HAT - Afrapportering fase 2 Celle- & Vævsprøver

Transkript

1 HAT - Afrapportering fase 2 Celle- & Vævsprøver

2 Indhold 1) Introduktion... 2 Pilottest... 2 Behov og krav identificeret i fase ) Beskrivelse af pilottesten: hvad er testet, hvordan?... 3 Hvad... 3 Hvordan... 3 Forbehold ) Læring fra pilottest... 5 Relevans af Spotware... 5 Krav til fremtidig løsning... 6 Implementering

3 1) Introduktion Denne rapport er en opsummering, af erfaringerne fra den pilottest der er afviklet i forbindelse med Healthcare Asset Tracking projektet i perioden Rapporten er udarbejdet af Jesper Jønsson fra Idéklinikken samt Innovationskonsulent Rikke Bastholm fra INNOBA, på baggrund af de erfaringer der er opnået undervejs i testen, samt ved det afsluttende interview med Mette B. Ringgaard og Helle S. Lanner fra Patologisk Institut d Formålet med pilottesten kan overordnet opdeles efter de to hovedinteressenter i projektet: Munin Spot Technology At teste Munin Spot Technologys intelligente logistikløsning, Spotware, samt få feedback fra brugerne m.h.t. funktionalitet og brugergrænseflade. Patologisk institut, Aalborg Universitetshospital At få testet hvilken værdi det ville give, at kunne spore de mange prøver der hver dag indleveres til undersøgelse på Patologisk Institut. Pilottest Der er gennemført en pilottest på de 2 varegrupper på Aalborg Universitetshospital. At der er tale om en pilottest og ikke en egentlig implementering har indebåret en række valg: Der er kun sat et begrænset antal scannere op på hospitalet, hvilket betyder, at der ikke er fuld dækning i pilottestperioden. En fuld dækning med fuld sporing på hele hospitalet vil kræve en implementering med flere scannere. IT-integration er valgt fra. Det er muligt at integrere Spotware med andre systemer. I pilottesten har man dog valgt ikke at gøre dette, da det ville være betydelig mere tidskrævende og omstændigt end at køre et hurtig tidsbegrænset forløb. Scannere er placeret ved strømstik, da der er valgt et mobilt setup, som hurtigt kan sættes op og tages ned. Det betyder, at der er begrænsninger i piloten ift. placering af scannere. Valget er truffet, fordi en mere stationær løsning ville være mere tidskrævende og omstændig. Ikke alle varer i en varegruppe er tag ede. Det er valgt at foretage en pilottest på en udvalgt gruppe varer, som økonomisk og tidsmæssig er realistisk at spore i en pilottest. Disse valg har naturligvis nogle konsekvenser for brugeroplevelsen. Der skal derfor skelnes, når brugerfeedback vurderes, mellem virkeligheden i en pilottestopsætning og hvad virkeligheden ville være i en egentlig implementering. Behov og krav identificeret i fase 1. I fase 1 blev der identificeret en rækker udfordringer i forbindelse med prøvehåndteringen mellem afdelingerne på AAUH og Patologisk Institut: Patologisk oplever fra tid til anden, at der i et prøvesæt mangler del-prøver. Der bruges p.t. meget tid på Patologisk til at udrede, hvor manglende prøver befinder sig. Det sker, at prøver forsinkes, fordi de midlertidigt overses i depotrum eller forsvinder under transport. Tidspunkter for den løbende afhentning af prøver fra afdelinger passer ikke altid med den enkelte afdelings behov. Prøvesvar forsinkes unødigt, når der mangler delprøver. Det vil i denne rapport blive beskrevet, hvorledes en intelligent sporingsløsning vil kunne afhjælpe ovenstående. En uddybet beskrivelse af udfordringerne samt yderligere brugerbehov kan ses i den samlede rapport fra fase 1, som kan findes her 2

