Samarbejdsforum for Klinik Psykiatri Syd - voksenpsykiatrien, Aalborg Universitetshospital

Transkript

1 Klinik Psykiatri Syd REFERAT Samarbejdsforum for Klinik Psykiatri Syd - voksenpsykiatrien, Aalborg Universitetshospital - Psykiatrien Torsdag d. 7. december 2017 Deltagere Fra Psykiatrien Jan Mainz, vicedirektør med forløbsansvar; Carsten Møller Beck, klinikchef, Klinik Psykiatri Syd; Tine Blach, ledende socialrådgiver; Anne Kristine Hvitfeldt, Specialkonsulent, Budget- og Planlægning. Region Nordjyllands fællesadministration (Sundhed på tværs) Maria Kjær Hanefeldt Dinesen, Konsulent, Sundhed på tværs. Jammerbugt Kommune Bettina Nedergaard, Læge og Ph.d. Mariagerfjord Kommune Mette Kordt, Leder i Socialpsykiatri og misbrug; Morten Hougaard Iversen, Rebild Kommune Dorte Rømer Jensen, leder af socialfaglige tilbud Vesthimmerland Kommune Britta Bruun-Schmidt, afdelingschef for Psykiatri og Handicap Aalborg Kommune Carsten Johansen, fagcenterchef, Ældre- og Handicapforvaltningen; Stig Stavnskjær, sekretariatsleder og stedfortræder, Center for Voksne, Familie og Beskæftigelsesforvaltningen; Susanne Lorentzen, Central udskrivningskoordinator, Familie og Beskæftigelsesforvaltningen Afbud Kit Borup, Familiechef, Mariagerfjord Kommune Pil Rahbeck, Leder af handicap og socialpsykiatrien, Jammerbugt Kommune 1 Information om Psykiatriens Center for Pårørende og kommunernes muligheder for samarbejde Daglig leder af Psykiatriens Center for Pårørende Jan Sandberg gennemførte en overordnet præsentation af centrets tilbud og arbejdsmetoder. De viste slides er udsendt med referatet. Centrets primære opgave er psykoedukation af raske pårørende til psykisk syge patienter med det formål at etablere en kobling mellem at leve med en psykisk lidelse, og hvordan den kan forstås ind i hverdagslivet. Det kan give flere handlemuligheder i de situationer, der kan opstå, hvor oplevelsen af Side 1 af 6

2 manglende handlemuligheder ofte bringes op som den største udfordring af pårørende. Udover egentlige tilbud har Center for Pårørende en konsultativ funktion og telefonrådgivning, som også kan anvendes af et professionelt netværk til sparring om handlemuligheder i en given situation. Centret dækker hele Region Nordjylland, og det er et åbent tilbud med få begrænsninger ift., hvem der kan henvise. Det kan ske fra stort set alle offentlige instanser, og selvhenvendelse er også muligt. Eneste krav for at komme i betragtning til et tilbud er, at der skal være skriftlig lægefaglig dokumentation for psykisk sygdom hos den, henvendelsen vedrører. Der er ingen formkrav. F.eks. vil en kort skriftlig erklæring fra egen læge eller en hospitalslæge være tilstrækkelig. Alle tilbud foregår i Aalborg. Carsten Johansen spurgte, om der findes grupper, hvor pårørende møder andre pårørende for at tale om pårørenderollen, da mange oplever den som vanskelig. Jan Sandberg svarede, at der ikke er etableret faste tilbud, men der er et pilotprojekt i gang for pårørende, som kan føle afmagt, hvis patienten ikke ønsker dem inddraget. Et fast tilbud kan være relevant, hvis der etableres en ramme for det. Carsten Møller Beck kommenterede, at man fra klinikken oplever, at Center for Pårørende kan være med til at genetablere et konstruktivt pårørendesamarbejde, hvis samarbejdet med patientens behandlingstilbud over tid er kørt fast. I de tilfælde opleves Center for Pårørende som neutrale af de pårørende, hvilket skal opfattes positivt i denne sammenhæng. Aftaler/konklusion: - Jan Sandberg opfordrede til at kontakte Center for Pårørende, hvis der er spørgsmål. 