AU Økonomi og Bygninger Økonomisekretariatet AARHUS UNIVERSITET Bestiller. Indholdsfortegnelse:

Transkript

1 Indholdsfortegnelse: 1 Varekøb Varesøgning Feltet Varesøgning Søgning i favoritlister Filtrering Generelt om søgning Bestilling af varer - skurv Udfyldelse af Rekvisition Rekvisitionshoved Bestillingsoplysninger Workflow Adresser Vareliste Kontér pr. varelinje Massekontér varelinjer Valgmuligheder Gem Opret stående ordre: anvendes ikke pt skal testes igennem før anvendelse Videresend Vis udskrift Kopier dokument Send Rekvisition Gebyr advarsel ved Send knappen Fremskyd leveringsdato advarsel ved Send knappen Afvist rekvisition Genbehandle Rekvisition Påføre Sag og Sagsopgave på varelinjen Massekontér varelinjer Ændring af Sag og Sagsopgave på varelinjen Ændre flere eller alle varelinjer - Massekontér Slette eller tilføje varelinjer Side 1 af 38

2 2.2 Slet rekvisition Varemodtagelse Varemodtag dine varer Kopier dokument Delvis varemodtagelse Valgmuligheder Bekræft ordre Annuller Luk ordre Vis udskrift Side 2 af 38

3 1 Varekøb 1.1 Varesøgning Log på IndFak Klik på fanebladet Varesøgning eller ikonet Varesøgning Feltet Varesøgning I varesøgningen søges på tværs af kataloger og leverandører. Indtast et eller flere søgeord og tryk søg. Herefter vises alle søgeresultater, der indeholder de indtastede søgeord Søgning i favoritlister Du kan som bruger oprette din egen favoritliste indeholdende varer, som du ofte køber. Du kan afgrænse søgninger, til kun at søge i en eller flere favoritlister. Checkboksen har som oftest en farvemarkering. Det gøres ved at sætte flueben i checkboksen ud for de favoritlister, der skal søges og klik på søgeikonet ved søgefeltet. Så længe fluebenet er sat, søges kun i den/de valgte favoritlister. Se særskilt vejledning for hvordan du opretter favoritlister. Side 3 af 38

4 1.1.3 Filtrering På varesøgningen finder du Filtrering nederst til venstre på skærmen. Filtrering er en genvej til at filtrere din søgning på Aftaler, Leverandører og Varegrupper På fanebladet "Aftaler" vises forhandlede aftaler På fanebladet "Leverandører" vises en liste over samtlige leverandører På fanebladet "Varegrupper" vises tilpassede varegrupper Anbefales da har oprettet tilpassede varegrupper opdelt i varekategorier f.eks. kontorartikler Generelt om søgning Søgninger kan begrænses, så der kun søges i varer fra en eller flere specifikke leverandører, aftaler eller varegrupper. Det gøres ved at sætte flueben i checkboksen og klik på søgeikonet ved søgefeltet. Så længe fluebenet er sat ud for en eller flere leverandører og/eller aftaler, søges kun i den/de valgte leverandører/aftaler/varegrupper. Dette kan kombineres med begrænsning på favoritlister eller fritekstsøgninger. Nedenstående søgeeksempel vises med markering i fanebladet Varegrupper ved Kontorhold og på Notes i søgefeltet Side 4 af 38

5 Herefter vises søgeresultatet i dette tilfælde 311 varer med visning af 25 pr. side dette kan ændres nederst i skærmbilledet samt du kan bladre mellem siderne. Resultatet af søgningen er sorteret på Pris så de billigste varer vil altid blive vist først. Vær opmærksom på om prisen er pr. stk eller pr. pakke samt antal pr. pakke. Stå med cursor på varen og du kan se den i forstørret billede Ved at dobbeltklikke på varelinjen/billede kan du se yderligere info om varen. For at komme retur til varesøgning skal du klikke på fanebladet Varesøgning Fanebladet Varevisning lukkes igen ved at klikke på x Side 5 af 38

