OS2kravmotor søger en ekstern konsulent til kravredaktionen og organisationsimplementering

Transkript

1 OS2 Offentligt digitaliseringsfællesskab c/o Aarhus Kommune DOKK1, Hack Kampmanns Plads Aarhus C os2@os2.eu Dato: 26/ Forfatter: Rasmus Frey, OS2 Opgaveannoncering OS2kravmotor søger en ekstern konsulent til kravredaktionen og organisationsimplementering Copyright OS2 Offentligt digitaliseringsfællesskab. Dette værk er under en Creative Commons Kreditering- DelPåSammeVilkår 4.0 International licens. Besøg for at se en kopi af licensen.

2 Annonceringsramme OS2-fællesskabet annoncerer opgaven som konsulent for kravredaktionen til OS2kravmotor. Vi inviterer leverandører til at byde på opgaven, som beskrives i det følgende. Definitioner OS2-fællesskabet benævnes også som kunden. Kommuner som benytter løsningen omtales også som anvendere. Kravredaktionen er anvendernes fælles arbejdsorgan for løsningen Spørgsmål Spørgsmål kan stilles til styregruppe og kravredaktion på Skype møde d. 6/11 kl Kontakt OS2-sekretariatet på os2@os2.eu for tilmelding. Deadline Deadline for modtagelse af besvarelser er fredag d. 16/11 kl. 12:00. Besvarelser sendes digitalt til os2@os2.eu. Valg af leverandør Den 23/11 forventes styregruppen for OS2kravmotor at vælge en leverandør. Leverandøren med det vindende bud får direkte besked og der annonceres efterfølgende på os2.eu. Det vindende bud vælges ud fra en vægtning imellem økonomi og opgavebesvarelse. Kontraktperioden Der indgås aftale for en 2-årig periode med option på års forlængelse. Kunden er dog berettiget til at hæve aftalen med 3 måneders opsigelse ved skriftligt varsling. Overtagelse Det forventes at leverandøren kan levere fra senest den 1/ Nuværende anvenderkommuner OS2kravmotor benyttes i dag af følgende anvendere: Aalborg Kommune Albertslund kommune Ballerup Kommune Side: 2

3 Favrskov Kommune Faxe Kommune Fredericia Kommune Hillerød Kommune Horsens Kommune Kalundborg Kommune Kolding Kommune Norddjurs Kommune Næstved Kommune Randers Kommune Rudersdal Kommune Silkeborg Kommune Syddjurs Kommune Sønderborg Kommune Viborg Kommune Vordingborg Kommune Anvenderne er forpligtede at medfinansiere det fælles arbejde med krav og videreudvikling. Anvenderne er ikke forpligtiget til at foretage individuelle indkøb på den fælles rammeaftale. Leverandørens kompetencer Leverandøren bedes medsende CV på de personer, som skal at løfte opgaverne med sekretariatsbistand og rådgivning overfor kravredaktionen, samt CV på de personer som skal varetage organisatorisk implementering i samarbejde med anvenderne. Det forventes at personen/personerne besidder arkitekturkompetencer, projektledelses- /koordineringskompetencer og er en habil kommunikatør. Leverandøren må kun udskifte tilknyttede person(er) efter skriftlig aftale med Kravredaktionen. Erklæringer Før aftaleindgåelse skal den valgte leverandør underskrive en OS2 - partneraftale. OS2 leverandørpartneraftale, leverandoerpartneraftale Besvarelse Leverandøren bedes forholde sig til og besvare opgaver angivet under opgavebeskrivelsen. Leverandøren bedes endvidere angive priser på ydelserne opgavebesvarelsen. Eventuelle modeller for opnåelse af rabat skal være tydeligt beskrevet. Side: 3

