DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON. 17. december 2015 Version 1.2 JobManager supporten

Transkript

1 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 17. december 2015 Version 1.2 JobManager supporten AFGIV TILBUD ENTREPRENØR Guldalderen Hedehusene EAN Telefon vejdirektoratet.dk SE

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION... 3 OPRET NYT TILBUD... 4 Søg entreprise... 4 Indtast oplysninger... 5 Opdatér... 5 Specificér tilbud via tilbudslisten... 6 Opdatér...10 REDIGÉR TILBUD...11 Søg den overordnede entreprise...11 Redigér tilbud...12 Opdatér...12 ANNULLÉR TILBUD...13 Søg den overordnede entreprise...13 Annullér tilbud...13 Opdatér...14 SLET ET TILBUD...15 Søg entreprise...15 Slet tilbud...15 Opdatér af 15

3 INTRODUKTION Denne instruktion er udarbejdet til det formål, at beskrive de processer, man skal igennem, når man afgiver et tilbud på et stykke ekstraarbejde i JobManager, som ikke er indeholdt i den indgåede kontrakt. De fire overordnede faser, er illustreret i nedenstående figur. Opret nyt tilbud Redigér tilbud Annullér tilbud Slet tilbud Øverst på alle sider, inklusiv denne, er ovenstående figur vist i vandret form. Den illustrerer, hvilken fase siden beskriver ved, at den pågældende fase er markeret med den blå baggrundsfarve som i ovenstående figur. De resterende faser, som ikke bliver beskrevet, er alle i en grå tone. I hver fase, er der endnu en opdeling. Man kan kalde det en underfase opdeling, der beskriver de trin, man skal igennem for at udføre den enkelte fase. Dette er igen for at give dig et overblik over de trin, du skal igennem for at udføre den pågældende fase. 3 af 15

4 OPRET NYT TILBUD Som entreprenør skal du oprette et nyt tilbud direkte i JobManager. Proceduren for dette er vist herunder. Søg entreprise Indtast oplysninger Opdatér Specificér via TBL Opdatér tilbud Overordnet kan du betragte et ekstraarbejde i JobManager som bestående af to ting et hoved og en krop, som illustreret på nedenstående figur. HOVED Ekstraarbejde KROP Ekstraarbejde Detaljelinje Detaljelinje Detaljelinje Hovedet, som senere beskrevet, indeholder bl.a. ekstraarbejdets titel og nummer og anvendes videre til at summere økonomien fra detaljelinjerne i kroppen. Ekstraarbejdets krop består af en række detaljelinjer oprettet ud fra tilbudslisten. Linjerne indeholder bl.a arbejdets beskrivelse, mængden, enhedsprisen og multiplikationen af sidstnævnte dvs. tilbuddets økonomi. SØG ENTREPRISE For at oprette et nyt tilbud, skal du både fremsøge den overordnede entreprise samt delentreprisen. Dette gøres via menuen Kontrakt- og Ekstraarbejder Nyt ekstraarbejde. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. Hvis du skriver entreprisenavnet, vil JobManager komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den overordnede entreprise er fundet, vil delentrepriserne for den overordnede entreprise, blive vist ved klik på pilen, som pil 2 indikerer herunder. 4 af 15

5 Når den ønskede overordnede entreprise er fundet, vælges knappen, som pil 3 på ovenstående skærmbillede indikerer. INDTAST OPLYSNINGER Når listen er hentet, kan du oprette et nyt tilbud (ekstraarbejde) oprettelsen svarer til, at du opretter ekstraarbejdets hoved. Følgende felter er obligatoriske og skal udfyldes. Titel overordnet beskrivelse af ekstraarbejdet Aftalegrundlag typisk en reference til et referat fra et eller flere byggemøder Udførelsesperiode start (denne anvender vi senere til at vurdere pengestrømme) Udførelsesperiode slut (denne anvender vi senere til at vurdere pengestrømme) Udfyld de anførte felter i deres respektive felter, som indikeret herover. Når felterne er udfyldt skal siden opdateres, så tilbuddet (ekstraarbejdet) gemmes. Dette er beskrevet herunder. Anvender du datoknappen vises en kalender, hvorfra du kan vælge datoen, men datoen kan ligesåvel skrives. OPDATÉR Når alle oplysninger er tastet ind, skal du vælge knappen for at opdatere siden. De indtastede værdier er herefter gemt i JobManager. Bemærk, at der bliver oprettet en ny linje, hvor du evt. kan oprette endnu et tilbud. 5 af 15

