2. AU s kriseberedskab Anders Kragh Moestrup er inviteret som gæst til at understøtte drøftelsen af følgende:

Transkript

1 AARHUS Bilag 5a er leveret separat til mødet. Det kan udleveres ved henvendelse til Signe Osbahr. Møde den: 26. oktober 2016 kl Mødelokale: (videolink ) Møde i LAMU for AU Uddannelse Dagsorden Deltagere: Kristian Thorn, Annette Graae, Ditte Jessing, Gitte Gjøde, Gitte Pedersen Viftrup, Louise Kold-Petersen, Mette Bøj Brodersen, Pernille Christiansen, Signe Osbahr (referent) 1. Godkendelse af dagsorden 2. AU s kriseberedskab Anders Kragh Moestrup er inviteret som gæst til at understøtte drøftelsen af følgende: LAMU ønsker selv at få bedre indsigt i AU s eksisterende kriseberedskab LAMU overvejer, om de bør gøre en indsats for at udbrede kendskabet til kriseberedskabet bedre blandt øvrige medarbejdere LAMU overvejer, om der er behov for at supplere AU s beredskab med interne elementer rettet kun mod AU Uddannelse LAMU ønsker orientering og rådgivning om de evakueringsøvelser, vi har pligt til at afholde Side 1/2 3. Udarbejdelse af forretningsorden for LAMU Der er indkommet forslag om udformning af en forretningsorden for AU Uddannelses LAMU. Der medsendes to udkast til drøftelse (bilag 3a og 3b). 4. Den årlige arbejdsmiljødrøftelse Status på den årlige arbejdsmiljødrøftelse for 2016 (bilag 4a). Input til den årlige arbejdsmiljødrøftelse for Der medsendes skabelon for dette (bilag 4b) og input fra Louise Kold-Petersen til indhold (bilag 4c). 5. Fysisk og psykisk APV Status på handleplaner for fysisk APV. Der medsendes opdateret excel-fil (bilag 5a) og udtræk med oversigtsdata fra det online system (bilag 5b). Herunder drøftes endvidere indeklima i Fredrikshus. Status på implementering af handleplaner for psykisk APV (bilag 5c, 5d og 5e). 6. Gensidig orientering Bordrunde, hvor alle kort orienterer om evt. sager/emner der har været behandlet lokalt. Aarhus Universitet

2 AARHUS 7. Eventuelt Side 2/2 Medsendes til orientering: Sagsfremstilling og bilag med arbejdsmiljøstatistikker for 2015 Punkter til senere møder: Forslag om Velkomstmail til nye medarbejdere i AU Uddannelse

3 Forretningsorden for [FAMU; AAMU; LAMU] på [Hovedområde] 1. Afgrænsning af udvalgets opgaver Udvalget varetager den overordnede koordinering og planlægning af arbejdsmiljøarbejdet og sundhed på [Hovedområde; institut; vicedirektørområde]. 2. Antal medlemmer og principper for sammensætning Udvalget sammensættes af de valgte medarbejderrepræsentanter og de udpegede lederrepræsentanter. [Eventuel supplerende tekst, hvis alle arbejdsmiljørepræsentanter ikke sidder i udvalget] Udvalgets formand udpeges af [Dekanen; Universitetsdirektøren; institutlederen; vicedirektøren], mens medarbejderrepræsentanterne vælger en næstformand iblandt sig. Arbejdslederrepræsentanterne udpeges efter forhandling med de relevante ledere af formanden, under hensyntagen til en bred faglig dækning i udvalget. 3. Møder Udvalget mødes efter behov, dog mindst [antal] gange pr. år. Der indkaldes endvidere til møde, hvis mindst to medlemmer i forening fremsætter begrundet anmodning herom. Møderne ledes af formanden og i dennes fravær af næstformanden. Ordinære møder indkaldes med dagsorden samt relevante bilag, der som hovedregel udsendes mindst 10 dage før mødets afholdelse. Næstformanden og formanden udarbejder udkast til dagsorden. 4. Dagsordenens indhold Dagsordenen for ordinære møder skal indeholde følgende faste punkter: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af seneste møde 3. Opfølgning på løbende sager og gensidig orientering 4. Eventuelt Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Nordre Ringgade Aarhus C arbejdsmiljo@au.dk nistration/hr/arbejdsmiljoe/

4 Desuden skal dagsordenen sikre, at udvalget bliver informeret om forhold af betydning for ansatte på følgende områder: Væsentlige generelle arbejdsmiljømæssige ændringer Større bygningsmæssige arbejder 5. Referat og information [Information om hvem der varetager sekretærfunktionen] Sekretæren udarbejder mødereferat som forhåndsgodkendes af formanden. Referatet udsendes elektronisk til medlemmerne senest 14 dage efter mødets afholdelse med en frist for indsigelse på én uge. Evt. indsigelser meddeles sekretæren skriftligt. Når fristen er udløbet, og der ikke er indkommet nogen bemærkninger er referatet godkendt. Eventuelle indsigelser drøftes med formanden, hvorpå det ændrede referat udsendes efter samme procedure. Såfremt referatet ikke godkendes af alle medlemmer, behandles spørgsmålet på det førstkommende møde i udvalget. Godkendte mødereferater lægges på udvalgets eventuelle hjemmeside. Tiltrådt af udvalget den [XX. XXXX 201X ] Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Nordre Ringgade Aarhus C arbejdsmiljo@au.dk nistration/hr/arbejdsmiljoe/

