EU-udbud med laveste pris som vinderkriterium. Kommunen byder opgaven ud igen Ordregiver Esbjerg Kommune Effekter Økonomiske effekter Kommunen kan se, at den private leverandør løser opgaven billigere på de to pladser, som de driver. De kommunale genbrugspladser vil i 2013 få tilført flere opgaver, så overbemandingen udnyttes i hverdagene. Innovative effekter Der kommer løbende nye metoder til, hvordan affaldet skal håndteres. Leverandør Genanvendelsesvirksomheden Gen-tek, som i dag er ejet af Marius Pedersen.

14 14 10 gode eksempler Et tæt samarbejde får arbejdsløse i job 6Aalborg Kommune har stor succes med at anvende private aktører til at få ledige akademikere i arbejde. Kommunen holder aktørerne til ilden gennem et samarbejde præget af tillid og dialog. Da Mia Sloma-Jessen blev færdig som Thomsen og tilføjer, at det dog kræver cand.it i oplevelsesdesign i 2011, røg hun en politisk beslutning i kommunen, før de direkte bagerst i køen af ledige. Efter at nye rammeaftaler kan tages i brug. have været tilknyttet jobcenteret i ti uger fik hun tilbuddet om at komme ud til en privat aktør. Hun valgte Ballisager, fordi de har et stort netværk, der giver adgang til akademikerjobs. På introdagen blev der spurgt, om der var nogen, der kunne lide at arbejde med Adobes programmer. Jeg var den eneste, der rakte hånden op, fortæller hun. Fire dage efter kunne Mia starte i fire ugers virksomhedspraktik, hvor hun kort efter blev ansat under videnpilotordningen. Med rødder i et statsligt udbud Mia Sloma-Jessen var en af de sidste ledige med en lang videregående uddannelse, der blev sendt i arbejde på en ordning, som Arbejdsmarkedsstyrelsen udbød flere gange mellem 2001 og Private aktører kunne byde ind på en rammeaftale, som kommunerne kunne bruge i deres indsats for at få ledige i arbejde. Staten opsagde dog aftalerne med de private aktører i 2011, hvilket sendte akademikerne tilbage på jobcenteret. Det betyder, at vi lige nu står uden mulighed for at sende ledige med en lang videregående uddannelse til en anden aktør. De ledige får selvfølgelig fortsat tilbud og kontaktforløb i vores jobcenter, men da vi har været glade for samarbejdet med de private aktører, har vi netop sendt nye rammeaftaler i udbud, fortæller jobcenterleder på Aalborg Kommunes Jobcenter Peter Nøglen til succes Nøglen til den nordjyske succes er ifølge Peter Thomsen et tæt samarbejde præget af dialog og kontinuerlig opfølgning. Kommunen kan sagtens finde på at lave deres første tilsyn den allerførste dag. Om det siger direktør i Ballisager, Morten Ballisager: Selvom man ikke er særlig god på den dag, man lige starter noget helt nyt op, så signalerer kommunens nidkærhed, tætte opfølgning og kritiske tilgang, at opgaven er vigtig for dem. Det har klart været med til at gøre os bedre, fordi vi lige leverer de sidste ti procent fra 100 til 110 procent. Samarbejde frem for konkurrence Kommunen har også sørget for, at de private aktører har stærke incitamenter for at få de ledige akademikere i arbejde. Aktørerne modtager nemlig maksimalt 25 procent af den pris, de byder ind med, hvis de ikke får den ledige i arbejde inden for et år. Men der er mere end én nøgle til Aalborg Kommunes succes. Ifølge Peter Thomsen betragter kommunens jobcenter ikke de private aktører som konkurrenter, men som samarbejdspartnere. Selvom vi arbejder inden for de samme rammer, så er vores tilgang til opgaven forskellig og kan ikke sammenlignes uden, at det ville være som at sammenligne æbler og pærer, siger han. De private aktører har vist sig især at være gode til at få de ledige ud i virksomhederne.

15 10 gode eksempler 15 Fakta Samarbejdet mellem Aalborg Kommune og Ballisager har rødder i et 10 år gammelt udbud, som Arbejdsmarkedsstyrelsen stod i spidsen for helt tilbage i Ballisager er en af de seks private aktører, som Aalborg Kommune har et samarbejde med. I 2011 opsagde staten alle rammeaftaler med private aktører. Aalborg Kommune har netop for første gang udbudt kontakt- og aktiveringsforløb for ledige. Udbuddet havde ansøgningsfrist den 3. december Formål At skaffe ledige i arbejde. Projektperiode Aalborg Kommunes eget udbud: fra underskrivelsen af kontrakten til 1. januar 2016 med mulighed for forlængelse i et år. Effekter Økonomiske effekter Kan ikke opgøres. Dels fordi udbuddet er så gammelt, dels fordi jobcentrene kun løftede 70 procent af opgaven, dengang rammeaftalerne kom i udbud. Kvalitative effekter Den tætte opfølgning holder de private aktører til ilden. De seks private aktører drøfter metoder og resultater med hinanden på fælles møder. Derved får de mulighed for at inspirere hinanden til at løfte kvaliteten. Innovative effekter De private aktører har mulighed for at skabe netværk i bestemte brancher og virksomheder på en måde, som kan være til gavn for visse ledige.