6 1.2 Bestilling af varer - skurv Varerne lægges i indkøbskurven ved klik på det grønne plus Du kan vælge antal både i varelinjen eller skurven ved at klikke på Pil op = forøger antal Pil ned = nedsætter antal Du kan også vælge at skrive antal det kan gøres både på varelinjen ved det grønne plus eller når du har hentet varen over i skurven. Har du fortrudt en vare i skurven kan du klikke på skraldespanden og dermed fjerne varen fra kurven. Når du er færdig med at hente varerne over i skurven klikker du på Fortsæt Side 6 af 38

7 1.3 Udfyldelse af Rekvisition Hermed har du dannet en rekvisition som ligger i Udbakke Rekvisitionshoved Bestillingsoplysninger Ordredato: bestillings dato Ønsket leveringsdato: default udfyldt med dagen efter bestillings dato. Kan ændres. Hvis ordren ikke kan leveres dagen efter vil du få besked om at ændre dato når du sender ordren. Bekræftes senest: = anvendes pt. ikke GLN/EAN: Vigtigt! Husk at vælge EAN nr. i listen. St.værdi: kan anvendes til angivelse af kontonr. eller lignende som efterspørges af leverandøren. Kontraktnr: kan anvendes til angivelse af et kontraktnr. hvis et sådant forefindes. Rekvisitionsnr: kan anvendes til angivelse af et rekvisitionsnr. fra andet system, hvis et sådant anvendes. Ordrebekræftelse ønskes: er default markeret. Pt. anvendes den ikke. Side 7 af 38

8 Delleverancer accepteres ikke: skal markeres hvis levering skal indeholde alle varer. Efterregistrering: Anvendes ikke Workflow Felterne ændres ikke. Rekvirent, er og Disponent er default udfyldt. Hvis Disponent feltet er tomt er dette ok, da feltet udfyldes automatisk når er modtager din rekvisition Adresser Leveringsadresse: er default udfyldt. Kan ændres klik på blyant. Her kan enten vælges en ny leveringsadresse via værdilisten eller oprette en ny. Faktureringsadresse: er default udfyldt. Ændres ikke. Side 8 af 38

9 1.3.2 Vareliste Du skal udfylde Sag (projekt) og Sagsopgave (aktivitet) på varelinjerne. Hvis rekvisitionen indeholder mange linjer som skal have samme Sag og Sagsopgave kan du med fordel anvende Massekontér varelinjer. Bemærk at varelinjerne er default markeret. Markeringen kan fjernes hvis du ikke vil have alle linjer med samme kontering. Under hver varelinje er skal felterne Konto, Delregnskab og Moms-prod være default udfyldt. Hvis de ikke er udfyldt kontaktes Hvis ikke disse er udfyldt kan du ikke påføre Sag og Sagsopgave I varelinjen kan du ændre antal (skrive eller brug pil op eller ned) eller har du fortrudt varekøbet kan du fjerne linjen ved at klikke på skraldespanden og fjerner dermed varen fra rekvisitionen. Du kan også tilføje flere varer enten ved at klikke på Tilføj katalogvare eller klik på fanebladet Varesøgning Side 9 af 38

10 Kontér pr. varelinje Har du mange varelinjer som skal have den samme kontering kan du med fordel anvende massekontering. Men udfyld altid den første varelinje som nedenstående. Hvis du kender Sags nr. kan du indtaste sags nr. i feltet og fortsætte til feltet Sagsopgave f.eks. klik på tab-knappen. Ved feltet Sagsopgave skal du klikke på den lille pil for at få vist muligheder. Se evt. nærmere beskrivelse nedenstående. Hvis du ikke kan huske hele sags. Nr. eller kender navnet på kan søge nr. frem ved at klikke på den lille pil. I søgefeltet kan du indtaste f.eks. del af sags nr. eller navn. Klik herefter på luppen Side 10 af 38

11 Efter søgningen vises de muligheder som din søgning indeholder. Du skal klikke på det ønskede sags nr. Herefter skal du udfylde Sagsopgave ved at klikke på den lille pil Side 11 af 38

