UDBUD AF VINTERTJENESTE

Transkript

1 JULI 2013 ESBJERG KOMMUNE UDBUD AF VINTERTJENESTE

2 ADRESSE COWI A/S Stormgade Esbjerg TLF FAX WWW cowi.dk JULI 2013 ESBJERG KOMMUNE UDBUD AF VINTERTJENESTE PROJEKTNR. A DOKUMENTNR. A VERSION 1.0 UDGIVELSESDATO 5. juli 2013 UDARBEJDET ATG KONTROLLERET TIJS/MTTH GODKENDT ATG

3 3 INDHOLD 1 Bestemmelser om udbud og tilbud Generelt Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsafgivelse Udvælgelse Tildeling 8

4 4 1 Bestemmelser om udbud og tilbud 1.1 Generelt Esbjerg Kommune (i det følgende benævnt "Ordregiver") udbyder ved nærværende udbud udførelse af vintertjeneste i Esbjerg Kommune. Arbejdet er udbudt som et offentligt EU-udbud ved udbudsbekendtgørelse fremsendt til Kontoret for Den Europæiske Unions Officielle Publikationer, som er bekendtgjort i TED. Dette udbud omfatter 6 entrepriser vedrørende kørsel i 2 vinterperioder: 2013/2014 og 2014/2015, med mulighed for forlængelse i op til yderligere 2 x 1 vintersæsoner. En vinterperiode defineres fra 15/9 til 15/5 det efterfølgende år. Beredskabsperioden (perioden hvor leverandøren skal stå til rådighed for kørsel i vintertjenesten) defineres fra 15/10 til 15/4 det efterfølgende år. Udbudsdokumenter og eventuelle rettelsesbreve vil fremgå på Ordregiverss hjemmeside på følgende adresse: vælg "Erhverv" og derefter vælg "Udbud og indkøb" i listen til venstre, og herunder vælges "Aktuelle udbud". Det er de bydendes eget ansvar, at sørge for at holde sig orienteret om eventuelle rettelsesblade eller meddelelser vedrørende udbuddet på hjemmesiden. Ordregiver leverer salt, evt. saltlage og evt. grus til anvendelse i entrepriserne. Ordregiver stiller spredere og plove til rådighed på entrepriserne. Ordregiver leverer og monterer alle nødvendige beslag, frontplader og sammenkoblingsudstyr på tilbudsgivers lastbiler ved entreprisernes opstart for korrekt sammenkobling med sneplove og spredere.

5 5 Såfremt tilbudsgiver skifter lastbil i kontraktperioden, inkl. eventuelle forlængelser af kontraktperioden, afholder tilbudsgiver alle omkostninger ved fornyet tilpasning. Rutelængderne er anført på tilbudslisterne (TBL), hvor der skal udføres glatførebekæmpelse til fast pris. Al snerydning udføres efter timeprisafregning. Længderne af snerydningsruterne er også anført på rutekortene til orientering. Såfremt leverandøren afgiver tilbud på flere entrepriser, end han ønsker overdraget, skal der på tilbudssamlelisten anføres det maksimale antal entrepriser, der ønskes overdraget. 1.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet Det forudsættes, at de bydende inden tilbud afgives har gjort sig bekendt med arbejdets omfang og forholdene på entrepriserne/ruterne. Der afholdes et fælles Orienterings- og spørgemøde torsdag den 15. august 2013 kl , på flg. adresse: Esbjerg Kommune Entreprenør Vibevej Esbjerg Tilbudsgiverne vil her blive orienteret om opgaven og få lejlighed til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Tilbudsgiver kan derudover skriftligt stille spørgsmål til nærværende materiale og udbudsforretningen i øvrigt. Spørgsmål, der fremsendes senest den 22. august 2013 kl vil blive besvaret senest den 26. august Spørgsmål der fremsættes efter den 22. august 2013 kl vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest den 26. august Spørgsmål skal stilles skriftligt til: COWI A/S Ane Toftegård Grosmann pr. mail på: ATG@COWI.DK Skriftlige spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil blive anonymiseret og vil blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside jf. afsnit 2.1. Spørgsmål bliver ikke besvaret i uge 28, 29 og 30 på grund af ferie, men hurtigst derefter. 1.3 Tilbudsafgivelse Tilbudsgiveren skal ved tilbudsafgivelsen udfylde tilbudssamlelisten og de relevante tilbudslister.

6 6 Der kan afgives tilbud på én eller flere af de anførte entrepriser, idet de dertil svarende tilbudslister skal benyttes. Tilbudsgiver skal ved tilbuddet vedlægge udfyldt og underskrevet Tro og love erklæring om udelukkelsesgrunde og om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Erklæring afgives ved udfyldelse af Bilag A, som er vedlagt i udbudsmaterialet som særskilt fil. Tro og Love erklæring skal udfyldes, underskrives og vedlægges i tilbuddet, selv om tilbudsgiver ikke har forfalden ubetalt gæld til det offentlige. Leverandøren kan afgive tilbud på flere entrepriser end han har kapacitet til. Leverandøren skal på tilbudssamlelisten anføre det antal lastbiler, der tilbydes (kapaciteten) samt det antal entrepriser, der maksimalt ønskes overdraget. Tilbud som indeholder forbehold vil ikke indgå i evalueringen af tilbuddene. Der modtages ikke alternative tilbud. Tilbud med øvrige materieltyper end lastbiler til entrepriserne vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. Tilbuddet skal være skrevet på dansk. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Tilbud bedes afleveret i én original og én kopi på papirskemaer, inkl. bilag vedr. det tilbudte materiel. Alle bilag bedes mærket med firmanavn, f.eks. stempel. Tilbud skal afleveres eller fremsendes i lukket kuvert. Der modtages ikke telefax eller elektronisk afgivne tilbud. Den lukkede kuvert med tilbuddet bedes være mærket med følgende: Udbud af vintertjeneste i Esbjerg Kommune Nedenstående adresse og attention Må ikke åbnes i postsorteringen (med tydelig skrift) Afsender og telefonnummer og modtages hos: Esbjerg Kommune Vej & Park Entreprenør Vibevej Esbjerg Ø Att. Jan Løndal Hansen

