Ny model for arbejdsmiljøarbejde

Transkript

1 Ny model for arbejdsmiljøarbejde Indledning På baggrund af en analyse af effekten af arbejdsmiljøcertificeringen på alle arbejdspladser i Odense Kommune besluttede Hovedudvalget den 15. december 2016 at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal udarbejde en Ny model for arbejdsmiljøarbejdet i Odense Kommune. Modellen skal, i sammenhæng med kommunens øvrige indsatser, bidrage til at nedbringe sygefraværet, reducere antallet af arbejdsulykker samt fastholde og styrke trivslen på arbejdspladserne til gavn for løsningen af kerneopgaven. Det blev ligeledes besluttet, at modellen skal kobles til Arbejdsmiljøstrategien, Indsatser, der fremmer trivsel, arbejdsglæde og stolthed samt til Personalepolitikken. En projektgruppe bestående af medlemmer fra Hovedudvalget, repræsentanter fra forvaltningerne samt HR og Personale i BMF har udarbejdet et forslag til Ny model for arbejdsmiljøarbejdet i Odense Kommune. Borgmesterforvaltningen HR & Personale Flakhaven Odense C DATO 5. december 2017 REF. ALK Forslaget til Ny model udgøres af følgende elementer: 1. Strategisk arbejdsmiljø 2. Indflydelse i arbejdsmiljøarbejdet 3. Ledelsesunderstøttelse og udvikling 4. Fokuserede og prioriterede tilgange og indsatser 1. Strategisk arbejdsmiljø Arbejdsmiljøstrategi I Odense Kommunes arbejdsmiljøstrategi sættes mål for arbejdsmiljøet. Målene sættes centralt i Odense Kommunes arbejdsmiljøstrategi, og forvaltningerne opstiller egne strategiske fokus og mål. De forvaltningsvise mål og strategiske fokus Chefgruppen i forvaltningerne sikrer, at der udarbejdes strategiske fokus og målsætninger, som understøtter de centrale mål. Således har forvaltningerne indflydelse på at prioritere præcist hvilke strategiske fokus og mål, der er nødvendige for, at forvaltningerne i fællesskab når de mål, der er sat i strategien. Ledelsen omsætter forvaltningens strategiske fokus og mål til handling og aktiviteter, og arbejdsmiljøgrupperne udarbejder helt lokale mål og handlinger for den enkelte arbejdsplads i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse. De lokale mål skal understøtte forvaltningernes overordnede målsætninger og fokus, som igen skal understøtte Odense Kommunes overordnede målsætning og fokus. Forvaltningsudvalgene inddrages i kvalificering af de forvaltningsvise mål og strategiske fokus, som chefgrupperne opstiller. 1/8

