Dagsorden. Overvej at stille op til en bestyrelses eller suppleant post.

Transkript

1 Indkaldelse til ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Infanterivej 14-32, Randers NØ Der indkaldes hermed til ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Infanterivej Generalforsamlingen vil blive afholdt 9/5/2016 kl :00 på Platanvej 2 kld. 03/04/2016 Af hensyn til at alle får mest muligt ud af generalforsamlingen. Forudsættes det at alle har læst det udsendte materiale inden generalforsamlingen. Derfor vil eksempelvis beretning, vedligeholdelsesplan mv. ikke blive oplæst/præsenteret i sin helhed på generalforsamlingen. Tiden vil primært bruges til spørgsmål/debat. Dagsorden 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. 3. Forelæggelse af årsregnskab 2015 med revisors påtegning til godkendelse. 4. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan til godkendelse. 5. Behandling af indkomne forslag: A. Bestyrelsen stiller følgende forslag: 1. Husnummerskiltning. 2. Maling af garageporte. B. Eventuelt andre indkomne forslag* 6. Forelæggelse af budget for 2016 til godkendelse. 7. Forelæggelse af foreløbigt budget for 2017 til godkendelse. 8. Valg af formand Jimmy Christiansen afgår i henhold til vedtægterne, modtager ikke genvalg. 9. Valg af medlemmer til bestyrelsen: Gøsta Johansson afgår i henhold til vedtægterne. An Doris Nielsen afgår i henhold til vedtægterne. Kristina Appelby afgår i henhold til vedtægterne. 10. Valg af suppleanter til bestyrelsen. Peter Vandborg afgår i henhold til vedtægterne. Lone Gammelby afgår i henhold til vedtægterne 11. Valg af revisor 12. Eventuelt *Der kan ikke stilles forslag på selve generalforsamlingen, heller ikke ændringsforslag. Nye forslag eller ændringsforslag til bestyrelsens forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen. Skal være ejerforeningens formand i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen: 18/4/2016. Materiale vedrørende eventuelt indkomne forslag og eventuelle andre bilag. Udsendes senest 1 uge før generalforsamlingen. Overvej at stille op til en bestyrelses eller suppleant post. Bestyrelsesarbejdet består, med mindre du frivilligt melder dig til mere, blot i møder én gang om måneden. Eller overvej om du kan bidrage ved at deltage i et udvalg: fest- vedligeholdelses- gartneriuden at være medlem af bestyrelsen. Jo flere der deltager aktivt i arbejdet med at drive foreningen, jo mere kan vi opnå. Er du forhindret i at deltage i generalforsamlingen, men gerne vil opstille. Så meddel det skriftligt til formanden, så han har det senest dagen før generalforsamlingen. Kan man ikke deltage opfordres der kraftigt til, at man stadig tager stilling til emnerne, og giver sin mening til kende, ved at aflevere en stemmefuldmagt. Blandt det udsendte materiale er der en skabelon til stemmefuldmagt - lige til at udfylde. Med venlig hilsen, Bestyrelsen for Ejerforeningen Infanterivej af 5