16 16 10 gode eksempler Hospital i Silkeborg skruer ned for energiforbruget 7Danmark har fået sit første hospitals-esco på Regionshospitalet Silkeborg. EnergiMidt, som er ESCO-leverandør, har forpligtet sig til at mindske energiforbruget med mindst 20 procent. En energiregning, der er tyve procent projekter tilbage, så bliver tilbagebetalingstiden for lang. lavere end den nuværende. Det er, hvad Regionshospitalet Silkeborg er garanteret at få ud af det ESCO-samarbejde, hvor lang tid det tager, før man har spa- Tilbagebetalingstiden handler om, som de har indgået med energiselskabet ret lige så mange penge, som man har EnergiMidt. brugt til renoveringen. Tilsammen har de ESCO står for Energy Service mange små projekter bragt tilbagebetalingstiden på Silkeborg-projektet ned på Company og er et offentligt-privat samarbejde, hvor en offentlig bygherre får 12 år. finansieret energirenoveringer gennem de besparelser, der opnås. Region Midtjylland udbød i maj 2011 et ESCO-projekt på Regionshospitalet Silkeborg. EnergiMidt gav både den bedste pris, garanterede den største besparelse og gav 150 forslag til, hvordan energiregningen kan blive væsentligt mindre. Region Midtjylland har valgt at gå videre med 130 af forslagene, som løber op i en samlet pris på godt 23 mio. kr. Projektet inkluderer både små og store projekter fra isolering af facaden og udskiftning af gamle, udtjente vinduer til nye lysarmaturer og bevægelsessensorer, der slukker for lyset i rum, der ikke er i brug. Mal med den brede pensel Helt centralt ved et ESCO er netop, at det både rummer stort og småt. Ifølge projektleder Mogens Bjørnlund fra Region Midtjylland, er pointen med et ESCO at male med en bred pensel. Han siger: Det er nødvendigt at bruge de lavthængende frugter til at opnå en kort betalingstid. Har man kun de store, tunge Garanteret besparelse Opnår EnergiMidt ikke den lovede besparelse, er det dem, der skal betale differencen. Det betyder, at hospitalet uanset, hvordan det går, er sikret at spare 20 procent. For at kunne stille denne garanti, tager ESCO-leverandøren udgangspunkt i gennemsnittet af det tidligere forbrug, hvilket kaldes en baseline. Præsterer EnergiMidt ikke den lovede besparelse, skal de dække underskuddet i ti år. Sparer de mere end 20 procent, får de 50 procent af den besparelse, der ligger mellem 20 og 25 procent, mens en besparelse på over 25 procent udløser en andel til EnergiMidt på 60 procent af besparelsen. Alt arbejde på hospitalet skal være gennemført om to år i Herefter slår projektet over i drift. I 2019 er der et skæringspunkt, hvor besparelsen fastfryses på det niveau, som ESCO et har opnået. Region Midtjylland er allerede i gang med at definere et nyt ESCO-projekt på Regionshospitalet Viborg.

17 10 gode eksempler 17 Fakta Omfang Udbuddet omfatter analyse, projektering og udførelse af energibesparende projekter på Regionsenheden Silkeborg, som både inkluderer Regionshospitalet Silkeborg og Hammel Neurocenter. Opgaven blev udbudt i en analysedel, som tilbudsgiverne skulle give en pris på. Alle de forslag, som de bydende parter gav, blev betragtet som optioner, som Region Midtjylland frit kunne vælge til og fra. Regionen har valgt at gå videre med 130 ud af de 150 forslag, som Energi- Midt stillede. Kontraktsum 23 mio. kr Følgeomkostninger Udbudsomkostninger på til bygherrerådgiver. Dertil kommer forbrug af egen tid i Region Midtjylland og på hospitalet til projektledelse og koordinering Effekter Økonomiske Projektet er stadig ret nyt, så der er ikke overblik over de endelige økonomiske effekter, men hospitalet er garanteret en årlig besparelse på 20 procent i ti år. Kvalitative Hospitalet får renoveret store dele af bygningerne. Et nyt ventilationsanlæg gør det muligt at ventilere og styre temperaturen på en operationsstue ad gangen. Innovative Operationsgangen har fået funktionelt lys. Lægerne kan for eksempel vælge et stærkt lys, som er velegnet i en akut situation, eller vælge et lys, som gør det nemmere for lægen at se patientens årer og lægge bedøvelse. Dermed er de innovative aspekter også med til at øge kvaliteten.