2 Den årlige arbejdsmiljødrøftelse For at skabe de bedste forudsætninger for, at det kommende års arbejdsmiljøarbejde planlægges effektivt og med de rette fokusområder, er der udviklet en ny spørgeramme til den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse erstattes således af en ny spørgeramme, som er markant kortere, og som indeholder spørgsmål, der i højere grad peger fremad og lægger op til en reflekteret dialog, så arbejdsmiljøgrupperne får lavet den mest effektive plan. Resultaterne fra den årlige arbejdsmiljødrøftelse behandles i MED-udvalgene, som vurderer, om der er nogle generelle tendenser, der skal behandles på overordnet niveau i MED. MED-udvalgene kan desuden pege på yderligere indsatser, der skal indgå i arbejdsmiljøgruppernes arbejde i det kommende år. 2. Indflydelse i arbejdsmiljøarbejdet Jo bedre betingelserne er for høj grad af indflydelse på at tilrettelægge og udføre arbejdsmiljøarbejdet, des mere målrettet og fokuseret og dermed effektivt kan arbejdsmiljøarbejdet udføres. Høj grad af indflydelse skal være gennemgående i arbejdsmiljøarbejdet i Odense Kommune. Det kommer blandt andet til udtryk ved, at forvaltningerne definerer differentierede mål og strategiske fokus, som yderligere nedbrydes på de enkelte arbejdspladser. I elementerne i Ny model for arbejdsmiljøarbejde lægges vægt på en effektiv inddragelse af MED-organisationen i overensstemmelse med gældende MED-aftale. MED-aftalen sikrer høj grad af medarbejderindflydelse bl.a. gennem en gensidig pligt til at informere og drøfte alle forhold af betydning for arbejdsmiljøforhold forud for, at ledelsen træffer en beslutning. Fra arbejdsmiljøcertificering til ny model Arbejdsmiljøcertificeringen har medført en central styring af arbejdsmiljøarbejdet. For at sikre størst mulig effekt i arbejdsmiljøarbejdet er Odense Kommunes arbejdsmiljøstrategiske fokus indflydelse og prioritering. Disse fokus understøtter en større lokal forankring af arbejdsmiljøarbejdet med plads til stor lokal indflydelse på, hvordan dette tilrettelægges mest effektivt. Det er den overordnede grund til at OHSASarbejdsmiljøcertifikatet opsiges med virkning fra 28/ Med opsigelsen af arbejdsmiljøcertificering ophører intern og ekstern audit, og den årlige AMC-ledelsesevaluering bortfalder. Det betyder også, at AMC-uddannelsen ophører, samt at Arbejdstilsynet igen i langt højere grad vil gennemføre anmeldte og uanmeldte besøg. De arbejdspladser, der er i gang med en certificeringsproces, vil skulle lukke eventuelle afvigelser, således at alle arbejdspladser er certificeret med udgangen af februar. Fra certificering til Ny model er der fokus på at skabe en sammenhængende overgang. Den generelle opfølgning på eksterne og interne audits fra 2017 sker via arbejdsmiljøbesøg. Derved sikres en overgang fra arbejdsmiljøcertificering til Ny model. 2/8

3 Med Ny model skal der udarbejdes en systematik, der sikrer videndeling om arbejdsmiljø i samt på tværs af forvaltningerne, eksempelvis videndeling på forebyggende indsatser, videndeling om påbud fra Arbejdstilsynet eller ændringer i arbejdsmiljøloven. Dette vil blive konkretiseret i et projektspor, der har til formål at sikre effektiv videndeling, information og dialog på tværs af forvaltninger inden for HR. Hvis implementering af Ny model giver anledning til at genoverveje arbejdsmiljøorganiseringen, iværksættes overvejelsen lokalt i de enkelte forvaltninger. Udvikling af værktøjer og metoder, som understøtter et målrettet fokus For at skabe de bedste betingelser for høj grad af indflydelse i tilrettelæggelse og udførelse af arbejdsmiljøarbejdet, er det vigtigt, at værktøjskassen understøtter denne tilgang. Der vil blive udviklet en temabaseret værktøjskasse, der understøtter et målrettet, fokuseret arbejdsmiljøarbejde. Flere målrettede værktøjer skaber bedre muligheder for at gå i dybden med præcis de forhold, der vil skabe den største effekt. APV Der udvikles branche- og temabaserede APV-værktøjer til både fysiske og psykiske arbejdsmiljøforhold. Værktøjerne skal fortsat sikre, at arbejdsmiljøgrupperne kommer omkring samtlige APV-forhold inden for 3 år eller ved forandringer. Risikovurdering Risikovurdering er et centralt element i det forebyggende arbejdsmiljøarbejde. For at understøtte, at risikovurderinger bliver en naturlig del af arbejdsmiljøarbejdet i dagligdagen, udvikles flere værktøjer målrettet særlige risici, der understøtter effektiv risikovurdering, og der sættes yderligere fokus på at udbrede og øge viden om risikovurdering. Værktøjer til arbejdsulykker og hændelser For i højere grad at kunne arbejde forebyggende med arbejdsulykker styrkes nuværende analyseredskaber til arbejdsulykker. Derudover styrkes metoder til registrering og opsamling af hændelser og nærvedulykker. 3. Ledelsesunderstøttelse og udvikling For at kunne lykkes med arbejdsmiljøarbejdet skal ledere, arbejdsmiljørepræsentanter og medarbejdere have den rette indsigt og de rette kompetencer. De skal eksempelvis have viden om forebyggelse og håndtering af sygefravær og arbejdsulykker. Dette får de bl.a. via introduktion til arbejdsmiljø samt løbende kompetenceudvikling. Lederintroduktion til arbejdsmiljø Nye ledere introduceres til arbejdsmiljø. Denne introduktion i forhold til arbejdsmiljø vil blive integreret i allerede igangsatte projekter omkring onboarding 3/8

