Indberetning / godkendelse af medarbejderindberetning af fravær

Transkript

1 Emne: Indberetning / godkendelse af medarbejderindberetning af fravær For at lederen kan godkende medarbejderens egen indberetning af fravær i rollebaseret indgang (RI), kræver det, at lederen er oprettet i RI med adgang til fanebladet Mit Personale. Efter behov kan lederen anmode Opus teamet om få oprettet én eller flere stedfortrædere eller assistenter i RI. Stedfortræderrollen giver præcis de samme rettigheder i RI som lederen har. Det betyder at en stedfortræder kan se alle oplysninger, indberette og godkende / afvise på lige fod med lederen. Rollen giver adgang til alle personaleoplysninger og økonomioplysninger indenfor ledelsesområdet. Når en medarbejder har indberettet fravær, vil dette fremgå af lederens og evt. stedfortræders forside til RI. Ved at klikke på beskeden kommer man direkte videre til at kunne godkende eller afvise fraværet. Assistentrollen er et alternativ til en stedfortræderrolle. En assistentrolle kan afgrænses til kun at kunne se og godkende udvalgte oplysninger f.eks. fraværsindberetninger. Ulempen ved en assistentrolle er at der ikke kommer meddelelser på RI forsiden. Assistenten skal i stedet for under fanebladet Tid og Tillæg søge om der ligger fravær, der skal godkendes. Arbejdsgange ved indberetning af fravær. Inden en afdeling overgår til medarbejderindberetning af fraværsoplysninger, skal der træffes ledelsesmæssige beslutninger om arbejdsgange for indberetning og godkendelse. Ved planlagt fravær skal medarbejderen altid indberette, og lederen/stedfortræderen skal godkende, før afholdelse. Eksempler på planlagt fravær er ferie, omsorgsdag, seniordage, tillidsmandskurser og organisationsmøder for TR. Medarbejderen foretager indberetningen enten ved at logge sig ind i RI eller via APP til smartphone eller tablets. OBS! Ikke alle fraværstyper er pt. tilgængelig via APP. Se særskilt vejledning Indberetning af fravær via smartphone eller tablet. Ved ikke planlagt fravær sygdom, barns sygdom, 56 fravær o. lign. afhænger indberetningen af den i afdelingen aftalte arbejdsgang. Der er tre muligheder, hvoraf HR-afdelingen anbefaler arbejdsgang 1 eller Medarbejderen meddeler sit sygefravær til lederen eller til en person, som lederen har tildelt en stedfortræder- eller assistentrolle i RI. Den der modtager meddelelsen om fraværet foretager straks indberetning i RI. Når medarbejderen igen møder på arbejde følges samme procedure som ved sygemeldingen. 2. Medarbejderen meddeler sit sygefravær til lederen eller den person, som er udpeget til at tage i mod meddelelsen. Medarbejderen er registreret i RI til at kunne foretage fraværsindberetninger via APP en på sin smartphone eller tablet. På samme måde foretager medarbejderen selv raskmeldingen. 3. Medarbejderen meddeler sit sygefravær til lederen eller den person, som lederen har udpeget til at tage i mod meddelelsen. Når medarbejderen igen møder på arbejde foretager denne indberetning af fraværet i RI. OBS! Kræver at leder eller stedfortræder/assistent er opmærksom på selv at få indberettet fraværet ved længerevarende fravær (mere end 1 uge). Det er ikke muligt at indberette barsel og nedsat tid i forbindelse med delvis raskmelding via RI eller APP. De to fraværstyper skal fortsat altid indberettes via blanketter til HR-afdelingen.

2 Indberetning af fravær på en medarbejder i RI Start indberetning Klik på Fravær/nærvær under fanebladet Mit Personale Klik på Indberet fravær/nærvær Leder / Stedfortræderrollen Vælg Medarbejder Klik på medarbejderen i Temaoversigten. Assistentrollen Vælg Medarbejder Assistentrollen får ikke en teamoversigt med medarbejdernavnene. Assistenten skal derfor udsøge med den enkelte medarbejder via Medarbejdersøgning. Det er nemmest at søge enten med Nummer (medarbejdernr.) eller CPR-nr. Indtast og tryk Søg Klik på den sort pil i indberetningsfeltet fravær/nærvær. Vælg den fraværstype, der passer til det aktuelle fravær. Indberet fraværet Indberet start- og slutdato for fraværet. Felterne er forlods udfyldt med dags dato. Ved sygefravær, hvor slutdato ikke er kendt, blank da feltet med slutdato. Den sættes så automatisk til Tryk på Gem for at afslutte indberetning.

