Aftalestyring. Januar 2017

Transkript

1 Aftalestyring Aftale mellem Direktionen og Politik og Analyse Januar 2017 Varde Kommunes overordnede vision Vi i naturen er Varde Kommunes fælles vision. Den indrammer fortællingen om det gode liv i vores naturskønne omgivelser. Med visionen i hånden tager vi aktivt stilling til, hvordan vi bruger naturens enestående kvaliteter, som en ekstra ressource i det vi gør. Vores afsæt i naturen og brug af naturen er en vigtig del af grundlaget for af de ting, vi gør i hverdagen. Borgerne skal opleve stolthed over den enestående natur, og at den skaber ramme for et godt liv. Virksomheder skal se naturen som en kilde til styrkelse og af deres forretning. Turister skal opleve naturen som rammen for unikke ferieoplevelser. Med visionen vil vi sammen skabe, vækst og livskvalitet. Visionen skal benyttes aktivt af borgere, institutioner, foreninger, lokalsamfund og virksomheder. Politik og Analyses værdigrundlag Ordentlig, Værdiskabende og Stærk er ordene i Varde Kommunes værdigrundlag. Disse ord kommer til at indgå i Politik og Analyses værdiarbejde i Mission for Politik og Analyse Politik og Analyse er alles sekretariat. Vi leverer ydelser til alle forvaltningsområder og naturligvis til Direktion og politikere. Det betyder, at vi skal være skarpe på at have en mangfoldighed af kompetencer der kan bidrage bredt i forhold til de opgaver vi indgår i, og at vi er skarpe på opgaver som er af overordnet strategisk karakter. Vision for Politik og Analyse Alle vil bruge Politik og Analyse da vi leverer ydelser af høj kvalitet.

2 Generelle aftaleforhold Grundlaget for Politik og Analyses aftale er beskrevet i følgende dokumenter: Overordnede principper for aftalestyring 2012, vedtaget af Varde Kommunes Byråd (dok.nr ) Overenskomstmæssige og personalepolitiske aftaler gældende for Varde Kommune MED-aftalen Evt. aftaleholderens mål og handleplaner. Budget for aftaleholder Aftalen er udarbejdet i samarbejde med Direktionen. Udover disse smål har Politik og Analyse egne driftsmål der arbejdes mod. smålene fremgår af bilag nr. 1, der er en del af aftalen. Budget Politik og Analyses budget danner den økonomiske ramme for afdelingens virke. Budgettet vedhæftes som bilag 2, og indgår som en del af aftalen. Kort beskrivelse af Politik og Analyse Politik og Analyse består af 4 faglige enheder:, Kommunikation, Vi i Naturen og Sekretariat. Denne samling i 4 kompetenceområder sikrer en bredde i de kompetencer, fagforvaltningerne kan benytte sig af, ligesom det giver mulighed for vidensdeling og læring i de nye enheder. Udfordringen vil være at sikre fortsat tæt tilknytning til fagforvaltningerne og den faglighed der er, som er en af den nye afdelings fokusområder. Politik og Analyse består af 33 medarbejdere der er fagligt bredt funderet. består af en schef, samt 8 konsulenter med tværfaglige uddannelsesmæssige baggrunde, arbejdsområder og kompetencer. Konsulenterne er primært AC ere. safdelingens kerneopgaver er analyse og sopgaver, herunder analyser der går på tværs af afdelinger og direktørområder. løser også tværgående politiske og administrative opgaver, der også har s- eller analytisk karakter. safdelingen tilbyder sparring til direktion og fagforvaltningerne, og varetager også opgaver med tværgående karakter, fx koordinering af fundraising, evaluerings- og survey undersøgelser, vejledning og modeller for projektledelse og styring mv. Konsulenterne i kan både løse opgaver for afdelinger samt inddrages som sparringspartner. Konsulenternes tværfaglighed sikrer, at de kan indgå i alle faser af sog analyseopgaverne, lige fra idé og opstart til og implementering af projekter.

