Møde i kommunikationsgruppen - Referat

Transkript

1 Møde i kommunikationsgruppen - Referat

2 Dagsordenspunkter 1. Nyt fra sekretariatet 2. Evaluering Kommunikationsstrategi og budget Samarbejdsplatform til BRN 5. Årligt møde i kommunikationsnetværk 6. Evaluering af Folkemødet Eventuelt 2

3 Mødedeltagere Heidi Holler Aalborg Kommune Dorte Reinholdt Hjørring Kommune Christian Michaelsen Vesthimmerland Kommune Mikkel Mørk Thisted Kommune Anne Nøhr Ringgren Jammerbugt Kommune Klaus Munkhøj Region Nordjylland Afbud: Lisbeth Bilde Hjørring Kommune 3

4 1. Nyt fra sekretariatet

5 1. Nyt fra sekretariatet -Referat Det indstilles at kommunikationsgruppen, Tager orienteringen fra sekretariatet til efterretning Referat Kommunikationsgruppen tager orienteringen til efterretning. 5

6 1. Nyt fra sekretariatet Det indstilles at kommunikationsgruppen, Tager orienteringen fra sekretariatet til efterretning Sagsbeskrivelse Siden april 2016 er sekretariatet for BRN flyttet ind i Aalborg Kommunes erhvervsafdeling, BusinessAalborg. Det er planen, at sekretariatet også fremover vil blive placeret i denne afdeling. Konsulent i BRN, Dennis Jensen har fået nyt job som konsulent i DI. Der er endnu ikke ansat en ny i stillingen. Direktionen og bestyrelsen har sammen besluttet, at der skal ansættes en ny sekretariatsleder i BRN. Der er slået en stilling op, men ansøgningsfrist d. 18. august Stillingsopslaget kan læses her: 6

7 2. Evaluering Referat Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter evalueringen af kommunikationsarbejdet for med henblik på videre behandling Referat Kommunikationsgruppen bemærker, at evalueringen bør tage mere udgangspunkt i de tre opstillede mål i strategi- og handlingsplan for kommunikationen i For at sikre en mere grundig evaluering udskydes den videre behandling i sekretariatsledelse, direktion og bestyrelse frem til mødet d. 17. november

8 2. Evaluering Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter evalueringen af kommunikationsarbejdet for med henblik på videre behandling Sagsbeskrivelse Sekretariatet har udarbejdet en evaluering af kommunikationsindsatsen for indeholdende: 1. Organisering 2. Medieomtale 3. Økonomi 4. Intern forankring PR-bureauet Publicity har udarbejdet medieanalysen som kan ses i bilag 2. Samlet evaluering kan ses i bilag 1. Formålet med evalueringen er, at finde et grundlag for fokus i næste strategiperiode samt inspiration til nyt handekatalog for kommunikationsarbejdet i 2017 og På baggrund af evalueringen og den tidligere kommunikationsstrategi skal kommunikationsgruppen udarbejde opdateret strategi og handleplan til godkendelse i bestyrelsen enten ultimo 2016 eller primo Der skal laves en plan for, hvorledes processen skal tilrettelægges og hvem der skal involveres i arbejdet. 8

9 3. Kommunikationsstrategi og budget

10 3. Kommunikationsstrategi og budget Referat Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter proces for udvikling af ny kommunikationsstrategi og tilhørende handleplan for Drøfter forslag til kommunikationsbudget for 2017 og 2018 med henblik på videre behandling i bestyrelsen Referat Kommunikationsgruppen ønsker, at der indkaldes til et ekstraordinært møde, hvor der arbejdes på en revideret kommunikationsstrategi og handleplan for Det understreges, at der ikke er tale om en ny strategi, men at der skal tages udgangspunkt i den eksisterende og revidere denne. Der skal udarbejdes en ny handleplan med udgangspunkt i kommunikationsbudgettet for , som indeholder de overordnede temaer for handeplanen. Heidi Holler indkalder til strategimøde i efteråret Kommunikationsgruppen godkender budgettet for , men ønsker at der laves nogle mere specifikke poster i stedet for færre overordnede. Derudover blev det forslået at flytte posten strategisk synliggørelse op under fanen med basisomkostninger. Denne beslutning kvalificeres i sekretariatsledelsen d. 19. august Heidi Holler tilretter budgettet inden mødet d. 19. august. 10

