Excel Materiale til seminar

Transkript

1 Excel Materiale til seminar DK

2 INDLEDNING Materiale til seminar 1. udgave oktober 2018 Forfatter og grafisk design Henrik Gotha Jørgensen Version Excel DK Copyright Dette materiale er udgivet af Officeakademiet, som også har ophavsretten til materialet. Derfor er al kopiering og gengivelse af indholdet ikke tilladt, med mindre der er givet skriftlig tilladelse herom. Officeakademiet Krudttårnsvej Dragør Telefon

3 OM MATERIALET INDLEDNING Formål Dette materiale understøtter og supplerer Excel seminar. Indholdet henvender sig til personer, som enten skal i gang med Excel eller som allerede bruger Excel, men ønsker en bedre forståelse samt effektiv udnyttelse de daglige faciliteter i Excel. Materialet er udviklet og gennemarbejdet af undertegnede instruktør og kan med fordel bruges som et opslagsværk efter seminaret. Praktisk brug I materialet finder du nogle gennemgående symboler. Genvej! Dette symbol betyder, at der findes en genvejstast til det beskrevne emne. Disse genveje er til dig, som ønsker at forbedre brugen af tastaturet. TIP! Dette symbol indikerer et tip til det beskrevne emne. Materialet kan sagtens læses og forstås uden at læse dette tip. Dette tip er til dig, som vil have lidt ekstra med. Advarsel! Dette symbol indikerer, at du skal være opmærksom på en typisk faldgruppe i Excel, som kan give dig problemer. Når der i materialet henvises til, hvor en kommando kan findes, skrives det på følgende måde: "Fane" > "Gruppe" > "Kommando". F.eks. henvises der til kommandoen Kopier således: Hjem > Udklipsholder > Kopier. God fornøjelse Henrik Gotha 3

4 INDLEDNING Opgavefil Til materialet er der en tilhørende Excelfil. Når du åbner denne Excelfil Opgaver., finder du en oversigt over alle opgaver på det første ark. Til hver opgave finder du følgende Ikoner. Opgavetitel Excel filnavn.xlsx "Arknavn" Vejledende løsning 4

5 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING OPBYGNING AF REGNEARKET... 8 Brugerfladen... 8 Værktøjslinjen Hurtig adgang... 9 Fanen Udvikler Opbygning af regnearket...12 Fyldhåndtaget...23 Opbygning af simple formler...25 Genbruge formler...38 Formatering...50 Anvendelse af flere ark...53 Muligheder med ark Opbygning af flere ark Formler på tværs af ark Om funktioner...58 Statistiske funktioner...62 Kombinationsfunktioner...67 Logiske funktioner...73 Opslag og reference...85 Tekstfunktioner...98 Dato og klokkeslæt Datavask Gå til speciel (tomme celler) Indsæt speciel (transponer) Tekst til kolonner Sammensætning af celler

6 INDLEDNING Beskyttelse Beskyt ark Låse bestemte områder i et beskyttet regneark op Beskytte projektmappe Krypter med adgangskode til åbning Datavalidering Hvornår bruges datavalidering? Datavalideringsmeddelelser Føje datavalidering til en celle eller et område Betinget formatering Arbejde med lister Datastruktur Frys ruder Sortering Filtrering Fjern dubletter Subtotaler Funktionen Subtotal Automatisk Subtotal Opgaver Tabeller Opret tabel Fanen Tabelværktøjer Udsnitsværktøj Opgaver Typografier i Excel Om formatering Formatpenslen Ryd formatering Celletypografier Avanceret formatering Brugerdefineret formatering

7 INDLEDNING Overblik og navigation Grupper og dispositioner Navigation i regneark ved hjælp af Hyperlink Arkindstillinger Diagrammer Vælg den rigtige diagramtype Oprette et diagram Diagrammerværktøjer Om Diagramværktøjer Diagrammets dele F-test og T-test Tillæg - Genvejstaster Stikordsregister

8 INDLEDNING OPBYGNING AF REGNEARKET Brugerfladen Få et overblik over regnearkets forskellige dele: 8

9 Værktøjslinjen Hurtig adgang OPBYGNING AF REGNEARKET De kommandoer, du anvender ofte, kan du tilføje til værktøjslinjen Hurtig adgang. Dermed vil du have direkte adgang til disse kommandoer, uanset hvilken fane du befinder dig på. Værktøjslinjen Hurtig adgang indeholder fra start tre kommandoer: Gem, Fortryd samt Annuller fortryd. Du kan tilføje dine egne favorit kommandoer til værktøjslinjen Hurtig adgang ved at klikke på Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang og derefter vælge Flere kommandoer Tilpas værktøjslinjen Hurtig Adgang 9

10 OPBYGNING AF REGNEARKET Tilføj kommandoer til værktøjslinjen Hurtig adgang Når du befinder dig i dialogboksen Excel-indstillinger under området Værktøjslinjen Hurtig adgang kan du tilføje kommandoer til værktøjslinjen Hurtig adgang på følgende måde: 1. Vælg den ønskede kategori 2. Vælg den ønskede kommando 3. Klik på Tilføj Kommandoen er nu tilføjet til værktøjslinjen Hurtig adgang 4 10

11 Fanen Udvikler OPBYGNING AF REGNEARKET Du har mulighed for at tilføje en ekstra fane i Excel. Ønsker du f.eks. at arbejde med makroer, kontrolelementer, XML eller lignende, kan du tilføje fanen Udvikler. Fanen Udvikler i Excel 2010 Få vist fanen Udvikler i Excel I Excel kan du få vist fanen Udvikler på følgende måde: 1. Vælg Filer > Indstillinger 2. I dialogboksen Excel-indstillinger vælges området Tilpas båndet 3. Sæt et flueben ved hovedfanen Udvikler 11

12 OPBYGNING AF REGNEARKET OPBYGNING AF REGNEARKET Indtastning af forskellige datatyper Opgaver.xlsx "Indtastning af typer" I denne opgave skal du indtaste forskellige datatyper (tekst, tal, dato mm.) i regnearket. I Excelfilen kan du se, hvad der skal tastes. 12

13 OPBYGNING AF REGNEARKET Vejledende løsning: Indtastning af forskellige datatyper Hvad kan en celle indeholde En celle kan indeholde tre typer af "lag": Indhold Formater Kommentarer Indhold: Tal, tekst, dato, klokkeslæt eller formel. Formater: Valuta, separatortegn, decimaler, blå fyldfarve, nedre kant mm. Kommentarer: Bemærkning tilknyttet til celle. Det er vigtigt at have kendskab til dette f.eks. i forbindelse med redigering eller rydning af celler. 13

14 OPBYGNING AF REGNEARKET Vejledende løsning: Indtastning af forskellige datatyper Du kan indtaste følgende datatyper i Excel. TAL TEKST Tal Tekst Dato Tal som tekst Klokkeslæt TIP! Excel opfatter både datoer og klokkeslæt som tal. Dette betyder, at du kan foretage beregninger på celler, som indeholder datoer og klokkeslæt. Genvej! CTRL + SHIFT + ; Indsætter dags dato. Genvej! CTRL + SHIFT + : Indsætter klokkeslæt. Indtastning skal altid bekræftes f.eks. ved at afslutte med at taste ENTER. 14

15 OPBYGNING AF REGNEARKET Ekstra: Kommentarer Opgaver.xlsx "Kommentarer" I denne opgave skal du arbejde med kommentarer: C3 F5 B6 D9 Indsæt kommentaren "Husk afregning for transport og hotel" Indsæt kommentaren "Betaler selv sin ferie" Redigér kommentaren: "Lægeerklæring modtaget" Slet kommentaren 15

16 OPBYGNING AF REGNEARKET Vejledende løsning: Kommentarer Om kommentarer Du kan føje noter til et regneark ved at bruge kommentarer. Med kommentarer kan du gøre det nemmere at forstå et regneark ved at give dataene i det yderligere kontekst. Du kan f.eks. bruge en kommentar som en note med oplysninger om data i en enkelt celle. Når en celle indeholder en kommentar, vises en rød indikator i hjørnet af cellen. Når du placerer markøren på cellen, vises kommentaren. Markér den celle, du vil føje en kommentar til og vælg derefter Gennemse > Kommentarer > Ny kommentar. Du kan også højreklikke på cellen og vælge Indsæt Kommentar. Genvej! SHIFT + F2 Indsæt eller redigér kommentar. 16

17 OPBYGNING AF REGNEARKET Ekstra: Ryd celler Opgaver.xlsx Ryd celler" I denne opgave skal du rydde de forskellige lag i regnearket. Ryd området A1:G6 for: 1 Indhold 2 Formatering 3 Kommentarer 17

18 OPBYGNING AF REGNEARKET Vejledende løsning: Ryd celler Du kan rydde indhold, formater eller kommentarer i en celle. Ønsker du at rydde indholdet af en celle, f.eks. tal, tekst eller formel, skal du blot taste DELETE. Bemærk, at DELETE tasten ikke rydder formater eller kommentarer. Dette kan gøres via Hjem > Redigering > Ryd. Vælg derefter, hvilket "lag" der skal ryddes. Genvej! DELETE Ryd indholdet i en celle. 18

19 OPBYGNING AF REGNEARKET Ekstra: Autofuldførelse Opgaver.xlsx " Autofuldførelse" I denne opgave skal du indtaste oplysninger, som i forvejen findes på listen. C13 "Kontorudstyr" C14 "Benzin - Statoil Servicecenter" C15 "Restaurantbesøg" C16 "Flybillet København - Århus t/r" C17 "Taxi Københavns Lufthavn - Firma" 19

20 OPBYGNING AF REGNEARKET Vejledende løsning: Autofuldførelse Automatisk gentage de poster, der allerede er indtastet i kolonnen Hvis de første par tegn, du skriver i en celle, svarer til en eksisterende indtastning i kolonnen, angiver Excel automatisk de resterende tegn for dig. Kun de indtastninger, der indeholder tekst eller en kombination af tekst og tal, fuldføres automatisk. TIP! Indtastninger, der udelukkende indeholder tal, datoer eller klokkeslæt, bliver ikke fuldført. 20

21 OPBYGNING AF REGNEARKET Ekstra: Vælg fra rulleliste Opgaver.xlsx "Vælg fra rulleliste" I denne opgave skal du udfylde en eksisterende liste ved at vælge oplysninger fra en rulleliste. Vælg fra rulleliste: C13 C14 C15 C16 C17 "Tog København H - Århus" "Taxi Københavns Lufthavn - Firma" "Bil Hjem - Halsnæs Kommune, Frederiksværk" "Taxi Firma - Bryggeriet Tappenstreg" "Taxi Firma - Advokatfirmaet "Gode råd er dyre" 21

22 OPBYGNING AF REGNEARKET Vejledende løsning: Vælg fra rulleliste Du kan udfylde en kolonne med eksisterende data ved at højreklikke på den første tomme celle i kolonnen og derefter vælge Vælg fra rulleliste

23 FYLDHÅNDTAGET FYLDHÅNDTAGET Fyldhåndtag Opgaver.xlsx "Fyldhåndtag" I denne opgave skal du udfylde områder i regnearket med forskellige typer af serier. I Excel opgavefilen kan du se, hvad der skal udfyldes med fyldhåndtaget. 23

24 FYLDHÅNDTAGET Vejledende løsning: Fyldhåndtag Den lille sorte firkant i det nederste højre hjørne af markeringen. Når du peger på fyldhåndtaget, ændres det til et sort kryds. Træk fyldhåndtaget for at kopiere data eller udfylde tilstødende celler med en serie af data. Fyldhåndtaget 24

25 OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER I det følgende kapitel gennemgås opbygning af formler i Excel. For at kunne lave nogle brugbare formler er det vigtigt at vide, hvordan Excel udfører beregninger og derfor er det også nødvendigt at kende de almindeligste regneoperatorer og regneregler. Brug af Excel som regnemaskine I et regneark kan du indtaste enkle formler for at addere, dividere, multiplicere og subtrahere to eller flere talværdier. Du kan benytte følgende regneoperatorer: = Lighedstegn (starter altid en formel/beregning) ^ Potensopløftning * Multiplikation (gange) / Division (dividere) + Addition (plus) - Subtraktion (minus) Regneregler Prioriteringsrækkefølgende af de forskellige regneoperatorer er: 1) ^ 2) * og / 3) + og Det vil sige, at regnestykket =2+2*3 giver 8, da gange har en højere prioritet end plus. Parenteser til at ændre på regneprioriteten Ønsker du at ændre på prioriteringsrækkefølgen, gøres dette ved hjælp af parenteser ( ). Ønsker du f.eks., at regnestykket skal plusses først og dermed give 12, anvendes der parenteser rundt om 2+2. Eksemplet vil da se således ud: =(2+2)*3 giver

26 OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER Excel formler Når du indsætte en formel i en celle i Excel, vises selve formlen i formellinjen lige over regnearket, og resultatet vises i cellen. En formel kan indeholde tre typer af input: Konstanter Cellereferencer Blandede konstanter og cellereferencer Formel med konstante værdier Formel med cellereferencer Formel med blandede konstante værdier og cellereferencer Fordelen ved at anvende cellereferencer, f.eks. A1+B1+C1, i stedet for konstanter er, at hvis et celleindhold ændres, ændres resultatet af formlen automatisk. Advarsel! Husk, at alle formler starter med et lighedstegn (=). Glemmer du at taste et lighedstegn, vil Excel ikke foretage nogen beregning. 26