3 Der arbejdes løsningsorienteret med de opgaver for kommunens forvaltningsområder, ligesom der opsøges og iværksættes egne nye projekter. Hver direktørområde har en konsulent tilknyttet. Ud over direktørbetjening er dette med til at sikre en faglig kobling mellem og fagområderne. Kommunikation består af en kommunikationschef og 3 medarbejdere, (2 grafikere og 1 journalist). Der er ud over den faste normering ansat en journalistpraktikant og en grafikerelev. De 6 medarbejdere dækker kommunens markedsføring og branding. Kommunikation arbejder med at formulere budskaber og sikre, at de via de rigtige kanaler når rettidigt frem til relevante målgrupper. Sammen forsøges at skabe opmærksomhed omkring de forskellige initiativer, resultater og begivenheder, som kommunens borgere og ansatte står bag, så kommunens image styrkes lokalt, regionalt og nationalt. Til det formål benyttes et bredt udvalg af redskaber som for eksempel pressemeddelelser, annoncer, informationsfoldere, opslag på sociale medier og direkte kontakt med pressen. Kommunikation har opgaver omkring digitale byportaler, hjemmeside og Vores Varde, Facebook og instagram profiler. Vi i naturen består af 2 personer, en visionspilot og 1 medarbejder ansat i Varde Sommerland til vedligehold. Herudover er der råderet over ca. 1 årsværk fordelt på forskellige medarbejdere i Politik og Analyse. Vi i naturen arbejder netværksbaseret og der er således en stor involvering af medarbejdere fra fagområderne, som led i netværksarbejdet omkring visionen. Vi i Naturen er en enhed, der arbejder med at føre Varde Kommunes vision "Vi i Naturen", ud i livet. Der arbejdes blandt andet med at skabe overblik, udvikle og koordinere initiativer, så visionen bliver et stærkt aktiv for os. Sammen med interne og eksterne samarbejdspartnere skabes bæredygtige og forpligtende netværk. På den måde samarbejdes om at få visionen implementeret, så den er synlig og gør en forskel på alle områder i kommunen. Ved at bruge visionen sikres en mere effektiv opgaveløsning og en branding af Varde Kommune som et attraktivt sted at bo, arbejde og drive virksomhed. Sekretariatet består af en sekretariatschef og 17 sekretariatsmedarbejdere. (11 sekretær- og dagsordensmedarbejdere, 3 jurister, 3 informations- og scanningsmedarbejdere.) Udover den faste normering er der ansat en HK-kontorelev. Sekretariatet servicerer alle de politiske fagudvalg, Udvalget for Økonomi og Erhverv samt Byrådet, med hensyn til møder samt andre administrative og praktiske opgaver. Sekretariatsbetjeningen for diverse politiske råd og nævn, som fx Ældrerådet, Handicaprådet,

4 Integrationsrådet og Grønt Råd, sker ligeledes i sekretariatet, ligesom der ydes juridisk bistand og betjenes administrative fora såsom Direktion, Lederforum og Administrativ Chefgruppe. Hver direktør og borgmesteren, har en fast sekretær tilknyttet for at sikre tilknytning til de enkelte fagområder. Derudover varetages opgaver som almen borgervejledning og opgaver vedrørende modtagelse af post og scanning. Der sidder derfor medarbejdere i Informationen i forhallen på rådhuset. Som et lille udpluk af nogle af de øvrige opgaver, der varetages, kan nævnes håndtering af sager for Bevillingsnævn og Hegnssyn, koordinering af valg og bistand i forbindelse med aktindsigter. Mål for 2017 Politik og Analyse har med afsæt i de lokale politikker og udfordringer peget på en række smål. Med fokus på at vi er en ny enhed, og at vi skal have fokus på tilknytningen til fagforvaltningerne vil vort mål være bygget op omkring følgende tema. Politik og Analyse skal bidrage ved at: Udvikle Understøtte Udfordre Dette bidrag skal leveres bredt i Varde Kommune. Der er som et led i dialogen aftalt smål, der fremgår af bilag nr. 1. Der er særlig fokus på at sikre: Tilknytning til fagområderne. De nødvendige kompetencer er tilstede. Fastholde viden og vidensoverdragelse. At vi inddrager og bruger nuværende og nye netværk, i forbindelse med sog planlægningsopgaver. At vi får opbygget gode relationer både i forhold til fagområder, politikere og interesseorganisationerne. At vi opretholder et højt kvalitetsniveau på vore ydelser.

