Udbud af erhvervslejekontrakt for leje af Vendelbohus, Nørregade 22, Hjørring

Transkript

1 Hjørring Kommune 12. december 2018 Udbud af erhvervslejekontrakt for leje af Vendelbohus, Nørregade 22, Hjørring Bilag: 1. Indledning 2. Tidsfrister og centrale datoer 3. Besigtigelse og spørgsmål under udbuddet 4. Formkrav 5. Fremsendelse af tilbud og åbning af bud 6. Beskrivelse af anvendelsen af Vendelbohus 7. Tildelingskriterier 8. Andre forhold/bemærkninger: Bilag 1: Udkast til lejekontrakt Bilag 2: Tegninger over det lejede/bygninger Bilag 3: Tegning med angivelse af tilhørende grundarealer og parkeringspladser Bilag 4: Lokalplan nr L03 Bilag 5: Tingbogsattest; servitutter Bilag 6a: Inventarliste; Hjørring Kommune Bilag 6b: Inventarliste; Hjørring Håndværker- og Borgerforening Bilag 7: Samlet økonomi for Vendelbohus; Regnskab samt forventet resultat i 2018 Bilag 8: Brugere af Vendelbohus pr. 2018; inkl. oplysninger om betalere/gratister Bilag 9: Byggeteknisk screening; juli 2018 Bilag 10: Tilbudsskema Bilag 11: By- og boligministeriets checkliste. 1

2 1. Indledning Vendelbohus har i en årrække været en central kulturinstitution i Hjørring by. Huset har fungeret som og er indrettet til forskellige kulturelle og foreningsbaserede aktiviteter. Huset er godt m 2 og indeholder en række sale og lokaler til aktiviteter inkl. et større køkken. For en nærmere beskrivelse af Vendelbohus samt lokaler mv. henvises til: samt plantegninger jf. bilagsoversigten. Vendelbohus har været ejet af Hjørring Kommune siden Med vedtagelsen af Budget 2019 er det besluttet, at driften af Vendelbohus i kommunalt regi stopper pr. 30. juni Ejendommen sættes derfor til udlejning pr. 1. juli Med nærværende udbud af erhvervslejekontrakt ønsker Hjørring Kommune at udleje Vendelbohus for at holde aktivitet i huset. Det primære formål med udbud af erhvervslejekontrakten er således, at der fortsat er mulighed for kulturelle aktiviteter, udlejning til selskabelige formål og lignende, der svarer til lokalplanen for ejendommen (jf. bilag 4), mens det sekundære formål er, at der opretholdes aktivitet i huset, der kombinerer forskellige aktiviteter, der er naturligt hjemmehørende i den centrale del af Hjørring by, men som ikke nødvendigvis kan realiseres indenfor lokalplanens formål og anvendelsesbestemmelser. Hjørring Kommune er således indstillet på at medvirke til udarbejdelse af nyt plangrundlag, der udvider anvendelsesmulighederne i huset, jf. pkt. 6 nedenfor. Tilsvarende er Hjørring Kommune indstillet på at acceptere mindre ændringer i husets indretning. Angående den nuværende aktivitet, som er angivet i bilag 8, så er der alene tale om oplysninger, som tilbudsgiver kan bruge som grundlag for vurdering af fremtidige aktiviteter. Hjørring Kommune stiller ikke krav om, at nuværende aktiviteter skal fortsætte i huset og det vil således være tilbudsgivers beslutning, hvordan vilkår og pris for eventuel videreudlejning af lokaler i huset tilrettelægges og aftales. I afsnit 7 nedenfor præciseres budgetbeslutningens økonomiske sammenhæng med tildelingskriterierne. 2. Tidsfrister og centrale datoer Onsdag d. 12. december 2018: Udbud af erhvervslejekontrakt for leje af Vendelbohus offentliggøres Torsdag d. 10. januar 2019 kl : Planlagt besigtigelse af Vendelbohus inkl. spørgerunde 2

3 Mandag d. 14. januar 2019 kl : Frist for fremsendelse af spørgsmål under udbudsprocessen Torsdag d. 17. januar 2019: Frist for Hjørring Kommune for offentliggørelse af alle svar på kommunens hjemmeside Onsdag d. 23. januar 2019 kl : Frist for afgivelse af tilbud Januar/Februar 2019: Udvælgelse og forhandlingsperiode Februar 2019: Politisk behandling Februar 2019: Underretning om tildeling af erhvervslejekontrakt 1. juli 2019: Lejeaftalen træder i kraft 3. Besigtigelse og spørgsmål under udbuddet Der er planlagt besigtigelse af lejemålet for alle interesserede inkl. spørgerunde: Torsdag d. 10. januar 2019 kl på Vendelbohus. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på kommunens hjemmeside. Der kan herudover aftales besigtigelse ved henvendelse til peder.thoegersen@hjoerring.dk; By, Kultur og Erhverv; Hjørring Kommune. Spørgsmål og svar ved individuelle besigtigelser offentliggøres på kommunens hjemmeside. Frem til d. 14. januar 2019 kl kan der fremsendes skriftlige afklarende spørgsmål i henhold til udbuddet; processen mv. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i udbuddet og materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål. Spørgsmål skal sendes til peder.thoegersen@hjoerring.dk. Alle svar på spørgsmål offentliggøres på kommunens hjemmeside. Frist for Hjørring Kommune til at offentliggøre alle svar er d. 17. januar Formkrav mv. Tilbud og al kommunikation mellem tilbudsgiver og Hjørring Kommune skal være på dansk. Al fremsendt materiale er ordregivers ejendomsret og vil ikke blive returneret. Tilbuddet skal angives som årlig leje i DDK ekskl. moms Det er Hjørring Kommune uvedkommende, såfremt tilbudsgiver ikke kan opnå de nødvendige tilladelser til den videre drift af Vendelbohus (godkendelse af køkkenet, alkoholbevilling mv.). Ved fremsendelse af tilbud anses tilbudsgiver at have accepteret de vilkår, der fremgår af 3