11 3. Kommunikationsstrategi og budget Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter proces for udvikling af ny kommunikationsstrategi og tilhørende handleplan for Drøfter forslag til kommunikationsbudget for 2017 og 2018 med henblik på videre behandling i bestyrelsen Sagsbeskrivelse På baggrund af evalueringen af kommunikationsarbejdet i og den tidligere kommunikationsstrategi skal kommunikationsgruppen udarbejde opdateret strategi og handleplan til godkendelse i bestyrelsen enten ultimo 2016 eller primo Der skal laves en plan for, hvorledes processen skal tilrettelægges og hvem der skal involveres i arbejdet. Der lægges op til en proces, hvor der kommer sparring udefra, som kan give inspiration og hjælpe processen godt på vej. Der laves en indstilling til direktionen ultimo august for kommunikationsbudgettet for for at sikre en hurtig tilkendegivelse af, hvorvidt der fastholdes en kommunikationsansvarlig i sekretariatet. Budgettet er derfor udarbejdet som en økonomisk ramme baseret på tidligere kommunikationsbudgetter. Budgettet for kommunikationsarbejdet i ses i to efterfølgende slides. 11

12 3. Kommunikationsstrategi og budget Kick-off Hjemmeside og visuel identitet Kommunikationsnetværk ,80 Intranet Hjemmesidelicens Pressebilleder Domæne 1000studiejobs.dk 12 mdr ,75 I alt FællesNyt* * Beløbet er overført fra 2016 budgettet på I alt

13 3. Kommunikationsstrategi og budget Kick-off Strategisk synliggørelse Kommunikationsnetværk Hjemmesidelicens Opdatering af hjemmeside Pressebilleder Opgradering af videoer på hjemmeside I alt

14 3. Kommunikationsstrategi og budget Forslag til kommunikationsbudget for Post Budget 2017 Basisomkostninger * Pulje afsat til diverse kommunikationsopgaver, der styrker BRNs ansigt udadtil. Dette værende annoncering, presse, events, hjælp til udvalgte projekter, indsatsområderne og politisk kommunikation. 14 Udgift Hjemmesidelicens (DK og ENG) Kommunikationsnetværk Vedligehold af hjemmeside Diverse tryksager Halvdel af løn til kommunikationsansvarlig Basisomkostninger i alt Anbefalede tiltag Kick-on Tryk og design af årlig analyserapport Strategisk synliggørelse* Anbefalede tiltag i alt I alt

15 3. Kommunikationsstrategi og budget Forslag til kommunikationsbudget for Budget 2018 Post Udgift Basisomkostninger Hjemmesidelicens (DK og ENG) Kommunikationsnetværk Vedligehold af hjemmeside Diverse tryksager Halvdel af løn til kommunikationsansvarlig Basisomkostninger i alt Anbefalede tiltag Kick-on Tryk og design af årlig analyserapport* Strategisk synliggørelse** Anbefalede tiltag i alt I alt * Årlig rapport til hver BRN-partner udarbejdet af analysegruppen i BRN. ** Pulje afsat til diverse kommunikationsopgaver, der styrker BRNs ansigt udadtil. Dette værende annoncering, presse, events, hjælp til udvalgte projekter, indsatsområderne og politisk 15 kommunikation.

16 4. Samarbejdsplatform i BRN

17 4. Samarbejdsplatform i BRN Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter implementering af samarbejdsplatform til BRN med henblik på videre behandling i bestyrelsen Referat Kommunikationsgruppen bemærker, at der endnu mangler tilstrækkelig viden om det konrkete behov for en samarbejdsplatform. Derfor ønsker kommunikationsgruppen en udredning af konkrete behov og muligheder, inden punktet behandles yderligere. Kommunikationsgruppen indstiller denne anbefaling til sekretariatsledelsen på deres møde d. 19. august

