GIS-strategi

Transkript

1 GIS-strategi

2 Forord Nærværende strategi for anvendelse af geografiske data og systemer er udarbejdet fra medio 2011 til medio Strategiarbejdet er igangsat af Direktionen i Hillerød Kommune, hvilket har resulteret i nedsættelse af styregruppe, som har været ansvarlige for udarbejdelsen af strategien. Flere forhold talte for at igangsætte strategiarbejdet, herunder Digitaliseringsstrategi for Hillerød Kommune, anbefalinger fra det fælleskommunale projekt OGF (omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag) samt Den fælleskommunale Digitaliseringsstrategi I processen omkring udarbejdelsen af GIS-strategien er GIS-administratoren, GIS-brugere samt potentielle GIS-brugere blevet inddraget gennem workshops og interviews. Produktet af processen er denne strategi. Strategien er godkendt/vedtaget af byrådet den 28. november Strategien er udarbejdet i samarbejde med Atkins Danmark A/S. 1

3 Indholdsfortegnelse 1. Resumé Baggrund Hvor kan GIS anvendes? Tilblivelse og proces Grænseflader, vision og målsætninger Handlingsplan Indsatsområder Principper Projekter Bilag A: Status Bilag B: Arkitekturoversigt nu og fremtid Bilag C: Idékatalog

4 1. Resumé Brugen af geografiske informationer er i rivende udvikling og udgør et stort potentiale som redskab til at digitalisere og effektivisere den kommunale opgaveløsning. Nærværende dokument omhandler strategiske overvejelser omkring brugen af GIS i Hillerød Kommune i perioden Strategien følger op på anbefalinger i Den fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi , Den fælleskommunale Digitaliseringsstrategi , Digitaliseringsstrategi for Hillerød Kommune og OGF-projektets udviklingsplan. Visionen for anvendelse af GIS i Hillerød Kommune er følgende: Geografisk information understøtter opgaveløsningen effektivt, så borgeren oplever en nem og brugervenlig betjening og kommunikation, og så opgaveløsningen internt bliver enkel og hurtig at udføre. Strategien opstiller en række overordnede målsætninger omkring digitalisering og effektivisering, samt nogle konkrete mål for platform, data, organisation og øget anvendelse. Strategien udstikker også en række principper, som skal sørge for, at GIS-anvendelsen og -udviklingen følger strategiens vision og målsætninger. Strategien er tilvejebragt gennem en proces, der har involveret medarbejdere i alle relevante fagområder i kommunen gennem interviews, workshop og møder. Strategien er forankret i en styregruppe, der er nedsat af direktionen. Strategiens vision ser 5 år ud i fremtiden, mens handlingsplanen gælder for 3 år. Strategien skal revideres og ny handlingsplan skal udarbejdes hvert tredje år. Strategien ejes af Direktionen i Hillerød Kommune, som har ansvar for at sikre, at strategien bliver efterlevet samt revideret. 3

5 2. Baggrund Som sagt er brugen af geografiske informationer er i rivende udvikling. Introduktion af tjenester som eksempelvis GoogleMaps, GoogleStreetview og BingMaps har gjort geografisk information tilgængelig for alle og har medført en øget bevidsthed og efterspørgsel af geografiske informationer. Desuden har den stadig stigende anvendelse af smartphones med indbygget gps gjort geografiske informationer til nøgledata, i forhold til en lang række af tjenester, udviklet til den almindelige smartphone-bruger. At anvende kort og koordinater er ikke længere kun forbeholdt specialister med en indgående viden omkring geografiske data, men kan anvendes af enhver med adgang til internettet, smartphones og gps'er. Parallelt med udbredelsen af anvendelsen, er der sket en modning og udvikling af de geografiske platforme, således at de er blevet langt mere intuitive og brugervenlige samt integrerbare i den daglige administration. Hvad er Geografisk information? Geografisk information er viden, der kan knyttes til et sted en geografisk placering. Stedet kan både være en lokalitet (et punkt), en strækning (en linje) eller et område (en polygon). Geografiske informationer kan dels være en objektiv fremstilling af virkeligheden, eksempelvis i form af en vej eller en skov, og dels være subjektive fremstillinger af elementer, der ikke umiddelbart kan genfindes i den virkelige verden, som eksempelvis en kommunegrænse eller en planlagt motorvej. Fælles for begge typer af geografiske informationer er, at de er velegnede til visuelle præsentationer, rumlige analyser, modelleringer, beregninger etc. For at kunne anvende geografiske informationer, er der behov for en række yderligere elementer: IT-systemer (GIS), data, viden om data (metadata), kompetencer til at forstå sammenhængene samt en organisation, der understøtter og fremmer anvendelsen af geografisk information. Figur 2.1 : Geografisk information dvikling i både anvendelse, bevidsthed og brugervenlige GIS platforme giver et potentiale for at udbrede anvendelsen af geografiske informationer til optimering af sagsgange inden for den kommunale forvaltning. Kortet er et medie, der på en overskuelig måde kan vise komplicerede data og give et overblik over sammenhænge, der ellers ikke er tydelige. Det er et godt formidlingsværktøj, der med fordel kan anvendes 4

6 bredt både i forhold til borgere, men også til sagsbehandling, ledelsesinformation og andre interne opgaver. Der ses således en nytteværdi i at udbrede og implementere brugen af geografiske informationer i flere faglige sammenhænge. Denne strategi omhandler, hvordan de geografiske informationer kan komme i spil og få en større rolle i Hillerød Kommunes opgaveløsning internt såvel som eksternt. Det er formålet med strategien, at den skal sikre fokus på GIS som et værktøj til optimering af arbejdsgange samt en koordineret udvikling og anvendelse af digitale kort og registrering af information. GIS-strategien er afledt af Hillerød Kommunes digitaliseringsstrategi og den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og skal underbygge opfyldelsen af målsætninger i disse omkring øget digitalisering og derved en effektivisering af sagsbehandlingen inden for alle relevante direktørområder. 5

7 3. Hvor kan GIS anvendes? Anvendelsen af geografiske informationer ses ikke som et mål i sig selv, men som et middel til at understøtte en øget digitalisering både inden for den eksterne borgerrettede kommunikation og den interne opgaveløsning. I det kommunale regi ses der store anvendelsesmuligheder i GIS dels som formidlingsværktøj af information, i form af fx interaktive kort integreret i selvbetjeningsløsninger på kommunens hjemmeside, eller som komponent i sagsbehandlingen, og dels i analyser for at skabe bedre overblik i en given problemstilling Formidling af information Kort er et stærkt instrument til at formidle informationer om, hvad der er relevant for den enkelte borger, og kan være med til på nem og overskuelig vis at give borgerne svar på mange relevante spørgsmål; eksempelvis hvilken skole hører vi til? Hvilke institutioner ligger tættest på os? Hvor kan man gå til svømning? Hvornår ryddes der sne på vores vej? Hvad er drikkevandskvaliteten for vores vand? Jo nemmere det er at få svar på sådanne spørgsmål via kommunens hjemmeside, jo bedre service vil borgeren opleve, og jo færre henvendelser vil kommunen modtage. På kommunens hjemmeside kan geografisk information med fordel underbygge borgerservice gennem formidling og søgning i informationer, hvor borgeren kan anvende kortet til at fremsøge forhold. I dag vises lokalplaner på kort med link til relevante plandokumenter. En række miljørelaterede oplysninger vises ligeledes på kort samt placering af skoler, institutioner og skoledistriktsgrænser. En lang række andre oplysninger vil med fordel også kunne vises på kort herunder blandt andet sti- og cykelruter, kort over sociale tilbud, rekreative områder, kort med kultur temaer alle informationer som vil skabe åbenhed omkring kommunens arbejde og herigennem styrke den borgerrettede kommunikation og service. Oplysningerne kan som de er i dag samles ét sted, men kan med fordel vises i små interaktive kortvinduer sammen med relevant tekst under et givent emne på hjemmesiden. På sigt vil oplysninger også kunne vises på mobile platforme Selvbetjeningsløsninger Interaktive kort kan med fordel anvendes i selvbetjeningsløsninger, hvor borgeren kan anvende kortet til at angive specifikke forhold. Det kunne eksempelvis være ved udbygninger, hvor borgeren, allerede ved indtegning på kort af det ansøgte projekt, kan få en foreløbig forhåndsgodkendelse eller afslag i forhold til givne krav som eksempelvis kunne være afstandskrav, byggelinjer og bebyggelsesprocent. Ved offentlige høringer af eksempelvis større anlægsprojekter kan interaktive kort også med fordel anvendes til borgernes forslag til ændringer eller andre kommentarer, som kan kobles til en specifik lokalitet. Med det stigende 6

