Symposium mellem Skanderborg, Hedensted og Aarhus Kommuner, onsdag den 19. august 2015, Byrådets muligheder for politikudvikling og arbejdsvilkår

Transkript

1 Symposium mellem Skanderborg, Hedensted og Aarhus Kommuner, onsdag den 19. august 2015, Side 1 af 9 Om Byrådets muligheder for politikudvikling og arbejdsvilkår Deltagere Fra Skanderborg Kommune deltog: Borgmester Jørgen Gaarde (A), byrådsmedlem Maria Baagøe Bové (B), kommunaldirektør Lisbeth Binderup og sekretariatschef Henrik Rosenlund Knudsen (ordstyrer) Fra Hedensted Kommune deltog: Borgmester Kirsten Terkilsen (V), byrådsmedlem Ole Vind (V), byrådsmedlem Torsten S. Petersen (F) og kommunaldirektør Jesper Thyrring Møller Fra Aarhus Kommune deltog: Byrådsmedlem Jette Jensen (Ø), byrådsmedlem Hans Skou (V), byrådsmedlem Jan Ravn Christensen (F), juridisk chef Christian Mølgaard, udviklingschef Lars Kloppenborg og konsulent Asmund Hejlskov Bertelsen. Baggrund for Symposium Byrådet i Aarhus Kommune har nedsat et midlertidigt styringsudvalg efter 17, stk. 4 i lov om kommunernes styrelse. Udvalget består af tre byrådsmedlemmer: Formand Jette Jensen (Ø), Jan Ravn Christensen (SF) og Hans Skou (V). BORGMESTERENS AFDELING Aarhus Kommune Struktur og Samarbejde Rådhuset, Rådhuspladsen Aarhus C Telefon: Direkte telefon: Direkte ahb@aarhus.dk Sagsbehandler: Asmund Hejlskov Bertelsen Formålet med udvalgsarbejdet er, at forbedre byrådets muligheder for at handle og prioritere på det rigtige tidspunkt i beslutningsprocesserne samt sikre, at byrådet løbende får information, der gør det muligt at sætte retning og følge op på beslutninger. Som et led i arbejdet søger Styringsudvalget inspiration hos andre kommuner, der på forskellig vis har arbejdet med de samme problemstillinger. Skanderborg og Hedensted kommuner har gennem de seneste år iværksat forskellige initiativer med fokus på byrådenes muligheder for politikudvikling arbejdsvilkår. For at lære mere, inviterede Aarhus Kommunes Styringsudvalg repræsentanter fra de to kommuner til et symposium, hvor erfaringer, muligheder og udfordringer frit kun drøftes. På symposiet præsenterede borgmestrene Jørgen Gaarde og Kirsten Terkilsen, hvordan byrådet arbejder i henholdsvis Skanderborg og

2 Hedensted Kommune. På baggrund af de to oplæg fandt en åben drøftelse sted. Side 2 af 9 Afslutningsvis præsenterede medlem af Aarhus Kommunes Styringsudvalg Jan Ravn Christensen, hvordan der i Aarhus Kommune arbejdes med let og tilgængelig ledelsesinformation til Byrådet. Jans oplæg er vedlagt som bilag 1. Sammenfatning af drøftelse I det følgende er indholdet af symposiets drøftelser sammenfattet under hovedoverskrifterne Byrådets mulighed for politikudvikling og Byrådets Arbejdsvilkår. Først følger en redegørelse af baggrunden for de initiativer, der er igangsat i Skanderborg og Hedensted kommuner. Baggrund - Skanderborg Kommune Ved kommunalreformen i 2007 blev den nuværende Skanderborg Kommune dannet ved en sammenlægning af Galten, Hørning, Ry og Skanderborg kommuner. Styreformen fra den oprindelige Skanderborg Kommune, kaldet Skanderborgmodellen, blev bevaret. Skanderborgmodellen indebærer, at de stående udvalg og økonomiudvalget først og fremmest er politikformulerende og politikkontrollerende. Den konkrete sagsbehandling er delegeret til det administrative niveau, og pengene er lagt i hænderne på Byrådet alene. I udvalgene er budgetopfølgningen til orientering. For hver byrådsperiode beslutter Byrådet en udviklingsstrategi for Skanderborg Kommune. Udviklingsstrategien indeholder ti særligt prioriterede områder. Fem af de prioriterede områder er forankret i enten økonomiudvalget eller i et af de stående udvalg. De øvrige fem prioriterede områder arbejder Byrådet med gennem særlige udvalg, der nedsættes i henhold til 17, stk. 4 i Lov om Kommunernes Styrelse. Udviklingsstrategien indgår i Skanderborg Kommunes politikerhåndbog, der hvert år udkommer i en opdateret version. Politikerhåndbogen er opbygget efter et fælles sprog, der sikre forståelig kommunikation mellem administration og politikere. Baggrund - Hedensted Kommune Hedensted Kommune vedtog i 2013 et politisk arbejdsgrundlag med det formål at genopfinde det aktive samfund og skabe fremtidens velfærd: Bæredygtig velfærd. I arbejdsgrundlaget er der fokus på den politiske arbejdsform med anderledes, tværgående dialogformer og arbejdsprocesser. Formålet er at få skabt en politisk proces der understøtter, at Byrådet arbejder som