12 Alle sagsopgaver tilhørende sags nr. vises. Hvis der er mange sags opgave nr. kan du søge som ved eksemplet Sag se ovenstående klik på det ønskede nr. Felterne Sag og Sagsopgave er udfyldt. Side 12 af 38

13 Massekontér varelinjer Har du mange varelinjer som skal have den samme kontering kan du med fordel anvende massekontering. Men udfyld altid den første varelinje som ovenstående. Klik på Massekontér varelinjer og fjern evt. markering ved de varelinjer som ikke skal have samme kontering. Marker Sag og Sagsopgave og klik på OK Systemet opdaterer vent lidt Side 13 af 38

14 Alle varelinjer er nu udfyldt med den samme kontering. Side 14 af 38

15 1.4 Valgmuligheder Gem Rekvisitioner kan gemmes ved tryk på "Gem"-knappen. Hvis du vil arbejde løbende med din rekvisition kan du med fordel gemme den indtil du har færdigbehandlet dine indkøb og videresendt den til din er. Når en rekvisition gemmes får den et rekvisitions nr., som følger dokumentet indtil det bliver til en ordre og sendes til leverandøren. Gemte rekvisitioner er personlige og ligger i ens egen rekvisitionsoversigt med status "Aktiv". Du tilgå dine gemte rekvisitioner ved klik på ikonet Ordre Ordre Rekvisitioner Side 15 af 38

16 Gemte rekvisitioner ligger i rekvisitionsoversigten med status "Aktiv" En gemt rekvisition åbnes ved at dobbelt-klikke på den. Dette åbner rekvisitionen i et faneblad og samtidig lægges varerne i udbakken, klar til afsendelse. Selvom du arbejder videre på en gemt rekvisition, så vil ordredatoen altid sættes til den dato og det tidspunkt, hvor ordren afsendes til leverandøren. En gemt rekvisition slettes ved at markere checkboksen på linjen og vælge "Slet valgte" via handlingknappen øverst til højre (den står default til "Åbn valgte") Opret stående ordre: anvendes ikke pt skal testes igennem før anvendelse. Hvis de samme varer skal bestilles med et fast interval, kan du oprette en stående ordre. En stående ordre er en "ordreskabelon", der bliver sendt til leverandøren i et givent interval. Det er muligt at redigere og tilpasse ordreskabelonen løbende, men hver gang et afsendelsestidspunkt oprinder, sendes en ordre afsted med indholdet fra den stående ordre (som den ser ud på det givne tidspunkt). En stående ordre oprettes fra udbakken eller fra en gemt eller kopieret rekvisition, hvor du på 'Valgmuligheder' (til venstre for send-knappen) vælger "Opret stående ordre". Herved kommer en boks, hvor du kan angive interval og tidspunkt for, hvor tit og hvornår den stående ordre skal afsendes.. Eksempel på opsætning af interval for afsendelse af stående ordre. Side 16 af 38

17 Når en stående ordre er oprettet, vises den i rekvisitionsoversigten med status "Stående ordre". For at redigere en stående ordre, dobbelt-klikkes på ordren i rekvisitionsoversigten. Hver gang en stående ordre afsendes, placeres en reference til ordren i 'Relaterede dokumenter' på den stående ordre, der skrives i historikken på dokumentet og du modtager en mail-notifikation om afsendelsen. Hvis en stående ordre ikke skal sendes længere, kan den annulleres ved klik på knappen 'Annuller' inde på dokumentet Videresend En rekvisition kan videresendes til en eller flere kolleger rundt i organisationen. Når en rekvisition videresendes, svarer det til, at dokumentet sendes til en anden bruger - uden at workflowet med godkendelsesgrænser og afsendelse af ordrer til leverandører aktiveres. Ved hjælp af videresend-funktionen kan du starte på en rekvisition og derefter videresende den til en anden bruger med samme roller. Den anden bruger overtager rekvisitionen og kan sende den retur eller arbejde videre med den som "sin egen". Når du modtager en rekvisition fra en anden bruger, får du et advis via og får ligeledes en aktivitet på forsiden/dashboardet. Rekvisitioner, der er videresendt, gemmes i rekvisitionsoversigten med status "Aktiv" Vis udskrift Åbner en visning af rekvisitionen i et nyt faneblad. Her kan du bl.a. printe rekvisitionen, gemme den i PDF-format og zoome ind/ud i indholdet. Når du lukker fanebladet, ligger ordren fortsat i udbakken og er ikke afsendt Kopier dokument En rekvisition kan kopieres, hvilket gør det nemt at genbruge en rekvisition flere gange. Herved dannes en kopi af rekvisitionen i udbakken. Der tjekkes automatisk om varerne fortsat er tilgængelige på indgående aftaler og om priserne har ændret sig. 1.5 Send Rekvisition Er du færdig med at bestille varer kan du klikke på Send knappen og rekvisitionen sendes til din er. Din er vil herefter gennemgå din rekvisition og bestille de ønskede varer hos leverandøren. Du vil modtage en mail når ordren afsendes til leverandøren. Din er kan evt. afvise din rekvisition med en begrundelse. Side 17 af 38