2 Systematisk opfølgning på Den Tværsektorielle Grundaftale Med henvisning til kommissoriet for Samarbejdsfora i Psykiatrien, oplyste Anne Kristine Hvitfeldt, at et væsentligt formål for Samarbejdsforum er at varetage opfølgningen på Sundhedsaftalens driftsdel, dvs. følge op på implementeringen af de aftaler, der er en del af Den Tværsektorielle Grundaftale. Hvert samarbejdsforum skal gennemføre en systematisk opfølgning på de relevante aftaler deri. Det er en relativ omfattende opgave, hvor deltagerne er ansvarlige for at indhente tilbagemeldinger fra eget bagland. På Aalborg Universitetshospital blev der udviklet et værktøj til at sikre en systematisk opfølgning, og de kommunale deltagere i Samarbejdsforum for Aalborg Universitetshospital anbefalede, at alle samarbejdsfora laver opfølgningen ved anvendelse af værktøjet. Anne Kristine Hvitfeldt præsenterede værktøjet. Psykiatrien vurderer, at der findes psykiatrirelevante aftaler indenfor områderne forebyggelse, tværgående temaer, behandling og pleje samt genoptræning og rehabilitering. Det sidste områder er Sundheds-IT, hvor der ikke vurderes at være psykiatrirelevante aftaler. Opgaven bliver at vurdere for hver enkelt delaftale, om den forløber planmæssigt, om aftalen bør observeres, eller om der opleves udfordringer. Der er formuleret en række hjælpespørgsmål til at foretage denne vurdering, hvor hjælpespørgsmålene ikke skal besvares konkret. Det væsentligste i opfølgningen er en vurdering af, hvorvidt aftalen efterleves i praksis, selvom den udførende medarbejder i yderste led ikke nødvendigvis er klar over, at praksis bunder i en bestemt samarbejdsaftale. Hvis det besluttes at benytte værktøjet, udsender Thomas Søndergaard evalueringsskemaer i wordformat. Der sendes et skema for hvert område i evalueringen (forebyggelse, tværgående temaer, behandling og pleje samt genoptræning og rehabilitering). Hvert skema indeholder links til de konkrete aftaler, der skal evalueres i området. Jf. den medsendte tidsplan skal kommunerne fremsendes deres respektive evalueringer til Thomas Søndergaard senest d. 1. marts 2018, hvorefter de sammenskrives til én samlet opfølgning. Udkastet drøftes på mødet d. 21. marts 2018, inden den endelige opfølgning fremsendes til Sundhedsaftalesekretariatet i Region Nordjylland. Side 2 af 6

3 Maria Kjær Hanefeldt Dinesen oplyste, at Sundhedsaftalesekretariatet herefter samler evalueringerne fra alle Samarbejdsfora, inden de behandles i Den Administrative Styregruppe(DAS). Divergerende synspunkter eller særstandpunkter vil kunne fremgå af materialet til DAS. Dermed er der ikke krav om, at evalueringerne fra de enkelte samarbejdsfora skal være konsensusevalueringer. I den efterfølgende drøftelse blev det bemærket, at der sandsynligvis vil blive medarbejdere i kommunerne og Psykiatrien, som vil blive inddraget i opfølgningen fra flere samarbejdsfora. Omvendt vil vurderingerne til forskellige samarbejdsfora ikke nødvendigvis have den store variation, så genbrug vil sandsynligvis blive muligt. Aftaler/konklusion: - Samarbejdsforum besluttede at anvende værktøjet til systematisk opfølgning på den tværsektorielle grundaftale. - Thomas Søndergaard udsender evalueringsskemaer til deltagerne for de 4 områder, hvor der er aftaler vedr. psykiatrien. Evalueringsskemaerne indeholder link til de konkrete aftaler. - Eventuelle bemærkninger til lokale vurderinger skal være kortfattede. - Senest 1. marts 2018 tilbagesender deltagerne evalueringsskemaerne til Thomas Søndergaard, som sammenskriver tilbagemeldinger i et udkast til en samlet opfølgning. - Udkastet drøftes på mødet d. 21. marts For at sikre tilstrækkelig tid til drøftelsen, udvides mødet med en time. - Den godkendte opfølgning fra Samarbejdsforum fremsendes til Sundhedsaftalesekretariatet senest fredag d. 13. april Servicetjek af Samarbejdsforum v/ Jan Mainz/Anne Kristine Hvitfeldt På mødet d. 11. september 2017 mellem kommunernes forretningsudvalg på sundhedsområdet og socialområdet samt behandlingspsykiatrien blev det aftalt, at der skal gennemføres et servicetjek af de fire samarbejdsfora i Psykiatrien. Følgende områder skulle belyses: 1. Hvordan implementeringen af sundhedsaftalerne generelt forløber? 