5 AARHUS Modtager(e): Administrationens Arbejdsmiljøudvalg (AAMU) Notat Forretningsorden for Administrationens Arbejdsmiljøudvalg 1. Afgrænsning af AAMU s opgaver AAMU varetager den overordnede koordinering og planlægning af arbejdsmiljøarbejdet og sundhed i Enhedsadministrationen. 2. Antal medlemmer og principper for sammensætning Udvalget sammensættes af de valgte medarbejderrepræsentanter og de udpegede lederrepræsentanter fra vicedirektørområderne og administrationscentrene. Arbejdslederrepræsentanterne udpeges efter forhandling med de relevante ledere af formanden, under hensyntagen til en bred faglig dækning i udvalget. Iben Skrydstrup Vejen Udviklingskonsulent, Dato: 7. maj 2015 Side 1/2 De områder, der ikke er repræsenteret i AAMU, inviteres ind, når der fx skal præsenteres APV tal eller udarbejdes årlig arbejdsmiljødrøftelse for at sikre input til den strategiske og praktiske planlægning Udvalgets formand er Universitetsdirektøren, mens medarbejderrepræsentanterne vælger en næstformand iblandt sig. 3. Møder AAMU mødes efter behov, dog mindst 4 gange pr. år. Der indkaldes endvidere til møde, hvis mindst to medlemmer i forening fremsætter begrundet anmodning herom. Møderne ledes af formanden og i dennes fravær af næstformanden. Ordinære møder indkaldes med dagsorden samt relevante bilag, der som hovedregel udsendes mindst syv dage før mødets afholdelse. Næstformanden og formanden udarbejder udkast til dagsorden. 4. Dagsordenens indhold Dagsordenen for ordinære møder skal indeholde følgende faste punkter: Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Nordre Ringgade Aarhus C Tlf.: arbejdsmiljo@au.dk

6 AARHUS 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af seneste møde 3. Opfølgning på løbende sager og gensidig orientering 4. Eventuelt Side 2/2 Desuden skal dagsordenen sikre, at AAMU bliver informeret om forhold af betydning for ansatte på følgende områder: Væsentlige generelle arbejdsmiljømæssige ændringer Større bygningsmæssige arbejder 5. Referat og information En medarbejder fra AU HR Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø er sekretær for udvalget. Sekretæren udarbejder mødereferat som forhåndsgodkendes af formanden og næstformanden. Referatet udsendes elektronisk til medlemmerne senest 14 dage efter mødets afholdelse med en frist for indsigelse på én uge. Evt. indsigelser meddeles sekretæren skriftligt. Når fristen er udløbet, og der ikke er indkommet nogen bemærkninger, er referatet godkendt. Eventuelle indsigelser drøftes med formanden, hvorpå det ændrede referat udsendes efter samme procedure. Såfremt referatet ikke godkendes af alle medlemmer, behandles spørgsmålet på det førstkommende møde i AAMU. Godkendte mødereferater lægges på hjemmesiden for arbejdsmiljø. Tiltrådt af AAMU den 7. maj 2015

7

8

9 AARHUS ÅRLIG ARBEJDSMILJØDRØFTELSE Målet med den årlige arbejdsmiljødrøftelse er, at ledelsen i samarbejde med medarbejderne tilrettelægger det kommende års samarbejde om arbejdsmiljø. Drøftelsen skal foregå på udvalgsniveau i arbejdsmiljøorganisationen, og det skal vurdereres, om det foregående års mål er nået, ligesom der skal sættes mål for det kommende års samarbejde. Herudfra skal udvalget lægge en plan for, hvordan de i det kommende år vil samarbejde for at sikre et godt arbejdsmiljø. Drøftelsen er lovpligtig. Læs mere på Plan for arbejdsmiljøsamarbejdet [Dato for udarbejdelse] Aarhus Universitet Udvalgsmedlemmer [HAMU; FAMU; AAMU; LAMU), hovedområde] Formand: Næstformand: Medlemmer: Status på det forudgående års arbejdsmiljøsamarbejde [årstal] Status og oversigt for hvordan der er blevet arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet: Mål for det kommende års fokusområder, indsatsområder og specifikke arbejdsmiljøopgaver Prioriteringsrækkefølge: Påkrævede aktiviteter for at opnå mål (tiltag og initiativer)* Samarbejde vedr. ovenstående mål (organisering/samarbejde/hvem skal involveres/mødefrekvens) Ressourcer til at opfylde strategiens mål (behov for uddannelse/kurser/konsulenter) Dato: Dato: Arbejdsgiverrepræsentant Medarbejderrepræsentant (Formand) (Næstformand) *Der skal årligt udarbejdes en kompetenceudviklingsplan for AMO s medlemmer. Det er en god idé at drøfte supplerende uddannelse på den årlige arbejdsmiljødrøftelse for at sikre sammenhæng mellem kompetencer og arbejdsmiljøarbejdet. I kan også drøfte, hvordan den nye viden er blevet brugt/skal bruges.

