Referat. MED sektorudvalg, børn og familieområdet Mødetid: 7. juni 2016kl. 12:00 Mødested: E.3.16 Sekretariat: Sekretariatet

Transkript

1 Møde: MED sektorudvalg, børn og familieområdet Mødetid: 7. juni 2016kl. 12:00 Mødested: E.3.16 Sekretariat: Sekretariatet Fraværende: Henrik Jensen og Lars Olsen

2 Side 2 af 13 Pkt. Overskrift Side 1 Godkendelse af dagsorden og godkendelse af referat fra møde d. 8. april Godkendelse af forretningsorden 9 3 Årshjul. Årlig drøftelse af sundhed og trivsel 10 4 Gensidig orientering fra forvaltningen og de enkelte afdelinger 12 5 Arbejdsmiljø, sygefravær og trivsel 13 6 Økonomi og budget 14 7 Eventuelt 15

3 Side 3 af 13 Indkaldelse Bjarne Dalum Birgit Holm Foged Henrik Andreas Jensen Hella Spandet Gitte From Hindborg Irma Ilsø W. Hansen Sylvia Mortensen Morten Strange Suna Victoria Hansen Unn Hammer Johansen Ann Hermansen Hanne Willemoes Knudsen Henrik Jensen Jette Juul Lars Olsen

4 Side 4 af Godkendelse af dagsorden og godkendelse af referat fra møde d. 8. april et blev godkendt. Det aftales, at der fremadrettet skal være et større fokus på til referatet at få noteret eksempelvis navne på deltagere i arbejdsgrupper, der nedsættes af Sektor-MED, da der ellers er risiko for, at det smutter.

5 Side 5 af Godkendelse af forretningsorden. Punktet blev drøftet. Af forretningsordenen skal det fremgå, at datoer for udvalgets møder aftales for et kalenderår ad gangen. Hanne Willemoes fortalte, at Randers Krisecenter har "Evaluering af mødet" på som fast punkt på deres personalemøde med MED-status. Møderne afsluttes med en kort og hurtig runde, hvor hver enkelt mødedeltager forholder sig til følgende: Hvad har været godt i dag? Er der noget, som jeg ville have ønsket var anderledes? og i så fald hvilket? Hvad kunne jeg have gjort anderledes og hvad kunne jeg tænke mig, at andre havde gjort anderledes? Efter den fælles temadag, som planlægges afholdt i løbet af efteråret, kan det være en drøftelse værd, om der er mere værdi i, at udvalgsmødet varer en time længere i stedet for de nuværende formøder for B-siden. Forretningsordenen blev godkendt. Det blev aftalt, at der kan indarbejdes rettelser til den efter temadagen i efteråret. Der er indkaldt til møde i arbejdsgruppen, der består af Ann Hermansen, Hanne Willemoes, Sylvia Mortensen og Irma Hansen.

6 Side 6 af Årshjul. Årlig drøftelse af sundhed og trivsel Vold og trusler,- herunder når man har fri Punktet blev drøftet. Nedenstående emner blev vendt: 1. Politik vedr. håndtering af vold og trusler - behov for revision i forbindelse med håndtering af risiko for vold og trusler udenfor arbejdstid. Arbejdsmiljøgruppen udarbejder udkast til godkendelse i Sektor-MED. 2. Kommende APV - på mødet til september skal vi tage stilling til nyt skema samt behovet for at supplere med et par ekstra spørgsmål gældende for vores område. Oplagt, at vi allerede nu går i tænkeboks. 3. Projektet "Mere tid og trivsel" - en status på, hvor de enkelte afdelinger er i arbejdet. Opfordring til, at kontakte kollegaer for inspiration ved behov. Følgende elementer blev drøftet som input til arbejdsmiljøgruppen i forbindelse med arbejdet med udkast til revideret politik for håndtering af vold og trusler: Hvordan spiller politikker og sektor-med sammen? Fokus på, at vi godkender en overordnet ramme, der lokalt skal implementeres under hensyntagen til de lokale rammer og vilkår. Det vil være fordelagtigt, om de skemaer, der bliver anvendt til anmeldelse af arbejdsskader og lignende er ens, uafhængigt af arbejdssted i Børn og Familie. På Randers Krisecenter er man opmærksom på, ikke at have fotos af private familiemedlemmer på kontoret, da det kan medvirke til at gøre sig selv unødigt sårbar. Som ansat i Børn og Familie skal man være ekstra påpasselig og beskytte sig selv, bl.a. på de sociale medier. Der var forslag om nedskrevne retningslinier for brug af de sociale medier, herunder en guideline ift. private sikkerhedsindstillinger på Facebook samt møde med borgere udenfor arbejdstid. Bl.a. frarådes det at være ven med familier/borgere på f.eks. Facebook. Flere gav udtryk for at det vil være rart med regler på området. Henrik Andreas Jensen er tovholder på udkast til fælles retningslinier, der med fordel kan indgå som et bilag til revideret politik for vold og trusler. Medarbejderne er selv ansvarlig for at sikre at der sker politianmeldelse, hvis de bliver forulempet udenfor arbejdstid, men kan naturligvis få hjælp fra arbejdspladsen. Hændelsen skal stadig indberettes som arbejdsskade. Vær opmærksom på muligheden for adressebeskyttelse.

7 Side 7 af 13 Bilag Vejledning til arbejdsgiverens pligter ved forebyggelse og håndtering af arbejdsrelateret vold og trusler udenfor arbejdstid

8 Side 8 af Gensidig orientering fra forvaltningen og de enkelte afdelinger Der arbejdes videre med ½ temadag for udvalget Punktet blev udskudt pga. tidsnød. Der er dog indkaldt til møde i arbejdsgruppen, der arbejder videre med planlægningen. Sektor-MED bliver orienteret via mail.