27 OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER Måder at indtaste en Excel formel Du kan indtaste en Excel formel på tre måder: Indtast hele formlen selv Brug musen Brug tastaturet 1 Indtast hele formlen selv Hvis du bruger denne måde, skal du selv indtaste hele formlen. 1. Start med at indtaste et lighedstegn (=) 2. Indtast derefter cellereferencer (f.eks. A1) og regnetegn ( +, -, *, /, ^ ) 3. Afslut med at taste ENTER 2 Brug musen Hvis du burger denne måde, skal du selv indtaste lighedstegn (=) og regnetegn, men cellereferencerne får du foræret ved at klikke på de celler, som skal indgå i formlen. 1. Start med at indtaste et lighedstegn (=) 2. Klik med musen på den celle, som skal indgå i formlen 3. Indtast regnetegn ( +, -, *, /, ^ ) 4. Klik med musen på den næste celle, som skal indgå i formlen osv. 5. Afslut med at taste ENTER 3 Brug tastaturet Hvis du burger denne måde, skal du selv indtaste lighedstegn (=) og regnetegn, men cellereferencerne får du foræret ved at navigere til de celler, som skal indgå i formlen, ved hjælp af tastaturet (PIL OP, PIL NED, PIL HØJRE eller PIL VENSTRE) 1. Start med at indtaste et lighedstegn (=) 2. Anvend piletasterne på tastaturet til at udvælge den celle, som skal indgå i formlen 3. Indtast regnetegn ( +, -, *, /, ^ ) 4. Anvend piletasterne på tastaturet til at udvælge den næste celle, som skal indgå i formlen osv. 5. Afslut med at taste ENTER 27

28 OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER Autosum plus, plus, plus Hvis du vil lægge et område af celler sammen, behøver du ikke at indtaste alle værdierne manuelt i en formel. Du kan i stedet bruge Excels mest anvendte funktion, SUM. Skal du summere et helt området fra f.eks. celle B2 til og med B7, kan dette gøres på følgende måde: Bemærk, at der benyttes et kolon ":" mellem celle B2 og B7. På den måde angives nemmest et helt område (til og med). Advarsel! Autosum anvendes kun til at lægge tal sammen og IKKE til andre beregninger som f.eks. multiplicere, dividere eller subtrahere. Hvis du skal trække to tal fra hinanden, vil du kun gøre formlen mere besværlig at forstå, hvis du "pakker" formlen ind i en Autosum funktion både for dig selv, men i høj grad også for andre. Måder at oprette en Autosum på Du kan oprette en Autosum på tre måder: Indtast selv hele Autosum funktionen Via knappen Autosum Via Funktionsguiden Læs mere om dette på de næste sider. 28

29 OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER 1 Indtast Autosum funktionen selv Hvis du selv taster funktionen ind i regnearket, dukker boksen Formel Autofuldførelse automatisk op. Starter du med at taste "=S", viser Excel alle de funktioner, som starter med S. Forsætter du med at taste U, viser Excel alle de funktioner, som starter med SU osv. Når du har tastet "=SUM(", viser Excel et Funktions-værktøjstip, som giver hjælp til, hvordan funktionen er opbygget. Når du har tastet den sidste slutparentes =SUM(B2:B7), forsvinder alle hjælpeinformationerne, og funktionen er klar til, at du bekræfter indtastningen med ENTER. 29

30 OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER 2 Knappen Autosum Du kan indsætte funktionen via Formler > Funktionsbibliotek > Autosum. ALT + SHIFT + = Autosum. 3 Funktionsguiden En anden måde at indskrive funktioner i regnearket på er ved at anvende Indsæt Funktion guiden. Denne guide hjælper dig igennem indtastning af funktionen. Guiden er god, hvis funktionen består af flere argumenter, og du f.eks. er i tvivl om syntaksen af funktionen. Guiden finder du via Formler > Funktionsbibliotek > Indsæt funktion. Mulighed for at søge efter en funktion eller evt. vælge en funktionskategori Vælg den ønskede funktion Kort beskrivelse af funktionen Læs mere om funktionen og se nogle eksempler Bekræft den ønskede funktion 30

31 OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER Når den ønskede funktion er valgt, åbnes dialogboksen Funktionsargumenter, som udfyldes i felterne Tal1, Tal2 osv. Bemærk, at de argumenter, der står med fed skrift i dette eksempel, Tal1, er obligatoriske og skal derfor udfyldes, før Excel kan levere et resultat. Argumentet Tal2 er i dette eksempel ikke med fed skrift og er derfor ikke obligatorisk. Tast OK, og guiden afsluttes, beregningen udføres og resultatet leveres i den ønskede celle. 31

32 OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER Formler med konstanter Opgaver.xlsx " Beregninger" I denne opgave skal du oprette formler med konstante værdier. Indsæt de korrekte formler i kolonne C. I Excelfilen kan du se, hvad der skal beregnes. 32

33 OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER Vejledende løsning: Formler med konstanter 33

34 OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER Formler med cellereferencer Opgaver.xlsx "Kantine priser" I denne opgave skal du oprette formler med cellereferencer (f.eks. B4+B6), så vidt det er muligt. Indsæt de korrekte formler i regnearket. I Excelfilen kan du se, hvad der skal beregnes. 34

35 OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER Vejledende løsning: Formler med cellereferencer 35

36 OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER Excel formler Når du indsætter en formel i en celle i Excel, vises selve formlen i formellinjen lige over regnearket, og resultatet vises i cellen. En formel kan indeholde tre typer af input: Konstanter Cellereferencer Blandede konstanter og cellereferencer Formel med konstante værdier Formel med cellereferencer Formel med blandede konstante værdier og cellereferencer Fordelen ved at anvende cellereferencer, f.eks. A1+B1+C1, i stedet for konstanter er, at hvis et celleindhold ændres, ændres resultatet af formlen automatisk. Advarsel! Husk, at alle formler starter med et lighedstegn (=). Glemmer du at taste et lighedstegn, vil Excel ikke foretage nogen beregning. 36

37 OPBYGNING AF SIMPLE FORMLER Måder at indtaste en Excel formel Du kan indtaste en Excel formel på tre måder: Indtast hele formlen selv Brug musen Brug tastaturet 1 Indtast hele formlen selv Hvis du bruger denne måde, skal du selv indtaste hele formlen. 1. Start med at indtaste et lighedstegn (=) 2. Indtast derefter cellereferencer (f.eks. A1) og regnetegn ( +, -, *, /, ^ ) 3. Afslut med at taste ENTER 2 Brug musen Hvis du burger denne måde, skal du selv indtaste lighedstegn (=) og regnetegn, men cellereferencerne får du foræret ved at klikke på de celler, som skal indgå i formlen. 1. Start med at indtaste et lighedstegn (=) 2. Klik med musen på den celle, som skal indgå i formlen 3. Indtast regnetegn ( +, -, *, /, ^ ) 4. Klik med musen på den næste celle, som skal indgå i formlen osv. 5. Afslut med at taste ENTER 3 Brug tastaturet Hvis du burger denne måde, skal du selv indtaste lighedstegn (=) og regnetegn, men cellereferencerne får du foræret ved at navigere til de celler, som skal indgå i formlen, ved hjælp af tastaturet (PIL OP, PIL NED, PIL HØJRE eller PIL VENSTRE) 1. Start med at indtaste et lighedstegn (=) 2. Anvend piletasterne på tastaturet til at udvælge den celle, som skal indgå i formlen 3. Indtast regnetegn ( +, -, *, /, ^ ) 4. Anvend piletasterne på tastaturet til at udvælge den næste celle, som skal indgå i formlen osv. 5. Afslut med at taste ENTER 37

38 GENBRUGE FORMLER GENBRUGE FORMLER Genbruge Excel formler Ofte skal den samme formel indsættes flere steder i regnearket. I stedet for at indtaste den samme formel igen og igen, kan dette løses ved at kopiere formlen. Kopierer du en formel, anvender Excel relative referencer som standard. Dette betyder, at Excel selv finder ud af at ændre de cellereferencer, der er anvendt i formlen. Du kan f.eks. kopiere en formel ved at trække i fyldhåndtaget. Formel kopieres relativt ned I eksemplet ovenfor kopieres formlen i celle E3, =C3*D3, til E4 og E5. Du kan også se formlen som et mønster. I dette eksempel er mønsteret: Multiplicer de to celler til venstre for selve formlen med hinanden. Når du kopierer formlen en celle ned, flytter du automatisk formlens mønster en celle ned. Dermed bliver formlen i celle E4: =C4*D4. 38

39 GENBRUGE FORMLER Genbruge Autosum Du kan også kopiere og dermed genbruge en Autosum i regnearket. I eksemplet nedenfor er der oprettet en Autosum i celle B6: =SUM(B3:B5). Funktionen summerer de tre celler lige oven over formelcellen. Når denne formel bliver kopieret til en anden celle, er det reelt mønsteret som kopieres, altså stadigvæk summen af de tre celler lige oven over, nu bare i en anden kolonne. Autosum kopieres relativt mod højre 39

40 GENBRUGE FORMLER Låste celler i formler Der kan være situationer, hvor det er uhensigtsmæssigt, at formler automatisk ændres ved kopiering. Dette vil typisk være, hvis en given værdi kun står i en celle og skal bruges i flere formler. $-tegnet sikrer, at cellen ikke bliver ændret eller opdateret ved kopiering. Dette kaldes også en absolut reference. En absolut cellereference i en formel, som f.eks. $B$6, refererer altid til en celle på bestemt sted. Hvis placeringen af cellen, som indeholder formlen ændres, forbliver den absolutte reference uforandret. Hvis du kopierer formlen på tværs af rækker og ned langs kolonner, tilpasses den absolutte reference ikke. Celle B6 "låses" med $ tegn Celle B6 i formlen er absolut og opdateres ikke ved kopiering Genvej! F4 Lås cellereference med $. 40

41 GENBRUGE FORMLER Blandede referencer I sjældne tilfælde kan du have brug for kun at låse enten kolonnen eller rækken. Dette bruges typisk, hvis en formel både skal kopieres vandret og lodret. Formel i celle B3 kopieres både vandret og lodret =$A3*B$2 Kolonne A er låst Række 2 er låst Formlen =$A3/B$2 er et eksempel på en blandet (relativ og absolut) reference, hvor den ene celle ($A3) kun er låst på kolonne A, fordi A ikke må ændres, hvorimod række 3 gerne må ændres til f.eks. 4, 5, 6, osv. I den anden celle (B$2) er det kun række 2, der er låst. Dvs. række 2 kan ikke ændres, men kolonne B kan godt ændres til C, D, E osv. 41

42 GENBRUGE FORMLER Navngivning af celler Navngivning af celler er et alternativ måde til at låse celler (absolutte referencer) og til almindelig formelberegning. Navngivning kan desuden være en mere brugervenlig måde at arbejde med formler på. Før du kan anvende navne, skal disse først defineres. Dette kan gøres på flere måder. 1. Placér markøren i den celle, der skal navngives 2. Klik i Boksen navn 3. Skriv det ønskede navn 4. Afslut med at trykke på ENTER Navngiv celle via Boksen navn 5. Formel indtastes og i stedet for B6 refereres der til navnet Moms. =B2*Moms 6. Formlen kan nu kopieres, fordi cellen B6 (Moms) opfattes af Excel som en låst celle (absolut reference). Genvej! F3 Indsæt navn i formel. 42

43 GENBRUGE FORMLER Redigere eller slette navngivne celler Skal du redigere en navngiven celle eller slette navnet igen, kan du gøre dette via Formler > Definerede navne > Navnestyring. I dialogbokse Navnestyring kan du oprette nye navne, redigere eksisterende navne eller slette navngivne celler. Genvej! CTRL + F3 Åbn dialogboks Navnestyring. TIP! Navne er som udgangspunkt unikke inden for projektmappen. Det vil sige, at to celler i samme projektmappe ikke kan have det samme navn. Navne må desuden ikke indeholde mellemrum eller specialtegn. 43

44 GENBRUGE FORMLER Relativ kopiering - Aktiekurser Opgaver.xlsx "Aktiekurser" I denne opgave skal du beregne, om de forskellige C20 aktiekurser er steget eller faldet. Indsæt de korrekte formler i kolonne E. 44

45 GENBRUGE FORMLER Vejledende løsning: Relativ kopiering - Aktiekurser Formel i celle E3: =D3-C3 Kopiér derefter formlen til E4:E22. 45

46 GENBRUGE FORMLER Absolut kopiering - Sælger bonus Opgaver.xlsx "Sælger bonus" I denne opgave skal du beregne en total bonus for en række sælgere ved hjælp af en fast bonussats for alle sælgere. Indsæt de korrekte formler i kolonne C og brug den faste bonussats i celle F3. 46

47 GENBRUGE FORMLER Vejledende løsning: Absolut kopiering Sælger bonus Formel i celle D3: =B3*$F$3 Kopiér derefter formlen til C4:C23. Du kan alternativt navngive celle F3 f.eks. med navnet "Bonussats". Dermed vil formlen i celle D3 være: =B3*Bonussats Genvej! F4 Lås cellereference med $. 47

48 GENBRUGE FORMLER Valutaberegner Opgaver.xlsx "Valutaberegner" I denne opgave skal du omregne nogle danske beløb til forskellige valuta ud fra nogle givne valutakurser. Indsæt de korrekte formler i området B4:G33 og brug valutakurserne i række 3. 48

49 GENBRUGE FORMLER Vejledende løsning: Valutaberegner Formel i celle B4: =$A4/B$3 Kopiér derefter formlen til hele området. Du skal først kopiere formlen vandret og derefter lodret eller omvendt. Du kan ikke kopiere formlen både vandret og lodret samtidigt. Genvej! F4 Lås cellereference med $. 49

50 FORMATERING FORMATERING Om formatering Formatering af celler i et regneark vil sige, at regnearkets udseende ændres, så det bliver lettere at læse, ser pænere ud samt bliver nemmere at få et overblik over. Fanen Hjem indeholder nogle af de mest benyttede værktøjer til formatering, som nemt og hurtigt kan anvendes. Du kan formatere regnearket via de tre grupper: Skrifttype, Justering og Tal. 50

51 FORMATERING Skrift, fyld og kant Opgaver.xlsx "Skrift, fyld og kant" I denne opgave skal du gøre regnearket mere "visuelt" og præsentabelt. Formatér det øverste område, A3:G8, på samme måde som løsningseksemplet A15:G20 i Excel opgavefilen - uden brug af Formatpenslen. 51