18 1.5.1 Gebyr advarsel ved Send knappen Nogle leverandører vil kræve gebyr, hvis man bestiller under et aftalt mindste beløb pr. ordre. Vi anbefaler at du venter med at sende rekvisitionen til den overstiger mindste beløbet. Hvis det er et haste behov kan det selvfølgelig være nødvendigt at afsende rekvisitionen. Klik på OK for at acceptere gebyr og du kan sende rekvisitionen til din er Fremskyd leveringsdato advarsel ved Send knappen Hvis leverandøren ikke kan levere på det ønskede tidspunkt vil systemet selv foreslå et nyt leveringstidspunkt, når du har klikket på Send Klik på Fremskyd leveringsdato. Klik på OK og dato vil ændre sig til det foreslåede i skærmbilledet. Side 18 af 38

19 2 Afvist rekvisition Du kan få afvist din bestilling af varer (rekvisition) af er/godkender enten fordi varerne allerede er på lager eller manglende udfyldelse f.eks. af Sag eller EAN nr. Du vil modtage 2 mail notifikationer pt. (mailnotifikationer vedr. skal gennemgås med leverandør) I mailen vedr. Ny kommentar ses beskeden fra din er/godkender. Du kan enten vælge at genbehandle eller slette din rekvisition. Du kan tilgå den afviste rekvisition enten via dit Dashboard under aktiviteter eller via ikonet Ordrer Ordrer Rekvisitioner Hvis du skal slette din rekvisition anbefales det via ikonet Ordrer Side 19 af 38

20 2.1 Genbehandle Rekvisition Har du f.eks. glemt at påføre Sag og Sagsopgave eller ændring af en vare kan du åbne rekvisitionen igen og genbehandle din rekvisition. Dobbelt klik på den afviste rekvisitionen under Aktiviteter på dit Dashboard Side 20 af 38

21 2.1.1 Påføre Sag og Sagsopgave på varelinjen Hvis du har glemt at påføre Sag og Sagsopgave. Har du mange varelinjer som skal have den samme kontering kan du med fordel anvende massekontering. Men udfyld altid den første varelinje som nedenstående. Hvis du kender Sags nr. kan du indtaste sags nr. i feltet og fortsætte til feltet Sagsopgave f.eks. klik på tab-knappen. Ved feltet Sagsopgave skal du klikke på den lille pil for at få vist muligheder. Se evt. nærmere beskrivelse nedenstående. Hvis du ikke kan huske hele sags. Nr. eller kender navnet på kan søge nr. frem ved at klikke på den lille pil. I søgefeltet kan du indtaste f.eks. del af sags nr. eller navn. Klik herefter på luppen Side 21 af 38

22 Efter søgningen vises de muligheder som din søgning indeholder. Du skal klikke på det ønskede sags nr. Herefter skal du udfylde Sagsopgave ved at klikke på den lille pil Side 22 af 38