9 Side 9 af Arbejdsmiljø, sygefravær og trivsel. Punktet blev drøftet. Hver arbejdsplads skal lave en handleplan og status for at nedbringe sygefraværet. Tidligere blev fraværet opgjort i procent, nu opgøres i antal dage. Hvordan er processen for arbejdet og lykkes det at nedbringe sygefraværet? Og hvad er målet for yderligere nedbringelse af fraværet på hver enkelt arbejdsplads? Allerede indenfor de første 3 måneder efter start på mere tid og trivsel faldt sygefraværet en smule. Det tyder på, at alene fokus på området er med til at nedbringe fraværet. Hos PPR og på Randers Krisecenter er sygefraværet meget lavt. Hvad gør de for at nedbringe sygefraværet? Henrik Andreas Jensen pointerede, at det er vigtigt at arbejde med kulturforandring i stedet for udelukkende at fokusere på tallene for sygefravær. Tallene stresser medarbejderne. Det er vigtigt, at man går til sin leder og fortæller, hvis man ikke har det godt. Trivslen på arbejdspladsen skal være i fokus. Morten Strange fortalte at ung- og familieudførerområdet har indkøbt 2 infoskærme, hvor medarbejderne kan se udviklingen ift. sygefraværet på arbejdspladsen, gode citater, der skal skabe arbejdsglæde osv. Dette for vedvarende at have fokus på indsatsen. Det er vigtigt at de medarbejdere, der deltager i konferencer og arbejdsgrupper, bringer viden videre til de lokale sektor-udvalg eller personalemøder. Der skal laves en APV til efteråret. Sektor-MED skal være med til at kvalificere APV materialet på næste møde i september, hvor vi kan tilføje yderligere spørgsmål til APV'en. Bl.a. er det vigtigt, at der er mulighed for at vurdere samarbejdet både med teamleder og leder på området. Suna sidder i en arbejdsgruppe, som arbejder med APV materialet. Her arbejder de på mere specifikke spørgsmål til de forskellige faggrupper. Spørgsmålet om anonymitet i APV'en blev drøftet. Det er svært for ledelsen at handle på udsagn på den psykiske del i APV'en, når man svarer anonymt. Dette kan være problematisk i relation til mobning og uønsket seksuel opmærksomhed på arbejdspladsen.

10 Side 10 af Økonomi og budget. På konto 5 forventes et merforbrug i 2016 på mio. kr. Formanden orienterede om, at den udarbejdede Handlingsplan for at opnå balance i forbruget i forhold til budgettet, nu er vedtaget i Byrådet den 6. juni. Handleplanen er en beskrivelse af, hvordan det teknisk set kan lade sig gøre at nedbringe forbruget, men det fremgår også, at det er usikkert, hvorvidt målene kan nås. De enkelte initiativer gennemgås kort. Det er besluttet, at Egehøjvej skal lukke. Der vil blive gjort alt, hvad der er muligt for at sikre nye jobs til eventuelle overtallige medarbejdere. Først efter sommerferien bliver der taget stilling til, om der skal ske afskedigelser og i så fald hvor mange. Allerede nu bliver der set på åbninger andre steder i organisationen. Der foruden indføres der ny honoreringsmodel for aflønning af plejefamilier i alle sager. Det betyder, at plejefamilierne fremadrettet får den samme løn gennem hele anbringelsesperioden og ikke som hidtil falder i løn, i takt med at de løser opgaven. Den enkelte plejefamilieanbringelse vil i forbindelse med opfølgning blive vurderet og indplaceret i honoreringsmodellen på baggrund af en socialfaglig vurdering af barnets støttebehov. De øvrige initiativer i forhold til screening af sager vil så vidt muligt blive håndteret i forbindelse med den almindelige opfølgning i sagerne. Det kan dog ikke udelukkes, at der kan blive tale om ekstraordinære gennemgange af nogle sagstyper. I så fald vil dette blive tilrettelagt i samarbejde med medarbejderne fra både myndighed og udførerområderne. Det understreges, at medarbejderne skal fokusere på at gøre deres arbejde så godt som overhovedet muligt. At der skal være fokus på at lave gode undersøgelser, skarpe handleplaner med præcise mål og dernæst sikre, at der bliver fulgt løbende og rettidigt op på, om indsatserne tjener deres formål. Samtidigt skal vi fortsat styrke den økonomiske bevidsthed hos medarbejderne, da det er en del af opgaveløsningen, at det sikres at opgavernes løses omkostningseffektivt. Der var spørgsmål til om det kunne have været en idé at inddrage medarbejderne ift. den udarbejdede handleplan. Ann svarede at det er et strategisk valg hun har foretaget. Hun har villet skåne medarbejderne for unødige spekulationer og give dem arbejdsro.

11 Side 11 af Eventuelt. Hanne Willemoes synes det har været et aktivt møde. Der var ikke noget hun synes, der skulle have været anderledes. Ann bemærkede, at mødet har været mere aktivt end normalt. Suna gav udtryk for at vi kan bruge hende som kanal til hovedudvalget. Fremadrettet vil der være frokost når møderne startet kl. 12,00 Henrik Andreas foreslog, at næste møde holdes i de nye lokaler på Gl. Stationsvej.

12 Side 12 af 13 Samlet bilagsliste Bilag Vejledning til arbejdsgiverens pligter ved forebyggelse og håndtering af arbejdsrelateret vold og trusler udenfor arbejdstid

13 Side 13 af 13 Mødet afsluttet Kl.: [Skriv tidspunkt her]