Notat vedr. it-budgetter og yderligere udviklingsprojekter

Transkript

1 Notat vedr. it-budgetter og yderligere udviklingsprojekter 0. Indledning I dette notat gives der en redegørelse for de centrale anlægs- og udviklingsbudgetter på it-området. Herudover beskrives en række udviklingsprojekter, som ved prioritering af yderligere finansiering, vurderes at være hensigtsmæssige at igangsætte. Dato Side 1 Der er afslutningsvist kort redegjort for en bekymring vedr. flaskehalse i It organisationen samt forhold vedr. udrulning af Fælles It Platform, FIP, i IT området generelt Efterspørgslen efter it-udvikling og innovation stiger konstant. Smarte, nye, sammenhængende og intelligente it-løsninger skal løfte effektivitet, kvalitet og sikkerhed på hospitalerne. Én ny it-løsning åbner døre til flere nye behov og muligheder. Når vi bliver færre hænder til at passe flere patienter, er investeringer i it, der skal arbejde for os, nødvendig. 2. Its anlægs og driftsbudgetter til udvikling Its samlede anlægs- og driftsøkonomi fremgår af nedenstående tabel. Tabel 1: Anlægs- og driftsbudgetter til udvikling Mio. kr. Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 Budget 2019 Anlæg: It Anlægsramme 51,5 62,5 50,0 50,0 Anlæg i alt 51,5 62,5 50,0 50,0 Drift It driftsbudget, udvikling 13,7 13,7 13,7 13,7 Centrale puljer til It 57,3 54,2 54,2 54,2 SIT udviklingspulje 52,2 52,2 52,2 52,2 Fællesadministrativ pulje 5,1 2,0 2,0 2,0 Udviklings- og afregningsrammen 124,1 124,1 124,1 124,1 Drift i alt 195,1 192,0 192,0 192,0 Anlæg og drift i alt 246,6 254,5 242,0 242,0 Its driftsbudget er her angivet med de personale ressourcer der, ud af det samlede It budget på 363,2 mio. kr., estimeres til at bidrage til

2 fælles it udvikling og projekter. 2.1 Anlæg Regionsrådet har i 2012 besluttet, at etablere en årlig it-reinvesteringsramme på 50 mio. kr. I 2016 og 2017 er rammen større pga. overførsler fra tidligere år. I 2016 er der tale om 11,5 mio. kr. på anlægsbudgettet og 40 mio. kr. som leasing finansiering. Konkret er der behov for løbende at foretage it-reinvesteringer for at sikre at der sker en løbende udskiftning af it-udstyr, således at regionen sikres en sikker og effektiv drift. Det drejer sig konkret om bl.a. reinvesteringer i regionens servere/storage, licenser og netværk. 2.2 Driftsmidler til it-udvikling Den samlede driftsramme består af 3 dele: Its driftsbudget, udvikling Centrale puljer til it og Udviklings- og afregningsrammen. It s driftsbudget, udvikling Its driftsbudget er på er på 363, 2 mio. kr.. Heraf udgør 349,5 mio. kr. faste udgifter til lønninger til ansatte, serviceaftaler, licenser m.v. Det skønnes, at ca. 13,7 mio. kr. anvendes til egentlig it-udvikling. Budgettet til udvikling vedrører test og support af nye leverancer, intern konsulentbistand i form af Projektledelse, test af nye tiltag og It arkitekter. Anvendelsen af midlerne sker som følge af projekt prioritering i Styregruppen for it, (SIT). Styregruppen træffer projektvalg på baggrund af indstillinger baseret på et projektoplæg. Udarbejdelsen og analysen af de organisatoriske konsekvenser og muligheder er leveret af projektledere og it arkitekter. Ved godkendelse af et projekt, varetager it projektledelsen. Centrale puljer til it Der er centralt afsat puljer til it. på i alt 57,3 mio. kr.. Heraf udgør 52,2 mio. kr. Styregruppen for Its pulje til udvikling af sundheds-it, kaldet SIT-puljen. SIT-puljen anvendes til udviklingstiltag på sundhedssystemer og sundhedsrelateret it. I 2015 er der disponeret til EPJ udvikling, medicin.dk, RIS og EPJ, Impax og Fælles Medicin Kort (FMK). Der er herudover en mindre pulje til fælles administrative systemer på 5,1 mio. kr. Denne pulje vedrører udvikling af fællesregionale systemer, ESDH, ØS, telefoni. Etc. For begge puljer er gældende, at anvendelsen af midlerne sker ved en prioritering i Styregruppen for it. Udviklings- og afregningsrammen Der er besluttet en udviklings- og afregningsramme i år på 124,1 mio. kr. årligt. Side 2

