Workshops, Implementering af Medarbejdersystemet M4

Transkript

1 Workshops, Implementering af Medarbejdersystemet M4 HR Processer og arbejdsgang For hver proces gennemføres foranalyse, gennemarbejdning og godkendelse af proces. For de fleste processer er det muligt at gennemarbejde og godkende processen på samme workshop. Men større processer kræver flere workshops til gennemarbejdning. Der forventes arbejde for projektgruppen imellem workshops. Foranalyse Fremvisning af afklaring af arbejdsgang Forhåndsgodkendelse af proces Afklaring i forretningen Udarbejdelse af arbejdsgang Godkendelse af arbejdsgang Gennemarbejdning og godkendelse Fremvisning af afklaring af arbejdsgang Proces testes Justering af skabeloner, kvitteringer og andre tekster Proces justeres efter behov Proces testes og reviewes Review af dokumentation Færdiggørelse af dokumentation Proces godkendes 1

2 Uge 47 Dato Workshop Formål og resultat Program/indhold Deltagernes forberedelse Introduktion og M4 projektet foranalyse. præsenteres, M4 Hvordan passer UCL ned fremvises, M4 i processen? proces vises WS 1 - Proces: Ansættelse/Genansættelse WS 2 - Proces: Ansættelse/Genansættelse WS 3 - Proces: Ændring af medarbejder WS 4 - Proces: Ophør og forlængelse af medarbejder Foranalyse: hvordan kan UCL passe ned i processen? Opstart på handlingsplan ift. at få justeret den nuværende proces til PHM Foranalyse: hvordan kan UCL passe ned i processen? Opstart på handlingsplan ift. at få justeret den nuværende proces til PHM Foranalyse: hvordan kan UCL passe ned i processen? Opstart på handlingsplan ift. at få justeret den nuværende proces til PHM M4 Processen vises. Hvordan passer det i ift. hvordan UCL arbejder? Hvad skal tilpasses? Hvordan? Opstart på tilpasning og handlingsplan ift. at evt. ændre M4 Processen vises. Hvordan passer det i ift. hvordan UCL arbejder? Hvad skal tilpasses? Hvordan? Opstart på tilpasning og handlingsplan ift. at evt. ændre M4 Processen vises. Hvordan passer det i ift. hvordan UCL arbejder? Hvad skal tilpasses? Hvordan? Opstart Print fremsendt proces tegning ud. Nuværende UCL arbejdsgang tænkes igennem. Gerne med tegninger og nedskrevne processer og procedure. Nuværende UCL arbejdsgang tænkes igennem. Gerne med tegninger og nedskrevne processer og procedure. Ændring af medarbejder kan fx være: løn, stilling, arbejdsplads, m.f. Nuværende UCL arbejdsgang tænkes igennem. Gerne med tegninger og nedskrevne processer og procedure. Deltagerkompetencer 2

3 WS 5 - Proces: Timeløn ansættelser WS 6 Uddannelse i generel brug af M4 og uddannelse i administration og selvbetjening WS 7 Uddannelse i generel brug af M4 og uddannelse i administration og selvbetjening WS 8 Opsætning af basis M4 Foranalyse: hvordan kan UCL passe ned i processen? Opstart på handlingsplan ift. at få justeret den nuværende proces til PHM Uddannelse i basis M4 og administration af M4. Uddannelse i basis M4 og administration af M4. Visning af hvordan M4 konfigureres. Der bliver tildelt opgaver ift. at sætte M4 op. Disse opgaver udføres efter workshoppen. på tilpasning og handlingsplan ift. at evt. ændre M4 Processen vises. Hvordan passer det i ift. hvordan UCL arbejder? Hvad skal tilpasses? Hvordan? Opstart på tilpasning og handlingsplan ift. at evt. ændre Basis M4 gennemgås i flere detaljer, herunder administration af M4. Basis M4 gennemgås i flere detaljer, herunder administration af M4. Workshoppen drejer sig om at få M4 sat op med de rigtige roller, stillinger, organisationer. cbrain viser hvordan det gøres, derefter skal UCL udføre opgaverne. Nuværende UCL arbejdsgang tænkes igennem. Gerne med tegninger og nedskrevne processer og procedure. Ingen forberedelse nødvendig. Gennemgang af forrige uges undervisning. Logge ind og teste M4. Forstå organisationsdiagrammet der bliver tegnet i ifbm. F2/M4 projektet. Danne sig et overblik af stillingsbetegnelser og arbejdssteder. Almindelig IT forståelse WS 6. 3