3 Leder / Stedfortræderrollen Godkende fravær på en medarbejder i RI Se om der er fraværsanmodninger, til godkendelse Godkend Eller Afvis Opdater visning I boksen med Mit Overblik, vises en liste med opgaver til godkendelse. Klik på Du har X fraværsanmodninger til godkendelse Godkend fravær klik på det grønne flueben. Afvis fravær: Klik på det røde kryds. Du får nu en bekræftelse om fraværet er godkendt eller afvist. Hvis emnet ikke forsvinder på oversigten. Klik på Skjul eksempel og herefter Opdater. Klik på den grå firkant til venstre for linjen med medarbejderens navn. Nederst på siden vises flere oplysninger om fraværet art og længde. Klik på: Godkendt eller Afvis Flere detaljer for Indberetningen af godkendelse / afvisning Eller Klik på medarbejderen under Emne. Der åbnes et nyt vindue med kalenderen og oplysninger for den pågældende medarbejders fravær. Klik på: Godkendt eller Afvis

4 Assistentrollen Godkende fravær på en medarbejder i RI Find indberettet fravær der skal godkendes Klik på: Tid og Tillæg. Klik på: Godkendelse af fravær / nærvær Se om der er ligger indberetninger fra medarbejderne til godkendelse: Søgning af medarbejdere til godkendelse Klik på Søg svar ja til pop up. Søg efter indberetninger for en bestemt medarbejder: Indtast enten medarbejdernummer eller CPR-nummer. Klik på: Søg. Oversigten indeholder medarbejderindberettet fravær, som endnu ikke er godkendt. Godkendelse af indberetninger Godkend en specifik medarbejder. Ving af til venstre for linjen i den hvide boks ud for medarbejderen. Det er muligt at vinge flere linjer på én gang. Markere alle linjer ved at klikke i den øverste hvide boks. Vælg Godkend

5 Assistentrollen Godkende kørsel på en medarbejder i RI Find indberettet kørsel der skal godkendes Klik på: fanebladet Tid og Tillæg. Klik på: Engangsydelser. Klik på: Godkendelse. Find indberetninger som skal godkendes eller afvises Klik på: Søg. Klik på: ja i pop up Vælg medarbejder Klik i firkant ud for medarbejder og Klik på: Godkend eller Afvis.

6 Mødetidsplaner Oprettelse og vedligholdelse Find indberettet kørsel der skal godkendes Klik på: Mit Personale. Klik på: Fravær/nærvær. Opret en ny mødetidsplan Klik på: Mødetidsplaner. Udvælg medarbejder Klik i feltet ud for medarbejderen. Klik på behandl Indtast / vælg startdato. Startdato for mødetidsplanen Skal planen kun gælde i en afgrænset periode kan man også indtaste / vælge slutdato. Klik i Antal uger : vælg altid 1 Indtast mødetider Indtast mødetider på de enkelte dage Betalt spisepause Marker betalt pause. Giv skabelonen et navn Giv den nyoprettede skabelon et navn.

7 Kontrollér ugenormen Når alle start- og sluttidspunkter og evt. pauser er indtastet kan ugenormen kontrolleres. Klik på: Beregn gns. mødetid Afslut indberetningen Klik på Gem Kvittering på oprettelsen Bekræft ved at klikke på Gem Klik på skabelonnummer på en eksisterende medarbejder. Nummeret vises nu øverst i søgefeltet Skabelon: Genbrug af en skabelon Klik på den nye medarbejder. Klik på behandl. Den valgte mødetidsplan vil være udfyldt. Indtast startdato og evt. slutdato. Klik på: Gem Version: 1 Dato: 15. oktober 2013