23 Alle sagsopgaver tilhørende sags nr. vises. Hvis der er mange sags opgave nr. kan du søge som ved eksemplet Sag se ovenstående klik på det ønskede nr. Felterne Sag og Sagsopgave er udfyldt Massekontér varelinjer Har du mange varelinjer som skal have den samme kontering kan du med fordel anvende massekontering. Men udfyld altid den første varelinje som ovenstående. Klik på Massekontér varelinjer og fjern evt. markering ved de varelinjer som ikke skal have samme kontering. Marker Sag og Sagsopgave og klik på OK Side 23 af 38

24 Systemet opdaterer vent lidt Alle varelinjer er nu udfyldt med den samme kontering Ændring af Sag og Sagsopgave på varelinjen Side 24 af 38

25 Du kan ændre Sag og Sagsopgave på en varelinje. Du kan slette Sag ved at klikke på det lille x Hvis du kender Sags nr. kan du indtaste sags nr. i feltet og fortsætte til feltet Sagsopgave f.eks. klik på tab-knappen. Ved feltet Sagsopgave skal du klikke på den lille pil for at få vist muligheder. Se evt. nærmere beskrivelse nedenstående. Hvis du ikke kan huske hele sags. Nr. eller kender navnet på kan søge nr. frem ved at klikke på den lille pil. I søgefeltet kan du indtaste f.eks. del af sags nr. eller navn. Klik herefter på luppen Side 25 af 38

26 Efter søgningen vises de muligheder som din søgning indeholder. Du skal klikke på det ønskede sags nr. Herefter skal du udfylde Sagsopgave ved at klikke på den lille pil Side 26 af 38

27 Alle sagsopgaver tilhørende sags nr. vises. Hvis der er mange sags opgave nr. kan du søge som ved eksemplet Sag se ovenstående klik på det ønskede nr. Sag og Sagsopgave er nu ændret. Er alt ok klik på Send Ændre flere eller alle varelinjer - Massekontér Hvis rekvisitionen indeholder mange linjer som skal have ændret til samme Sag og Sagsopgave kan du med fordel anvende Massekontér varelinjer. Bemærk at varelinjerne er default markeret. Markeringen kan fjernes hvis du ikke vil have alle linjer med samme kontering. Tip: Start med at ændre den første varelinje se evt. vejledning ovenstående. Massekontér vil altid tage udgangspunkt i første varelinje. Klik på Massekontér varelinjer Side 27 af 38

28 Marker Sag og Sagsopgave og klik på OK Systemet opdaterer vent lidt De ønskede varelinjer har nu fået ændret Sag og Sagsopgave. Er alt ok klik på Send Side 28 af 38

29 2.1.5 Slette eller tilføje varelinjer Du kan slette/fjerne en varelinje ved at klikke på Skraldespanden i højre side af varelinjen. Hvis du skal have tilføjet flere varer så klik på Tilføj Katalog vare I søgelinjen skriver du varens navn og klik på luppen for at søge varen frem Side 29 af 38

30 Klik på den valgte vare evt. ændrer på antal ved at skrive det i feltet eller brug pil op Klik på OK Varen er nu tilføjet rekvisitionen og husk at påføre Sag og Sagsopgave Er alt ok kan du klikke på Send Side 30 af 38

31 2.2 Slet rekvisition Vil du slette din rekvisition klik på ikonet Ordrer Ordrer Rekvisitioner Marker den rekvisition du vil slette. Klik på Handlinger og vælg Slet valgte Hermed er rekvisitionen slettet. Side 31 af 38

32 3 Varemodtagelse 3.1 Varemodtag dine varer Når varerne bliver leveret, skal du varemodtage den pågældende ordre. Ofte er der en følgeseddel med leveringen, hvoraf ordrenummeret fremgår. Sådan varemodtager du: Klik på ikonet Ordrer Vælg Ordrer og klik på Ordreoversigt Søg ordrenummeret frem i ordreoversigten eller vælg ordren i listen. Åbn ordren ved at dobbelt-klikke på den. Ordreoversigten indeholder alle afsendte ordrer i organisationen. Ved at klikke på den lille grå pil til højre i søgefeltet får du tilgang til en udvidet søgning. Her kan du bl.a. ændre datointerval, søge på bestiller (rekvirent), er, Leverandør osv. Side 32 af 38