4 og ledelsesudvikling og de prøvehandlinger, der vil blive gennemført i den forbindelse. Det er ikke nok med en introduktion til arbejdsmiljø, der skal ske en løbende kompetenceudvikling af lederne. Denne kompetenceudvikling vil fremover i højere grad blive målrettet de enkelte ledergruppers ønsker og behov i et samarbejde mellem forvaltningen og HR og Personale i Borgmesterforvaltningen. Introduktion til arbejdsmiljø i forvaltningen Nye ledere eller ledere i nye ledelsesfunktioner på niv. 2 og 3 introduceres til arbejdsmiljø i forvaltningen samt til forvaltningens nøglepersoner inden for HR- og arbejdsmiljø og til HR-tovholder fra HR og Personale i Borgmesterforvaltningen. Niv. 2 og 3 ledere, som ikke er en del af en arbejdsmiljøgruppe, skal også introduceres. Ansvaret hos ledere uden for en arbejdsmiljøgruppe er lige så stort, men rollerne er forskellige. Det er den enkelte forvaltning, der har ansvaret for at gennemføre introduktionen. Kompetenceudvikling til arbejdsmiljøgrupper og medarbejdere Nyvalgte arbejdsmiljøledere og arbejdsmiljørepræsentanter skal gennemføre den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere vil ligeledes løbende modtage tilbud om oplæg og kurser inden for arbejdsmiljø. Forløbene tilbydes ad hoc og målrettes efter behov. De kan være forvaltningsspecifikke eller bredere tilbud på tværs af forvaltninger med afsæt i de behov, som eksempelvis kompetenceafdækningen i den årlige arbejdsmiljødrøftelse peger på eller med afsæt i overordnede mål og strategier. Nye arbejdsmiljøgrupper tilbydes en introduktion til arbejdsmiljøarbejdet. I introduktionen vil der være fokus på Odense Kommunes model for arbejdsmiljøarbejde, men også på arbejdsmiljø i forvaltningen. Alle medarbejdere skal fortsat instrueres til arbejdet og introduceres til arbejdsmiljø på arbejdspladsen. 4. Fokuserede og prioriterede tilgange og indsatser Målrettet dialog og indsats, hvor behovet er størst Indsatser og ressourcer bør rettes mod de arbejdspladser, hvor det skaber størst effekt i forhold til arbejdsmiljøet. På baggrund af en systematisk dialog mellem HR og Personale i Borgmesterforvaltningen og forvaltningernes chefgrupper prioriterer og målretter chefgrupperne indsatser med afsæt i HR-arbejdsmiljønøgletal, - eksempelvis fra trivselsundersøgelsen, sygefravær, arbejdsulykker og forvaltningsspecifikke data. De forvaltningsspecifikke data kan eksempelvis være lokale kvalitetsmål. Tallene for sygefravær, arbejdsulykker og trivsel vil blive præsenteret i et prioriteringsværktøj, som også indeholder tal for social kapital og tilfredshed, - de dimensioner, som Indsatser, der fremmer trivsel, arbejdsglæde og stolthed tager afsæt i. 4/8

