Generelt deler vi visionen om elektronisk handel, også til offentlige virksomheder.

Transkript

1 Helle Schade-Sørensen IT - og Telestyrelsen Holsteinsgade København Ø hss@itst.dk Hellerup, den 12. september 2007 Høringssvar til Høring af Revisions- og opdateringsstrategi for OIOUBL Med økonomistyringssystemerne Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV og Microsoft Dynamics C5 har Microsoft en væsentlig interesse i, at processen omkring udviklingen af OIOUBL i Danmark kommer til at forløbe så gnidningsfrit som muligt. Vores kunder, som udgør danske virksomheder i alle kategorier, er helt afhængige af, at specielt regninger uhindret kan finde vej til de offentlige myndigheder og udløse rettidig betaling for leverede varer og tjenester. Generelt deler vi visionen om elektronisk handel, også til offentlige virksomheder. Erfaringerne fra OIOXML har dokumenteret behovet for, at der etableres en revisions- og opdateringsstrategien, så ændringer i det offentliges løsninger kommunikeres ud tilpas rettidigt og synligt til at løsningerne kan udvikles, distribueres og implementeres i de virksomheder, der er afhængige af denne kommunikationsform til de offentlige myndigheder. Der har været en række eksempler på afvist modtagelse af regninger, som følge af manglende koordinering mellem de private og de offentlige IT løsninger, som kunne have været undgået og/eller have været væsentligt reduceret, med en defineret strategi på området. Microsoft hilser derfor dette oplæg fra IT- og Telestyrelsen velkomment. Tilsvarende OIOXML er OIOUBL aktuelt en isoleret dansk løsning, men i og med at den mere eller mindre berører alle danske virksomheder, må også denne løsningen forholde sig til, at den, kommer i kontakt med den globaliserede virkelighed, som mange danske virksomheder befinder sig i. 1/10

2 Denne virkelighed afspejles i virksomhedernes valg af IT løsning. Udvikling, distribution og implementering af ændringer er alene på grund af sin struktur mere kompliceret i en globaliseret, end i en selvstændig dansk IT løsning. Nogle få eksempler vil illustrere problemstillingen: IT løsninger i danske virksomheder Udgangspunktet for eksemplerne er hentet fra Dynamics produkterne, men vil i større eller mindre udstrækning være gældende for alle nationale og internationale IT løsninger. Anvendelse af IT løsninger Alle Dynamics produkterne anvendes, mere eller mindre udbredt, i adskillige lande ud over kloden med en tilpasning af sprog, lovgivning og funktionalitet efter det enkelte lands behov. For isoleret nationale IT løsningerne vil problemstillingen selvsagt være mindre kompliceret, men for at sikre lige vilkår for alle virksomheder, må der tages højde for den relative laveste fællesnævner i de IT løsninger de respektive virksomheder vælger til håndtering af regnskabsmæssige og administrative opgaver. Kernen indeholder hele eller dele af forretningsprocesser, som er ens for alle lande og eventuelle yderligere tilpasninger til det enkelte land skal herefter, groft sagt, flettes sammen med den grundlæggende funktionalitet. Fordelen er, at generelle forbedringer af forretningsprocesserne hurtigt kan implementeres i flere lande og til gavn for mange virksomheder på en gang, men alle ændringer kræves fokus i det enkelte land for at sikre, at der ikke opstår uønskede ændringer, som konflikter med det enkelte lands behov. Enhver ændring kræver at denne procedure gennemløbes, og ressourcekravet er ligefremt proportionalt med kompleksiteten af ændringerne. 2/10

3 Nedenstående grafik illustrerer, at den samme løsning grundlæggende bruges overalt på kloden, med tilpasninger til det enkelte land og at løsninger imellem landene spiller sammen. I en globaliseret verden og i et globaliseret IT system kan hele eller dele af den forretningsproces der initieres i et land, umiddelbart blive videreført i et andet land. En ordre der initieres i Danmark kan således udløse lager-, produktions- eller f.eks. projekt transaktioner på den anden side af kloden. Den faktura der udsendes i Danmark kan oprindeligt være posteret/udløst i et andet land. At IT løsningerne kan anvendes på denne måde stiller krav til udviklings-, distributions- og implementerings tiden, hvis der skal gennemføres ændringer i disse integrerede systemer. Udviklingen skal i princippet godkendes, løsningen skal distribueres og endeligt implementeres i alle lande. Tilpasning af IT løsninger Mange virksomheder finder standard løsningerne tilstrækkelige til at dække deres behov, men mange virksomheder har også på et eller flere områder, ofte af konkurrencemæssige hensyn, valgt at modulere og tilpasse løsningerne mere specifikt til egne behov. For Dynamics produkterne gælder at de kan tilpasses af såvel Microsoft s partnere, tredjeparts konsulenter, virksomhederne selv og af de enkelte brugere. 3/10