7 7 senest: Mandag den 2. september 2013, kl hvor tilbuddene åbnes og tilbudssummer bliver læst op under overværelse af de bydende og/eller deres repræsentanter samt ordregiver og evt. dennes repræsentanter, der måtte være til stede. Tilbudssummer vil blive læst op. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet når frem i tide og til rette sted, også hvis tilbuddet er fremsendt med posten. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 40 dage efter tilbudsdagen. 1.4 Udvælgelse Forud for tildelingen vil der blandt de konditionsmæssige tilbud blive foretaget en vurdering af tilbudsgiverens egnethed i relation til levering af vintertjeneste. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, risikerer tilbudsgiver, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. For at kunne få overdraget en entreprise skal leverandøren i forbindelse med tilbudsafgivelsen angive firmaets/firmaernes sammensætning og angive sin retlige form samt dokumentere sin ret til at udføre erhvervet, sin økonomiske og finansielle formåen samt sin tekniske formåen ved: Retlig form Tilbud kan afgives af enkeltfirmaer eller en sammenslutning af firmaer, f.eks. af et konsortium eller joint venture. Et af firmaerne i en sammenslutning af firmaer skal have fuld prokura over for den ordregivende myndighed. Ved tilbud fra en sammenslutning af firmaer skal der fra samtlige medlemmer i sammenslutningen af firmaer foreligge en skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for den enkelte entreprises gennemførelse. Hvis tilbud afgives af en sammenslutninger af firmaer, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Retten til at udføre erhvervet Tilbudsgiver skal have ret til at udføre erhvervet på tidspunktet for tilbudsafgivelse. Dette kan dokumenteres ved at anføre sit CVR-nummer på tilbudssamlelistens side 1 og dermed optagelse i Det Centrale Virksomhedsregister. Tro og Love Erklæring Tro og love erklæringer om udelukkelsesgrunde og om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige afgives ved udfyldelse af Bilag A, som er vedlagt i udbudsmaterialet som særskilt fil samt ved at anføre sit CVR-nummer på tilbudsli-

8 8 stens samleside. Hvor tilbudsgiver er en sammenslutning af firmaer, f.eks. et konsortium, skal alle deltagerne i sammenslutningen, aflevere de krævede oplysninger Ordregiver vil udelukke leverandører, der er omfattet af udelukkelsesgrundene, i henhold til "Udbudsdirektivets" artikel 45, stk. 2. Ordregiver vil udelukke leverandører, der har en gæld der er større end kr. til det offentlige, medmindre der er stillet sikkerhed for den del af gælden, der overstiger kr. senest på accepttidspunktet, eller at der er indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning, og denne ordning er overholdt. Teknisk og/eller faglig formåen: Tilbudsgivere, der ikke råder over det nødvendige materiel ved tilbudsgivningen, men agter at anskaffe dette, skal vedlægge tilbuddet en erklæring om, at man vil anskaffe det nødvendige materiel, såfremt man får tildelt en kontrakt. Det skal endvidere fremgå af erklæringen, at tilbudsgiveren er i besiddelse af det nødvendige materiel inden kontraktstart, således at det kan blive monteret med det nødvendige udstyr, så køretøjet er klar til kørsel efter de fastsatte tidsfrister m.v. 1.5 Tildeling Tildelingskriteriet er "laveste pris". Der kan afgives tilbud på flere entrepriser end tilbudsgiverne har kapacitet til. Tildelingen sker under hensyntagen til den tilbudte kapacitet. Tildelingen sker således: 1. Entrepriser med kun ét tilbud. Hvis der kun er ét bud på en eller flere entrepriser, tildeles disse entrepriser først, under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver. 2. Entrepriser med flere tilbud. Entrepriserne vil blive tildelt i henhold til rækkefølgen af entrepriserne på tilbudssamlelisten og under hensyntagen til den tilbudte kapacitet. Eksempel: En leverandør byder på entrepriserne K2R01, K2R04 og K2R05 og er billigst på alle 3 entrepriser i forhold til øvrige tilbudsgivende. Leverandøren ønsker dog kun 2 entrepriser overdraget og bliver således tildelt entreprise K2R01 og K2R04, som er de to første entrepriser i entrepriserækkefølgen. Den efterfølgende entreprise, K2R05 bliver så tildelt til den leverandør der er anden-billigst på entreprisen, idet det billigste tilbud på K2R05 ikke entreprisen ikke kan tildeles til den lavestbydende, fordi dennes kapaciteten er opbrugt. Ved enslydende priser er tildelingsrækkefølgen den på tilbudssamlelisten anførte rækkefølge (entrepriserækkefølgen).

9 9 Resultat af tildelingen. Hvor der er flere bud på samme entreprise, tildeles entreprisen derfor ikke i alle tilfælde, tilbuddet med den laveste pris. Hvor entreprisen ikke tildeles tilbuddet med den laveste pris, vil entreprisen blive tildelt tilbuddet med den næstlaveste pris under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver.