Guide til grønne og ansvarlige møder. Uddrag af rapport udarbejdet af Rambøll Management for VisitDenmarks Meetovation projekt.

Transkript

1 Guide til grønne og ansvarlige møder Uddrag af rapport udarbejdet af Rambøll Management for VisitDenmarks Meetovation projekt.

2 Guide - Grønne og ansvarlige møder Denne guide er udarbejdet på baggrund af et træningsforløb om ansvarlige møder, hvor ledere og medarbejdere fra møde- og konferencesteder i Danmark deltog i forbindelse med VisitDenmarks Meetovation-projekt. Guiden er bygget op i tre niveauer Basis, Bedre, Bedst. Basis er det, som mange gør i forvejen, og som kunderne forventer virksomheden gør. Det kan f.eks. være at anvende Svanemærkede rengøringsmidler og bruge sparepærer. Det er ting som er obligatoriske, og som man skal gøre. Bedre er basis suppleret med særlige produkter og services, kunden kan tilkøbe. Her præsenteres forslag og inspiration til delkoncepter. Bedst er basis suppleret med bedre, samt den store pakke, hvor det hele er tænkt sammen i et fælles ansvarligheds- og bæredygtighedskoncept. Bedst Bedre Basis For at leve op til mødearrangørernes krav vil virksomheden som minimum skulle leve op til 80 % (dvs. 45 punkter) af Basis og tilbyde elementer fra Bedre og Bedst. 2

3 Basis Energi og miljø Drikkevarer og mad i kander, i skåle og på fade (ikke plastikindpakket) Sæbedispensere på toiletter og i bad Intet engangsservice (ikke plastikskeer, krus og glas) Affaldssortering i mødelokalet (spand til papir og aviser, samt spand til andet affald) Affaldssortering i køkkenet (rester og madaffald (grønt affald), papir/pap/aviser, metal og plastik Affaldssortering på værelserne (3-delt skraldespand: 1. madaffald, 2. glas og flasker, 3. papir/pap/aviser + spand til andet affald) Indsamler brugte batterier i receptionen Reducerer trykt markedsføringsmateriale Distribuerer informationer elektronisk (bekræftelser, mødereferater osv.) Lægger papir ét sted i lokalet i stedet for at udlevere blokke til deltagere Anvender tavler og whiteboards i stedet for papir flipovers Anvender miljømærkede tuschpenne til whiteboard Anvender miljømærket papir Printer på begge sider Genanvendelige blækpatroner Miljømærkede rengøringsmidler og vaskepulver Fiberklude til rengøringen Højkvalitets-sparepærer (hurtig tænding og godt lys) Bevægelsessensorer på gange og toiletter Nøglekorts-aktivering af elektricitet på værelser Genanvendelse af varme fra udsugningen Avanceret varmestyring og høj isoleringsgrad A+ og A++ Lavenergi-udstyr (i mødelokalet, i køkkenet, på værelserne, på kontorerne) Opfordrer foredragsholdere til at slukke for projektoren, når de ikke bruger den Elspareskinner Toiletter med lavt skyl (2/4 liter), sparebrusere, følere på vandhaner Giver gæsterne mulighed for at benytte deres håndklæder og sengelinned flere gange Ingen kemiske ukrudtsmidler til udendørsarealer Anvender lettilgængelige økologiske, biodynamiske og fairtrade produkter Køber miljøvenlig el Leverandører Stiller krav til leverandører om at minimere emballage og tage emballage retur Anvender så vidt muligt lokale leverandører Stiller krav om miljømærkning af produkter Stiller miljøkrav til produktionsforhold (f.eks. at virksomheden målrettet arbejder for at minimere miljøpåvirkninger og ressourceforbrug) samt krav om gode arbejdsforhold for medarbejdere 3

