Rådgivning i forbindelse med offentlig handel

Transkript

1 Ved Steen Jensen

2

3 Rådgivning i forbindelse med offentlig handel Etableret Rådgiver danske og udenlandske virksomheder Undervist mere end 800 danske og udenlandske virksomheder Gennemføre udbud for Danske myndigheder Rådgiver for den Sydkoreanske Regering Public Procurement Expert hos EU Kommissionen, USAID og OECD Legal Expert hos en række udenlandske konsortier

4 Gennemgang af udbudsmateriale Juridisk eftersyn Tilbudsskrivning Kvalitetssikring af tilbud Leverandørfællesskaber

5 Hvad er offentlige udbud Udbudsregler og procedurer Hvor finder man udbuddene? Hvordan køber de store int. Org. ind?

6 Det er sundere, at få en hård medfart end så meget medvind, at man ikke lærer, at kæmpe. For det får man helt sikkert brug for en dag. Man bliver stærk af modstand og finder styrke i at føle sig uretfærdigt behandlet.

7 Hvad er offentlige udbud og hvem er det relevant for? Hvordan er reglerne i Danmark, Sverige, Norge og Tyskland? og bruges de samme regler i Norge, som ikke er medlem af EU?

8 Når offentlige institutioner køber ind hos eksterne aktører Gælder ikke for private aktører Bidrage til det indre marked og sikre konkurrence om de offentlige kontrakter Hvem er omfattet: Statslige, regionale, lokale institutioner og offentligretlige organer

9 28 lande køber ind for mere end milliarder dkr. pr. år 97 % af alle byggefirmaer i EU har færre end 20 ansatte? 93 % færre end 10 Tilbudsloven ligner mange andre landes love og regler under EU - tærskelværdien

10 Offentligretlig organer: Et selskab, som er stiftet privatretligt, og er underlagt privatretlige forpligtelser, er underlagt udbudsdirektivets bestemmelser, når nedenstående betingelser er opfyldte. For det første skal organet være oprettet specielt med henblik på at imødekomme almenhedens behov, der ikke har industriel eller kommerciel karakter. For det andet skal organet være en juridisk person. For det tredje skal driften enten for størstedelens vedkommende finansieres af staten, regionale eller lokale myndigheder, eller andre offentligretlige organer, dets drift skal være underlagt disses kontrol, eller staten, regionale eller lokale myndigheder eller andre offentligretlige organer skal udpege mere end halvdelen af medlemmerne i administrations-, ledelses- eller tilsynsorganet. Alle tre betingelser skal være opfyldt

11 Offentlig indkøb i dag: 98 kommuner Kommunale indkøbscentraler SKI Regionerne Staten (SI) Halv offentlige selskaber A/S forsyning mv.

12 Klagenævnet for Udbud Forbruger & Konkurrencestyrelsen Domstolene (By, lands og højesteret)

13 Kommunale indkøbscentraler: Komudbud Sydjysk Kommuneindkøb Fællesindkøb Fyn Ålborg Modellen Indkøbsfællesskab Sjælland Jysk Fællesindkøb Indkøbsfællesskab Nordsjælland Spar 5 Limfjord Vest Vestegnens Indkøbsforum

14

15 Reglerne i de 28 medlemslande: Det klassiske direktiv Forsyningsdirektivet National lov

16 Norge: EU udbudsdirektiverne siden 1994 (EØS) 216 milliarder nkr. Pr. år Aftager ca. 6-7 % af den danske eksport 60 % af alle Bygge og anlægsvirk. Er enkeltmands kr. grænse som i Danmark Udbudsmaterialerne ligner de danske Samarbejdsformer, Partner, Agent, Datterselskab

17

18 Sverige: Aftager ca. 12 % af den danske eksport Kulturel og sprogligt fællesskab Udbudsmaterialerne ligner de danske Udenlandske virksomheder er velansete Samme indkøbsstruktur som i Danmark 5000 indkøbsmyndigheder 500 milliarder skr. Pr. år udbud pr. år Samarbejdsformer: Partner, Agent, Datterselskab

19 1.HTM 1.HTM x

20 Tyskland: Samme regler som i Danmark Mere end 50 % af alle Bygge og anlægsopgaver i EU Mere end indkøbsmyndigheder Samme indkøbsstruktur som i DK Samarbejdsform: Partner Agent Datterselskab

21

22 Udbudsreglerne og udbudsformer. Tankerne bag et udbudsmateriale, hvad er udvælgelses og tildelingskriterier, hvad kan man som tilbudsgiver spørge om og hvordan, hvorfor skal man gøre, som der står i udbudsmaterialet, sådan skrives det vindende tilbud, gode råd til dig som vil byde, hvad koster en typisk udbudsproces i tid og ressourcer.