52 FORMATERING Vejledende løsning: Skrift, fyld og kant Du kan formatere området via gruppen Skrifttype. 52

53 ANVENDELSE AF FLERE ARK ANVENDELSE AF FLERE ARK En smart og effektiv måde til at skabe et overblik over dine data er ved at anvende flere ark. Du kan f.eks. have dine opgaver på et ark, dine ressourcer på andet ark og diagrammerne på et tredje ark. Muligheder med ark Indsætte nye ark Slette eksisterende ark Omdøbe ark Flytte ark Kopiere ark Beskytte ark Farvelægge ark Skjule ark Markere alle ark Muligheder ved højreklik på et eksisterende ark Genvej! SHIFT + F11 Indsæt regneark. Genvej! CTRL+PAGE DOWN Næste ark. Genvej! Advarsel! CTRL+PAGE UP Forrige ark. Bemærk, at du IKKE kan fortryde sletningen af et ark. Du bliver selvfølgelig advaret om dette, hvis dit regneark indeholder data. 53

54 ANVENDELSE AF FLERE ARK Opbygning af flere ark En nem og smart måde at opbygge flere ark helt ens er ved at markere disse ark, inden du begynder at arbejde med dem. Dette minder om gammeldags gennemslagspapir. Når du har markeret flere ark, vil alt det, du laver på det første ark, automatisk slå igennem på de andre markerede ark. Genvej! CTRL + klik med mus Markér flere ark uafhængigt af hinanden. Genvej! SHIFT + klik med mus Markér flere ark ved siden af hinanden. Når du har markeret to eller flere ark, vil der øverst i titellinjen stå "[Gruppe]". Du ophæver markeringen af flere ark ved at klikke på et andet ark. Advarsel! Pas på, hvis du ikke klikker på et andet ark ved en fejl, eller fordi du lige skal se noget. Dermed ophæves markeringen. 54

55 Formler på tværs af ark ANVENDELSE AF FLERE ARK Du kan opretter formler på tværs af ark ved at bruge arknavne i selve formlen. Skal du f.eks. opsummere celle B2 på tre ark, HR, Salg og Marketing, kan det gøres på to måder: Advarsel! Husk et udråbstegn, når du refererer til andre ark f.eks. "Salg!B2". Hvis du glemmer udråbstegnet, vil Excel tro, at du prøver at referere til en navngiven celle. Dette vil resultere i en fejlmeddelelse, da dette navn ikke findes. 55

56 ANVENDELSE AF FLERE ARK Opgave: Arbejde med flere ark Ny projektmappe.xlsx Opret en ny tom projektmappe og opbyg fire ark som vist nedenfor. De fire ark skal opbygges helt ens med hensyn til tekst, formatering og kolonnebredde. Indholdet i celle A1 og B2:B4 skal være forskelligt. Der skal være en formel i celle B5 på alle fire ark. Desuden skal der være formler i B2:B4 på arket Total, som opsummerer tallene på tværs af arkene. Gem projektmappen som 1 Arbejde med flere ark.xlsx. 56

57 ANVENDELSE AF FLERE ARK Vejledende løsning: Arbejde med flere ark Højreklik på et af arkene i bunden af regnearket og Indsæt nyt ark, så du i alt har fire ark. Markér derefter alle fire ark og opbyg arkene på en gang. Mens alle ark er markeret, kan du indsætte formlen i celle B5: =SUM(B2:B4) På arket Total indsættes følgende formler: 57

58 OM FUNKTIONER OM FUNKTIONER Der findes omkring 350 funktioner i Excel. Funktioner anvendes til: at foretag simple og avancerede beregninger at bearbejde og manipulere med data at løse problemstillinger på en nem måde Funktionens opbygning Du vil med garanti ikke få brug for alle funktioner i Excel, men lærer du først, hvordan én funktioner er opbygget, vil du nemt kun bruge andre funktioner. Alle funktioner er nemlig opbygget med den samme syntaks: =Funktionsnavn(Argument1;Argument2;Argument3;...) Argumenter er input og informationer, som funktionen har brug for, for at kunne levere et resultat. Dette kan sammenlignes med en lommeregner, hvor du skal indtast de nødvendige oplysninger før lommeregneren kan giver dig et resultat. Måder at oprette en funktion på Du kan opbygge og oprette funktioner på tre forskellige måder: Indtast hele funktionen selv Anvend funktionsbiblioteket Anvend funktionsguiden Disse tre måder er beskrevet på de følgende sider. 58

59 OM FUNKTIONER 1 Indtast funktionen selv Du kan bruge Autofuldførelse af formel til at gøre det lettere at oprette og redigere formler samt minimere indtastningsarbejdet og syntaksfejl. Efter at du har skrevet et = (lighedstegn) og de første bogstaver, vises der under cellen en dynamisk rulleliste med gyldige funktioner, navne og tekststrenge, der svarer til bogstaverne. 1 Når du har indtastet funktionsnavnet og startparentesen, f.eks. "=SUM(" vises der en tipboks med hvilke argumenter der skal indtastes

60 OM FUNKTIONER 2 Funktionsbiblioteket Du kan også indsætte funktionen via knapperne til de enkelte kategorier via Formler > Funktionsbibliotek. Når du vælger en funktion via disse kategorier starter du dialogboksen Funktionsargumenter. Fordelen ved denne metode er, at du dels har mulighed for at få mere hjælp om den pågældende funktion og dels et du kun skal fokuserer på funktionsargumenterne. 60

61 OM FUNKTIONER 3 Funktionsguiden Til sidste har du mulighed for at indsætte en funktion via Indsæt funktion. Herefter åbner dialogboksen Indsæt funktion. Denne metode giver dig mulighed for at søge i alle funktioner samt få at få mere hjælp til en given funktion. Genvej! SHIFT + F3 Indsæt funktion. 61

62 STATISTISKE FUNKTIONER STATISTISKE FUNKTIONER Statistik anvendes typisk til at trække de væsentligste oplysninger ud af et ofte uoverskueligt materiale. I dette kapitel beskrives "kun" den simple statistik som f.eks. gennemsnit. Følgende funktioner beskrives i dette kapitel: SUM MAKS MIN MIDDEL TÆL TÆLV 62

63 STATISTISKE FUNKTIONER SUM =SUM(Tal1;[Tal2]; ) Lægger alle tal i et celleområde sammen MAKS =MAKS(Tal1;[Tal2]; ) Finder det største tal i et område MIN =MIN(Tal1;[Tal2]; ) Finder det mindste tal i et område MIDDEL =MIDDEL(Tal1;[Tal2]; ) Finder gennemsnit i et område TÆL =TÆL(Værdi1;[Værdi2]; ) Finder antallet af tal i et område TÆLV =TÆLV(Værdi1;[Værdi2]; ) Finder antallet af alle udfyldte (tal, tekst mv.) celler i et område 63

64 STATISTISKE FUNKTIONER Eksempel på statistiske funktioner med et argument Eksempel på statistiske funktioner med to argumenter 64

65 STATISTISKE FUNKTIONER Opgave: Simpel statistik med et argument Opgaver.xlsx "Folketal" Indsæt de korrekte statistiske funktioner i området B16:E20. Indsæt funktioner 65

66 STATISTISKE FUNKTIONER Vejledende løsning: Simpel statistik med et agument Indtast følgende funktioner: B16: =SUM(B3:B13) B17: =MIDDEL(B3:B13) B18: =MAKS(B3:B13) B19: =MIN(B3:B13) B20: =TÆL(B3:B13) Kopiér derefter funktionerne til kolonne C, D og E. 66

67 KOMBINATIONSFUNKTIONER KOMBINATIONSFUNKTIONER Kombinationsfunktionerne kan anvendes til at foretage beregninger med kriterier. Følgende funktioner gennemgås i dette kapitel: SUM.HVIS SUM.HVISER TÆL.HVIS TÆL.HVISER MIDDEL.HVIS MIDDEL.HVISER De tre funktioner, som slutter på "ER", SUM.HVISER, TÆL.HVISER og MIDDEL.HVISER, anvendes, når der skal foretages beregninger med flere kriterier. TIP! Vi anbefaler, at du udelukkende lære at anvende disse tre funktioner, da disse funktioner både kan anvendes til beregninger med både et og flere kriterier. Advarsel! Kombinationsfunktionerne med flere kriterier findes ikke i Excel 2003 eller tidligere versioner af Excel. 67

68 KOMBINATIONSFUNKTIONER SUM.HVIS =SUM.HVIS(område;kriterium;[sum_område]) Summerer de celler i et område, der opfylder et givent kriterium. TÆL.HVIS =TÆL.HVIS(område;kriterim) Tæller antallet af celler, der opfylder et givent kriterium. MIDDEL.HVIS =MIDDEL.HVIS(område;kriterium;[middelområde]) Returnerer et gennemsnit af et område, der opfylder et givent kriterium. SUM.HVISER =SUM.HVISER(sum_område;kriterium_område1;kriterie1; [kriterium_område2];[kriterie2]; ) Summerer de celler i et område, der opfylder flere kriterier. TÆL.HVISER =TÆL.HVISER(kriterium_område1;kriterie1;[kriterium_område2];[kriterie2]; ) Tæller antallet af celler i et område, som opfylder flere kriterier. MIDDEL.HVISER =MIDDEL.HVISER(middelområde;kritereområde1;kriterium1; [kriterieområde2]; [kriterium2]; ) Returnerer et gennemsnit af et område, der opfylder flere kriterier. 68

69 KOMBINATIONSFUNKTIONER Eksempel på kombinationsfunktioner med et kriterium I eksemplet nedenfor foretages nogle forskellige beregninger ud fra et givet kriterium. De tre formlerne anvender kriteriet "Øst" i kolonne C (Område). Dermed er det kun salget i kolonne B for område "øst" som beregnes. 69

70 KOMBINATIONSFUNKTIONER Eksempel på kombinationsfunktioner med to kriterier I eksemplet nedenfor foretages nogle forskellige beregninger ud fra to givne kriterier. De tre formler anvender både kriteriet "Øst" i kolonne C (Område) og kriteriet "Kvinde" i kolonne D (Køn). Dermed er det kun salget i kolonne B for område "øst" og "kvindelige" sælgere, som beregnes. 70

71 KOMBINATIONSFUNKTIONER Opgave: Kombinationsfunktioner et kriterium Opgaver.xlsx "Spørgeskema" Indsæt de korrekte kombinationsfunktioner i H4, H7, H10, H13, H16 og H19. 71

72 KOMBINATIONSFUNKTIONER Vejledende løsning: Kombinationsfunktioner med et kriterium Indtast følgende funktioner: H4: =TÆL.HVIS(C3:C667;"Godt") H7: =TÆL.HVIS(C3:C667;"Dårligt") H10: =TÆL.HVIS(D3:D667;"TV") H13: =TÆL.HVIS(D3:D667;"Internettet") H16: =TÆL.HVIS(E3:E667;"Ja") H19: =TÆL.HVIS(E3:E667;"Nej") Alternativt kan du anvende følgende funktioner: H4: =TÆL.HVISER(C3:C667;"Godt") H7: =TÆL.HVISER(C3:C667;"Dårligt") H10: =TÆL.HVISER(D3:D667;"TV") H13: =TÆL.HVISER(D3:D667;"Internettet") H16: =TÆL.HVISER(E3:E667;"Ja") H19: =TÆL.HVISER(E3:E667;"Nej") 72

73 LOGISKE FUNKTIONER LOGISKE FUNKTIONER Excels logiske betingelser bruges, hvis du ønsker at have flere mulige resultater afhængigt af bestemte betingelser. Du bestemmer selv betingelserne, hvad der skal ske, hvis betingelser bliver opfyldet, og hvad der skal ske, hvis betingelserne ikke bliver opfyldt. Følgende funktioner gennemgås i dette kapitel: HVIS OG ELLER HVIS.FEJL 73

74 LOGISKE FUNKTIONER HVIS =HVIS(logisk_test;værdi_hvis_sand;værdi_hvis_falsk) Undersøger, om et kriterium er opfyldt, og returnerer en værdi, hvis SAND, og en anden værdi, hvis FALSK. Funktionen HVIS bruges til at kontrollere, om en betingelse, du angiver, er sand eller falsk. Hvis den er sand, sker der én ting. Hvis den er falsk, sker der noget andet. Hvis du f.eks. bruger funktionen HVIS til at se, om de brugte penge er inden for eller over budgettet, kan resultatet for Sand være "Inden for budget", mens resultatet for Falsk kan være "Budget overskredet". Sammenligningsoperatorer Du kan sammenligne to værdier med følgende operatorer. Når to værdier sammenlignes ved brug af disse operatorer, er resultatet en logisk værdi, enten SAND eller FALSK. Sammenligningsoperator Betydning Eksempel = Lig med A1=B1 > Større end A1>B1 < Mindre end A1<B1 >= Større end eller lig med A1>B1 <= Mindre end eller lig med A1<B1 <> Forskellig fra A1<>B1 74

75 LOGISKE FUNKTIONER HVIS funktionen test med konstant værdi I eksemplet nedenfor er oplyst et salg for maj måned for sælgeren Kim Rytter. I celle C6 skal enten stå "Ja" eller "Nej" afhængigt af, om sælgeren har solgt for mere end kr eller ej. Resultatet i celle C6 såfremt salget er større end kr Resultatet i celle C6 såfremt salget er mindre end kr

76 LOGISKE FUNKTIONER HVIS funktionen test med cellereference I eksemplet nedenfor er oplyst et salg for maj måned for sælgeren Kim Rytter. I celle C6 skal enten stå "Ja" eller "Nej" afhængigt af, om sælgeren har solgt for mere end værdien i celle C8 eller ej. Resultatet i celle C6 såfremt salget er større end værdien i celle C8. Resultatet i celle C6 såfremt salget er mindre end værdien i celle C8. 76

77 LOGISKE FUNKTIONER Brug af mere end én HVIS-funktion (indlejrede funktioner) Du kan bruge mere end én funktion i en formel. Det kaldes indlejring. Du placerer én funktion inden i en anden funktion. Indlejrede HVIS-funktioner øger antallet af mulige resultater. Det kunne f.eks. være svarene VIP, Guld og Basis, som i eksemplet nedenfor. I kolonne D returneres medlemstypen (VIP, Guld eller Basis) ud fra statuskoden i kolonne C. Formel Resultater 77