3 (strategisk) bestyrelse for en milliardvirksomhed, der ikke bare behandler dagsordenen, men sætter dagsordenen. Side 3 af 9 Med arbejdsgrundlaget blev Hedensted Kommune organiseret med udgangspunkt i fire kerneopgave: 1) Beskæftigelse 2) Fritid og Fællesskab 3) Læring 4) Social Omsorg. Den politiske struktur følger de fire kerneopgaver med et stående udvalg for hver af dem. Hertil kommer udvalget for Politisk Koordination og Økonomi samt udvalget for Teknik. Borgmesteren og viceborgmesteren har plads i Politisk Koordination og Økonomi. Hvert byrådsmedlem har en plads i enten i Politisk Koordination og Økonomi eller i et af de fire stående udvalg. Desuden har fem medlemmer yderligere en plads i udvalget for Teknik. Byrådets muligheder for politikudvikling Både Skanderborg og Hedensted kommuner har fokus på at styrke politikernes rolle i udviklingen og formuleringen af politik. Politikformulerende og politikontrollerende udvalg i Skanderborg Kommune I Skanderborg Kommune er det målsætningen, at de politiske udvalg skal være politikformulerende og politikontrollerende. Udgangspunktet er, at politikerne skal holde hænderne i lommerne, når det gælder enkeltsager. Justeringer og rettelser skal ske gennem politikken I kostpyramiden for Skanderborgs byrådspolitikere hører enkeltsager derfor til i toppen, mens formulering af politik udgøre bunden. For mange politikere giver denne kostsammensætning en god mæthedsfølelse, men det gælder ikke for alle. De der er vant til snakke med borgerne henover kølediske i brugsen kan føle sig klemte, når det nu handler om at formulere politik. Det blanke papirs princip I Skanderborg Kommunes udvalg arbejdes der med det blanke papirs princip. På arbejdspapiret står der kun en overskrift, og der er ingen former for oplæg fra administrationen. Over tre møder arbejder udvalget med at udvikle og formulere en politik, der efterfølgende fremlægges for Byrådet. Undervejs afholdes lukkede temamøder for byrådet, som udvalgsformændene leder.

