Politisk dokument uden resume. 07 Opdatering af kasse- og regnskabsregulativ. Indstilling: Administrationen indstiller,

Transkript

1 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Bestyrelsen 13. september 2012 Henrik Visborg Thune 07 Opdatering af kasse- og regnskabsregulativ Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender: o Det opdaterede kasse- og regnskabsregulativ o Bilag 9.01 Revisionsregulativ o Bilag 9.02 IT-sikkerhedspolitik o Bilag 9.03 Retningslinjer for økonomirapportering o Bilag 9.05 Retningslinjer vedrørende afskrivninger af uerholdelige poster o Bilag 9.06 Finansiel politik at bestyrelsen tager til efterretning: o Bilag 9.04 Økonomisystemer og deres anvendelse som er godkendt af den administrerende direktør 13. september 2012 o Bilag 9.07 Fælles regler for ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse af indkøb som er godkendt af bestyrelsen 21. juni 2012 o Bilag 9.08 Indkøbspolitik som er godkendt af den administrerende direktør i januar 2012 o Styrkelse af økonomiske kontrolprocedurer o Økonomiske analyser o Oplysninger om revisionsniveau o Løbende orientering til formandskabet om politianmeldelsen Trafikselskabet Movia Ressourcecenter 1/9

2 Beslutning: Tiltrådt. Sagsfremstilling: Bestyrelsen besluttede på mødet den 10. maj 2012 i forbindelse med behandling af revisionsprotokollat for 2011, at administrationen til juni-mødet udarbejder et nyt bilag til Kasse- og Regnskabsregulativet omhandlende attestations- og kontrolprocedurer vedr. indkøb, administrationen til mødet i september udarbejder et forslag til justering af det samlede Kasse- og Regnskabsregulativ administrationen udarbejder forslag til styrkelse af de økonomiske kontrolprocedurer i forbindelse med den løbende budgetopfølgning administrationen vurderer hvilke økonomiske analyser den omhandlede sag giver anledning til administrationen indhenter oplysninger om revisionsniveau m.v. i sammenlignelige organisationer administrationen forelægger formandsskabet sine overvejelser om eventuel politianmeldelse 1. Nyt bilag til Kasse- og Regnskabsregulativet omhandlende attestations- og kontrolprocedurer vedr. indkøb Bestyrelsen godkendte på mødet den 21. juni 2012 et nyt bilag til kasse- og regnskabsregulativet om fælles regler for ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse af indkøb Dette er nu indarbejdet som bilag 9.07 til kasse- og regnskabsregulativet. 2. Forslag til justering af det samlede Kasse- og Regnskabsregulativ Administrationens forslag til et justeret kasse- og regnskabsregulativ samt justerede bilag til kasse- og regnskabsregulativet vedlægges denne sagsfremstilling. Movias revisor KPMG har gennemlæst udkast til Kasse- og regnskabsregulativ for Trafikselskabet Movia inklusiv bilag KPMG s kommentarer er indarbejdet i de foreliggende udkast til Kasse- og regnskabsregulativ samt bilag. Revisors væsentligste kommentarer har været præciseringer i teksten. Revisor har desuden givet en række anbefalinger: 2/9