78 LOGISKE FUNKTIONER OG =OG(logisk1;[logisk2]; ) Undersøger, om argumenterne er SAND eller FALSK, og returnerer SAND, hvis alle argumenter er SAND. OG funktionen er en logisk funktion, som knytter to eller flere udsagn sammen. OG funktionen har værdien SAND, når og kun når begge udsagn er sande. I alle andre tilfælde har OG funktionen værdien FALSK. Sandhedstabel for OG funktionen X Y X og Y SAND SAND SAND SAND FALSK FALSK FALSK SAND FALSK FALSK FALSK FALSK TIP! OG funktionen kan indeholde op til 30 logiske test. Funktionen benyttes typisk sammen med HVIS funktionen 78

79 LOGISKE FUNKTIONER Eksempel på OG funktionen I eksemplet nedenfor undersøges om en række medarbejdere har firmaaftaler med både fri internet og fri mobil. OG funktionen tester om der både står "Ja" i kolonne B (Fri internet) og i kolonne C (Fri mobil). Såfremt den enkelte medarbejder både har firmaaftale om fri internet og fri mobil, returnerer OG funktionen svaret SAND. Hvis medarbejderen hverken har fri internet eller fri mobil, eller kun har en af delene, returneres svaret FALSK. Ønsker du andre svar end SAND eller FALSK kan du typisk anvende HVIS funktionen til dette formål. I eksemplet nedenfor returnerer HVIS funktionen svarene "Har begge dele" eller "Nej", baseret på OG funktionens test. 79

80 LOGISKE FUNKTIONER ELLER =ELLER(logisk1;[logisk2]; ) Undersøger, om argumenterne er SAND eller FALSK, og returnerer SAND, hvis blot et eller flere af argumenterne er SAND. ELLER funktionen er en logisk funktion, som knytter to eller flere udsagn sammen. ELLER funktionen har værdien FALSK, når og kun når begge udsagn er falske. I alle andre tilfælde har ELLER funktionen værdien SAND. Sandhedstabel for ELLER funktionen X Y X og Y SAND SAND SAND SAND FALSK SAND FALSK SAND SAND FALSK FALSK FALSK TIP! ELLER funktionen kan indeholde op til 30 logiske test. Funktionen benyttes typisk sammen med HVIS funktionen Eksempel på ELLER funktionen I eksemplet nedenfor undersøges om en række medarbejdere har firmaaftaler med enten fri internet eller fri mobil. ELLER funktionen tester om der både står "Ja" i kolonne B (Fri internet) og i kolonne C (Fri mobil). 80

81 LOGISKE FUNKTIONER Såfremt den enkelte medarbejder enten har firmaaftale om fri internet eller om fri mobil, returnerer ELLER funktionen svaret SAND. Hvis medarbejderen hverken har fri internet eller fri mobil, returneres svaret FALSK. Ønsker du andre svar end SAND eller FALSK kan du typisk anvende HVIS funktionen til dette formål. I eksemplet nedenfor returnerer HVIS funktionen svarene "Har en af delene" eller "Nej", baseret på ELLER funktionens test. HVIS.FEJL =HVIS.FEJL(værdi;værdi_hvis_fejl) Returnerer udtrykket værdi_hvis_fejl, hvis udtrykket er en fejl, og returnerer ellers værdien af selve udtrykket. 81

82 LOGISKE FUNKTIONER Returnerer en værdi, du angiver, hvis en formel evalueres som en fejl. I modsat fald returneres resultatet af formlen. Brug funktionen HVIS.FEJL til at fange og håndtere fejl i en formel. Eksempel med almindelig formel, som resulterer i en fejl Formlen nedenfor giver en fejl i celle E3 (55 divideret med 0) og i celle E4 (150 divideret med "25 stk"). Dette skyldes ikke fejl i formlen med fejl i de data der er tastet i celle C3 og C4. Eksempel med funktionen HVIS.FEJL, som viser en anden besked Nedenfor returneres beskeden "Fejl i data" i stedet for "#DIVISION/0! og #VÆRDI! ved hjælp af funktionen HVIS.FEJL. 82

83 LOGISKE FUNKTIONER Opgave: HVIS funktion med en test Opgaver.xlsx "Bestået eller dumpet" Indsæt de korrekte logiske funktioner i kolonne C. Funktionen skal returnere "Bestået" eller "Dumpet" ud fra den karakter, der er oplyst i kolonne B. 83

84 LOGISKE FUNKTIONER Vejledende løsning: HVIS funktion med en test Indtast en af følgende funktioner i celle C2: =HVIS(B2>=2;"Bestået";"Dumpet") eller =HVIS(B2<2;"Dumpet";"Bestået") Kopiér derefter funktionen til C3:C19. 84

85 OPSLAG OG REFERENCE OPSLAG OG REFERENCE Funktioner fra denne kategori anvendes typisk til at hente poster fra lister ud fra en given søgeværdi. Følgende funktioner gennemgås i dette kapitel: LOPSLAG VOPSLAG SAMMENLIGN 85

86 OPSLAG OG REFERENCE LOPSLAG =LOPSLAG(opslagsværdi;tabelmatrix;kolonneindeks_nr;[lig_med]) Søger efter en værdi i den første kolonne i en tabel og returnerer en værdi i den samme række fra en anden kolonne, du har angivet. Du kan bruge funktionen LOPSLAG til at søge i første kolonne i et celleområde og derefter returnere værdien fra en hvilken som helst celle på samme række i området. L'et i LOPSLAG står for "Lodret", fordi funktionen søger lodret i den første kolonne. 86

87 OPSLAG OG REFERENCE Eksempel på funktionen LOPSLAG sorteret liste I eksemplet nedenfor anvendes funktionen LOPSLAG til at returnere navnet på en kunde ud fra det angivne kundenr i celle B3. Formel Resultat Bemærk, at den første kolonne (Kundenr) er sorteret (1, 2, 3, ). Dermed anvendes argumentet SAND. Dette argument kunne faktisk være udeladt, så formlen kunne se således ud: =LOPSLAG(B3;A8:B17;2). Advarsel! Når du anvender argumentet SAND eller evt. udelader dette argument, skal du være opmærksom på, at Excel stadig vil returnere et resultat, såfremt du f.eks. søger efter et kundenr, som ikke findes på listen. Søger du f.eks. efter kundenr 4,5 vil Excel returnere navnet for kundenr 4, altså Kasper Schultz. TIP! Ønsker du kun at få returneret de identiske søgeværdier fra listen, kan du anvende argumentet FALSK. Dette betyder, at hvis du f.eks. søger efter et kundenr som ikke findes på listen vil Excel returnere #I/T (ikke tilgængelig). 87

88 OPSLAG OG REFERENCE Eksempel på funktionen LOPSLAG ikke sorteret liste I eksemplet nedenfor anvendes funktionen LOPSLAG til at returnere telefonnummeret på en kunde ud fra det angivne navn i celle B3. Formel Resultat Bemærk, at den første kolonne (Navn) ikke er sorteret (A, B, C, ). Dermed anvendes argumentet FALSK. Dette sikrer også, at du får returneret en nøjagtig match af din opslagsværdi. Søger du f.eks. efter et navn, som ikke findes på listen vil Excel returnere, at navnet ikke er tilgængeligt (#I/T). 88

89 OPSLAG OG REFERENCE Eksempel på funktionen LOPSLAG liste med intervaller I eksemplet nedenfor anvendes funktionen LOPSLAG til at returnere leveringsomkostningen ud fra et given beløb i celle B3. Formel Resultat Bemærk, at der søges efter beløbet kr. Denne søgeværdi står ikke i listen. Såfremt beløbet kr. havde stået på listen, skulle beløbet have stået mellem kr. og kr. Funktionen LOPSLAG vil i disse situationer altid finde værdi, der er nærmest og mindre end opslagsværdien, altså kr. Organiseret liste Udfordringen er derfor primært at få opstillet listen logisk i forhold til, hvordan funktionen LOPSLAG søger. Oversigt over leveringsomkostninger Sorteret og organiseret liste for brug for LOPSLAG 89

90 OPSLAG OG REFERENCE VOPSLAG =LOPSLAG(opslagsværdi;tabelmatrix;rækkeindeks;[lig_med]) Søger efter en bestemt værdi i den øverst række af en tabel eller i en matrix og returnerer værdien i den samme kolonne fra en række, som du angiver. Du kan bruge funktionen VOPSLAG til at søge efter en værdi i øverste række i en tabel og returnerer værdien i den samme kolonne eller række, du angiver i tabellen. V'et i VOPSLAG står for "Vandret", fordi funktionen søger vandret i den første række. 90

91 OPSLAG OG REFERENCE Eksempel på funktionen VOPSLAG I eksemplet nedenfor anvendes funktionen VOPSLAG til at returnere salget for en given ugedag i celle B3. Formel Resultat Bemærk, at den første række (mandag, tirsdag, onsdag, ) ikke er sorteret alfabetisk. Dermed anvendes argumentet FALSK. Dette sikrer også, at du får returneret en nøjagtig match af din opslagsværdi. Søger du efter en ugedag, som ikke findes på listen, f.eks. "Lørdag", vil Excel returnere, at navnet ikke er tilgængeligt (#I/T). 91

92 OPSLAG OG REFERENCE Opslag i en navngivet liste Du kan navngive et område. På den måde kan du henvise til cellerne med et navn, der passer dig, i stedet for at bruge cellereferencer. Dette kan med fordel anvendes, når du f.eks. anvender funktionerne LOPSLAG eller VOPSLAG. Du kan starte med at markere tabelmatrix området og derefter navnegive dette. I eksemplet nedenfor anvendes funktionen LOPSLAG til at returnere navnet på en kunde ud fra det angivne kundenr i celle B3. Bemærk, at området A8:B17 er navngivet "data". Formel Resultat Du kan oprette navngivne områder via Boksen navn. Du kan desuden arbejde med navngivning via Formler > Definerede navne. 92

93 OPSLAG OG REFERENCE SAMMENLIGN =SAMMENLIGN(opslagsværdi;opslagsmatrix;[sammenligningstype]) Returnerer den relative placering af et element i en matrix, som svarer til en angivet værdi i en angivet rækkefølge. Du kan bruge funktionen SAMMENLIGN til at søge efter et angivet element i et celleområde og derefter returnere den relative position for det pågældende element i området. Brug SAMMENLIGN, når du har brug for at kende positionen for et element i et område i stedet for selve elementet. Funktionen SAMMENLIGN anvendes typisk sammen med andre funktioner f.eks. LOPSALG eller VOPSLAG. 93

94 OPSLAG OG REFERENCE Eksempel på funktionen SAMMENLIGN I eksemplet nedenfor anvendes funktionen SAMMENLIGN til at returnere nummeret for den givne ugedag i celle B3. Formel Resultat Lige som i dette eksempel, er det sjældent at SAMMENLIGN giver mening, når funktionen anvendes alene. På næste side vises et eksempel, hvor SAMMENLIGN anvendes i kombination LOPSLAG. 94

95 OPSLAG OG REFERENCE Eksempel på SAMMENLIGN kombineret med LOPSLAG I eksemplet nedenfor kombineres de to funktioner SAMMENLIGN og LOPSLAG til at foretage et dobbelt opslag. Funktionen LOPSLAG anvender sælgerens navn i celle B3 som opslagsværdi. Funktionen SAMMENLIGN anvender ugedagen i celle B5 som opslagsværdi. Funktionen SAMMENLIGN returnerer 5. Dette resultat anvendes som tredje argument (kolonneindeks_nr) i funktionen LOPSLAG. 5 Formel Resultat 95

96 OPSLAG OG REFERENCE Opgave: LOPSLAG Opgaver.xlsx "Benzinforbrug" Indsæt de korrekte opslagsfunktioner i B5, B6, B7 og B8. Ud fra det sælgernavn, som vælges i celle B2 skal funktionen returnere følgende oplysninger: Firmabil, Type, Antal liter pr. md. og Total benzin forbrug. Funktionerne skal hente oplysningerne fra området D3:H23. 96

97 OPSLAG OG REFERENCE Vejledende løsning: Opslag Indtast følgende funktioner: B5 B6 B7 B8 =LOPSLAG(B2;D3:H23;2;FALSK) =LOPSLAG(B2;D3:H23;3;FALSK) =LOPSLAG(B2;D3:H23;4;FALSK) =LOPSLAG(B2;D3:H23;5;FALSK) 97

98 TEKSTFUNKTIONER TEKSTFUNKTIONER Funktioner i kategorien Tekst anvendes typisk til at bearbejde celler som netop indeholder tekst. Det kan være, at du ønsker at udtrække dele af en tekststreng f.eks. de første seks cifre i et cpr-nr. Følgende funktioner beskrives i dette kapitel: SAMMENKÆDNING VENSTRE HØJRE MIDT VÆRDI FIND LÆNGDE 98

99 TEKSTFUNKTIONER Sammensætning af tekst og celler Antag, at du vil oprette en enkelt kolonne til det fulde navn ved at kombinere to andre kolonner, Fornavn og Efternavn. Du kan kombinere for- og efternavne ved hjælp af &-tegnet eller funktionen SAMMENKÆDNING. Nedenfor sammensættes personens fornavn op efternavn. Formel Resultat De to anførelsestegn (" ") anvendes altid rundt om tekst. I dette tilfælde for at angive et mellemrum, da Excel også opfatter et mellemrum som tekst. SAMMENKÆDNING =SAMMENKÆDNING(tekst1;[tekst2];[tekst3]) Sammenkæder flere tekststrenge til én tekststreng. Funktionen SAMMEKÆDNING kan også sammensætte celler og tekster. 99

100 TEKSTFUNKTIONER VENSTRE =VENSTRE(tekst;[antal_tegn]) Returnerer det angivne antal tegn fra begyndelsen af en tekststreng. Eksempel på funktionen VENSTRE Funktionen VENSTRE returnerer det angivne antal tegn fra begyndelsen af en tekststreng. I eksemplet nedenfor anvendes funktionen VENSTRE i kolonne D til at trække de første seks cifre ud af cpr-nr. i kolonne C. 100

101 TEKSTFUNKTIONER HØJRE =HØJRE(tekst;[antal_tegn]) Returnerer det angivne antal tegn fra slutningen af en tekststreng. Eksempel på funktionen HØJRE Funktionen HØJRE returnerer det angivne antal tegn fra slutningen af en tekststreng. I eksemplet nedenfor anvendes funktionen HØJRE i kolonne D til at trække de sidste fire ud af cpr-nr. i kolonne C. 101

