Bank Management / Bankafstemning. Bankafstemning. Et kort overblik over funktioner: Bankafstemning. Opret afstemningskonti

Transkript

1 Bank Management / Bankafstemning Ideen bag modulet er, at du importerer alle dine transaktioner fra din bank, og så forbliver disse transaktioner i Uniconta, på samme måde som alle andre transaktioner. Disse transaktioner skal så enten matche transaktioner foretaget på din bankkonto i Uniconta, eller bruges som nye transaktioner, som du vil overføre til din kassekladde, og bogføre på din bank. For hver konto i kontoplanen, som er af type Bank, vil vi have en bankafstemning-historie. Bankafstemning Formålet med bankafstemning er at afstemme posteringer i banken med posteringerne på bankkontoen i Uniconta, således at saldoen matcher. Bankposteringerne eksporteres fra banken og importeres i Uniconta, hvorefter de matches med posteringerne på bankkontoen i Uniconta. Der kan afstemmes flere bankkonti med flere bankkonti i Uniconta, herunder afstemning af konti i udenlandsk valuta. Andre typer konti som f.eks. Kreditkort, Låne- eller Leasingkonti kan ligeledes afstemmes. Bankafstemningen finder frem til eventuelle differencer og får dem udredt og bogført. I stedet for at afstemme manuelt ved at sætte hakker på to udskrifter, en fra banken og en fra Uniconta, eller at afstemme et skærmbillede med bankposter i Uniconta med online banken, så sker bankafstemningen elektronisk i Uniconta samtidig med at uoverensstemmelser udredes direkte i Uniconta. Et kort overblik over funktioner: Import af bankposteringer fra online bankning til Uniconta Automatisk match af posteringer mellem bank og Uniconta Overfør importerede og ikke-afstemte bankposter til bogføringskladden Ingen risiko for dobbeltimport, Uniconta har styr på bankposterne Direkte udredning af uoverensstemmelser Automatisk hentning af debitor/kreditor ved fakturabetaling Ubegrænset antal bankkonti eller andre konti til afstemning Tydelig markering af afstemte, ikke-afstemte og poster ventende i kladde Sæt bankpostering på Vent/Hold Afvisning af finansposter, der ikke er registreret på bankkontoen Bankafstemning Opret afstemningskonti: angiv kontotype Bank på hver konto i kontoplanen, der er en bank/konto du vil bankafstemme i Uniconta. Dernæst skal man eksportere transaktioner fra banken i CSV format. Importer derefter transaktionerne fra banken til Bankafstemning i Uniconta for den pågældende afstemningskonto. Hvis man ikke har bogført importerede bankposter i Finans endnu, kan de overføres fra Bankafstemning til bogføringskladden. Inden overførsel kan man klargøre bankposterne ved at angive modkonto, momskode, usv. Opret afstemningskonti For hver konto i din kontoplan, som er af type Bank, vil vi have en bank afstemning rekord. Tryk Tilføj bankkonto.

2

3

4 Konto er kontonummeret i kontoplanen som man bogfører bankposterne på. OBS! En Bankkonto kan kun vælges, hvis den er sæt op som Bank (ikke Status) i kontoplanen. Læs mere om hvordan man vælger kontotyper i kontoplanen her. Navn er navnet på den bank kontoen repræsentere. Startsaldo her taster du startsaldoen fra bankkontoudtoget altså fra den dag du starter med afstemning. Antal dage her kan man styre spændvidden for automatchen. Standard står den til 3 men kan udvides op til 60 dage. Max ørediff. som ovenfor- her styres afvigelsen for beløbet ifm. automatchen. Kladde angiver den finanskladde man ønsker manglende poster overført ifm. afstemningen. Bank reg nr registreringsnummer på kontoen i banken. Bankkonto nummer på kontoen i banken. Ovenstående felter benyttes ifm. kreditorbetalinger altså fra hvilken kontonr skal betalingerne trækkes i banken. Valutakode her angives valutakoden for banken. Eksporter transaktioner fra din bank, og Importer kontoudtog Det første man skal gøre er, at eksportere dine transaktioner fra din bank i CSV format. Det er nu kommet en ny option i vores bankimport. Man kan som hidtil importere direkte ind i kassekladden, men man kan også importere direkte ind i bankafstemningen. Den første fordel ved at importere ind i bankafstemningen er, at den samme post ikke vil blive importeret to gange. Da bankmodulet har alle poster fra tidligere imports, så vil den altså ikke igen gemme den samme post. Man behøver altså ikke være bange for at en eksport fra banken har poster med, man allerede har importeret, da de vil blive filtreret fra.

