Fraværende: Ulla Høgh, SL Rie Rasmussen, AC Dansk Psykologforening (suppleant for Helle Friis) Knud Kildentoft, AMR Martin Hilsted, AMR

Transkript

1 HovedMED - Referat Sted: Hørsholm Rådhus, D2 Dato: 10. februar 2016 kl Deltagere: Hugo Pedersen, Kommunaldirektør, Formand Marianne Lindholdt, Næstformand, DLF Mette Herbert, Direktør Pernille Halberg Salamon, Direktør Klaus Poulsen, Arbejdsleder Gert Ahrentecht Jensen, Personalechef Marlene Dalskov, BUPL Hanne Nordfalk, DSR Jeanette Hougaard, FOA Anette Pollas, FOA Jan Stoltz, HK Kristine Ansted Schmidt, Arbejdsmiljøtovholder David Schjelde, HR Tovholder (observatør) Tobias Brøndsted Rasmussen, Løn og Personale (sekretær) Thomas Rafn, Centerchef for Økonomi og Personale Line Brunsgaard, (Suppleant for Ulla Høgh) Kontakt Tobias Brøndsted Rasmussen HR-konsulent tbr@horsholm.dk Direkte tlf Center for Økonomi og Personale Løn og personale Fraværende: Ulla Høgh, SL Rie Rasmussen, AC Dansk Psykologforening (suppleant for Helle Friis) Knud Kildentoft, AMR Martin Hilsted, AMR HovedMEDs medarbejderrepræsentanter afholdt formøde i TR-lokalet kl Emne: Møde i HovedMED Referat fra møde i HovedMED d. 10. februar B: Godkendelse af referat fra HovedMED d. 9. december 2015 Ansvarlig: Hugo Pedersen Punkt 2a: Overholdelse af MED-aftalen Her ønskede Marlene Dalskov en rettelse i afsnit 1 på side 2 af formuleringen at ledelsen tager MEDsystemet alvorligt., som i stedet skal rettes til at ledelsen overholder MED-aftalen. Herudover ønskede Marlene Dalskov en præcisering af hele afsnit 2 på side 3. Dette er blevet rettet til følgende: 1/12

2 Et andet meget kritisabelt punkt drejer sig om mødeafviklingen i CenterMED DOS i november. På selve dagen bliver mødet skåret ned fra to timer til 45 min og forespørgsler om at rykke mødet eller afholde et ekstraordinært er der umiddelbart ingen opbakning til. Annette Pollas ønsker at byde ind med konkrete besparelsesforslag, hvilket der ikke var mulighed for. Ved forespørgsel efter den løbende involvering af MED i processen, som medarbejderne blev lovet på CMU DOS-mødet d. 30. sept., er beskeden nu den, at det er administrationen og lederne, der skal udmønte besparelserne. En central drøftelse af budgettet ændres til en orientering. CMU DOS vil blive orienteret efter BSU mødet d. 24. nov., hvilket reelt betyder til det næste CMU DOSmøde d. 13. januar. Igen oplevede medarbejderne, at deres forespørgsler om inddragelse på et ekstraordinært møde bliver afvist. Samtidig har medarbejdersiden erfaret, at medarbejderne i CenterMED BOV har oplevet en stor grad af involvering i processen fra 1. dag, hvor administrationen har skullet finde besparelserne. Referatet blev godkendt med ovenstående rettelser. 2. O: Orientering om foretræde for ØU Ansvarlig: Thomas Rafn Hugo Pedersen introducerede punktet og lagde vægt på, at det handler om, hvordan HovedMED kan få en ny dynamisk rolle, hvor HovedMED for at få størst mulig indflydelse fremover skal komme tidligere på banen med konkrete input og forslag. Herefter gav Hugo Pedersen ordet til Centerchef Thomas Rafn. Thomas Rafn orienterede medarbejderrepræsentanterne om budgetprocessen i Endnu kender man ikke de økonomiske rammer, men ifølge Thomas Rafn er der lagt op til, at der skal findes 15 mio. i hele kommunen fordelt på de respektive udvalg. Der skal dog ikke findes penge pga. en ubalance som sidste år, i stedet handler det om at finde penge til prioriteringer. De respektive udvalg skal derfor komme med reduktionsforslag inden sommerferien, da ØU på mødet i august godkender de endelige forslag til KB. Derfor handler det om for HovedMED om at blive involveret i udformningen af forslagene allerede i foråret fremfor blot at kommentere udarbejdede forslag. For at forberede medarbejderrepræsentanterne bedst muligt på 2/12