102 TEKSTFUNKTIONER MIDT =MIDT(tekst;start_ved;antal_tegn) Returnerer et bestemt antal tegn fra midt i en tekststreng ved angivelse af startposition og længde. I eksemplet nedenfor anvendes funktionen MIDT i kolonne D til at trække årstallet ud af cpr-nr. i kolonne C. I det andet argument, "start_ved", angives, hvor du vil starte med at udtrække fra. I eksemplet udtrækkes fra position nr. 5. Start ved position nr

103 TEKSTFUNKTIONER VÆRDI =VÆRDI(tekst) Konverterer en tekststreng til en værdi. Funktionerne VENSTRE, HØJRE og MIDT returnerer resultatet som en tekststreng. Hvis du f.eks. vil regne på dette resultat eller formatere det som et tal skal du konverterer resultatet til en værdi. I eksemplet nedenfor konverteres de sidste fire cifre i cpr-nr. til en værdi i kolonne E. Du kan også kombinere de to funktioner i samme formel. Funktionen HØJRE trækker de sidste fire cifre ud fra cpr-nr., mens funktionen VÆRDI konverterer de udtrækket til en værdi. 103

104 TEKSTFUNKTIONER Opdele navne med guiden Konverter tekst til kolonner Du kan bruge guiden Konverter tekst til kolonner til at separere simpelt celleindhold, f.eks. fornavne og efternavne, i forskellige kolonner. Afhængigt af dataene kan du opdele celleindholdet baseret på et afgrænsningstegn, f.eks. et mellemrum eller et komma. 1. Markér det dataområde, der skal konverteres 2. Vælg Data > Dataværktøjer > Tekst til kolonner 3. Klik på Afgrænset i trin 1 i Guiden Konverter tekst til kolonner, og klik derefter på Næste 104

105 TEKSTFUNKTIONER 4. Markér afkrydsningsfeltet Mellemrum i trin 2, og fjern derefter markeringen i de andre afkrydsningsfelter under Afgrænsere. Klik på Næste 5. Klik på Udfør 105

106 TEKSTFUNKTIONER FIND =FIND(find_tekst;i_tekst;[start_ved]) Finder en angivet tekst i en tekststreng og returnerer startpositionen for denne tekst. Funktionen FIND er en slags hjælpefunktion og anvendes typisk i kombination med andre funktioner. Funktionen bruger du til at returnere positionen for et angivet tegn eller strenge i en anden streng. I eksemplet nedenfor ønskes de fire cifre efter bindestregen i produktnummeret (kolonne A). Problemet er blot, at bindestrengen ikke befinder sig på den samme position for de forskellige produktnumre. Dette kan funktionen FIND hjælpe med. Funktionen returnerer positionen for bindestrengen. Opgaven går ud på, at udtrække de fire cifre efter bindestregen. Funktionen MIDT udtrækker de midterst fire cifre af produktnummer. Funktionen MIDT anvender funktionen FIND til at bestemme, hvor der skal startes fra. Bemærk, at funktionen FIND returnerer positionen for selve bindestregen. Derfor anvendes "+1" for at rykkes start positionen en gang til højre. 106

107 TEKSTFUNKTIONER LÆNGDE =LÆNGDE(tekst) Returnerer antallet af tegn i en tekststreng. Funktionen LÆNGDE er også en slags hjælpefunktion og anvendes typisk i kombination med andre funktioner. Funktionen finder antallet af tegn i en angivet streng, uanset om strengen består af tal, tekst, mellemrum eller specieltegn. I det første eksempel nedenfor anvendes funktionen LÆNGDE til at returnere antal tegn af hele navnet inkl. mellemrum i kolonne A. I det andet eksempel anvendes funktionen FIND til at returnere positionen for mellemrummet mellem fornavn og efternavn. I det tredje eksempel anvendes en simpel formel til at finde længden på efternavnet. Positionen for mellemrummet trækkes blot fra længden af navnet. 107

108 TEKSTFUNKTIONER Tekstfunktioner Opgaver.xlsx "Personaleoplysninger" Indsæt de korrekte tekstfunktioner i regnearket. Kolonne B: Returnér antallet af tegn fra navnet i kolonne A Kolonne D og E: Udtræk henholdsvis telefonnummer og lokalnr fra kolonne C Kolonne G, H og I: Udtræk henholdsvis det sidste cifre, de sidste fire cifre og årstallet fr CPR nr. i kolonne F. 108

109 TEKSTFUNKTIONER Vejledende løsning: Tekstfunktioner Indsæt følgende funktioner: Navn: B3: =LÆNGDE(A3) Telefon og lokalnr.: D3: =MIDT(C3;9;8) E3: =HØJRE(C3;3) CPR nr.: G3: =HØJRE(F3) H3: =HØJRE(F3;4) I3: =MIDT(F3;5;2) Kopiér derefter funktioner til bunden af listen. 109

110 DATO OG KLOKKESLÆT DATO OG KLOKKESLÆT Funktionerne i dette kapitel anvendes til at arbejde med dato og tid. Følgende funktioner gennemgås i dette kapitel: IDAG NU ÅR MÅNED DAG DATO UGEDAG UGE.NR DATO.FORSKEL 110

111 DATO OG KLOKKESLÆT Om datoer og klokkeslæt i Excel Excel opfatter dato og klokkeslæt som tal. Dermed kan du foretage beregninger på både datoer og klokkeslæt. F.eks. kan der beregnes antallet af dage mellem to datoer. Excel kalenderen Dag 1 = 1. januar dag = 1. januar dag = 2. januar dag = 3. januar dag = 1. juli 2011 Excel inddeler et døgn i 24 dele. En time svare til 1/24 = 0,04166 osv. Når klokken er 12:00 svarer dette til 12/24 = 0,5. 111

112 DATO OG KLOKKESLÆT IDAG =IDAG() Returnerer dags dato (serienr) formateret som en dato. NU =NU() Returnerer den aktuelle dato og det aktuelle klokkeslæt formateret som en dato og klokkeslæt. Funktionen IDAG returnerer dags dato. Funktionen NU returnerer både dags dato og det aktuelle klokkeslæt. Celler, der indeholder disse funktioner, opdateres ikke kontinuerligt. Resultaterne af funktionerne IDAG og NU ændres kun, når regnearket beregnes, f.eks. når du lukker og åbner regneark det igen eller taster F9. Advarsel! Bemærk, at Excels autokorrektur prøver at rette IDAG til I DAG med et mellemrum, da dette er den korrekte staveform. Dette vil medføre en fejlmeddelelse, hvis du prøver at indtaste IDAG, som funktion. Du kan slå dette fra via Office-knappen/Fanen Filer > Indstillinger > Korrektur > Indstillinger for Autokorrektur. 112

113 DATO OG KLOKKESLÆT ÅR =ÅR(serienr) Returnerer året i en dato, et heltal mellem 1900 og Serienr er et tal i Excel's "år-1900" kalendersystem. MÅNED =MÅNED(serienr) Returnerer måneden, et tal mellem 1 (januar) og 12 (december). DAG =DAG(serienr) Returnerer dagen i måneden, et tal mellem 1 og 31. Funktionerne ÅR, MÅNED og DAG anvendes til at trække henholdsvis år, måned og dag ud af en given dato (serienummer). Til forskel for funktionerne VENSTRE, HØJRE og MIDT, returnerer datofunktionerne resultatet som værdier. I eksemplet neden for udtrækkes år, måned og dag af datoen i celle B1. Ønsker du at udtrække årstallet af dags dato kan du kombinerer funktionerne ÅR og IDAG. Formlen vil se således ud: =ÅR(IDAG()). 113

114 DATO OG KLOKKESLÆT UGEDAG =UGEDAG(serienr;[type]) Returnerer et tal mellem 1 og 7, som repræsenterer ugedagen i datoen. Type 1: søndag = 1, lørdag = 7 (standard) Type 2: mandag = 1, søndag = 7 Type 3: mandag = 0, søndag = 6 I eksemplet neden for udtrækkes ugedagen af datoen i celle B1. Resultatet 2 svarer til mandag. TIP! Ønsker du kan at resultatet skal vises som "mandag" i stedet for 2, kan du evt. oprette et brugerdefineret format via dialogboksen Formater celler. I feltet type angives "dddd". 114

115 DATO OG KLOKKESLÆT DATO =DATO(år;måned;dag) Returnerer det tal, der repræsenterer datoen i dato- og klokkeslætskode. Funktionen DATO returnerer det sekventielle serienummer, der repræsenterer en bestemt dato. Funktionen er mest praktisk i situationer, hvor året, måneden og dagen angives af formler eller cellereferencer. Du har f.eks. et regneark, der indeholder datoer i et format, som ikke genkendes i Excel, f.eks Du kan bruge funktionen DATO sammen med andre funktioner til at konvertere datoerne til et serienummer, der genkendes i Excel. I eksemplet neden for er datoen 21. marts 2011 indtastet via funktionen DATO. I celle C2 er resultatet formateret med et standardformat. I celle C6 er resultatet formatet med et datoformat. Ønsker du at finde ud af, hvor mange dage der er mellem to datoer (f.eks. 21. marts 2011 og 24. december 2011) kan du oprette en formel i en celle på følgende måde: =DATO(2011;12;24)-DATO(2011;3;21) 115

116 DATO OG KLOKKESLÆT DATO.FORSKEL =DATO.FORSKEL(dag1;dag2;"type") Beregner forskellen i hele år, måneder og dage mellem to datoer. Som navnet antyder, finder funktionen DATO.FORSKEL forskellen mellem to datoer. Den har tre argumenter: startdato, slutdato og type. Type, er den enhed, som resultatet skal returneres i. Her kender funktionen følgende: "d", "m", "y", "md", "yd" og "ym". Alle typer skal skrives i "anførselstegn". Oversigt over typer "y" Antallet af hele år mellem de to datoer "m" "d" "ym" "yd" "md" Antallet af hele måneder mellem de to datoer Antallet af dage mellem de to datoer Antallet af hele måneder ud over hele år Antallet af dage ud over hele år Antallet af hele dage ud over hele år og hele måneder Advarsel! Den hemmelige funktion. Funktionen DATO.FORSKEL er en udokumenteret funktion. Dette betyder, at du hverken finder hjælp til denne funktion eller kan indsætte den via funktionsguiden. 116

117 DATO OG KLOKKESLÆT Datofunktioner Lektion 6 Datofunktioner.xlsx "Dag måned - år" Indsæt de korrekte datofunktioner i regnearket. Kolonne C: Returnér dagen fra ansættelsesdatoen i kolonne B. Kolonne D: Returnér måneden fra ansættelsesdatoen i kolonne B. Kolonne E: Returnér året fra ansættelsesdatoen i kolonne B. 117

118 DATO OG KLOKKESLÆT Vejledende løsning: Datofunktioner Indsæt følgende funktioner: C3: =DAG(B3) D3: =MÅNED(B3) E3: =ÅR(B3) 118

119 DATAVASK DATAVASK Dette kaptitel beskriver, hvordan du kan håndtere og rense data, som evt. måtte være opstillet uhensigtsmæssigt. Datastruktur Det optimale udgangspunkt er, at dine kildedata altid er organiseret i rækker og kolonner. Nedenfor er et par grundregler for, hvordan kildedata skal opstilles: De forskelle felter skal stå i hver deres celle Hver post (kunde) skal stå rækkevis Hver kategori (f.eks. medlemskab eller landsdel) skal stå kolonnevis Der skal være en overskrift for hver kolonne (kategori) Der skal altid være det samme antal udfyldte celler i hver række eller kolonne Ingen tomme rækker eller tomme kolonner Ingen flettede celler Datatypen skal være den samme for hele kolonnen (f.eks. tal, tekst eller dato) 119

120 DATAVASK Gå til speciel (tomme celler) Tomme rækker og tomme kolonner i kildedata giver ofte problemer. I stedet for at slette tomme række manuelt, kan du med fordel bruge funktionen Gå til speciel. Gå til speciel kan f.eks. markere alle tomme celler i et givent område, hvorefter du nemt kan slette disse rækker. I eksemplet nedenfor slettes alle de tomme rækker. 1. Markér kolonne A 2. Vælg Startside > Redigering > Søg og Vælg > Gå til speciel > Tomme celler 120

121 DATAVASK 3. Alle tomme celler i kolonne A er herefter markeret 4. Til sidst slettes alle rækker, hvor cellerne er markeret via Startside > Celler > Slet > Arkrækker 5. Kildedata uden tomme rækker 121

122 DATAVASK Indsæt speciel (transponer) Til tider kan kildedata i Excel være organiseret uhensigtsmæssige. Hvis dine data f.eks. skal opstilles kolonnevis i stedet for rækkevis eller omvendt, kan du rotere disse data med kommandoen Indsæt speciel. 1. Markér de data du vil rotere og vælg Startside > Udklipsholder > Kopier 2. Vælg derefter Startside > Sæt ind > Rotér 180 grader Roter 180 grader Excel 2010 Excel Data er roteret 122

123 Tekst til kolonner Du kan adskille indholdet i én celle i flere kolonner ved at anvende Tekst til kolonner. 1. Markér først den eller de celler, som skal adskilles DATAVASK 2. Vælg Data > Dataværktøjer > Tekst til kolonner 3. I Guiden Konverter tekst til kolonner trin 2 af 3 vælges den afgrænser, som adskiller felterne i cellen 4. Når du klikker på Udfør adskilles cellens indhold i kolonner 123

124 DATAVASK Decimalseparator og Tusindtalsseparator Du kan også anvende kommandoen Tekst til kolonner til at bytte om på decimalseparator og tusindtalsseparator. I Guiden Konverter tekst til kolonner trin 3 af 3 vælges Avanceret I dialogboksen Avancerede indstillinger for tekstimport vælges den ønskede decimalseparator og tusindtalsseparator. 124

125 Sammensætning af celler DATAVASK Du kan sammensætte to eller flere celler i en og samme celle ved at anvende "&" tegnet. I eksemplet nedenfor sammensættes fornavn og efternavn i én celle med et mellemrum imellem. Mellemrum opfattes som tekst i Excel og skal dermed i dobbelt "anførelsestegn". 125

