Vejledning i brugen af APVhandleplanmodulet

Transkript

1 Vejledning i brugen af APVhandleplanmodulet Brugen af APV-modulet forudsætter at der er sket en kortlægning af arbejdsmiljøet - og at der nu skal laves handlingsplaner. Rettigheder Arbejdsmiljøgrupperne kan alt i APV-modulet indenfor deres domæne. (oprette, åbne og redigere handleplaner som ligger under deres ansvarsområde) Administratoren (Jeanett Simonsen) - kan genåbne lukkede sager og slette kladder. Lokale APV administratorer kan oprette koder via MED databasen Alle med login til MED-databasen kan se og læse handlingsplanerne. De første skridt 1. Systemet kræver koder som fås hos Jeanett Simonsen på mail jeanett.simonsen@hjoerring.dk. 2. Systemet findes her: 4. Indtast de koder, du har fået udleveret. 3) Klik på gitter ikonet 5. Du er nu inde i APV-modulet på siden Velkommen 1

2 De næste skridt De to vigtigste ting du i starten skal koncentrere dig om på Velkomstsiden er 1. Oversigt 2. Opret ny HP Hvis du skal oprette en ny handlingsplan, klik da på: Opret ny HP og udfyld felterne. Handlingsplanen er delt op i 3 faser, hvor du skal angive: Opret Handlingsplan (Fase 1) "Overordnede oplysninger om handlingsplanen" Opret Handlingsplan (Fase 2) "Handlingsplanens aktiviteter Opret Handlingsplan (Fase 3) "Afsluttende oplysninger om handlingsplanen". Følgende felter udfyldes i APV-modulet under de forskellige faser. Nogle af felterne udfyldes automatisk. Fase 1 Startdato: Oprettet af: Arbejdsmiljøtype: Arbejdstilsynssag: Beskrivelse arbejdstilsynssag: AM-Gruppe: Fase 2 Beskrivelse udviklingstiltag/problemstilling: Sygefravær: Forbedringsforslag: Udviklingstiltag/Problem: Beskriv tiltagets mål: Prioritet: Årsager/Udviklingsformål: Kortsigtet løsning: Langsigtet løsning: Tovholder: Tidsfrist: Løses af AM-gruppen: Beskriv hvem der løser: Ekstern rådgivning: Beskrivelse ekstern rådgivning: Fase 3 Opfølgning: Evaluering: Afsluttet af: 2

3 Uddybning af udvalgte felter i faserne Fase 1 i modulet Opret Handlingsplan (Fase 1) "Overordnede oplysninger om handlingsplanen" Oprettet af og AM gruppe - Udfyldes automatisk. Søg - Her kan du søge på fx indeklima, sagsnavnet eller du kan søge på dropdown under fx arbejdsmiljøtype. Stjerner Markeringen med en stjerne * betyder at feltet skal være udfyldt for at kunne gemme og fortsætte. To stjerner ** skal være udfyldt for at kunne afslutte fane 3. Kort sagt er der en stjernemarkering ved et felt, så udfyld. OBS på Gem funktionen - Der skal trykkes Gem og fortsæt eller Gem og gå til oversigt for at det I har udfyldt gemmes. Leverandøren af systemet Montes er ved at forbedre Gem funktionen, så der fremover kommer til at se en automatisk gem med korte mellemrum. Fase 2 i modulet Opret Handlingsplan (Fase 2) "Handlingsplanens aktiviteter Sygefravær i APV-arbejdet - For at have en gyldig APV skal der tages stilling til sygefraværet. Det er ikke selve sygefraværet, der skal tages stilling til, men I skal vurdere, om der eventuelt er forhold i arbejdsmiljøet, der kan medvirke til det samlede sygefravær. Enkeltpersoners sygefravær skal ikke inddrages i APV en. Er der sket ændringer i sygefraværet? (det samlede sygefravær, korttidsfravær, langtidsfravær). Hvis ja, redegør for årsag til fald/stigning i fravær. Hvis stigning - beskriv hvad I vil gøre lokalt for at nedbringe det arbejdsmiljørelaterede sygefravær. Mulige årsager til ændringer i sygefraværet kan være mange tunge løft, arbejdsskader, indeklima eller dårligt psykisk arbejdsmiljø. Fase 3 i modulet Opret Handlingsplan (Fase 3) "Afsluttende oplysninger om handlingsplanen". Upload dokument - De gængse filer vi bruger kan her oploades som fx pdf, powerpoint, word osv. Afslut og arkiver - Bruges kun når en handlingsplan er gennemført og evalueret. En arkiveret handlingsplan kan kun genåbnes af administrator. 3

4 Gå til oversigten Afbryder oprettelsen af handlingsplanen og gemmer som en åben handlingsplan til fortsat behandling. Følgende fritekst felter kommer til at stå på forsiden af oversigten: Sagsnavn fra fane 1 Forbedringsforslag fra fane 2 Oversigten I oversigten kan du se alle de handlingsplaner, der er udarbejdet. Når du har oprettet din handlingsplan(er) kan du søge og sortere på forskellige måder fx i: Søg (fritekst) AM gruppe Arbejdsmiljøtype osv. Hvis du ikke umiddelbart kan finde din handlingsplan - så vær opmærksom på Status feltet markeret her med den orange pil. Vælg her Alle og klik i feltet Søg. 4

5 Udtræk fra APV-modulet Excel ikon - Ved at klikke på Eksporter til Excel kan du få et udtræk, som du kan bearbejde og arbejde videre i. 5

6 Word ikon - Når du klikke på Word ikonet kan du få handlingsplanen gemt eller skrevet ud som en færdig handlingsplan i skemaform som vist nedenfor. Word ikonen virker først når handlingsplanen er færdig udfyldt. Uddybning i forhold til APV og handlingsplaner Klik her: arbejdspladsvurdering.aspx 6