4 Alle Dynamics produkterne er yderligere tilgængelige for integration til andre systemer, således at den enkelte virksomhed, med et Dynamics produkt som basis, kan skræddersy lige præcis den løsning virksomheden har behov for. Disse tilpasninger kan involvere forretningsprocesser som omfatter hele eller dele af OIOUBL konceptet. I det omfang Microsoft selv har forberedt integration til egne produkter, skal der tages højde for, at eventuelle ændringer i det ene produkt også modsvares af et eventuelt behov for ændringer i andre produkter. Dynamics kan derfor blot være ét element i en større sammenhæng, hvilket illustreres ved nedenstående grafik, som viser mulighederne for samspil med en række andre Microsoft produkter: Tilsvarende gælder for tredjepartsprodukter, som kan supplere, ændre eller erstatte Dynamics funktionalitet: 4/10

5 Afhængig af kompleksitet kan ændringer i Dynamics produkterne derfor føre til afledte ændringer i en række andre systemer og opsætninger. Det er således ikke givet, at en e-handels transaktion fuldstændigt genereres eller for den sags skyld afsendes fra Dynamics. Det afhænger af den sammenhæng, som Dynamics indgår i. Udviklings- distributions- og implementerings tiden for Dynamics kan således også her vise sig kun at være det første skridt i den endelige justering af virksomhedens løsning, hvilket der nødvendigvist også må kalkuleres med. Lokalt orienterede virksomheder De løsninger der leveres til de mindre lokalt orienterede virksomheder er oftest kendetegnet ved begrænset funktionalitet og begrænset brug af integration til andre produkter, ligesom partner-, virksomheds- og brugertilpasninger oftest har et overskueligt omfang. Udvikling af ændringer til disse systemer er derfor ikke berørt i samme omfang som ovenfor beskrevet, da hele forretningsprocessen oftest er indeholdt i grundproduktet, og er karakteriseret ved en eller få sammenhængende processer. 5/10

6 Distribution og implementering af ændringer kan derimod være et problem, da mange af disse virksomheder har mere fokus på virksomheden end på den benyttede IT løsning og tilsvarende har disse virksomheder, ofte af økonomiske grunde, en begrænset kontakt til netværket af partnere og konsulenter, som eventuelt kunne varetage den opgave, der måtte ligge uden for virksomhedens egen interesse og/eller eget kompetence område. Partnere/konsulenter vil normalt tage kontakt til disse virksomheder, når der er behov for opdatering af deres systemer, men den typiske kunde vil ofte kun respondere på disse henvendelser en gang om året for en samlet opdatering, eller når der konstateres konkrete problemer, som f.eks. afvisning af en regning ved en offentlige myndighed. Inden virksomheden erkender, at der er et problem, der kræver assistance, kan der dog gå en rum tid, hvor virksomheden først kontakter den offentlige myndighed for at rykke for den manglende betaling, og først når søgningen har afdækket et IT teknisk problem, vil de søge den nødvendige assistance. Det er også karakteristisk for denne gruppe virksomheder, at de generelt er sene med opdatering af IT løsningen, og derfor ofte vil køre på ældre versioner. Revisions - og opdateringsstrategien i Dynamics Microsoft supporterer i udgangssituationen de sidste to hovedversioner af et produkt. Supporten indebærer at eventuelle fejl eller ændrede lovgivningskrav rettes med tilbagevirkende kraft, mens ny funktionalitet principielt kun udvikles til den seneste version. Med denne strategi sikrer Microsoft, at brugere altid vil kunne opgradere til den nyeste version. På sigt vil opdatering af virksomhedsløsninger i stigende grad kunne ske tilsvarende det kendes fra Microsoft Office og Microsoft Windows i dag, men for mange IT løsninger vil dette have lange udsigter. Kommentarer til høringsforslaget Microsoft hilser, som tidligere nævnt, oplæget meget velkomment, og ser høringsrunden som en positiv mulighed for at bringe yderligere inspiration til den endelige udformning, dels ved at bidrage med foranstående elementer til forståelse af problemstillingen, dels ved følgende kommentarer: Referencerne er upræcise Dokumentet indeholder en række upræcise formuleringer og referencer, og vi skal derfor generelt opfordre til en nærmere granskning af alle referencer. Nogle få eksempler skal illustrere problemstillingen: 6/10