126 BESKYTTELSE BESKYTTELSE Beskyt ark Du kan beskytte enkelte ark, således at celler, indhold, formler mv. ikke ved en fejl bliver slettet eller redigeret. Du beskytter det enkelte ark via Gennemse > Ændringer > Beskyt ark. I dialogboksen Beskyt ark angives evt. en adgangskode, hvorefter adgangskode skal skrives igen for at sikre fejlindtastning. Du fjerner arkbeskyttelsen igen via Gennemse > Ændringer > Fjern arkbeskyttelse, hvorefter adgangskoden tastes. 126

127 Låse bestemte områder i et beskyttet regneark op BESKYTTELSE Når du beskytter et regneark, er alle celler som standard låst, hvilket betyder, at de ikke kan redigeres. Hvis nogle celler skal kunne redigeres, og andre celler samtidig skal være låst, kan du låse cellerne op og derefter kun låse specifikke celler og områder, inden du beskytter regnearket. Du låser celler op i dialogboksen Formater celler. Fjern fluebenet ved indstillingen Låst for at gøre de ønskede celler redigérbare, når regnearket er beskyttet. Beskytte projektmappe Du kan beskytte strukturen og dermed arkfanerne i en projektmappe. Dermed kan du eller andre brugere ikke redigere arkfanerne. Du kan beskytte projektmappe strukturen på følgende måde: 1. Vælg Gennemse > Ændringer > Beskyt projektmappe 2. I dialogboksen Beskyt struktur og vinduer vælges Struktur 127

128 BESKYTTELSE Krypter med adgangskode til åbning Hvis du vil forhindre en bruger i utilsigtet eller bevidst at ændre, flytte eller slette vigtige data fra en projektmappe kan du angive en adgangskode, som skal anvendes når projektmappen åbnes. Krypter med adgangskode til åbning i Excel Du kan beskytte og kryptere projektmappe med adgangskode til åbning via Filer > Oplysninger > Beskyt projektmappe > Kryptér med adgangskode. Du fjerner adgangskoden det samme sted. 128

129 BESKYTTELSE Opgave: Beskyt dele af arket Opgaver.xlsx "Beskyt dele af arket" Beskyt arket på følgende måde: 1. Beskyt hele arket "Opgave 2 - Beskyt dele af arket", men gør følgende celler redigérbare: A7:A10, A13:C25 og D3. 2. Beskyt uden adgangskode 3. Test om beskyttelsen virker Redigérbare områder 129

130 BESKYTTELSE Vejledende løsning: Beskyt dele af arket Du kan beskytte dele af regnearket på følgende måde: 1. Markér først de celler, som skal være redigérbare 2. Åbn dialogboksen Formater celler (Startside > Skrifttype > Åbn dialogboks Formater celler) 3. Vælg fanen Beskyttelse og fjern fluebenet ved Låst 4. Vælg Gennemse > Ændringer > Beskyt ark 5. Klik OK CTRL + 1 Åbn dialogboksen Formater celler 130

131 DATAVALIDERING DATAVALIDERING Om datavalidering Du kan bruge datavalidering til at kontrollere datatypen eller de værdier, som brugere indtaster i en celle. Du kan f.eks. have brug for at begrænse dataindtastning til et bestemt datoområde, begrænse valgmuligheder ved at bruge en liste eller sikre, at der kun indtastes positive heltal. Datavalidering kan du bruge til at definere begrænsninger for, hvilke data der kan angives i en celle. Du kan konfigurere datavalidering til at forhindre brugere i at indtaste data, der ikke er gyldige. Hvis du foretrækker det, kan du tillade brugere at indtaste ugyldige data, men advare dem, når de forsøger at skrive dem i cellen. Du kan også angive meddelelser for at definere, hvilket input du forventer for cellen, og instruktioner for at hjælpe brugerne med at rette eventuelle fejl. 131

132 DATAVALIDERING Hvornår bruges datavalidering? Datavalidering er uvurderlig, når du vil dele en projektmappe med andre i organisationen, og de data, der er indtastet i projektmappen, skal være nøjagtige og ensartede. Du kan blandt andet bruge datavalidering til at gøre følgende: Begrænse data til foruddefinerede elementer på en liste. Du kan f.eks. begrænse afdelingstyper til Salg, Økonomi, Forskning og udvikling og IT. Du kan ligeledes oprette en liste over værdier fra et celleområde et andet sted i projektmappen. Begrænse tal uden for et angivet område Du kan f.eks. angive en mindstegrænse for fradrag til to gange antallet af underordnede i en bestemt celle. Begrænse datoer uden for en bestemt tidsramme Du kan f.eks. angive en tidsramme mellem dags dato og 3 dage frem. Begrænse tidspunkter uden for en bestemt tidsramme Du kan f.eks. angive en tidsramme til servering af morgenmad mellem tidspunktet, hvor restauranten åbner, og 5 timer frem. Begrænse antallet af teksttegn Du kan f.eks. begrænse den tilladte tekst i en celle til 10 tegn eller færre. Ligeledes kan du angive, at den specifikke længde på et felt til fuldt navn (C1) skal have den aktuelle længde på feltet til fornavn (A1) og feltet til efternavn (B1) plus 10 tegn. Validere data baseret på formler eller værdier i andre celler Du kan f.eks. bruge datavalidering til at indstille en maksimumgrænse for provisioner og bonuser på DKK baseret på den overordnede budgetterede lønværdi. Hvis brugerne indtaster mere end DKK i en celle, vises der en valideringsmeddelelse. 132

133 Datavalideringsmeddelelser DATAVALIDERING Hvad brugerne ser, når de indtaster ugyldige data i en celle, afhænger af, hvordan du har konfigureret datavalideringen. Du kan vælge at vise en meddelelse, når brugeren markerer cellen. Denne type meddelelse vises i nærheden af cellen. Meddelelser bruges normalt for at vejlede brugerne om den datatype, der skal indtastes i cellen. Du kan også vælge at vise en fejlmeddelelse, som kun vises, når brugerne indtaster ugyldige data. Du kan vælge mellem tre typer fejlmeddelelser: Ikon Type Stop Advarsel Oplysning 133

134 DATAVALIDERING Føje datavalidering til en celle eller et område Du kan oprette datavalidering på følgende måde: 1. Markér den eller de celler, hvor du ønsker din datavalidering 2. Vælg Data > Dataværktøjer > Datavalidering 3. I dialogboksen Datavalidering angives de ønskede valideringskriterier 4. Du kan evt. angiv en meddelelse og fejlmeddelelse under de to andre faner 134

135 DATAVALIDERING Ekstra opgave: Datavalidering Opgaver.xlsx "Opret kunder" Brug datavalidering til at undgå, at der bliver indtastet ugyldige værdi i følgende celler: Celler: Datavalidering: A3 Kundenr skal være et heltal mellem 1 og B3 C3 D3 E3 F3 G3 H3 Ingen datavalidering Vælg fra en liste en medlemstype fra B2:B4 fra arket "Ekstra 1 - Opret kunder info" Vælg fra en liste en sælger fra A2:A22 fra arket "Ekstra 1 - Opret kunder info" Datoen skal være mindre end eller lig med dags dato. Anvend funktionen =IDAG() til at få returneret dags dato. Vælg fra en liste en landsdel fra C2:C5 fra arket "Ekstra 1 - Opret kunder info" Telefonnr skal have en tekstlængde på 8 karakter Start med at formatere H3 med Procenttypografi Rabatten skal være mellem 0% - 20% - f.eks. 5,5% Opret desuden en meddelelse på og din egen fejlmeddelelse på celle A3 (kundenr). 135

136 Vejledende løsning: Datavalidering Markér den eller de celler, hvor du ønsker at tilføje datavalidering og vælg Data > Dataværktøjer > Datavalidering. I dialogboksen Datavalidering skal du vælge, hvad du vil tillade, at der indtastes i de pågældende celler. 136

137 BETINGET FORMATERING BETINGET FORMATERING Du kan fremhæve og gøre dine data mere visuelle og farverige ud fra givne kriterier med Betinget formatering. Du kan følge op på tendenser, kontrollere status, opspore data og finde topværdier. Du kan anvende, redigere eller oprette dine egne betingede formater via Hjem > Typografier > Betinget formatering. Eksempel med tre forskellige betingede formater: Datalinjer, Farveskalaer og Ikonsæt. Betinget formatering ændrer udseendet af et celleområde baserest på en betingelse (eller kriterium). Hvis betingelsen er sand, formateres celleområdet på baggrund af betingelsen, og hvis betingelsen er falsk, formateres celleområdet ikke på baggrund af den betingelse. 137

138 BETINGET FORMATERING Anvende betinget formatering Der er flere måder at anvende betinget formatering på: Anvende et eksisterende betinget format Tilpasse et eksisterende betinget format Oprette et nyt betinget format TIP! Start altid med at markere det celleområde, hvor du ønsker et betinget format. Via Hjem > Typografier > Betinget formatering finder du alle betingede formater. Anvend eksisterende betinget format Opret nyt betinget format Fjern betinget format Tilpas eksisterende betinget format 138

139 BETINGET FORMATERING Opgave: Betinget formatering Opgaver.xlsx "Valgresultat" Visualiser tallene i regnearket ved hjælp af betinget formatering efter eget valg: Antal stemmer (kolonne B): Mandater (kolonne C): Ændring (kolonne D): Datalinjer Farveskala Ikonsæt Prøv at redigere nogle af tallene og bemærk, hvordan den betingede formatering ændre sig. 139

140 BETINGET FORMATERING Vejledende løsning: Betinget formatering Via Hjem > Typografier > Betinget formatering finder du alle betingede formater. Visualiser tallene i regnearket 140

141 BETINGET FORMATERING Opgave: Betinget formatering Opgaver.xlsx "Karakter" Anvend et betinget format til at fremhæve de celler, hvor elever ikke har bestået. Kravet for at bestå er 02. Prøv at redigere nogle af karaktererne og bemærk, hvordan den betingede formatering ændre sig. 141

142 BETINGET FORMATERING Vejledende løsning: Betinget formatering Via Hjem > Typografier > Betinget formatering > Fremhæv cellregler kan du fremhæve de karakterer, som er MINDRE END 0,1. 142

143 ARBEJDE MED LISTER ARBEJDE MED LISTER Dette kapitel beskriver nogle værktøjer til at arbejde med lister og store mængder af data. Datastruktur Inden du begynder at arbejde med lister, tabeller eller Pivottabeller, skal du sørge for, at dine data er struktureret på den rigtige måde. Her er nogle regler for korrekt datastruktur: Kolonner skal have overskrifter (f.eks. Kundenr og Navn) Overskrifter skal have et andet format (f.eks. fed skrift) Data skal stå kolonne efter kolonne samt række efter række Undgå tomme rækker og tomme kolonner Data må ikke indeholder flettede celler Data i samme kolonne skal være samme datatype (f.eks. datoer, tal og tekst) Eksempel på korrekt struktureret data i en liste 143

144 ARBEJDE MED LISTER Frys ruder Du kan f.eks. fryse ruder for at bevare række- og kolonneetiketter synlige, mens du ruller i regnearket. Du kan fastfryse rækker og kolonner via Vis > Vindue > Frys ruder. Du kan fryse flere rækker og flere kolonner ved at stille markøren i den korrekte celle. De rækker, der ligger over den markerede celle, og de kolonner, der ligger til venstre for den markerede celle, bliver låst. Du kan frigøre rækker og kolonner igen via den samme knap. 144

145 ARBEJDE MED LISTER Sortering Du kan sortere lister via Data > Sorter og filtrer. Sortering kolonnevis Sortering efter flere niveauer 145

146 ARBEJDE MED LISTER Filtrering Du kan slå filtret til via Data > Sorter og filtrer > Filtrer. Filtrer via pilene ved siden af oveskrifterne Du kan rydde filtret for alle kolonner samtidigt via Data > Sorter og filtrer > Ryd. Du kan også rydde et filter via pilen med filter symbolet 146

147 ARBEJDE MED LISTER Sortering og filtrering af farver og ikoner Du kan filtrere efter cellefarver og celleikoner, som findes i de forskellige kolonner. TIP! Celleikoner fremkommer ved hjælp af kommandoen Betinget formatering. 147

148 ARBEJDE MED LISTER Fjern dubletter Du kan slette duplikerede rækker fra en liste via Data > Dataværktøjer > Fjern dubletter. I dialogboksen Fjern dubletter skal du angive, hvilke kolonner der skal kontrolles for duplikerede oplysninger. Advarsel! Kommandoen Fjern dubletter finder og sletter rækker, som er dubletter. Du får ikke vist disse dubletter de bliver fjernet fra listen. TIP! Du kan få fremhævet dubletter f.eks. med en farve ved hjælp af kommandoen Betinget formatering. 148

149 ARBEJDE MED LISTER Filtrering Opgaver.xlsx "Filtrering" Slå filtret til og udfør følgende filtreringer (husk at rydde filtret efter hver opgave): 1. Vis alle kunder med VIP medlemskab Resultat = 170 poster 2. Vis alle kunder, som er 18 år Resultat = 14 poster 3. Vis alle kunder fra Fyn, som betaler Kontant Resultat = 16 poster 4. Vis alle BASIS kunder med et salg over kr Resultat = 20 poster 5. Vis kunderne med de 10 største salg Resultat = 10 poster 6. Vis alle kunder, som er indmeldt i juli og august 2010 Resultat = 8 poster 7. Vis alle kunder, som er blevet indmeldt i december måned Resultat = 57 poster 8. Vis alle kunder, som slutter med Hansen Resultat = 23 poster 9. Vis alle kunder, hvor navnet indeholder en "-" (bindestreg) Resultat = 39 poster 149

150 ARBEJDE MED LISTER Vejledende løsning: Filtrering Du kan slå filtret til via Data > Sorter og filtrer > Filtrer. Filtrer via pilene ved siden af oveskrifterne Du kan rydde filtret for alle kolonner samtidigt via Data > Sorter og filtrer > Ryd. Du kan også rydde et filter via pilen med filter symbolet 150