6 Efter opdateringen og lagringen i JobManager bliver flere felter synlige i tabellen. Feltet Artskonto og ID bliver udfyldt per automatik. Bemærk, at status på ekstraarbejdet står til Kladde tilsyn eller Kladde entreprenør, hvilket betyder, at det kun er den specifikke rolle, der kan se ekstraarbejdet. Som entreprenør kan du derfor betragte et ekstraarbejde som privat, indtil du giver det en anden status. Det samme gælder entreprisestyreren (tilsynet), at de ekstraarbejder, de opretter, er private, indtil de skifter status. De private ekstraarbejder ligger i listen og har en bindestreg fx -/D99.01 som pladsholder, for det som senere (når status skiftes) bliver til ekstraarbejdets nummer. Ekstraarbejdets numre vil være fortløbne i den rækkefølge, de skifter status og så længe, de ikke har et rigtigt nummer ligger de øverst i tabellen. Det første ekstraarbejde hedder derfor 1/(delentreprisenavn), det andet 2/(delentreprisenavn), det tredje 3/(delentreprisenavn) osv. Prisen er pt. på kr. 0,00, da selve tilbuddet endnu ikke er specificeret via tilbudslisten. SPECIFICÉR TILBUD VIA TILBUDSLISTEN Når oplysningerne er indtastet, skal tilbuddet specificeres via tilbudslisten, hvilket svarer til, at du opretter detaljelinjer i ekstraarbejdets krop. Dette gøres ved at vælge ikonet i den respektive række. Det næste skærmbillede, der fremkommer, er Tilbud priser fra tilbudslisten (Mængder nedskrives ikke). Som udgangspunkt er entreprisen allerede valgt. Består tilbuddet kun af en post, og kender du den eksakte post, kan du med fordel skrive denne i feltet Post som er sidens udvælgelsesfunktion (pil 1). Ellers kan du vælge, hvilket Post-niveau du ønsker tilbudslisten foldet ud til, som pil 2 herunder indikerer (1 = HP, 2 = HP, PO samt 3 = HP,PO,UP). Når felterne er udfyldt, vælges knappen, som pil 3 viser. Når listen er hentet ses tilbudslisten. I nedenstående eksempel ses postnumrene på niveau 2, dog er post 1.1 foldet ud ved klik på + et og her ses de underliggende poster, i nedenstående tilfælde, post for Indretning, drift og rømning. 6 af 15

7 For at oprette et tilbud, skal Arbejdets beskrivelse udfyldes sammen med Mængde, Enhed og Enhedspris. Arbejdets beskrivelse er obligtorisk og skal indeholde en mere detaljeret beskrivelse end den generelle postbeskrivelse fra tilbudslisten, så der kan differentieres mellem arbejderne. Dette giver dig maksimale muligheder for at beskrive ekstraarbejdet præcis så detaljeret, som du ønsker. Angiv dernæst mængden. Hvis der er tale om en fuldt kvalificeret post, skal kun mængden udfyldes. Enhedsprisen er allerede defineret i tilbudslisten. Bemærk, at der kan vælges enhed i en sorteret kombinationsliste på de ikke kvalificerede poster dvs. HP og HP, PO niveauerne. Enhederne, der vises i listen, er de enheder, der er mulige i JobManager. Efter oplysningerne er indtastet, bliver feltet Pris automatisk opdateret. Mellem felterne kan du med fordel anvende tabuleringstasten for at hoppe mellem cellerne og sekundært linjerne. Du har også mulighed for at melde flere rækker ind under samme postnummer. Hvis du ønsker at indsætte en eller flere rækker under den samme post, fx på 1.1 Arbejdsplads, skal du starte med at markere den i venstre side af listen som vist herunder. Herefter vælges knappen (findes lige over tabellen) hvorefter nedenstående dialog kommer til syne. Alt efter hvor mange poster der er valgt, vil de være vist som det antal standard rækker, der skal indsættes, i nedenstående dialog. Vælg, hvor mange rækker du ønsker at indsætte, som pil 1 indikerer. Du kan indsætte op til fem ekstra rækker pr. gang. Post nummeret er allerede defineret. Bemærk, at du også kan anvende den originale linje til beskrivelse af arbejdet. 7 af 15