3 mødet med ØU i april inviterede Thomas Rafn derfor til et møde i marts måned. På mødet vil medarbejderrepræsentanterne bl.a. blive forberedt på, hvordan de kan være med til at udarbejde prioriteringsforslagene til ØU, og hvordan man som medarbejderrepræsentant skal læse de økonomiske tal for at kunne komme med kvalificerede forslag. Medarbejderrepræsentanterne tog velvilligt i mod invitationen, og det blev besluttet, at HovedMEDs sekretær skulle indkalde til mødet snarest muligt. I den forbindelse tilføjede Marianne Lindholdt, at det var vigtigt, at der blev sat ordentligt med tid af til mødet. Hugo Pedersen tilføjede, at nøgletalsrapporten fra KL med høj sandsynlighed kommer til at danne udgangspunkt for de områder, som der vil blive kigget på ift. prioriteringer. Særligt de steder hvor Hørsholms omkostninger ligger højere end andre steder. Marlene Dalskov påpegede, at medarbejderrepræsentanterne ikke kan agere som økonomer, men at de til gengæld meget gerne ville være med til at pege på den retning, som de synes, at Hørsholm Kommune skal bevæge sig. I den forbindelse vil det være naturligt at bruge nøgletalsrapporten. Hertil svarede Hugo Pedersen, at man i Hørsholm politisk kan have valgt at prioritere nogle særlige områder, men at det er vigtigt at understrege, at der ikke findes steder, hvor der ikke kan prioriteres. De forslag som medarbejderrepræsentanterne kommer med får derudover størst tyngde, når de er indenfor kerneopgaverne. Derudover lagde Hugo Pedersen vægt på, at politikerne tager input fra medarbejderrepræsentanterne meget alvorligt, hvilket blandt andet kunne ses sidste år, hvor politikerne, på blandt andet anbefalinger fra medarbejderne, gik ud og stod på mål for, at man ikke kan spare 35 mio. uden at det medfører serviceforringelser. Hørsholm Kommune står overfor en alvorlig opgave pga. nye øgede omkostninger og ændrede udligningsbidrag, og i år kommer der højst sandsynligt mio. af det samlede budget i spil. Marlene Dalskov svarede, at hun oplever, at man ofte arbejder meget med her og nu besvarelser, men at man fra medarbejdersiden godt kunne tænke sig at være med i udformningen af nogle større masterplaner, som f.eks. bygningsanalysen. 3/12

4 Pernille Salamon var rigtig glad for denne pointe, da bygningsanalysen netop er et tiltag, hvor man sætter fokus på velfærd fremfor mursten. Jo mere man kan spare her, desto mindre skal der spares på kernevelfærden. Det handler dermed, ifølge Pernille Salamon, også om at få medarbejdersidens input til områder, hvor man med fordel kunne løse det bedre og mere effektivt. Både på eksempelvis det specialiserede område og på flygtningeområdet stiger udgifterne og her skal vi forsøge at tænke i nye baner. Hertil supplerede Mette Herbert, at det samme princip gør sig gældende med den tværgående borgeranalyse, hvor man er i gang med en for-analyse af, hvordan man kan optimere de tværgående indsatser for den ene procent af borgerne, der bruger 30 procent af udgifterne. Her er der meget, der tyder på, at der kan være mange penge at spare ved en bedre koordineret indsats. Hugo Pedersen uddybede, at det også i høj grad handler om at inddrage en faglig vinkel på besparelserne. Eksempelvis ift. daginstitutionerne hvor der økonomisk er fordele ved store og færre institutioner, men hvor man skal stille sig selv spørgsmålet, om det er en vej, vi ønsker at gå? Thomas Rafn afrundede punktet ved at love at tage dette perspektiv med fokus på effekter på længere sigt med ind på det kommende møde i marts. Hertil efterspurgte Marianne Lindholdt, at man på mødet også meget gerne ville høre, om nøgletallene også tog højde for demografien. Ligesom Marianne Lindholdt også gerne ville understrege, at medarbejdersiden stadig vil fastholde deres mulighed for at komme med indsigelser til forslagene i juni måned. 3. O: Effektiviseringsprogrammet Lønanalysen Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen Hugo Pedersen indledte dette punkt ved at knytte lønanalysen sammen med effektiviseringsprogrammet, der blev skudt gang i Herefter gav Hugo Pedersen ordet til Personalechef Gert Ahrentecht Jensen. Gert Ahrentecht Jensen forklarede, at en af grundende til at man fik udarbejdet en lønanalyse var, at der hos nogen var en opfattelse af, at ansatte i Hørsholm Kommune generelt fik for høj løn. Derfor udarbejdede KL en lønanalyse, der viste, at lønniveauet i Hørsholm Kommune ligger helt tæt på gennemsnittet af 11 sammenligningskommuner i Hovedstadsregionen. Denne analyse 4/12