3 Udviklings- og afregningsrammen er en pulje som hospitalsenhederne inkl. psykiatrien beslutter at prioritere i fællesskab på større og mindre tværgående udviklingsprojekter. Udviklings- og afregningsrammen opkræves årligt ved afregning til enhederne. Puljen genereres ved at Styregruppen for It, beslutter at igangsætte tiltag udover de allerede givne budgetter. Tiltag der skønnes at have så høj værdi, at enhederne selv finansierer tiltagene. Derfor afregnes en lang række af større og mindre tiltag og deres drift efterfølgende. For at opnå budgetsikkerhed for enhederne, fastlægges rammen for en 2-årig periode indeholdende både drift af tidligere beslutninger og frie midler til kommende udvikling. Nye tiltag på Udviklings- og Afregningsrammen sker udelukkende ved en prioritering på Styregruppen for It. På Styregruppens møde den 29. oktober 2015 blev de samlede ikke-disponerede udviklingsmidler på i alt 42,6 mio. kr. i 2016 fra henholdsvis SIT puljen og Udviklings- og afregningsrammen disponeret. De valgte projekter er beskrevet nærmere i afsnit Anlægsrammen I tabel 2 fremgår hvorledes anlægsrammen i perioden forventes disponeret. Tabel 2: Anlægsbudget og anlægsdisponering Mio. kr. Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 Budget 2019 Anlæg: It Anlægsramme 51,5 62,5 50,0 50,0 Anlæg i alt 51,5 62,5 50,0 50,0 Disponering Server 26,3 26,5 26,5 26,5 Storage 26,0 26,0 26,0 26,0 Netværk 3,9 4,0 4,0 4,0 Overvågning/Klienter 0,5 0,5 0,5 0,5 Licenser 8,0 8,0 8,0 8,0 Diverse 1,5 1,5 1,5 1,5 Anlægsdisponering i alt 66,2 66,5 66,5 66,5 Der sker en årlig prioritering af midlerne. Prioriteringen foretages af it. Der er primært tale om indkøb af servere/storage, licenser og netværk. Der er ikke nogen umiddelbare bindinger på midlerne, idet it selv beslutter hvor og hvornår indkøb foretages. Dog er der, i forbindelse med indkøb af nye produkter typisk en fordelagtig medfølgende tidsbestemt servicekontrakt. Servicekontrakten løber over produktets fastsatte afskrivningsperiode. Hvis der ikke købes nyt vil der i stedet skulle indgås en serviceaftale der er forholdsmæssig meget dyrere. Indgåelse af serviceaftaler i stedet for reinvesteringer, vil betyde et behov for øget driftsbudget. Ved at reducere rammen til it-reinvesteringer, vil der ikke være mulighed for i samme omfang, at foretage reinvesteringer i regionens it-udstyr. Det kan betyde en mere usikker it-drift, som kan betyde nedbrud og forstyrrelser af driften på både hospitaler og øvrige områder i regionen. Dermed er der risiko for en lavere kapacitetsudnyttelse og aktivitet, som kan få betydning for behandling af patienterne. Side 3