18 18 10 gode eksempler Frederikssund samler vej og park i én kæmpe kontrakt Brud med traditionen Traditionen i de fleste kommuner har hidtil været at byde opgaver på vejområdet ud til én type entreprenører og opgaverne på parkområdet ud til andre. I Frederikssund ligger næsten alle opgaver nu under én samlet kæmpe kontrakt hvilket giver færre styringsomkostninger. Regionschefen Nicolai Haussmann fra HedeDanmark ser også en fordel i kontraktens størrelse. Han siger: Størrelsen er interessant for os, fordi den giver mulighed for, at vi kan løse mange forskellige opgaver, der er nært beslægtet. Har vi en medarbejder, der er ude at slå græs, og vedkommende ser et hul i vejen eller et træ, der skal beskæres, melder han det ind, så vi kan få det ordnet. Det er den slags synergi, der gør, at vi løser opgaven effektivt til den pris. 8Frederikssund Kommune udbød i 2011 driften af kommunens veje, grønne områder og vintertjeneste i en samlet kontrakt. Resultatet er store besparelser på kommunens budget. De fleste af os elsker sommerens sol og En fælles tilgang til vedlige- varme. Og det gør græsset og ukrudtet desværre også. Indtil 1. maj 2012 har Frederikssund Kommunes egne medarbejdere haft travlt med at slå græsset, fjerne ukrudtet og holde vejene og omgivelserne i kommunen i god stand. Sådan er det ikke længere. Kommunen udbød nemlig i 2011 hovedparten af alle opgaver inden for vej- og parkområdet. Afdelingsleder i Frederikssund Kommunes tekniske forvaltning Karsten Sunne Haslund siger: Vi bød egentlig opgaven ud, fordi vi ville se, om vi kunne få løst opgaven billigere hos en privat aktør. Kommunen bød også selv på opgaven og var i konkurrence med tre private firmaer. Resultatet af udbudsprocessen blev, at HedeDanmark overtog både vintertjenesten og arbejdet med at vedligeholde og pleje Frederikssund Kommunes veje og grønne områder fra 1. maj holdelsen af området Fire års grundige forberedelser ligger til grund for kontrakten med HedeDanmark. Kommunen afstemte kvalitetsniveauet med politikerne og sendte desuden forslaget i høring hos institutionerne og forsyningsselskabet for at skabe ro omkring og accept af udbuddet. Karsten Sunne Haslund og hans kolleger har også trukket på andre kommuners erfaringer. Noget af det, vi jo fandt ud af undervejs, var, at hvis den private part vandt, ville vi stå tilbage med næsten 50 medarbejdere, en materielgård og masser af materiel, som vi ikke længere havde brug for. Når slaget er tabt, kan det være svært at afsætte både dygtige medarbejdere og brugt materiel for ikke at tale om, at vores materielgård nok ville være svær at leje ud. Derfor blev udbuddet udformet, så vinderen også skulle overtage kommunens medarbejdere og materiel og acceptere at leje materielgården af kommunen. Hvis HedeDanmark først skulle anskaffe nyt materiel, havde det nemt kunne tage op mod et halvt år, før de var klar. Fyringer har der ikke været nogle af. Tværtimod har HedeDanmark ansat nye medarbejdere, fordi kommunen nu også står for udearealerne hos institutioner og forsyningsselskabet. Effektiviseringer af opgaverne, harmoniseringen af kvalitetsniveauet og den grundige forberedelse af udbuddet har ført til en besparelse på cirka fem mio. kr. årligt. Dertil kommer en besparelse på yderligere cirka fem mio. kr. om året ved at overlade arbejdet til HedeDanmark.