3 Områdechefer bør sikre, at den fornødne dokumentation for forretningsgange er til stede i form af forretningsgangsbeskrivelser, beskrivelse af arbejdsprocedurer eller lignende. Områdechefer bør endvidere sikre, at interne kontroller er designet på en effektiv måde, at de fungerer optimalt, og at de understøtter selskabets risikoprofil. omfanget af mulige dankort/kreditkortholdere bør begrænses kravet til et delprotokollat fra revisionen i løbet af året bør udgå indkøbspolitikken bør være et bilag til kasse- og regnskabsregulativet Disse anbefalinger er indarbejdet i udkastet til kasse- og regnskabsregulativet. De gennemførte ændringer i kasse- og regnskabsregulativ og bilag kan kort beskrives således: Kasse- og regnskabsregulativ Kasse- og regnskabsregulativet er blevet ajourført, således at henvisninger til funktioner i organisationen svarer til den nuværende organisation af Movia. Dette indebærer bl.a. at begreberne B- og C-chefer udgår. B-chefer svarer ansvarsmæssigt til de nuværende områdechefer, og har uændrede beføjelser i kasse- og regnskabsregulativet. C-chefer svarer til de nuværende teamledere og har ikke længere særlige beføjelser iht. kasse- og regnskabsregulativet. Herudover er afsnit 4 indkøbs- og disponeringsregler omskrevet i overensstemmelse med bilag 9.07 som blev godkendt af bestyrelsen på mødet den 21. juni Afsnit 6.6 Anlægsregnskaber udgår, da Movia ikke har særskilte bevillinger til anlægsregnskaber. Eneste undtagelse er rejsekort projektet, som bestyrelsen jævnligt orienteres om. Det er administrationens vurdering, at behovet for bestyrelsens involvering i rejsekort projektet skifter over tid, og at det ikke vil understøtte styringen, at udarbejde generelle retningslinjer for at styre et specifikt behov i forhold til rejsekort projektet. I afsnit 7.6 er kredsen af mulige dankort/kreditkortholdere blevet væsentligt reduceret. Bilag 9.01 Revisionsregulativ Kravet til mindst ét delprotokollat i årets løb er udgået. Det har vist sig ikke at være et nødvendigt krav. Det fremgår således af revisionslovgivning og revisionsregulativet i øvrigt, at revisionen skal informere bestyrelsen i årets løb, hvis der konstateres væsentlige forhold, som revisionen vurderer, skal komme til bestyrelsens kendskab. 3/9

4 Bilag 9.02 IT-sikkerhedspolitik De væsentligste ændringer i IT-sikkerhedspolitikken er: Ny kontorplatform: Egentlige hjemmearbejdspladser eksisterer ikke mere. Movia har valgt et bærbart koncept, og har åbnet op således, det er muligt at benytte Movias programmer hjemme. Password politik: I stedet for skift af password en gang om måneden, skal der kun skiftes hver tredje måned. Til gengæld skal password være et såkaldt stærkt password. Dette sker efter anvisning og anbefaling fra it-revisionen. Der er udarbejdet en beredskabsplan for Movias IT-systemer, således at forretningsgangene ikke vil blive unødigt hæmmet i forbindelse med eventuelle nødsituationer i IT-driften. Brugeradministration: Ansvaret for at brugerskemaer er korrekt udfyldt er flyttet fra IT-området til HRF-området og centerkoordinatorerne. Dette gælder også for udstyrslisten og for tildeling af initialer. ITområdet sørger for oprettelse iflg. brugerskema og levering af PC samt token (adgangsnøgle). Bilag 9.03 Retningslinjer for økonomirapportering Bestyrelsen besluttede i 2008 at ændre rapporteringsform efter et oplæg fra revisionen. Der er siden løbende foretaget ændringer i rapporteringsformen med henblik på at øge overskueligheden og forenkle fremstillingen. På den baggrund indeholder økonomirapporteringen ikke længere grafiske illustrationer. I afsnittet om likviditet er tilføjet, at der i økonomirapporteringen til bestyrelsen orienteres om omlægninger i gælds- og obligationsporteføljen. Der er desuden ændret i de enkelte tabelopstillinger af pædagogiske hensyn. Bilag 9.03 afspejler økonomirapporten, som den har været praktiseret i Bilag 9.04 Økonomisystemer og deres anvendelse Bilaget er ajourført med de systemændringer der er sket siden udarbejdelsen af bilaget i De væsentligste ændringer er: 4/9