23 Offentlige udbud - hvorfor

24 Formålet: At skabe et indre marked for offentlige kontrakter At sikre at alle virksomheder har lige adgang til offentlige kontrakter At den offentlige sektor køber bedst og billigst EU ønsker fri bevægelighed af bl.a. vare og tjenesteydelser og hvor konkurrencen er effektiv

25 Medlemskabet af EU forpligter Forbud mod at forhindre den fri bevægelighed af bl.a. vare og tjenesteydelser, kapital, arbejdskraft og etablering Forbud mod at private og offentlige virksomheder begrænser konkurrencen

26 Udbudsreglerne består af: Grundlæggende principper i EF - Traktaten Udbudsreglerne: Forsyningsdirektivet Udbudsdirektivet Kontroldirektivet Nationale regler: Tilbudsloven Lov om annoncering

27 Grundlæggende elementer i fællesskabsretten

28 Ligebehandlingsprincip (ikke diskrimination) Gennemsigtighed Proportionalitet

29 Princippet om Ligebehandling Alle skal behandles ens Køb dansk klausul er forbudt - diskriminerende Køb lokal klausul eller hensigt er diskriminerende Varemærker må ikke nævnes i udbudsmateriale Lige adgang for alle til materiale og oplysninger

30 Princippet om Gennemsigtighed Både gennemsigtighed med at en opgave kommer i udbud samt gennemsigtighed omkring selve processen At udbudsmaterialet skal være klart og præcist

31 Princippet om Proportionalitet Der må ikke stilles krav til en leverandør som går ud over hvad der er nødvendigt og passende i forhold til den opgave der skal løses Ikke tilladt at kræve noget som ikke er relevant for kontrakten

32 Hvem gælder udbudsreglerne for og hvornår finder udbudsreglerne anvendelse?

33 Hvem gælder EU s udbudsregler for? Reglerne gælder for statslige og lokale myndigheder Men også offentligretlige organer

34 Eksempler på offentligretlige organer: TV 2, DR, ATP, Nationalbanken, DONG Energinet.dk Med mange flere

35 EU Tærskelværdier: Omhandler vareindkøb, tjenesteydelser og bygge og anlæg og trådte i kraft i DK den Ved regionale og kommunale kontrakter med en værdi på mere end ,- kr. i kontraktperioden (48 måneder)

36 National: Annonceringspligten Omhandler vareindkøb, tjenesteydelser og bygge og anlæg og trådte i kraft i DK den Ved offentlige kontrakter med en værdi på mere end ,- kr. i kontraktperioden skal også vurderes over 48 måneder

37 Kontraktværdi og tærskelværdier Ordregiver skal efter bedste evne anslå kontraktens værdi skal spørge i markedet, tidligere leverancer etc. Det er den samlede værdi af varer og tjenester, der indgår i beregningen af, om kontraktværdien overstiger tærskelværdien Kunstig opdeling af kontrakter for at komme ned under tærskelværdien er ulovlig Varer der hører naturligt sammen skal udbydes sammen Fødevarer: Mælk, ost, havregryn, cornfleks Kontorinventar: Skrivebord, kontorstol Myndighedens institutioner, afdelinger osv. Betragtes samlet set som én kunde.

