ÅRSBERETNING 2013 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Odense

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2013 (bemærkninger til årsnøgletal) - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2014

2 2 1. Indledning kort præsentation af retten 2013 har været et godt år for retten i Odense. Vi har som i 2012 fortsat skullet tilpasse medarbejderstaben til de faldende lønbevillinger. Det har ført til en nedgang på 2 årsværk. Vores sagstilgang har i det væsentlige været uændret. Dette sammenholdt med en fokuseret indsats fra rettens medarbejdere har ført til endnu en stigning i rettens produktivitet, således at retten i Odense for så vidt angår produktivitet ligger i den absolutte top i kredsen af byretter. Det er lykkedes samtidigt hermed at forbedre vores resultater på en række andre områder. Således har der været en meget positiv udvikling i sagsbehandlingstiderne, der har kunnet fastholdes på 2012-niveauet og endda på flere sagsområder har kunnet forbedres. overholder således for langt de fleste områder de mål for god sagsbehandlingstid, som Domstolsstyrelsen har opstillet. På adskillige områder ligger vi på et meget højt niveau. Produktivitetsfremgangen falder også sammen med en meget positiv udvikling på sygefraværet, som i forhold til 2012 er forbedret og nu ligger på det gode niveau, som vi nåede i I løbet af året blev der gennemført to landsdækkende undersøgelser af Domstolsstyrelsen, som for begges vedkommende faldt positivt ud. Brugerundersøgelsen, der blev gennemført i sommeren 2013, viste, at byretterne som helhed og ikke mindst retten i Odense har særdeles tilfredse brugere for så vidt angår domstolenes kerneydelser, herunder håndteringen af retsmøderne og affattelsen af rettens afgørelser. Trivselsundersøgelsen, der blev foretaget i efteråret 2013, viste, at der generelt var en høj trivsel ved Danmarks Domstole, og at retten i Odense havde en meget høj trivsel. Som det også vil ses i det følgende, fik vi 2013 også tid til at foretage en målrettet indsats på at holde en god kvalitet i vores arbejde ved på afgrænsede områder at gøre en indsats. Også vores udadvendte virksomhed med at kommunikere i forhold til omverden har i 2013 båret frugt. Hvis du er interesseret i at læse mere om retten i Odense med flere detaljer og statistiske oplysninger om året, der gik, kan du fortsætte læsningen i det følgende afsnit, hvor vi viser resultaterne på følgende områder: 1. Effektivitet 2. Sagsbehandlingstider 3. Faglig kvalitet 4. Brugeroplevet kvalitet 5. Trivsel og motivation 6. Omdømme Hvis du alene er interesseret i en oversigt over resultaterne, henvises der til årsnøgletallene for 2013, der kan ses som bilag 1. I beretningens sidste afsnit 3 beskriver vi den indsats, vi har planlagt, og som i øvrigt vil fremgå af vores handlingsplan for 2014.

3 3 2. Resultater i 2013 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Sagsudviklingen fremgår af tabel 1. Som det ses, er der tale om et meget beskedent fald i den årlige sagstilgang, ca. 0,5 %. Det er straffesagerne og fogedsagerne, der tegner sig for de største fald, som næsten opvejes af den lille stigning i antallet af skiftesager og notarialforretninger. Med stort set uforandret sagstilgang og et fald på 2 årsværk har vi endnu engang oplevet en stigning i produktiviteten. I 2012 var stigningen markante 8 procentpoint til indeks 105,3. I 2013 en stigning på yderligere ca. 3 procentpoint til 108,4. Det bringer retten i Odense op til den absolutte top for produktivitet. Der er derfor lige som ved sidste års beretning grund til at rose embedets medarbejdere for en stor indsats, der har gjort det muligt med færre hænder ikke blot at fastholde en god sagsbehandlingstid i stort set alle afdelinger, men oven i købet at forbedre den. Det vil fremgå af det følgende afsnit om sagsbehandlingstiden. Tabel 1. Oversigt over antal sager ved retten i perioden VÆGTEDE SAGER - Afsluttede Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager 1) Notarialforretninger Samlet ) Vægtningen på tværs af sagstyper betyder, at antallet af vægtede sager inden for de enkelte sagområder ikke summer op til det samlede antal vægtede sager. Tabel 2. Indeks for rettens samlede produktivitet (gennemsnit 2011 = indeks 100). Alle byretter Resultater i 2013 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste Samlet produktivitet ved retten 105,3 108,4 99,4 103,0