4 Organisering OS2kravmotor er organiseret i OS2-fællesskabet. Organisering samt krav til løsningen følger OS2s governancemodel 1, hvor løsningen er placeret på niveau 2. Styregruppe Styregruppen er ansvarlig for produktet overfor OS2 og anvenderne. Styregruppens medlemmer udpeges blandt de deltagende anvendere, der ved styregruppens konstituering vælger en formand for styregruppen. Styregruppen har det overordnede ledelsesansvar for projektet og dets fremdrift, herunder at overvåge ressourcer, økonomi og leverancer. Det er styregruppens rolle at træffe centrale beslutninger, f.eks. ved milepæle, og at bidrage med ideer på centrale tidspunkter i løsningens livscyklus. Styregruppen er den højest besluttende myndighed. Ved tvivlsspørgsmål i styregruppen har styregruppeformanden ansvaret for at tage den endelige beslutning. Styregruppens opgaver er: Valg af medlemmer til kravredaktion og koordinationsgruppe Godkendelse af budgetter og styring af økonomi Godkende udviklingsbeskrivelser Sikre ressourcer Skabe gode rammer for samarbejdet Sikre overholdelse af krav til løsningen (eks. OS2s produktniveauer) Stille krav til kvalitet og leverancer i forbindelse med løsningen Sikre at væsentlige interessenter høres/ bidrager til løsningen Konflikthåndtering Løbende opfølgning på business case og gevinstrealisering Styregruppens sammensætning er: Lars Faurholt (Horsens Kommune), Formand Mia Bastrup (Fredericia Kommune) Anne C. Dandanell (DIGIT og Kalundborg Kommune) Jon Badstue Pedersen (3K og Syddjurs Kommune) Observatørrolle: o Rasmus Frey (OS2) o Dan Bjørneboe (KL) 1 Side: 4

5 Kravredaktion og Koordinationsgruppe For OS2kravmotor er en samlet arbejdsgruppe som varetager rollen som kravredaktion samt koordinationsgruppe. Kravredaktionen arbejder med at validere og udarbejde tværkommunale krav til OS2kravmotor. Kravredaktionens opgaver er: Sikre indsamling af anvendernes ønsker til tværkommunale krav Sikre en høj kvalitet i den eksisterende tværkommunale kravdatabase Validere forslag til nye tværkommunale krav op imod vedtagne principper Vedligeholde fælles retningslinjer for gode non-funktionelle krav Forholde sig til ny lovgivning, nationale strategier osv. så det kan reflekteres i den tværkommunale kravdatabase. Bidrage til arbejdet med erfaring og viden fra egen organisation Koordinationsgruppen har til formål at koordinere de, under løsningen, deltagende anvenderes ønsker og behov for videreudvikling og vedligeholdelse. Koordinationsgruppens opgaver er: Sikre indsamling af anvendernes ønsker til udvikling af løsningen Igangsætte og eventuelt lukke udviklingsprojekter Varetage ansvaret for udvikling og drift med leverandøren Indstille udviklingsprojekter til styregruppen Sikre opsamling af viden og deling anvenderne i mellem. Et vigtigt formål med koordinationsgruppen er at sikre engagement og positive energi omkring løsningen. Koordinationsgruppen har en vigtig rolle i at sikre, at løsningen udvikles, og at løsningen lever. Kravredaktionen og koordinationsgruppen for OS2kravmotor er sammensat af: Carsten Damsgaard Nielsen, It og digitaliseringskonsulent i Horsens Kommune, Tovholder Martin Sørensen, it-konsulent i Fredericia Kommune Thomas Martinsen, it-arkitekt i Digitaliseringsforening Sjælland (DIGIT) Kasper Andreas Allerslev, it-arkitekt og digitaliseringsprojektleder i Favrskov Kommune Heidi Johansen, it-arkitekt i Randers Kommune Abdi Haibeh, chefkonsulent / it-konsulent i KOMBIT Rikke Vester Nielsen, senior it-konsulent i KOMBIT OS2-sekretariatet Hver anvender betaler en fast årlig tilslutningsafgift til OS2, som på vegne af anvenderne administrerer leverandøraftalen og økonomien. OS2-sekretariatet er bindeleddet mellem de mange interessenter, og bidrager med støtte til styregruppe, koordinationsgruppe samt leverandøren. OS2-sekretariatet løser bl.a. følgende opgaver: Side: 5

