NYE MAILADRESSER FORDI: HVORFOR TILDELER VI IKKE BARE MAILADRESSER TIL ALLE MEDARBEJDERE NU?

Transkript

1 NYE MAILADRESSER HVORFOR TILDELER VI IKKE BARE MAILADRESSER TIL ALLE MEDARBEJDERE NU? AU Mail 1 FORDI: Mailnavnet skal være unikt af de medarbejdere skal have ny mailadresse med unikt mailnavn Ved hver nyansættelse skal et nyt mailnavn kontrolleres op mod ca eksisterende mailnavne. Kvaliteten af tilknytning IDM er ikke god Vi skal kunne ændre tilknytning hurtigt så mailadressen bliver korrekt. 1

2 4 GRUNDLÆGGENDE BESLUTNINGER 1. Én mailboks pr. medarbejder 2. Én afsenderadresse pr. medarbejder Men ubegrænset antal modtageradresser efter aftale 3. Alle AU medarbejdere skal have en mailadresse af formen 4. Mailnavnet skal være unikt blandt au medarbejdere og unikt over tid NY BESLUTNING VEDR. MAILNAVN Mailnavnet kan vælges af medarbejderen selv ud fra følgende retningslinjer: 1. mailnavnet skal afspejle personnavnet 2. mailnavnet må kun indeholde tegnene a-z, 1-9, punktum og bindestreg. 3. mailnavnet skal være unikt på tværs af AU og unikt over tid 4. mailnavnet skal indeholde mindst 2 og må højst indeholde 20 tegn (af hensyn til kolofon, visitkort m.m.) 2

3 NY BESLUTNING VEDR. MAILNAVN Forslaget indeholder den hovedregel, at såfremt flere medarbejdere har samme mailnavn i dag vil ingen af dem kunne få det. Denne begrænsning foreslås for at begrænse forvekslinger og deraf følgende fejlforsendelser. Nærmeste foresatte har ret til at kontrollere, at brugerne vælger et mailnavn, der er i overensstemmelse med reglerne men der skal ikke være en pligt til at sikre dette NY BESLUTNING VEDR. MAILNAVN 8 institutter og 10 centre fortsætter med deres domæne i mailadressen Nuværende medarbejdere på disse domæner kan vælge at beholde deres mailnavn, hvis det overholder retningslinjerne. Proceduren vedr. dette valg skal overstås før der åbnes op for det generelle valg for andre. (Det drejer sig om ca ud af de nuværende mailadresser.) 3

4 HVORDAN SKIFTER MAN MAILADRESSE? Mail til alle medarbejdere: Nu kan du gå ind på mit.au.dk og vælge mailnavn På mit.au.dk: Forklaring af hvordan og hvad 4 navnebaserede forslag (der ikke er taget) Men man kan skrive noget helt andet Kvittering med hele mailadressen: mailnavn@(enhed.)au.dk 2 minutter efter virker det i Exchange og i au.dk/findperson Dagen efter vises det i PURE MAIL TIL ANDRE GRUPPER HUM FirstClass brugere oprettes inden skiftedag særlig information Brugere på fortsættende domæner kan beholde mailnavn Hvis det opfylder betingelserne Ingen konflikter med andre mailnavne Eksterne brugere (alexandra.dk, moesmus.dk etc.) Mail om at alle andre skifter; men det vedrører ikke dem. 4

5 PURE OPDATERES HVER NAT Mailadressen opdateres URL til den personlige hjemmeside ændres automatisk Opslag på gamle URL redirectes Mulige opslag for medarbejdere med en au.dk mailadresse: person.au.dk/jhorlyck TIDSPLAN Alle milepæle er grønne d.d. Største risiko: medarbejdertilknytning ikke på plads 5

6 PRIMÆR PURE VS. MAIL TILKNYTNING OPRYDNING I HR OG IDM SAMTIDIGT Ændringer i enheders placering Nedlæggelse af afdelinger Ændring af centres placering Ændring af medarbejderes tilknytning Adskillelse af PURE primær og mail-tilknytning 6

7 Før xxx.au.dk yyy.au.dk zzz.au.dk aaa.au.dk bbb.au.dk ccc.au.dk Efter yyy.au.dk zzz.au.dk bbb.au.dk ccc.au.dk xxx.au.dk aaa.au.dk Centre flyttes til en anden placering i hierarkiet Afdelinger nedlægges / oprettes 13 HVAD ER RISIKOEN? Hvad sker der, såfremt medarbejderen får forkert tilknytning: Skifter mailadresse flere gange på kort tid men altid samme mailnavn 7

8 OPRYDNING I HR SYSTEM OG IDM Registreret i HR system Ej registreret i HR system Registreret i IDM Ej registreret I IDM Én eller flere: OK? Er HR og IDM ens? Censorer Timelønnede Nogle studerende Gæster Løn fra andre Emeritus 15 8