4 4 Figur 1. Samlet produktivitetindeks for 2012 og 2013 (gennemsnit for byretterne 2011 = indeks 100) Tabel 3. Indeks for rettens samlede produktivitet på de enkelte sagsområder (gennemsnit 2011 = indeks 100). Retten i Odense Alle byretter Resultater i 2012 Produktivitet Gennemsnit 5. bedste Retssager samlet 108,9 112,0 98,9 105,6 -straffesager 114,6 111,6 103,2 111,8 -civile sager 91,8 104,1 90,4 103,2 Fogedsager 93,0 96,8 97,2 103,5 Skiftesager 119,4 115,3 109,3 123,8

5 Tabel 4. Rettens årsværksforbrug til ledelse, administration og hjælpefunktioner mv. Tinglysningsårværk er trukket rent ud inden beregningen. Alle byretter LedAdm mv. LedAdm mv. Årsværk %-del til LedAdm mv. Årsværk %-del til LedAdm mv Jurister 1,5 1,3 1,2 6,0% 5,7% 5,3% 40,3 35,5 36,4 8,8% 7,7% 8,1% Kontorfunktionærer 6,3 6,0 5,7 12,0% 12,7% 12,6% 174,5 164,7 155,3 18,0% 18,2% 18,1% % Elever 0,1 0,1 0,4 1,7% 5,0% 10,8% 15,6 13,2 15,7 16,0% 15,5% 18,2% Beskæftigelsesordning mv. 2,7 2,1 2,0 66,5% 79,9% 100,0% 28,3 23,8 23,0 43,1% 41,9% 46,9% Øvrigt personale 4,7 4,8 4,7 98,5% 99,9% 97,2% 85,2 80,1 74,8 84,8% 84,1% 81,3% Samlet for retten 15,1 14,3 14,0 17,0% 17,9% 18,0% 343,9 317,5 305,1 20,3% 19,8% 19,9% Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. Transport indgår under ledelse og administration mv. Tabel 5. Årsværksforbrug efter korrektion af uddata (ekskl. tinglysningsårsværk) - årsværk - - indeks Jurister 22,5 21, Kontorfunktionærer 47,2 45, Elever 2,6 4, Ansatte i beskæftigelsesordning mv. 2,6 2, Øvrigt personale 4,8 4, Samlet for retten 79,8 77, Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme.

6 6 Tabel 6. Rettens årsværksforbrug på de enkelte sagsområder i 2013 samt procent i forhold til samlet årsværksforbrug. Straf Civil Foged Skifte Notarial Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Årsværk % Jurister 8,5 39,0% 6,7 31,0% 2,8 13,0% 2,6 12,0% 0,0 0,0% Kontorfunktionærer 10,0 22,0% 7,9 17,0% 12,0 27,0% 8,8 19,0% 0,8 2,0% Elever 0,6 16,0% 0,8 21,0% 0,9 23,0% 1,1 29,0% 0,0 0,0% Beskæftigelsesordning mv. 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% Øvrigt personale 0,1 1,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% Samlet for retten 19,2 24,6% 15,4 19,8% 15,7 20,2% 12,5 16,0% 0,8 1,0% Note: Der arbejdes med afrundinger i tabellen, hvorfor mindre unøjagtigheder ved sammentællinger kan forekomme. 1) Procenten er beregnet i forhold til det samlede årsværksforbrug ved retten inkl. generel ledelse og administration, hvorfor der ikke kan summes op til 100 % for retten. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Inden for straffesagsområdet er der for domsmandssagerne, tilståelsessagerne og voldssagerne tale om pæn fremgang oven på 2012, der var et turbulent år med navnlig mange nævningesager. For nævningesagerne gælder, at samtlige nævningesager var afsluttet inden 6 måneder fra modtagelsen af anklageskrift. Når de ikke kunne afsluttes inden 4 måneder, var det fordi berammelsen skulle passe med (flere) forsvareres kalendere, ligesom én af sagerne strakte sig over 14 retsdage, hvoraf de første lå indenfor 4 måneder. Civilsagsområdet ligger i store træk pænt og stabilt inden for de opstillede mål. Vi konstaterer med tilfredshed, at forældreansvarssagerne nu lever op til det opstillede mål. Også fogedsagerne fortsætter den gode udvikling. Skifteretten er i det væsentlige i stand til at holde skansen.

