Carlog kørselsregistrering kørselsadministration

Transkript

1 Carlog kørselsregistrering kørselsadministration

2 Velkommen Hvorfor indfører Varde Kommune Carlog til registrering af kørsel? Kort om implementeringen af Carlog efteråret 2017 Præsentation af Carlog systemet og bruger-app og profil Instruktion i Administrationssystemet Kvik-guides og Support Oprettelse af brugerprofiler på egne medarbejdere Lidt regler mv. Hvad skal jeg gøre herefter? Spørg meget gerne ind undervejs

3 Hvorfor indfører Varde Kommune Carlog til registrering af kørsel? Indberetning af kørsel skal automatiseres. Dette er med til at optimere arbejdsgangene i form af digitalisering og hurtigere arbejdsgange Kørselsindberetning skal ske af den enkelte medarbejder og må ikke længere ske via en lokal administrativ enhed/medarbejder Indberetning og godkendelse skal ske hver måned, derved kan lederen løbende følge udviklingen på kørselskontoen KMD app og indberetning på papir udfases så vidt mulig og al kørselsindberetning sker via Carlog

4 Implementeringen af Carlog efterår 2017 Juni og august: Pilotprojekt September/oktober: Workshop-række for ledere, stedfortrædere og adm. medarbejdere 3 drop-in-formiddage for brugere Oprettelse af brugere i systemet Igangsætning af kørselsregistrering i Carlog lokalt på arbejdspladsen November: Workshop og igangsætning af Byråd December: Lukning af KMD app og bortfald af manuelle indberetninger

5 Hvis medarbejderne ikke har arbejdsmobil Det er stadig mulig at bruge Carlog Medarbejderen kan via PC en indtaste kørsel manuelt det vil stadig være nemmere og hurtigere da Carlog udregner afstanden automatisk. Hvis medarbejderen vælger det kan han/hun bruge en privat mobiltelefon

6 Brugers Carlog app Download af app til mobil - Smartphone, Windows Phone, Iphone eller Ipad Log in med tilsendt Carlog-id og Log kørsel ved at trykke på position og derefter på start ved rutestart samt på stop ved rutestop Ruter logges under kørslen via GPS og sendes til brugers unikke online portal Modregning af befordring mellem hjemadresse og arbejdssted sker automatisk

7 Brugers online portal Brugers online portal giver adgang til: Ruteoversigt (som nedenfor med info om ruterne) Ændringer i brugerprofil Afregningsrapport over kørsler (med info om satser, godtgørelse i kr. m.v.)

8 Support Carlogs hjælpevideoer og vejledninger Herudover: Kvik-guides for brugere og administratorer (udleveret og findes på Vores Varde) Individuel vejledning til brugere på drop-in-formiddage kl kl.12.00: Tirsdag den 19. september 2017 på BCV, Marsken 1. sal Fredag den 22. september 2017 på Bytoften, Mødelokale 3 Mandag den 25. september 2017 på Bytoften, Mødelokale 3 Kontakt ved problemer der ikke kan løses af ovenstående: Kirsten Bank Olstrøm, kiol@varde.dk Susanne Moth Westergaard, suwe@varde.dk

9 Kørsel til - og fra eget hjem 60 dags regel: En medarbejder kan få skattefri kørselsgodtgørelse af sin arbejdsgiver for 60 dages kørsel mellem sit hjem og en arbejdsplads inden for en forudgående periode på 12 måneder. På dag 61 med kørsel til samme arbejdsplads inden for de sidste 12 måneder kan medarbejderen ikke længere få skattefri kørselsgodtgørelse. Medarbejderen skal bruge sin egen bil for at få kørselsgodtgørelsen. Det er kun kørsel, hvor hjemmet er i den ene ende, der bliver talt med i de 60 dage. Kilde: Skat Optællingen af de 60 dage sørger Carlog for

10 Kørsel til og fra eget hjem skattemæssigt kørselsfradrag Hvis en arbejdsdag påbegyndes eller afsluttes på hjemadresse fremfor på arbejdsstedet vil Carlog fratrække afstanden mellem arbejdssted og hjemadresse i kørselsafregningen også selvom der fratrækkes i flere ruter Der fratrækkes den afstand som medarbejderen normalt køre, da medarbejderen ellers vil skulle rette i sine skatteoplysninger i forhold til skattefradraget hver gang Husk hvis en borger flytter skal adresse og afstand rettes i systemet

11 Eksempel En medarbejder har 20 km på arbejde Hun kører direkte ud til en borger fra sin hjemadresse mandag morgen der er 25 km til borgeren Efter de første 20 km. vil medarbejderen få kørselsgodtgørelse Arbejdssted Borgerbesøg 25 km 20 km Efter 20 km vil medarb. få kørselsgodtgørelse Hjem

12 Eksempel En medarbejder har 20 km på arbejde Hun kører direkte ud til en borger fra sin hjemadresse mandag morgen der er 10 km til borgeren Efter de første 20 km. vil medarbejderen få kørselsgodtgørelse, også selvom at kørslen er fordelt over 2 ruter Efter 20 km vil medarb. få kørselsgodtgørelse Arbejdssted Borgerbesøg 10 km 20 km 10 km Hjem

13 Afregning skal ske hver måned Afregning skal ske hver måned for både bruger og administrator afregning skal ske senest den 10 i den følgende måned Når afregningen er foretaget for en måned, vil der være lukket for yderligere registrering af kørsel i perioden derfor er det vigtig at alle medarbejdere indberetter hver måned Hvad hvis en medarbejder har glemt at indberette kørsel? Administratorer vil i kunne i særlige tilfælde indberette kørslen Afvigende kontering Hvis en medarbejders løn er konteret over flere konti, vil kørslen blive tilsvarende konteret.

14 Hvad skal jeg gøre nu? Spring ud i det Husk kvikguides til dine medarbejdere (og administratorvejledning til dig selv) Husk dine medarbejdere på muligheden for at droppe ind til en kort individuel gennemgang af brugerdelen Husk medarbejderne på at de skal indtaste bilens registreringsnummer dette er et krav fra Skat Beslut (evt. i fællesskab) en indkøringsperiode og en dato for hvornår alle skal være i gang med registrering via Carlog (senest 31/ ) Afvent din første påmindelsesmail (5. i kommende måned) og kontroller/indberet dine medarbejderes kørsel inden den 10.

15 TAK FOR I DAG