Kommunen: Til efterretning. Afd , Sejerø drøftes under punkt 3. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen)

Transkript

1 REFERAT Dialogmøde 2013 Lejerbo, Kalundborg Dato: 22. maj 2013 Mødested: Økonomistaben, Ubby Rådhus, Hovedgaden 62, 4490 Jerslev Deltagere: Boligorganisationen: Formand Niels Krøyer Næstformand Erik Pedersen Forretningsfører Mariane Toft Poulsen Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Økonomisk konsulent Hanne Pries 1. Velkomst Bjarne Dybdahl Andersen bød velkommen. 2. Gennemgang af styringsrapporten A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i nogen grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. Boligorganisationens kommentarer: Afd , Sejerø kan kun vanskeligt udlejes. Det betyder store tab p.g.a. manglende lejeindtægter. Afd. 375, Sejerø og afd og 639-0, begge Snertinge, er vanskelige at udleje men lejes via annoncering. Afd , Sejerø drøftes under punkt 3. 2) Behov for aftaler med kommunen: (iflg. boligorganisationen) Om boligorganisationens forhold : Ja, 772-0, Sejerø, kapitaltilførsel ombygning. Om særlig indsats i nogle afdelinger : Ja, 772-0, Sejerø, Særskilt tiltag om kapitaltilførsel, huslejenedsættelse, nedrivning og ombygning. Afd Sejerø drøftes under punkt 3. B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: En del af boligafdelingerne overvejer modernisering for at leve op til fremtiden. Hvilke initiativer er / vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Nye varmekilder, isolering, renovering. Samarbejde med kommunen om løsning på Sejerø. (hele kr.) Værdi Benchmark Sidste regnskabsår Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål Referat fra dialogmødet 2013 med Lejerbo, Kalundborg 1/7

2 Dispositionsfond, kr. pr. lejemål Arbejdskapital, kr. pr. lejemål Der har ikke været nogen sager ved beboerklagenævnet i regnskabsåret. Nøgletallene er pæne, dog henstiller vi til at hæve arbejdskapitalen. Vi har konstateret mindre fejl i boligorganisationens stamdataoplysninger i Landsbyggefonden vedrørende lejemålsenheder. Forkerte lejemålsenheder medfører forkerte nøgletal i styringsrapporten. Se punkt 6. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Samarbejde beboerdemokraterne imellem. Udbrede kendskab til det at være beboerdemokrat. Fortælle om fordele m.v. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Oplysning på afdelingsmøder, seminarer, gå-hjemmøder og repræsentantskabsmøder. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. Boligselskabet tilføjer, at bestyrelsen bl.a. har planlagt at etablere en legeplads i afd. 629, Løvvang (Snertinge), og at arbejdet udføres af bestyrelsen/beboerne som et fælles projekt med tilskud fra organisationen på kr. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Fordeling af boliger efter anvendte udlejningsregler: Venteliste: 48,72 % (sidste år: 78,05 %) Kommunal anvisning 51,28 % (sidste år: 21,95 %) Fleksibel udlejning 0,00 % (sidste år: 0,00 %) Kombineret udlejning: 0,00 % (sidste år: 0,00 %) Annoncering 0,00 % (sidste år: 0,00 %) Ledige familieboliger pr. ultimo regnskabsåret 2,99 % (sidste år: 2,99 %) 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden (LBF) status Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Ingen nybyggeri, da kommunen ikke har ønsker herom. Flere afdelinger påtænker renovering og forbedring, og udfordringen vil være, at lejen forbliver på et niveau, hvor det er attraktivt at bo til leje. Der pågår planer om ombygning/nedrivning i afd , Sejerø. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: P.t. ingen, da kommunen ikke ønsker nye almene boliger. Såfremt kommunen ønsker at bygge f.eks. pleje/ældreboliger vil Lejerbo gerne medvirke. Referat fra dialogmødet 2013 med Lejerbo, Kalundborg 2/7

