Tabulex Dagpleje Børn

Transkript

1 Tabulex Dagpleje Børn Vejledning til dagplejere 13. marts

2 Indhold Indledning... 3 Hvad er Tabulex Dagpleje Børn... 3 Hvordan logger man på? Oversigt over børnene... 4 Børn... 4 Kolonnen Hvor... 4 Kolonnen Hvad og Tid... 5 Linjernes farver Barnets personlige sider... 6 Stamkort... 6 Aftaler... 7 Ferie/fri... 7 Kontaktpersoner Kommunikation... 8 Beskeder... 9 SMS Information Billeder Planlægning Ugekalenderen & børneaktiviteter Steder Begivenheder

3 Indledning Denne vejledning er til dig som er dagplejer i Tabulex Dagpleje Børn. I vejledningen kan du finde hjælp til hvordan du skal bruge den menu, du har adgang til som dagplejer. Hvad er Tabulex Dagpleje Børn Tabulex Børn er et online registrerings- og kommunikationsværktøj til dagplejen og forældre til børn i dagplejen. Systemet giver overblik over alle de informationer, der knytter sig til børnene og dagligdagen i dagplejen: Børnenes stamdata - dvs. adresser og telefonnumre samt forældre og søskende-relationer Hvilke børn har fri eller er syge Hvem bliver børnene hentet af og tidspunkt Beskeder mellem forældre og personale. Hvad sker der i dagplejen dvs. aktiviteter og arrangementer Systemet består af et forældremodul, et personalemodul og et touchmodul. Hvordan logger man på? Hele systemet er webbaseret det vil sige, at det afvikles gennem en internetbrowser. Man behøver altså ikke at installere noget på sin computer, tablet eller telefon for at åbne systemet. Man skal blot have forbindelse til internettet. For at logge på systemet skal man indtaste en internetadresse i en browser. Hvilken adresse man skal indtaste, afhænger af hvilket modul man skal logge på: Forældremodul: Forældre skal første gang logge på med NemID fra en pc, herefter kan de oprette et Tabulex Login som de kan bruge efterfølgende Personalemodul: Infotavle: Adgang til touchmodulet kan etableres på touchskærm og tablet. 3

4 1. Oversigt over børnene Når du er logget på som personale og trykker på menupunktet Børn, har du som udgangspunkt et overblik over de børn, som er tilknyttet dig selv. Denne sider er udgangspunktet for at kunne se børnenes aftaler, ferietilmeldinger, kontaktoplysninger osv. Se en anden dagplejers børn Hvis du har brug for at se børn tilknyttet en anden dagplejer, inden for din legestuegruppe, kan du skifte til den anden dagplejer ved at trykke på dit eget navn i øverste venstre hjørne og derefter trykke på en af de andre navne på listen. Hvis du vil se en oversigt over alle dagplejere i legestuegruppen, så skal du vælge Alle dagplejere i bunden af listen. Børn Under menupunktet Børn, vises de børn, som er tilknyttet dig, eller den dagplejer du har valgt at vise informationer for. Hvis du har valgt at vise alle dagplejere i din legestuegruppe, har du en brik for hver dagplejer. Tryk på en af brikkerne for at få vist den pågældende dagplejers børn. Har du brug for at se yderligere oplysninger på et barn, trykker du i kolonnen hvor barnets navn står anført og du har nu adgang til at se barnets personlige oplysninger. (Se punkt 2) Kolonnen Hvor I Hvor kolonnen kan du se om forældrene har meldt barnet syg eller fri i dag. Du kan også registrere en handling på barnet ved at trykke på den lille trekant/fold ud boks ud for barnet og vælge handling i handlingsvælgeren. Der er her, du registrerer, om barnet er kommet, om barnet er blevet hentet eller har fri. Hvis funktionen Sover er blevet aktiveret under Planlægning Steder, kan du her lægge barnet til at sove. 4

5 OBS: Hvis du trykker på trekanten i kolonneoverskriften og du vælger Kommet, vil alle børn, som er vist i listen og som ikke er meldt syg eller ferie/fri, blive markeret som Kommet. Kolonnen Hvad og Tid Når barnet er registreret som Kommet, kan du i kolonnerne se, hvornår forældrene har oprettet en aftale om, at barnet bliver hentet og i hvilket tidsrum. Hvis forælderne har angivet hvem der henter eller indskrevet en kommentar til aftalen, vil der være en talebobbel ud for aftalen i Hvad -kolonnen. Du kan trykke på taleboblen for at se teksten. Linjernes farver Barnets linje bliver i markeret med farver, som betyder forskellige ting: Hele linjen er rød = Barnets aftale er overskredet. 5