5 I tillæg til disse oversigter kan den lokale chefgruppe naturligvis have en viden om organisationen, som gør, at andre områder skal tilbydes understøttelse og indsatser. Det kan eksempelvis være viden om organisationsforandringer, omstruktureringer, nedskæringer eller andet, som kan udfordre den sociale kapital på arbejdspladsen. Denne viden kan blandt andet komme fra dialog med arbejdsmiljøkonsulenter, fra MEDorganisationen samt fra ledelsesstrengen. Chefgruppen sikrer i prioriteringen at iværksætte indsatser i de områder, hvor der er størst behov, men chefgruppen sikrer i prioriteringen fortsat også et fokus på det forebyggende perspektiv. Det forebyggende perspektiv understøttes ligeledes ved, at forvaltningernes arbejdsmiljøkonsulenter fortsat er tilgængelige med støtte og sparring til alle arbejdspladser. Med afsæt i behovsafdækningen udarbejdes en plan for en skræddersyet og koordineret indsats for de prioriterede arbejdspladser/områder, som fastholdes, indtil indsatsen har haft den ønskede effekt. Den årlige trivselsundersøgelse er et centralt værktøj i chefgruppernes systematiske dialog. Der igangsættes en udvikling af spørgerammen samt rapportdesign i retning mod en mindre spørgeramme. Der nedsættes en arbejdsgruppe, som har til opgave at komme med forslag til ny spørgeramme samt nyt rapportdesign. Løbende, risikobaseret APV En temabaseret værktøjskasse understøtter et målrettet, fokuseret arbejdsmiljøarbejde. Flere målrettede værktøjer skaber bedre muligheder for at gå i dybden med præcis de forhold, der vil skabe den største effekt. Løbende, risikobaseret APV laves med udgangspunkt i værktøjer, der fremmer en reflekteret dialog samt øger fokus på det psykiske arbejdsmiljø og på sygefravær, som i nuværende værktøjer ikke understøttes optimalt. Arbejdsmiljøgruppen risikovurderer og prioriterer APV-arbejdet efter behov i samarbejde med medarbejdere og med ledelsen. Arbejdsmiljøgrupperne gennemfører APV løbende samt ved forandringer. APV skal dog minimum laves 1 gang årligt. Derudover skal alle APV-forhold gennemgås inden for 3 år. Arbejdsmiljøgrupperne planlægger i den årlige arbejdsmiljødrøftelse årets arbejdsmiljøarbejde og dermed også hyppighed og fokus for årets APV-arbejde. Der kan naturligvis være behov for løbende justeringer. Eksempelvis kan et påbud fra Arbejdstilsynet være anledning til at fokusere på et specifikt emne i APV. APV-handleplaner registreres i Safetynet. Arbejdsmiljøgrupperne følger op og evaluerer på handleplanerne samt sikrer, at APV-handleplanerne er tilgængelige for alle medarbejdere. Det daglige arbejde varetages af arbejdsmiljøgrupperne. MED er platform for synliggørelse, drøftelse og igangsættelse af initiativer, der i det daglige skal styrke sikkerheds- og sundhedsarbejdet og øge trivslen på de enkelte arbejdspladser. 5/8

6 Risikobaseret arbejdsmiljøbesøg prioriteret i forvaltningerne For at bruge ressourcerne bedst muligt og med størst effekt vil arbejdsmiljøbesøg blive udført på de steder, hvor behovet er størst og med et særligt fokus eller tema. Arbejdsmiljøbesøgene vil tilgodese netop de arbejdspladser, der har et helt særligt behov for understøttelse, men vil samtidigt også kunne anvendes i et mere proaktivt og forebyggende perspektiv. Arbejdspladser eller områder kan udvælges og prioriteres af forvaltningernes chefgrupper til et arbejdsmiljøbesøg. Et arbejdsmiljøbesøg kan eksempelvis være én indsats blandt flere på baggrund af den målrettede dialog. Det kan også gennemføres som opfølgning på en indsats eller et tiltag. Et arbejdsmiljøbesøg har et særligt fokus og vil altid blive afsluttet med en mundtlig og skriftlig tilbagemelding på, hvad arbejdspladsen/området med fordel kan og skal arbejde videre med. Arbejdsmiljøkonsulentens tilbagemelding tager afsæt i kravene i Ny model, i arbejdsmiljølovgivningen samt i arbejdspladsens data på trivsel, sygefravær og ulykker. På et arbejdsmiljøbesøg deltager arbejdspladsens lokale leder, arbejdsmiljøgruppe samt en arbejdsmiljøkonsulent. Det er også muligt at samle flere arbejdsmiljøgrupper til et arbejdsmiljøbesøg, og overordnet ledelse kan også deltage. Arbejdsmiljøbesøget kan gennemføres i samarbejde med andre forvaltningers arbejdsmiljøkonsulenter eller af forvaltningens egne. Ansvaret for gennemførslen af arbejdsmiljøbesøg ligger dog i den enkelte forvaltning. 6/8