19 10 gode eksempler 19 Fakta Opgaven blev udbudt som et nationalt udbud, hvor kun prækvalificerede tilbudsgivere kunne give tilbud. Tildelingskriteriet var det økonomiske mest fordelagtige tilbud, hvor prisen vægtede 50 procent, opgaveløsning 25 procent og organisation og samarbejde 25 procent. Fakta om projektet Udbuddet omfatter drift og vedligeholdelse af veje, stier, pladser, grønne områder og udearealer på skoler, daginstitutioner, administrationscentre, plejecentre og ældreboliger og kulturinstitutioner plus boldbaner og skolebaner. Omfang Alle veje og offentlige udendørs arealer i Frederikssund Kommune fordelt over et areal på 248 km2. Formål At få kommunens offentlige udendørsarealer vedligeholdt i en ensartet kvalitet og billigst muligt. Projektperiode med option for forlængelse til 2020 Effekter Økonomiske effekter En samlet besparelse på cirka ti mio. kr. om året. Kvalitative effekter På grund af de mange forberedelser har kommunen nu en komplet registrering af alle udendørs arealer i kommunen. Samtidig har kommunen sendt harmoniseringen af kvalitetsniveauet i høring hos interessenterne, som forud for udbuddet har kunnet kommentere og gøre kommunen opmærksom på eventuelle forglemmelser. Innovative effekter Frederikssund Kommune satte det som et krav i udbuddet, at vinderen skulle overtage 37 medarbejdere, alt materiel og materielgården. Det betyder, at kommunen efter kontraktindgåelsen med en privat aktør, hverken skal til at opsige dygtige medarbejdere eller afhænde brugt materiel og finde ud, hvad deres materielgård kan bruges til.

20 20 10 gode eksempler Smartphones sender busser hurtigere gennem Vejle 9En smartphone med gps regulerer lyskrydsene i Vejle og sender busserne hurtigere gennem byen. Løsningen er resultatet af et EU-udbud, som blev vundet af en tysk virksomhed. Hvem har ikke prøvet at vente utålmodigt Fremtidssikret løsning på en bus eller stresse over, om man nu Smartphones er en løsning med lave når den næste forbindelse. Siden maj driftsomkostninger, fordi de er relativt billige 2012 har passagererne i Vejle og omegn at købe. Ved at bruge smartphones, fået færre af den slags spekulationer. som er hvermandseje, og softwaresystemer, Vejle Kommune har nemlig købt et som arbejder med internationalt system, som giver et bedre flow i bustrafikken, anerkendte grænseflader, kan Vejle Kom- og sørger for, at passagerne har mune desuden nemt vælge en ny leve- overblik over, om bussen er forsinket eller randør, hvis samarbejdet ikke fungerer. kører til tiden. Smartphones med gps i På grund af opgavens størrelse blev busserne sender hele tiden information opgaven sendt i EU-udbud. Konkurrencen om bussens færden til en central computer, blev vundet af et tysk firma, som hed- som regulerer lyskrydsene. der VAB-Verkehrsautomatisierung Berlin. Lyskrydsene får simpelthen besked Udover at levere løsningerne skal VAB om, at en bus nærmer sig, og hvis bussen også vedligeholde systemet i en periode er forsinket, så bliver der hurtigere grønt på ti år med mulighed for at forlænge for bussen eller grønt i så lang tid, at bussen samarbejdet yderligere fem år. får en chance for at komme foran i de køer, som Vejle er berygtet for, fortæller projektleder i Vejle Kommune Pia Gulddahl Møller. Overblik over busturen Jo tættere på centrum bussen kommer eller jo mere myldretid, der er i byen, jo højere bliver bussens fremfærd prioriteret. I alt 34 lyskryds på indfaldsveje mod Vejle er udstyret med dette system. Målet er at øge gennemsnithastigheden for busser med to kilometer i timen fra 23 til 25 km/t. Har en bus fået grønt lys i længere tid, kan der blive kompenseret med længere periode af grønt lys for de trafikanter, som måtte holde tilbage. Alle registreringerne bliver sendt direkte til rejseplanen.dk, så passagerer planlægger busrejsen på baggrund af de aktuelle oplysninger. Med det nye system har passagererne i Vejle Kommune forsat mulighed for at følge bussens forventede ankomst til Vejle Trafikcenter på en skærm, som også angiver, hvor på pladsen de kan fange bussen. Kulturelle udfordringer Selvom Danmark og Tyskland er nærmeste naboer, er der alligevel en række kulturforskelle, som er værd at tage højde for. Bernd Reuss, som repræsenterer VAB i Danmark, opfordrer til altid at have en kulturformidler med på den slags projekter: Sproget er selvfølgelig en udfordring i sig selv, men der er også stor forskel på, hvordan tyskere og danskere holder møder. For eksempel bruger danskerne møder til at drøfte projektet igennem og skriver ned efterfølgende, mens tyskerne typisk skriver ned først og bruger møderne til at finpudse detaljerne. Det nye system er også forberedt på, at trafikken i Vejle kan blive endnu tættere i fremtiden. Skulle det ske, kan politi, brandvæsen og Falck, blive koblet til systemet og få forkørselsret i lyskrydsene.