3 Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer (i regnskabsåret): 532-0, Mågevej/Vibevej: påtænkes nye tage og vinduer herunder udbedring af fugtproblemer. Herudover igangværende ansøgning til LBF vedrørende renovering/nedrivning herunder kapitaltilførsel i afd , Sejerø Kommunen forespurgte om der er en ny igangværende driftsstøttesag i Landsbyggefonden vedrørende afd , Løvvang, idet der er registreret en sådan (uden yderligere oplysninger) i Landsbyggefondens IT platform Driftsstøtte. Det er der ikke iflg. boligselskabet, og det blev aftalt, at boligselskabet selv kontakter Landsbyggefonden herom og foranlediger sagen slettet. Der er p.t. ikke givet tilsagn fra kommunen vedrørende kapitaltilførsel i afd , Sejerø. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Der var enighed om kun at drøfte de 3 afdelinger, hvor der iflg. styringsrapporten er væsentlige problemer. Afd , Klosterparkvej: Henlæggelser til vedligeholdelse er væsentlig under benchmark (gul markering). Årets henlæggelser til vedligeholdelse (hele kr.) Afdeling Benchmark Pr. bolig kr Kr. pr. m2 46 kr. 74 kr. Opsparede henlæggelser til vedligeholdelse (hele kr.) Afdeling Benchmark Pr. bolig Kr. pr. m2 126 kr. 334 kr. Boligselskabet tilføjer, at årsagen til de lave opsparede henlæggelser bl.a. skyldes, at afdelingen netop har udskiftet vinduer og døre. Boligselskabet erkender dog, at henlæggelserne er lave, og dette forsøges hævet under hensyntagen til et tåleligt huslejeniveau. Afd , Sejerø: (se yderligere under punkt 3) Ledige boliger (rød markering) Opsamlet underskud (rødmarkering) Afd , Vænget: Ledige boliger (rød markering) (Opgjort ultimo regnskabsåret, dvs. pr. 30/4-2012) Afdeling Benchmark Almene familieboliger 6,67 % 0,00 % Boligselskabet tilføjer, at procenten kun svarer til 1 bolig, som kortvarigt var ledig, og at der p.t. ikke er udlejningsvanskeligheder. Referat fra dialogmødet 2013 med Lejerbo, Kalundborg 3/7

4 Kommunen: Der henstilles til at hæve henlæggelserne i afd. 197 se yderligere under regnskabet, punkt 4. Afd , Sejerø drøftes særskilt under punkt 3. Herudover ingen bemærkninger. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde Sidste års aftaler er overholdt bortset fra sidste års punkt 6, som vedrørte afd Svebølleparken. Boligselskabet har tidligere anmodet kommunen om ikke at anvise borgere hertil, som ikke er i stand til at vedligeholde boligens have, idet der har været klager fra øvrige beboere om manglende vedligeholdelse af nogle af haverne. Boligselskabet oplyser, at vedligeholdelsespligten er angivet i såvel huslejekontrakten som i boligselskabets vedligeholdelsesreglement. Afd består af 24 boliger, heraf 15 familieboliger og 9 ældreboliger. Kommunens Visitations- og hjælpemiddelenhed har tidligere visiteret til alle 24 boliger, dette er ændret ved ny udlejningsaftale pr. 1. januar 2013, således at der kun visiteres til de 9 ældreboliger. De 15 familieboliger udlejes efter boligselskabets egen venteliste, dog står hver 8. ledige familiebolig til rådighed for kommunens akutliste. Kommunens Visitations- og hjælpemiddelenhed har tilkendegivet, at de i forbindelse med visiteringen ikke har mulighed for at vurdere, hvorvidt en borger kan vedligeholde en have eller ej. Det er således iflg. kommunen et forhold mellem lejer og udlejer. Boligselskabet vil nu på et kommende afdelingsmøde drøfte evt. løsninger, såfremt der fortsat måtte være problemer. En evt. løsning kunne være, at boligselskabet kan vedligeholde haven mod et tillæg i lejen. Kommunen foretager sig herefter ikke yderligere i sagen. 3. Afd , Sejerø Ledige boliger i procent, ultimo regnskabsåret (rød markering) Afdeling Benchmark Almene familieboliger 38,46 % 0,00 % De 38,46 % svarer til 5 boliger. Situationen er forværret siden regnskabsafslutningen den 30. april Der er p.t. 9 ledige boliger ud af afdelingens 13 familieboliger. Kommunen (Borgerservice) har iflg. udlejningsaftalen rådighed over hver 8. ledigbleven bolig til akutlisten men Borgerservice oplyser, det er vanskeligt at udleje dem (dyr husleje og højt varmeforbrug). Opsamlet underskud på kr. (rød markering) yderligere herom i punkt 4. Regnskabet. Afdelingen er opført i 2003, og består af 13 boliger (tæt/lav) opført i 4 blokke (blok A, B, C og D). Blok A, som ligger tættest på vandet, består af 2 boliger i ét plan, blok B består af 5 boliger i 2 plan og blok C og D består hver især af 3 boliger i ét plan. Der er elvarme i boligerne, hvilket medfører en dyr varmeudgift for beboerne. Lejerbo orienterede og forløb og status siden besigtigelsen på Sejerø den 25. september 2012, hvor Landsbyggefonden, Lejerbo og kommunen deltog. Der arbejdes efter en plan med en delvis nedrivning af blok B, således at den ændres fra 5 til 3 boliger i et plan. Herudover pågår p.t. drøftelse med Landsbyggefonden omkring løsning af varmeforsyningen i afdelingen, idet den nuværende elvarme er en medvirkende årsag til udlejningsproblemerne. Det forventes, at projektet er færdigt til en byggestart 1. januar Endelige projekt, skema A, garanti og evt. kapitaltilførsel kræver godkendelse af kommunalbestyrelsen. Lejerbo kontakter kommunen i god tid forinden vedrørende tidsplan for skema A m.v. Referat fra dialogmødet 2013 med Lejerbo, Kalundborg 4/7