4 2) Beskrivelse af pilottesten: hvad er testet, hvordan? Hvad Pilottesten er blevet afviklet i samarbejde med hhv. Hæmatologisk og Lungemedicinsk Ambulatorium, da disse to afdelinger har et kontinuerligt flow af vigtige prøver, hvor der i nogle tilfælde (f.eks. kræftpakkeforløb) ønskes så korte svartider som muligt. Om de to medvirkende afdelinger: Hæmatologisk ambulatorium Ambulatorium varetager udover almindelige kontroller ordination af kemokurer samt forundersøgelser. Der laves forskellige undersøgelser (bl.a. knoglemarvsundersøgelser og lumbalpunktur), udleveres medicin efter ordination, samt gives forskellige behandlinger inden for den daglige åbningstid, og hvor der ikke er behov for efterfølgende observation. Det kan blandt andet være kemobehandling, blodtransfusioner og injektioner. Pilottesten har fokuseret på prøver fra knoglemarvsstuerne. Lungemedicinsk ambulatorium Ambulatoriet er opdelt i flere dele herunder KOL-ambulatoriet, allergiambulatoriet, reservelægeambulatoriet og bronkieektasiambulatoriet. I ambulatoriet følges allerede udredte patienter med f.eks. KOL eller astma, der laves undersøgelser af nyhenviste patienter og desuden kontrolleres patienter, der er blevet udredt og behandlet for kræft. Testen har fokuseret på kræftrelaterede rutine og pakkeforløbsprøver. Ønsket har været at få viden om følgende områder: Samlet tid fra prøvetagning til modtagelse. Del-tider tider mellem de forskellige checkpoints. Prøvens gang gennem huset. Hvor befinder prøven sig på et givet tidspunkt sporing i forbindelse med bortkomst. På hvilke områder funktionalitet og brugerinterface bør tilrettes for at gøre Spotware mere brugervenlig og værdiskabende. Hvordan Den praktiske organisering omkring testen forklares bedst ved hjælp af en forløbsbeskrivelse: 1. Prøven/-erne tages og registreres i rekvisitionsprogrammet PatoWeb. 2. I kommentarfeltet scannes stregkoden på taggen, således at den er knyttet til det specifikke prøvesæt. 3. Prøve/-r samt tag pakkes i en konvolut, således at det hele er samlet. 4. Konvolutten afleveres i den sorte plastkasse som afhentes af piccolinen. 5. Piccolinen henter kassen og bringer den gennem huset til depotet. 6. Taxachaufføren henter kassen i depotet. 7. Kassen med prøver køres til Patologisk institut, hvor den afleveres i modtagelsen. 8. Modtagelsen tager prøverne ud af kassen, og registrere prøverne i det interne system. 9. Tags fra de forskellige prøvesæt samles, og sendes retur til afdelingerne med intern post. Selvom at prøverne kommer retur til afdelingen og bruges til et nyt prøvesæt, foregår behandlingen af prøverne så hurtigt, at det ikke var muligt at lave en dobbelt registrering, hvor samme tag følger to forskellige aktive prøvesæt. 3

5 Forbehold I forbindelse med testen har der været en række faktorer, som har haft indflydelse på det endelige udbytte af forløbet: Patologisk Institut har haft meget travlt i testperioden, og derfor ikke haft tid til at bruge systemet ret meget. Dette har betydet, at brugerne ikke har kunnet give den samme feedback omkring funktionalitet og brugerinterface som ønsket. Det var vanskeligt for brugerne hos Patologisk Institut at forstå brugernterfacet på hvilket gjorde det svært for dem at trække de relevante analyser. Dette har ligeledes bidraget til at systemet ikke er blevet brugt i det ønskede omfang. Der manglede i pilotopsætningen scannere til at kunne følge prøverne detaljeret undervejs (dette var forudsætningen for pilottesten men begrænsede altså også brugen). Samtidig har det, grundet hospitalets EMC regler, ikke været muligt at opstille en scanner i selve prøvedepotet. Modtagelsen, som vil skulle bruge systemet til at finde bortkomne/glemte prøver, har ikke haft adgang til systemet, og derfor ikke haft mulighed for at bruge det. Det blev indledningsvist vurderet, at kun afdelingens to ledere samt en IT superbruger skulle have adgang. Det har altså ikke været muligt at få direkte feedback på, hvorledes løsningen ville fungere for modtagelsen f.eks. i forbindelse med at genfinde forsvundne prøver. Patologisk har foretaget nogle stikprøver i systemet. På mødet blev der med hjælp fra Munin Spot Technology trukket yderligere data ud af systemet. Disse informationer gav interessante nye oplysninger om, hvordan prøverne bevæger sig. 4