8 Når rækkeantallet er sat for de ønskede poster, vælges knappen, som pil 2 indikerer og rækkerne bliver indsat i tilbudslisten under den originalt udvalgte post. Bemærk, at rækken kan slettes, hvis du ved en fejltagelse har fået sat for mange linjer ind. Dog fjernes tomme linjer, når du opdaterer ekstraarbejdet (kroppen). Når alle oplysninger er tastet ind, skal du vælge knappen for at opdatere ekstraarbejdet med detaljelinjerne defineret ud fra tilbudslisten. Opdater knappen findes lige over tilbudslisten, som pilen indikerer på ovenstående skærmbillede. NB! Hvis summen af ekstraarbejderne er på 0 (nul) kr., kommer der en fejlbesked, som gør dig opmærksom på dette. Du kan ikke komme videre, før der er sat økonomi på tilbuddet (ekstraarbejdet). De indtastede værdier er nu gemt i JobManager i relation til ekstraarbejdet, som du vender tilbage til, når siden er lukket (hvis du anvender fanebladsopslag i JobManager), se skærmbillede herunder. Kroppen af selve ekstraarbejdet kan du se, hvis du trykker på plusset yderst til venstre i listen. Dette åbner tilbuddet/ekstraarbejdet, så du kan se de enkelte detaljelinjer dvs. Posten, Arbejdets beskrivelse, Mængden, Enheden, Enhedsprisen og sluttelig prisen, der er lig med Mængde x Enhedspris. Status for det oprettede tilbud er Kladde entreprenør eller Kladde tilsyn. Dette betyder, at tilbuddet kun er synligt for den rolle, som har oprettet det. For at offentliggøre tilbuddet overfor 8 af 15

9 andre roller, skal status skiftes fra Kladde entreprenør/tilsyn til Oprettet i tabellen Indmeldte ekstraarbejder, som vist herunder. Hvis du ønsker en udskrift af detaljerne for de indmeldte ekstraarbejder, kan du markere den og under sektionen Masse-ret og rapporter vælges knappen som vist herunder. Rapporten der dannes præsenterer sig på følgende måde. 9 af 15

10 OPDATÉR Når alle oplysninger er tastet ind, skal du vælge knappen for at opdatere siden. Så snart der er skiftet status bliver ekstraarbejdet tildelt et fortløbent nummer i rækkefølgen af ekstraarbejder i forhold til delentreprisen, og det bliver synligt for de andre roller. De indtastede værdier er herefter gemt i JobManager. 10 af 15

11 REDIGÉR TILBUD Når et tilbud er oprettet, kan det være nødvendigt at redigere det. Proceduren for at redigere et tilbud, er vist herunder. Søg entreprise Redigér tilbud Opdatér Vær opmærksom på, at vi fremover anvender yderligere to websider til at behandle ekstraarbejderne - den hidtil beskrevne Nyt Ekstraarbejde, som anvendes til oprettelse og redigering og siden Ekstraarbejder, liste eller siden Aftaleseddel liste, hvor den fortsatte redigering, der bl.a. omhandler afregningsdelen er placeret. SØG DEN OVERORDNEDE ENTREPRISE For at redigere et tilbud, skal tilbuddet have status Kladde entreprenør/kladde tilsyn eller Oprettet. Du skal fremsøge den overordnede entreprise samt delentreprisen. Dette gøres via menuen Kontrakt - og Ekstraarbejder Nyt ekstraarbejde. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den overordnede entreprise er fundet, vil de delentrepriser, der findes på den overordnede entreprise, blive vist ved klik på pilen, som pil 2 indikerer herunder. Det er obligatorisk at vælge en delentreprise før, der kan trykkes på knappen, se pil af 15