5 4. Regnskab 2012 ( ) Regnskab 2012 ( ) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Årets resultat - Boligorganisationen: Boligorganisationen har et underskud på kr. Underskuddet overføres til arbejdskapitalen. Årets resultat afdelinger: Årets resultat Opsamlet resultat Leje/m2/pr.år 2011/2012 ( ) 170-0, Trøjeløkke , , Klosterparkvej , , Vibevej/Mågevej , , Raklev , , Slagelsevej/Tværvej , , Fr. Andersensvej , , Sejerø , , Svebølle Parken , , Raklev , , Sandåsvej , , Løvvang , , Sejerø , , Vænget ,59 Underskud afvikles over højst 3 år bortset fra afd , Sejerø. Afvikling af underskud i afd , Sejerø pågår således: Afvikles over 10 år, underskud fra 2006/2007, 2007/2008, 2008/2009 og 2011/2012 er imidlertid ikke indregnet i afviklingen p.g.a. afdelingens dårlige økonomi. Der pågår opstart af LBF-sag med kapitaltilførsel om ombygning. Særligt vedrørende afd , Sejerø: Kommunen har noteret sig, at revisor har taget forbehold for afd , Sejerø således: Afdelingen har i regnskabsåret haft udlejningsvanskeligheder, der har været medvirkende til at afdelingens egenkapital pr. 30. april 2012 er negativ med kr. Afdelingens udlejningsvanskeligheder er fortsat i det nye regnskabsår, og der foreligger ingen konkrete handlingsplaner for afhjælpning heraf. Vi tager forbehold for afdelingens fortsatte drift, som følge af, at der foreligger usikkerhed om tilførsel af tilstrækkelig likviditet i regnskabsåret 2011/2012. Kommunen har noteret sig revisors forbehold. Kommunen er således bekendt med, at der efterfølgende er opstartet en driftsstøttesag i Landsbyggefonden, som omfatter renovering, nedrivning samt driftsstøtte (kapitaltilførsel). Der foreligger dog endnu ingen godkendelse fra Landsbyggefonden, ligesom der heller ikke foreligger en accept/godkendelse fra Kalundborg Kommune. Herudover har kommunen noteret sig, at boligorganisationen Lejerbo Kalundborg fortsat stiller den nødvendige likviditet til rådighed i forbindelse med den negative egenkapital (henlæggelser minus underskud). Ifølge driftsbekendtgørelsens 49, stk. 3 må der ikke ske udlån til afdelinger med opsamlede driftsunderskud, der skyldes udlejningsvanskeligheder, eller til afdelinger, hvor udlejningsvanskeligheder forventes. Kommunen har således noteret sig, at der i afd pr er en negativ mellemregning på kr. på trods af, at der er Referat fra dialogmødet 2013 med Lejerbo, Kalundborg 5/7