5 blev forelagt ØU, som tog den til efterretning. Hugo Pedersen fastslog, at analysen fra direktionens synspunkt ikke har givet anledning til ændringer. Derudover opfordrede Hugo Pedersen til at forskelle på faggrupper ikke skulle diskuteres i dette forum, men i stedet tages direkte med de enkelte faggrupper. Marianne Lindholdt var enig i dette, men påpegede, at det er nødvendigt at holde øje med lønniveauet, når der fx i øjeblikket er visse rekrutteringsproblemer på lærerområdet pga. en øget personaleomsætning. Hvilket også har været en problematik tidligere på SOSU området. Hertil svarede Pernille Salamon, at det er en landsdækkende tendens pga. skolereformen, hvor der blandt andet har været mange lærere, som er gået på pension tidligt. Pernille Salamon anerkendte at antallet af ansøgere er faldet, men pointerede også, at Hørsholm Kommune ikke oplever de samme problemer, som man gør i en lang række andre kommuner. 4. O/D: Sygefraværsstatistik Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen Gert Ahrentecht Jensen indledte med at redegøre for udviklingen af sygefraværet i Generelt set har indsatsen for at knække sygefraværskurven virket, og i 2015 er det samlede sygefravær faldet med 0,7 procent. Det er ikke helt nede på 2012 niveau, men sammenligner man Hørsholm med de omkringliggende kommuner, ligger Hørsholm Kommune rigtig pænt igen. Det er særligt kommunens langtidssygefravær, som er faldet markant. Særligt ældreområdet har været inde i en meget positiv udvikling. Hugo Pedersen orienterede HovedMED om, at udviklingen af sygefraværet ville blive forelagt ØU d , og at man ligeledes forventede at sende en pressemeddelelse ud inde længe. Jan Stoltz var glad for at sygefraværskurven var knækket, hvis det var et udtryk for, at medarbejderne er blevet mindre syge. Jan Stoltz ville dog også gerne påpege, at det er hans oplevelse, at medarbejderne presser sig selv mere end tidligere og er bange for at melde sig syge. Også selvom de måske burde melde sig syge. Derfor opfordrede Jan Stoltz til, at HovedMED var opmærksomme på en eventuel udvikling. Hugo Pedersen var enig i, at man selvfølgelig skal være opmærksomme på denne problematik. Samtidig er der dog også en interessant tendens tilstede, når man analyserer sygefraværet 5/12