4 I processen, og i det hele taget, er ingen politikere privilegeret særlig sparring med embedsværket. Alle Politikere er velkomne til at stille spørgsmål, og svarene deles med alle. Side 4 af 9 Det er oplevelsen, at det blanke papirs princip skaber et bedre grundlag for samarbejde, da det handler om at skabe noget sammen, og ikke at finde fejlene og alt det man er uenig i. Særlige udvalg i Skanderborg Kommune I Skanderborg Kommunes særlige udvalg (nedsat efter 17, stk. 4 i lov om kommunernes styrelse) arbejdes der med sager, som har hjemme Byrådets Udviklingsstrategi. Sagerne er kendetegnet ved at være stærke sager, dvs. at et samlet byråd vil noget med dem, og at de er vigtige for kommunen samlet set. I de særlige udvalg sidder fem byrådspolitikere og ti eksterne aktører (f.eks. borgere, virksomheder og uddannelsesinstitutioner). Samarbejdsformen i de særlige udvalg har en samskabende karakter. Samtidig bevirker de eksterne aktørers deltagelse, at politikerne lægger de almindelige politiske stridigheder til side og siger til hinanden: ævl og kævl gider vi ikke her. Der er kamp om de politiske pladser i de særlige udvalg. Udpegningen af de politiske medlemmer sker efter den d Hondtske metode i forbindelse med Byrådets konstituering. Da de særlige udvalg ikke skal betragtes som forhandlingsudvalg, sker udpegningen af de ti eksterne aktører ikke ud fra en høringslogik, men i stedet ud fra ressourcetilgang med fokus på, hvem der kan bidrage til at løse udvalgets opgave. Der er samtidig vægt på at medlemmerne er frie fugle, der ikke skal referere tilbage til nogen. De eksterne aktører kan være borgere, der brænder for sagen, eller eksperter med en særlig viden. Medlemmerne behøver ikke at være bosat i kommunen. De særlige udvalg er nedsat for seks måneder. I den periode afholdes seks møder af to timer. Ideen er, at det skal være en overskuelig opgave for både politikere og eksterne medlemmer at sidde i udvalget. Gennemsnitalderen i Byrådet er høj, og det er en udfordring at få børnefamilier til at stille op som byrådskandidater. De særlige udvalg kan fungere som rugekasser for den næste generation af byrådspolitikere. I de særlige udvalg kan borgere, der ikke allerede er politisk aktive, snuse til det lokalpolitiske arbejde og måske fatte interesse for det. Det samme gælder, for de der er aktive i skolebestyrelser, borgerforeninger mv. (den brede

5 borgerrepræsentation), som kommunen bl.a. derfor er begyndt at forkæle mere. Side 5 af 9 Særligt udvalg om Campus Skanderborg og Højvang Campus Skanderborg og Højvang er et eksempel på en sag fra Byrådets Udviklingsstrategi, som der blev arbejdet med i et særligt udvalg. I udvalget sad der, foruden fem byrådspolitiker, aktører fra lokale uddannelser, boligforeninger, elevrepræsentanter og erhvervsdrivende. Udvalgets arbejde resulterede i et handlekatalog til Byrådet med ni prioriterede og kvalificerede forslag, til hvordan campusområdet kan udvikles. De ni forslag startede som 80. Men gennem konsensussøgende arbejde kvalificerede og prioriterede udvalget forslagene, sådan at de i enighed afleverede det samlede handlekatalog til byrådet. Den seks måneder lange arbejdsproces var vigtig for at opnå konsensus. Gennem arbejdet var der vægt på samarbejde, i det målet var at komme med en samlet anbefaling til Byrådet. I arbejdet med at udvikle handlekataloget arbejdede udvalget af to spor. Et spor med forslag der helt eller delvist skulle forankres i Byrådet. Og et spor med forslag der kunne realiseres uafhængigt byrådet, og derfor kunne forankres hos de involverede aktører. Spørgsmål til refleksion Der er ingen penge i de særlige udvalg. Hvordan håndteres så de forventninger, der bliver skabt hos ikke-kommunale aktører, der medvirker i udvalget? Dialogmøder i Hedensted Kommune En gang om måneden afholdes der dialogmøder af to timers varighed i Hedensted Kommune. Dialogmøderne er politikernes rum. Hensigten er at få en fælles, dagsordensættende og tværgående dialog om det der fylder, og om den retning der skal sættes altså også om værdier og ideer. Dialogmøderne sikre på den måde rum og tid til holdningsdebatter. Samtlige medlemmer af byrådet kan fremsætte punkter til dagsordenen, også inden for politikområder der ligger uden for det udvalg, hvor politikeren har sæde. Punkter til dagsordenen kan fremsættes til et minut før mødestart. Det kræver øvelse og mod at sætte noget på dagsordenen uden for ens eget udvalgsområde, ligesom det kræver øvelse og mod at komme op på den store klinge og stå på mål for sine værdier og ideer. Byrådspolitikerne præsenterer selv deres sag. Der er ikke forberedt materiale af embedsmænd inden mødet. Til de enkelte punkter har hver politiker et minut til at give sine holdninger til kende i speakers corner. Her