7 I Indledningens afsnit 2 bruges udtrykket færdig version og der gøres opmærksom på undtagelser fra en færdig version, men der savnes en reference til hvilket Fase navn i en version der tales om, når der er tale om en færdig version. Tilsvarende bruges i Indledningens afsnit 5 begrebet ikrafttrædelse, men tilsvarende her uden klar reference til, hvilket Fase navn der betragtes som ikrafttrædelse. I afsnitte om Afklaring af begreber anvendes betegnelserne afsender og modtager, men da både myndighed, leverandør m.v. kan optræde som afsender og modtager af OIOUBL kunne det måske være hensigtsmæssigt, også her, at definere præcist i hvilke situationer der refereres til hvad. I samme afsnit bruges frigivelsesdag selv om referencen også her til et Fase navn, ville gøre dokumentet i sin helhed mindre kompliceret at læse. Generelt kunne det være ønskeligt at der ikke blev anvendt synonymer, men at veldefinerede begreber blev anvendt, så der ikke opstod tvivl om referencerne, specielt fordi dokumentet formentlig også vil blive anvendt af grupper, som ikke nødvendigvis vil kende alle sammenhænge i OIOUBL. Tydeliggørelse af faser i en version Når det er vigtigt med en præcisering af foranstående referencer er det fordi det for en IT leverandør til private virksomheder kan forekomme mærkværdigt, at en version kan være obligatorisk uden at blive bemyndiget (d.v.s. uden at være obligatorisk for den private virksomhed). Konsekvensen er, at der kan forekomme en række versioner, og ændringer til versioner, som aldrig behøver blive implementeret i de private virksomheder. Der kan med kombinationsmulighederne endog forekomme situationer, hvor ændringer til en version bemyndiges, d.v.s. gøres obligatorisk for private virksomheder, men hvor den version der skal laves ændringer til, måske aldrig er blevet bemyndiget og dermed gjort obligatorisk for virksomheden. Som IT leverandør til private virksomheder vil et så flydende udgangspunkt være umuligt at håndtere. Spørgsmålet er, om man ikke burde tage konsekvensen af dette og lave en særskilt definition, som kan anvendes af IT leverandører til private virksomheders løsninger, så det klart fremgår, hvad det obligatoriske krav til de private virksomheder er? Bagudkompabilitet 7/10

8 Som det fremgår af Dynamics eksemplerne, er der helt klare grænser for hvilke former for bagudkompabilitet vi kan honorere, og det synes ikke helt klart om dette vil blive respekteret, både hvad angår indhold, men specielt også hvad angår tidsfrister. Indholdsmæssigt er problemstillingen specielt knyttet til hotfix og begrebet korrekt anvendelse af standarden. Der har for nylig været et eksempel på, at et behov for ny funktionalitet hos de offentlige myndigheder blev udlagt som en ikke korrekt anvendelse af standarden i de private løsninger, med den af myndighederne ønskede konsekvens, at de private løsninger skulle ændres med tilbagevirkende kraft, for at sikre den nye funktionalitet hos myndighederne. Dette uacceptable eksempel er ikke beskyttet af den nuværende formulering. Da hotfix ydermere har den korteste frist (i forhold til de private løsninger måned inden den kan være bemyndiget) vil det i den yderste konsekvens indebære meget kort tid til at løse en opgave, som udviklings-, distributions- og implementeringsmæssigt kan vise sig mere krævende end et stort versionsskifte. Også denne problemstilling illustrerer, at det af hensyn til retssikkerheden, kunne være hensigtsmæssigt at lave en særskilt Revisions- og opdateringsstrategi, som alene tog sigte på de private løsninger. Specielt i denne sammenhæng kunne det måske være på sin plads at understrege, at en forkert håndtering af Revisions- og opdateringsstrategien kunne give anledning til, at myndighederne uhensigtsmæssigt væltede betydelige omkostninger over på den private sektor, hvis ikke der blev taget højde for denne type uheldige konsekvenser. Tilsvarende kunne myndighederne imødese problemer med at holde egne økonomistyringssystemer ajour, hvis der akkumuleres afviste regninger, som ikke umiddelbart når frem til modtagelse og bogføring hos de offentlige myndigheder. Fra Tilgængelig til Bemyndiget Leverandører af internationale løsninger vil generelt først starte en egentlig udviklingsproces op, når der foreligger et fast koncept for kravet, svarende til fase Tilgængelig. Fra fase Tilgængelig til fase Bemyndiget defineres et minimum på 7 måneder i forslaget. Dette kan være, men vil oftest vise sig ikke, at være realistisk. 8/10