10 Fra: Louise Kold-Petersen Til: Signe Osbahr Emne: Punkt til LAMUmødet Dato: 23. september :02:11 Hej Signe Jeg vil gerne bede om endnu et punkt på dagsordenen til LAMU-mødet, nemlig en fælles udarbejdelse af en liste med punkter, det kunne være relevant at arbejde med i LAMU-regi. Jeg har følgende forslag til listen, som evt kan skrives på dagsordenen til inspiration: 1. Kommunikationskanaler afdækning af eksisterende kommunikationskanaler for LAMU og LAMUs medlemmer fra LAMU til/fra medarbejdere og fra LAMU til/fra AAMU og videre op. - Hvordan understøtter disse kanaler medarbejderinddragelse? 2. Efteruddannelsesaktiviteter afdækning af nuværende rammer for planlægning, deltagelse og opfølgning. - Hvilke efteruddannelsesaktiviteter har der været i LAMU det seneste år? - Hvad har baggrunden været? - Hvordan er der blevet fulgt op i LAMU på udbyttet af aktiviteterne? - Ville det give mening for LAMU at skabe sammenhæng mellem den årlige arbejdsmiljødrøftelse og efteruddannelsesaktiviteter og dermed arbejde systematisk med at styrke den fysiske og psykiske trivsel i AU Uddannelse? Med venlig hilsen Louise Kold-Petersen Lektiolog, cand. mag. Tlf: Ny adresse: lokp@au.dk Rådgivnings- og støttecentret Aarhus Universitet Ny adresse: Fredrik Nielsens Vej 5, bygning 1445, lokale Aarhus N

11 Handleplansstatus for AU Uddannelse Overordnet status Antal Udkast 0% 0 Aktiv 1% 1 Overskredet 28% 23 Gennemført 71% 59 Status på tema 0% 25% 50% 75% 100% Antal Fysiske forhold 70% 58 Ergonomiske forhold 23% 19 Kemiske forhold 1% 1 Biologiske forhold 1% 1 Ulykkesfarer 2% 2 Sygefravær 1% 1 Andet 1% 1 0% 25% 50% 75% 100%

12 Status opdelt på Prioritet: Antal 1. Højest Høj Middel Lav Lavest % 25% 50% 75% 100% Udkast Aktiv Overskredet Gennemført

13 AARHUS Modtager(e): LAMU Notat Status på psykisk APV AUL BSS havde ikke lavet handleplan til LAMU/LSU-mødet 18. august 2016, fordi enheden havde valgt at fokusere på en god medarbejderinddragende flytteproces i stedet. Handleplanen forelå ultimo august og er vedlagt som bilag 5d. Den giver ikke anledning til ændring af den samlede handleplan for AU Uddannelse. Optagelse lavede ikke handleplaner i sommers grundet travlhed med optaget. Efterfølgende har medarbejderne afviklet ferie. Arbejdet med handleplanerne er nu genoptaget jfr. udsendt mail (bilag 5c). Status for øvrige enheder: IU: Helle Colding Seiersen holder oplæg om stress på afdelingsmøde, der arbejdes med etablering af stress barometer, og Gitte Viftrup er inviteret til at holde oplæg om kollegial sparring. RSC: Temadag om kultur og trivsel er afholdt. SU/SPS: Der arrangeres kompetenceudvikling i engelsk med relevante fagtermer. Ensomhed drøftes under MUS. Studievalg: Temadag om stress arrangeres i samarbejde med HR mhp. etablering af bedre feedback-kultur. Vejledning: Der arbejdes med bedre alignment af ledelsesudmeldinger. Hele Vejledning og Studiestøtte: 2-dages seminar i november om work-lifebalance Optagelse og Studiesystemer: Samlet ledelsesseminar i oktober og medarbejderseminar i november. Desuden følges der i studiesystemer op på de følsomme temaer (eg. ensomhed og stress) ved MUS. Uddannelsesstrategisk Sekretariat: 2-dages seminar i november, hvor der drøftes roller og identitet. Desuden etableres årshjul og bestillingsskabeloner for at skabe bedre overblik. AUL Arts Aarhus: Afholdt kursus i effektive møder og mødeledelse, hvorefter ny dagsorden og tidsstyring til personalemøder er implementeret. Hvem laver hvad oversigt udsendt. Der er indført fælles månedlige frokoster og en studietur er i støbeskeen. Signe Osbahr Dato: 14. oktober 2016 Side 1/2 AU Uddannelse Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej Aarhus C Tlf.: Fax: stuf@au.dk medarbejdere.au.dk/administrati on/administration/auuddannelse/

14 AARHUS AUL Arts Emdrup: Fokus på usikkerhed omkring fremtiden og opgavebortfald via kompetenceafklaringsforløb. Når udviklingsplan kendes (dvs. senere d.d.), drøftes arbejdsopgaver for den enkelte mhp. nedbringelse af følelsen af utryghed. AUL ST: Handleplanens tidsplan for iværksættelse af aktiviteter følges. Side 2/2