6 kan den politiske stemning vejres, mens embedsmændene lytter med. Det sker med en fælles forståelse af, at der alene er tale om umiddelbare tilkendegivelser, da ingen gidseltages eller forpligtes på et begrænset vidensgrundlag. Side 6 af 9 Byrådet tager på den måde del i den indledende sagsbehandling, noget der før fandt sted i administrationen, og de politiske holdninger kommer derfor med fra skrivestart. På dialogmøderne arbejdes der bl.a. i dialoggrupper, hvor politikerne i åbne og holdningsbaserede dialoger behandler mødepunkterne. Dialogmøderne finder ikke sted i byrådssalen, og dialoggruppen sidder om mindre borde. Det hjælper til at skabe et tillidsfuldt rum. Der er ikke lavet bordplan, så politikerne blander sig vilkårligt med hinanden. Det indbyder til, at der arbejdes på tværs af både udvalg og partier. Det hjælper samtidig en kulturforandring på vej, hvor hvert udvalg ikke længere ser sig selv som en øde ø. Denne kulturforandring hos politikerne hænger sammen med forandringerne i den øvrige organisation, hvor der ligeledes arbejdes mere på tværs end tidligere. Ved afslutningen af dialogmøderne aftales det, om der skal arbejdes videre med et behandlet punkt eller ej. Besluttes det, at der skal arbejdes videre, kan det enten ske som endnu en drøftelse på et temamøde, som en formel sag i et udvalg, som et temamøde i Byrådet eller ved at der nedsættes en temagruppe. Temagrupper efter 17, stk. 4 Temagrupper nedsættes direkte på dialogmøderne og efter 17 stk. 4 i lov om kommunernes styrelse. Medlemmerne af temagrupperne er bestemt af Byrådet, og kan bestå af politikere, medarbejdere, ledere, virksomheder, borgere, andre myndigheder osv. Målet er at skabe et rum, hvor politikere og de øvrige aktører kan samarbejde tillidsfuldt om at finde løsninger. Arbejdet i temagrupperne er samtidig effektivt, da der både bliver arbejdet og truffet beslutninger på tværs af de stående udvalg. Som et eksempel er der blevet arbejdet med flygtningespørgsmålet i en temagruppe det har været effektivt, da området berører alle kommunens kerneområder. Byrådets arbejdsvilkår Tid I både Skanderborg og Hedensted er der fokus på, at det også for børnefamilier og andre med knap tid skal kunne lade sig gøre at være byrådspolitiker.

7 Blandt andet derfor har begge kommuner reduceret antallet af udvalg. Det betyder, at man som byrådspolitiker i udgangspunktet kun sidder i et udvalg. Side 7 af 9 Blandt byrådspolitikerne i Skanderborg er det accepteret at være med på det niveau, men hvis der er kræfter til det, kan man få plads i et af de særlige udvalg (se mere her om ovenfor). Som konsekvens er det især ældre byrådsmedlemmer, der fylder godt i de særlige udvalg. Med kun fem udvalg er der to udvalg i Skanderborg, hvor der kun sidder byrådspolitikere fra de to store partier - Socialdemokratiet og Venstre. Det kan resultere i for lidt dynamik og energi [~ go, engelsk] i det politiske arbejde. Hedensted Kommune er organiseret med udgangspunkt i fire kerneopgave: 1) Beskæftigelse 2) Fritid og Fællesskab 3) Læring 4) Social Omsorg. Den politiske struktur følger de fire kerneopgaver med et stående udvalg for hver af dem. Hertil kommer udvalget for Politisk Koordination og Økonomi samt udvalget for Teknik. Borgmesteren og viceborgmesteren har plads i Politisk Koordination og Økonomi. Hvert byrådsmedlem har én plads i enten i Politisk Koordination og Økonomi eller i et af de fire stående udvalg. Desuden har fem medlemmer yderligere en plads i udvalget for Teknik De fire kerneopgave-udvalg mødes fast den første mandag i hver måned. Den samme dag afholdes der inden udvalgsmøderne er fælles dialogmøde. I ugen efter afholder udvalget for Politisk Koordination og Økonomi møde, og ugen efter igen afholder udvalget for Teknik møde. Byrådet mødes den sidste onsdag i hver måned. Byrådsmedlemmerne (med undtagelse af medlemmerne i udvalget for Teknik) har følgelig møder to dage om måneden samt eventuel deltagelse i temagrupper. Samarbejde på tværs, behovet for lys og mulighederne for at være i opposition De mindre partier i Hedensted oplever, at de på dialogmøderne kan deltage mere ligeværdigt med de større partier. Alligevel er det vurderingen, at dialogmøderne ikke sikre overdrevne rettigheder til mindretallet. Det handler nemlig om resultatet, og kun de gode ideer får lov at leve videre. Den nye arbejdsform på tværs af partier og skillelinjer kan både i Skanderborg og Hedensted gøre det vanskeligt at være i opposition særligt hvis man netop er valgt på at være opposition.

8 I forbindelse med det politikformulerende arbejde kommer der politiske udmeldinger fra enkelt medlemmer eller grupper til offentligheden. Det er et dilemma og kan vanskeliggøre arbejdet, men må accepteres politikere lever trods alt af lys. Men det er meget kulturbåret, og der kan arbejdes med, hvad der skaber dette lys. Måske lyset ikke kun behøver at tænde på holdningsmæssige modsætninger, men også kan tænde på engagement? Side 8 af 9 Samtidig eksisterer risikoen for en fribytter-logik, hvor et byrådsmedlem rejser sager på de fælles dialogmøder for at fremme og finde opbakning til en dagsorden, der ikke er opbakning til byrådsmedlemmets egen gruppe. At det samskabende arbejde omkring udvikling og formulering af politik fungerer, hænger i Hedensted bl.a. sammen med, at et samlet byråd er blevet enigt om et højere mål: Bæredygtig velfærd til borgerne. I Skanderborg er forklaringen bl.a. et uskrevet kodeks for, hvad man gør og ikke gør. Der til afholder borgmesteren jævnligt møder af kollegial karakter med udvalgs- og gruppeformændene om den politiske arbejdsform, og om hvordan byrådspolitikerne kan udvikle deres arbejde. Fokus på helheden, enkeltsager eller lokalområdet I udviklingen af Hedensted Kommune efterspørges en generation af politikere, hvor helheden også tæller. Arbejdet med politikformulering gennem nye samarbejdsformer på tværs af partier, udvalg, mv. fungerer ikke, hvis politikerne kun har fokus på eget lokalområder eller andre snævre interesser. I Skanderborg efterspørges også et blik for helheden, hvor enkeltsagerne, som tidligere nævnt, hører til i toppen af politikernes kostpyramide. Samtidig arbejdes der med, at politikerne kan fungere som ambassadører for en sag og f.eks. drive udviklingen i et lokalområde. I starten af hver Byrådsperiode gennemfører en ekstern konsulent et halvanden times interview med samtlige byrådspolitikere i Skanderborg, om hvilket politisk aftryk de gerne vil sætte. Formålet er at styrke politikerne i deres videre arbejde og samtidig finde frem til de 10 sager, der skal indgå Byrådets udviklingsstrategi. Viden og information Med få møder må byrådspolitikerne indhente nødvendige informationer andre steder: Det sker på mail, gennem bilag mv. Det rejser et grundlæggende spørgsmål om, hvor godt politikere skal være/bør være inde i given sag for træffe en beslutning?

9 For at gøre det let og overskueligt at være byrådspolitiker i Skanderborg er kommunens budget og samtlige politiker samlet i Politikerhåndbogen, der hvert år udkommer i en opdateret version. Side 9 af 9 I Politikerhåndbogen er beskrivelsen af hvert politikområde opbygget efter det fælles sprog, der konsekvent anvendes af såvel politikere som administration. Sproget består af fire hovedbegreber: - Visioner og strategier: En vision er indenfor synsvidde, men udenfor rækkevidde - Forandringer: ordre til at gennemføre et konkret projekt - Økonomi - Standarder: angiver hvilket serviceniveau borgere kan forvente at få for de penge Byrådet har afsat til formålet