2. Finder der en systematisk gennemgang af aftalerne sted? Hvis ja, hvordan gøres dette? 3. Er der specifikke aftaler, som giver særlige udfordringer? Hvis ja, hvad er det, som giver udfordringerne? 4. Hvordan sikrer samarbejdsfora, at de beslutninger, som er truffet i Den administrative styregruppe, bliver udmøntet i samarbejdsforaene? 5. Hvilke krav der stilles til dagsordenerne? 6. Hvordan bidrager medlemmer af gruppen i fællesskab til at bringe relevante emner på dagsordenen? 7. Hvordan sikres det, at kommunerne indtager en aktiv rolle ved udarbejdelsen af dagsordener, så drøftelserne kommer til at afspejle både regionale og kommunale interesseområder/behov? 8. Hvordan er sekretariatsunderstøttelsen af forummet organiseret? 9. Er materiale til møderne tilstrækkeligt belyst, så der er mulighed for en fornuftig mødeforberedelse forud for mødernes afholdelse? Punktet blev indledt med en længere drøftelse af baggrunden for dette opdrag, som ingen af deltagerne gav udtryk for at have kendskab til. Den generelle opfattelse var, at det må skyldes en oplevelse udenfor samarbejdsforum af, at der er behov for et servicetjek. Deltagerne gav udtryk for, at Samarbejdsforum generelt opleves velfungerende og i øvrigt fungerer i henhold til kommissoriet. De ni områder blev gennemgået enkeltvis: Område nr. 1 - Hvordan implementeringen af sundhedsaftalerne generelt forløber?: Processen for denne afklaring er aftalt under punkt 2 på dagens møde. Side 3 af 6

4 Område nr. 2 - Finder der en systematisk gennemgang af aftalerne sted? Hvis ja, hvordan gøres dette? Der er udarbejdet et årshjul, som følges med udgangspunkt i aktualitet. Derfor tages temaer fra årshjulet ikke op til drøftelse, hvis der ikke er andre anledninger dertil, end at temaet fremgår af årshjulet. Område nr. 3 - Er der specifikke aftaler, som giver særlige udfordringer? Hvis ja, hvad er det, som giver udfordringerne? Aktuelt oplever Samarbejdsforum ikke særlige udfordringer. Såfremt den igangværende opfølgning på den tværsektorielle grundaftale skulle vise, at der opleves udfordringer, vil disse blive taget op konkret. Område nr. 4 - Hvordan sikrer samarbejdsfora, at de beslutninger, som er truffet i Den administrative styregruppe, bliver udmøntet i samarbejdsforaene? Sundhed på Tværs i Region Nordjylland, som sekretariatsunderstøtter Sundhedsaftalen, er repræsenteret i Samarbejdsforum. Denne repræsentant bærer beslutninger fra DAS til udmøntning ind i Samarbejdsforum. Beslutninger med direkte relevans for voksenpsykiatrien bæres ind til drøftelse, mens beslutningerne med uden direkte relevans bæres ind som skriftlig orientering. Område nr. 5 - Hvilke krav der stilles til dagsordenerne? Område nr. 6 - Hvordan bidrager medlemmer af gruppen i fællesskab til at bringe relevante emner på dagsordenen? Område nr. 7 - Hvordan sikres det, at kommunerne indtager en aktiv rolle ved udarbejdelsen af dagsordener, så drøftelserne kommer til at afspejle både regionale og kommunale interesseområder/behov? Område nr. 8 - Hvordan er sekretariatsunderstøttelsen af forummet organiseret? Område nr. 9 - Er materiale til møderne tilstrækkeligt belyst, så der er mulighed for en fornuftig mødeforberedelse forud for mødernes afholdelse? Som følge af tæt sammenhæng mellem disse områder, besvares de samlet. Sekretariatsunderstøttelsen til Samarbejdsforum er organisereret under den klinik i Psykiatrien, som Samarbejdsforum dækker (i dette tilfælde Klinik Psykiatri Syd). Med hensyn til at give alle deltagere mulighed for at indtage en aktiv rolle i udarbejdelsen af dagsordener, har hvert møde et fast punkt, som omhandler punkter til det kommende møde. Dette drøftes med udgangspunkt i årshjulet, og eventuelle punkter aftales i fællesskab ud fra behov og aktualitet. Derudover kontakter