8 antal af borgere med smartphones kan det med fordel også udnyttes, at mange har en GPS ved hånden og derved kan hjælpe kommunen med skabe overblik over en lang række af forhold fx. forekomst af rotter, huller i vejen, manglende vedligehold mv. 3.3 Sagsbehandling GIS kan i sig selv være et sagbehandlingsværktøj eller kan indgå som en komponent i et sagsbehandlingssystem. GIS har sin særlige styrke, når informationer skal søges i mange forskellige lag af informationer. Det kan eksempelvis være i byggesagsbehandling, hvor både oplysninger fra BBR, tingbogsoplysninger og grundværdiområder skal anvendes til oplysninger om eksempelvis indefrosset ejendomsskat. Eller når årsagen til en drikkevandsforurening skal findes, kan geografiske informationer, om grundvandsforekomster, drikkevandsboringer, forsyningsoplande, forurenede grunde og jordbundsforhold, med fordel indgå i sagsbehandlingen. Andre eksempler kan være kort over borgere med hjemmehjælp/ distriktsinddeling, hvor bor de ældre borgere/distriktsinddeling, socioøkonomisk kort med historik. GIS kan bruges som indgang til data, hvilket også har sin styrke ved konfliktsøgninger, hvor et specifikt område/projekt kan vurderes om det konflikter med andre forvaltningsmæssige interesser, og herved kan de relevante myndighedsområder hurtig identificeres og høringer udsendes. GIS er både med til at skabe overblik, styrke og effektivisere sagsbehandlingen og derved sikre en faglig høj kvalitet og at gøre sagsgangene kortere og opgaveløsningen nemmere. Dette kan også medvirke til at understøtte en større medarbejdertilfredshed. 3.4 Analyser I GIS-analyser udnyttes den stedbestemte information til at skabe mønstre og sammenhæng i data. GIS kan desuden anvendes til at lave scenarier eller skabe overblik. GIS-analyser kan eksempelvis anvendes til planlægning af skoledistrikter, sammenstille sundhedsrelaterede oplysninger eller tilrettelægge og skabe overblik i trafikale problemstillinger. Herudover er GIS analyser oplagte, når den fysiske planlægning skal tilrettelægges hvor skal vi placere et nyt beboelsesområde, en ny skole eller hospital? Her kan informationer omkring demografi, infrastruktur, landskabselementer og andre miljørelaterede data være med til at skabe overblik over, hvor det vil være mest hensigtsmæssigt at placere et "objekt" i forhold til nogle definerede parametre og restriktioner. Af andre eksempler kan blandt andet også nævnes analyser af, hvilke områder som vil blive oversvømmet ved ekstrem regn, og heraf hvor mange borgere som vil blive påvirket. Trafikale mønstre i forhold til adgang til offentlig transport. Mønstre i livsstilssygdomme i forhold til adgang til grønne områder, motionsstier, cykelstier og sportsaktiviteter for blot at nævne nogle få. GIS kan som beskrevet i ovenstående eksempler både anvendes til at styrke det eksterne informationsniveau og derved skabe en bedre service til Hillerød Kommunes borgere, højne den faglige 7

9 kvalitet i sagsbehandlingen samt gøre sagsgangene kortere og hermed underbygge medarbejdertilfredsheden. GIS kan være med til at understøtte Hillerød kommunes digitaliseringsproces, hvormed opnås økonomisk effektivitet opnås. 8

10 4. Tilblivelse og proces Processen omkring udarbejdelsen af Hillerød kommunes GIS-strategi er blevet sat i værk gennem et projektkommissorium for GIS-strategi i februar Processen har overordnet gennemløbet 5 faser: 1. Inspirationsoplæg om brugen af GIS 2. Interview af nuværende og potentielle fremtidige brugere af GIS 3. Workshop med formål at få udarbejdet ét fælles idékatalog indeholdende en lang række mulige projektidéer 4. Vurdering af den nuværende GIS/IT-løsning 5. darbejdelse af strategidokument herunder prioritering og videre detailplanlægning af projektideer. Alle 5 faser er blevet understøttet ved brug af konsulentbistand. 4.1 Inspirationsoplæg Med henblik på at oplyse, inspirere og forankre processen omkring udarbejdelsen af GIS-strategien med det vigtige mål at få udbredt GIS til flere forvaltningsområder end By og Miljø blev Hillerød Kommunes Chefgruppe i maj 2011 præsenteret for et inspirationsoplæg omhandlende brugen af GIS. 4.2 Interview I forbindelse inspirationsoplægget tilsluttede chefgruppen sig, at 19 udvalgte medarbejdere fra forskellige direktørområder blev interviewet med henblik på at kortlægge eksisterende arbejdsgange, hvor GIS anvendes som redskab i opgaveløsningen. Disse interviews har været fokuseret omkring nuværende udfordringer ved anvendelse af GIS og fremtidige tiltag som kan understøtte og optimere sagsgangene. Interviews med potentielle fremtidige brugere af GIS har været fokuseret omkring identificering af mulige arbejdsgange, hvor GIS i dag ikke anvendes til at løse en given opgave eller understøtte en sagsgang, men hvor det vurderes, at GIS med fordel kunne optimere/effektivisere sagsgangen. Interviewene har resulteret i en liste over mulige områder/ sagsgange, hvor GIS med fordel kan implementeres. Listerne over ideer er blevet brugt i workshoppen. 4.3 Workshop Ved en endagsworkshop deltog 23 medarbejdere - fortrinsvis interviewede medarbejdere. På workshoppen er ideerne fra interviewene blevet prioriteret i forhold til både gevinst og ressourcer. Et udvalg af ideerne er herefter blevet videre bearbejdet til et katalog over mulige fagprojekter til videre prioritering i styregruppen. 9

11 Figur 4.1 : Diagrammet viser hvilke afdelinger og fagområder som har deltaget i interview og workshop 4.4 Vurdering af GIS/IT-løsning Med bidrag fra konsulenter har Hillerød Kommune fået skitseret den nuværende GIS-arkitektur (Bilag A og B). Arkitekturen er blevet vurderet i forhold til en helt generel optimering og smidighed af systemet, en vurdering af de fremtidige behov samt de projekter/opgaver, der skal implementeres gennem GISstrategien. 4.5 GIS-strategien Selve strategien er fokuseret omkring de helt grundlæggende behov og udfordringer, som er identificeret i både GIS-arkitekturen, datakvalitet, de nuværende kortlagte arbejdsgange og organisationen af de medarbejdere som arbejder med GIS i dag og fremtidigt. Herudover er der i udarbejdelse af strategien afholdt møder for at kortlægge detaljerne i både en fremtidig GIS arkitektur, organisation, principper og prioriterede projekter. 10

12 5. Grænseflader, vision og målsætninger I forbindelse med udarbejdelsen af Hillerød Kommunes GIS-strategi og tilhørende vision er der taget højde for anbefalinger i tre overordnede strategier. De tre overordnede strategier er den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og Hillerød Kommunes Digitaliseringsstrategi dover de overordnede strategier underbygger GIS-strategien OGFprojektets anbefalinger. 5.1 Grænseflader Formålet med at nævne disse strategier er at tydeligøre synergien med de overordnede strategiers visioner og sikre, at Hillerød Kommunes GIS-strategi tager højde for de overordnede strategier og deres visioner. Fælleskommunal Digitaliseringsstrategi Fællesoffentlig Digitaliseringsstrategi Digitaliseringsstrategi for Hillerød Kommune OGF-projektets udviklingsplan for Hillerød Kommune GIS strategi Figur 5.1: Sammenhæng mellem strategier Den fælleskommunale Digitaliseringsstrategi er udarbejdet af kommunerne og KL og vedtaget af KL s bestyrelse. I strategien er visionen for Teknik- og Miljøområdet defineret således: At kommuner gennem digitalisering vil opnå markant forbedret service for borgere og virksomheder. Midlet er nye digitale systemer, standardisering af data og rutiner, nye interne arbejdsprocesser samt digitalt båret samarbejde og arbejdsdeling med borgere, privat sektor og andre myndigheder. Nærværende strategi underbygger Den fælleskommunale Digitaliseringsstrategi. Visionen for Hillerød Kommunes Digitaliseringsstrategi er: Digitale løsninger er med til at sikre en effektiv drevet kommune med borgeren i fokus. Vi har en effektiv itorganisation som sikrer gode og sammenhængende løsninger bredt i kommunen, der letter det daglige arbejde. På udvalgte områder vil vi være frontløber og indgå i relevante udviklingsarbejder. 11