7 7 Tabel 7. Rettens målopfyldelse i forhold til afgørelsestider i Straffesager Alle byretter Resultater i 2013 Målsætning for 2013 Resultat Gennemsnit 5. bedste Nævningesager 60 % under 4 mdr. 16,7% 41,7% 55,4% 100,0% 80 % under 6 mdr. 100,0% 91,7% 69,6% 100,0% Domsmandssager 65 % under 3 mdr. 69,6% 63,2% 60,6% 69,8% 90 % under 6 mdr. 88,9% 88,8% 83,4% 88,7% Sager uden domsmænd 65 % under 2 mdr. 90,7% 90,9% 84,9% 89,1% 95 % under 6 mdr. 98,8% 99,6% 95,3% 98,1% Tilståelsessager 62 % under 2 mdr. 57,6% 45,3% 56,9% 72,7% 90 % under 6 mdr. 94,5% 92,8% 90,5% 96,3% Voldssager 60 % inden for 37dg 51,1% 37,5% 52,7% 70,0% 75 % under 2 mdr. 56,7% 53,1% 66,0% 82,4% Voldtægtssager 55 % inden for 37dg 40,0% 20,0% 42,2% 100,0% 75 % under 2 mdr. 40,0% 60,0% 57,8% 100,0% Civile sager med hovedforhandling "Tunge" alm. sager 45 % under 15 mdr. 57,1% 61,5% 46,1% 55,0% 60 % under 18 mdr. 60,7% 71,8% 58,5% 69,2% Øvrige alm. sager 60 % under 12 mdr. 68,4% 61,3% 55,1% 68,4% 72 % under 15 mdr. 74,9% 71,4% 67,9% 79,5% Alle almindelige civile sager 1) 70 % under 6 mdr. 70,3% 68,8% 66,5% 73,4% 85 % under 12 mdr. 88,8% 87,7% 84,8% 88,8% Ægteskabssager 56 % under 4 mdr. 57,8% 69,5% 56,0% 74,4% 83 % under 6 mdr. 79,7% 85,4% 79,2% 90,5% Forældreansvarssager 2) 60 % under 6 mdr. 62,9% 51,2% 65,8% 81,4% 75 % under 8 mdr. 81,7% 70,7% 80,6% 92,1% Fogedsager Alm. fogedsager 72% inden for 2 mdr 77,1% 70,9% 71,1% 82,0% 93 % under 4 mdr. 94,8% 92,9% 91,8% 96,0% Særlige fogedsager 80% inden for 2 mdr 84,1% 81,6% 83,4% 89,6% 97 % under 4 mdr. 97,4% 97,8% 96,6% 97,8% Betalingspåkrav 55% inden for 2 mdr 76,9% 80,5% 68,2% 82,3% 85 % under 4 mdr. 96,0% 94,8% 91,6% 97,3% 1) Inkluderer også ikke domsforhandlede sager. 2) Inkluderer hovedforhandlede sager, sager sluttet efter forlig og sager sluttet efter retsmægling.

8 8 Tabel 8. Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i dage for udvalgte sagstyper i Alle byretter Resultater i 2013 Dage Gennemløbstider Gennemsnit 5. bedste Nævningesager Domsmandssager Sager uden domsmænd Tilståelsessager Alm. hovedfhl. civile sager Hovedforhandlede boligretssager Hovedforhandlede småsager Alle civile sager m. forh.maksime Alle ægteskabssager Alle forældreansvarssager Alm. fogedsager Særlige fogedsager Betalingspåkrav Tvangsauktioner Boudlæg Uskiftet bo Privat skifte Forenklet privat skifte