7 Roller og ansvar I forbindelse med implementering af Ny model vil modellen konkretiseres i en udgave, som arbejdsmiljøgrupper, ledelse og MED-organisationen kan anvende som opslagsværk til arbejdsmiljøarbejdet. I konkretiseringen af modellen vil øvrige arbejdsmiljøkrav ligeledes indskrives med henblik på at skabe et samlet overblik over krav til arbejdsmiljøarbejdet i Odense Kommune. Det kan eksempelvis være krav til kemi, eftersyn af værktøj og maskiner, krav til brandøvelse mv. Konkretiseringen vil ligeledes indeholde en beskrivelse af roller og ansvar på de forskellige organisationsniveauer. Et effektivt arbejdsmiljøarbejde fordrer et effektivt samarbejde mellem medarbejdere og ledelser. I beskrivelsen af roller og ansvar vil MED-aftalens gensidige forpligtelser til at informere om og drøfte alle forhold af betydning for arbejdsmiljøforhold understøtte dette. Figuren nedenfor illustrer helt overordnet roller, ansvar og samarbejde i Ny model. 7/8

8 Implementeringsplan Nedenstående implementeringsplan forudsætter, at Hovedudvalget godkender ny model for arbejdsmiljøarbejde på mødet den 16. november. De forskellige elementer vil ikke alle blive implementeret per 1. januar 2018, idet forskellige betingelser for de enkelte delelementer gør sig gældende. Nedenfor viser oversigten for, hvornår forskellige dele af elementerne forventes implementeret. Elementer Handling Deadline 1. Strategisk arbejdsmiljø 2. Fokuserede og prioriterede indsatser 3. Lederunderstøttelse og udvikling 4. Indflydelse i arbejdsmiljøarbejdet Forvaltningsspecifikke mål og fokus - fastsættelse af mål og fokus i forvaltningerne Udvikling af ny spørgeramme til den årlige arbejdsmiljødrøftelse Etablering af ramme for systematisk dialog om prioritering af arbejdsmiljøindsatser i chefgruppen Etablering af ramme for risikobaserede arbejdsmiljøbesøg i forvaltningerne 1. kvartal kvartal kvartal kvartal 2018 Udvikling af værktøj til prioritering af indsatser (step 1) 4. kvartal 2017 Udvikling af branche- og temabaserede APV-værktøjer 2.kvartal 2018 Udvikling af trivselsundersøgelsen - ny spørgeramme og rapportdesign Etablering af model for videndeling i og på tværs af forvaltningerne Implementering af systematisk arbejdsmiljøintroduktion i forvaltningen til niv. 2 og 3 ledere 2. kvartal kvartal kvartal 2018 Implementering af arbejdsmiljøintroduktion til alle ledere 2.kvartal 2018 Implementering af arbejdsmiljøintroduktion til arbejdsmiljøgrupper 2.kvartal 2018 Implementering af arbejdsmiljøintroduktion til medarbejdere 1. kvartal 2018 Ophør af aftale med Bureau Veritas 28. feb Værktøjskassen udvikles risikovurdering, hændelser og ulykker 2.kvartal 2018 Øvrigt Ny model formuleres til opslagsværk til portalen 1.kvartal 2018 Orientering om Arbejdsmiljøstrategi samt ny model på Økonomiudvalget 29. nov Evaluering: Det foreslås at modellen evalueres i efteråret Målopfyldelsen vil årligt blive præsenteret i forbindelse med årsberetningen. Det forventes, at der løbende lokalt bliver fulgt op på effekten ift. sygefravær, arbejdsulykker og trivsel. Indstilling: Det indstilles, at Hovedudvalget godkender ny model for arbejdsmiljøarbejde, herunder arbejdsmiljøstrategi (Ny model for arbejdsmiljøarbejde blev godkendt i Hovedudvalget 16. november.) 8/8