6 Del af linjen er rød = Barnet bliver hentet inden for den næste ½ time. Linjen er grøn = Ingen aftaler inden for den næste ½ time. Linjen er grå = Barnet er gået hjem, er syg, har fri eller er ikke kommet endnu: 2. Barnets personlige sider Når du trykker på barnets navn, kommer du ind på barnets personlige sider: Stamkort Menupunktet Stamkort indeholder de oplysninger, som Tabulex Dagpleje Børn kender fra cprregistret eller fra andre af Tabulex administrative systemer f.eks. hvis barnet har søskende tilknyttet f.eks. Tabulex SFO Børn og skolens elevsystem Tabulex TEA. Forældrene har selv mulighed for at opdatere deres telefonnumre og adresse og de kan vælge hvilke oplysninger, de vil have vist på lister i programmet. 6

7 Aftaler Her kan du se en oversigt over alle de aftaler, forældrene har oprettet, hvornår og hvem deres børn bliver hentet af. Aftaler kan oprettes, så de gælder en enkelt dag (enkeltstående aftaler), eller så de gælder fast på en eller flere af ugens dage (gentagne aftaler). Ferie/fri Her ses forældrenes tilbagemelding om, hvorvidt de har brug for pasning af barnet i ferieperioder. Det er dagplejepædagogen der står for at oprette de ferieperioder, forældrene kan give tilbagemelding på. 7

8 Det er også på dette billede, du kan se hvilke dage forældrene har registreret, at barnet holder fri. Det kan enten være enkelte dage, perioder af ferie eller gentagne fridage altså faste ugedage, hvor barnet holder fri. Kontaktpersoner Her vises barnets forældre, og du kan se, hvis der på barnet er blevet oprettet yderligere kontaktpersoner. Det kan være en bedsteforælder, som ofte henter, hvorfor det er rart at have kontaktoplysninger på vedkommende. Tjenester Forældrene kan abonnere på en sms-besked, som afsendes, når det registreres, at barnet går hjem. Under fanen Tjenester kan du se om, og på hvilke dage forældrene har valgt dette. 3. Kommunikation 8

9 Beskeder Er der åbnet for, at forældre kan skrive til dagplejere via Tabulex Dagpleje Børn, vil din velkomstside når du logger ind, være en oversigt over private beskeder, beskeder fra forvaltningen og beskeder fra de fora du er deltager i. Antallet af nye beskeder står anført med en gul boks der angiver antallet af nye beskeder. Dine beskeder er private og kan kun ses af dig og afsenderen. Har du brug for at gå ind under dine beskeder senere på dagen, kan du trykke på din profil, til højre for din dagplejegruppes navn, og trykke på Mine beskeder Ved at trykke på Mine beskeder kan du læse de beskeder, der er sendt fra forældrene samt se dine svar. Ulæste beskeder er markeret med et brev ikon: Du kan også sende beskeder til andre dagplejere eller dine børns forældrene ved at trykke på Opret ny besked, i højre hjørne. 9

10 Du kan eneten vælge at trykke i til-feltet og skrive barn, forælder eller dagplejers navn og derefter vælge i dropdown boksen eller trykke på Vælg modtagere fra liste og vælge fra oversigten Hvis du vil sende til alle forældre eller dagplejere i listen, trykker du på den øverste boks. SMS Her kan der udsendes SMS til forældre. Du udvælger selv hvilke forældre, du vil sende til, på samme måde som med beskeder. NB: Det koster 26 øre pr. SMS der sendes. Information Når forældrene logger på systemet hjemmefra, er det første de ser en opslagstavle. Opslagstavlen består af en status på barnet, en ugekalender med aftaler og begivenheder, et område med nyheder, oplysninger om børns fødselsdage i dag eller i morgen samt en plads til et lille billedgalleri. 10

11 Nyheder på denne opslagstavle kan du ændre under menupunktet Kommunikation og herunder Information Opret opslag Tryk på Information og herefter på Opret nyhed i højre hjørne. Du kan nu vælge mellem to forskellige slags opslag: Nyhed eller Notits. Et nyhedsopslag kan både indeholde et billede, vedhæftede filer og formateret tekst (tekst i forskellige størrelser og farver). En notits er et kort opslag, ligesom en gul post-it lap og kan max indeholde 100 tegn. Billeder 11