38 De fællesskabsretlige principper gælder også for indkøb under de nationale tærskelværdier Ligebehandling Gennemsigtighed Proportionalitet Skal ske en konkurrenceudsættelse

39 Udbudsformerne hvilke typer udbud findes der?

40 Udbudsformerne typer udbud Udbudstyper: Offentligt - begrænset udbud Andre typer

41 Udbudsformer efter EU-direktivet De normale udbud: offentligt udbud begrænset udbud Undtagelserne: udbud efter forhandling konkurrencepræget dialog

42 Offentlige udbud = Alle kan byde Krav til økonomisk og finansiel samt teknisk og faglig formåen vurderes først Herefter vurderes om de fastsatte mindstekrav er opfyldt Kriterierne skal vægtes Opfylder tilbudsgiver ikke mindstekravene skal hans tilbud kasseres 52 dage til at afgive tilbud

43 Begrænset udbud= to faser Antallet af tilbudsgivere kan begrænses Faglig, teknisk og økonomisk formåen Skal prækvalificere minimum 5 for at sikre konkurrence 37 dage til at indsende dokumentation, 40 dage til at afgive tilbud

44 Offentlig udbud (art. 38,2): Tid 52 dage Udbudsbekendtgørelse Tilbud Begrænset udbud (tyd art. 38,3): 37 dage 40 dage Tid Udbudsbekendtgørelse Prækvalifikation Tilbud

45 Sådan er et udbudsmateriale opbygget - hvad man som tilbudsgiver skal have fokus på: Forbehold - ingen Udvælgelseskriterier - hvad skal man som virksomhed være i stand til at kunne dokumentere for at blive erklæret egnet til at byde på opgaven Tildelingskriterier hvilke faktorer, skal man som virksomhed konkurrere på

46 Udbudsbetingelser Kravspecifikation Kontrakt

47 Udbudsbetingelserne

48 Indledning Ordregivende myndighed Udbuddets genstand, omfang og tidsplan Mulighed for afgivelse af flere bud Del bud Alternative bud Underleverandører Forhandlingsforbud Forbehold Skriftlige spørgsmål Tilbudsfrist Behandling af tilbud

49 Egnethedskriterier - Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier Udformning af tilbud Vedståelsesfrist Tilbudsgivers omkostninger Kontrakttildelingen Supplerende oplysninger

50 Kravspecifikationen

51 Ikke konkurrenceparametre men krav Opfyldelsen af krav (minimumskrav) må ikke bruges som underkriterium og må heller ikke indgå i den efterfølgende tilbudsvurdering

52 Fastlæggelse af krav til anskaffelsen Kravene skal udformes så det sikres at anskaffelsen kan anvendes til formålet Der kan anføres krav til kemiske, fysiske eller tekniske egenskaber, længde, vægt, højde, materialevalg, holdbarhed, nedbrydelighed og mulighed for genanvendelse mv.

53 Specifikationen beskriver den vare/ydelse som myndigheden ønsker at købe Specifikationen skal være præcis og tydelig og objektiv Der kan være en beskrivelse af den nuværende situation hos myndigheden Der kan være en beskrivelse af den ønskede fremtidige situation Der skal i forbindelse med kravspecifikationen udarbejdes et tilbudsskema

54 Kontrakten

55 Baggrund Bilag Fortolkningsprincipper Aftalens formål Organisering af samarbejdet Tredjemands rettigheder Leverandørens indeståelser og forpligtelser Brugsret Bestillings- og leveringsforhold Priser og betalingsbetingelser Kvalitetssikring

56 Erstatningspligt Misligholdelse Misligholdelse Væsentlig misligholdelse Leverandørens hæftelse for underleverandører Forsikring Force Majeure Genforhandling Tavshedspligt og offentligt påbud Overdragelighed Fortolkning af aftalen Ikrafttræden og ophør Forbehold

57 Lovvalg Værneting Soliditetsoplysninger, insolvens og konkurs Aftaleeksemplarer Underskrift Bilag

58 Det første skridt mod det offentlige marked Prækvalifikation - Kriterier for kvalitativ udvælgelse

59 En prækvalifikation består bl.a. af en række formkrav omkring: Personlige oplysninger Økonomisk og finansielle evner Teknisk kapacitet Alle formkrav skal overholdes og besvares fuldstændig som reglerne foreskriver. Et udbudsmateriale er omfattende og kan være svært at overskue. Det er vigtigt at få læst, forstået og ikke mindst sorteret i de relevante bilag. Formkrav og mindstekrav skal overholdes. Ligeledes står der meget mellem linjerne, som kan være svært at læse, hvis man ikke er inde i det gængse sprogbrug for de forskellige typer af udbud.