6 på landsplan. Her viser det sig nemlig, at sygefraværet i vest er markant lavere end i øst. Der er derfor også rigtig mange ting i spil i forhold til kulturer og praksisser ift., hvornår man som medarbejder melder sig syg. Jeanette Hougaard påpegede, at de havde oplevet lidt modsætningsfyldte udmeldinger fra deres ledere og fra centralt hold. I deres enhed havde lederen informeret dem om, at sygefraværet stiger, og hun efterspurgte derfor, at lederne kunne informere tydeligere om den reelle status på sygefraværet. Hertil svarede Hugo Pedersen, at noget af det nye er, at lederne hver måned får nye og helt opdaterede og differentierede tal, så alle er opdaterede på de aktuelle tal i relation til sygefraværet. Marlene Dalskov spurgte i den forbindelse ind til, om sammenligningsåret 2012 betød, at enheder, der lå på niveau eller under, var fredet? Hugo Pedersen svarede, at det handler om at øge tilstedeværelsen og at man er mere på arbejde sammen med sine kolleger. Derfor skal 2012 niveauet ikke ses som et mål i sig selv, da det grundlæggende handler om at øge medarbejdernes tilstedeværelse mest muligt. Marianne Lindholdt gjorde opmærksom på, at en langtidssygemelding i de små enheder påvirker deres statistik markant, og derfor er det vigtigt, at sygestatistikkerne blevet anvendt med ordentligt og med en analyse af pludselige udsving. Både Marianne Lindholdt, Jeanette Hougaard, Marlene Dalskov og Annette Pollas udtrykte ønske om at følge udviklingen i sygefraværet og dette startede en drøftelse om, hvordan MED systemet bør følge sygefraværet. Hugo Pedersen understregede, at det er et ansvar for alle at følge med i sygefraværet. Det er ikke kun et ledelsesanliggende, og der eksisterer derfor ingen modstridende interesser. Den lokale enhed skal følge med i det og have en løbende dialog om udviklingen, og hvordan vi håndterer det. Gert Ahrentecht Jensen supplerede og fortalte, at man fra d har fået mulighed for hver måned via FlIS systemet at udsende de seneste statistikker til alle ledere. Derudover foreslog Gert Ahrentecht Jensen, at man på LokalMED løbende drøftede sygefraværsstatistikkerne. Dette forslag var der opbakning til fra hele HovedMED. 6/12

7 I den forbindelse ville Anette Pollas gerne vide, om man som medarbejder måtte få indblik i, hvordan det ser ud i de andre afdelinger. Klaus Poulsen svarede, at man som medarbejder altid kunne gå til sin leder og få det vist af sin leder. Marlene Dalskov foreslog, at HovedMED holder øje med, hvilken betydning de opsagte medarbejdere har for fraværet, da konsekvenserne af dette endnu ikke er slået igennem pga. opsigelsesvarslerne. Pernille Salamon svarede, at det er meget svært at påvise, at det er årsagen, hvis sygefraværet skulle udvikle sig negativt i Sygefraværsstatistikkerne skal primært bruges lokalt og belyse årsager gennem dialoger. Hugo Pedersen tilføjede, at arbejdsmiljøforskningen ikke påviser, at der skulle være en sammenhæng mellem sygefravær og organisatoriske ændringer. Det kan selvfølgelig stadig ikke udelukkes, men det nødvendiggør dialog på lokalt plan. Derudover opfordrede Hugo Pedersen til, at Hørsholm Kommune stræber efter at være kommunen med det laveste fravær. Dette var Marlene Dalskov enig i, men påpegede også, at det er vejen derover, som er interessant. Hugo Pedersen lagde op til, at HovedMED har en årlig drøftelse om sygefraværsstatistikkerne, men at det ellers skal foregå lokalt på baggrund af de nye tal og rapporter, som giver et forbedret grundlag for kvalificerede drøftelser. 5. O: Kørsel i kommunens biler Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen Gert Ahrentecht Jensen orienterede om, at der er blevet udarbejdet tillæg til ansættelseskontrakter og personalehåndbogen, hvor det præciseres, at medarbejdere som kører i kommunens biler selv skal betale eventuelle bøder. Jeanette Hougaard undredes sig over dette, da de på hendes område altid har betalt bøder selv. Hun spurgte desuden, hvilken praksis som var gældende i nødsituationer med borgere. Hertil svarede Hugo Pedersen, at der kan være særlige omstændigheder, som kan gøre sig gældende, og de tilfælde må man drøfte det med sin leder. 7/12