15 Fra: Jette Loll Pedersen Til: Anne Mette Andersen; Anne Vedsted Hansen; Annette Larsen; Charlotte Kassow Feldt; Christina Høgh Gam; Christina Smedegaard Jensen; Helle Bjørnbak Goduscheit; Jette Loll Pedersen; Kristina Falkenberg Milvertz; Lasse Tamberg Jensen; Maia Jensen; Martha Broegaard Simonsen; Mette Busk; Mette Sophia Bøcher Rasmussen; Nina Jørgensen; Pernille Christiansen; Pia Hyllested; Christian Koch Ramsing Emne: APV-opfølgning - tilbagemelding senest d. 7. oktober Dato: 28. september :54:00 Vedhæftede filer: Arbejdet med Psykisk APV_plancherne_juni 2016.docx Handlingsplan_psykisk_APV_Optagelse_juni 2016.docx Kære alle Den sidste sommerferie er nu afholdt, og det er blevet tid til at genoptage arbejdet med opfølgning af psykisk APV i Optagelse. Vi skal have formuleret mål, tiltag og frister for hvert af de indsatsområder, vi definerede i juni. Indsatsområderne er: 1) Forebyggelse af stress 2) Samhørighed 3) Fremtidsudsigter 4) Anerkendelse 5) Konfliktløsning For at komme videre med arbejdet vil jeg foreslå, at vi i grupper arbejder videre med indsatsområderne, således at vi inddeles i 5 grupper og hver gruppe får et indsatsområde at formulere mål og tiltag for. Hver gruppe skal efterfølgende præsentere resultatet af arbejdet for resten af os, så vi i fællesskab kan blive enige om og skarpe på, hvordan vi arbejder videre med vores indsatsområder. Processen vil være: 1. møde, d. 13/10: grupperne mødes første gang og går i gang med at formulere mål og tiltag. Der aftales evt. undersøgende aktiviteter og yderligere møder i de enkelte grupper. 2. møde, d. 7/11: grupperne præsenterer resultatet af arbejdet for alle i Optagelse. I fællesskab bliver vi enige om tiltag, hvem der er ansvarlige og frister i forhold til opfølgning. Første skridt er, at I hver især melder tilbage til mig hvilket af de 5 indsatsområder, I ønsker at arbejde med. For at sikre at fordelingen bliver ligelig på de 5 områder, skal I hver afgive 3 prioriteter. Nok ikke alle vil kunne få opfyldt deres 1. prioritet efter clearing. (Det lyder vist bekendt.). Meld tilbage til mig senest d. 7. oktober, hvilke 3 prioriterede indsatsområder I hver især ønsker at arbejde med. I de kommende MUS vil nogle aspekter af APV resultatet også indgå som emner. Det drejer sig om: Ensomhed Grov, stødende eller nedladende tiltale Mobning Trusler Diskrimination Jeg sender yderligere information om MUS, når vi nærmer os tidspunktet for afholdelse.

16 Jeg vedhæfter opsamlingen på de 5 plancher fra sidst, vi arbejdede med APV-opfølgningen, så I kan huske, hvad vi talte om på det tidspunkt. M.v.h. Jette Jette Loll Pedersen Chefkonsulent, Afsnitsleder Direkte tlf: jlp@au.dk Optagelse AU Uddannelse Fredrik Nielsens vej 5, 8000 Århus C

17 AARHUS HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR [AUL_BSS] Udarbejdet [ ] Opdateret [ ] INDSATSOMRÅDE: - God ledelse i dagligdagen MÅL: - Bedre kommunikation PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) Dette punkt er gentaget under Individuel anerkendelse, da dette tiltag besvarer begge behov. TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Susanne deltager i flere teammøder Sikrer at alle får alle relevante informationer på samme tid Sikrer at Susanne får alle relevante faglige input på et tidligt tidspunkt i opgaveløsningen Teammødestruktur revideres. Der er igangsat en løbende evaluering og et arbejde med at opnå bedre møder. Sikrer bedre viden, også medarbejdere imellem, om alle slags opgaver. Også de som der ikke er så meget bevågenhed omkring. Sikrer bedre viden, også medarbejdere imellem, om hvem der har en faglig viden, som har relevans for enkeltområder. ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) Susanne Gertrud / Lone faciliterer Arbejdsgruppe med BA og FA repræsentanter nedsættes til udarbejdelse af forslag FRIST (Dato) STATUS Tiltag gennemført Tiltag gennemført

18 AARHUS INDSATSOMRÅDE: - God ledelse i dagligdagen MÅL: - Synlig ledelse PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) MUS-samtaler. MUS-samtale-struktur genovervejes med fokus på dialog, retning og ledelseskompetence. Op til flytning (snarest)afholder Susanne K. mini-mus-samtaler (af ca. ½ times varighed) med alle medarbejdere, for at opnå dialog om den enkeltes arbejdsopgaver i fht ny-organisering. Tættere på flytning og ved ny-organiserings i krafttræden, igangsættets endnu et initiativ, for at sikre retning og rammer for den enkeltes arbejdsopgaver En ny ledelsesorganisering udarbejdes, med tydelige ansvarsområder. Dette bliver en del af ny organisering som opfølgning på biblioteksanalysen. Tydelig kommunikation via mini-mus, teammøder samt tematiserede AUL-ledelsesmøder. Tydeliggørelse af de støttedokumenter som er til rådighed ved projektarbejde, overfor medarbejdere som arbejder i projekter. Til sikring af, at daglig leder har viden om, hvad medarbejdere i andre bånd (og projekter) end lederens eget, arbejder med og har fokus på. Til sikring af, at alle har viden om, hvad kolleger i alle bånd/projekter arbejder med og har fokus på. Tidlig involvering: Invitation til alle medarbejdere til involvering i kommende problemstillinger. Form: Fx mails, teammøder Der er vedvarende fokus på at opfylde ønsket, i det omfang hvor det er muligt uden at krænke hemmelighedsprincipper. Sikrer medinddragelse i ny organisering Tydelig ledelse og processer i projektorganisationen Der er i AUL-ledelsen, lavet en principiel aftale om, at daglig leder altid skal inddrages i koordination af arbejdet, hvor en medarbejder ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) Ledelsesteam Ledelsesteam. Medarbejderiddragelse: gruppe nedsat. Alle Susanne AUL-ledelsen FRIST (Dato) STATUS Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender Tiltag gennemført Tiltag gennemført

19 AARHUS refererer til anden leder. Høj grad af selvledelse bevares. Sikrer stor tilfredshed i relationen til arbejdet Susanne faciliterer Medarbejdere skal leve op til forpligtelsen. Være nysgerrige på deres faglige felt. Retning og rammer aftales til MUS Tiltag gennemført