5 Infoflow er et nyt system til håndtering af godkendelse og bogføring af indkøbsfakturaer. Infoflow har erstattet det tidligere system FGS, som ikke fungerede tilfredsstillende. Lasernet er et nyt system til styring af filinput og printoutput fra AX. TM1 er et nyt system som anvendes dels i budgetopfølgningen i økonomiafdelingen og dels som afregningssystem i Flextrafik Rute. TM1 har erstattet PowerOLAP som ikke længere bliver serviceret i Danmark. PASS systemet til administration af handicapkørsel i Hovedstadsområdet er udgået. Alt handicapkørsel og Flextrafik bliver nu administreret i Planet systemet. WEB-shop er et nyt system, som styrer Movias salg via internettet som er startet op i Bilag 9.05 Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer Det er præciseret at tilgodehavender hvor det økonomisk ikke er hensigtsmæssigt at fortsætte retslig inkasso, afskrives når der er foretaget en vurdering af den konkrete sag. Det er således præciseret, at der ikke altid skal gennemføres en inkassosag inden afskrivningen foretages. Bilag 9.06 Finansiel politik Ændringerne i den finansielle politik er primært initieret af ændringer i den kommunale lånebekendtgørelse i Ændringerne i lånebekendtgørelsen vedrører begrænsede muligheder for finansiering i udenlandsk valuta samt afskaffelse af mulighed for anvendelse af optioner. Opdateringen af den finansielle politik er udarbejdet i samarbejde med Movias finansielle rådgiver i Nordea. Administrationen har på eget initiativ øget kravet til renteforskellen fra 0,1% til 0,2% før der kan finansieres i EUR. Dette betyder, at der skal være en markant renteforskel, for at sikre, at renteudbyttet ved finansiering i fremmed valuta står mål med valutarisikoen. Desuden er minimumsgrænsen for finansiering til fast rente øget fra 35% til 50% med baggrund i øget fokus på budgetstabilitet. Aktuelt er Movias gæld finansieret 100% med fast forrentede lån. Rapportering til bestyrelsen omkring ændringer i gælds- og obligationsporteføljen er ændret fra at der rapporteres ved det efterfølgende møde, hvis der har været omlægninger, til at der rapporteres kvartårligt i forbindelse med aflæggelse af estimater. Dette har været praksis hidtil, og administrationen vurderer, at det er mest hensigtsmæssigt idet opfølgningen på ændringer i gælds- og obligationsporteføljen kan ses i sammenhæng med opfølgningen på likviditetsudviklingen. 5/9

6 Bilag 9.07 Fælles regler for ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse af indkøb Bilaget er uændret som besluttet af bestyrelsen 21. juni Bilag 9.08 Overordnet indkøbspolitik Bilaget er uændret som besluttet af administrerende direktør, januar 2012, men er nu efter forslag fra revisionen optaget som et bilag til kasse- og regnskabsregulativet. Bilag Retningslinjer for bevillingsstyring og aflæggelse af regnskab for anlægsprojekter og øvrige projekter Udgår, da der ikke er behov for særskilt aflæggelse af sådanne regnskaber. Movia har ikke projekter der styres ved særskilte bevillinger. Alle bevillinger er en del af den samlede driftsbudget hvor bevilling sker på et overordnet niveau og der aflægges ikke regnskab for underliggende projekter. Eneste undtagelse er rejsekort projektet, som bestyrelsen jævnligt orienteres om. Det er administrationens vurdering, at behovet for bestyrelsens involvering i rejsekort projektet skifter over tid, og at det ikke vil understøtte styringen at udarbejde generelle retningslinjer for at styre et specifikt behov i forhold til rejsekort projektet. 3. Forslag til styrkelse af de økonomiske kontrolprocedurer i forbindelse med den løbende budgetopfølgning Movias revision gennemfører i august/september 2012 en udvidet forvaltningsrevision af Movias godkendelsesprocedurer. Bestyrelsen vil på sit førstkommende møde efter forvaltningsrevisionens afslutning få forelagt KPMGs konklusion. Movia vil indføre en intern controllingfunktion, som får til opgave at sikre, at regler og retningslinjer bliver overholdt, samt at sikre at Movia agerer økonomisk ansvarligt. Controllerfunktionen placeres i økonomi-området. De økonomiske kontrolprocedurer inkluderer på nuværende tidspunkt en periodisk opfølgning 3-4 gange årligt på budgetafvigelser på administrative og rutespecifikke konti. Det er administrationens vurdering, at bevægelserne på disse konti ikke har en sådan karaktér, at der er behov for at styrke denne indsats yderligere. Dette er baseret både på antallet af konteringer og de observerede budgetafvigelser. 6/9