5 Brug Gennemse til at finde den fil, der skal importeres fra. Vedhæft er kun til dokumentation Bruges Import Fast Bank Længde konverteres fra bl.a. Nordea og Danske Banks FI fil Opsætning af Importdefinition. Læs mere Automatisk valg af konto. Læs mere. Efter Import Linjerne fra importen fra banken vil stå i øverste billede, og transaktionerne på vores konto bank i Uniconta vil stå i bunden. Nu kan man i top-rækkerne udfylde kontonummer, moms, dimensioner, faktura nummer, Fysisk bilag etc. Faktisk de samme, som man også kan i en kassekladde. Så dette er at betragte som en slags kassekladde. Der er også et felt venter, som kan benyttes Herefter vælg menupunktet Overfør til kladde.

6 OBS.: Vælg her hvis kun linjer med kontonumre skal overføres (Anbefales, med mindre denne import erstatter import til kladdde ). Vælg tildel bilagsnummer, hvis der automatisk skal påsættes bilagsnumre i kladden. Rød cirkel = ikke bogført Gul Cirkel = Overført Grøn cirkel = Match og afstemt Sort cirkel = Afvist. Hvis en postering i Uniconta og på bankposter IKKE tilhører bankeafstemning. Efter Overfør til kladde, så vil alle dem som er blevet overført blive mærket med Gul. Der var en transaktion på vent, så den er stadig ikke overført. Der er mulighed for at fortryde og slette posterne i kladden, så vil de gule linjer blive røde igen.

7 Bemærk, at der også er en kolonne Ugyldig. Det kan være at det er en fejlpostering i banken, som så er rettet tilbage. Dem skal vi ikke bogføre, og kan så mærke dem som Ugyldig. Gør man det, så skifter farven til Grøn, da den så er afstemt. Bogfør kladde Når du så bogfører kladden, så vil Finans posterne dukke op i bunden af skærmen, og dem som nu har et match, vil blive grønne. Når du stiller dig på en grøn i toppen, vil baren stille sig på matchet i bunden og omvendt. I det første billede i Bankafstemning, er der et felt Startsaldo. Her skal man angive saldoen på din bankkonto fra den dag hvor du første gang importere transaktioner. Så kan der løbende holde styr på din saldo på banken.

8 Vedhæft fysisk bilag til bankposter Der er flere måder at vedhæfte et fysisk bilag til bankposter: Samtidig med bankafstemning Efter overførsel til kladde Efter bankafstemning I bankafstemningen er knappen Fysisk bilag i båndet under Bankkontoudtog. Ophæv afstemning Du har mulighed for at ophæve et match og tildele et match igen. Ved tildeling klikker man først på linjen i toppen og så på linjen i bunden, og så trykke man Tilføj Match. Hvis man har lavet transaktioner på sin Finanskonto, som ikke er i banken, så kan man stille sig på linjen i bunden og trykke menuen Afvis Transaktion, og så vil den blive grøn. Altså nu er den Afstemt. Så på sammen måde, som man i toppen kan have poster, som ikke har sin match i bunden, så kan man også i bunden have transaktioner, som ikke er i toppen. Målet skal jo være at alle er grønne. Enten har de et match eller også har de ingen, og så har vi mærket dem værende afstemt eller afvist. Jeg har været i tvivl om hvad jeg skulle kalde det, og jeg er åben for input. Differencer i bankafstemning Oplever du at din bankafstemning ikke stemmer, så kan det skyldes to ting. Det kan enten være fordi en post er bogført på én dato, mens den samme post er sat til en anden dato på kontoudtoget. Den anden årsag kan være, at der er sket en fejl, så det bogførte beløb simpelthen ikke stemmer overens med det faktiske indbetalte beløb på bankkontoen. Forkert dato: Skulle der være en forskel på bogføringsdatoen og betalingsdatoen, må der laves en manuel afstemning. Efter posterne er afstemt føres restposter fra kontoudtoget til bogføringen. De poster, der er bogført på den forkerte dato flyttes blot over til den korrekte dato. Forkert beløb: Skulle der være posteringer, hvor beløbet i bogføring og beløbet på kontoudtoget ikke stemmer overens, så må fejlen findes og derefter rettes. En sådan fejl kan eksempelvis skyldes en forkert bogføring, eller at en debitor har indbetalt et forkert beløb. Slet bankkontoudtog Det er muligt at fjerne et bankkontoudtog eller en bank indlæsning fra bankafstemningen ved at trykke på slet bankkontoudtog i den første menu under bankafstemning. Her kan man angive et datointernval og så slettes poster i det interval.