Frederiksberg Kommune. Sundheds og Omsorgsafdelingen

Transkript

1 2013 Frederiksberg Kommune Sundheds og Omsorgsafdelingen ANMELDT KOMMUNALT TILSYN HOS LEVERANDØR AF INDKØB SPAR FREDERIKSBERG ALLÉ 53 [ Tilsynet er udført d. 27.november 2013 af Merete Larsen i Sundheds og Omsorgsafdelingen.]

2 1. Formål Formålet med det anmeldte kommunale tilsyn er at afdække og kontrollere, hvor vidt leverandøren af indkøb lever op til Den indgåede kontrakt med Frederiksberg Kommune Kvalitetsstandarden for indkøb Kravspecifikationen vedr. udbud af indkøb til borgere i eget hjem Tilsynet skal endvidere afdække borgernes oplevelse af den leverede ydelse, herunder om der er fokus på individuelle hensyn og tryghed i leveringen. Tilsynet har ikke som formål at kontrollere om leverandøren lever op til lovgivning på området, da det forventes at være en forudsætning for samarbejdet. Ifølge lovgivningen skal leverandører, der er autoriseret eller registreret til at håndtere fødevarer dels udføre egenkontrol i henhold til hygiejneforordningens artikel 5 dels have egenkontrolprocedurer, der sikrer og dokumenterer, at fødevarerne, materialerne og genstande bestemt med kontakt til fødevarer, opfylder fødevarelovgivningen i øvrigt. Hvis tilsynet får information om forhold, der kan så tvivl om at gældende lovgivning overholdes, vil der blive anmodet om uddybende redegørelse fra leverandørens side. Tilsynet skal medvirke til at skabe mulighed for læring og udvikling af indkøbsordningen. 2. Metode Det anmeldte kommunale tilsyn tager udgangspunkt i leverandørens tilbagemeldinger i stamoplysningerne samt i tilbagemeldingen fra borgerinterviews, der er foretaget telefonisk ud fra fast spørgeguide. For leverandører, der leverer indkøb til 1-50 borgere, telefoninterviewes som udgangspunkt 5 borgere For leverandører, der leverer indkøb til over 51 borgere, telefoninterviewes som udgangspunkt op til 10 borgere. Borgerne udvælges tilfældigt ud fra den forrige måneds fremsendte statistikoversigt fra leverandøren. Såfremt tilbagemeldinger har givet anledning til særlig undren hos tilsynet, er disse efterfølgende drøftet med leverandørledelsen. Forudsætningen for at borgerne kan deltage i tilsynet er, at de kan indgå i en telefonsamtale. Tilsynet kan i særlige tilfælde vælge at aflægge leverandøren eller borgeren besøg. Dog kun efter indgivet samtykke fra borger i forhold til evt. borgerbesøg. 3. Bedømmelsen Tilsynet har i forhold til borgerinterviewene tilstræbt at afdække følgende områder/ målepunkter Kvalitet Kommunikation / kontakt mellem borger og leverandør Levering Service/ kompetencer/ tilbagemelding 2

3 Målepunkterne skal beskrive forskellige dele af leverandørens opfyldelse af indgåede aftaler med Frederiksberg Kommune samt afdække overholdelse af øvrig lovgivning på området. Målepunkterne er søgt afdækket ved at der stilles spørgsmål, som kan besvares med enten ja eller nej. Ved nogle af spørgsmålene vil der være behov for en uddybning, som også vil blive afdækket under telefoninterviewet. Afslutningsvis vil borger ud fra hver hovedgruppe blive bedt om at give en overordnet bedømmelse af målet punktet. Denne kan enten være 1. Meget tilfreds 2. Tilfreds 3. Mindre tilfreds 4. Ikke tilfreds. 4. Præsentation af leverandør Spar Frederiksberg Alle 53 Der er visiteret ca. 250 borgere til ordningen og der leveres til ca. 100 borgere pr. uge Af de 8 interviewede kunders brug af ordningen kan følgende oplyses: 1 borger udvælger selv varerne i butikken inden 12 og får varerne bragt hjem samme eftermiddag 1 borger bestiller over internettet og vælger selv, hvornår varerne skal leveres 1 borger bruger mest indkøbsordningen om vinteren, hvor føret kan være glat 1 borger udvælger selv sine varer i butikken og får kun den tunge del af indkøbet leveret, idet borgeren selv tager de lette varer med hjem 4 borgere ringer selv op på en vilkårlig dag om formiddagen og får varerne bragt senere, samme dag 5. Tilsynsresultat Leverandøren har ved tilsynet fået følgende tilbagemelding: Kvalitet

4 Generelle 4 borgere oplever at varerne er lidt dyrere end almindelige supermarkedspriser Leverandøren bemærker at man kan vælge varer, hvor priserne matcher lavprisbutikker. Disse varer går under betegnelsen Gul Pris Kommunikation Generelle 2 borgere ønsker at bemærke at leverandøren opleves som meget serviceminded Dette er leverandøren glad for at høre. Levering borgere oplyser, at bestilling/ udvælgelse og udbringning af varer foregår samme dag. Generelle 7 borgere er tilfredse med at varerne leveres på et ikke fastsat tidspunkt sidst på eftermiddagen 1 borger vil hellere have sine varer om formiddagen Ingen af de 8 borgere har bemærket at chaufføren/ bybuddet bærer billedlegitimation, der kan vises på forlangende Leverandøren oplyser, at de tilbyder faste tidspunkter til borgere, der ønsker dette. 4

5 Leverandøren vil drøfte brug af billedlegitimation i ledelsen Service/ kompetencer/ tilbagemeldingspligt Generelle % % 5.1 Indskærpelser / Krav På baggrund af de interviewede borgeres tilbagemeldinger kan følgende meddeles til leverandøren: Jf. Kravspecifikationen for udbud af Indkøbsordning for borgere i Frederiksberg Kommune Det skal aftales nærmere med borgeren præcist, hvilket tidspunkt varerne leveres på med en afvigelse på +/- ½ time. Dette på baggrund af at alle 8 borgere oplyser, at der ikke er aftalt noget fast leveringstidspunkt. 5.2 Anbefalinger Tilsynet lægger vægt på udvikling og læring i forbindelse med det anmeldte tilsyn. På baggrund af afdækningen af ovenstående tilsynsresultat anbefaler tilsynet følgende: Selvom kommunens kravspecifikation ikke kræver at chaufføren bærer synlig billedlegitimation, men kun at det skal kunne fremvises på forlangende, anbefaler tilsynet at der bæres synlig billedlegitimation, da Frederiksberg Kommune lægger vægt på, at levering af varer på borgernes bopæl foregår på en måde, som sikrer borgerne størst mulig tryghed. 6. Opfølgning på tidligere tilsyn Indskærpelser og krav fra seneste tilsyn / Bemærkninger 5

6 Kommunalt tilsyn, indskærpelser, 2013 Kan ikke udfyldes i Egenkontrol : Leverandøren oplyser, at de adskiller varelevering i køl, frost og almindelige varer, og opbevarer køl og frost betryggende under transporten. 6