9 9 Resultat 3: Faglig kvalitet I Retssekretariatet er arbejdet med at nedbringe antallet af omberammelser i straffesager fortsat og har medført, at det relativt lave niveau fra 2012 er videreført i 2013 med omberammelser i underkanten af 20%. Samtidig har der været øget fokus på at undgå omberammelser ved forsvarerskift efter sagens berammelse. Vi er bl.a. herved bragt tættere på målopfyldelse på gennemløbstiden på straffesagerne generelt. Vi har i 2013 indledt drøftelser med anklagemyndigheden om en ny model for berammelse af straffesager, der skal sikre en hurtigere og mere jævn berammelse. Berammelsesplanen er først trådt i kraft i Der har i 2013 været fokus på især den brugeroplevede ensartethed i sagsbehandlingen, hvilket har resulteret i en højere grad af ensartethed afdelingerne imellem. Der er i årets løb installeret lydoptagelsesudstyr i samtlige afdelingers retssale, og udstyret er taget i brug. Brugen af mailkorrespondance er yderligere udbygget i såvel straffe- som civile sager. I forberedelsesafdelingen er der i løbet af 2013 sket en udbygning af den digitale kommunikation således, at der nu anvendes digital kommunikation fuldt ud i de civile sager, dvs. i det omfang, det er foreneligt med retsplejelovens bestemmelser om underskrift. Der har været en vis grad af personaleudveksling med Informationen, bl.a. for at sikre ensartethed i sagsbehandlingen af de civile sager, ligesom der har været en løbende dialog med Informationen herom. I Informationen er sagsbehandlingen i 2013 blevet udbygget således, at ensartetheden gælder ikke blot afdelingens men også hele embedets behandling af civile sager, bl.a. ved at behandlingen i videst muligt omfang er i overensstemmelse med den fælles vejledning for civile sager. Der har været et samarbejde herom med forberedelsen. Ensartetheden er sikret ved udarbejdelse af fælles arbejdsbeskrivelser, f.eks. vedrørende genoptagelse og retsafgifter, og ved udveksling af personale mellem de to afdelinger. Hvis der i forbindelse med den daglige vejledning af borgerne er konstateret uensartethed, er dette blevet noteret ned på en liste over emner/sagsområder for uensartethed. Listen er så løbende blevet revideret med henblik på sikring af ensrettede procedurer for embedet. Endvidere er der blevet arbejdet med at skrive forståelige breve, herunder modernisere sproget og undgå lange sætninger og store afsnit. Der arbejdes med at skrive en elektronisk ordbog over knude-ord eller ubehjælpsomme vendinger. Skifteretten har i forbindelse med arbejdet i udvalget om varetagelse af skiftesagsbehandling, som funktionslederen i skifteretten var tæt på som medlem, bidraget med input til udvalgets arbejde. Herved er der kommet en høj grad af bevidsthed om kvaliteten af det arbejde, som skifteretten udfører, ikke mindst på dødsbobehandlingsområdet. En negativ konsekvens af dette arbejde har været den midlertidige uvished om en mulig centralisering af dødsbobehandlingen, navnlig for de mange kontormedarbejdere.

10 10 Afdelingen har fokuseret på udviklingen af medarbejdernes IT-kompetencer og tidssvarende kommunikation med brugerne. Medarbejderne har således udført tests inden for brugen af Word og Outlook-kalenderen med henblik på afklaring af indsatsområder. Afdelingen har aktivt arbejdet med brug af JFS Dokumentarkivet og har fokus på i videst muligt omfang at besvare brugernes henvendelser pr. mail, ligesom kommunikationen med de professionelle brugere også har haft fokus på brug af mail, herunder digital afsendelse. I Fogedretten er det efter en forsøgsperiode på 3 måneder primo 2013 blevet indført som fast ordning at beramme lejesager vedrørende betalingsmisligholdelse uden tvister direkte udkørende til lejemålets adresse, således at der ikke afholdes et forudgående møde i fogedretten. Ordningen har medført, at sagernes gennemsnitlige berammelsestid er faldet fra 6 til 4 uger og frigivelse af ressourcer svarende til en halv ugentlig berammelsesdag. Endvidere er opgaven med at gennemgå huslejesagerne forud for berammelse overgået fra juristerne til enkelte kontorfogeder, således at alene de sager, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt betingelserne for at fremme sagen er opfyldt, gennemgås af afdelingens jurister. Ordningen er vellykket. Kontorfogederne har oplevet en kompetenceudvidelse, og der er frigivet juristressourcer. En kontorfoged er udpeget som den primære sagsbehandler på tvangsauktionerne. Denne bistås af afdelingens øvrige kontorfogeder i opgavevaretagelsen, således at stort set alle bevarer og vedligeholder fagligheden på området. Ordningen har bidraget til kvalitetssikring, forbedret overblikket over verserende tvangsauktioner og har nedbragt den gennemsnitlige sagsbehandlingstid fra 92 dage i 2012 til 84 dage i Den 1. juli 2013 overgik forbudssagerne fra fogedretten til civilretten, således at der ved udgangen af 2013 alene verserede en enkelt forbudssag i fogedretten. Ændringen har frigivet juristressourcer i fogedretten.

11 11 Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Der blev i sommeren 2013 gennemført en brugerundersøgelse, som er blevet fulgt op med drøftelser med navnlig advokatgruppen. I tabel 9 er en oversigt, Top 5 de spørgsmål, hvor brugerne var mest tilfredse. Tabel 9. Top 5 de spørgsmål hvor brugerne er mest tilfredse Tilfredsheds-/enighedsprocenter *Kun besvaret af almindelige brugere, spørgsmålet Dommerne/mødelederne taler et forståeligt sprog blev ikke stillet i brugerundersøgelsen 2009.

12 Da de dér nævnte kerneydelser (bl.a. at retten er professionel og mødelederne taler et forståeligt sprog) er helt i top, vil den fremtidige indsats gå ud på at fastholde niveauet. I tabel 10 er en oversigt, Bund 5 de spørgsmål, hvor brugerne er mindst tilfredse. 12 Tabel 10. Bund 5 de spørgsmål hvor brugerne er mindst tilfredse Tilfredsheds-/enighedsprocenter * Kun besvaret af professionelle brugere. ** Spørgsmålet om parkeringsforhold var i 2009 slået sammen med spørgsmålet om adgangsforhold.