7 Ligeledes vil procedurerne for lagerstyring i trafiktjenesten blive analyseret med henblik på at sikre hensigtsmæssig lagerstyring. I foråret 2012 implementerede administrationen en ny rutine, hvor der udarbejdes månedsregnskaber. Månedsregnskaberne udarbejdes på bevillingsniveau, som kendt fra estimaterne og derudover med specifikation på buslinje- og kommuneniveau. Anvendelse af realiserede tal på dette niveau giver mulighed for en mere dybdegående kontrol af budgetforudsætningerne og de tilhørende realiserede tal. Til udarbejdelsen af månedsregnskabet er der knyttet en række kontrolfunktioner, som tidligere blev gennemført i forbindelse med årsregnskabet. Med dette redskab er det administrationens opfattelse, at der er implementeret en væsentlig forøget kvalitetskontrol i den løbende budgetopfølgning som vil sikre en hurtigere reaktion på uregelmæssigheder og dermed minimere budgetafvigelserne. Hertil kommer, at økonomiområdet har iværksat budgetanalyser af områder, hvor administrationen vurderer, at der er behov for større indsigt i den bagvedliggende omkostningsudvikling eller omkostningsniveau. Således er administrationen p.t. i gang med en analyse af distributions- og provisionsomkostninger. 4. Administrationens vurdering af hvilke økonomiske analyser besvigelsessagen giver anledning til Det er administrationens forventning, at den udvidede forvaltningsrevision af godkendelsesprocedurerne vil give et væsentligt input til hvilke analyser, der fremadrettet skal gennemføres for at sikre overholdelse af regler og retningslinjer. Der kan eksempelvis analyseres på godkendte indkøbsfakturaer ud fra et væsentlighedskriterium, uregelmæssigheder, stikprøver, budgetoverholdelse mm. Den praktiske udførelse af analyserne vil blive placeret i controllingfunktionen i økonomiområdet. Som beskrevet ovenfor (afsnit 3) har administrationen allerede igangsat en analyse af distributions- og provisionsomkostninger. Ved justering af Movias organisation pr. 1. oktober 2012 trædes centralisering af indkøb i bund for alle områder. Administrationen har desuden valgt at centralisere al indkøb i Movia undtaget trafikindkøb. Administrationen vurderer, at en central indkøbsfunktion sikrer en bedre leverandørstyring og leverandørovervågning gennem: 7/9

8 Entydige kontraktlige aftaler om køb og levering i de fleste tilfælde efter udbud (afhænger af indkøbets størrelse) Jævnlige kontrolbud på priser og leverancer Markedsovervågning gennem indkøbsekspertise Entydige processer for modtagelse og opfølgning på leverancer Indkøb reduceres til at gå igennem fagprofessionelle på indkøbsområdet Gennemførelse af stikprøver, herunder lagerkontrol SKI-aftaler 5. Oplysninger om revisionsniveau m.v. i sammenlignelige organisationer Administrationen har for tre sammenlignelige virksomheder (2 kommunale selskaber og en selvejende institution) undersøgt revisionsniveauet i forhold til det gældende for Movia. Konklusionen er, at disse virksomheders revisionsniveau, herunder kontrolprocedurer ikke adskiller sig fra Movias. Godkendelsesprocedurerne svarer til Movias, hvilket også gælder proceduren for udvælgelsen af enkeltområder, hvor der vurderes at være højere end normale risici. På sidstnævnte punkt er det, som tilfældet er for Movia, noget der sker i samråd mellem selskaberne og deres revisorer. Med udgangspunkt i ovenstående er eksempler på særlig opmærksomhed på risici i Movia f.eks. særlig revision af finansielle risici i forbindelse med rejsekortets udrulning, særlig revision af administrationens risikostyring af rejsekortets udvikling hhv. drift, ny indkøbspolitik samt den igangværende forvaltningsrevision af administrationens godkendelsesprocedurer. 6. Administrationen forelægger formandsskabet sine overvejelser om eventuel politianmeldelse Den administrerende direktør har løbende holdt formandsskabet orienteret om udviklingen i besvigelsessagen, herunder også om den politianmeldelse, som blev foretaget den 11. maj Økonomi: Ingen Miljømæssige konsekvenser: Ingen Åbent/lukket punkt: Åbent punkt 8/9

9 Kommunikation: Sagsdokumentet offentliggøres på Movias hjemmeside Bilag: 1. Kasse- og regnskabsregulativ 2. Bilag 9.01 Revisionsregulativ 3. Bilag 9.02 IT politik 4. Bilag 9.03 Retningslinjer for økonomirapportering 5. Bilag 9.04 Økonomisystemer og deres anvendelse 6. Bilag 9.05 Retningslinjer for afskrivning af uerholdelige fordringer 7. Bilag 9.06 Finansiel politik 8. Bilag 9.07 Fælles regler for ordreafgivelse, modtagelse samt godkendelse af indkøb 9. Bilag 9.08 Overordnet indkøbspolitik Væsentlige ændringer i kasse- og regnskabsregulativet samt bilag er markeret med understregning i dokumenterne. 9/9