9 Udvikling Der findes ikke en standard tid for udvikling af virksomhedsløsninger, idet de vil afhænge af kompleksitet, produkt, leverandør og sammenfletning med andre systemer, så umiddelbart vil det være svært at fastsætte en minimums udviklings tid. For mindre ændringer i lokale danske systemer kan man ikke regne med under to måneder og for internationale løsninger vil en udviklings tid på under et år ikke være realistisk. Distribution Igen afhængig af kompleksitet og omfang, skal Partnere og konsulenter herefter ofte fysisk deltage i installationen hos den enkelte virksomhed, og selv om begrænsede opgraderinger ofte vil kunne holdes inden for en dag, eller endog nogle få timer, skal udbuddet af konsulenter opgradere eller besøge alle relevante virksomheder, så meget mindre end et halvt år vil sjældent være realistisk hvis alle virksomheder skal konsulteres. Implementering Endelig skal der tages højde for kundernes reaktionsmønstre, der som nævnt ofte vil indebære minimum er år, inden der aftales tid for assistance. Man kan vælge at tvinge denne reaktionstid ned ved at stille lovgivningskrav, men for den ikke lovgivningskrævende løsning skal dette nok betragtes som minimum. Skal der på baggrund af ovenstående fastsættes et realistisk minimum fra Tilgængelig til Bemyndiget skal der nok regnes med minimum en fordobling af de anførte tider. Afsluttende kommentar Generelt hilses initiativet velkomment, og vi vil gerne understøtte at OIOUBL projektet, under de givne forudsætninger, bliver en succes, men det vil efter vores opfattelse kræve, at der i højere grad skeles til den virkelighed de danske virksomheder befinder sig i, i en globaliseret verden. 9/10

10 Oplægget tager udgangspunkt i de offentlige myndigheders behov for en revisions- og opdateringsstrategi, som så er søgt videreført i de konsekvenser, som det vil have for de private virksomhedsløsninger. Men der er ikke taget højde for, at den opgave de private virksomheder stilles overfor vil være mindst lige så kompleks, som den problemstilling de offentlige myndigheder selv står i når et udviklingsprojekt påbegyndes. Som det fremgår af kommentarerne til høringsforslaget, vil forslaget i sin nuværende udformning kræve en større præcision i formuleringerne og en tydeliggørelse af en versions faser. De væsentligste problemer knytter sig dog til spørgsmålet om bagudkompabilitet, som efter vores vurdering vil kræve en selvstændig formulering, ligesom tiden fra Tilgængelighed til Bemyndigelse bør underkastes en fornyet overvejelse. Set i sammenhæng med den åbne strategi mener vi at det er helt essentielt, at netop Revisions- og opdateringsstrategien ikke bliver en flaskehals for de danske virksomheder, og at der derfor i den endelige løsning tages højde for de forskellige interesser der kan være knyttet til effektivisering af den offentlige sektor set i forhold de private virksomheders behov for fleksibilitet og et lavt omkostningsniveau. Med venlig hilsen I Ole Futtrup Subsidiary Program Manager - Denmark Microsoft Dynam ics AX & Microsoft Dynam ics N AV Global Development Localization 10/10