13 13 Om rettens hjemmeside må det noteres, at tilfredsheden på trods af en bundplacering bevæger sig markant fremad. At brugerne har vurderet rettens sagsbehandlingstid kritisk er umiddelbart svært at forklare. Som nævnt i pkt. 2 er der tale om meget tilfredsstillende sagsbehandlingstal. Problemet er nok, ikke mindst for domsmændene, som er rigt repræsenteret i undersøgelsen, at der ikke er nogen baggrundsviden om, hvilken sagsbehandlingstid der er normal og praktisk mulig. I drøftelserne med navnlig advokaterne har retten efterspurgt, hvad der kunne ligge i den relativt lave tilfredshed med rettens venterum. Vi har ikke hørt om nogen kritik. Det nærmeste vi kan komme, må herefter være den indvendige placering af venterummene i domhuset uden meget dagslys og til tider med lidt dårligt indeklima. I det væsentlige kan vi ikke ændre herpå, men vil være opmærksom på at foretaget regelmæssig udluftning. Som det ses er standarden af tekniske hjælpemidler forbedret meget væsentligt efter at der er opsat AV-udstyr i de fleste retssale. Når disse forhold er indkørt, må tilfredsheden forventes at blive endnu større. Parkeringsforholdene er stadige vanskelige, såfremt forventningen er pladser med under 2 minutters gang fra retsbygningerne, idet der her er tidsparkering, og der undertiden er optaget. Hvis forventningen er omkring 5 minutters gang, er der pt. mulighed herfor ca. 80 % af dagen uden tidsbegrænsning. Situationen, som vi kun kan påvirke ved at rette lokalpolitikernes fokus på det, vil meget vel blive forværret i forbindelse med lukningen af den nuværende hovedfærdselsåre, Thomas B. Thriges Gade. Hele brugerundersøgelsen med resultaterne her ved retten kan ses som bilag 2 til årsberetningen. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal I oktober 2013 kom resultatet af en trivselsundersøgelse, som Domstolsstyrelsen havde ladet foretage for alle medarbejdere ved Danmarks Domstole. For vores vedkommende ses resultatet i tabel 11, det samlede medarbejdertrivselsindeks og tabel 12 med resultatet inden for udvalgte emneområder. Tabel 11. Medarbejdertrivselindeks

14 14 Tabel 12. Udvalgte emneområder Resultatet er meget tilfredsstillende for retten i Odense. Dels er der tale om tilfredshed generelt på et meget højt niveau, dels er der tale om en stigning både overordnet og på flere af de udvalgte emneområder. Navnlig er der grund til at fremhæve stigningen på emneområdet Dit forhold til kollegaer og samarbejde som meget tilfredsstillende. Som det fremgår af tabel 13, udvalgte HR-data har vi oplevet en positiv udvikling for sygefraværet. Efter at vi i 2011 nærmest havde halveret vores gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder til 7,7 steg fraværet i 2012 til 9.3, men er nu tilbage på niveau med Tabel 13. Udvalgte HR-data. Personaleomsætningsprocent, samt gennemsnitligt antal sygedage pr. medarbejder (ekskl. ansatte under socialt kapitel). Danmarks Domstole i Gennemsnit "5. bedste" Personaleomsætning (%) 20,8 7,2 8,3 11,8 - Gnst. sygedage pr. medarbejder 7,7 9,3 7,7 8,6 5,3 Kilde: Isola3 (Personalestyrelsen)

15 15 Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Vi har i 2013 haft åbent hus i forbindelse med et kulturnatsarrangement, herunder afvikling af processpil. Vi har endvidere forsøgt at løfte hjemmesiden op ved at lægge flere nyheder ud, herunder domsresuméer. Vi tilbyder fortsat skoleklasser at overvære retssager, idet vi reklamerer herfor på hjemmesiden. Navnlig efter at vi nu disponerer over en ny stor retssal, er mulighederne for at huse skoleklasser markant forbedret. 3. Udviklingsaktiviteter i 2014 Vores overordnede indsatsområder er: at overholde de mål for gode sags behandlingstider, som Domstolsstyrelsen har fastsat. at afdække og forbedre rettens medarbejderes IT-færdigheder. at gennemføre et forløb, der dygtiggør juristerne ved embedet til at kunne gennemføre et digitalt retsmøde. at fastholde og forbedre rettens indeklima