12 REDIGÉR TILBUD For at redigere et tilbud, skal du først vælge det lille plus, som pilen herunder indikerer. Det er herefter muligt, at redigere de enkelte tilbudslinjer på ekstraarbejdet. Mangler der noget i tilbuddet, vil nye detaljelinjer kunne tilføjes via knappen Klarmeld via TBL som beskrevet i afsnittet Opret nyt tilbud. Nedenstående er mængden i posten Rømning af areal 156 N ændret fra 0,3 til 2,50. Ved opdatering af siden bliver prisen skrevet op. NB! Hvis summen af ekstraarbejderne er på 0 (nul) kr., kommer der en fejlbesked, som gør dig opmærksom på dette. Du kan ikke komme videre, før der er sat økonomi på tilbuddet (ekstraarbejdet). OPDATÉR Når alle oplysninger er tastet ind, skal du vælge knappen De indtastede værdier er herefter gemt i JobManager. for at opdatere siden. 12 af 15

13 ANNULLÉR TILBUD Som entreprenør, har du mulighed for at annullere et tilbud. Proceduren for dette, er vist herunder. Søg entreprise Annullér tilbud Opdatér Annullering af et tilbud anvender du fx, hvis oprettelse er sket for tidligt eller hvis tilbuddet ikke er aktuelt alligevel. Senere kan du kan ændre det tilbage til Oprettet, så det igen bliver et element for afregningen. Annullerede tilbud forbliver i listen og er dermed en del af dokumentationen. SØG DEN OVERORDNEDE ENTREPRISE Du kan kun annullere et tilbud, som har status Oprettet. For at annullere et tilbud, skal du først fremsøge den overordnede entreprise. Dette gøres via menuen Kontrakt- og Ekstraarbejder Ekstraarbejder, liste. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Du kan med fordel vælge at sætte Job status til Oprettet. Se pil 2 herunder. Når den ønskede overordnede entreprise er fundet, vælges knappen, som pil 3 på ovenstående skærmbillede indikerer. ANNULLÉR TILBUD Tilbuddet annulleres ved at sætte status Oprettet til Annulleret i listen som vist herunder. 13 af 15

14 OPDATÉR Når status er ændret til Annulleret, skal du vælge knappen De indtastede værdier er herefter gemt i JobManager. for at opdatere siden. 14 af 15

15 Opret nyt tilbud Redigér tilbud AC Annullér tilbud Slet tilbud SLET ET TILBUD Som entreprenør, har du mulighed for at slette et tilbud. Proceduren for dette, er vist herunder. Søg entreprise Slet tilbud Opdatér Vælger man at slette et tilbud, så er det tabt for bestandig og man må oprette det igen, hvis det ikke skulle have været slettet alligevel overvej derfor nøje, om det skal slettes eller der i stedet skal vælges annullering som beskrevet i afsnittet Annullér tilbud. SØG ENTREPRISE For at slette et tilbud, skal du både fremsøge den overordnede entreprise samt delentreprisen. Dette gøres via menuen Kontrakt- og Ekstraarbejder Nyt ekstraarbejde. Søg den overordnede entreprise enten ved at vælge ikonet, som pil 1 indikerer, eller ved at starte med at skrive entreprisenavnet. JobManager vil herefter komme med intelligente forslag til, hvilken entreprise det er, du søger. Når den overordnede entreprise er fundet, vil dens delentrepriser, blive vist ved klik på pilen, som pil 2 indikerer herunder. Når den ønskede overordnede entreprise er fundet, vælges knappen, som pil 3 på ovenstående skærmbillede indikerer. SLET TILBUD Tilbuddet slettes ved at klikke på ikonet med det røde kryds, som vist herunder. Bemærk, at et tilbud kun kan slettes, hvis status er forskellig fra Accept tilsyn, underforstået at tilsynet ikke har accepteret tilbuddet, forpligtet dette samt påbegyndt afregning. OPDATÉR Når tilbuddet er slettet, skal du vælge knappen er nu fjernet fra listen og JobManager. for at opdatere siden. Tilbuddet 15 af 15