18 4. Samarbejdsplatform i BRN Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter implementering af samarbejdsplatform til BRN med henblik på videre behandling i bestyrelsen Sagsbeskrivelse Nogle tovholdergruppe har tilkendegivet et ønske om en samarbejdsplatform for BRN, som kan understøtte arbejde i grupperne. Konkret ønskes en platform, hvor der kan deles fortrolige dokumenter med hinanden, ligesom der kan kommunikeres direkte ud til relevante BRN folk uden brug af mails. Sekretariatet har været i dialog med virksomheden Lava Point, som designer og implementerer intranet og samarbejdsplatforme og står eksempelvis bag Region Nordjyllands nye intranet. Løsningen bygger på en platform, der kan skræddersys til egne ønsker og behov, og derfor vil en eventuel implementering kræve, at der undersøges hvilke behov, BRN konkret har brug for. I bilag 3 ses en præsentation af Lava Points produkt. Kommunikationsgruppens vurdering er vigtig i processen, ide platformen anses for at være at stærk, intern kommunikativ karakter. Der findes mange udbydere af lignende produkter, og derfor kan det være hensigtsmæssigt at undersøge flere alternative løsninger. 18

19 4. Samarbejdsplatform i BRN Prisoversigt på samarbejdsplatform: Licens Grundlicens 999 kr. pr. måned (dette inkluderer løbende opdateringer). Brugerlicens 15. kr. pr. bruger pr. måned LEVERANCE Vores standard pris er således: Leverance 5 dage: Workshop ,- Installation 9.500,- Konfiguration 9.500,- Undervisning ,- Ekstra undervisning målrettet brugere, 6000,- kr. pr. dag. Tilpasning og lancering ,- I alt ,- kr. 19

20 5. Årligt møde i kommunikationsnetværk

21 5. Årligt møde i kommunikationsnetværk - Referat Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter indhold og tema for det årlige møde i BRNs kommunikationsnetværk Referat Kommunikationsgruppen ønsker at temaet for netværksmødet 2016 er en status for BRN sammen med et kommunikationsfagligt oplæg fra en ekstern oplægsholder. Formålet med kommunikationsnetværket er at sikre den enkelte partner i BRN en stemme i kommunikationen. Derfor bør netværket ligeledes præsenteres for evaluering, revideret kommunikationsstrategi og handleplan på netværksmødet. En mulig oplægsholder kunne være en ansat ved Nordjyske, som kan rådgive om, hvordan man kan opnå presseomtale - herunder i Nordjyllands største regionale medie. Heidi Holler arbejdere videre med et programforslag til mødet i kommunikationsgruppen i oktober

22 5. Årligt møde i kommunikationsnetværk Det indstilles at kommunikationsgruppen, Drøfter indhold og tema for det årlige møde i BRNs kommunikationsnetværk Sagsbeskrivelse Det årlige møde i BRNs kommunikationsnetværk nærmer sig. Der skal fastlægges et tema og konkret indhold for dagen. En mulighed kunne være at involvere kommunikationsnetværket i arbejdet med at opdatere kommunikationsstrategien og handleplanen for En anden mulighed er, at skabe en dag med mere fokus på faglig sparring og læring. Dog er det vigtigt, at BRN i en vis grad bliver omdrejningspunkt for arrangementet eksempelvis ved at give en kort status, præsentere den nye strategi og lignende. Der er afsat kroner til arrangementet. 22

23 6. Evaluering af folkemødet

24 6. Evaluering af folkemødet - Referat Det indstilles at kommunikationsgruppen, Tager evalueringen af den nordjyske deltagelse på folkemødet 2016 til efterretning Referat Arbejdsgruppen tager evalueringen til efterretning. 24

25 6. Evaluering af folkemødet Det indstilles at kommunikationsgruppen, Tager evalueringen af den nordjyske deltagelse på folkemødet 2016 til efterretning Sagsbeskrivelse Arbejdsgruppen for det nordjyske telt på Folkemødet 2016 har udarbejdet en evaluering af deltagelsen. Kommunikationsgruppen har spillet en aktiv rolle i planlægning og udførelse og bør forholde sig aktivt til konklusionerne fra evalueringen. Evalueringen ses i bilag 4. 25

26 7. Eventuelt

27 7. Eventuelt Intet til referat. 27