60 Udbudsdirektivets artikel Artikel 44 Egnethedsundersøgelse og udvælgelse af deltagere, tildeling af kontrakter Artikel 45 Ansøgerens eller tilbudsgiverens personlige forhold Artikel 46 Retten til at udøve det pågældende erhverv Artikel 47 Økonomisk og finansiel formåen

61 Artikel 48 Teknisk og/eller faglig formåen Artikel 49 Kvalitetssikringsstandarder Artikel 50 Miljøledelsesstandarder Artikel 51 Supplerende dokumenter og oplysninger

62 Skal opfyldes og medsendes tilbud (old news) Tro og Love erklæring Serviceattest Regnskaber Beskrivelse af organisation Medarbejders kvalifikationer Certificeringer, standarder, miljø Referencer sammenlignelige opgaver Husk ansvaret for en korrekt anmodning er entydigt din og ikke ordregivers

63 Konkurrenceelementerne - tildelingskriterierne

64 Udbudsdirektivets artikel 53 Pris 50 % Kvalitet 30 % Service 20 % Miljø & Sociale klausuler

65 Tildelingen er en konkurrence Der skal være beskrevet et konkurrencespænd Beskrivelserne af tildelingskriterierne skal være præcise Det skal fremgå af beskrivelserne, hvad der er afgørende for ordregiver Kriteriet skal være egnet til at identificere det økonomiske mest fordelagtige tilbud

66 8 dage giver ikke flere point 12 dage Fuld point Konkurrencen Minimumskrav 21 dage Flere end 21 Ikke konditionsmæssigt

67 16 år giver ikke flere point 12 år Fuld point Konkurrencen Minimumskrav 8 år lavere end 8 år Ikke konditionsmæssigt

68 Ikke tilladt i et udbudsmateriale: Anvende udvælgelseskriterier som tildeling At evaluere tildelingskriterierne som følger: der vil blive lagt på faktorer som.. en samlede vurdering.. yderligere tiltag, som de bydende foreslå

69 Gode fif: Overvej om du vil byde Ja / Nej Ressourceanvendelse interne / eksterne omk. Afsæt tid og penge Organisatorisk set up Accepter den offentlige myndigheds måde at arbejde på Tålmodighed - Tålmodighed

70 Hvis JA: Lær den offentlige sektor at kende Søg viden om udbudsprocessen Udbudsbekendtgørelse Prækvalifikation Tildelingskriterier Kontrakten Aktindsigt - klagemuligheder

71 Hvis du byder: Stil spørgsmål Gør som der bliver bedt om Husk den mindste fejl og du kan være ude i de næste 4 år.

72 Hvad skal jeg som tilbudsgiver foretage mig, hvis jeg er interesseret i at afgive et tilbud Spørgemøde - deltag Læg en tidsplan Hvad kan jeg spørge om, og hvordan gør jeg Overvej hvordan får jeg opbygget et overskueligt tilbud? Overvej, hvis jeg vinder kontrakten, hvordan jeg så får det maksimale ud af denne

73 Ved tilbudsafgivelse: Læs udbudsmaterialet Udarbejd tidsplan Klar rollefordeling hvem gør hvad - tovholder Løbende kommunikation status? Tilbuddet bør være færdigt 1 uge før tilbudsfrist Få andre til at kvalitetssikre tilbuddet

74 Hvordan opbygges et overskueligt tilbud?

75 Fokus på kundens behov og ikke dit produkt Tilbyd kun det der ønskes

76 Udarbejd tilbudsdisposition Besvare alle punkter i udbudsmaterialet Sikre, at I overholder alle mindstekrav Sikre, at I har alle dokumenter til prækvalifikation Sikre at I har givet en løsning på hver tildelingskriterier Tilbyd ikke mere end nødvendigt giver ikke flere point

77 Flere fif?

78 Flere udbud Flere større udbud dog flere delpakker Øget kvalitet i udbuddene Professionelle dygtige indkøbere Fokus på lovgivningen Større krav til virksomhederne Play it my way or don t play

79 Hvornår skal en offentlig opgave udbydes og hvad er et EU udbud, hvordan og hvor offentliggøres de offentlige udbud, og hvordan kan man blive underleverandør til den virksomhed, der har vundet udbuddet?

