Orientering om Ledelsesunderstøttelse i Frit Valg

Transkript

1 Punkt 8. Orientering om Ledelsesunderstøttelse i Frit Valg Ældre- og Handicapforvaltningen indstiller til Ældre- og Handicapudvalget At fremtidig ledelsesunderstøttelse af hjemmeplejen i Frit Valg tages til orientering. Beslutning: Til orientering. Lene Krabbe Dahl var fraværende. kl Side 1 af 5

2 Sagsbeskrivelse I efteråret 2017 besluttede Ældre og Sundhed at igangsætte en analyse af ledelsesunderstøttelsen og organiseringen af hjemmeplejen i Frit Valg funktionen. Baggrunden for igangsættelse af analysen var, at hjemmeplejeledere og medarbejdere oplevede et stort pres i opgaveløsningen dels på økonomien og tiden, og dels på muligheden for at få og give ledelse. Analysen er udarbejdet af Implement Consulting Group. Implement blev udpeget som leverandør blandt tre tilbudsgivere. Analysen har omfattet spørgeskemaundersøgelse til alle medarbejdere, to workshops for 30 medarbejdere fordelt på medarbejdere fra dag-, aften- og nattevagter, tre workshops for ledere samt interview med FL, ledere og planlæggere i hjemmeplejegrupperne. Analysen har også benyttet tilgængeligt datamateriale for hjemmeplejeområdet. Processen har været funderet i en styregruppe, som har været repræsenteret med ledere og medarbejdere samt Ældre- og Sundhedschefen. Den nuværende organisering Hjemmepleje Aalborg er en del af Frit Valg Funktionen i Ældre og Sundhed. Foruden hjemmeplejen består Frit Valg af AK-Vikar, Rengøringsenheden og Aalborg Madservice. Hjemmeplejeområdet er opdelt i tre områder med i alt 10 distrikter med en hjemmeplejeleder og en planlægger tilknyttet hvert distrikt. Hjemmeplejelederne har hver mellem medarbejdere i deres ledelsesspænd, og i flere distrikter er medarbejderne fordelt på flere matrikler. Der er i alt 645 medarbejdere tilknyttet hjemmeplejen. AK-Vikar varetages af en af hjemmeplejelederne, som har et af de mindre hjemmeplejeområder. Det anbefales, at denne organisering fastholdes, og at AK-Vikar tænkes med i harmoniseringen af gruppestørrelserne. Analysens anbefalinger Implement er i deres analyse kommet frem til to områder, som skal styrkes: Administrativ understøttelse - Skal styrkes med flere ressourcer - Planlæggere skal tættere på medarbejderne I relation til ledelsen har Implement vurderet at: - Hjemmeplejelederne skal have færre administrative opgaver - Reducere ledelsesspændet og gøre hjemmeplejegrupperne mere ensartet i størrelse - Styrke personaleledelsen - Styrke den faglige ledelse - Styrke den tværgående ledelse af hjemmeplejen og ledelsen i Rengøringsenheden og Aalborg Madservice som samlet team - Styrke den strategiske ledelse herunder samspillet på tværs (særligt ift. myndighed og sygeplejen) Forvaltningsledelsen har drøftet analysen og beskrevet fire principper som en fremtidig organisering af hjemmeplejen bør tage udgangspunkt i: 1) At én leder i hjemmeplejen maksimalt har 45 medarbejdere, der direkte refererer til vedkommende 2) At der er et entydigt referenceforhold og synlig ledelse for den enkelte medarbejder 3) At der placeres et entydigt decentralt økonomisk og fagligt ansvar ved den enkelte hjemmeplejeleder 4) At hver hjemmeplejegruppe reserverer et fast beløb til varetagelse af administrative opgaver Forslag til ny model fra styregruppen Styregruppen har på baggrund af de fire principper udarbejdet forslag til en ny model for en ny ledelsesunderstøttelse i Frit Valg. I det følgende er ledelsesunderstøttelsen beskrevet i punktform, og en uddybning af modellen kan læses i bilaget. - Ved en ændret ledelsesunderstøttelse i Frit Valg fastholdes distriktsstrukturen med tre hjemmeplejedistrikter (Nord, Øst og vest) kl Side 2 af 5

