Bestyrelsen Referat 2012/09. Bestyrelsesmøde, afholdt den 6. november 2012, kl

Transkript

1 Boliger med kvalitet Bo42 St. Torv Rønne www. bo42.dk mail: bo42@bo42.dk tlf.: Bestyrelsen Referat 2012/09 Bestyrelsesmøde, afholdt den 6. november 2012, kl Tilstede: Formand Helge Hansen (HH), Tina Andersen (TA), Per Carlo Nilsson (PCN), Britta Hammer Sonne (BHS), Finn Henriksen (FH), Grete Sonne (GS), Flemming Thorsen (FT), Evy Pauck (EP) og Morten Bech (MB), samt uden stemmeret forretningsfører Ebbe Frank (EF) og Lise Møller Rieck (LMR). Endvidere deltog Peter Søndergaard under behandling af punkt 3. Fraværende: Ingen. Dagsorden: Indledningspunkter: 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Beslutningspunkter: 3. Livet mellem blokkene; ansøgning om tilskud fra Realdania. 4. Frivillighed. 5. Evaluering af råderet i Bo42, og de nuværende råderetskataloger. 6. Tolkning af råderetten, internt i Bo Intern kommunikation. 8. Kursus for afdelingsbestyrelser, lokal kursus. 9. Strandgården, fibernet, tilskud. 10. Støberigården, vaskemaskiner. 11. Mødekalender Orienteringspunkter: 12. Formanden orienterer. 13. Forretningsføreren orienterer. 14. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Eventuelt. 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. HH forslog, at punkt 5 og 6 sammenlægges, da begge punkter omhandler råderet. Dagordenen rykkes herefter. EF foreslog, at dagsordenen blev udvidet med et punkt 11 om boligpolitik. Der var endvidere ønske om, at julegaver blev sat på dagsordenen som punkt 12. Dagsordenen blev godkendt med de nævnte ændringer. Der var ingen punkter under eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Referatet nr blev enstemmigt godkendt og underskrevet af de tilstedeværende medlemmer. side 1 af 5

2 3. Livet mellem blokkene. Peter Søndergaard fremlagde vejledning og ansøgning om tilskud fra Realdania, og redegjorde for punktet på dagsordenen. Materialet var udsendt tidligere. Realdania har åbnet op for 2. ansøgningsrunde i kampagnen DET GODE BOLIGLIV, der støtter fysiske projekter, som udvikler og fornyer fælles faciliteter og viser nye veje til et godt boligliv. Der er to puljer Den vilde ide, hvor ildsjæle kan søge om støtte til mindre projekter under kr og Projektrealisering, der er forbeholdt større projekter og med en medfinansiering på 50 %. Det blev enstemmigt besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af BHS, FT, GS og Peter Søndergaard (tovholder) samt at indbyde Elizabeth Hultmann Sloth og Hans Mikkelsen. Det blev endvidere enstemmigt besluttet, at arbejdsgruppen skal udarbejde udkast til ansøgning, der skal fremlægges på bestyrelsesmødet den 15. januar Arbejdsgruppen skal derudover drøfte livet efter det boligsociale projekt og rammerne for anvendelse af de 3 selskabslokaler til boligsociale aktiviteter. 4. Frivillighed. HH fremlagde debatoplæg om frivillighed fra BL. Materialet var udsendt tidligere. Materialet er ikke aktuelt i sin nuværende form, men kan bruges som inspiration. Det blev enstemmigt besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af HH, PCN og BHS med henblik på udarbejdelse af udkast til en frivillighedspolitik i Bo Tolkning af råderetten, internt i Bo42. HH fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. Der er et ønske om smidigere råderetskataloger, da vi har fået nogle tilkendegivelser på, at råderetskatalogerne opfattes for restriktive. EF redegjorde kort for baggrunden for strukturen i de nuværende råderetskataloger og de juridiske rammer i råderetten. Der var ikke enighed om fortolkningen af gældende regler ved arbejder uden for boligen. Efter drøftelser blev det enstemmigt besluttet at nedsætte et udvalg bestående af HH, TA, EP, FT og MB, der skal udarbejde udkast til en ny struktur for råderetskataloger i Bo Intern kommunikation. HH fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. Emnet blev drøftet bredt, og der blev givet udtryk for vigtigheden af at få afstemt forventninger, også set i forhold til ressourcer. Det blev enstemmigt besluttet, at besvarelser af mails håndteres i forhold til forretningsgangen for skriftlige henvendelser, hvorefter svarfristen på bekræftelse på lejerhenvendelser er 5 hverdage og 10 hverdage for egentlig sagsbehandling. Det blev enstemmigt besluttet, at EF bemyndiges til at henvise til evt. klagemulighed, hvis han vurderer at yderligere dialog vil være formålsløs. side 2 af 5