6 3) Læring fra pilottest Relevans af Spotware En intelligent sporingsløsning som Munin Spot Technologys Spotware har uden tvivl et stort potentiale inden for sygehusvæsnet, og specielt i logistiksammenhænge giver det god mening. For Patologisk Institut vil et system som Spotware med fordel kunne anvendes som et analyse- og processtyringsredskab, for at sikre større sikkerhed og stabilitet i håndteringen af prøver, og dermed højere kvalitet for patienterne. Nedenfor ses et par eksempler på hvor pilottesten har leveret værdifuld information omkring håndteringen af prøver til Patologisk Institut, samt hvilket muligheder et sporingssystem ville give i den enkelte situation: Forsinkede prøver Pilottesten har vist at enkelte prøver ikke afhentes på afdelingerne som de burde. De opbevares der i mod i et køleskab over en længere periode (op til 5 døgn) inden de sendes til modtagelsen på Patologisk Institut. Det viser umiddelbart, at der til tider er huller i transportlogistikken, med den konsekvens at prøvesvarerne er væsentligt forsinkede. Sker dette i forbindelse med en prøve i for eksempel et kræftpakkeforløb, ville det være yderst uheldigt, og en væsentlig reduktion i kvaliteten for patienten. Muligheden med Spotware Med spotware er det muligt at indlægge såkaldte events, som i tilfælde af ophold på samme lokation i mere end f.eks. 12 timer, afgiver en alarm og gør personalet opmærksom på problemet. Dermed minimeres risikoen for forsinkede prøvesvar som følge af fejl i logistikken. Manglende konsekvens i arbejdsgange Gennem pilottesten har det ligeledes været tydeligt, at arbejdsgangene omkring transporten mellem afdelingerne og Patologisk Institut ikke altid er helt som beskrevet i undersøgelserne i fase 1. Muligheden med Spotware Spotware giver vha. registreringerne, mulighed for at få et indblik i de work flows der relaterer sig til transporten af prøverne. Dette kan med fordel bruges i forbindelse med forbedringer og en dialog omkring det mest hensigtsmæssige transport flow. Manglende præcisering af fejlkilde Det kan være svært at vide præcis, hvor fejlen er opstået, hvis et prøvesvar er forsinket. I nogle tilfælde finder man frem til, at prøven slet ikke er ankommet men hvor er den så? Mulighed med Spotware Med registreringen af prøverne på forskellige fysiske placeringer, er det muligt for Patologisk Institut, at dokumentere eget tidsforbrug i den samlede svartid, samt at pinpoint hvor en eventuel fejl er opstået. Samtidig er det muligt at lokalisere eventuelt bortkomne prøver, således at det administrative detektivarbejde begrænses til et minimum. 5