151 SUBTOTALER SUBTOTALER Subtotaler anvendes typisk til beregninger og statistik i større lister og databaser. Subtotaler ignorerer andre subtotaler. Dermed risikerer du ikke at medtage "mellemtotaler" og få et dobbeltresultat. Desuden kan en subtotal anvendes til beregninger i forbindelse med et filter eller skjulte rækker, således at de skjulte rækker ikke medtages i totalen. Funktionen Subtotal Subtotal er en funktion og er opbygget på følgende måde: =SUBTOTAL(Funktion, Reference1; Reference2;Reference3 ) Funktion kan være værdierne 1-11 eller Reference er det/de områder, som skal beregnes. Funktion 1-11 Funktion Funktion MIDDEL/GENNEMSNIT TÆL TÆLV MAKS MIN PRODUKT STDAFV STDAFVP SUM VARIANS VARIANSP Forskellen mellem og 1-11 Funktionerne fra 101 til 111 medtager ikke skjulte værdier, hvis du f.eks. foretager en filtrering i en liste. 151

152 SUBTOTALER Automatisk Subtotal Du kan få Excel til automatisk at indsætte subtotaler i en liste for hver ændring der er i en kolonne f.eks. for hver Landsdel. Start med at sortere den kolonne, som du se subtotalerne for, f.eks. Landsdel. Vælg derefter Data > Disposition > Subtotal og angiv følgende i dialogboksen Subtotaler. I venstre side af brugerfladen kan du vise og skjule de forskellige niveauer. 152

153 SUBTOTALER Opgaver Funktionen Subtotal Opgaver.xlsx "Funktionen Subtotal" Indsæt de korrekte beregning i C2, C3 og C4 ved hjælp af funktionen SUBTOTAL. C2: Beregn det samlede salg C3: Beregn det gennemsnitlige salg C4: Beregn antallet af salg Foretag derefter en filtrering, f.eks. på kolonnen Medlemskab, og bemærk, hvordan resultatet af dine formler ændres. 153

154 SUBTOTALER Vejledende løsning: Subtotal Indsæt følgende funktioner: C2: =SUBTOTAL(109;G8:G672) C3: =SUBTOTAL(101;G8:G672) C4: =SUBTOTAL(102;G8:G672) Når du foretager en filtrering, vil subtotalerne kun beregne de viste rækker og dermed ikke medtage de skjulte rækker. De almindelige funktioner, SUM, MIDDEL/GENNEMSNIT og TÆL, vil give det samme resultat, uanset om du anvender et filter eller ej. 154

155 SUBTOTALER Automatisk Subtotal Opgaver.xlsx "Automatisk Subtotal" Indsæt en automatisk subtotal i listen på følgende måde: Indsæt en subtotal, der beregner summen for hver landsdel. Vis resultatet på niveau

156 SUBTOTALER Vejledende løsning: Automatisk subtotal Start med at sortere kolonnen Landsdel fra A til Å. Vælg derefter Data > Disposition > Subtotal og angiv følgende i dialogboksen Subtotaler. I venstre side af brugerfladen kan du vise og skjule de forskellige niveauer. 156

157 TABELLER TABELLER Du kan gøre det lettere at arbejde med data, hvis du organiserer data i et tabelformat i et regneark. Du får en lang række funktioner og design foræret, hvis du konverterer et celleområde til en tabel. TIP! Du kan anvende en tabel som datakilde til en Pivottabel. Fordelen ved dette er, at nye poster i din datakilde (tabellen) automatisk bliver opdateret i Pivottabellen. Opret tabel Du kan konvertere et område til en tabel via Indsæt > Tabeller > Tabel. I dialogboksen Opret tabel angiver du, hvor dine data er, samt om tabellen indeholder overskrifter eller ej. 157

158 TABELLER Fanen Tabelværktøjer Når du har oprettet en tabel, vises automatisk en ekstra fanen, Tabelværktøjer, hvor du finder en række værktøjer, som kan bruges, når du arbejder med en tabel. Når du ruller ned i tabellen, bliver den første række med overskrifterne automatisk lagt op på kolonneoverskrifter. Du kan også foretage sorteringer og filtreringer via pilene på disse kolonneoverskrifter. Via ekstrafanen, Tabelværktøjer, kan du vælge Rækken Total, hvorefter der tilføjes en ekstra række nederst i tabellen. Når du klikker i en celle i Rækken Total, vises en "drop-down" pil, hvor du kan vælge mellem nogle forskellige statistiske beregninger. 158

159 Udsnitsværktøj TABELLER Som noget nyt i version 2016 har du mulighed for at indsætte et udsnitsværktøj som giver brugerne en mere brugervenlig mulighed for at filtrere. TIP! Hvis du holder CTRL tasten nede kan du vælge flere kriterier. 159

160 TABELLER Opgaver Tabeller Opgaver.xlsx "Tabel" Udfør følgende: 1. Opret en tabel ud fra hele området (A1:H672) og definér, at tabellen indeholder overskrifter 2. Scoll ned i tabellen og læg mærke til, hvad der sker med overskrifterne (A, B, C ) 3. Indsæt en ekstra række i tabellen og bemærk, hvad der sker med farverne 4. Slet rækken igen 5. Afprøv nogle forskellige Tabeltypografier 6. Slå "Rækken Total" til og angiv følgende beregninger: Vis gennemsnittet for både Alder og Salg. 7. Angiv et filter, således at du kun få vist VIP kunder fra Sjælland. Bemærk, hvordan resultaterne i Rækken Total ændrer sig. 8. Ryd filtret igen 9. Fjern alle dubletter, hvor alle kolonner er ens 160

161 TABELLER Vejledende løsning: Tabeller Du kan konvertere et område til en tabel via Indsæt > Tabeller > Tabel. I dialogboksen Opret tabel angiver du, hvor dine data er, samt om tabellen indeholder overskrifter eller ej. Når du har oprettet en tabel, vises automatisk en ekstra fanen, Tabelværktøjer, hvor du finder en række værktøjer, som kan bruges, når du arbejder med en tabel. Forsætter på næste side 161

162 TABELLER Når du ruller ned i tabellen, bliver den første række med overskrifterne automatisk lagt op på kolonneoverskrifter. Du kan også foretage sorteringer og filtreringer via pilene på disse kolonneoverskrifter. Via ekstrafanen, Tabelværktøjer, kan du vælge Rækken Total, hvorefter der tilføjes en ekstra række nederst i tabellen. Når du klikker i en celle i Rækken Total, vises en "drop-down" pil, hvor du kan vælge mellem nogle forskellige statistiske beregninger. Via ekstrafanen, Tabelværktøjer, kan du ligeledes fjerne dubletter. 162

163 TYPOGRAFIER I EXCEL TYPOGRAFIER I EXCEL Om formatering Formatering af celler i et regneark er det visuelle lag, som gør regnearket præsentabelt samt nemmere at læse. Fem kategorier af formatering Tal Justering Skrifttype Kanter Fyld Nedenfor er vist et eksempel, hvor formatering fra de fem forskellige kategorier er anvendt. Der findes selvfølgelig mange flere muligheder inden for hver kategori. Justering Fletning, centrering, indrykning mm. Tal Valutabetegnelse tusindtalsseparator mm. Skrifttype Skrifttype, størrelse, fed skrift, skriftfarve mm. Kanter Top kant, Dobbelt bundkant mm. Fyld Fyldfarve mm. 163

164 TYPOGRAFIER I EXCEL Fanen Hjem De mest populære formateringsmuligheder finder du via fanen Hjem. Formatering er inddelt i tre grupper: Skrifttype, Justering og Tal. Bemærk, at gruppen Skrifttype også indeholder Kanter og Fyld. Åbn dialogboksen Formater celler I dialogboksen Formater celler finder du præcis de samme formateringsmuligheder, som du også har via de tre grupper, Skrifttype, Justering og Tal, på fanen Hjem. Dialogboksen indeholder desuden ca. 10% - 20% flere formateringsværktøjer. Alle disse værktøjer er inddelt i fem faner: Tal, Justering, Skrifttype, Kant og Fyld. CTRL + 1 Åbn dialogboksen Formater celler. 164

165 Formatpenslen TYPOGRAFIER I EXCEL Du kan bruge Formatpensel til at kopiere formateringen (f.eks. fyld eller kanter) af celler. 1. Marker den celle, hvis formatering du vil kopiere 2. Klik på Formatpenslen via Hjem > Udklipsholder - markøren skifter til en pensel 3. Markér den eller de celler, som skal have samme formatering TIP! Du kan kopiere formateringen til flere celle, hvis du dobbeltklikke på Formatpensel. Ryd formatering Du kan fjerne al formateringen fra en eller flere celler via Hjem> Redigering > Ryd formater. 165

166 TYPOGRAFIER I EXCEL Celletypografier Du kan bruge en celletypografi, hvis du vil anvende flere formater i ét trin og samtidig vil være sikker på, at cellerne har konsistent formatering. En celletypografi er et defineret sæt formateringsegenskaber, som f.eks. skrifttyper og skriftstørrelser, talformater, cellekanter og celleskygger. Excel har flere indbyggede celletypografier, som du kan anvende eller ændre. Du kan anvende, redigere eller oprette dine egne celletypografier via Hjem > Typografier. Du kan nemt genbruge formatering ved at anvende celletypografier 166

167 TYPOGRAFIER I EXCEL Opgave: Celletypografier Opgaver.xlsx "Celletypografier" Opret fire celletypografier ud fra cellerne B2, C2, D2 og E2. Brug de samme navne som står i disse fire celler. Anvend de fire celletypografier på området "Medarbejderoversigt". Redigér de fire celletypografier, som du netop har oprettet: Celletypografi: Weekend Ferie Syg Kursus Redigeres til: Lys grå bagrund og en mønstertypografi efter eget valg Lys grøn baggrund og mørkegrå skriftfarve Lys rød baggrund og mørkerød skriftfarve Lys blå baggrund og mørkeblå skriftfarve 167

168 TYPOGRAFIER I EXCEL Vejledende løsning: Celletypografier Du kan oprette en celletypografi ud fra formatet i en eksisterende celle ved at markere cellen og derefter vælge Hjem > Typografier > Celletypografi > Ny celletypografi. Du kan redigere en eksisterende celletypografi ved at højreklikke på denne og vælge Rediger. 168

169 AVANCERET FORMATERING Brugerdefineret formatering AVANCERET FORMATERING En gang i mellem kan du få brug for at oprette dit helt eget format. Det kan du gøre under Hjem > Tal > Åbn dialogboksen Formater Celler > Brugerdefineret. Genvej! CTRL + 1 Åbn dialogboks Formater celler 169

170 AVANCERET FORMATERING Opbygning af brugerdefineret format Et brugerdefineret format kan have op til fire sektioner af kode adskilt af semikolon. Disse kodesektioner definerer formatet for positive tal, negative tal, nulværdier og tekst i den nævnte rækkefølge. POSITIV ; NEGATIV ; NUL ; TEKST Hvis du vil angive farven for en sektion for formatet, skal du skrive navnet på en af følgende otte farver omgivet af firkantede parenteser i sektionen. Farvekoden skal være det første element i sektionen. [Sort] - [Grøn] - [Hvid] - [Blå] - [Lyslilla] - [Gul] - [Akvamarin] - [Rød] Retningslinjer for inkludering af tekst og tilføjelse af afstand Vis både tekst og tal. Hvis du vil have vist både tekst og tal i en celle, skal du omgive teksttegnene med anførselstegn (" "). Medtag tegnene i den relevante sektion af formatkoderne. Skriv f.eks. formatet kr. 0,00 "Overskud";kr. -0,00 "Underskud" for at få vist et positivt beløb som "kr. 125,74 Overskud" og et negativt beløb som "kr. -125,74 Underskud". Bemærk, at der er et mellemrum før både "Overskud" og "Underskud" i hver enkelt kodesektion. 170

171 Følgende tegn vises uden brug af anførselstegnene. $ Dollartegn + Plustegn ( Venstre parentes : Kolon ^ ' Circumflex accent (indsætningstegn) Apostrof { Venstre krøllet parentes < Mindre end-tegn = Lighedstegn - Minustegn / Skråstreg ) Højre parentes! Udråbstegn & &-tegn ~ Tilde } Højre krøllet parentes > Større end-tegn Mellemrum AVANCERET FORMATERING 171

172 AVANCERET FORMATERING Symboler Du kan oprette brugerdefinerede tal, tekst, dato- og klokkeslætsformater ved at anvende følgende symboler: Symbol Beskrivelse, Decimalseparator.. Tusindtalsseparator. 0 Cifferpladsholder. Viser et ciffer eller 0. # Cifferpladsholder. Viser et ciffer eller Tekst fra cellen d Dag i måneden i et eller to numeriske cifre (1 til 31). dd Dag i måneden i to numeriske cifre (01 til 31). ddd dddd De første tre bogstaver i måneden (Man til Søn). Ugedagens fulde navn (Mandag til Søndag). m Måned i året i et eller to numeriske cifre (1 til 12). mm Måned i året i to numeriske cifre (01 til 12). mmm mmmm De første tre bogstaver i måneden (jan til dec). Månedens fulde navn (januar til december). åå De sidste to cifre i året (01 til 99). åååå Det fulde år (0100 til 9999). t Time i et eller to cifre (0 til 23). tt Time i to cifre (00 til 23). [t] Timer fortløbende m Minut i et eller to cifre (0 til 59). mm Minut i to cifre (00 til 59). [m] Minutter fortløbende s Sekund i et eller to cifre (0 til 59). ss Sekund i to cifre (00 til 59). [s] Sekunder fortløbende Eksempler: Brugerdefineret format Viser [Blå] Kroner #.##0,00 Kroner 5.120,00 ddd, d. mmm, åååå fr, 19. okt, 2012 dd. mmmm, åååå 19. oktober,

173 AVANCERET FORMATERING Eksempel på et brugerdefineret format med fire kodesektioner TIP! Hvis du vil oprette et brugerdefineret talformat, kan det anbefales, at du starte med at vælge et af de indbyggede talformater som udgangspunkt. Du kan derefter ændre en af kodesektionerne i dette format for at oprette dit eget brugerdefinerede talformat. 173

174 OVERBLIK OG NAVIGATION OVERBLIK OG NAVIGATION Grupper og dispositioner Ønsker du at skjule og vise rækker og/eller kolonner på en nem og dynamisk måde kan du gøre dette med Grupper og Dispositioner. I eksemplet nedenfor vises, hvordan de tre kolonner B, C og D grupperes. 1. Markér først kolonnerne B, C og D 2. Vælg Data > Disposition > Grupper 3. De tre kolonner er nu grupperet. Der vises to dispositionsniveauer lige over kolonneoverskrifterne 4. Klik på det lille minussymbol eller de to niveauer (1 eller 2) for at skjule/vise de tre kolonner 174