3 EF oplyste, at vi har modtaget klage fra en lejer i Afdeling 7 i relation til manglende tryk på vandet i badeværelset. Lejerne har på ekstraordinært afdelingsmøde den 11. juni 2012 besluttet at forkaste bad- og køkkenprojekt, hvori udskiftning af faldstammer indgik. Som en konsekvens af beslutningen henlægges der nu midler i afdelingen til udskiftning af faldstammer. Det blev enstemmigt besluttet, at der med baggrund i afdelingens beslutninger, ikke er grundlag for at bestyrelsen skal behandle klagen. Det blev endvidere enstemmigt besluttet, at administrationen ikke er forpligtiget til at agere på baggrund referater fra afdelingerne, medmindre der foreligger lovstridige forhold. Ønsker afdelingerne dialog om specifikke forhold, skal dette ske ved direkte henvendelse til administrationen. Referater fra bestyrelsesmøderne ønskes lagt hurtigere på hjemmesiden. Hidtil er referater først blevet gjort tilgængelige efter påtegnelse af bestyrelsens underskrift. Det blev enstemmigt besluttet, at referater fra bestyrelsesmøder fremover gøres tilgængeligt på baggrund af bestyrelsens tilbagemelding og godkendelse pr. mail. 7. Kursus for afdelingsbestyrelser, lokal kursus. Der er indhentet tilbud fra BL på afholdelse af et lokal kursus Afdelingsbestyrelsen arbejder. Vi afventer nu det endelige kursusprogram og dato. Det blev enstemmigt vedtaget at afholde lokal kurset for afdelingsbestyrelserne. Det blev enstemmigt besluttet, at EF henter tilbud fra Hotel Griffen og Radisson Blu Fredensborg Hotel. 8. Strandgården, fibernet, tilskud. EF fremlagde referat fra ekstraordinært afdelingsmøde i Strandgården, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Afdelingen har vedtaget at foretage installation af fibernet i samtlige boliger. Det blev enstemmigt besluttet at bevillige kr i tilskud til Strandgården fra dispositionsfonden. 9. Støberigården, vaskemaskiner. EF fremlagde referat fra orienteringsmøde, skrivelse om lukning af vaskeri i ejendommen samt budgetter på fællesvaskeri og individuel vaskemaskine. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. Lejerne tilkendegav på orienteringsmødet i afdelingen den 23. oktober 2012 et ønske om et projekt, hvor der kollektivt indkøbes og installeres vaskemaskine i de enkelte boliger, hvor lejerne overtager vaskemaskine efter 5 år. Bestyrelsen drøftede en mere fremtidssikret løsning, hvor vaskemaskine indgår i lejemålene. Det blev enstemmigt vedtaget, at afdelingen indkøber og installerer vaskemaskine i de enkelte boliger, hvorefter vaskemaskine indgår i lejemålet. Finansieringen sker via internt lån fra afdelingens egne opsparede midler og med en tidsbegrænset lejeforhøjelse på kr. 200 pr. måned pr. bolig i 5 år. Henlæggelse til vedligeholdelse og fremtidige indkøb påbegyndes fra budget side 3 af 5

4 10. Mødekalender. EF fremlagde udkast på mødekalender til ordinære mødedatoer i 2013, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Der var et ønske om at ændre opstartstidspunktet, hvormed møderne afholdes i tidsrummet fra kl og bestyrelseskonferencerne fra kl Der var desuden enighed om at flytte det årlige møde med bolig:net a/s til mødet den 21. maj Mødekalenderen blev enstemmigt vedtaget med de ønskede ændringer. Mødekalender vedlægges som bilag til nærværende referat. 11. Boligpolitik. EF oplyste om baggrunden for punktet og orienterede om status på samarbejdet med kommunen. Vi har flere gange været nødt til at rykke for dagsordenen til styringsdialogmøderne, som foreligger kort tid før mødet. Vi har endnu ikke modtaget en handlingsplan og er ikke blevet inddraget, hvilket vi tidligere er blevet stillet i udsigt. Temamødet afvikles desuden uden boligorganisationernes deltagelse. Lejerbo har tilbudt at være sekretariat og samle op på de almene boligorganisationers fælles ønsker. Vi vil modtage et udkast. Det blev enstemmigt besluttet, at vi desuden udarbejder oplæg med egne ønsker. Næste styringsdialogmøde er den 23. januar Det blev enstemmigt besluttet, at HH, TA og EF deltager i mødet samt at FT er suppleant. 12. Julegaver. Det blev enstemmigt besluttet at nedsætte et udvalg bestående af TA og EP, der forestår indkøb af julegaver. EF orienterede om, at ifølge SKATs vejledning er julegaver, der overstiger kr. 700 skattepligtige, og gavekort er altid skattepligtige. Derudover er der et loft pr. år på kr Budget afstemmes med EF. 13. Formanden orienterer. HH oplyste, at vi har modtaget invitation fra Realdania til kandidatmøde. at evalueringen fra 2. kreds lokalarrangement på Fredensborg generelt var meget tilfredsstillende. at Afdeling 20 har valgt et medlem fra afdelingen til bestyrelsen for Kystparkens Grundejerforening. at der afholdes weekend konference i Helsingør den januar at de almene boligorganisationer har modtaget hyrdebrev ved husordensovertrædelser fra ministeren for By, Bolig og Landdistrikter. Orienteringen blev taget til efterretning side 4 af 5

5 14. Forretningsføreren orienterer. EF oplyste, at der er indgået forlig med Kuben Management A/S i relation til renoveringssagen i Afdeling 1. at der nu foreligger skema B på tagrenoveringen i Højvangsparken med indstilling om godkendelse fra Teknik & Miljø. Der forventes opstart af arbejderne medio november at der foreligger en stor udfordring i Svaneke omkring fælles paraboler. Hvis der fortsat distribueres via parabol opsat af boligorganisationen skal, der opkræves afgifter, hvilket vil medføre store stigninger i antennebidraget. Vi har sendt en skrivelse ud til lejerne i Svaneke med henblik på at få en afklaring på brugen af fælles paraboler samt brugen af fælles vaskerimaskiner. Orienteringen blev taget til efterretning 14. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Der var ingen punkter til orientering fra de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Orienteringen blev taget til efterretning. Eventuelt. Næste bestyrelsesmøde afholdes den 11. december Dagsordenens punkter var udtømt og mødet afsluttet kl Formanden takkede for god ro og orden. Rønne, den 11. december Bestyrelsen: side 5 af 5