Vikarforbrug, sygefravær og rekruttering i døgnplejen

Transkript

1 Vikarforbrug, sygefravær og rekruttering i døgnplejen Baggrund På fællesmøde mellem Velfærdsudvalget og Ældrerådet den 14. september 2017 var der dialog om vikarforbruget, sygefravær og rekruttering i døgnplejen. NOTAT 26. oktober 2017 Journal nr A Sagsbehandler PHUNI Det er Ældrerådets opfattelse, at der bruges mange midler på vikarer, og at kvaliteten af de vikarer, der kommer fra bureauer, er meget ringe. På baggrund af dialogen på det fælles møde har Velfærdsudvalget bedt administrationen om et notat, der dels beskriver vikarforbrug, sygefravær og rekrutteringsproblematikken, og dels beskriver hvorledes der arbejdes på at sikre den nødvendige faglige kvalitet i arbejdet. Administrationen har tidligere over for Velfærdsudvalget givet en orientering på mødet den 1. juni 2017 (sag nr. 58), om vikarstyringen af omsorgscentrene efter den nye ledelsesstruktur. Vikarer Omfang af vikarforbrug Nedenstående tabel viser forbruget af vikarer sammenholdt med det samlede lønbudget i døgnplejen. Beløbene er angivet i løbende priser. Tabel 1: Vikarforbrug i døgnplejen 1 År 2016 (forbrug) 2017 (budget) 1-9 mdr (forbrug) Samlet løn 82,6 mio. kr. 79,4 mio. kr. 61,8 mio. kr. Andel af samlet løn til vikarer 13 mio. kr. 11 mio. kr. 10,3 mio. kr. Procentandel af vikarer 16 % 14 % 17 % Andel af vikarforbrug til eksterne vikarer 11,7 mio. kr. 10,3 mio. kr. 7,4 mio. kr. Det samlede lønforbrug for døgnplejen i 2016 var 82,6 mio. kr., heraf er 13 mio. kr. anvendt på vikarer, svarende til 16 %. Af de 13 mio. kr. er de 11,7 mio. kr. anvendt til eksterne vikarer. 1 Til sammenligning, er der udarbejdet et skema over vikarforbruget i plejeboliger se Bilag 1.

2 Det samlede lønbudget for døgnplejen i 2017 udgør 79,4 mio. kr., heraf er der afsat 11 mio. kr. til vikarer, svarende til 14 %. Af de 11 mio. kr. er de 10,3 mio. kr. afsat til eksterne vikarer. Ved budgetopfølgningen pr. 30. september 2017 viser regnskabet, at døgnplejen i perioden fra januar til september 2017 har anvendt 61,8 mio. kr. af det samlede lønbudget, heraf er 10,3 mio. kr. anvendt på vikarer, svarende til 17 %. Af de 10,3 mio. kr. er de 7,4 mio. kr. anvendt til eksterne vikarer. Fra måned i 2017 er der således anvendt flere interne vikarer end budgetteret. Dette skyldes bl.a. en ledelsesmæssig prioritering af brugen af interne vikarer, der kender borgerne og organisationen bedre end eksterne vikarer. Denne prioritering er ligeledes foretaget på baggrund af et effektiviseringsforslag, der netop fordrer, at der i højere grad anvendes interne vikarer. Døgnplejens rammevilkår er styrende for, at der ikke kan ansættes fast personale op til 100 % af driftsbudgettet. Dette skyldes bl.a., at antallet af visterede timer kan variere hen over året, ligesom behovet hos borgerne geografisk ændrer sig. BUM-modellen giver således et styringsdilemma for ledelsen, der skal overholde budgettet, men samtidig ikke kender sin økonomi til fulde, da der kan være usikkerhed om antallet af visiterede timer. BDO har tidligere anbefalet, at maksimalt 80 % af lønbudgettet udgøres af fastansatte og 20 % af vikaransættelser, når der er tale om en kommunal hjemmepleje, der er styret efter BUM-afregning ud fra visiterede timer. I Frederikssund Kommune har døgnplejen således en højere ansættelsesprocent på fastansatte medarbejdere end BDO s anbefaling. Vikarernes ansættelsesform Døgnplejen har et fast korps af afløsere, som er ansat på et fast timetal og som ligesom andre ansatte har en arbejdsplan på mellem 8 og 12 uger. I døgnplejen er der 13 fastansatte medarbejdere i vikarkorpset, og ca. 40 medarbejdere er tilkaldevikarer, dvs. at disse indkaldes ad hoc. De fastansatte medarbejdere i vikarkorpset er ansat på overenskomst, og skal ved ændringer i arbejdsplanen varsles mindst 4 uger før. Dette betyder mindre fleksibilitet i arbejdstilrettelægningen for planlæggerne ved ændring af visiterede ydelser, sygdom eller andet fravær i tjenesten. Eksterne vikarbureauer anvendes primært i situationer med spidsbelastninger og kan kaldes ind dag for dag til vagter på ned til 4 timer, hvor de fastansatte vikarer skal have minimum 6 timer pr. vagt. De eksterne vikarbureauer er således mere fleksible, når der akut er behov for ekstra hænder. Døgnplejen har sin spidsbelastning i tidsrummet fra kl. 7-13, hvor mange borgere skal have hjælp, og døgnplejen derfor kan være særligt udfordret på fravær i tjenesten. Fastansatte afløsere er billigere på timeprisen, men de er, som det fremgår ovenfor, mindre fleksible, og de kan derfor betyde en unødig udgift, hvis arbejdsplanen ikke kan ændres, og der ikke er behov for afløsning. Eksterne 2/6