33 Har du modtaget alle varer og alt er ok kan du klikke på Varemodtag Klik på Ok Status er nu ændret til Fuldt varemodtaget Side 33 af 38

34 3.2 Kopier dokument Det er muligt at kopiere og genbruge en ordre, som du således kan sende igen med opdaterede informationer. Klik på Kopier dokument En ny fane 'Dokumentdetaljer' bliver åbnet, og dokumentet får et nyt rekvisitionsnummer. Dokumentet indeholder de samme informationer som på den oprindelige ordre. Det vil sige: Varelinjer udfyldes automatisk med vareantal, kontering og ordreinformation, samt leverings- og faktureringsadresse. Leveringsdatoen opdateres til dags dato +1 (først kommende hverdag) Ordren får automatisk et nyt ordrenummer ved afsendelse Side 34 af 38

35 Det tjekkes automatisk, at varerne på ordren fortsat kan bestilles via brugerens kataloger. Hvis en vare ikke længere kan bestilles, bliver den automatisk fjernet fra rekvisitionen. Du kan ændre indholdet, tilføje og fjerne varer i rekvisitionen indtil rekvisitionen sendes til leverandøren. Når en kopieret ordre er sendt til leverandøren, betragtes den som en ny ordre, og det fremgår ikke, at indholdet stammer fra en tidligere ordre. 3.3 Delvis varemodtagelse Hvis en eller flere varer mangler, rettes antallet af leverede varer til på de enkelte linjer, hvorefter der klikkes på Varemodtag. Herefter får ordren status Delvis varemodtaget. Når de resterende varer eller nogle af dem bliver leveret, foretager du varemodtagelse igen, indtil ordren er fuldt varemodtaget. Hvis nogle varer er i restordre og aldrig vil blive leveret, lukker du varemodtagelsen med klik på "Luk ordre". Du kan altid genåbne en lukket varemodtagelse, dog skal du angive en begrundelse. Hvis varer skal returneres eller varemodtagelsen af anden grund skal gøres om, kan du varemodtage et negativt antal. Hvis flere varer er leveret end det bestilte, kan du varemodtage yderligere antal. Side 35 af 38

36 3.4 Valgmuligheder Bekræft ordre Bekræft ordren på vegne af leverandøren. Lige nu er der ikke mange leverandører som kan sende svar retur via systemet. Atea er pt. den eneste som automatisk returnerer en bekræftelse af ordren. Du har her mulighed for at ændre ordrens leverandørstatus til Bekræftet hvis leverandøren har bekræftet din ordre enten via mail eller telefon. Klik på Bekræft ordre i listen Valgmuligheder. Leverandørstatus er ændret til Bekræftet. Side 36 af 38

37 3.4.2 Annuller Annuller ordren på vegne af leverandøren. Lige nu er der ikke mange leverandører som kan sende svar retur via systemet. Derfor kan du handle på leverandørens vegne. Hvis ordren af en eller anden grund ikke kan leveres kan du annullere hele ordren. Klik på Annuller i listen Valgmuligheder Skriv en kommentar om hvorfor du annullere ordren og klik på OK Status ændres nu til Annulleret Luk ordre Ordren kan lukkes: Side 37 af 38

38 når der ikke skal varemodtages mere på bestillingen og fakturaen er godkendt hvis ordre og faktura ikke er udlignet mod hinanden, men fakturaen er behandlet og betalt. Klik på Luk ordre i listen Valgmuligheder Ordren har hermed ændret status til Ordre lukket. Ordren kan altid åbnes igen ved at klikke på Genåbn varemodtagelse. Herefter skal der gives en kommentar på hvorfor den ønskes åbnet igen Vis udskrift Ved at klikke på Vis udskrift i listen Valgmuligheder kan du se ordren til udskrift. Side 38 af 38