13 Nærværende strategi underbygger digitaliseringsstrategiens vision og følgende 2 målsætninger: 1. Service og kommunikation: Hillerød kommune er ambitiøs i arbejdet med at kommunikere og arbejde digitalt 2. It-arkitektur og -drift: Sammenhængende digitale løsninger og sikker it-drift skal skabe grundlag for effektiv digital forvaltning Nærværende strategi udgør digitaliseringsstrategiens indsatsområde 1.2. Hillerød Kommune deltog i Offentlig Geografisk Forvaltningsgrundlag (OGF-projektet) sammen med KL og 38 andre kommuner. I dette projekt blev der udarbejdet en udviklingsplan for Hillerød Kommune, hvor i der bl.a. fremgår følgende anbefalinger: at 75 % af de eksisterende desktop-klienter udenfor GIS-funktionen er udskiftet med web- applikationer inden udgangene af at man i arbejdet med kommunens fremtidige GIS strategi har fokus på at styrke udbredelsen af geodata i hele kommunen ved at analysere opgaver i alle forvaltninger og vurdere i hvilket omfang geodata kan bidrage til effektiviseringer af opgaveløsninger bredt i administrationen. Nærværende strategi underbygger OGF-projektets anbefalinger. 5.2 Vision På baggrund af ovenstående visioner og strategiske målsætninger har Hillerød Kommune udarbejdet følgende vision: Vision Geografisk information understøtter opgaveløsningen effektivt, så borgeren oplever en nem og brugervenlig betjening og kommunikation og så opgaveløsningen internt bliver enkel og hurtig at udføre. Figur 5.2: Vision For at sikre at visionen ikke kun bliver ord på et stykke papir, er der beskrevet en række målsætninger med målbare resultatmål og en handlingsplan for at kunne realisere resultatmålene. 5.3 Målsætninger Hillerød Kommunes GIS-strategi bygger på strategiske målsætninger, der er gældende for en 5-årig periode, det vil sige perioden Det er tanken, at de strategiske målsætninger skal revideres efter 3 år. Dette perspektiv er valgt for at sikre kontinuitet i udviklingen og udbredelsen af GIS i administrationen. 12

14 For at kunne realisere visionen er der beskrevet en række målsætninger. For at leve op til disse målsætninger og opnå de opstillede resultatmål er det nødvendigt, at der bliver sat ind på følgende områder: GIS-platform, data og GIS-organisation(se figur 7.1). Målsætninger Anvendelse og udnyttelsen af geografisk information skal medvirke til: 1. Den digitale udvikling styres målrettet og skaber værdi 2. Digitalisering og effektivisering af arbejdsgange 3. Hurtigere og mere effektiv sagsbehandling 4. Øget kvalitet i opgaveløsningen 5. Bedre og en øget information til kommunens borgere, virksomheder og øvrige myndigheder 6. Nye og bedre borgerbetjeningsløsninger 7. Øget samarbejde på tværs mellem fagområder 8. nderstøtte tværgående fagområder 9. Data stilles til rådighed efter fællesoffentlige standarder Platform 75 % af GIS-brugerne anvender WebGIS løsningen GIS-gruppen anvender 30 % af tiden på udvikling og 70 % på drift. Data Mål for indsatsområder Alle relevante data følger den fælleskommunale datamodel 90 % af GIS data ligger i geodatabasen Organisation Alle GIS-projekter har projektejerskab i fagområderne 8 interessenter har kompetencer inden for projektledelse af projekter, hvor GIS indgår Der er etableret et tværgående GISsamarbejde i organisationen Resultatmål Organisation 2 nye fagområder anvender geografisk information 5 interne og eksterne arbejdsgange er digitaliseret og effektiviseret med bidrag fra GIS 2 borgerindberetningsløsninger anvender GIS Figur 5.3: Mål for indsatsområder og resultatmålene sætter kvantitative mål for en 3-årig periode, det vil sige perioden For status i foråret 2012 se bilag A 13

15 6. Handlingsplan De førnævnte målsætninger skal sammen med nedenstående handlingsplan medvirke til, at Hillerød Kommune får udbredt GIS til andre fagområder end By og Miljø og opnår resultatmålene. Handlingsplanen består af en proces omkring etableringen af en GIS-platform, få klargjort data og nedsat en organisationsstruktur, og en 3-årig tidsplan for en række prioriterede infrastruktur- og fagprojekter. Nærværende strategi er en del af handlingsplanen. Handlingsplanen omfatter to slags projekter: Infrastrukturprojekter og fagprojekter. 1) Processen omkring etableringen af GIS-platform, få klargjort data og organisationsstruktur er en del af infrastrukturprojekterne. Infrastrukturprojekterne er fundamentet for at kunne lave fagprojekterne. De skal danne grundlaget for GIS-anvendelsen både inden for geodata, system og organisation. dviklingen af infrastrukturprojekterne og ejerskabet for alle infrastrukturprojekterne ligger i GIS gruppen (se nærmere definition i kap.7 ). Fagområderne vil være støttefunktion. 2) Fagprojekterne er de projekter, hvor de egentlige gevinster kan høstes. Det er også primært disse projekter resultatmålene i handlingsplanen er stilet imod. Beskrivelsen af fagprojekterne er fokuseret omkring den rolle GIS har i fagprojekterne, herunder snitflader, system, geodata mv. Det er således ikke en beskrivelse af hele fagprojektet, men kun af den del GIS udgør. Fagprojekterne tager udgangspunkt i den faglige opgaveløsning i fagområderne, hvor GIS kan bidrage til effektivisering og digitalisering. Ejerskabet for fagprojekterne ligger i fagområdet. GIS gruppen vil være støttefunktion. Infrastruktur- og fagprojekterne er i figur 6.1. sat ind i en overordnet 3-årig tidsplan, som viser hvornår det planlægges, at de forskellige projekter kan igangsættes. dover projekter der indgår i handlingsplanen er der i forbindelse med interviewrunden og workshoppen udarbejdet et idékatalog, se bilag C. I kapitel 9 er listet de konkrete projekter, der skal underbygge målsætningerne. dfor hvert projekt er markeret, hvilke målsætninger det underbygger. Efter skemaet er en beskrivelse af samtlige projekter. Det er vigtigt at pointere, at listen over projekter ikke er den endelige liste af fagprojekter. Hvis et direktørområde eller en afdeling udarbejder et projekt, hvor GIS er et oplagt element, opfordres der til at inddrage GISorganisationen (se kap. 7), for at få tilrettelagt projektet. For alle projekter gælder det, at det skal undersøges om der med fordel kan indgås samarbejde med andre offentlige institutioner. Det skal ligeledes sikres, at projekterne følger handlingsplanerne for "Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi". 14

16 Infrastrukturprojekter ltimo 2012 Medio 2013 Medio 2014 Medio 2015 I1 Geodatabase I2 WebGIS-løsning I3 Migrering af WebGISbrugere I4 Metadatabase I5 GIS-organisationen I6 Dataejerskab I7 Markedsføring I8 Kompetencer Etablering af database dvikling af WebGIS-platform Etablering af GIS-organisation Fastlæggelse af dataejerskab Markedsføring af GIS og strategien ddannelse: Datavedligehold Implementere datastruktur og data Migrering af WebGIS-brugere Etablering og oprettelse af metadata ddannelse: Migrering af WebGIS-brugere Fagprojekter Medio 2013 Medio 2014 Medio 2015 F1 Oversvømmelser F2 Fælles registreringsplatform F3 Terapeut Igangsætning Igangsætning Igangsætning F4 Beredskab F5 Kirkegård Igangsætning Igangsætning F6 Ledelse F7 Borger Igangsætning Igangsætning Figur 6.1: Tidsplan 15

17 7. Indsatsområder For at kunne leve op til visionen og de strategiske målsætninger er der en række overordnede indsatsområder, der skal være på plads inden at brugen af GIS kan udbredes til en større del af administrationen i Hillerød Kommune. Flere af indstatsområderne har igennem længere tid været et særligt indsatsområde i By og Miljø, herunder en sammenhængende systemløsning for GIS-platformen og kriterierene for datas egenskaber. I det følgende redegøres der for kriterierne for GIS-platformen og dataegenskaber og den valgte organisationsstruktur, for at kunne styre udviklingen af GIS projekter og opnå sammenhæng og synergieffekter mellem de mange forskellige GIS aktiviteter GIS - platform Begrebet GIS-platformen dækker over en sammenhængende systemløsning hvori indgår WebGIS, MapInfo og geodatabaser. Der er en række kriterier for platformen, der skal være opfyldt for at sikre opfyldelse af vision og de strategiske målsætninger. GIS-platformen skal: være robust og fremtidssikret: Platformen skal bygge på velafprøvede og modne produkter, der samtidig skal være dynamiske og fleksible, så platformen kan tilpasses de konkrete behov. kunne integreres med eksterne systemer: Platformen skal have standardiseret snitflader, der sikrer, at platformen kan integreres med eksterne systemer, dataservices samt fagsystemer. Platformen kan derved underbygge udvikling af selvbetjeningsløsning og derved understøtte digitalisering. give mulighed for mobil-registrering: Platformen skal underbygge, at der skal kunne integreres til mobile enheder, så der kan registreres data via disse værktøjer. underbygge en god borgerkommunikation: Platformen skal stille en kortløsning til rådighed, der nemt kan integreres i den eksterne hjemmeside. Kortløsningen skal være intuitiv og nem at anvende for borgeren. være et foretrukket sagsbehandlings- og analyseværktøj: Platformen skal stille værktøjer til rådighed til sagsbehandling og geografiske analyser. Værktøjerne skal være tilfredsstillende at bruge, så medarbejdstilfredsheden højnes. Værktøjerne skal desuden underbygge en digitalisering af arbejdsgange. kræve minimalt vedligehold: Platformen skal kræve minimalt vedligehold både økonomisk og angående behov for medarbejderressourcer. Platformen skal fortrinsvis bygge på standardprodukter, og Open Source-produkter, hvor disse er konkurrencedygtige. 16