6 udlejningsvanskeligheder, hvilket revisor ligeledes gør opmærksom på. Hertil oplyser boligorganisationen og revisor, at afdelingens negative egenkapital vil blive retableret i forbindelse med den forventede kapitaltilførsessag. Kommunen har påtalt, at der er sket udlån af afdelingsmidler til afd , Sejerø, hvilket ikke er lovligt jf. driftsbekendtgørelsen 49, stk. 3, da afdelingens opsamlede driftsunderskud skyldes udlejningsvanskeligheder, eller hvor udlejningsvanskeligheder forventes. Kommunen henviser til, at der endnu ikke foreligger en godkendelse fra Landsbyggefonden, ligesom der heller ikke foreligger en accept/godkendelse fra Kalundborg Kommune. Kommunen har dog noteret sig, at boligorganisationen Lejerbo indestår herfor, således at midlerne kan frigøres med kort varsel. Bortset fra afd tager kommunen herefter regnskabet til efterretning med følgende bemærkninger: Kommunen henstiller til, at henlæggelser til vedligeholdelser i afd. afd styrkes, idet revisor oplyser, at der i 2012/2013 ikke vil være tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder. Kommunen henstiller til at styrke arbejdskapitalen. 5. Skimmelsvamp Lejerbo oplyser, at der er konstateret skimmelsvamp i afd. 5, Vibevej/Mågevej, men at dette vil blive løst ved den planlagte renovering. Herudover har der været 2 tilfælde af skimmelsvamp i afd. 197, Klosterparkvej, hvilket skyldes manglende udluftning, og problemet er løst samtidig med, at der er henstillet til regelmæssig uluftning. 6. Stamdataoplysninger for boligorganisationen og afdelinger / lejemålsoplysninger Kommunen har konstateret fejl i boligorganisationens LBF-stamdata vedrørende lejemålsenheder, idet garanger/carporte ikke er indberettet. Herudover konstateret fejl i afd , Vibevej/Mågevej, som er registreret som 18 etageboliger, men det er 18 tæt/lav. Antal lejemålsenheder, som beregnes af antal familieboliger, ældreboliger, ungdomsboliger, erhverv, institutioner, garager/carporte, skal være ens i det indberettede regnskab og i LBF-stamdata. Det er boligselskabets ansvar, at oplysningerne begge steder er korrekte. Lejerbo s antal lejemålsenheder er ikke ens i regnskabet og LBF-stamdata. Lejemålsenheder i regnskabet er oplyst som 252 og i LBF-stamdata 248. Forkerte lejemålsenheder i LBF-stamdata medfører forkerte nøgletal i styringsrapporten ligesom boliger angivet som etageboliger i stedet for tæt/lav medfører forkerte benchmarkværdier. Såfremt boligselskabet benytter forkerte lejemålsoplysninger i selve regnskabet, medfører dette ligeledes forkerte beregninger her. Boligselskabet retter snarest muligt de forkerte oplysninger i LBF-stamdata og sørger for, at de kommende regnskaber ligeledes indeholder de rigtige oplysninger. 7. Udsættelser Udvikling/antal/forebyggelse m.v. Boligselskabet har ikke haft udsættelser indenfor det sidste år. 8. Boligselskabets hjemmeside og kommunens hjemmeside (Drøftelse af indholdet på begge hjemmesider) Kommunens hjemmeside har nu et link til de almene boligselskabers hjemmeside, hvilket der ikke var bemærkninger til. Referat fra dialogmødet 2013 med Lejerbo, Kalundborg 6/7

7 Kommunen bemærker, at loven foreskriver, at referater skal være tilgængelige for beboerne. Der er i lovgivningen ikke fastsat nærmere regler om, hvordan referater skal gøres tilgængeligt/offentliggøres, men det kan foruden omdeling til samtlige husstande - formentlig ske ved offentliggørelse på hjemmeside, opslag i opgange eller ved opslag på ejendomskontoret (altså på steder, hvor beboerne ofte færdes). Kommunen har noteret sig, at referater fra repræsentantskabsmøder og organisationsbestyrelsesmøder er tilgængelige på boligselskabets hjemmeside, men at referater fra afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder ikke er. Lejerbo tilkendegiver, at disse gøres tilgængelige på anden måde, opslag m.v. 9. Eventuelt Niels Krøyer roser kommunens hurtige handling vedrørende græsslåning af et tilstødende kommunalt græsareal på Klosterparkvej. 10. Næste dialogmøde Lejerbo har frist for regnskabsindberetning (regnskab 2013) til LBF den 30. september 2013, men styringsrapporten kan tidligst indberettes medio februar Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten blev aftalt til den 1. april Kommunen indberetter datoen i Tidspunkt for dialogmødet aftales herefter mellem parterne. 11. Aftaler 1. Boligselskabet sletter driftsstøttesag for afd , Løvvang i Landsbyggefondens IT-platform Driftsstøtte. 2. Vedligeholdelse af haver i ældreboligerne er et forhold mellem Lejerbo og lejer, og således kommunen uvedkommende, også i forbindelse med visiteringen til boligen. En evt. pligt til vedligeholdelse af have til boligen vil fremgå af lejekontrakten. Lejerbo undersøger muligheden for at tilbyde vedligeholdelsen mod et tillæg i lejen. 3. Lejerbo indestår for, at referater fra møder (repræsentantskabsmøder, organisationsbestyrelsesmøder, afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder) er tilgængelige for lejerne. 4. Lejerbo retter snarest forkerte lejemålsenheder m.v. i LBF-stamdata og sikrer, at lejemålsenhederne fremover vil være rigtige (og ens) i regnskaberne og i LBF-stamdata. 5. Frist for boligselskabets indberetning af styringsrapporten aftales til den 1. april Nærværende referat og bilag godkendes af Kalundborg almennyttige Boligselskab Kalundborg Kommune den 2 / den 14 / Formand Niels Krøyer Sign. Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen Sign. Referat fra dialogmødet 2013 med Lejerbo, Kalundborg 7/7