4 udbudsmaterialet (inkl. bilag), medmindre tilbudsgiver konkret har taget forbehold over de enkelte vilkår. Der kan ikke afgives tilbud på leje af udvalgte dele af Vendelbohus. 5. Fremsendelse af tilbud og åbning af bud Alle rettidigt modtagne tilbud åbnes umiddelbart efter tilbudsfristen. Tilbudsgivere kan ikke overvære åbningen. Alle tilbud vil blive evalueret i henhold til de, i punkt 7 nedenfor, anførte tildelingskriterier. Hjørring Kommune forbeholder sig ret til at afvise alle tilbud. Tilbud skal fremsendes til peder.thoegersen@hjoerring.dk senest onsdag d. 23. januar 2019 kl Tilbudsgiver kan forvente underretning om tildeling af erhvervslejekontrakten i februar Tilbud skal indeholde: - Udfyldt tilbudsskema vedr. pris/leje; lejeperiode; stamoplysninger jf. bilag 10 - Beskrivelse af forventet anvendelse af Vendelbohus Der kan herudover medtages supplerende oplysninger f.eks. vedr. forbehold mv. 6. Beskrivelse af anvendelsen af Vendelbohus Tilbudsgiver skal i tilbuddet redegøre for formålet med leje af Vendelbohus samt hvordan Vendelbohus forventes anvendt fremadrettet. Der henvises til husets primære formål jf. bilag 4 dvs. gældende lokalplan for Vendelbohus samt 3, stk. 1 i udkast til erhvervslejekontrakt for lejemålets anvendelse. Sekundært oplyses om eventuelle andre påtænkte anvendelsesmuligheder, som vil nødvendiggøre en opdatering af plangrundlaget/lokalplan. Det kan oplyses, at Hjørring Kommune ikke umiddelbart er indstillet på at udarbejde plangrundlag med mulighed for detailhandel fra adressen. 7. Tildelingskriterier På baggrund af de indkomne tilbud, vil Hjørring Kommune udvælge lejer. Beslutningen vil blive besluttet ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud og herunder bedste forhold mellem pris og kvalitet. Bedste forhold mellem pris og kvalitet vurderes ud fra følgende tildelingskriterier: 1. Fremtidig anvendelse af Vendelbohus 2. Pris dvs. årlig basisleje (ekskl. moms), der tilbydes for Vendelbohus 4

5 I forhold til fremtidig anvendelse vil fortsat mulighed for kulturelle aktiviteter, jf. det primære formål med udlejning af huset, vægte positivt. Samtidig indgår tilbudsgivers forslag til forventet lejeperiode. Vedrørende pris skal bemærkes, at Budget 2019 indeholder en formulering om, at nettodriftsudgiften for overgangen til en ny driftsform skal være 0 kr. for Hjørring Kommune. Jf. udkast til lejekontrakt har Hjørring Kommune som ejer en række udgifter til skatter & afgifter; ejendomsforsikring samt udvendigt vedligehold. Især udvendigt vedligehold kan variere og vil ved større projekter finansieres af anlægsbudgettet og ikke på driftsbudgettet. De årlige driftsudgifter for Hjørring Kommune som udlejer fastsættes derfor til kr Andre forhold/bemærkninger: Der er vedlagt 2 inventarlister jf. bilag 6a og 6b. Den ene inventarliste vedrører inventar tilhørende Hjørring Kommune og som følger lejemålet jf. forslag til lejekontrakt. Den anden inventarliste vedrører inventar og genstande, som tilhører Hjørring Håndværker- og Borgerforening. Hjørring Kommune afklarer fremtidig anvendelse af disse effekter med Hjørring Håndværker- og Borgerforening. Diverse godkendelser og bevillinger er lejers ansvar og Hjørring Kommune uvedkommende. Det gælder eksempelvis indhentning af alkoholbevilling samt godkendelse af køkkenet hos levnedsmiddelmyndighederne før ibrugtagning. Afhængig af forventet anvendelse vil takstfastsættelse for brug af sale, lokaler og køkkenet være et anliggende for lejer og ikke Hjørring Kommune. Det gælder tilsvarende øvrige forhold vedrørende udleje, som er Hjørring Kommune uvedkommende. Dog gælder, at lejer er ansvarlig for at lovgivning skal overholdes eksempelvis vedrørende brandforskrifter mv. Der er i bilag 1 vedlagt et udkast til erhvervslejekontrakt indeholdende en lang række aftalepunkter for leje af Vendelbohus. 5