20 AARHUS INDSATSOMRÅDE: - God ledelse i dagligdagen MÅL: - Kompetenceudvikling PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Kompetenceudvikling Sikre at den enkelte medarbejder får vidensfelt til løsning af fremtidige opgaver, i en omskiftelig organisation ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) Ledelsesteam faciliterer eller accepterer bredde. Medarbejdere skal være opsøgende/nysgerrige FRIST (Dato) STATUS Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Infomails om kommende kurser og konferencer Sikre at den enkelte medarbejder har større viden om, hvad der er i pipeline AULs nyhedsbrevsredaktør Bug gør at der ikke kan vælges Tiltag identificeret i status. Vælg et element. INDSATSOMRÅDE: - Anerkendelse, både kollegialt og fra ledelsen MÅL: - Individuel anerkendelse PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) Dette punkt er gentaget under Bedre kommunikation, da dette tiltag besvarer begge behov. TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) Uformel feed-back struktur ml MUS-samtalerne udarbejdes Sikrer individuel anerkendelse Sikrer hjælp til prioritering Teammødestruktur revideres. Der er igangsat en løbende evaluering og et arbejde med at opnå bedre møder. Sikrer bedre viden, også medarbejdere imellem, om alle slags opgaver. Også de som der ikke er så meget bevågenhed omkring. Sikrer bedre viden, også medarbejdere imellem, om hvem der har en faglig viden, som har relevans for enkeltområder. ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) Ledelsesteam har opmærksomhed på behovet Team FRIST (Dato) STATUS Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat Tiltag gennemført Tabellen kan kopieres og indsættes efter, hvor mange indsatsområder, der besluttes.

21 AARHUS Forklaringer: Tiltag: For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen. Vælg status og tilføj derefter farve: - Tiltag identificeret (rød) - Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) - Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) - Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)

22 AARHUS Dato: 19. maj 2016 Side 1/1 Sagsfremstilling Mødedato: [Dato] Møde: Møde i [Navn] Punktejer: [Fulde navn] Gæst: [Fulde navn] Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) Emne Arbejdsmiljøstatistik Q Resumé Arbejdsmiljøstatistikken dækker psykologisk rådgivning, arbejdsskader og sygefravær. Indstilling Det indstilles, at arbejdsmiljøstatistikken tages til efterretning, og at der lokalt arbejdes videre med trivsels- og arbejdsmiljømæssige indsatser, der mindsker behovet for psykologisk rådgivning, forebygger arbejdsskader og nedbringer sygefraværet. Sagsfremstilling HR udarbejder arbejdsmiljøstatistikker med det formål at informere ledelsen og medarbejderrepræsentanter om udviklingen i de tre arbejdsmiljønøgletal og hermed danne grundlag for nødvendig forebyggende og opfølgende indsats. Arbejdsmiljøstatistikken indgår minimum som dagsordenspunkt på et HSU- og et HAMU-møde i hvert kalenderår. Efter lokal aftale distribueres statistikken til den lokale ledelse samt samarbejds- og arbejdsmiljømiljøorganisationen på udvalgsniveau. Statistikkerne giver et overblik over udviklingen i forbruget af psykologisk rådgivning, antallet af arbejdsskader og sygefraværsniveauet. På aggregeret niveau giver statistikken hermed et overordnet billede af tilstanden af dele af arbejdsmiljøet, men det lokale kendskab til det daglige og nære arbejdsmiljø er vigtigt for at analysere udviklingen og hermed danne grundlag for forebyggende tiltag. Kommunikation Distribueringen sker med henblik på dialog om den lokale håndtering, men der kan være forskellige aftaler i forhold til, hvor ofte statistikken drøftes i de enkelte udvalg. Sagsbehandler Jacob Søndergaard Jensen, AU HR Involvering Ledelsen, samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg i overensstemmelse med lokale aftaler. Tidsfrist Bilag Bilag 1 Arbejdsmiljøstatistik Q Bilag 2 Sygefravær Q1 2016

23 ARBEJDSMILJØSTATISTIK Q PSYKOLOGISK RÅDGIVNING - ARBEJDSSKADER -SYGEFRAVÆR AU AARHUS AU HR, UDVIKLING & ARBEJDSMILJØ MAJ PSYKOLOGISK RÅDGIVNING Aarhus Enhedsadm. Rådgivningsforløb Arts BSS HE ST Øvrige 1 AU Øvrige: Omfatter pt. Aarhus Institute of Advanced Studies (AIAS). Rådgivningsforløb Arts Aarhus BSS HE ST Enhedsadm. Øvrige AU Q Q Q Q Q Kommentarer I Q er der igangsat 37 rådgivningsforløb, hvilket er 20 forløb færre end i Q De 37 forløb omfattede både anonyme og visiterede rådgivningsforløb. I forhold til Q er antallet af rådgivningsforløb i Q reduceret med 30 forløb. Q4 i 2015 havde det næsthøjeste kvartalsantal (67) i 2014 og Kun Q1 2014, hvor antallet af forløb (91) var ekstraordinært højt i forbindelse med Økonomiproces 2014, er højere. Et lavt forbrug af psykologisk rådgivning vil næsten pr. definition være et succeskriterie, da brugen af ordningen er et udtryk for, at der er forhold, der har krævet psykologisk rådgivning. En tidlig henvendelse om psykologisk rådgivning, hvor problemer håndteres i opløbet, vil imidlertid oftest være forbundet med mindre gener og eventuelt fravær end, hvis problemerne ikke håndteres og eskalerer, eller hvis problemerne først håndteres på et senere tidspunkt. Det lokale kendskab til den visiterede del af ordningen omkring psykologisk rådgivning, hvor lederen informeres om, hvorfor ordningen benyttes, kan kaste yderligere lys over udviklingen i rådgivningsforløb og årsagerne til behovet for rådgivning. AU AARHUS MAJ