18 For at opfylde ovenstående kriterier skal GIS-platformens arkitektur bestå af følgende: Der etableres en geodatabase, dvs. ét sted til alle GIS-data. Dette vil sikre, at der ikke opstår kopi data, samt at brugerne nemt kan tilgå data. At der er ét sted til data minimerer desuden vedligehold i forbindelse med datahåndtering. GIS-værktøjerne målrettes de forskellige brugeres behov. Ekstern formidling og kommunikation varetages ved brug af Borger WebGIS. Til intern opgaveløsning stilles to værktøjer til rådighed afhængig af behov. For simple opslag, præsentation, registrering og digitalisering anvendes Sagsbehandler WebGIS. Sagsbehandler WebGIS målrettes til de enkelte opgaveløsninger, så den fremstår overskuelig at anvende. Til mere avanceret brug som fx avanceret digitalisering og analyser stilles MapInfo-desktop til rådighed. Microstation er i dag en del af GIS-platformen, men vil fremover være karakteriseret som et fagsystem og vil derfor ikke indgå i GIS-platformen. Platformen bygger på standardiserede services, der sikrer at platformen kan integreres med eksterne systemer Data Ligesom for GIS-platformen gælder der også en række kriterier og krav til de data som anvendes. GIS-data skal have følgende egenskaber: Troværdige: Når data anvendes i kommunens opgaver, både i intern opgaveløsning eller ekstern formidling skal data være troværdige. Borgere, sagsbehandler og politikere skal kunne stole på data. Aktualitet: Data skal være aktuelle, dvs. at de skal være opdateret. Det skal være de nyeste data, der anvendes, så der altid træffes afgørelser på et retvisende datagrundlag. Kvalitet: Data skal have en passende kvalitet til, at kommunen kan løse sine opgaver. Dette betyder, at data skal have en nøjagtighed og præcision, der svarer til de konkrete opgavers behov. Tilgængelige: Data skal være tilgængelige, så brugere nemt kan tilgå data. Dette gælder både interne og eksterne data. I det omfang det er muligt stilles der data til rådighed for Hillerøds borgere og erhvervsliv. For at sikre at GIS-data opfylder ovenstående egenskaber, skal data være opdateret og vedligeholdt, så data altid afspejler virkeligheden. Data indtastes én gang ved kilden og genbruges alle steder på tværs af offentlige myndigheder, hvor der er behov for det. Dette kræver, at der er gode udvekslingsmuligheder med eksterne dataservices, samt at dataansvar er klart defineret for hvert enkelt datasæt i Hillerød Kommune. 17

19 Datatilgængeligheden sikres gennem en GIS-platform, hvor data lagres ét sted, samt hvor data altid kan tilgås fra relevante GIS-værktøjer. Det er dataejernes ansvar at sikre, at data ligger på den fælles GISplatform. Alle data skal desuden have metadata, dvs. informationer om data. Metadata skal beskrive data, så der er klarhed om datas karakteristika, beskaffenhed, samt hvordan de kan tilgås Organisation For at kunne udbrede GIS-anvendelse til fagområder i kommunen, som ikke per automatik tænker GIS som et redskab, kræves en stærk GIS-organisation. Organisationen skal styre udviklingen for at opnå sammenhæng og synergieffekter mellem de forskellige aktiviteter organisationen forestår. Der skal være en klar ansvars- og rollefordeling mellem de forskellige aktører i organisationen Organisationsstruktur Organisationen består af to dele; en stationær og en dynamisk. Den stationære del er den styrende del af organisationen. Den består af en Styregruppe, der har ansvaret for, at GIS-organisationen fungerer. Styregruppen er også ansvarlig for GIS-strategien og implementeringen af denne. Se afsnit for nærmere definition af ansvars- og rollefordeling. Den nedsatte styregruppe for GIS-strategien kan evt. fortsætte som styregruppe for GIS-organisationen, efter GIS-strategien er godkendt i byrådet. Styregruppen for GIS-organisationen kan evt. udvides med flere medlemmer. dover Styregruppen består den stationære del af GIS-organisationen af en Tværgående interessentgruppe. Denne gruppe indeholder GIS-gruppen og X antal interessenter, som er repræsentanter fra et direktørområde, en afdeling eller en stabsfunktion. Den dynamiske del af organisationen er afhængig af det enkelte GIS projekt. To GIS projekter behøver ikke nødvendigvis den samme organisationsmodel. Organisationsmodellerne under den dynamiske del af organisationsstrukturen, vist i figur 7.1., skal derfor også ses som inspiration til, hvordan man kan organisere et GIS projekt. Et krav er dog at mindst en interessent indgår i organisationen for et GIS projekt. Interessenternes rolle er vigtig, for at GIS-organisationen kan styre udviklingen i den rigtige retning og opnå de tilsigtede sammenhænge og synergieffekter mellem de mange forskellige GIS aktiviteter. Interessenternes rolle er nærmere beskrevet i afsnit Interessenterne har ansvaret for koordinering af behov og aktiviteter inden for interessentens direktørområde, afdeling eller stabsfunktion. 18

20 Dynamisk Stationær GISgruppe n Int. Int. Int. Int. Direktørområde / Afdeling Direktørområde / Afdeling Direktørområde / Afdeling GIS afdelings-gruppe Int. GIS Int Int Int. Figur 7.1: GIS-organisationen, Int. = Interessent, = dvikler En af de væsentligste kritiske succesfaktorer for realisering af GIS-organisationen, og at GIS projekter bliver vellykkede, er de daglige lederers involvering. Lederne skal gå forrest i udnyttelsen af nye GIS-muligheder og sikre involvering og engagement hos medarbejderne, når eksempelvis arbejdsgange skal optimeres og digitaliseres. Lederne har ansvaret for at udpege GIS-rollerne samt at afsætte ressourcer til at medarbejderne kan udfylde deres GIS-rolle. Tilsvarende er det vigtigt for strategien, at der er politisk opbakning til GIS-strategien, herunder til såvel deltagelse i tværgående forpligtende samarbejder, som gennemførelsen af selvstændige løsninger. 19

21 Ansvars- og rollefordeling I det følgende er en nærmere beskrivelse af de enkelte aktørers ansvars- og rollefordeling i GISorganisationen. Beskrivelsen består af, hvem der er aktør, og hvilket ansvar og rolle den enkelte aktør har i GIS-organisationen. Styregruppe: Styregruppen for GIS-strategien kan evt. fortsætte som styregruppe for GIS-organisationen, efter GIS-strategien er godkendt. Styregruppen for GIS-organisationen kan evt. udvides med flere medlemmer. Styregruppens ansvar er: - ansvarlig for at GIS-organisationen fungerer - ansvarlig for GIS-strategien - ansvarlig for implementeringen af GIS-strategien - prioritere igangsætning af nye GIS projekter - inddrage andre afdelinger i det omfang at det er relevant og nødvendigt GIS-projektleder: Hanne N. Christensen er GIS-projektleder. GIS-projektlederens ansvar og rolle er: - ansvarlig for udarbejdelsen af GIS-strategien - formidler ift. Styregruppen vedr. igangsætning af nye projekter - ansvarlig for infrastruktur projekter GIS-gruppen: Består af GIS-projektlederen og 2 x ½ GIS-gruppemedarbejdere. GIS-gruppens ansvar og rolle er: - vedligehold af GIS-software, desktopgis, WebGIS - superbrugere, support til brugere - salg af kort - uddannelse af brugere - vidensbank - inddrages i tilrettelæggelsen af GIS projekter - inddrages i kontraktindgåelse og opgavebestillinger i forbindelse med køb af GIS programmer - ansvarlig for at vurdere, om principperne for GIS-anvendelse kan fraviges - formidle informationer om GIS og des anvendelse til den Tværgående interessentgruppe eller andre efterspørgere ex. et direktørområde eller afdeling 20

22 - ansvarlig for intranet side vedr. information om planlagte og igangsatte GIS projekter - projektejerskab for infrastrukturprojekterne dover ovenstående punkter er GIS-gruppen, som ejer af stamdata, også ansvarlig for vedligeholdelse af følgende grundkort: - tekniske kort - matrikelkort - luftfoto - adressekort Tværgående interessentgruppe: Består af GIS-gruppen og X antal interessenter fra fx et direktørområde, en afdeling eller en stabsfunktion. Den Tværgående interessentgruppe involveres som minimum i opstarten af GIS projekter for at sikre, at projektet kommer rigtigt fra start angående disponeringen af GIS i projektet. Den Tværgående interessentgruppes ansvar og rolle er: - sparingsforum - vidensdeling - formidlingsfora for GIS-gruppen ift. drift og anvendelse af GIS. Interessent: En interessent er en repræsentant fra fx et direktørområde, en afdeling eller en stabsfunktion (i det efterfølgende kun benævnt som direktørområde). Interessenternes ansvar og rolle er: - sparringspartner - ansvarlig for at fremlægge forslag og nye ideer i den Tværgående interessentgruppe på vegne af sit direktørområde - ansvarlig for at inddrage GIS-gruppen i opstart af GIS projekter - ansvarlig for at inddrage GIS-gruppen ved kontraktindgåelser - ansvarlig for, at kontraktindgåelser er clearet med den kontraktansvarlige for direktørområdet - ansvarlig for at fremlægge organisationsstruktur for GIS projekter, som interessenten indgår i, for den Tværgående interessentgruppe - ansvarlig for at projektejerskabet er placeret, herunder hvem der er dataejer, for de projekter interessenten indgår i. 21