80 EU Udbud: National udbud:

81 Øvrige sider:

82 Hvordan kan man blive underleverandør til den virksomhed, der har vundet udbuddet? På forkant fra start Kontakte vinder underleverandør skal godkendes af ordregiver

83 Hvordan indkøber de store internationale organisationer? Hvordan indkøber organisationer som NATO og FN, og hvad skal man som virksomhed være særlig opmærksom på? Hvilke varegrupper er de særligt interesserede i?

84 Registrering Regelsæt Følger de generelle principper som i EU direktiverne

85 Registrering Regelsæt Følger de generelle principper som i EU direktiverne

86 Big Science: European Spallation Source CERN ITER ESO ESA

87 Mange forskellige indkøbsprocedurer Mange forskellige udbud, svære at gennemskue Prispræget konkurrence Komplekst marked med mange aktører Ressourcekrævende (deltagelse i industridage, osv ) Kræver ofte bud i konsortier Geografisk distance Høje krav til dokumentation/kvalitetsstyring Krav for referencer

88 Hvilke krav er der til tilbudsgiverne, hvornår er man parat som virksomhed til at deltage i de offentlige udbud og hvornår skal man foretage kvalificerede til - og fravalg af konkrete udbud?

89 Overblik over de krav der stilles til virksomheden og kan man indfri dem: Udvælgelseskriterierne Tilbyde et godt produkt og en god kvalitet Tilbyde en god service, herunder logistik og rådgivning Har man certificeringer, standarder mv.

90 Du ikke kan leve op til nedenstående: Har vi den nødvendige viden og erfaring Kalkule sikre en fair dækningsgrad ellers drop det!! Husk der er altid forudsete omkostninger, som vi skal have råd til. Få råd hos virksomheder i andre brancher Ser det som en investering i fremtiden?

91 Hvordan skal vi overleve i det offentlige marked? Vil vi overleve? Os der samarbejde med andre er et skridt foran?

92 Sådan indgår man i et samarbejde med andre Hvorfor samarbejde med andre? Hvad er et konsortium samarbejdsformer Potentialet og mulighederne i at samarbejde med andre Hvad skal man være opmærksom på i forberedelsen af et samarbejde Processen sådan kommer man i gang tjekliste - samarbejdsaftale

93 Det juridiske grundlag I en udbudsproces kan ordregiver ikke stille krav om, at ansøgere eller tilbudsgivere skal antage en bestemt retlig form Der er således som udgangspunkt ingen grænser for, på hvilken måde mindre virksomheder går sammen om at afgive tilbud på en opgave

94 Potentialet og mulighederne i at samarbejde med andre

95 Hvad skal man være opmærksom på i forberedelsen af et samarbejde

96 Processen sådan kommer man i gang tjekliste samarbejdsaftale - Analyse: Hvordan ser det fremtidige forretningsområde ud? krav udvikling Interne overvejelser: Vil vi tilpasse os ændringerne? SWAT Analyse af virksomheden og dens muligheder (partnere) Eksterne handlinger: Målsætning opstartsdialog evaluering Fælles strategi udarbejdes: Vision for samarbejdet Målsætning Tidsplan fra opstart til deltagelse i udbud Økonomi for samarbejdet, herunder:

97 Økonomi for opstartsfasen / forberedelse af samarbejdet, herunder vedståelsesgarantier Økonomi for samarbejdet når dette opstartes (fra første bud og fremadrettet) Rollefordeling før under og efter udbudsprocessen forpligtelser - ansvar Øvrige ressourcer til rådighed personale udstyr mv. Forslag til struktur i samarbejdet (styregruppe sekretariat ) Ændringer misligholdelse af samarbejdet udtrædelse sanktioner økonomiske, risiko mv. Den endelige beslutning kan tages: Er der fortsat enighed kan en samarbejdsaftale udarbejdes.

98 Hvad koster en typisk udbudsproces i tid og ressourcer ved ekstern hjælp: Gennemlæsning af udbudsmateriale Udfærdigelse af spørgsmål Medvirken ved tilbudsskrivning, tilbudsdisposition Kvalitetssikring af tilbud 7-9 timer ved deltagelse i udbud første gang ( kr.) 4-5 timer ved deltagelse i udbud anden gang ( kr.) 2-3 timer ved deltagelse i udbud tredje gang ( kr.)

99