3 vikarbureauer er omvendt dyrere på timeprisen, men er mere fleksible i akut opståede situationer. I sommerperioder eller op til højtider annoncerer døgnplejen efter vikarer, som ansættes med et fast timetal i en midlertidig periode. Vikarbureauernes kvalitet Med hensyn til Ældrerådets kritik af kvaliteten af de vikarer, der kommer fra eksterne vikarbureauer, kan døgnplejen i enkelte borgersager i et mindre omfang genkende dette billede. Der er dog ikke tale om en udfordring af mere generel karakter, og døgnplejen holder løbende samarbejdsmøder med de eksterne vikarbureauer, hvor bl.a. fagligheden drøftes. Såfremt døgnplejen modtager kritik af en specifik vikar, formidles dette straks til det respektive vikarbureau, og der følges op herpå på samarbejdsmøderne. I de få situationer, hvor specifikke eksterne vikarer ikke kan levere den nødvendige sundhedsfaglige kvalitet i mødet med borgeren, ophører samarbejdet mellem Frederikssund Kommune og den respektive vikar omgående. Der sættes samtidig en anden medarbejder på opgaven. Dette er sket i enkelte tilfælde, men er ikke en generel problematik. Sygefravær Nedenstående tabel viser sygefraværet i døgnplejen i Tabel 2: Sygefravær i døgnplejen (alle personalegrupper) fra januar til august 2017 Årsager I % Egen sygdom 9,1 Arbejdsskader 0,9 Barns 1. sygedag 0,3 Barsel og adoptionsfravær 1,1 Andet tjenestefri 0,9 I alt 12,3 Generelt er sygefraværet i døgnplejen for højt sammenlignet med kommunens gennemsnit, der ligger på 6,17 % i perioden fra 1. januar til 1. august I budget 2016 blev det besluttet at iværksætte særlige indsatser for at nedbringe sygefraværet og dermed også opnå en gradvis reduktion af vikarbudgettet. Der er iværksat forskellige tiltag, der skal mindske sygefraværet, herunder tæt opfølgning på sygefravær og øget fokus på arbejdsglæde og trivsel. For at sikre en tæt opfølgning på sygefravær, følges kommunens retningslinjer på området. Medarbejderne kontaktes således på 1., 5. og 10. sygedag, ligesom der afholdes de nødvendige omsorgssamtaler. I samarbejde med MED-organisationen igangsættes desuden et tiltag, der handler om, hvad der skal til for, at medarbejderne opnår arbejdsglæde og trivsel. Tiltaget løber i 4. kvartal af 2017 og understøttes af HR-afdelingen. 3/6