8 6. O: Procedure for lønforhandling Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen Gert Ahrentecht Jensen orienterede om proceduren for lønforhandling i 2016, der som udgangspunkt bliver den samme som i Vi har lokalløndannelse, men vi har ikke midler. Vi foreslår samme procedure som sidste år. Processen ser ud som følger: De enkelte centre/institutioner/enheder kommer senest 1. september 2016 med forslag til evt. lokale løndannelseselementer. De faglige organisationer kommer senest d. 1. oktober 2016 med evt. forslag. Godkendelserne af alle lønelementer skal være på plads senest i uge 44 i Jan Stoltz kommenterede proceduren ved at påpege, at han ikke troede, at HK kunne nå at blive færdige til uge 44, eftersom at de havde oplevet, at kommunen var med til at trække processen ud. Gert Ahrentecht svarede, at det naturligvis var vigtigt, at alle bidrog til at nå de ønskede deadlines. Jeanette Hougaard syntes, at proceduren som udgangspunkt er udemærket, men at FOA sidste år havde været meget ærgerlige over, at de havde forberedt et større udspil, hvorefter man får at vide, at der er 0 kr. at forhandle om. Dermed havde de mere eller mindre spildt deres tid. Gert Ahrentecht Jensen svarede på dette ved at understrege, at der jo blev lavet en aftale med FOA. Hugo Pedersen præciserede, at der er lokal løndannelse, men at det skal ske inden for rammen, altså lønsummen. Det betyder, at hvis man vil give nogle noget ekstra, skal man finde pengene inden for sit budget. 7. O/B: Håndtering af vold og trusler mod ansatte Ansvarlig: Kristine Ansted Schmidt Arbejdsmiljøtovholder Kristine Ansted Schmidt orienterede HovedMED om, at retningslinjerne for håndtering skal ændres. Forslag til ændring af den overordnede politik om forebyggelse af vold, trusler om vold og elektronisk chikane var vedlagt som bilag, og HovedMED skulle tage stilling til, om de ville beslutte at godkende ændringen. På mødet stod det dog hurtigt klart, at HovedMED ikke på nuværende tidspunkt kunne godkende ændringer. 8/12

9 Derfor blev det aftalt, at man skulle tage punktet op på et særskilt møde, hvis det kunne lade sig gøre. 8. O: Arbejdsskadestatistik Ansvarlig: Kristine Ansted Schmidt Kristine Ansted Schmidt orienterede om udviklingen i arbejdsskadestatistikken. Antallet af indberettede arbejdsskader er steget fra 2014 til 2015 med 14 indberetninger. Der er særligt sket en stigning af indberettede arbejdsskader på skoleområdet og indenfor CenterMED Rådhus området. HovedMED tog statistikken til efterretning. 9. O/D: APV måling Ansvarlig: David Schjelde HR Tovholder David Schjelde orienterede HovedMED om hovedtrækkene i de samlede resultater fra 3-i-1 fra henholdsvis Fysisk APV, Fysisk APV og Ledelsesevalueringen. David Schjelde indledte med at fremhæve, at ca. 95 procent af de ansatte, havde svaret ja til at der måttes dannes reporter i tilfælde hvor anonymitetsgrænsen blev overskredet. Dette er et meget flot resultat og tyder på et generelt tillidsfuldt forhold mellem medarbejdere og ledere. Derudover giver det grobund for at man på sigt kan gennemføre 3-i-1 målingen uden anonymitet. I den samlede Fysiske APV er det særligt medarbejdernes oplevelse af rengøringen, som er negativ. Et resultat som også har været i tidligere målinger. I den Psykiske APV er det særligt værd at lægge mærke til, at mange medarbejdere både oplever at de selv og deres kolleger har travlt. Derudover præciserede David Schjelde, at resultaterne omhandlende sexchikane er rigtig fine, selvom de ved første øjekast kan læses anderledes. Det handler blandt andet om, at man efterfølgende I HR er blevet klar over, at det var en fejl at lægge ved ikke og ikke relevant sammen. Samlet set er ledernes evalueringer generelt rigtig gode. 9/12