4 WS 9 Opsætning af basis M WS 12 Proces: Ansættelse og genansættelse WS 13 Proces: Ansættelse og genansættelse WS 14 Proces: Ansættelse og genansættelse Visning af hvordan M4 konfigureres. Der bliver tildelt opgaver ift. at sætte M4 op. Disse opgaver udføres efter workshoppen. Igangsættelse af test og dokumentationsarbejde spørgsmål og andre uklarheder. Igangsættelse af næste runde tests og videre dokumentationsarbejde. spørgsmål og andre uklarheder. Igangsættelse af næste runde tests og videre dokumentationsarbejde. Workshoppen drejer sig om at få M4 sat op med de rigtige roller, stillinger, organisationer. cbrain viser hvordan det gøres, derefter skal UCL udføre opgaverne. Oplæg til hvordan den videre proces bliver. Gennemgang af spørgsmål efter tests. Gennemgang af Udføre de tildelte opgaver ift. opsætning af M4. Udarbejde forslag til brevskabeloner, kvitteringstekster og andre M4 tekster. Logge ind og teste M4. Gennemlæsning af evt. ændret arbejdsgang siden foranalysen (WS 1 og 2). Intensiv testning af Udarbejdelse, implementering og test af brevskabeloner, kvitteringstekster og andre lignende proces tekster. Begyndelse på dokumentation af Intensiv testning af Udarbejdelse, implementering og test af brevskabeloner, kvitteringstekster og 4

5 WS 15 Proces: Ændringer til medarbejder WS 16 Proces: Ophør og forlængelse Igangsættelse af test og dokumentationsarbejde Igangsættelse af test og dokumentationsarbejde WS 17 Proces: Timeløn Igangsættelse af test og dokumentationsarbejde spørgsmål og udarbejdet dokumentation efter tests. Oplæg til hvordan den videre proces bliver. Oplæg til hvordan den videre proces bliver. Oplæg til hvordan den videre proces bliver. andre lignende proces tekster. Videre arbejde med dokumentation af Gennemlæsning af evt. ændret arbejdsgang siden foranalysen (WS 3). Gennemlæsning af evt. ændret arbejdsgang siden foranalysen (WS 4). Gennemlæsning af evt. ændret arbejdsgang siden foranalysen (WS 5). 5

6 Tekniske workshops Uge Dato Workshop Formål og resultat?? Teknisk opstartsmøde Overblik over de tekniske opgaver og aktiviteter. Uddelegering af opgaver WS 18 Konverteringsworkshop 1 spørgsmål og uklarheder. Aftale om videre proces. Program/indhold Deltagernes forberedelse Deltagerkompetencer Følgende gennemgås: Krav om Server opsætning og specifikationer. Krav om adgang og netværk. Integrationer. Overvågning og drift. Tekniske opgaver i øvrighed. Projektplanen og aktiviteter for konvertering gennemgås. Er der nogle spørgsmål til det fremsendte materiale, så tages det op her. Der udarbejdes en konverteringsbeskrivelse. Læsning af fremsendt materiale. Forberedelse af evt. spørgsmål Gennemgang og udfyldelse (efter bedste evne) af det fremsendte materiale. Microsoft Server kompetencer. Solid database forståelse. Solidt netværk og VPN forståelse Stærkt kendskab til SIS. Stærkt kendskab til database- sprog (SQL, mv.). UCL M4 Ekspert-bruger skal med ift. forretningsafklaringer og generel forståelse. 6

7 WS 10 IdM Design Workshop spørgsmål og uklarheder. Aftale om den videre proces. Forslag til designdokument gennemgås. Design aftales nærmere og projektplanen gennemgås ift. om der skal rykkes rundt på opgaver. Spørgsmål håndteres undervejs. Forslag til design af IdM løsning udarbejdes som forberedelse. Stærkt kendskab til IdM løsningen. Stærk kendskab til SQL. 7

8 WS 19 Konverteringsworkshop WS 20 Drifts og support procedurer?? WS 11 SLS integrations design spørgsmål og uklarheder. Aftale om videre proces. Forståelse af hvordan der fejlmeldes. Hvordan der skal overvåges. Drift og support procedurer aftales. Aftale om hvordan integrationen til SLS opnås. Videre proces aftales. De aftalte opgaver gennemgås. Konverteringsbeskrivelsen og mapningsdokumenterne tages frem. Gennemgang af hvordan der skal overvåges og hvordan der skal fejlmeldes. Undervisning i cbrains fejlmeldingssystem. Gennemgang af hvordan SLS integrationen fungerer hos PHM, og hvad der skal til for at den virker hos UCL. Den videre proces aftales. Spørgsmål tages undervejs. Udarbejdelse og fremsendelse af konverteringsbeskrivelse samt mapningsdokumenter. Beskrivelse af hvordan M4 overvåges. Udarbejdelse af intern supportkanaler. Procedure for hvornår en sag eskaleres til cbrain. Materiale gennemlæses og evt. spørgsmål nedskrives. Stærkt kendskab til SIS. Stærkt kendskab til database- sprog (SQL, mv.). UCL M4 Ekspert-bruger skal med ift. forretningsafklaringer og generel forståelse. Kræver kendskab til M4 server drift. UCL M4 Ekspert-bruger skal med ift. forretningsafklaringer og generel forståelse. Kendskab til SLS. Kendskab til brugen af SLS. Kenskab til M4 server drift. UCL M4 Ekspert-bruger skal med ift. forretningsafklaringer og generel forståelse. 8