5 Aftalens mål- og indholdsdel Mål for Mangfoldighed i personale Personalesammensætningen i Politik og Analyse skal være mangfoldig og specialiserede i forhold til opgaverne, så vi har de kompetencer der skal til for at kunne bruges bredt i kommunens forvaltninger. Tilbyde fagforvaltningen en dimension til sagsbehandlingen for at udfordre os selv i forhold til bredden i opgaveløsningen. Motiverede medarbejder der ser som et vilkår, og som har kompetencer til at sikre løbende. Politik og Analyse bidrager positivt med den overbyggende og supplerende vinkel på opgaver der løses i forvaltningerne Politik og Analyse anses som et kompetent bidrag til fagområdernes opgaveløsning, og Politik og Analyse anses som en værdifuld ressource i forbindelse med opgaveløsningen. Uanset om det er s-, administrations- eller kommunikationsopgaver. Politik og Analyse understøtter, udfordrer og udvikler de kompetencer der er blandt medarbejderne. Vi følger op på hvordan fagforvaltningerne oplever at vi bidrager til opgaveløsningen. Vi følger op på hvilke fagområder som bruger og til hvad mhp. at sikre bredde og tværfaglighed i opgaverne. Kommunikation Fokus på faglig og tilbyde kurser og efteruddannelse. Sørge for at følge med tiden og være up-to-date med metoder, digitalt og kreativt. Være proaktiv i forhold til, programmer og udstyr. Tættere samarbejde med IT. Sekretariatet Interne kurser Bidrag til det interne kursuskatalog i forhold til emner som jura, Skriveguide, arkivering, journalisering og sagsfremstillinger. Match mellem opgaver og Opfølgning via kvartalsvis dialog med direktionen. Projektoversigt viser bredde og tværfaglighed i opgaverne.

6 Mål for kompetencer Vi sikrer at vore kompetencer matcher de opgaver vi har og får. Dette gøres individuelt via MUS samtaler og teamvis via GRUS samtaler som etableres i forhold til de større opgavegrupper. Kommunen som netværker Politik og Analyse modtager og opsøger viden og relationer i forhold til opgaveløsninger så vi sikrer, at opgaverne løses med høj kvalitet og vi er gearet til de udfordringer der vil komme. Politik og Analyse skaber rum for vidensdeling og erfaringsudveksling, også ud af kommunen. Politik og Analyse bruger og skaber interne og eksterne netværk som led i udbredelse og implementering af visionen Vi i naturen. Politik og Analyse skal sikre, at vi i Varde Kommune benytter os af netværk og relationer i forhold til fagområderne, så vi får mangfoldigheden ind i opgaveløsningen, men også derigennem mulighed for at påvirke områder eller komme foran en trend der viser sig. Netværk skal etableres, ikke kun i forhold til kommunens egne virksomheder og interesseorganisationer, men til virksomheder og organisationer generelt. Vi kortlægger egne netværk mhp. at aktivere viden og relationer i hele organisationen. Vi fastholder og tager initiativ til netværks i Varde Kommune, fx indenfor fundraising, politikskabelse, tværkommunale og EU samarbejder mv. Vi afklare mulighed for at lede eller koordinere mindst et netværk med deltagelse af andre kommuner. Tages op kvartalsvis på smøder Kommunikation Etablere netværk med samarbejdspartnere.

7 Mål for Etablere digitale netværk, også ved brug af sociale medier. Sekretariatet Vi deltager aktivt i netværk på tværs af kommunerne. Magtanvendelsesnetværk Arkivnetværk Borgmestersekretær netværk Valg netværk Juridisk netværk Borgervejledernetværk Bevillingsnævnsnetværk. Tættere på den politiske dagsorden Politik og Analyse bidrager til at kommunikere og understøtte den politiske retning. Politik og Analyse er orienteret om de nye ting der sker og de trends der viser sig. Politik og Analyse bruger kommunikation bevidst som redskab til at fremme opmærksomhed på politiske emner som er væsentlige for Varde Kommune. Enten politisk vedtagne fokusområder eller potentielle nye fokusområder. Politik og Analyse arbejder med at sætte lokalt, regionalt og nationalt fokus på emner som er af strategisk betydning for kommunen. Vi identificerer og beskriver væsentlige og strategiske emner for Varde Kommune, som sættes i relation til nationale, regionale og lokale tendenser. Vi tilfører direktion og borgmester en proaktiv sparring. Kommunikation Fast mødeforum med månedlige projektgruppemøder samt møder med borgmester og kommunaldirektør