175 OVERBLIK OG NAVIGATION Automatiske grupperinger af rækker og kolonner Excel kan i visse tilfælde også automatisk gruppere rækker og/eller kolonner i regnearket. Dette kræver, at der er beregninger og totaler i nogle af cellerne. 1. Placér markøren et sted midt i opstillingen med formler Formler 2. Vælg Data > Disposition > Grupper > Autodisposition 3. Rækker og kolonner er nu automatisk blevet grupperet med dispositionsniveauer både række- og kolonnevis Du fjerne nemmest en gruppering igen via Data > Disposition > Opdel gruppe > Ryd disposition 175

176 OVERBLIK OG NAVIGATION Navigation i regneark ved hjælp af Hyperlink Et hyperlink er en kæde fra et regneark, der åbner et andet regneark eller fil, når du klikker på det. Destinationen er ofte en anden webside, men det kan også være andet ark inden for samme projektmappe. Selve hyperlinket kan være tekst eller et billede. Oprette et hyperlink til en bestemt placering i en projektmappe Hvis du vil oprette en kæde til et sted i den aktuelle projektmappe eller en anden projektmappe, kan du enten angive et navn for destinationscellerne eller bruge en cellereference. Sådan navngives en celle eller et celleområde: 1. Klik på den celle, hvor du vil oprette et hyperlink 2. Vælg Indsæt > Kæder > Hyperlink 3. a) I dialogboksen Indsæt hyperlink via området Eksisterende fil eller webside kan du enten vælge en anden fil eller en URL adresse til en hjemmeside. 176

177 OVERBLIK OG NAVIGATION 3. b) I dialogboksen Indsæt hyperlink via området En placering i dette dokument kan du enten vælge en cellereference eller et defineret navn 4. I feltet Tekst, der skal vises angives det navn, som ønskes vist i regnearket og som brugeren skal klikke på 5. Klik OK Når du klikker på hyperlinket navigerer du automatisk til den valgte destination TIP! Hvis du vil have vist nyttige oplysninger, når du placerer markøren på hyperlinket, skal du klikke på Skærmtip, indtaste den ønskede tekst i boksen Skærmtiptekst. 177

178 OVERBLIK OG NAVIGATION Arkindstillinger Udarbejder du regneark, som andre skal bruge, kan det til tider være både praktisk og se pænere ud, når du skjuler gitterlinjer, overskrifter og formellinjen. Regneark med gitterlinjer, overskrifter og formellinjen vist Du kan skjule disse arkindstillinger via fanen Vis. Regneark UDEN gitterlinjer, overskrifter og formellinjen vist 178

179 DIAGRAMMER DIAGRAMMER Vælg den rigtige diagramtype Hvis du vælger den mest effektive diagramtype, bliver dine data tydeligere, mere effektfulde og mere informative. Excel indeholder mange forskellige diagramtyper og enkle metoder til at vælge mellem dem og få vist eksempler. Når der er så mange forskellige diagramtyper, hvordan ved du så, hvilken der passer bedst til dig? Husk, at det gælder om at få budskabet formidlet på den mest effektive måde. Forskellige diagramtyper kan frembringe forskellige budskaber om de samme data. Det er lige som med flere versioner af den samme historie. Når du vælger en diagramtype, kan det ofte betale sig at vælge et simpelt diagram, så dit budskab kommer tydeligt igennem. TIP! En god tommelfingerregel er, at andre maksimalt må bruge 10 sekunder på at få et overblik over dit diagram. Søjlediagram Et søjlediagram er normalt velegnet til direkte sammenligning mellem værdier. Hvis du vil sammenligne værdier side om side, er søjlediagrammet det bedste valg. 179

180 DIAGRAMMER Stablet søjlediagram Hvad, hvis du vil sammenligne bidragene til det samlede salg i stedet for blot de rene tal? Du kan se de samme data fra en anden synsvinkel ved at oprette en anden type diagram, et stablet søjlediagram. I et stablet søjlediagram sammenlignes forskellige værdiers bidrag til den samlede værdi, vist enten som enheder eller procentdele. Cirkeldiagram Et cirkeldiagram kan kun vise ét sæt værdier. Et cirkeldiagram er beregnet til at vise sammenligninger inden for et enkelt sæt af værdier og til at illustrere, hvordan delene bidrager til helheden. Det er en ideel diagramtype, når du vil vise hver enkelt måneds bidrag til et samlet salgstal for kvartalet. 180

181 DIAGRAMMER Kurve diagram Et kurvediagram er velegnet til at illustrere ændringer og tendenser hen over tiden. Kurvediagrammer er velegnede til at vise tidslige tendenser i driftstal som f.eks. salg, indtjening og fortjeneste. Brug et kurvediagram, hvis du vil vise datoer nederst i diagrammet, så tidslige udviklinger bliver umiddelbart synlige. Kurvediagrammer indeholder normalt kun ét sæt tal, der vises på den lodrette akse. Kombinationsdiagram Du kan bruge to diagramtyper i ét diagram for at oprette et kombinationsdiagram. Et eksempel på et kombinationsdiagram er et søjlediagram og et kurvediagram, der benyttes sammen. Nogle gange er én diagramtype bedst til en del af dine data, mens en anden diagramtype er bedre til resten af dataene. Du behøver ikke at vælge den ene eller den anden, for med Excel kan du kombinere to eller flere typer i et enkelt diagram. 181

182 DIAGRAMMER Områdediagram Data, der er arrangeret i kolonner eller rækker, kan afbildes i et områdediagram. Områdediagrammer fremhæver størrelsen af ændringer over tid, og de kan bruges til at henlede opmærksomheden på totalværdien på tværs af en tendens. Et eksempel er data, der repræsenterer indtjening hen over tid, som kan afbildes i et områdediagram for at fremhæve den totale indtjening. Når summen af de afbildede værdier vises, viser et områdediagram også forholdet mellem et udsnit og helheden. 182

183 DIAGRAMMER XY-(punkt) diagrammer Data, der er arrangeret i kolonner eller rækker i et regneark, kan afbildes i et xy- (punkt)diagram. Punktdiagrammer viser enten forholdet mellem numeriske værdier i flere dataserier eller afbilder to grupper tal som én serie af xy-koordinater. Et punktdiagram har to værdiakser, og det viser et sæt numeriske data langs den vandrette akse (x-aksen) og et andet sæt langs den lodrette akse (y-aksen). Det kombinerer disse værdier til enkelte datapunkter og viser dem i uregelmæssige intervaller eller klynger. Punktdiagrammer bruges normalt til visning og sammenligning af numeriske data, f.eks. videnskabelige eller statistiske data eller beregningsresultater. 183

184 DIAGRAMMER Grundfladediagrammer Data, der er arrangeret i kolonner eller rækker i et regneark, kan afbildes i et grundfladediagram. Et grundfladediagram er nyttigt, hvis du vil finde optimale kombinationer mellem to datasæt. Ligesom på et topografisk kort angiver farver og mønstre områder, der tilhører de samme værdiintervaller. Du kan bruge et grundfladediagram, når både kategorier og dataserier er numeriske værdier. 184

185 DIAGRAMMER Aktiediagrammer Data, der er arrangeret i kolonner eller rækker i et regneark, kan afbildes i et aktiediagram. Som navnet antyder, bruges et aktiediagram oftest til at illustrere udsving i aktiekurser. Diagrammet kan dog også bruges til videnskabelige data. Du kan f.eks. bruge et aktiediagram til at vise udsvingene i dags- eller årstemperaturer. Det er meget vigtigt, hvordan data til aktiediagrammer er organiseret i regnearket. Hvis du f.eks. vil oprette et simpelt høj-lav-slut-aktiediagram, skal du arrangere data med høj, lav og slut indtastet som kolonneoverskrifter (i den angivne rækkefølge). 185

186 DIAGRAMMER Kransediagrammer Data, der kun er arrangeret i kolonner eller rækker i et regneark, kan afbildes i et kransediagram. Ligesom et cirkeldiagram viser et kransediagram deles relation til en helhed, men det kan indeholde mere end én dataserie. Bemærk! Kransediagrammer er ikke lette at læse. Du kan overveje at bruge et stablet søjlediagram eller et stablet liggende søjlediagram i stedet for. 186

187 DIAGRAMMER Boblediagram Data, der er arrangeret i kolonner i et regneark, således at x-værdier er angivet i den første kolonne, og de tilhørende y-værdier og boblestørrelser er angivet i de tilstødende kolonner, kan afbildes i et boblediagram. Du kan f.eks. organisere dine data som vist i det følgende eksempel. Radardiagrammer Data, der er arrangeret i kolonner eller rækker i et regneark, kan være afbildet i et radardiagram. Radardiagrammer sammenligninger aggregerede værdier af flere dataserier. 187

188 DIAGRAMMER Oprette et diagram Når du har markeret dine kildedata kan du vælge den ønskede diagramtype via Indsæt > Diagrammer. Du skal først vælge diagramtypen og derefter undertypen. Anbefalede diagrammer (Nyhed) Du kan også få Excel til at anbefale et eller flere diagrammer, som passer bedst til dine data. Anbefalede diagrammer er en ny funktion i Excel

189 DIAGRAMMER Redigere dataområdet Når diagrammet er oprettet kan du ændre diagramdataområdet ved at trække i det blå området. Denne markør udvider eller formindsker diagramdataområdet Denne markør flytter diagramdataområdet Diagramværktøjer Når diagrammet er oprettet vises automatisk en ekstra fane, DIAGRAMVÆRKTØJER, som indeholder en masse muligheder for at ændre diagrammet med hensyn til farver, detaljer, indstillinger mm. 189

190 DIAGRAMMER Opgave: Opret diagram Opgaver.xlsx "Diagram kildedata" I denne opgave skal du opgave skal du oprette og tilpasse nogle forskellige diagrammer ud fra det samme kildedataområde. Opgaven forsættes på de næste sider 190

191 1A. - Opret et søjlediagram over salget for januar for alle seks sælgere. DIAGRAMMER 1B - Redigér diagramdataområdet til at vises salget for sælgeren Ole for alle måneder Opgaven forsættes på de næste sider 191

192 DIAGRAMMER 1C. - Redigér diagramdataområdet til at vises salget for sælgerne Ole og Peter for Marts måned. 1D - Redigér diagramdataområdet til at vises totalsalget for sælgerne Henrik, Lars og Kasper. 192

193 DIAGRAMMER Vejledende løsning: Opret diagram Når du har markeret dine kildedata kan du vælge den ønskede diagramtype via Indsæt > Diagrammer. Du skal først vælge diagramtypen og derefter undertypen. Når diagrammet er oprettet kan du ændre diagramdataområdet ved at trække i det blå området. Denne markør udvider eller formindsker diagramdataområdet Denne markør flytter diagramdataområdet 193

194 DIAGRAMMERVÆRKTØJER DIAGRAMMERVÆRKTØJER Om Diagramværktøjer Når diagrammet er oprettet vises automatisk en ekstra fane, Diagramværktøjer, som indeholder en masse muligheder for at ændre diagrammet med hensyn til farver, detaljer, indstillinger, filtreringer mm. TIP! Husk, at fanen Diagramværktøjer kun vises, når du har markeret diagrammet. 194

195 DIAGRAMMERVÆRKTØJER Diagramværktøjer fanen Design Fanen Design indeholder følgende muligheder: Diagramlayout Diagramtypografier Vælg data Skift række/kolonne Skift diagramtype Flyt diagram Sorter 195

196 DIAGRAMMERVÆRKTØJER Diagramværktøjer fanen Layout Fanen Layout indeholder følgende muligheder: Formater aktuel markering Indsæt billede, figurer og tekstboks Figurtypografier WordArt-typografier Arranger Størrelse 196

197 DIAGRAMMERVÆRKTØJER Diagramknapper Ved diagrammet har man fra version 2010 mulighed for at styre følgende: Diagramelementer Diagramtypografier Datafilter 197

198 DIAGRAMMERVÆRKTØJER Diagrammets dele Et diagram består af en række forskellige dele. Alle disse forskellige dele kan redigeres og formateres. Hvis du vil ændre på en del i diagrammet skal du starte med at markerede denne del. Det kan du gøre enten ved at klikke på den pågældende del i selve diagrammet eller ved at vælge delen via Diagramværktøjer > Format > Aktuelt markering. Når delen er markeret vælges Formater markering. Nedenfor er vist de forskellige dele for et almindeligt søjlediagram. Afbildningsområde Diagramtitel Dataetiketter Diagramområde Gitterlinjer Forklaring Vandret (Kategori) akse Lodret (Værdi) akse Serie 198

199 DIAGRAMMERVÆRKTØJER Formater diagramdel Når du har markeret en diagramdel, f.eks. den lodrette (kategori) akse, og valgt Formater akse, vises en dialogboks med en masse muligheder og indstillinger til lige præcis formatering og redigering af den lodrette akse. 199

200 DIAGRAMMERVÆRKTØJER Ekstra opgave: Sekundær akse Opgaver.xlsx "Sekundær akse" Opret et kurvediagram over salg og kunde fordelt på måneder. Afbild serien Kundebesøg på en Sekundær akse. Sekundær akse 200

201 DIAGRAMMERVÆRKTØJER Vejledende løsning: Sekundær akse Via fanen Formater vælges Serie "Kundebesøg" og derefter Formater markering. I dialogboksen Formater dataserie vælges Sekundær akse. 201

202 F-TEST OG T-TEST F-TEST OG T-TEST Hvis du skal arbejde med analysemetoderne F-test og T-test kan du klikke på linket og få en videoinsturktion på YouTube: 202

203 TILLÆG - GENVEJSTASTER TILLÆG - GENVEJSTASTER Tastetip Med tastetip kan du hurtigt anvende en kommando ved at trykke på nogle få taster, uanset hvor i programmet du er. Tryk ALT, og tastetip vises over hver funktion, der er tilgængelig i den aktuelle visning. Tryk ALT for at aktivere tastetip 203