12 Her kan du oprette billedgallerier som forældrene kan se, når de logger på systemet hjemmefra, f.eks. fra en tur eller fra hverdagen. Det sidst oprettede galleri vises også på opslagstavlen. For at oprette et galleri skal du trykke på knappen Opret nyt galleri. Herefter kan du finde og vælge de billeder fra din computer eller tablet du vil benytte, ved at trykke på knappen Vælg billeder. Husk at tage stilling til hvem galleriet skal vises for. Afslut af med Gem. 4. Planlægning Ugekalenderen & børneaktiviteter Ugekalenderen vises hos forældre og på touch-skærmen/ infotavlen, hvis I benytter sådan en, i jeres dagligdag. Opslagstavlen på touch-skærmen: 12

13 På ugekalenderen ses de aktiviteter som henvender sig til børn hos den dagplejer som er valgt som aktiv. Der kan skiftes mellem dagplejere ved at klikke på knappen Skift dagplejer i højre hjørne i billedet. Hvis det er valgt Alle dagplejere i hjørnet, vises alle aktiviteter for alle dagplejere i gruppen. Aktiviteter oprettes under menupunktet Planlægning og herefter Børneaktiviteter i personale-delen. Tryk på opret ny aktivitet. Alt personale med adgang til systemet kan oprette aktiviteter. 13

14 I første omgang skal du indtaste detaljer omkring aktiviteten: Overskrift, dato, start- og sluttid og evt. billede/ikon samt beskrivelse. Hvis aktiviteten kun henvender sig til en dagplejer i en gruppe, kan det være en god idé at lave overskriften, så det fremgår hvilken dagplejer aktiviteten gælder for. Det bliver mere overskueligt for forældrene, når de ser aktiviteten i ugekalenderen på touch-skærmen/ infotavlen. Hvis det er en aktivitet som f.eks. skal foregår hver onsdag, kan du oprette flere aktiviteter på én gang ved at vælge Ja i Gentagen aktivitet. Dernæst skal du vælge startdato for aktiviteterne og om de også skal være gældende i ferieperioder, samt på hvilken ugedag(e) de skal oprettes på. Hvis det er en aktivitet som ikke kræver tilmelding, vælger du NEJ til at der skal være tilmelding. Hvis det er en aktivitet med tilmelding, vælger du JA til tilmelding, kan du se yderligere tre muligheder under filteret: 1. Kan tilmelde sig : En liste der indeholder de børn som passer i filteret ovenfor, altså de børn som aktiviteten henvender sig til og som kan tilmeldes af enten personalet eller deres forældre. 14

15 2. Er tilmeldt : En liste der indeholder de børn som er tilmeldt af enten personale eller deres forældre. 3. Kan ikke tilmelde sig: En liste der indeholder de børn, du som personale har valgt, som ikke skal kunne tilmelde sig, selvom de passer i filteret. Du flytter børnene mellem listerne ved hjælp af de små knapper ud for deres navn. Tryk på fluebenet for at flytte et barn til listen Er tilmeldt. Tryk på krydset, for at flytte et barn til listen Kan ikke tilmelde sig. Tryk på spørgsmålstegnet, for at flytte et barn (tilbage) til listen Kan tilmelde sig. Under Dagplejer kan du vælge, hvilke dagplejere som deltager i aktiviteten. Opret selve aktiviteten ved at trykke på knappen Gem og vælg deltagere. Nu skal du vælge hvilke børn, aktiviteten henvender sig til. Brug filteret i Børn hos til at afgøre hvilke børn aktiviteten henvender sig til. Det er altså dette filter som styrer, hos hvilke forældre aktiviteten vises. Steder Har du brug for at kunne lægge dine børn til at sove i programmet, så forældre kan se dette hjemmefra via en browser, skal du aktivere stedet Sover. Dette gøres ved at trykke på det grønne kryds ud for dit navn i menupunktet Planlægning og i under-menupunktet Steder 15

16 Du kan nu via fanen Børn, lægge børnene til stedet Sover Begivenheder Har du behov for at redigere i barnets historik for dagen f.eks. redigere i sovetid, kan du gøre dette under menupunktet Begivenheder Sæt flueben ud for barnet og tryk på boksen Rediger begivenhed Du kan redigere i tidspunktet ved at trykke i feltet med klokkeslæt eller slette handlinger ved at trykke på det røde kryds. Har du brug for hjælp, kan du kontakte Tabulex Dagtilbud support på telefon nr Vi har åben mandag-fredag kl