3 - I hvert distrikt etableres fem hjemmeplejegrupper (nuværende model er 3 i Nord, 3 i Vest og 4 i Øst). - Med henblik på at reducere det nuværende uhensigtsmæssigt høje ledelsesspænd forøges antallet af hjemmeplejeledere fra 10 til 15 hjemmeplejeledere. - Nat samles under én hjemmeplejeleder i Nord for at sikre helhed, men fortsætter med to indmødesteder for at sikre, at medarbejderne ikke bruger for lang tid på vejtid. Nat er pt. delt mellem Nord og Vest. - AK Vikar flyttes fra Nord til Vest, mhp. at sikre ensartede distrikts- og gruppestørrelser. - Med henblik på at styrke planlægningsfunktionen, og for at sikre en entydig sammenhæng mellem hjemmeplejeområde og planlægningen, forøges antallet af planlæggere fra 12 til Der ansættes en administrativ understøttelse i hvert distrikt til at varetage administrative opgaver (som planlæggerne og lederne løser nu). I samarbejde med de administrative medarbejderes faglige organisation HK, skal de præcise referenceforhold afklares inden sommer. Der skal sikres, at den er entydig, og at der samtidig sikres et samspil på tværs. Økonomi En ændret ledelsesunderstøttelse i Frit Valg vil medføre en merudgift på 4,84 mio. kr. Kategori Udgift i mio. kr. 15 hjemmeplejeledere 8,25 mio. kr. 15 planlæggere 6,30 mio. kr. 3 administrative (2 årsværk) 0,84 mio. kr. I alt Merudgift ift. i dag 15,39 mio. kr. 4,84 mio. kr. Merudgifterne til en ændret ledelsesunderstøttelse i Frit Valg finansieres gennem en mere effektiv planlægning og disponering af kørelister. Yderligere vil en ændret ledelsesunderstøttelse i Frit Valg blive finansieret gennem en styrket personaleledelse, herved der kan sættes øget fokus på trivslen i hjemmeplejegrupperne og sygefraværet reduceres. Der vil gennem finansloves pulje Bedre bemanding i Ældrepleje være mulighed for at ansætte flere medarbejdere til de samme opgaver og dermed reducere antallet af borgere på kørelisterne. Det vil sammen med de øvrige indsatser kunne have en positiv påvirkning af sygefraværet. Puljemidlerne Bedre bemanding i ældrepuljen vil ikke blive anvendt til at ansætte ledere for. Bemærkninger O-MED Se vedlagt bilag Forvaltnings MED FMU er enige i principperne bag den nye model for ledelsesunderstøttelse. Det anbefales, at der nedsættes en implementeringsgruppe i regi af Frit Valg, der senest 1. maj 2018 fremlægger en procesplan for O-MED Frit Valg for implementeringen af omlægningen. TR fra HK kommer med i arbejdet med at udforme stillingsbeskrivelse for de nye HK er i frit valg samt indragelse i det videre arbejde. Besparelsen på vikarforbruget hos Frit Valg, skal findes ved opnormering/bruttonormering. Frit Valgschef Karen Holdsbjerg-Larsen deltog under behandlingen af punktet. kl Side 3 af 5

4 Tidsplan O-MED Frit Valg (Drøftelse) AMU-ÆS (Information) Forvaltnings MED (Drøftelse) FL (Godkendelse) ÆHU (Orientering) Ældreråd (Orientering) kl Side 4 af 5

5 Bilag: Ældre- og Handicapudvalget Forslag til ny organisationsmodel fra styregruppen Kommentarer fra medarbejdersiden til ny organisering i hjemmeplejen kl Side 5 af 5