sekretæren alle deltagere 14 dage inden hvert møde med henblik på at indhente punkter. Deltagerne har efterfølgende en uge til at indsende eventuelle punkter. På forespørgsel om denne frist opleves tilstrækkelig, blev dette entydigt bekræftet af deltagerne. Når der aftales punkter til et kommende møde, aftales der også, hvilket eventuelt bilagsmateriale, der skal indgå. Når punkter meldes ind skriftligt, er praksis, at indmelderen af punktet bidrager med en kort sagsfremstilling af punktet samt eventuelt bilagsmateriale. Alle deltagere har mulighed for at rette henvendelse til sekretæren, hvis der opleves behov for, at et punkt belyses yderligere inden mødet. Det er imidlertid et område, hvor deltagerne vil sætte fokus på mulighederne for optimering, også for at undgå overbelysning af nogle punkter, som kan føre til et unødvendigt stort tidsforbrug til forberedelse. Alle deltagere har lige adgang til at bringe punkter ind i Samarbejdsforum, og deltagerne har lige mulighed for at indtage en aktiv rolle ved udarbejdelsen af dagsordenerne. Det er imidlertid op til den enkelte deltager at påtage sig dette. Der er ikke en formel struktur eller praksis, som forhindrer at dagsordener og drøftelser både afspejler regionale og kommunale interesseområder. De kommunale deltagere oplever heller ikke at blive forhindret i at drøfte kommunale interesseområder, men Psykiatriens interesseområder kan fylde forholdsmæssigt meget, da Psykiatriens repræsentanter har disse som entydige fokusområder. De kommunale repræsentanter har typisk også andre ansvarsområder end det psykiatriske, og derfor kan det heller ikke få det samme entydige fokus. Side 4 af 6

5 Det blev kort drøftet, om der kunne indføres en anden praksis, som i højere grad tilskynder til at sikre et ensartet og gensidigt aktivitetsniveau i forbindelse med udarbejdelse af dagsordener, bl.a. for at sikre, at de i højere grad afspejler både kommunale og regionale interesseområder. Fra Psykiatrien blev det foreslået, at sekretariatsbetjeningen af de enkelte møder kunne gå på skift mellem Psykiatrien og kommunerne. Der blev dog ikke truffet beslutning om at indføre denne praksis, og deltagerne udtrykte tilfredshed med den nuværende sekretariatsbetjening. Der fulgte en drøftelse af forskellige forhold med tilknytning til de ni områder. Disse drøftelser omhandlede primært følgende: - Sammensætningen af Samarbejdsforum Det blev drøftet, at sammensætningen af Samarbejdsforum må afhænge af, hvilke ønsker der er til formålene med møderne. Den nuværende sammensætning, hvor en stor andel af deltagerne har tæt konneks til praksis, opleves relevant, hvis Samarbejdsforum også skal have et fagligt og udviklende sigte. Hvis formålet primært skal være administrativ opfølgning på implementering af Sundhedsaftalen, kan sammensætning afspejle dette. Sammensætningen følger kommissoriet, og de enkelte kommuner udpeger de repræsentanter, de finder relevante og nødvendige. - Rammer for møderne En fuld og systematisk efterlevelse af årshjulet uden hensyntagen til aktualitet vil lægge beslag på al den afsatte mødetid i samarbejdsforum. I det hele taget opleves dagsordenerne at være fyldte til møderne. Derfor blev det kort drøftet, om Samarbejdsforum har for store ambitioner for de enkelte møder, eller om der er behov for mere tid på de enkelte møder. Under drøftelsen blev det bemærket, at der ikke er noget til hinder for at udvide et eller flere af årets møder. Derudover kan der nedsættes underarbejdsgrupper, som skal arbejde videre med konkrete spørgsmål. Denne tilgang har tidligere været anvendt i alle samarbejdsfora for Psykiatrien. - Generelt om Sundhedsaftalen Sundhedsaftalen opleves at beskæftige sig med de relevante områder i det vigtige tværsektorielle samarbejde, og rammerne for dette er flot beskrevet. Bagsiden er, at det er blevet et meget omfattende