2 Bestyrelsens beretning 03/04/2016 Siden sidste generalforsamling er der sket følgende større ting i vores forening: Indfrielse af foreningens lån til molokker, målere og vaskeribetalingssystem er blevet gennemført. Omlægningen af altandørslånet er gennemført. Således, at det kan afvikles indenfor overskuelig tid, hvilket også letter foreningens arbejde med regnskab. Der var blevet bestilt nye indgangstrapper til trappetårnene, desværre lukkede firmaet inden de blev monteret. Der er indhentet nye tilbud, og en ny leverandør valgt. Så snart det kan lade sig gøre vil de blive udskiftet, de mest medtagne først. Bestyrelsen har gennem længere tid forsøgt, at få entreprenør Voldum Tømrer-& Snedkerforretning A/S til at udbedre fejl og mangler på taget. De værste skader valgte bestyrelsen til sidst, at få udbedret på trods af, at der ikke var sikkerhed for, at entreprenøren ville dække udgiften. Desværre er entreprenøren efterfølgende gået konkurs, uden at de resterende fejl/mangler er udbedret. Efter alt at dømme, kan foreningen ikke få dækket det resterende, hverken af konkursboet eller Byg Garanti. Der er etableret loftlemme med trapper i de 5 lejligheder, hvor der er loftadgang. Derved kan man lettere komme på loftet, og samtidig mindsker det genen for beboerne. For at kunne indstille/forbedre udsugningen, har bestyrelsen foretaget inspektioner af lejlighederne for at sikre, at forudsætningerne for korrekt udsugning er til stede. Hvis forudsætningerne ikke er til stede, kan udsugningen ikke justeres. Første runde af inspektioner var i december I løbet af foråret 2016 har der været yderligere inspektioner. Inspektionerne har både været for, at tjekke om installationerne er korrekte, og for at følge op på udbedring af konstaterede fejl og mangler. Der er stadig adskillige af lejlighederne, som endnu ikke er inspiceret. Desuden er der konstateret fejl og mangler, der endnu ikke er bragt i orden. Ikke inspicerede og tilbageværende fejl udgør omkring ¼ af alle lejligheder. Der vil således komme yderligere runder af inspektioner, hvorefter der vil blive reguleret på udsugningen. På trods af fejl og mangler, er der relativt få, der oplever problemer med udsugningen. De 3 mest medtagne faldstammer er blevet foret med plast (Proline metoden) fra loft til og med kælder. Projektet forløb rimeligt godt. Der var dog enkelte problemer med foring af det sidste på loftet, blandt andet grundet vejrlig, og at det haltede med adgang til nogle lejligheder fra beboerenes side. Konklusionen på projektet er, at der er nogle ting, der rent planlægningsmæssigt skal forløbe lidt anderledes i forbindelse med næste etape i Der er opsat hus- og lejlighedsnumre på svalegangsdøre, således at det er lettere at finde rundt. Der er dog stadig nogle skilte, blandt andet ude ved vejen, der ikke er opsat endnu. Der er også ved at blive sat lejlighedsnumre på postkasserne. Der er konstateret et par problemer med rotter: bag tørrepladsen ved nr. 14 (der er nogen, der desværre har sluppet, nogle tamrotter løs), og i nr under tørre- og fjernvarme rummet, hvor kloakken er faldet sammen. Ved nr. 14 har kommunen opsat fælder, og ved bliver det umiddelbare problem løst når kloakken under rummene bliver repareret. På lidt længere sigt skal en bunke byggeaffald ved nr. 14 fjernes (formentligt i forbindelse med etablering af nyt slidlag på parkeringspladsen). Etablering af sikring i forhold til rotteproblemerne i kloakken, skal der ses nærmere på, efter kloakken er blevet TV-inspiceret. Det er ikke lykkedes, at igangsætte etablering af nyt slidlag på parkeringspladserne. Leverandør er udvalgt, og kontrakten er næsten på plads. Planlægningen af, hvornår arbejdet skal udføres, kan udarbejdes, så snart kontrakten er underskrevet. Året har været præget af flere opgaver end det har været muligt at løse. Bestyrelsen har derfor været nød til at prioritere sine ressourcer til de vigtigste opgaver. Derfor efterlyses kandidater til bestyrelsen/udvalg der aktivt kan bidrage med at løse de opgaver der er i foreningen. 2 af 5