24 - RÅDGIVNINGSOMRÅDER Rådgivningsområder Q Q Q Q Q Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) Afskedigelse Samarbejdsproblemer Voldsomme hændelser Stress/udbrændthed Angst/Depression Misbrug Relationsproblemer Helbredsproblemer AU Rådgivningsområder Q Funktionsproblemer (fx faglige problemstillinger) 7% 12% 10% 14% Afskedigelse 1% 14% 2% 0% Samarbejdsproblemer 9% 6% 9% 19% Voldsomme hændelser 4% 7% 10% 11% Stress/udbrændthed 79% 57% 65% 51% Angst/Depression 0% 1% 1% 0% Misbrug 0% 0% 1% 0% Relationsproblemer 0% 2% 1% 5% Helbredsproblemer 0% 1% 1% 0% AU 100% 100% 100% 100% Kommentarer Som i de foregående år og kvartaler dominerer rådgivningsområdet Stress/udbrændthed i Q Betragtes Stress/udbrændthed for Q har der procentvist været færre henvendelser omhandlende Stress/udbrændthed end i de fire foregående kvartaler samt i årene AU AARHUS MAJ FORBRUG AF RÅDGIVNINGSFORLØB Antal rådgivningsforløb pr. 100 medarbejdere Arts Aarhus BSS HE ST Enhedsadm. Øvrige AU Q ,01 0,89 0,30 0,59 0,99 0,00 0,67 Q ,23 0,44 0,13 0,35 0,46 0,00 0,42 Q ,13 0,33 0,38 0,43 0,74 0,00 0,54 Q ,14 1,60 0,53 0,69 0,62 0,00 0,76 Q ,74 0,64 0,04 0,31 0,85 0,00 0,43 Udregningseksempel: AU Q4 2015: 67 forløb/8772 ansatte = 0,76 henvendelse pr. 100 ansatte Kommentarer Anvendes antallet af ansatte (Headcount) fra sygefraværsstatistikkerne fremgår forskellen på fakulteternes og Enhedsadministrationens brug af ordningen i løbet af 2015 og Det fremgår, at ARTS generelt har et højere forbrug end de øvrige fakulteter, mens Aarhus BSS og HE har væsentlige variationer i forbruget. For første gang i årene har et fakultet (HE) blot haft en enkelt henvendelse i et kvartal. På næste side fremgår fakulteternes og Enhedsadministrationens forbrug af rådgivning opdelt på institutter/centre/administrationscentre/vicedirektørområder. AU AARHUS MAJ

25 -FORDELING AF RÅDGIVNINGSFORLØB 2016 Arts Q1 CUDIM 2 Institut for Kultur og Samfund 4 Danmarks institut for Pædagogik og Uddannelse 1 Institut for Kommunikation og Kultur 0 Øvrige 0 Total 7 Aarhus BSS Q1 Center for Undervisning og Læring 0 Institut for Erhvervskommunikation 0 Institut for Forretningsudvikling og Teknologi 1 Institut for Statskundskab 4 Institut for Virksomhedsledelse 1 Institut for Økonomi 0 Juridisk Institut 0 Psykologisk Institut 0 Øvrige 0 Total 6 Science and Technology Q1 Center for Bioinformatik (BiRC) 0 Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet 0 Institut for Agroøkologi 1 Institut for Bioscience 2 Institut for Datalogi 0 Institut for Fysik og Astronomi 0 Institut for Fødevarer 0 Institut for Geoscience 0 Institut for Husdyrvidenskab 1 Institut for Ingeniørvidenskab 0 Institut for Kemi 0 Institut for Matematik 1 Institut for Miljøvidenskab 1 Institut for Molekylærbiologi og Genetik 2 Interdisciplinary Nanoscience Center (inano) 0 Øvrige 0 Total 8 Enheder med under 20 medarbejdere er af anonymitetshensyn placeret i kategorien Øvrige. Health Q1 Institut for Biomedicin 1 Institut for Folkesundhed 0 Institut for Klinisk Medicin 0 Institut for Odontologi 0 Institut for Retsmedicin 0 SKT 0 Øvrige 0 Total 1 Enhedsadministrationen Q1 Administrationscenter Arts 2 Administrationscenter Aarhus BSS 3 Administrationscenter HE 0 Administrationscenter ST 3 AU HR 0 AU IT 1 AU Uddannelse 4 AU Økonomi og Bygninger 0 Forskning og Eksterne Relationer 1 Universitetsledelsens Stab 1 Total 15 AU AARHUS MAJ ARBEJDSSKADER Anmeldte arbejdsskader ARTS Aarhus BSS HE ST Enhedsadm. AU Q Arbejdsskadestyrelsens ændring af personskadebegrebet har medført et væsentligt fald i antallet af anmeldelser Kommentarer En ulykke kan ifølge Arbejdsskadestyrelsen anerkendes som en arbejdsskade, hvis skaden er sket på grund af arbejdet eller de forhold, arbejdet er foregået under. I Q er der anmeldt 11 arbejdsskader. Antallet er på niveau med de fire kvartaler i 2015, hvor der i gennemsnit blev anmeldt 11,5 arbejdsskader (13, 6, 10, 17). I forhold til før 2015 anmeldes der væsentligt færre arbejdsskader til Arbejdsskadestyrelsen. En væsentlig del af forklaringen på det lavere antal anmeldelser skal findes i Arbejdsskadestyrelsens ændring af personskadebegrebet i 2014 som følge af en dom fra Højesteret i efteråret Ændringen af skadebegrebet betyder, at hvis en ulykke på arbejdet medfører mindre, forbigående skader, kan ulykken kun anerkendes som arbejdsskade, hvis følgerne kræver behandling for at forsvinde eller mindskes. Forbigående gener, der ikke har været behandlingskrævende, kan således ikke længere anerkendes af Arbejdsskadestyrelsen, og de pågældende skader anmeldes derfor ikke længere af AU HR. Såfremt en ulykkesramt medarbejder er fraværende mere end en dag ud over tilskadekomstdagen har AU dog pligt til at anmelde ulykken. AU AARHUS MAJ