23 dvikler: dvikleren er den egentlige arbejdskraft, i den forstand at det er udvikleren, der sørger for udførelsen af GIS projektet. En udvikler behøver ikke være den samme person fra et GIS projekt til et andet GIS projekt, det afhænger af GIS projektets beskaffenhed og de tildelte ressourcer. dviklerens ansvar og rolle er: - indgå i et specifikt GIS projekt - sørge for at de informationer, der skal indgå i GIS projektet er til rådighed - udvikle temakort - vedligeholde temakort Projektejerskab Ejerskabet for de igangsatte GIS projekter er placeret i det respektive direktørområde, hvor de primære gevinster af GIS projektet forventes at kunne høstes. I de tilfælde hvor to eller flere direktørområder vælger at starte et GIS projekt sammen, skal projektejerskabet, herunder dataejerskabet og vedligeholdelsen af data, afklares inden projektopstart. Det er som udgangspunkt det direktørområde, der fremsætter ideen om opstart af GIS projekt, der har projektejerskabet og det medfølgende dataejerskab. Der kan direktørområderne imellem aftales en anden model. Det kan fx være det direktørområde, der høster størst gevinst af GIS projektet, der også forestår projekt- og dataejerskabet. Projektejerskabet skal dog være afklaret inden GIS projektet igangsættes for at sikre, at alle ved, hvem der forestår opdateringer af data og evt. rettelser af forkerte data Markedsføring Det er vigtigt at foretage markedsføring af GIS internt i kommunen for at understøtte en øget og bredere brug af GIS. Markedsføringen har flere formål: Viden om GIS: Medarbejderne i administrationen skal have en viden om GIS, herunder mulighederne for anvendelse. Dette giver medarbejderne mulighed for at tænke GIS ind i deres opgaver og underbygge den kreative proces omkring, hvordan GIS kan være værdiskabende. Viden om GIS-strategi og GIS-principper: GIS-strategien og principperne skal formidles i relevante fora for at opnå bevidsthed om vision, mål og principper, så der er en forståelse for prioriteringer og aktiviteter omkring GIS-anvendelse og -udbredelse. Viden om hvordan man kommer i gang med at bruge GIS: Medarbejderne skal have kendskab til GIS-organisationen, så de ved, hvor man får viden om GIS og eventuel uddannelse, hvordan man kommer i gang med at anvende GIS, og hvem man skal kontakte, hvis man har en ide til et GIS projekt. Viden om hvilke software og data der er til rådighed: Medarbejderne skal vide, hvordan de får software stillet til rådighed, og hvordan de tilgår data. 22

24 Kortløsning på intra: Der er allerede nu en kort løsning på intra. Det er dog opfattelsen, at det er et begrænset antal medarbejdere, udover de medarbejdere, der anvender GIS i deres daglige arbejde, der kender til kort løsningen. Planen er at få rykket kort løsningen længere op på intra siden og øge markedsføring af løsningen med fx en nyhed på intra. På længere sigt er det planen, at kort løsningen skal udvides med data fra de forslåede GIS projekter Kompetencer Kvalificerede og dygtige medarbejdere, og deres evne til at udnytte de GIS-mæssige muligheder i deres daglige arbejde, er kommunens vigtigste ressource og er den væsentligst forudsætning for at opnå succes med udbredelsen af GIS. Det gælder både for brugere, der anvender GIS- løsninger (WebGIS, MapInfo og fagsystemer), og for medarbejdere, der bidrager til at udvikle GIS-løsninger (den Tværgående interessentgruppe og dviklerne) samt for medarbejdere, der fremstiller og vedligeholder data arbejder med vedligehold og support af GIS (dviklerne og GIS-gruppen). Der er således brug for forskelligartede uddannelsestilbud, der afspejler de forskellige kompetencebehov. ddannelse skal her forstås bredt som kurser, sidemandsoplæring, oplæg, workshops, skriftlig information eller andre metoder, hvormed man kan opkvalificere kompetencer hos medarbejdere. Der er særligt uddannelsesbehov inden for følgende kompetencer: GIS-projektlederen skal have de fornødne kompetencer inden for projektledelse samt viden om muligheder på markedet inden for GIS-anvendelse og GIS-systemer. GIS-gruppen og Interessenterne skal have en overordnet og strategisk viden omkring GIS. ddannelse af dviklere, der skal varetage datafremstilling og vedligehold. WebGIS-uddannelse: Der tilrettelægges et uddannelsesforløb for brugere af Sagsbehandler WebGIS. 23

25 8. Principper Principperne skal forstås som retningslinjer for GIS-anvendelsen i kommunen og skal sørge for at GISanvendelsen og -udviklingen følger strategiens vision og målsætninger. Principperne skal primært bruges i det daglige, når der skal laves konkrete vurderinger af nye GIS-aktiviteter. Principperne skal overholdes, med mindre der er en velbegrundet argumentation for at fravige. GIS-gruppen har ansvaret for at vurdere, hvornår principperne kan fraviges. Der er principper inden for følgende områder: data, software og organisation. Data 1. Datamodel Data skal anvende den standardiseret fælleskommunale datamodel. Findes denne ikke for det konkrete datasæt anvendes den generelle del af datamodellen, samt evt. egen defineret specifik datamodel. 2. Dataansvar Ansvaret for data, ligger i det enkelte fagområde. Afdelings- og områdecheferne er dermed ansvarlige for at data lever op til fastlagte krav og retningslinjer. Dataansvaret omfatter ligeledes udarbejdelse af metadatabeskrivelser. 3. Geodatabase Alle data skal lagres i Hillerød Kommunes geodatabase. 4. Referencesystem Alle datasæt skal som udgangspunkt registreres og lagres i TM zone 32, ETRS89 (Euref89). Højder registreres i DVR Geometrityper Hvert datasæt kan alene indeholde objekter af én geometritype (flader, linjer, punkter). 6. Metadata Der skal udarbejdes metadatabeskrivelser til alle datasæt. Metadatabeskrivelserne udarbejdes i overensstemmelse med fællesoffentlig standard af de dataansvarlige afdelinger. De revideres løbende og gøres tilgængelige. Software 7. WebGIS Ved præsentation og simple analyser og digitalisering anvendes webgis. 8. MapInfo-desktop Ved avanceret analyser og digitalisering anvendes desktop-gis, på nuværende tidspunkt MapInfo. 24

26 Organisation 9. Nye GIS-aktiviteter Forslag og ideer til ny anvendelse af GIS skal fremlægges den tværgående interessentgruppe, så der kan sikres en koordinering af GIS-aktiviteterne i Hillerød Kommune. GIS-gruppen skal inddrages i tilrettelæggelsen af projektet for at sikre den rigtige koordinering af GIS rolle i projektet, både hvad angår data, GIS-platform og organisation. 10. Projektejerskab Et hvert projekt, hvor GIS indgår, skal have en interessent. Projektejerskabet skal være i det fagområde, hvor de primære gevinster i projektet høstes. 11. Medarbejderressourcer Det er den daglige leders ansvar at sikre, at der er medarbejderressourcer til udførsel af projektet samt den efterfølgende drift. 12. Økonomiske ressourcer Den daglige leder skal sikre, at der er økonomiske ressourcer til projektet samt den efterfølgende drift. 13. Kompetencer Det er interessentens ansvar at sikre, at der er GIS-kompetencer til rådighed i projektet, herunder at sørge for uddannelse/oplæring. Det er ligeledes interessentens ansvar at sikre, at der er de fornødne kompetencer til den efterfølgende brug og drift. 14. Leverandører GIS-gruppen skal inddrages i forbindelse med kontraktindgåelse og opgavebestilling i forbindelse med GIS. 25

27 9. Projekter I2 WebGIS og mobil platform ndersøgelse, evt. udbud og udvikling af WebGIS-løsning og GIS til mobile platforme. X Nr. Navn Beskrivelse Datakvalitet GISplatform Infrastrukturprojekter I1 Kortdatabase Implementering af geodatabase, herunder fælles datamodeller X X Organisation I3 Migrering af WebGISbrugere Migration af brugere fra desktopgis til WebGIS. X X I4 Metadata Etablering af metadatabase samt oprettelse af metadata X X I5 GIS-organisation Etablering af GIS-organisation I6 Datavedligehold Fastlæggelse af dataansvar, herunder datavedligehold og datakvalitet I7 Markedsføring Gøre GIS synligt internt. I8 Kompetencer ddannelse af GIS-brugere, både eksisterende og kommende. Fagprojekter F1 Oversvømmelse Til brug i forbindelse med -avanceret kortanalyse klimaforandringer X X F2 Fælles registreringsplatform Tværfagligt Mobilregistrering og dokumentation af driftsdata X X x X X X F3 Terapeuterne - Fra kontortid til borgertid Kort over tilgængelige træningsfaciliteter (Ældre og Sundhedsområdet) X X F4 F5 F6 Beredskab - Informationer nu og her Kirkegåde - visning af gravsteder Ledelse - klassisk GIS redskab F7 Borger - Min adresse, mit kort Figur 9.1: Oversigt over projekter Informationer til styrkelse og øget indsats X X Registrering og visning af gravesteder i/kirkegårde Sagstyper fordelt på distrikter Hvad sker der på min adresse? X X X X 26