4 Ovenstående tiltag er samtidig formuleret i områdets egen målsætning om, at døgnplejens sygefravær i løbet af 2018 skal reduceres til 5 % gennem målrettede aktiviteter sammen med personalegruppen. Rekruttering På dele af ældreområdet, særligt på omsorgscentrene, opleves der begyndende rekrutteringsudfordringer, idet der hen over sommerferien 2017 og efter denne er flere ubesatte stillinger, hvor der ikke har været søgning af kvalificeret arbejdskraft med en sundhedsfaglig baggrund. Det er især en udfordring at rekruttere social- og sundhedsassistenter. Rekrutteringsudfordringen er en generel tendens i Region Hovedstaden, hvilket bl.a. forsøges imødekommet af KKR s rekrutteringsstrategi, herunder tværkommunalt samarbejde på beskæftigelsesområdet. Frederikssund Kommune modtager studerende og elever i praktik, hvorved eksempelvis social- og sundhedsassistentelever kan få et indtryk af kommunen som arbejdsplads og bidrage til rekruttering af nye medarbejdere. Kvalitet i døgnplejen Organisering Døgnplejen har siden januar 2017 været organiseret i 5 distrikter. Det er døgnplejens mål, at borgeren skal møde så få hjælpere som muligt, og derfor er de 5 distrikter opdelt i hver 2-4 mindre teams med ca medarbejdere i hver. Hver borger har en fast kontaktperson, som har ansvaret for, at kollegaerne i teamet kender borgeren så godt, at de kan afløse ved fravær. På denne måde søges det at opnå genkendelighed og tilstedeværelse af de samme hjælpere i borgerens hjem, hvorved borgeren kan føle sig tryg og mødt med respektfuldhed. Tilsynsrapporten for leverandører af personlig og praktisk hjælp fra 2016 fastslog, at døgnplejen var udfordret i forhold til at sikre kontinuitet i de hjælpere, der kommer i borgerens hjem. Døgnplejen oplever imidlertid, at den nye teamorganisering har medført, at der kommer færre forskellige medarbejdere i borgerens hjem. Døgnplejen betjener dog ofte borgere med komplekse forløb (dvs. borgere som har behov for flere timers støtte hver uge), hvorfor det ikke helt kan undgås, at der er skiftende medarbejdere i borgerens hjem. Kompetenceudvikling Kvaliteten i arbejdet er et opmærksomhedspunkt for døgnplejen, idet nogle af de faste medarbejdere (ufaglærte) ikke har den nødvendige sundhedsfaglige kompetence, hvorfor de kun løser helt bestemte opgaver i borgerens hjem. På baggrund af vedtagelsen af budget 2016, blev der udarbejdet en kompetenceudviklingsplan, som skal sikre, at alle medarbejdere har de rette kompetencer til at løfte arbejdsopgaverne. 4/6

5 Ud fra denne kompetenceudviklingsplan arbejdes der løbende på at løfte medarbejdernes kompetencer således, at de kan løse kerneopgaven på et sundhedsfagligt forsvarligt niveau med de ændringer, der hele tiden kommer som nye krav til udførelsen af opgaven i borgerens hjem. Kompetenceudviklingsplanen understøttes af midler fra værdighedspuljen. 5/6

6 Bilag 1 Nedenstående tabel viser forbruget af vikarer sammenholdt med det samlede lønbudget i plejeboliger. Beløbene er angivet i løbende priser. Vikarforbrug i plejeboliger År 2016 (forbrug) 2017 (budget) 1-9 mdr (forbrug) Samlet løn 133,2 mio. kr. 135,8 mio. kr. 104,1 mio. kr. Andel af samlet løn til vikarer Procentandel af vikarer Andel af vikarforbrug til eksterne vikarer 17,1 mio. kr. 20 mio. kr. 18 mio. kr. 13 % 15 % 17 % 10,3 mio. kr. 8,2 mio. kr. 9,5 mio. kr. Det samlede lønforbrug for plejeboliger i 2016 var 133,2 mio. kr., heraf er 17,1 mio. kr. anvendt på vikarer, svarende til 13 %. Af de 17,1 mio. kr. er de 10,3 mio. kr. anvendt til eksterne vikarer. Det samlede lønbudget for plejeboliger i 2017 udgør 135,8 mio. kr., heraf er der afsat 20 mio. kr. til vikarer, svarende til 15 %. Af de 20 mio. kr. er de 8,2 mio. kr. afsat til eksterne vikarer. Ved budgetopfølgningen pr. 30. september 2017 viser regnskabet, at plejeboligerne i perioden fra januar til september 2017 har anvendt 104,1 mio. kr. af det samlede lønbudget, heraf er 18 mio. kr. anvendt på vikarer, svarende til 17 %. Af de 18 mio. kr. er de 9,5 mio. kr. anvendt til eksterne vikarer. 6/6