10 I den samlede lederevaluering er der en tendens til, at lederne vurderer sig selv højere end medarbejderne gør og de overordnede ledere vurderes deres underordnede ledere endnu højere. Denne tendens kunne man også se i målingen i Hugo Pedersen kommenterede dette ved at påpege, at det denne tendens også kan forklares ved, at man vurderer nogle forskellige ting altafhængigt af om man er medarbejder eller overordnet leder. Marianne Lindholdt fremhævede, at hun syntes, at det var svært at vurdere, om hvorvidt en leder samarbejder godt med andre ledere. Jan Stoltz tilføjede, at han undrede sig over, hvordan man kunne blive spurgt om arbejdet med kerneopgaven, når det først, efter hans mening, rigtigt er startet nu? Hertil svarede David Schjelde, at det er forskelligt, hvor langt de enkelte enheder er med arbejdet med definitionen af kerneopgaven og anvendelse af begrebet i hverdagen. Hugo Pedersen tilføjede, at alle jo konstant arbejder med deres kerneopgave, men at det nye er, at man også drøfter kerneopgaven i enhederne for at sætte fokus på, hvilke opgaver som skal prioriteres og som giver mest mulig velfærd for borgerne. Marlene Dalskov spurgte herefter indtil, hvordan man sikrer, at der bliver fulgt op på 3-i-1 målingen. Særligt i enheder hvor man oplever problemer med manglende opfølgning. Pernille Salamon svarede, at alle lederne skulle følge op på 3-i-1 målingen, og at HR havde udarbejdet en kompletprocesguide, som lederne kunne bruge, hvis de var i tvivl om, hvordan man kunne gribe det an. Marlene Dalskov spurgte herefter nærmere ind til, hvilke muligheder man havde som medarbejder, hvis der ikke blev fulgt op. Her svarede Pernille Salamon, at man altid har mulighed for at gå til en overordnet leder. Det udtrykte Marlene Dalskov tilfredshed med, men spurgte yderligere ind til, om alle ledere på nuværende tidspunkt burde have fulgt op på målingen. David Schjelde svarede, at alle ikke skulle være færdige nu, men at alle som minimum snarest burde påbegynde arbejdet. Derudover tilføjede David Schjelde, at direktionen har efterspurgt muligheden for at kunne se ledernes rapporter. Det kan man på nuværende tidspunkt ikke inde i systemet, men HR er i dialog med leverandøren om dette. Chefforum har ligeledes drøftet, hvordan man sikrer sig, at der bliver fulgt op, og der er dermed meget stor 10/12

11 ledelsesmæssig interesse i, at alle ledere i Hørsholm Kommune følger op på 3-i-1 målingen. Hvordan de enkelte ledere vælger at følge op er dog helt frivilligt og derfor eksisterer der ikke en central status på opfølgningen. HR i LOP anbefaler en proces ifm. arbejdet med de tre strategiske indsatsområder: kerneopgaven, sociale kapital og relationel koordinering. I den forbindelse er alle ledere blevet tilbudt at deltage i en workshop sammen med en af deres medarbejdere. Dette fik både Marlene Dalskov og Jan Stoltz til at spørge ind til processen omkring udbydelsen af workshoppen. Begge fremhævede at de ikke anede at workshoppen blev afholdt og efterspurgte derfor en bedre orientering om processen, da medarbejderrepræsentanterne efter deres mening helt naturligt burde være involveret. Pernille Salamon foreslog, at man fremover ikke kun sendte ud til lederne, men at alle TR erne også blev orienteret, når der blev udbudt workshops eller lignende om arbejdet med de strategiske indsatsområder. Dette forslag var medarbejderrepræsentanterne tilfredse med, og David Schjelde tilkendegav, at man fremadrettet ville sørge for at TR erne ville blive orienteret. Afslutningsvis blev det besluttet at udskyde status på arbejdet med social kapital i organisationen til næste møde. 10. B: Procedure på personalemøder med MEDstatus Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen HovedMED besluttede at vedtage den rettede udgave af proceduren for personalemøder med MEDstatus O: Status på arbejdet med Pixi-udgaven om udbredelsen af MEDsystemet Ansvarlig: Gert Ahrentecht Jensen Gert Ahrentecht Jensen orienterede HovedMED om det igangværende arbejde med udbredelsen af Pixi-udgaven om MEDsystemet. Status på arbejdet er, at LOP har arbejdet videre, men at det skal vendes med Chefforum, inden det skal tilbage i HovedMED, for at sikre at alle ledere står bag det. Anette Pollas spurgte hvad tidsrammen var, da hun oplevede efterspørgsel på den. Gert Ahrentecht Jensen svarede, at det forventedes at komme på chefforum inden for en måneds tid. 11/12

12 12. D: Eventuelt 13. D: Evaluering af mødet 12/12