aftalekompleks, som er vanskeligt at sikre kendskab til ud i alle led. Derudover har det et detaljeringsniveau, som giver relativt stramme rammer for faglige drøftelser og idéudvikling. Dette fører tilbage til overvejelserne om, hvorvidt formålet med Samarbejdsforum primært skal være overvågning af aftaler eller faglig udvikling af samarbejdet. I Klinik Psykiatri Syd er der etableret lokale samarbejdsfora med kommunerne i klinikkens optageområde. I disse vil det praksisnære samarbejde og den tværsektorielle faglige udvikling kunne fortsætte, hvis Samarbejdsforum primært skal fokusere på overvågning af implementering af Sundhedsaftalen. Aftaler/konklusion - Anne Kristine Hvitfeldt udarbejder tilbagemelding til kommunernes forretningsudvalg på sundhedsområdet og socialområdet samt behandlingspsykiatrien på baggrund af referatet. - Deltagernes input tilbagemeldingen bliver derfor i form af kommentarer til referatet. - Det skal ikke nødvendigvis være en konsensustilbagemeldinger, og særstandpunkter eller uenighed kan fremgå. 4 Opfølgning på sundhedsaftale til sikring af tværsektoriel koordineret opgaveflytning Da der blev prioriteret den nødvendige tid til drøftelser vedr. servicetjekket af Samarbejdsforum udgik punktet, og det udskydes til et kommende møde. Side 5 af 6

6 5 Kortlægning af hvorvidt hhv. kommuner og Psykiatri har mål, hvor opfyldelsen er afhængig af ydelser eller mål fra den anden sektor Da der blev prioriteret den nødvendige tid til drøftelser vedr. servicetjekket af Samarbejdsforum udgik punktet, og det udskydes til et kommende møde. 6 Drøftelse af kommunale mentorer På møde i Den Administrative Styregruppe d. 9. februar 2017 blev det anbefalet, at indsats vedr. kommunale mentorers kontakt til indlagte i behandlingspsykiatrien skulle håndteres administrativt, f.eks. via pjecer, som nogle kommuner allerede gør i dag. Efterfølgende er sagen drøftet i Porteføljestyregruppen, som anbefaler, at Samarbejdsfora for Psykiatri på deres næstkommende møder drøfter emnet med henblik på en fælles indsats på området. Dette har været drøftet i Samarbejdsforum i Klinik Psykiatri Nord, hvor tilbagemeldingen var, at organiseringen af de kommunale mentorer varierer fra kommune til kommune. En fælles indsats på området vurderedes derfor at ville få en meget overordnet karakter. Aftaler/konklusion: - Der blev ikke drøftet konkrete synspunkter på dette møde, men det blev aftalt, at eventuelle ønsker eller synspunkter til punktet kan sendes direkte til Maria Kjær Hanefeldt Dinesen, m.dinesen@rn.dk 7 Punkter til næste møde (21. marts 2018) - Mødet d. 21. marts 2018 udvides med en time, og det blev aftalt, at hele mødet som udgangspunkt afsættes til opfølgning på den Tværsektorielle Grundaftale. 8 Eventuelt Der var ikke punkter til eventuelt. Opmærksomhedspunkter uden afsat tid til drøftelse 9 Orientering om godkendt afrapportering fra Sundhedskoordinationsudvalget Afrapporteringen vedrørte revision af sundhedsaftalen for voksne med erhvervet hjerneskade. Bilaget blev udleveret på mødet, og er også medsendt referatet. Den reviderede aftale kan findes via dette link Opgørelse over færdigbehandlede patienter På mødet d. 6. oktober 2016 blev det aftalt, at opgørelserne fremadrettes dagsordenssættes som et opmærksomhedspunkt uden afsat tid til drøftelse. Baggrunden er, at udviklingen i antallet af færdigbehandlede patienter er meget dynamisk og udvikler sig fra dag til dag, og derfor vil de udsendte opgørelser typisk være forældede på tidspunktet for mødet. Det vigtigste er derfor at have et tæt samarbejde i de konkrete sager. 11 Skriftlig orientering om møderække for 2018 Møderækken for 2018 blev taget til efterretning. Mødet d. 21. marts 2018 udvides med en time. 12 Ajourføring af oversigt over kommunale kontaktpersoner Opdateringer kan sendes til Thomas Søndergaard, thso@rn.dk Side 6 af 6