8 Mål for At være opsøgende og byde ind med idéer. Herunder af den visuelle kommunikation, blandt andet med infografikker. Fokus på mediebilledet og den aktuelle landspolitiske dagsorden. Sekretariatet Digitale løsninger Vi har fokus på at medvirke ved og implementering af digitale løsninger der kan gøre det politiske hverv enklere. Den Gode Historie Vi aftaler med udvalgsformændene før et udvalgsmøde hvad der er den gode/svære historie, som skal have fokus i pressen eller på de sociale medier. Gode relationer Politik og Analyse har fokus på at bidrage med løsninger på alle de henvendelser vi får. Politik og Analyse skaber relationer ved at stille vores egen viden og erfaring til rådighed for andre. Vi synliggør vores kompetencer på VoresVarde og skaber overblik over afdelingens faglige bredde. Vores Varde opdateres med kompetencer i 1. kvartal af 2017 Kontakten og dialogen med

9 Mål for På den måde opbygger og fastholder vi gode relationer. Det er samtidig grundlaget for at vi, i samarbejde med hele Varde Kommune som organisation, kan levere høj kvalitet i de opgaver vi løser. Politik og Analyse har god forståelse og respekt for samarbejdspartneres kontekst, derfor har vi gode relationer. Politik og Analyse skaber i hele organisationen ved brug af vore relationer. Politik og Analyse stiller sine relationer til rådighed for så andre kan drage nytte af vores relationer til organisationer og fagpersoner. Vi sikrer løbende kontakt og dialog med fagområderne. Kommunikation Vise respekt og anerkendelse i forhold til forskellige udgangspunkter. God og smilende betjening. Ordentlighed, fokus på værdier. fagområderne indgår i kvartalsvis dialog med direktionen. Sekretariatet Vidensformidling Vi formidler viden som vi oparbejder fra kurser eller konferencer videre til vore kolleger. Eks. I forhold til nyt lovstof, til digitaliseringstiltag, politisk betjening osv. Vi har en positiv tilgang til opgaver og henvendelser Vi siger ikke nej til en opgave, men vi hjælper til at finde løsninger, der hvor vi ikke bare kan sige Ja. Alle vil bruge Politik og Analyse

10 Mål for Vores samarbejdspartnere oplever at vores evne til at have et overordnet og tværgående perspektiv er med til at kvalificere og kvalitetssikre opgaveløsningen. Vi er en stab som fagområderne gerne vil involvere og samarbejde med fordi vi tilfører den faglige opgaveløsning en øget kvalitet og evt. perspektiver som rækker ud over afdelingernes fagfaglighed. Politik og Analyse synliggør vore resultater, så andre medarbejdere får viden om Politik og Analyses kernekompetencer. Når værdien af Politik og Analyses bidrag bliver synliggjort vil det skabe fokus på de områder og arbejdsgange som Politik og Analyse kan bidrage til. Vi samarbejder på tværs af hele organisationen og vi tilbyder os overfor fagområderne. Vi bidrager med emner til diverse mødefora på fagområderne, i administrativ chefgruppe og på lederforum. Kommunikation Vi bruger strategisk kommunikation til at udbrede politik, beslutninger, resultater og arrangementer. I kvartalsvis dialog med direktionen. Emner til mødefora vurderes løbende på smøder Vi giver faglig sparring for at skabe høj kvalitet. Sekretariatet Kompetencer Sekretariatet understøtter fagområdernes kompetencer. Synliggørelse Sekretariatet beskriver kerneopgaver og kompetencer i et materiale som lægges på Vores Varde og sendes til Lederforum.

11 Mål for Vidensformidling Vi opretter en side på Vores Varde, hvor vi kan formidle det sidste nye inden for vore forskellige områder, som har interesse for vore kolleger. Vi stiller os til rådighed for at komme i afdelingerne og fortælle om eks. den gode sagsfremstilling, hvordan tolker vi loven!, eller hvorfor er det vi skal journalisere/arkivere!

12