7 Krav til fremtidig løsning Herunder ses en række af de kommentarer som brugerne fra Patologisk Institut kom med på mødet d Grundet den manglende brug af systemet, blev feedbacken ikke helt så uddybende som ønsket, men der fremkom dog en række helt konkrete ønsker/forslag til ændringer. Nedenstående kan altså bruges som input ved udarbejdelsen af kravspecifikationen til en fremtidig løsning. Kommentarerne er opdelt i hhv. funktionalitet og brugerinterface. Funktionalitet Sporing på alle prøver Det er nødvendigt at undersøge nærmere, hvilke andre prøveformer der er, da målet må være, at alle prøver bliver tagget på samme måde. Stregkode tags Det er væsentligt at de tags, der skal bruges kan inkorporeres i en stregkode eller lignende, således at hver enkelt prøve er mærket. Og da nogle af prøverne er små plastrør, må taggen ikke fylde ret meget. Desuden skal taggen kunne bortskaffes efterfølgende. Passiv eller aktiv tag? Det er yderst vigtigt, at taggen kun er aktiv, når den er på vej fra afdelingen til Patologisk Institut, da det i pilottesten skabte en del forvirring, at taggen var aktiv hele tiden og derfor generede en del unødige registreringer. Hvis der bruges en engangs stregkodetag skulle problemerne med forvirrende flows gerne være løst. Events/alarmer Det skal være muligt at få en advarsel, hvis en prøve f.eks. har ligget mere end 15 timer det samme sted. Evt. integration med portørernes mobilløsning Det ville være en fordel hvis systemet kunne integreres med portørernes nye logistiksystem, så de får besked, når prøven har ligget mere end 15 timer. Flere og bedre placerede scannere Det er nødvendigt at opstille flere scannere og på mere strategiske steder, således at det er muligt at følge prøverne selvom, at de afviger fra den normale rute. Brugerinterface Med hensyn til brugerinterfacet på server.muninspot.com er der et generelt ønske om simplificering og bedre overblik. Der er kun brug for detaljerede visninger i tilfældet af, at der opstår fejl eller uregelmæssigheder i flowet. Fejl skal ligge øverst Advarsler/alarmer og alarmer på prøver som har ligget mere end f.eks. 15 timer, skal ligge øverst og være tydelige for brugeren, da disse kræver handling med det samme. Mere intuitiv søgning Det skal være mere enkelt at søge i systemet, således at man hurtigt kan finde frem til eventuelle fejl. Afsendelses- og modtagelsestidspunkt er vigtigst Forsiden skal kun vise afsendelses- og modtagelsestidspunkt og ikke splittiderne på ruten da dette blot er forvirrende. Det skal dog være muligt at folde det enkelte forløb ud, således at det er muligt at få det fulde overblik. 6

8 Kun visning af de nødvendige linjer I den testede version viste systemet rigtig mange linjer ad gangen, hvilket forvirrede brugerne. Umiddelbart skal der vises et mere simpelt billede. Grafisk overblik Et grafisk overblik over hvor de enkelte prøver befinder sig på ruten kunne være en fordel for modtagelsen på Patologisk Institut, da det ville give et overblik over, hvad der kommer ind hvornår. Samtidig ville det være nemt at lokalisere eventuelt bortkomne prøver. Implementering Som tidligere nævnt, er der ingen tvivl om at intelligent sporing rummer et stort potentiale inden for hospitalsverden, også når det gælder håndtering af celle- og vævsprøver. Den største værdi er umiddelbart muligheden for at opdage fejl inden at de opstår, og dermed sikre langt større kvalitet og sikkerhed for patienterne. Pilottesten har tydeliggjort dette, ved at kunne dokumentere at hele 29 prøver i perioden befandt sig mere end 12 timer i et skyllerum, og at 8 af de 29 var der mellem 2-5 døgn. For patienter i et kræftpakkeforløb kan 5 dages ventetid på prøvesvar have meget alvorlige konsekvenser, og er derfor helt uacceptabelt. Et intelligent sporingssystem med indbyggede advarsler vil kunne forhindre dette. Selvom at HAT projektet har tydeliggjort og dokumenteret en række fordele ved at implementere et sporingssystem på celle- og vævsprøver, er der stadig mange udfordringer, som endnu ikke er afdækket. De tags der er anvendt i pilottesten ville ikke være hensigtsmæssige at bruge i en fremtidig løsning, da de er for store til at det er muligt at spore hver enkelt prøve. Desuden er der ikke mulighed for at tænde og slukke dem efter behov. Et passende alternativ til de anvendte tags vil skulle findes til en fremtidig løsning. Som analyseværktøj har Spotware vist sig meget brugbar. Få måneders midlertidig opsætning af løsningen har givet værdifulde informationer og dokumentation af uhensigtsmæssigheder og potentielle forbedringspunkter i arbejdsgange. 7