4 Medarbejdere Et sundt arbejdsmiljø (god omgangstone, godt samarbejde, rygepolitik) Fokus på at undgå arbejdsskader Opfordrer til at arbejdsskader (både faktiske skader og nær ved hændelser) indberettes til ledelsen Opfordrer (og belønner) medarbejdere til at bidrage til handlinger, der kan mindske risiko for arbejdsskader Kompetenceudvikling af medarbejderne Uddannelse af medarbejderne i ansvarlighed og bæredygtighed (f.eks. e-læring eller seminar) Sund kost til medarbejderne Sundhedsprogram og hjælp til rygestop Fokus på fastholdelse medarbejdere med nedsat arbejdsevne Fokus på integration af medarbejdere med anden etnisk baggrund Kommunikation Kommunikation og dialog om de ansvarlige initiativer internt til medarbejderne (personalemøder og nyhedsbreve) Integreret markedsføring af de ansvarlige initiativer eksternt til kunder og andre interessenter (hjemmeside, brochurer, messer, annoncer) Samfundsaktiviteter Giver pengegaver eller anden assistance til velgørende formål der passer til virksomheden Engagerer sig i lokalområdet (donerer sengetøj eller mad til herberger, besøger ældre borgere) Samarbejder med uddannelsesinstitutioner (oplæg, praktik, uddannelse) Samarbejder med kommunen (skånejob) Tilgængelighed for handicappede (kopper som kørestolsbrugere nemt kan nå, teleslynger og vibrerende vækkeure). Medarbejderne er uddannet i tilgængelighed Ledelse, vision, værdier og innovation Har udarbejdet en synlig og kendt politik for ansvarlighed og bæredygtighed Ledelsen går aktivt foran og bakker op om initiativerne Tænker ansvarlighed ind i forretningen i videreudvikling af produkter og services Ledelsen evaluerer indsatsen og resultaterne mindst 1 gang årligt, og udarbejder en årlig status for årets indsats samt forslag til nye indsatsområder 4

5 Bedre Energi og miljø Delkoncept 1: Bæredygtige fødevarer Kunden kan vælge at købe en pakke, hvor al forplejning er enten økologisk, biodynamisk og/eller fairtrade. Delkoncept 2: En økologisk pause Der kan tilkøbes et særligt koncept for en eller flere pauser i løbet af dagen, hvor økologiske forfriskninger serveres sammen med en historie om, hvordan de er blevet til. Delkoncept 3: Ansvarlig transport Kunden får en så ansvarlig transportform, som det er muligt i den givne situation både til og fra stedet og i forbindelse med opholdet. Det kan være fælles transport til stedet i miljøvenlige busser fra lufthavnen, togstationen eller flere opsamlingssteder rundt i landet. Det kan også være cykler eller hybrid-biler, der stilles til rådighed til transport under opholdet. Delkoncept 4: Bæredygtige materialer En eller flere computere og printere sættes op, så deltagerne selv kan printe de handouts de vil have. Eller der udleveres USB-stik med al materiale, så deltagerne kun har det elektronisk. Delkoncept 5: Grønne værelser Der kan tilkøbes særlige værelser, der er nybyggede eller renoverede med bæredygtige og genanvendelige naturmaterialer. Værelserne er allergivenlige, røgfrie og har en genanvendelighed på mindst 60 %. Delkoncept 6: Se vores virksomhed ½ - 1 times rundvisning hvor deltagerne kan se, hvad virksomheden gør på ansvarlighedsområdet, dvs. at vise udvalgte basisaktiviteter. 5

6 Leverandører Delkoncept 7: Besøg lokale leverandør af fødevarer I Cykeltur til det lokale økologiske mejeri, bryggeri, gartneri eller landbrug. Delkoncept 8: Besøg lokale leverandør af fødevarer II Fremvisning, prøvesmagning og/eller historie om, hvad de kan og hvad de gør. Medarbejdere Delkoncept 9: Gastronomikursus Kokken går i køkkenet og viser, hvad han kan lave af sund og miljørigtig mad. Mødedeltagerne tager aktivt del i madlavningen og lærer samtidig at samarbejde på en ny måde. Delkoncept 10: Motion Fitnesstræning en time om dagen og/eller løbetur om morgenen med instruktør. Delkoncept 11: Teambuilding med ansvarlighed som tema En instruktør fra møde- og konferencestedet faciliterer en teambuilding-session med spørgsmål, quiz, test og fysiske aktiviteter med fokus på ansvarlighed og bæredygtighed i kundens virksomhed. Kunder Delkoncept 12: Ansvarlige produkter Deltagerne får produkter med hjem efter mødet eller konferencen med både arrangørens og mødestedets logo på. Produkterne kan gives videre til arrangørens kunder som gaver, der samtidig signalerer virksomhedens ansvarlighed, fordi man har valgt at placere sine mødeaktiviteter hos en ansvarlig leverandør. Eksempler på produkter kan være økologiske madprodukter (f.eks. honning eller spegepølse), badeprodukter eller et litografitryk, der er trykt på en miljøvenlig måde på svanemærket papir. Delkoncept 13: Ansvarlighed til jer og jeres kunder Arrangøren får mulighed for at tilbyde sine egne kunder 5 % rabat på møde- og konferencestedet, hvis de, som arrangøren selv, inden for 12 måneder køber en ansvarlighedspakke i forbindelse med et møde, et kursus eller en konference. 6