3 Forslag til behandling: 1. Husnummerskiltning Det er ikke lykkedes, at få opstillet de sidste husnummerskilte ude ved vejen på arbejdsdage, grundet for ringe fremmøde. Selve skiltene, er stort set færdigfremstillet, men ikke opstillet på nye pæle. Vi har hvad der skal bruges, men mangler arbejdskraft. Forslag: A: Er der nogle der vil melde sig til at hjælpe med at færdiggøre skiltene og opstille pælene? B: Med mindre der er mindst 5 udenfor bestyrelsen der melder sig til at hjælpe med at etablere skiltningen. Foreslår bestyrelsen at der bestilles håndværker til at lave det sidste, på trods af at det vil koste tusindvis af kroner. 2. Maling af garageporte. Den nuværende vedligeholdelsesplan tager udgangspunkt i, at der er frivillig arbejdskraft til at male portene. Såfremt portene males, kan udskiftning af portene udskydes en hel del år. Nye porte koster hvad der svarer til ca kr. pr. lejlighed. Besparelsen ved at male portene med frivillig arbejdskraft, er klart den billigste løsning. Det vil formentligt koste op mod halvdelen af, hvad en ny port koster, at få professionelle til at male garageportene. Der er ikke indhentet tilbud på maling af portene. Forslag: A: Skal vi få malere til at varetage opgaven, med dertil hørende stigning i fællesudgifterne? B: Professionel maling af portene, er dyrt i forhold til hvor længe de kan holde. Alternativt, kan vi udskifte portene, som betales via stigning i fællesudgifterne? C: Professionel maling af portene, er dyrt i forhold til hvor længe de kan holde. Alternativt, kan vi udskifte portene, som betales som en éngangsudgift (med mulighed for lån)? D: Vi maler selv portene, det er en relativt kortsigtet løsning men det er også billigere. Hvem vil melde sig til at hjælpe med at male garageportene? B. Indkomne forslag: Der er indtil videre ikke indkommet forslag. Diverse informationer. Indflytning af nye beboere: Bestyrelsen har ikke overblik over, hvem der flytter ind i de enkelte lejligheder og hvornår. Derfor er det vigtigt at såvel dem, der sælger deres lejlighed, og dem der udlejer lejligheder, sørger for, at ny indflyttere som minimum får følgende informationer udleveret: Husorden, vejledning til vaskeri, regler for postkasser samt affaldsreglementet. Desuden information om, at vi er en ejerforening, og alle skal rydde op efter sig selv. Alle udlejere bedes udlevere velkomstbrevet sammen med reglerne. Informationerne er samlet sammen med et velkomstbrev her: (Siden ligger under menupunktet Information og udgivelser ) Spørgeskema: Næste side indeholder det årlige spørgeskema om forholdene i lejlighederne. Husk har du problemer så husk at indberette dem. Udlejere: husk at udfylde for alle jeres udlejede lejligheder, eller få jeres lejere til at gøre det. Med venlig hilsen Bestyrelsen for Ejerforeningen 3 af 5

4 Vedligeholdelsesoplysninger. Bestyrelsen har løbende brug for informationer fra beboerne om hvor der måtte være: Punkterede ruder. Problemer med svulmede/sivende/utætte faldstammer, revner i bygningen etc. I tilfælde af problemer udfyldes skemaet nedenfor, Skriv venligst med BLOKBOKSTAVER. Skemaet sendes til vedligehold@infanterivej.dk eller afleveres i formandens postkasse. Skemaet kan til enhver tid hentes på foreningens hjemmeside under "Information og Udgivelser". 4 af 5

5 Stemmefuldmagt Fuldmagt vedrørende: Generalforsamling Beboermøde Andet, specificer: I Ejerforeningen Infanterivej den: / / 20 Undertegnede giver hermed fuldmagt til: ( navn, adresse mv. på den person der får fuldmagt ) Navn Adresse Postnummer By Til at repræsentere mig og stemme på mine vegne i ovenfor nævnte sammenhæng. Eventuel forhåndsangivelse af stemme: Der skal stemmes JA til: Der skal stemmes Nej til: Navn, adresse mv. på den person der giver fuldmagt: Navn Adresse Postnummer By Underskrift Dato: / / 20 5 af 5