6 Vedligeholder og sikrer kendskabet til OS2s governance Vedligeholder og sikrer anvendelsen af OS2-værktøjer og -skabeloner Bidrage til kommunikation af og om løsningen Understøtter tilslutningsprocessen Sikrer koordinationen mellem OS2kravmotor og OS2-bestyrelsen Understøtter opsamlingen af viden og erfaringer OS2-sekretariatet er: Rasmus Frey, Sekretariatschef Charlotte Ærø Heikendorf, Kommunikationsmedarbejder og projektkoordinator Løsningsbeskrivelse Hvad er OS2kravmotor? OS2kravmotor er et kravkatalog til den tekniske dialog mellem leverandøren og kommunen inden et it-indkøb. OS2kravmotor hjælper til at få kvalitetssikret og vedligeholdt ikkefunktionelle krav (dvs. dét der ikke umiddelbart har noget at gøre med slutbrugerens brug af løsningen). OS2kravmotor er en cloud-baseret løsning. Kravene kan genbruges på tværs af itanskaffelser og på tværs af kommuner. OS2kravmotor er et redskab, som kan bruges til intern dialog i kommunen mellem IT & Digitalisering og forretningen samt med leverandører. Hvilket behov kan OS2kravmotor dække? Løsningen giver et bud på ikke-funktionelle krav til et it-indkøb. Kravene bygger på erfaringer fra allerede gennemførte indkøb og fra forskellige kommuner. En kravredaktion, med repræsentanter fra forskellige kommuner og KOMBIT, sørger for vedligeholdelse af krav og funktionalitet i kravmotoren. KL tages med på råd omkring informationssikkerhed og GDPR. Hvordan skaber OS2kravmotor værdi for kommunen? Med OS2kravmotor får man hjælp til at lave den rigtige kravspecifikation, når der skal anskaffes et it-system. OS2kravmotor er et redskab, som kan bruges til markedsundersøgelser og dialog med leverandører. Se mere på Opgavebeskrivelse Vi ønsker et samlet bud på de i følgende beskrevne opgaver. Side: 6

7 Sekretærfunktion for Kravredaktion og Koordinationsgruppe Leverandøren skal stille med en fast person som betjener kravredaktionen og koordinationsgruppen. Arbejdet omfatter planlægning, afvikling og afrapportering omkring de 4 årlige redaktionsmøder. Det forventes at leverandøren er ansvarlig for den almindelige planlægning og afvikling af møderne såsom indkalde, udarbejde dagsorden og referat for møderne. Endvidere forventes det at leverandøren har faglighed og kan være ansvarlig for at bistå med udarbejdelse af udkast til krav- og bilagstekst til tværkommunale krav. Samt skabeloner og rammetekster til brug for arbejdet med OS2kravmotor. Bilag: Udtræk af tværkommunale krav fra OS2kravmotor. Årlig temadag og workshops Det forventes at leverandøren er ansvarlig for at planlægge, afvikle og afrapportere en årlig temadag for anvendere og it-leverandører. Endvidere forventes det at leverandøren kan påtage sig ejerskabet for afvikling af ad-hoc workshops og online møder i et forventet omfang på 2-3 årligt. Styring og retning for udviklingen Leverandøren skal kunne understøtte at sætte retning, styring og compliance på udviklingen af OS2kravmotor. Faglige kompetencer Leverandøren forventes at stille med faglige kompetencer som har indblik i den kommunale forretning samt kommunale it-indkøb. Kobling til styregruppen Det ønskes at leverandøren har en kobling til styregruppen. Det forventes derfor at leverandøren skal deltage i styregruppemøderne med et fast punkt hvor der afrapporteres på arbejdet i kravredaktionen og koordinationsgruppen. Styregruppen har forventeligt 4 årlige online møder. Det forventes at leverandøren som minimum deltager i begyndelsen af mødet. Ud over leverandøren vil kravredaktionens tovholder også deltage i styregruppemøder. Tilkøbsmulighed: Organisatorisk onboarding Leverandøren forventes at give et bud på en organisatorisk implementeringsydelse, en slags onboarding i anvendernes organisation. Her skal leverandøren kunne bistå en anvender med ibrugtagning af OS2kravmotor i egen organisation. Ydelsen kan udarbejdes med udgangspunkt i case arbejde og i dialog med kravredaktionen. Side: 7

8 Ydelsen skal tilbydes som en option den enkelte anvender for egen regning kan tilkøbe. Rettigheder til programmel og dokumentation Der stilles krav om, at foreningen OS2 Offentligt digitaliseringsfællesskab har alle nuværende og fremtidige rettigheder til OS2ravmotor specifikt programmel, dokumentation, design, rapporter og alt andet materiale, uden begrænsninger, der udarbejdes af leverandøren i forbindelse med opfyldelsen af aftalen. Dette gælder også kode, kildekode, udviklede værktøjer, dokumentation, detailspecifikationer, grænsefladespecifikationer, rapporter, design, data og databaser. Licensen for det, af leverandøren - til nærværende aftale - udarbejdede materiale, er MPL 2.0 eller CC BY-SA. Parterne har en fælles forståelse for, at kode leveres og udarbejdes som open source under MPL 2.0-licensen samt er underlagt aftalerne i OS2 - Offentligt digitaliseringsfællesskab. Licensen for alt andet er CC BY-SA. Tredjemands rettigheder Leverandøren forventes at indestå for, at det leverede ikke krænker andres rettigheder, herunder patenter eller ophavsrettigheder. Side: 8