7 Kommunikation Delkoncept 14: Synlighed Gør det ekstra synligt for deltagerne med et skilt og et oplæg fra kokken om, at pausen/frokosten er økologisk. Delkoncept 15: Hjælp med at hjælpe Arrangøren bliver brandet i forbindelse med en sponsoraktivitet som møde- og konferencestedet i forvejen afholder. Det kan f.eks. være en støttekoncert eller et ophold for enlige mødre med børn. Arrangøren får sit navn nævnt på hjemmesiden og i trykt materiale. Delkoncept 16: Synlighed på mødestedet Arrangørerne får mulighed for at få et statement på en centralt placeret tavle, om, hvad der gør netop deres virksomhed ansvarlig. De får statement, firmanavn og logo. Det er altid statements fra de arrangører, der senest har besøgt stedet, der vises på tavlen. Samfundsaktiviteter Delkoncept 17: Det meningsfulde mødeindslag I forbindelse med mødet samles der ind til en velgørende organisation, der er relevant for arrangørvirksomhedens forretning. Hvis det eksempelvis er en legetøjsproducent, kunne det være Red Barnet. Der vil samtidig være mulighed for at en medarbejder fra organisationen kommer og fortæller, hvad de arbejder med. Delkoncept 18: Den meningsfulde udflugt Deltagerne besøger et lokalt sted, hvor folk har det svært og har brug for hjælp, eksempelvis et asylcenter, et ungdomsfængsel, psykiatriske bosteder. Deltagerne kan tage fysiske ting med til stedet, som de har samlet sammen hjemme i virksomheden, f.eks. papir, tøj. De kan også bruge en time på f.eks. lektiehjælp eller invitere en person hjem til virksomheden efterfølgende til en rundvisning og en frokost. Delkoncept 19: Den ansvarlige fagudflugt Udflugt til havvindmølle-parken, solcelle-anlægget eller lign. med demonstration og foredrag Delkoncept 20: Vandretur i lokalområdet Vandretur i lokalområdet afhængig af stedets særegne natur og attraktioner med særligt fokus på emnet naturbeskyttelse. 7

8 Ledelse, vision, værdier og innovation Delkoncept 21: Den ansvarlige workshop Møde- og konferencestedet stiller materialer til rådighed til en workshop. Workshoppen består af tre dele. 1) Alle udfylder en test - Hvor ansvarlige er vi i dag? 2) Diskussion af testresultatet i forhold til organisationens værdier og vision 3) Hvordan kommer vi videre som en ansvarlig organisation? Workshoppen er styret af lederen. En facilitator fra møde- og konferencestedet kan tilkøbes. Delkoncept 22: Ansvarlig nytænkning Arrangøren får et rum, der er indrettet specielt til innovative processer. Der bliver udleveret en proces- og tidsbeskrivelse. Processen består af to dele. 1) Øvelse hvor alle deltagerne skal komme med specifikke bud på, hvad der er deres organisations to vigtigste produkter eller services. 2) I fællesskab udvælges en liste på 3-5 produkter eller services. Alle bliver sat i grupper, hvor de får en afklaringstest, de skal arbejde med ud fra de valgte produkter eller services. F.eks. Hvis det vigtigste produkt vi sælger er en computer, kan vi gå til vores producent og stille krav om, at den fremover skal komme i mindre emballage, eller Vi giver en promille af omsætningen til en hjælpeorganisation. Processen er styret af lederen. En facilitator fra møde- og konferencestedet kan tilkøbes. 8

9 Bedst I den store pakke er der tænkt på ansvarlighed i selve mødet eller konferencen, på det sted hvor det afholdes og i det lokalområde, hvor stedet ligger. Møde Sted Lokalområde En Bedst-pakke kræver: 1) at Basis er på plads. Mødestedet lever op til 80 % af kravene. 2) at mødestedet har udviklet delkoncepter (Bedre) 3) at det hele er samlet i en pakke i et koncept 4) at konceptet har fået et navn 5) at det sælges under det navn 6) at der kan leveres dokumentation for Basis-aktiviteterne og tilkøbskoncepterne. Bedst-pakken skal indeholde mindst to og gerne flere af områderne Miljø, Leverandører, Medarbejdere, Kunder, Kommunikation, Samfundsaktiviteter, Innovation, Ledelse, Vision og Værdier. Jo flere områder der er med, jo stærkere rød tråd vil der være, og jo bedre vil konceptet fungere. Det vil give en større værdi og bedre oplevelser for mødearrangøren. For udbydere af et Bedst-koncept er det en god idé at beregne mødestedets CO2 udslip og gøre tiltag for at nedbringe det. Det kan bruges aktivt i kommunikationen til mødearrangørerne, hvor mødestedet kan vise, at der arbejdes målrettet på at nedbringe CO2 udslippet. 9