4 Det skal påpeges, at ændringer i fremtidige reinvesteringer vil medføre en væsentlig øget driftsudgift til forlængelse af serviceaftalerne/garantien, ved udstyrets forlængede levetid. Det er forholdsmæssigt meget dyrt i forhold til de aftaler der indgås i forbindelse med indkøb af udstyr. Forlængelse af serviceaftaler skal driftsfinansieres, hvilket ikke er muligt indenfor den aftalte budgetramme på anlæg. 4. Driftsmidler til it-udvikling 4.1 IT s driftsbudget udvikling Som det fremgår af afsnit 2.2 er its driftsbudget fuldt disponeret på nær 13,7 mio. kr. til test og support af nye leverancer, intern konsulentbistand i form af Projektledelse, test af nye tiltag og It arkitekter. Midlerne til projektledelse, test af nye tiltag og It arkitekter er i høj grad bundet. På trods af en situation hvor alle nye initiativer bortfalder, vil der altid komme nye versioner af eksisterende it systemer. Versioner der alle skal testes og implementeres i regionen. Der vil ligeledes komme nye landsdækkende initiativer og lovkrav, der ligeledes skal implementeres. 4.2 Centrale puljer til it I tabel 3 fremgår hvorledes SIT puljen til it i perioden forventes disponeret. Tabel 3: SIT Pulje Mio. kr. Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 Budget 2019 Centrale rammer: SIT SIT puljen 52,2 52,2 52,2 52,2 EPJ udvikling -25,7-26,4-26,4-26,4 Medicin DK -2,1-2,1-2,1-2,1 FMK -2,7-2,7-2,7-2,7 Impax -1,4-1,4-1,4-1,4 SIT Pulje, Disponeret Udvikling -20,3-19,6-19,6-19,6 Budgettet er 52,2 mio. kr. Ca. 32 mio. kr. er forlods disponeret til EPJ udvikling (kontraktligt), medicin.dk (nationalt) etc., hvorfor ca. 20,3 mio. kr. kan disponeres til nye udviklingstiltag i Dette er gjort i forbindelse med Styregruppemødet den 29. oktober Prioriteringen af projekter er opgjort sammen med prioriteringen af midler fra udviklings- og afregningsrammen, afsnit 4.2. I tabel 4 opgøres den Fælles-administrative Pulje. Tabel 4: Fællesadministrativ Pulje Mio. kr. Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 Budget 2019 Centrale rammer: Fællesadministrativ Pulje Fælles administrativ Pulje 5,1 2,0 2,0 2,0 Side 4

5 Den fællesadministrative Pulje disponeres til løbende udvikling og vedligehold af de fællesadministrative systemer. 4.2 Udviklings- og afregningsrammen 2016 I tabel 5 fremgår hvorledes udviklings- og afregningsrammen for 2016 er besluttet disponeret. Tabel 5: Udviklings- og Afregningsrammen Centrale rammer: Udviklings- og afregningsrammen Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 Budget 2019 Besluttet ramme 124,1 124,1 124,1 124,1 RSI -4,2-3,9-4,2-4,2 FIP tilbagebetaling af Leasing -24,9-24,9-24,9-24,9 Drift af tidligere udvikling -72,7-72,9-72,9-72,9 Udviklingspulje, Disponeret Udvikling -22,3-22,4-22,1-22,1 Det bemærkes, at Udviklings- og afregningsrammen i budget ikke er behandlet på Styregruppen for It endnu. Det antages, at budgettet vil blive fastholdt på det hidtidige niveau. Styregruppen for It har disponeret udviklingsmidlerne i 2016 fra både SIT puljen på 20,3 mio. kr. og Udviklings- og afregningsrammens Udviklingspulje på 22,3 mio. kr. i alt 42,6 mio. kr. For årene er udviklingsmidlerne i SIT-puljen og Udviklings- og afregningsrammen endnu ikke disponeret Liste over disponerede It projekter i 2016 er vedlagt i bilag A. 5. Udviklingsprojekter ved yderligere finansiering Styregruppen for It prioriterer løbende nye og nødvendige udviklingstiltag på It området. Prioriteringen indeholder både nye lovkrav, Fællesregionale udviklingstiltag, egne ønsker til ny funktionalitet og nødvendige tilretninger i eksisterende løsninger. I forbindelse med projektprioriteringen for 2016 havde Hospitalsenhederne og Psykiatrien indstillet højt ønskede projekter for over 100 mio. kr. Alle projekter til gavn, efterspurgte i organisationen eller en nødvendighed. Nedenfor er angivet 9 projekter der bør igangsættes hurtigst muligt, såfremt der findes ekstra ressourcer. I tabel 6 er opstillet de ønskede udviklingsprojekter. Tabel 6: Yderligere udviklingsprojekter Mio. kr. Budget 2016 Budget 2017 Budget 2018 It udvikling og projekter 1. Øjenjournal 1,4 0,0 0,0 2. KAI anæstesi og Intensiv 7,6 15,2 4,5 3. Starthjælp til CATO 2,5 0,0 0,0 4. LPR3 - udskiftning af Jrules 2,5 0,0 0,0 5. RSI Udvikling 5,0 0,0 0,0 6. Akut It 2,5 0,0 0,0 7. Konsolideringsprojekter 2,0 0,0 0,0 8. I&M Ramme til Medico tekniske produkter 2,0 0,0 0,0 9. Mobility 3,0 0,0 0,0 It udvikling og projekter i alt 28,5 15,2 4,5 Side 5