28 9.1. Infrastrukturprojekter I1 Geodatabase Beskrivelse Alle kortdata skal samles ét sted, dvs. i en spatial database, hvilket er den eksisterende SQLserver. Det skal herigennem sikres, at der altid anvendes de korrekte data. Der skal udvikles snitflader og laves integrationer til databasen, så både MapInfo og WebGIS anvender data fra kortdatabasen. Data i kortdatabasen skal følge den fælleskommunale datamodel. Dette gælder ca. 80 temakort der i dag er filbaseret og som i fremtiden skal være databasebaseret. Hvis der viser sig mulighed for at samarbejde med andre kommuner om en fælles database, skal det overvejes, om det kunne give værdi for Hillerød Kommune at indgå i et sådan samarbejde. I løbet af første år i handlingsplanen skal der etableres snitflader og integrationer til kortdatabasen, herunder sikre et godt sammenspil med fagsystemer fx Danmark Miljøportal og PlansystemDk. I gennem den 3-årige handlingsplanperiode skal data lægges ind i den fælles datamodel. I bilag B ses en arkitekturoversigt over den nuværende og fremtidige platform. Gevinster - Sikrer at data bliver tilgængelige, dvs. øget mulighed for anvendelse, og undgår ekstra arbejde til at lave redundante data. - Bidrager til at data er troværdige og aktuelle. Forudsætninger - Der afsættes de fornødne ressourcer internt til at konvertere data til den fælles datamodel. Dette skal ske i et samarbejde mellem GIS-gruppen og fagmedarbejderne. - Der afsættes økonomi til udvikling af snitflader og integrationer mellem mapinfo og webgis til geodatabasen. - SQL-server er version 2008, der er spatial. 27

29 I2 WebGIS og mobil platform Beskrivelse Formålet er at sikre at WebGIS-løsningen underbygger de fremtidige behov samt at der er mulighed for at anvende GIS på mobile platforme som smartphones og pads. Det skal undersøges om den eksisterende WebGIS-løsningen lever op til behovene omkring funktionalitet, brugervenlighed og administration, samt at den er økonomisk rentabel. Behovet for GIS på mobile platforme skal undersøges nærmere for at fastlægge, hvilke krav der skal stilles til løsningen. På baggrund af dissse undersøgelser skal det vurderes om den eksisterende platform lever op til dette. Skal den eksisterende platform udvikles til at opfylde kravene eller skal der foretages et udbud af ny platform og en udskiftning. Gevinster - Brugervenlig webgis-løsning, der kan anvendes både af borger og medarbejder til simple GIS-analyser og visninger. - Mulighed for at anvende GIS i felten, samt at kommunikere med borgerne via mobile enheder. - Webgis-løsningen og den mobile GIS kan bruges til at udbrede anvendelsen af GIS. - Minimere drift og administration af WebGIS-løsningen. Forudsætninger -Der afsættes interne ressourcer i GIS gruppen til at undersøge behov kontra WebGIS-løsningen og mobil GISsamt evt. forberedelse af udbud. Evt. med bidrag fra konsulenter. - Økonomi til en ændring af den eksisterende platform eller indkøb af ny platform. 28

30 I3 Migrering af WebGIS-brugere Beskrivelse Et vigtigt redskab til at udbrede GIS-anvendelsen og nedbringe omkostninger til desktoplicenser er at øge anvendelsen af webgis-løsningen. Dette kræver at eksisterende GISbrugere, der kun anvender GIS til præsentation af data og til simpel analyse skal skifte fra MapInfo til WebGIS. Dette kræver at WebGIS-løsningen bliver tilpasset med profiler, der passer til de specifikke fagopgaver, så WebGIS-løsningen opfattes brugervenlig og enkel at anvende for brugeren. Derudover skal brugerne have de fornødne kompetencer til at kunne anvende WebGIS-løsningen (se infrastrukturprojekt I8 Kompetencer ). Gevinster - Lette udbredelsen af GIS. - Nedbringe omkostninger til MapInfolicenser. Forudsætninger - Fornødne ressourcer til opsætning af WebGIS-løsning til de nye anvendelsesområder. Kan udføres af konsulenter eller af GIS-gruppen. 29

31 I4 Metadata Beskrivelse Projektet består i at etablere en metadatabase samt oprettelse af metadatadata. Dette skal sikre, at viden om data findes et sted, samt at der laves sagsbehandling på et oplyst grundlag. Det skal ligeledes gøre det nemmere at søge på data og derved bidrage til at gøre data tilgængelige. Ved indkøb af en metadatabase bør det overvejes, om det kan give værdi at koble sig på et evt. nationalt udbud eller indgå et samarbejde med andre kommuner. Der skal anvendes en fællesoffentlig standard for at sikre, at metadata kan udveksles, hvis der opstår et fremtidigt behov for dette. Gevinster - Træffe afgørelser på oplyst grundlag. - Skabe overblik over kommunens data og derved lette brugen af dem. Forudsætninger - Økonomi til Indkøb/udvikling af metadatasystem. Ressourcer i GIS- gruppen til at foretage indkøbet. Dette kan evt. laves af konsulenter. - Interne ressource til at lave metadata. Metadata skal skrives af fagfolk med assistance fra GIS-gruppen. 30

32 I5 GIS-organisation Beskrivelse Projektet skal etablere den beskrevne GIS-organisation i indsatsområde Organisation. Dette indbefatter udpegning og konstituering af styregruppen og dennes medlemmer samt udpegning af personer til at indgå i den tværgående interessentgruppe og GIS-gruppen. Der skal fastlægges en struktur for mødefrekvens, dagsorden, referat og mødeledelse for de tre grupper i organisationen. Gevinster - Fundamentet for at kunne lave en koordineret og fremadrettet indsat for en større GIS-anvendelse. Forudsætninger - At ledelsen udpeger personer til de forskellige roller i organisationen. - At der afsættes tid hos de udpegede personer til møder og det koordinerende arbejde. 31

33 I6 Datavedligehold Beskrivelse En forudsætning for at kunne anvende data er, at de er troværdige og aktuelle. Dette skal skabes ved at få klarhed omkring datakvaliteten. I projektet skal det kortlægges hvilke behov der er til datakvalitet udfra hvilken anvendelse de skal bruges i. På baggrund af dette fastlægges der dataansvar, opdateringfrekvens og kvalitetskrav til fx topologi, så det sikres at data får den nødvendige beskaffenhed. Dette skal ske gennem en dialog mellem fagmedarbejdere og GIS-gruppen og resultere i et sæt retningslinjer. Dette projekt har ligeledes til formål at skabe incitament for at data bliver vedligeholdt, da der kommer en klarhed omkring hvilken brug data har, også uden for fagområdet hvor dataansvaret er placeret. Gevinster - Troværdige og aktuelle data, der sikrer kvalitet i opgaveløsningen samt undgår forkerte afgørelser. Forudsætninger - Interne ressourcer hos fagmedarbejdere og GIS-gruppen til fastlæggelse af retningslinjer for datakvalitet. 32

34 I7 Markedsføring Beskrivelse Gennem forskellige fora skal GIS markedsføres for at sikre, at der kommer en bred anvendelse af GIS. I følgende er valgt fire fora, men listen kan udvides: - Afdelingsmøder: På afdelingsmøder i de forskellige fagområder skal der orienteres om GISstrategien, handleplanen og dens principper. Dette skal bl.a. være en opfølgning på strategiarbejdet, hvor mange har deltaget, samt for at formidle hvordan man kommer i gang med projekter, hvor GIS indgår. Der skal ligeledes formidles hvordan dataejerskaber og vedligehold fungerer, så det sikres at data bliver opdateret i geodatabasen. - Ledermøder: På ledermøder skal strategien formidles, samt hvordan beslutningsprocesserne bliver omkring fremtidige projekter, hvor GIS indgår. - Intranet: På Intranettet skal medarbejderne kunne finde relevante informationer om GIS, herunder data, systemer, strategi, organisation, dataejerskab, datavedligehold, metadata mv. Medarbejderen skal kunne få information om hvordan man kommer i gang med GIS. - Internet: På Internettet skal den godkendte GIS-strategi lægges, så borgere og andre interesserede kan læse om Hillerød Kommunes planer og ambitioner på GIS-området. Gevinster - Medarbejderne føler sig informeret om hvordan GIS-anvendes i Hillerød Kommune og derved understøtte en øget brug af GIS. Forudsætninger - Ressourcer til afholdelse af møder samt at lægge informationer på internet og intranet. 33