26 -FRAVÆRSDAGE VED ARBEJDSSKADE Fraværsdage ved arbejdsskade Q ARTS Aarhus BSS HE ST ADM AU Under 1 dag dage dage dage dage dage måneder måneder 0 Kommentarer I Q har der været under en dags fravær forbundet med 45 % (5/11) af de til Arbejdsskadestyrelsen anmeldte skader. I 2015 blev der anmeldt fem arbejdsskader med under en dags fravær, hvilket svarer til 11 % (5/46) af de anmeldte skader i I 2014 var knap 60 % (45/74) af de anmeldte arbejdsskader forbundet med under en dags fravær. Udover de arbejdsskader, der anmeldes til Arbejdsskadestyrelsen, modtager HR en række anmeldelser, der ikke opfylder kriterierne for anmeldelse til Arbejdsskadestyrelsen. Disse arbejdsskader registreres men anmeldes ikke ved Arbejdsskadestyrelsen i tilfælde af efterfølgende gener. Mange af de anmeldte og registrerede arbejdsulykker skyldes formentlig uopmærksomhed, men ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen kan bidrage til, at mængden af disse og andre former for ulykker mindskes igennem påvirkning af medarbejderadfærd samt tydeliggørelse og ændring af kendte og mulige fareforhold. AU AARHUS MAJ ARBEJDSSKADENS ART Skadens art Q ARTS Aarhus BSS HE ST ADM AU Overfladiske sår eller skader 0 Åbne sår 1 1 Luksation, forstuvning, forstrækning, brud Forgiftning, infektion 1 1 Tandskader 1 1 Hjernerystelse 1 1 Forbrænding, skoldning, kontakt med røg 0 Andet Total Overfladiske sår eller skader 0% Arbejdsskadens art Q AU Åbne sår 9% Kommentarer I forhold til tidligere år er der i 2015 og 2016 sket en ændring i, hvad de anmeldte skader omhandler. I 2014 udgjorde ledskader, forstrækninger, brud og forstuvninger samt sårskader henholdsvis 50 % (37) og 25 % (19) af de anmeldte arbejdsskader, hvilket i Q er henholdsvis 27 % (3) og 9 % (1). I 2015 var de tilsvarende tal 52 % (24) og 9 % (4). I Q er der procentuelt anmeldt væsentligt flere skader vedrørende Andet end i de foregående kvartaler. Andet omhandler bl.a. flere skader og bestråling. Andet 37% Luksation, forstuvning, forstrækning, brud 27% Forgiftning, infektion 9% Tandskader 9% Hjernerystelse 9% Forbrænding, skoldning, kontakt med røg 0% AU AARHUS MAJ

27 -FORDELING AF ARBEJDSSKADER 2016 Arts Q1 Institut for Kultur og Samfund 2 Total 2 ST 2 Institut for Husdyrvidenskab 1 Institut for Bioscience 1 Total 2 Aarhus BSS Q1 Total 0 HE Q1 Institut for Biomedicin 1 Institut for Klinisk Medicin 2 SKT 2 Total 5 Enhedsadministrationen Q1 Administrationscenter HE 1 Administrationscenter ST 1 Total 2 AU AARHUS MAJ SYGEFRAVÆR I HR IT systemet AUHRA er det muligt at trække mere detaljerede statistikker, hvor sygefraværet kan filtreres fx i forhold til enheder og fraværslængde. HR i administrationscentre, sekretariater og fraværsregistratorerne har bl.a. adgang til AUHRA. Læs mere om AUHRA på Sygefravær Arts Aarhus BSS HE ST Enhedsadm. Øvrige AU Antal sygedage pr. ansat Q ,0 1,6 1,1 1,2 3,2 1,6 1,7 Antal sygedage pr. ansat Q ,4 1,0 0,8 0,9 2,1 0,3 1,2 Antal sygedage pr. ansat Q ,6 0,8 0,7 0, ,1 Antal sygedage pr. ansat Q ,6 1,3 1,0 1,1 2,8 0,2 1,5 Antal sygedage pr. ansat Q ,8 1,0 1,0 1,3 3,0 0,4 1,6 Øvrige: Omfatter pt. Aarhus Institute of Advanced Studies (AIAS) og DANDRITE. Udvalgte oplysninger om datagrundlag mv.: Sygedage omfatter fraværstyperne: Sygdom, Graviditetsbetinget sygdom, Arbejdsskade, Delvis syg nedsat tid, Delvis syg opgavefritagelse, Sygdom 56 refusion. Sygedage er opgjort som arbejdsdage og ikke som kalenderdage. Sygedage for ansatte, der ikke har 37 timer pr. uge, er medtaget som hele dage (100 %). Antal ansatte pr. kvartal er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på kvartalets første og sidste dag. Antal ansatte pr. år er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på årets første og sidste dag. Kommentarer Det gennemsnitlige sygefravær i Q er på 1,6 dage, hvilket er 0,1 dag mindre end i samme periode i På tværs af fakulteter og internt på fakulteter er der forskelle i det registrerede fravær. I forhold til eventuelle sammenligninger imellem og internt på fakulteter og i Enhedsadministrationen skal der tages højde for forskelle i registreringspraksis, forskelle i arbejdsfunktioner og de videnskabelige medarbejderes rapportering af sygedage. Når årets første kvartal sammenlignes med det tilsvarende kvartal i 2015 er fraværet på Aarhus BSS og HE faldet fra henholdsvis 1,6 dage og 1,1 dage til 1,0. På Arts er fraværet faldet med 0,2 dage til 1,8 dage. ST s fravær er steget med 0,1 dag til 1,3 dage. For Enhedsadministrationen er fraværet reduceret med 0,2 dage til 3,0 dage. Ide fire administrationscentre spænder det registrerede gennemsnitlige sygefravær fra 2,7 til 3,8 dage. For de fem vicedirektørområder i Fællesadministrationen spænder det gennemsnitlige fravær fra 1,8 dage til 3,1 dage. AU AARHUS MAJ