6 Der er følgende bemærkninger til de enkelte udviklingsprojekter: 1. Øjenjournal regionsløsning for alle øjenafdelinger. Projektet ligger klar, med klinisk accept men mangler finansiering. 2. KAI konsolidering af anæstesi og intensiv. Stort og meget efterspurgt tiltag, der skal sikre overgang fra manuel til elektronisk dataregistrering. Der er aktuelt et arbejde i gang med at redefinere krav for at få en mindre omkostningstung investering samt skærpelse af businesscase. Dette arbejde forventes afsluttet til december og fremlagt SIT. 3. Starthjælp CATO. Bedre styring af medicin. Et projekt med en positiv businesscase, men en bevilling som starthjælp, ville få projektet i gang. Projektets samlede økonomi er budgetteret til 8,6 mio. kr. 4. LPR3 Til indberetning til Lands Patient Registret, LPR, anvendes JRULES til at validere indberetninger. JRULES havde ophør af vedligeholdelse juli Ved den forestående omlægning til ny indberetningsmodel, LPR3, skal JRULES ved samme lejlighed opdateres. 5. RSI udvikling. Regionale It tiltag. Tvungne udviklingstiltag fra Stat og regioner. Der er ikke bevilliget midler på trods af godkendelse. 6. Akut It. It understøttelse af Fælles Akut indsatsen. Dette projekt er stadig i opstartsfasen og 3.5 mio. kr. kan vise sig at være utilstrækkeligt. Dette projekt er væsentligt for alle fælles akutmodtagelser. Forslag er at der reserveres 2.5 mio. kr. til dette projekt. Den endelige bevilling afgøres af det dagsordenspunkt projektet lægger på SIT. Såfremt der bliver behov for færre midler end de 5 mio. kr. falder pengene tilbage til SIT til prioritering i andet halvår Konsolideringsprojekter 2,0 mio. kr. jf. SIT september prioriteringspunkt. Genindfør denne pulje. 8. Indkøb & Medicoteknik - Ramme til it understøttelse af medicotekniske projekter. Den medicotekniske apparaturpulje indeholder ikke afledte It omkostninger ved indkøb. Derfor skal hospitalsenhederne eller den medicotekniske pulje betale dette. 9. Mobility. Ny mobiltelefoni strategi, der skal sikre bedre styring og udnyttelse af mobilteknologien. 6. Flaskehalse i It-organisationen Forankringen af nye It projekter skal igennem en velbeskrevet procedure i It. Med en løbende udvikling og allerede besluttede it projekter, er presset mærkbart. Med yderligere projekter fra SIT beslutningen og måske yderligere tiltag, vil der opstå flaskehalse i It. Flaskehalsene ligger især i produktområderne, både de kliniske og diagnostiske. Samtidig er det her der anvendes specialistkompetencer. Det er derfor vanskeligt at hyre konsulenter eller anden midlertidig assistance til disse områder. Derfor bør områderne tilføres ekstra ressourcer permanent. It kortlægger nu hvor flaskehalsene opstår og giver et samlet bud på opgaven senere på året. 7. Fælles It Platform, FIP Den Fælles It platform forventes færdigudrullet ultimo Udrulningsplanen medfører et ekstraordinært træk i It. Der er indført en verifikationsfase i projektet for at sikre kvaliteten Side 6

7 lever op til det ønskede niveau i projektet. Verifikationsfasen betyder en forskubning af udrulningsplanen. Den økonomiske konsekvens af det ekstraordinære træk i It anslås til 6,7-7,0 mio. kr. i 2016 og 3,7 mio. kr. i Side 7

8 Bilag A: Liste over projekter fra Styregruppen for It den Strategiske initiativer Ambulatorielogistik Beslutningsstøtte i FMK Fælles aftaledatabase (4,2 m 1 m fra Bookplan puljen) Fælles Akut modtagelse 23 mio Udviklings- og Drift Patientrapporterede oplysninger (PRO) interne timer Proof of concept på telemedicinsk infrastruktur Teknisk omlægning og udvikling af integration mellem Klinisk Logistik og Bookplan FIP Ibrugtagning Gynækologi/Obstetrik (Milou) Konsolidering af Astraia Opgradering af Apovision ProSang Ramme til RSI projekter RSI pejlemærke om informationssikkerhed Sundhedsjournalen ver. 2.0 EPJ Nødrapporter Impax Vest Upgrade Pulje til RIS/PACS ,3 mio ,8 mio I alt 42,1 mio. Side 8