35 I8 Kompetencer Beskrivelse Medarbejderne skal have de fornødne kompetencer for at kunne anvende GIS og styre GISprojekter. Der skal tilbydes en række forskellige udddannelsesmuligheder og kompetenceløft. Dette omfatter: - ddannelse af dviklere: På et ½ dags møde informeres der om processen i et GISprojekt, organisationen og en grundlæggende information om hvad GIS er og kan. Dette skal klæde de nye dviklere på til at kunne tage styringen på et projekt hvor GIS indgår. - ddannelse i WebGIS for nye og eksisterende MapInfo-brugere. ½ dagskursus med "hands on". - Fagmedarbejdere med ansvar for datavedligehold får et ½ dags kursus i hvordan data tilgås og rettes i geodatabasen. Kurset er "hands on". - GIS-projektlederen skal følge udviklingen i GIS-markedet tæt for at sikre, at Hillerød Kommune får mulighed for at høste de gevinster, der måtte være. Dette kræver deltagelse i diverse GIS-seminarer/konferencer. GIS-projektlederen skal desuden deltage i tværkommunale og tværoffentlige møder for at give mulighed for, at der kan indgås samarbejdsprojekter med andre offentlige myndigheder, hvor dette giver værdi for Hillerød Kommune. Gevinster - Større udbytte af GIS, da medarbejderne har de fornødne kompetencer. - Mulighed for at indgå fordelagtige samarbejdsaftaler med andre offentlige myndigheder. - Mulighed for at udnytte muligheder i GISmarkedet, der kan øge GIS-anvendelsen. Forudsætninger - Ressourcer til at GIS-medarbejdere kan deltage i GIS-uddannelse. - Ressourcer til afholdelse af uddannelse. Det kan evt. udføres af konsulenter. - Økonomi til deltagelse i GIS-seminarer/ konferencer. 34

36 9.2. Fagprojekter F1 Oversvømmelser - Avanceret kortanalyse Beskrivelse Formålet med oversvømmelseskort er at få overblik over, hvor der kan komme oversvømmelser, hvilke konsekvenser der er ved oversvømmelserne og hvordan oversvømmelser kan forebygges. COWI har udarbejdet en regnvandsmodel for Hillerød Kommune, som viser hvor vandet vil lægge sig på overfladen ved forskellige nedbørsmængder. Modellen viser desuden, hvordan vandet strømmer på overfladen. Med dette projekt er det målet at udbygge modellen med det vand, som flyder under overfladen, samt ejendomsdata og lokale nedsivningsforhold. På den måde kan der vurderes, om regnvandet kan nedsives på egen grund, og der kan udarbejdes prioriterede handlingsplaner for, hvor det er mest rentabelt at forebygge oversvømmelser, så indsatsen kan prioriteres. Type af projekt Dette projekt er af typen avanceret GIS-analyse, hvor specialister udvikler et komplekst GIS-værktøj. Scenarie Efter et større skybrud med flere mindre oversvømmelser i private kældre er det besluttet at kommunen skal målrette sin strategi i forhold til spildevand. Flere husejere bliver involveret og påkrævet at frakople spildevandet fra kloaksystemet og nedsive på egen grund. GIS-modellen er blevet brugt til at undersøge hvilke huse, der skal inddrages, og hvordan deres undergrundsforhold ser ud. For de private husejere er det et ømtåeligt emne, da det ikke kan undgåes at koste penge eller involvere anlægsarbejde på deres grunde. For at formidle projektet på en forståelig måde bliver nogle af kortene printet og lagt med informationsmaterialet. Kortene er desuden blevet brugt i de lokale borgermøder, der har været i de berørte områder, som grundlag for en god dialog. Gevinster Bedre forudsætninger for at undgå oversvømmer, som koster penge og er til ulempe for borgerne. Nye muligheder for at lave landskabsbaseret regnvandshåndtering, der sparer forbrugerne penge til nye kloaker og er til gavn for miljøet. Perspektiv Modellen kan udbygges med flere variabler, så den bliver mere præcis. 35

37 F2 - En fælles registreringsplatform - Tværfagligt Beskrivelse Ejendomme, By og miljø, Digitalisering og IKT, Trafik, vej og Park. Alle har de en lang række tilbagevendende dokumentationsopgaver. anset om det er indberetning af bjørneklo, registrering af brandhaner, anden byinventar, busskure eller nøglelåse vurderes det at der eksisterer 95% ensartet behov for registrering. Derfor er dette projekt myntet på at inddrage en fælles mobil registreringstablet. Ved hjælp af denne kan der fastsættes gps-koordinater, dokumenteres vha. billede/tekst samt udfyldes en række attributter og datafelter vha. mobile indberetningsløsninger on the spot med standardiseret integration og datalevering til kommunens eksisterende GIS- /fagsystemer typisk via wms og wfs-services. "On the spot"-registrering og brug af tablet kan tænkes ind i de fleste arbejdssituationer i felten. Fokus for dette projekt er, at den udvikling der sker mod brug af mobile enheder, koordineres, således at de forskellige fagsystemer kan gøre brug af hinandens data. Det har den fordel, at flere data er tilgængelig i felten, og der dermed ikke sker dobbeltarbejde. Type af projekt I dette projekt handler det om at udvide GIS registreringsmulighederne ved at udvide til en mobil platform. Scenarie Konkrete eksempler på scenarier for dette projekt kan læses i de følgende fagprojekt beskrivelser. Gevinster Datakvaliteten vil kunne forbedres væsentligt gennem anvendelse af en tablet, ide data ikke skal igennem flere manuelle handlinger, som at tage papir noter, der senere skal skrives ind. Der foreligger en tidsbesparelse i forbindelse med indberetning. Perspektiv Dette projekt spreder sig over flere felter og fagområder. Flere af projekterne er beskrevet i de efterfølgende fagprojektbeskrivelser, men der findes en række flere områder hvor det kunne give værdi. 36

38 F3 Terapeut - Fra kontortid til borgertid Beskrivelse Dette projekts omdrejningspunkt er brug af en arbejdstablet med samling af data i en applikation, der kan benyttes i borgerens hjem. GIS eller kortfunktionerne er en væsentlig del af indholdet i en sådan applikation, men behøver ikke stå alene. Kortet har den styrke, at det giver en indgang til de opgaver terapeuter (ansat i Hillerød Kommune) har, hvor borgeren er det centrale punkt. Med tabletten kan Hillerød kommunes behandlere stå ude hos borgeren og dokumentere med det samme, bl.a. booke biler, reservere tider mm. Herudover giver tabletten en større mulighed for at planlægge den fysiske behandling før og sammen med patienten, dette f.eks. via kort der indeholder informationer om transport, gangstier, behandlingscentre, indkøbsfaciliteter mm. Med tabletten kan terapeuten nemmere visualisere og formidle de fysiske muligheder lokalområdet giver og med online adgang løse flere opgaver hurtigere på stedet. Med GIS-kortet kan terapeuten desuden effektivisere ruterne på sin arbejdsdag. Type Dette projekt handler dels om brug af kort i arbejdssituationer og dels om udvidelse til mobil enhed. Scenarie Tove er halvsiddet lammet og lige kommet hjem i eget hjem. Hun kan ikke bevæge sine ben så godt og kun den venstre arm. Derudover har hun talebesvær. Torben er terapeut og på besøg hos Torve. I første omgang skal han hjælpe med at finde et egnet ganghjælpemiddel og kigge på hendes bevægelsesmuligheder i nærmiljøet. Tove kan ikke rigtigt overskue det, så Torben bruger tabletten til at finde kort frem over hendes område. De kan se smutveje til indkøbscentret og se hvor stoppestederne er for den nærmeste bus. Herefter finder Torben en rolator i hjælpemiddeldatabasen og viser den til Tove. Hun siger ok til den, så Torben kan bestille den med det samme. Nu kan de sammen sætte mål for hendes færden udendørs. Torben afslutter sit besøg og tjekker ruten til den næste borger. Han lægger tabletten i tasken og cykler afsted. Gevinster Visuel formidling via kort og andre medier. Mere inddragelse og tid hos borgeren. Ved at gøre kontorarbejdspladsen mobil udvides mulighederne for at arbejde sammen med borgeren ude hos borgen om deres træningsmål. Arbejdsredskab så ruter effektiviseres. Perspektiv d over at indeholde data, dokumentation og kort kan tabeletten tænkes sammen med andre redskaber, der kan understøtte terapeutens arbejde. Det kan være præsentationsvideo af bestemte øvelser, eller videodokumentation af et forløb hos en borger. 37