28 AU Sygefravær 2016 Datagrundlag Datagrundlaget antal ansatte, antal sygedage og de ansattes indplacering på enheder er baseret på oplysninger fra AUHRA. Bemærk at der kan være forskel mellem registreret fravær og reelt fravær. Enheder med under 20 medarbejdere er af anonymitetshensyn placeret i kategorien Øvrige på de fire fakulteter og i Enhedsadministrationen. Antal ansatte Antal ansatte (Headcount) dækker over antallet af entydige månedslønnede ansatte (identifikation ved CPR nummer) herunder månedslønnede ph.d. er. Antal ansatte adskiller sig hermed fra optællingsmetoder som årsværk, ansættelsesbrøk mv. Ansatte med ansættelse i flere enheder er talt med i de pågældende enheder. Antal ansatte pr. kvartal er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på kvartalets første og sidste dag. Antal ansatte pr. år er opgjort ved at udregne gennemsnittet af antal ansatte på årets første og sidste dag. Udregningsmetoden af antal ansatte gør, at der ikke vil være overensstemmelse mellem årsopgørelsen og summen af de fire kvartaler. Sygedage Sygedage omfatter fraværstyperne: Sygdom, Graviditetsbetinget sygdom, Arbejdsskade, Delvis syg nedsat tid, Delvis syg opgavefritagelse, Sygdom 56 refusion. Sygedage er opgjort som arbejdsdage og ikke som kalenderdage. Sygedage i weekenden er hermed ikke medtaget. Sygedage for ansatte, der ikke har en fuldtidsstilling (37 timer pr. uge), er medtaget som hele dage (100 %). Sygedage, der ikke er registreret som 100 % fravær, er medtaget med den angivne fraværsprocent. Har en ansat skiftet institut, VD område mv. i et kvartal, er fraværet medregnet i begge enheder. I 2015 vedrørte dette højest 100 dage på hele AU. Sygedage for ansatte med Socialt Kapitel fx fleksjobbere er medtaget. Kontakt Statistikken er udarbejdet af AU HR Lena Henriksen og Jacob Søndergaard Jensen Ved spørgsmål, kommentarer eller ønsker kontakt venligst: Jacob Søndergaard Jensen, jacobsj@au.dk, Læs mere om AU's retningslinjer for fravær på 1

29 Q Hovedområde Sygedage Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Arts ,8 Health ,0 Aarhus BSS ,0 Science and Technology ,3 Øvrige ,4 Enhedsadministrationen , ,6 Hovedområde Enhed Institut/VD Sygedage Antal ansatte Antal sygedage pr. ansat Arts 1817 Inst. f. Kommunikation og Kultur , Inst. f. Kultur og Samfund , Inst. f. Pædagogik og Uddannelse , Rådgivning og Støtteenheden , Underv.udv. og Dig.Medier, Cent. f , Øvrige , ,8 Health 1946 Biomedicin, Inst. f , Folkesundhed, Inst. f , HE Centre m.m , Klinisk Medicin, Inst f , Odontologi, Institut for , Retsmedicin, Institut for , SKT Skolen for Klin. ass., TP og KT , Øvrige , ,0 2

30 Aarhus BSS Business and Social Sciences 1072 Erhvervskommunikation, Inst. f , Institut for Forretningsudvikling , Juridisk Institut , Psykologisk Institut , Statskundskab, Inst. f , Undervisning og Læring, Center for , Virksomhedsledelse, Inst. f , Økonomi, Inst. f , Øvrige , ,0 Science and Technology 1036 Agroøkologi, Institut for , Bioscience, Institut for , Datalogi, Institut for , Fysik og Astronomi, Inst. f , Geoscience, Institut for , Husdyrvidenskab, Institut for , Ingeniørhøjskolen AU , Ingeniørvidenskab, Institut for , Institut for Fødevarer , Interdisciplinær Nanotek., Cent.f , Kemi, Institut for , Matematik, Institut for , Miljøvidenskab, Inst. f , Molekylærbiologi og Genetik, Inst. f , Science Museerne , Øvrige , ,3 Øvrige 1954 Advanced Studies,Aarhus Inst. of , Øvrige 0 7 0, ,4 Enhedsadministrationen 1986 Administrationscenter Arts , Administrationscenter Health , Administrationscenter BSS , Administrationscenter ST , AU Forskning og Eks. Relationer , AU HR , AU IT , AU Uddannelse , AU Økonomi og Bygninger , Universitetsledelsens Stab , Øvrige 4 9 0, ,0 3