39 F4 Beredskab - Information nu og her Beskrivelse Dette projekt handler om en digitalisering af de forskellige informationer beredskabet bruger, når de kører ud akut og til tilsyn af forskellige installationer og arrangementer. Ved at koble informationerne til en mobil-applikation, hvor gps og kort er online kan hver enkel beredsskabsbil få de lokationsspecifikke informationer, der findes i det område bilen er i lige nu, eller er ved at køre til. Bilerne vil kunne se midlertidige tilladelser som fyrværkeri, fester, overnatninger, scener, vejspærringer mm. der har betydning for udrykninger. Derudover vil de kunne registrere i felten så informationer om tilstanden på redningsposter, bradhaner, nøglebokse mm. bliver delt med det samme i en enkel handling/registrering på stedet. Type af projekt Digitalisering fra papir, noter og godkendelser til digitale filer, der kan deles og er tilgængelige med det samme. Analyse af brugbare informationer, der skal geokodes. Scenarie Kl er og Brandvæsnet er kaldt ud til en ildebrand i Lærkeparkens børnehave. Destinationen er kaldt frem i beredskabs-app'en og indsatslederen og de andre biler kan se, at der netop denne nat er 20 overnattende børn samt pædagoer. Der bliver med det samme lavet foranstaltninger med tilkaldelse af ambulancer og læger på stedet. Kortet giver de vigtigste oplysninger for børnehaven og omgivelserne så indsatslederen kan koordinere bilernes placerering, mens de kører til stedet. Når de når frem giver indsatslederen instruktioner til brandfolkene, han laver indtegninger på kortet digitalt og klikker bygningstegningerne frem, så alle har et godt overblik over forholdene. Ildebranden er heldigvis i modsatte ende af hvor børnene er, så alle er uskadte. Indsatlederen ser på kortet, at der er sportshal nede ad vejen, sammen med politiet bliver det koordineret at alle kommer derned til optælling og information. Gevinster I dag samles oplysninger på ovenstående i papirform, og lægges i køretøjerne. Køretøjerne anvender i forvejen GPS i fbm kørsel, og det vil være en stor gevinst, der i sidste ende kan være forskellen på liv eller død, hvis GPS ens destinationspunkt kan integreres med oplysninger omkring forholdene på stedet. Perspektiv Flere forskellige informationer kan samles på sigt. Dokumenter der viser bilers udformning i forbindelse med at de skal klippes op. Logning af de brandfolk, der er inde i bygninger, som koples med et bygningskort, der giver et godt overblik. 38

40 F5 Kirkegårde -visning af gravsteder Beskrivelse Dette projektet skal give borgere og kirkegårdskunder adgang til selvbetjening og søge i de informationer, der ligger i Kirkegårdsadministrationsprogrammet ASK/GIS. Adgangen skal være online via Hillerød Kommunes hjemmeside, hvor brugerne derigennem kan finde familiegravsteder på kirkegårdene, finde ledige gravsteder på kirkegårdene og se ledige kapeltider til bisættelser og begravelser i kommunens kapeller. Alle disse oplysninger kan i dag kun skaffes ved personlig henvendelse til kirkegårdskontoret. d over borgerhenvendelser er der i dag en del administration af arbejdsopgaver på kirkegårdene. Disse ville med fordel også kunne trække på en lidt bredere digitalisering af systemet, hvor online registreringer i marken er mulige. Type af projekt Projektet har i første omgang to hovedopgaver; dels at sammenkøre to allerede eksisterende systemer og dels at udvide hjemmesidens informationer om begravelser med et kort og et reservationssystem. Som fremtidsperspektiv vil udvidelsen af platfomen til at være tabletbaseret, som arbejdsredskab i marken, være oplagt. Scenarie Jørgen Hansen skal planlægge sin fars begravelse. På Hillerød kommunes hjemmeside går han ind og finder den side, der omhandler Skansekirkegården. Han læser de informationer, der står om begravelser. På kortet kan han se, hvilke gravpladser der er ledige på skansekirkegården. Han kigger på luftfotoet og vælger et sted han synes om under vilde træer i nærheden. Han reserverer det, og booker derefter en tid i kapellet. I forbindelse med bisættelsen skal bedemanden lægge blomster på gravstedet, bedemanden går i ind på hjemmesiden og får hurtigt information om hvor han skal køre hen og lægge blomsterne. Gevinster Færre henvendelser, der kræver tid og ressourcer for kommunen. Der er ca. 150 reservationer af gravsteder og kapeller om året og derudover mange ydeligere henvendelser i forbindelse med disse. At informationerne lægges tilgængeligt for borgeren giver desuden en bedre og mere direkte borgerservice. Perspektiv Det kan udvides ved at inddrage en tablet som arbejdsredskab for de mange medarbejdere, som arbejder omkring gravstederne. Dette fungerer i dag i Rudersdal kommune. 39

41 F6 Ledelse -klassisk GIS-redskab Beskrivelse Dette projekt giver lederne i Familie og Sundhed et redskab til at få et bedre overblik over deres sager. I fordelingen og formidlingen af afdelingens arbejde med f.eks. anbringelser af børn, er det brugbart at trække på statistiker om sagerne i hvert distrikt. Ved hjælp af GIS-kort kan fordelingen af sagstyper visualiseres, og der kan herfra trækkes forskellige typer af statistiker, der skal bruges i ledelsesmæssige beslutningsprocesser. Helt specifikt er hver sag i GIS-kortet knyttet til en adresse, denne vises med et ikon/prik, der afspejler dennes sagstype. De forskellige inddelinger af sager og disse forskellige ikoner gør det muligt at vælge forskellige views alt efter hvilken problemstilling man sidder i. Tilhørende data fra andre afdelinger kan slås til så f.eks. skolers placering eller andre elementer fra lokalområdet, by og miljø mm. kan inddrages, når der vurderes i forskellige sammenhænge. Type af projekt Dette projekt er et klassisk opstarts GIS-projekt, hvor geokodning af informationer giver en ekstra dimension i forhold til visualisering, formidling og analyser af arbejdsopgaver. Scenarie Vibeke er leder for Familie og Sundhed. Det er starten af april og hver måned laver hun en et kort og forskellige statistiske udtræk, der viser hvordan personaleressourcerne er fordelt i forhold til sager i distrikterne. Hun skal have det med på ledermødet og denne gang vil hun også inddrage informationer om demografien i distrikterne. På sidste møde blev det diskuteret om et specifikt lokalområde havde en ændret befolkningssammensætning, og der derfor skulle gøres tiltag med mere forbyggende arbejde. Hun laver flere kort der viser befolkningssammensætningen i det specifikke område og udfra forskellige samfundsmæssige parametre som alder, flytning, indkomstforhold mv. Gevinster Nyttig ledelsesinformation til ressourcestyring via formidling og analyser. Datakvalitet forbedres i forhold til manuelle optællinger og udregninger. Tidsbesparelser i forbindelse med ovenstående. Perspektiv Kan også tænkes brugt af tovholdere og sagsbehandlere, samt af andre fagområder der også er interesseret i disse forhold. 40

42 F7 Borger - Min adresse, mit kort Beskrivelse Dette projekt giver borgeren flere muligheder for at se og søge de informationer kommunen har liggende om "mit" hjem. Via egen adresse kan borgeren hurtigt få oplysninger om f.eks. skoler, plejecentre, fritidstilbud, adgang til byggesager, status på vejen, forsyningsoplysninger (el, vand, varme osv.), genoptræningstilbud mm. Kortet giver et helhedsoverblik, der samler informationer og formidler det på en visuel overskuelig måde. Kortet indeholder en stor mængde information, men skal serveres med bestemte briller på i forhold til borgerens hensigter med informationssøgningen. Styrken i denne tilgang er at borgeren tager udgangspunkt i sin egen adresse og derfor ikke skal kunne gennemskue hvem der ligger inde med de informationer, og skal ikke selv navigere sig igennem dette på hjemmesiden. Type af projekt En del oplysninger ligger allerede tilgængeligt. Dette projekt handler derfor i høj grad om at få tilrettelagt formidlingen til borgeren med udgangspunkt i en brugervenlig kortløsning. Dette skal gøres gennem en analyse af brugerens behov. Derudover skal de data, der ikke er tilgængelige eller ajourførte på nuværende tidspunkt digitaliseres. Scenarie En af gadelamperne på Smedievej, hvor Søren Jakobsgård bor har været i stykker i en lille uge. Søren går ind på Hillerød kommunes hjemmeside, han taster sin adressen ind, og kortet zoomer til hans adresse. Kortet viser nogle overordende temaer som Trafik og veje, Miljø og natur, El og vandforsyning, sundhed, børn... Han klikker på det punkt, der hedder forsyning, og der kommer en afgrænsning frem hvor han kan se, at det er Dong der leverer i dette område. Han kan se, at han kan tage direkte henvendelse til dem via kontaktoplysningerne. Søren er glad for at han så nemt kunne finde det, han brugte det også da han flyttede hertil og skulle se områdets skoler, afstanden til sportshalen og indkøbsmulighederne. Gevinster Bedre og mere brugervenlig borgerservice, hvor der er lavet en samlet selvbetjening til borgerne. Færre henvendelser til kommunen hvor medarbejdere ofte må sende henvendelser rundt til andre kollegaer. Perspektiv Mange informationer skal bruges i situationer, hvor borgeren ikke har tid eller er i nærheden af en computer, og der kommer derfor et behov for at få disse informationer ud på mobilen. 41